Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) - Poolabschreibung - esf-epm

Verwendungsnachweis
Verwendungsnachweis
Stand: 01/2012
Der Projektträger ist verpflichtet, die ordnungsgemäße Mittelverwendung durch einen Verwendungsnachweis darzulegen.
Für den Verwendungsnachweis für Projekte im Förderbereich Arbeit und Soziales und Projekte im Förderbereich
Wirtschaft sind folgende Unterlagen einzureichen 1 :
1. zahlenmäßiger Nachweis (mit Beleglisten)
2. Nachweis der Personalaufwendungen
3. Tätigkeitsnachweis
4. Sachbericht
5. Projektangaben zum Verwendungsnachweis
6. Publizitätsnachweise (z.B. Flyer)
7. Monitoring (Daten der Teilnehmenden, Unternehmensdaten)
Die Unterlagen müssen spätestens am 31.03. nach Ende eines jeden Kalenderjahres und generell drei Monate nach
Projektende der L-Bank vorliegen. Es gilt der Posteingang. Zusätzlich sind der zahlenmäßige Nachweis, sowie das
Monitoring mit der iFH2@-Anwendung elektronisch zu übermitteln. Des Weiteren müssen bei Projekten im Förderbereich
Arbeit und Soziales die Projektangaben zum Verwendungsnachweis per e-Mail dem ESF-Team
(oeffentlichkeitsarbeit@esf-team.de) zugeleitet werden. Bei regionalen Projekten ist der Sachbericht außerdem der
Geschäftsführung des ESF Arbeitskreises zuzusenden. Bei zentralen Projekten im Förderbereich Arbeit und Soziales
ist der Sachbericht zusätzlich per Post an die ESF-Verwaltungsbehörde zu senden. Bei Projekten im Förderbereich
Wirtschaft ist der Sachbericht zusätzlich per Email an esf-wirtschaft@mfw.bwl.de zu senden.
Der abgegebene Verwendungsnachweis ist bindend. Nachträgliche Änderungen sind ausführlich zu begründen und
mit entsprechenden Belegen nachzuweisen.
1. Zahlenmäßiger Nachweis:
Der zahlenmäßige Nachweis wird in der iFH2@-Anwendung als Verwendungsnachweis bezeichnet. Die Daten sind
dort über den Link „bearbeiten“ (auf der Seite „Projektübersicht“) einzugeben. Unter dem Reiter Projekt sind die Kontonummer
einzutragen, sowie der erreichte Wert bei den Outputindikatoren anzugeben. Außerdem ist ein Häkchen
zu setzen, ob der Sachbericht dem schriftlichen Verwendungsnachweis bereits beiliegt oder nachgereicht wird. Die
Aufwendungen sind unter den zugehörigen Kostenpositionen zu erfassen. Ebenso verhält es sich bei der Finanzierung.
Neben den Daten sind bei den Aufwendungen auch Häkchen für verschiedene Abfragen zu setzen.
1 Die Unterlagen zum Verwendungsnachweis für Programme im Förderbereich des Ministeriums für Finanzen und Wirtschaft
unterscheiden sich von den Unterlagen für den Verwendungsnachweis für standardisierte Projekte und Modellprojekte. Zu jedem
Programm gibt es eigene Formulare zum Verwendungsnachweis. Unter www.esf-bw.de können Sie sich über die erforderlichen
Vordrucke und Anlagen informieren und die entsprechenden Formulare herunterladen.
Arbeitshilfen von A bis Z www.esf-epm.de Seite 1 von 4
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Es empfiehlt sich regelmäßig zu speichern, damit Eingaben nicht verloren gehen. Nach dem Speichern können Hinweise
(blau) und Fehlermeldungen (gelb) auftreten. Letztere verhindern eine Abgabe.
Nach der Eingabe kann der zahlenmäßige Nachweis in der Projektübersicht bereitgestellt werden. Dies ist die elektronische
Abgabe des Verwendungsnachweises. Anschließend ist der Verwendungsnachweis auszudrucken und unterschrieben
an die L-Bank zu schicken. Dem Verwendungsnachweis ist eine Belegliste beizulegen, auf der alle Einnahmen
und Ausgaben des Projektes nach Einzelbelegen aufgeführt sind. (Näheres hierzu können Sie der Arbeitshilfe
Mittelanforderung entnehmen.)
Nach der Einreichung des Schlussverwendungsnachweises geleistete Auszahlungen werden grundsätzlich nicht berücksichtigt.
Förderfähige Kosten, für die bis zur Abgabe des Verwendungsnachweises noch keine Belege vorliegen,
die aber definitiv den Projektzeitraum betreffen, können nur dann mit abgerechnet werden, wenn sie eindeutig bestimmt
werden können – beispielsweise die Beiträge zur Berufsgenossenschaft, die aufgrund der bekannten Beitragsformeln
berechnet werden können. Alle Änderungen im Projektverlauf gegenüber der Bewilligung sind der L-
Bank unverzüglich mitzuteilen und auf Aufforderung der L-Bank ausführlich zu begründen. Änderungen können nur
für das laufende Kalenderjahr mitgeteilt werden, eine Genehmigung später mitgeteilter Änderungen ist nicht möglich.
Kostenüberschreitungen und Kostenverschiebungen innerhalb des Kosten- und Finanzierungsplans sind grundsätzlich
zulässig, wenn diese durch Einsparungen in anderen Kostenpositionen ausgeglichen werden können. Dies gilt
auch für Positionen, für die im Antrag kein Ansatz eingeplant war. Sind diese Kostenüberschreitungen oder Kostenverschiebungen
in den Kostenblöcken 1. Personalkosten und 3. Sachkosten größer als 20%, müssen diese gegenüber
der L-Bank spätestens mit dem Verwendungsnachweis angezeigt und begründet werden.
2. Nachweis der Personalaufwendungen
Hierfür gibt es ein Formblatt analog zur letzten Seite des Antragsformulars. Es kann auf der Seite www.esf-bw.de
herunter geladen werden. Dieses besteht aus zwei Teilen. Teil eins ist für Mitarbeitende in einem Anstellungsverhältnis
auszufüllen (internes Personal). Teil zwei ist für Honorarkräfte vorgesehen (externes Personal).
Beim Ausfüllen sollte auf folgende Punkte geachtet werden:
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Das Formular ist für das jeweilige Kalenderjahr auszufüllen, auf das sich der Verwendungsnachweis bezieht.
Alle fest angestellten Mitarbeitenden, die im Rahmen des Projekts abgerechnet werden, müssen einzeln
benannt werden, also auch beispielsweise Reinigungskräfte, eigene Kinderbetreuung etc.
Bei allen abgerechneten Mitarbeitenden, die nicht für den gesamten Berichtszeitraum im Projekt eingesetzt
waren, muss auch der tatsächliche Einsatzzeitraum angegeben werden. Die angegebenen Kosten müssen
sich entsprechend exakt auf diesen Zeitraum beziehen.
Die auf das Projekt entfallenden Stunden und die abgerechneten Kosten müssen im gleichen Verhältnis zueinander
stehen (z.B. 6 Stunden bei einer 30 Stunden Anstellung bedeutet 20% der Kosten).
Die Kostenposition des Verwendungsnachweises „1.1 Personalaufwendungen“ muss mit den Summe(n) der
Personalkostenübersicht identisch sein.
Die Personalkostenübersicht ist ausgedruckt dem Verwendungsnachweis beizulegen.
3. Tätigkeitsnachweis
Dieser ist für alle internen Mitarbeiter/innen und für alle externen Mitarbeiter/innen, für die keine Rechnung mit Leistungsnachweis
vorliegt, auszufüllen und ebenso ausgedruckt und mit Unterschrift des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin
dem Verwendungsnachweis beizulegen. Zum Ausfüllen des Dokuments gibt es keine offiziellen Erläuterungen,
daher ist es dem Projektträger überlassen, wie er/sie den Tätigkeitsnachweis ausfüllt. EPM empfiehlt den Tätigkeitsnachweis
monatlich und mit Angabe der Bruttoarbeitszeit (faktische Arbeitszeit zzgl. Feiertagen, Urlaub und Krankheit)
auszufüllen. Im Tätigkeitsnachweis sollten die Leistungen die im Abrechnungszeitraum erbracht wurden, stichwortartig
und allgemein beschrieben werden (bspw. Erstellen einer Evaluation, Durchführung von Sprachkursen, Erstellen
einer Konzeption etc.)
4. Sachbericht
Hierzu ist das Formular „Sachbericht“ ausgefüllt und ausgedruckt dem Verwendungsnachweis beizulegen. Der
Sachbericht muss eine Beurteilung des Projektes ermöglichen und dient der Beurteilung, ob das Projekt die gesetzten
beschäftigungswirksamen und gleichstellungspolitischen Ziele erreicht. Der Sachbericht ist ein jährlich fortzuschreibender
zusammenfassender Bericht über die im Projektverlauf gegenüber dem Antrag eingetretenen Veränderungen.
Abweichungen vom Projektverlauf müssen im Sachbericht begründet werden. Der Sachbericht für Projekte
im Förderbereich des Ministeriums für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren beinhaltet Angaben
zu Ausgangslage und Handlungsbedarf, Zielerreichung (inkl. Teilnehmendenzahl), Projektumsetzung und Finanzierung.
Der Sachbericht wird mit allen erforderlichen Anlagen an die L-Bank gesendet. Außerdem ist bei regionalen
Projekten dem zuständigen ESF Arbeitskreis ein Exemplar zuzuschicken. Bei zentralen Projekten ist der
Sachbericht (neben dem Versand an die L-Bank zusätzlich) an das Ministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie,
Frauen und Senioren zu senden. Das Sachberichtsformular für Projekte im Förderbereich des Ministeriums für
Finanzen und Wirtschaft besteht aus den Teilen allgemeine Angaben, Outputindikatoren, Sachbericht, Transnationale
Kooperation, Nachhaltigkeit, und Veröffentlichung. Im Teil C des Sachberichts sind Angaben zu Zielsetzung und
Zielgruppe (inkl. Teilnehmendenzahl), Projektinhalte und –umsetzung, Publizitätsmaßnahmen, Sicherung der Projektergebnisse
sowie Erfolg und Nachhaltigkeit des Projekts zu machen. Im Formular ist anzugeben, ob es sich um
einen Teil- oder um einen Schlussverwendungsnachweis handelt. Das Sachberichtsformular ist vollständig auszufül-
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len. Bei Bedarf können die Ausführungen in einer Anlage entsprechend der Sachberichtsgliederung fortgeführt werden.
Auch weitere zusätzliche Anlagen können jederzeit beigefügt werden. Träger aus dem Bereich des Ministeriums
für Finanzen und Wirtschaft senden den Sachbericht, neben dem Ausdruck für die L-Bank, zusätzlich per Mail
an esf-wirtschaft@mfw.bwl.de.
5. Projektangaben zum Verwendungsnachweis
Diese Vorlage „Projektbeschreibung“ (PDF) ist von Projektträgern im Förderbereich des Ministeriums für Arbeit und
Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren auszufüllen und per e-Mail zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit an das
ESF-Team zu schicken (oeffentlichkeitsarbeit@esf-team.de). Es handelt sich um eine pdf-Datei, die eine eigene
Versandfunktion hat. Ein Abspeichern des ausgefüllten Formulars ist nicht möglich. Es empfiehlt sich daher die Eingaben
eventuell in einem Textverarbeitungsprogramm vorzuschreiben und dann einzufügen. Sie können neben dem
Formular auch Logos und Bilddateien mitschicken. Ein Ausdruck des Formulars ist dem schriftlichen Verwendungsnachweis
beizulegen.
6. Publizitätsnachweise
Sofern entsprechende Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit durchgeführt wurden, sind der L-Bank zur Prüfung der
Publizitätspflicht zwei entsprechende Exemplare beizulegen (z.B. Flyer, CD’s).
Bei Projekten im Förderbereich des Ministeriums für Finanzen und Wirtschaft sind dem Verwendungsnachweis, neben
Belegexemplaren für Werbematerialien auch weitere Dokumente, wie bspw. erstellte Lehrgangsunterlagen, Leitfäden,
Dokumentationen, Bericht der wissenschaftlichen Begleitung usw. beizufügen.
7. Monitoring (Daten der Teilnehmenden, Unternehmensdaten)
Zu diesem Punkt sei auf die Arbeitshilfe „Monitoring“ verwiesen. Die Abgabe der kumulierten Stammblattdaten erfolgt
über die iFH2@-Anwendung. Es gibt hier jedoch keinen offiziellen Ausdruck der dem schriftlichen Verwendungsnachweis
beizulegen ist.
Die EPM-Vorlage „Checkliste zum Verwendungsnachweis“ gibt Ihnen eine Übersicht über die zu erledigenden Arbeiten
im Hinblick auf die Abgabe des Verwendungsnachweises.
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