Vergleichsangebote (PDF) - esf-epm

01/2012 V1.0
Vergabe – Vergleichsangebote
Vergabe – Vergleichsangebote
ArbeitshilfeN
Bei Anschaffungen über 500 Euro sind mindestens drei Vergleichsangebote einzuholen. Diese
Vorschrift ergibt sich aus dem Bewilligungsbescheid sowie der Publikation „Wertgrenzen für die
Vergabe von Aufträgen“ des Ministeriums für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren
Baden-Württemberg. Nach § 3 Abs. 1 VOL/A gelten drei Vergleichsangebote bei freihändigen Vergaben
und beschränkten Ausschreibungen als Soll-Vorschrift.
Diese Regelung ist im Rahmen der Auftragsvergabe zu berücksichtigen und betrifft insbesondere die
freihändige Vergabe. Diese ist für ESF-Träger in Baden Württemberg nur im Rahmen der Ausnahmen
nach § 3 Abs. 5 VOL/A oder bis zu einem Höchstwert von 10.000 Euro möglich.
Für Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 500 Euro (netto) gilt der sogenannte
Direktkauf. Hierfür sind keine Vergleichsangebote oder Vergabedokumentation notwendig, jedoch gilt
nach wie vor der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.
Im Rahmen der freihändigen Vergabe werden Leistungen ohne ein förmliches Verfahren vergeben.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass andere Regelungen der VOL nicht gelten und man in der Vergabe
der Aufträge völlig frei ist. Dies gilt insbesondere für den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
und für die einzelnen Dokumentationspflichten im Rahmen der Erstellung einer Vergabedokumentation
(§ 20 VOL).
Konkrete Regelungen für das Einholen der Angebote existieren nicht. Im Rahmen der EPM-Schulungen
wurden folgende Empfehlungen erarbeitet:
Es sollten mehr als nur drei Anbieter/innen angeschrieben werden, da es immer wieder zu Fehlern bei
den Angeboten kommt und einzelne Bieter/innen vorab aussortiert werden müssen. Es sollten aber
mindestens drei Angebote zum Vergleich vorliegen.
Das Vier-Augen-Prinzip sollte bei der Durchführung des Verfahrens stets eingehalten werden. Sowohl
bei Versand der Aufforderung und Entgegennahme der Angebote (z.B. Email-Verteiler) als auch bei
Wertung derselben. Ebenso bei Rückfragen an Bieter/innen (siehe unten).
Das Verfahren sollte gut dokumentiert werden. Dies ist auch in § 20 VOL/A geregelt und bezieht sich
auf jede Vergabeart.
Folgende Verfahrensschritte sollten dokumentiert werden:
• die Entscheidung über die Vergabeart,
• die Beschreibung der Leistung,
• die Kriterien und deren Ausprägung, nach denen die Angebote bewertet werden,
• die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes (Postbeleg, Email),
• der Eingang der einzelnen Angebote (Poststempel, Umschläge),
• die Wertung der Angebote und welches den Zuschlag erhalten hat (Protokoll).
Folgendes sollte bei der Aufforderung zur Angebotsabgabe (z.B. per Email, Brief, etc.) beachtet
werden:
• Die Aufforderungen sollten gleichzeitig an die potentiellen Bieter/innen abgeschickt werden, damit
niemand benachteiligt wird.
• Allen sollte die gleiche Leistungsbeschreibung zu Grunde liegen, sowie ein Hinweis darauf, dass
nur Angebote berücksichtigt werden, die der Leistungsbeschreibung entsprechen. Dies ist eine
Grundvoraussetzung, damit die Angebote auch wirklich vergleichbar sind.
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• Es sollte darauf hingewiesen werden, dass es sich um ein formales Vergabeverfahren handelt.
Somit erspart man sich Verärgerung bei bisherigen Lieferanten bzw. Lieferantinnen und auch
unliebsame Verkaufsanrufe können somit verhindert werden.
• Die Wertungskriterien sollten genannt werden (z.B. Preis, Referenzen).
• Es empfiehlt sich einen Hinweis aufzunehmen, dass bei Nichtbeachtung des Angebotes keine
gesonderte Mitteilung erfolgt.
• Eine Frist für die Einreichung der Angebote sollte gesetzt werden.
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Verhandlungen mit dem Bieter bzw. der Bieterin sind grundsätzlich ausgeschlossen. Es sei denn, es
bestehen Zweifel über das Angebot oder den Bieter bzw. die Bieterin oder es sind noch Details zu
einem Nebenangebot oder der Leistung zu klären. In keinem Fall darf hierbei über den Preis verhandelt
werden. Solche Verhandlungen sollten auch schriftlich fixiert werden (z.B. Email-Verkehr,
Telefonprotokoll, etc.).
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass sich die Wertgrenzen für die Auftragsvergabe mit der Zeit verändern
können. Auf der ESF-Webseite des Landes (www.esf-bw.de) finden Sie eine aktuelle Übersicht zu den
geltenden Wertgrenzen.
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