Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) - Poolabschreibung - esf-epm

Arbeitszeitnachweise
Arbeitszeitnachweise
Stand: 01/2012
Bei der Abrechnung von Personalkosten in ESF-Projekten muss plausibel nachgewiesen werden, dass die im Projekt
eingesetzten Mitarbeiter/innen des Trägers die Arbeitsleistung, wie im Antrag angegeben auch tatsächlich erbracht
haben. Dieser Nachweis „…kann entweder durch Zeitaufschriebe (Tätigkeitsnachweis zum Verwendungsnachweis
oder Projekttagebücher, Stundennachweise) oder durch nachvollziehbare Aufgabenbeschreibung bzw.
Kostenverteilungsschlüssel erfolgen.“ 1
EPM empfiehlt allen Projektträgern, zusätzlich zu den Tätigkeitsnachweisen, die mit dem Verwendungsnachweis auf
jeden Fall abgegeben werden müssen, für alle in ESF-Projekten abgerechneten Mitarbeiter/innen Zeitnachweise zu
führen und für Prüfungen vorzuhalten.
Da alle Arbeitgeber/innen ohnehin gesetzlich dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter/innen schriftlich
zu erfassen, muss lediglich die tägliche Arbeitszeit solcher Personen, die nicht ausschließlich für das abzurechnende
ESF-Projekt arbeiten, noch auf mehrere Bereiche bzw. Projekte aufgeteilt werden.
Nicht immer allerdings erfassen die vorhandenen Systeme zur Arbeitszeiterfassung auch die Bruttoarbeitszeit, vielmehr
werden darin häufig nur die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden dokumentiert. In Zeitnachweisen, die zur
Dokumentation von Arbeitszeiten in ESF-Projekten verwendet werden, sollte dagegen grundsätzlich immer die bezahlte
Bruttoarbeitszeit erfasst werden, da im Verwendungsnacheis auch die Gesamtaufwendungen des Arbeitgebers
geltend gemacht werden. Das bedeutet, dass in den Arbeitszeitnachweisen bezahlte Fehltage (Urlaub, Krankheit,
etc.) mit einer Arbeitszeitgutschrift in Höhe der Soll-Arbeitszeit erfasst werden.
Nach Erfahrungen von EPM ist es ausreichend, wenn die im Rahmen eines ESF-Projekts abgerechneten Bruttoarbeitsstunden
bzw. Stellenanteile der einzelnen Mitarbeitenden am Ende des Kalenderjahrs insgesamt nachgewiesen
werden können.
Vorlage Arbeitszeitaufstellung
Für alle Träger, deren Arbeitszeitnachweissysteme nicht die erforderlichen Merkmale aufweisen, stellt EPM eine Excel-Vorlage
bereit, die flexibel an die jeweiligen Bedürfnisse des Projektträgers angepasst werden kann. Für jede
Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter muss dann eine eigene Tabelle ausgefüllt werden.
Die Vorlage bezieht sich auf das Jahr 2012. Um das Ausfüllen bzw. die Nutzung der Vorlage besser zu veranschaulichen,
wurde das Tabellenblatt für den Monat Januar exemplarisch ausgefüllt. Das Beispiel bezieht sich auf eine 75
Prozent Stelle bei einer Wochenarbeitszeit in Höhe von 39,5 Stunden eines/r Mitarbeiters/in, die/ der mit jeweils 30,
20 und 15 Prozent Stellumfang in drei ESF-Projekten und mit 10 Prozent für ein anderes Projekt arbeitet.
Individuelle Anpassungen dieser Vorlage sind auf jeden Fall notwendig, hinsichtlich:
- des jeweiligen Kalenderjahrs und der damit unterschiedlichen Lage der Wochenenden und Feiertage sowie
der jeweiligen vom Jahr abhängigen Anzahl der Arbeitstage,
- der Anzahl der Projekte (Kostenstellen), für die der/die Mitarbeiter/in arbeitet,
1 Aufstellung der förderfähigen Aufwendungen im ESF Ziel Regionale Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung (RWB)
Baden-Württemberg Stand: Januar 2011, Seite 7.
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Arbeitszeitnachweise
Stand: 01/2012
- des individuellen Stellenumfangs und damit der jeweiligen täglichen Soll-Arbeitszeit in der Spalte „L“ (im
Bsp. 5,93 Stunden),
- des jeweiligen Stellen-, bzw. Stundenanteils, der auf die einzelnen Projekte entfällt (Felder „G45“ bis „J45“).
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