Beschränkte Ausschreibung (PDF) - esf-epm

01/2012 V1.0
Vergabe – Beschränkte Ausschreibung
Vergabe – Beschränkte Ausschreibung
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Die beschränkte Ausschreibung ist grundsätzlich gegenüber der öffentlichen Ausschreibung nachrangig
zu behandeln. Die beschränkte Ausschreibung kann nur in den Sonderfällen des § 3 Abs. 3 und 4
VOL/A gewählt werden. Diese liegen vor, wenn:
3 a) die Leistung nach ihrer Eigenart nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen in
geeigneter Weise ausgeführt werden kann, besonders wenn außergewöhnliche Eignung (vgl.
§ 2 Abs.1 Satz 1) erforderlich ist,
3 b) wenn eine öffentliche Ausschreibung aus anderen Gründen (z. B. Dringlichkeit, Geheimhaltung)
unzweckmäßig ist,
4 a) wenn eine öffentliche Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis gehabt hat,
4 b) wenn die öffentliche Ausschreibung für den/die Auftraggeber/in oder die Bewerber/innen
einen Aufwand verursachen würde, der zu dem erreichbaren Vorteil oder dem Wert der
Leistung im Missverhältnis stehen würde,
Nur in den Fällen des § 3 Abs. 4 kann eine beschränkte Ausschreibung ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb
durchgeführt werden. In allen anderen Fällen muss ein Teilnahme wett bewerb vorausgehen.
Für die ESF­Träger in Baden­Württemberg ist die Regelung in der derzeit geltenden Fassung der
Beschaffungsanordnung (BAO) des Landes Baden­Württemberg von besonderer Bedeutung. Hier ist
in Nummer 9.1 geregelt, dass zusätzlich zu den Ausnahmen nach § 3 VOL/A eine beschränkte
Ausschreibung bis zu einem Höchstwert von 40.000 Euro (jeweils ohne Umsatzsteuer) möglich ist.
Beschränkte Ausschreibungen bis zu einem Auftragswert von 40.000 Euro netto (gem. BAO) sind ohne
Teilnahmewettbewerb zulässig, unter Anwendung des § 3 Abs. 4b VOL/A. Bei einer Auftragssumme
unter 40.000 Euro ist davon auszugehen, dass ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb einen Aufwand
verursacht, der in einem Missverhältnis zum Wert der Leistung bzw. zu dem möglichen erreichbaren
Vorteil steht.
Nach § 12 VOL/A soll die Bekanntmachung von öffentlichen Teilnahmewettbewerben in Tageszeitungen,
amtlichen Veröffentlichungsblättern, Fachzeitschriften oder Internetportalen erfolgen. Im letztgenannten
Fall müssen diese über die Suchfunktion des Internetportals www.bund.de ermittelt werden können.
Die Bekanntmachung des Teilnahmewettbewerbs soll mindestens folgende Angaben enthalten:
a) Bezeichnung (Anschrift) der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle und der den Zuschlag
erteilenden Stelle sowie der Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen
sind,
b) Art der Vergabe,
c) die Form, in der Angebote und Teilnahmeanträge einzureichen sind,
d) Art und Umfang der Leistung sowie den Ort der Leistungserbringung,
e) gegebenenfalls die Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose,
f) gegebenenfalls die Zulassung von Nebenangeboten,
g) etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist,
h) die Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie
eingesehen werden können,
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i) die Teilnahme­ oder Angebots­ und Bindefrist,
j) die Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen,
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k) die wesentlichen Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten
sind,
l) die mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber/
innen für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers bzw. der Bewerberin oder des Bieters bzw.
der Bieterin verlangen,
m) sofern verlangt die Höhe der Kosten für Vervielfältigungen der Vergabeunterlagen bei öffentlichen
Ausschreibungen,
n) die Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden.
Bei beschränkten Ausschreibungen mit und ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb werden die
Vergabeunterlagen anschließend nur an ausgewählte Unternehmen übermittelt. In beiden Fällen müssen
die Kriterien, die der Auswahl der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Unternehmen zugrunde
lagen, in der Vergabedokumentation festgehalten werden.
Die Vergabeunterlagen enthalten alle Angaben, die erforderlich sind, um eine Entscheidung über eine
Teilnahme an dem Verfahren zu treffen. In der Regel sind dies z.B. die Bewerbungsbedingungen, die
Zuschlagskriterien, eine Leistungsbeschreibung sowie die Vertragsbedingungen. Außerdem können
hier auch zusätzliche Nachweise (z.B. zur Zuverlässigkeit) verlangt werden. Ebenso kann ein Hinweis
auf Nebenangebote enthalten sein sofern diese zugelassen sind.
Das Eingangsdatum des Angebots ist auf dem ungeöffneten Umschlag zu vermerken. Bei Durchführung
der Ausschreibung sollte die jeweilige für den Posteingang zuständige Stelle, über die Ausschreibung
informiert sein, damit die entsprechende Post vorab aussortiert werden kann. Daher sollte den Bieter/
innen auch eine Vergabenummer oder ähnliche Kennzeichnung mitgeteilt werden, die auf dem
Umschlag zu vermerken ist.
Das Öffnen der Angebote ist erst nach Ablauf der Frist unter Zeugen bzw. Zeuginnen zulässig.
Zunächst erfolgt eine formale Prüfung, ob der Umschlag verschlossen und eindeutig gekennzeichnet
innerhalb der Frist eingegangen ist.
Über die Öffnung ist eine Niederschrift anzufertigen, welche mindestens die Namen und Adressen der
Bieter/innen sowie den Preis enthält und zusätzlich den Hinweis ob Nebenangebote eingereicht wurden.
Außerdem müssen Ausschlüsse – z.B. wegen Nichteinhaltung der Frist – gesondert erfasst werden.
Beweise hierfür sollten dringend aufbewahrt werden (z.B. Umschläge).
Die Angebote sind zunächst auf Vollständigkeit, sowie auf sachliche und rechnerische Richtigkeit zu
prüfen.
Erklärungen und Nachweise können von den Bieter/innen noch nachgefordert werden. Dies betrifft
nicht Preisangaben, es sei denn in sehr geringem Umfang ohne Einfluss auf den Gesamtpreis oder
auf die Wertung.
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Folgende Punkte müssen bei den zugelassenen Angeboten überprüft werden:
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• Enthalten die Angebote alle geforderten oder nachgeforderten Erklärungen und Nachweise?
• Wurde eine rechtsverbindliche Unterschrift geleistet oder gibt es eine entsprechende elektronische
Signatur?
• Wurden die erforderlichen Preisangaben gemacht?
• Wurden Änderungen an den Angaben des Bieters bzw. der Bieterin vorgenommen, die nicht eindeutig
sind oder deren Herkunft nicht eindeutig ist?
• Wurden Änderungen oder Ergänzungen an Unterlagen vorgenommen?
• Gibt es Anzeichen für Absprachen des Bieters bzw. der Bieterin mit anderen?
• Sind nicht zugelassene Nebenangebote enthalten?
Trifft einer der o.g. Punkte zu, ist der Bieter bzw. die Bieterin vom weiteren Verfahren auszuschließen.
Folgende Punkte können außerdem bei den zugelassenen Angeboten überprüft werden:
• Handelt es sich um ein Angebot eines Bieters bzw. einer Bieterin, der bzw. die:
• Insolvenz angemeldet hat,
• sich in Liquidation befindet,
• Versäumnisse bei der Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsabgaben
aufweist,
• eine sonstige schwere Verfehlung begangen hat, die seine/ihre Zuverlässigkeit in Frage stellt,
• vorsätzlich unzutreffende Erklärungen zur Eignung im Rahmen des Vergabeverfahrens
abgegeben hat?
• Gibt es begründete Zweifel an der Eignung des Bieters bzw. der Bieterin zur Vertragserfüllung?
• Bei einem auffällig niedrigen Preis ist die Kalkulationsgrundlage des Bieters bzw. der Bieterin vor
der Vergabe verpflichtend zu prüfen. Besteht ein offenbares Missverhältnis zwischen Leistung
und Preis, muss von einem Zuschlag abgesehen werden.
Grundsätzlich hat die Wertung der Angebote ausschließlich nach den Kriterien zu erfolgen, die in der
Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen benannt sind. Dabei ist das wirtschaftlichste Angebot
entscheidend, nicht allein der niedrigste Preis (vgl. § 18 VOL/A).
Verhandlungen mit dem Bieter bzw. der Bieterin sind grundsätzlich ausgeschlossen (vgl. § 15 VOL/A).
Es sei denn es bestehen Zweifel über das Angebot oder bzgl. der Eignung des Bieters bzw. der
Bieterin. In keinem Fall darf hierbei über den Preis verhandelt werden. Solche Verhandlungen sollten
auch schriftlich fixiert werden (z.B. Email­Verkehr, Telefonprotokoll, etc.).
Der Zuschlag hat gem. § 18 VOL/A auf das wirtschaftlichste Angebot zu erfolgen. Der Preis allein ist
dabei nicht entscheidend. Der Zuschlag muss schriftlich erfolgen. Eine elektronische Zuschlagserteilung
oder eine Zuschlagserteilung per Fax ist zulässig.
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Auf schriftlichen Antrag eines abgelehnten Bieters bzw. einer abgelehnten Bieterin muss diesem/dieser
innerhalb von 15 Tagen folgendes mitgeteilt werden:
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• Gründe für die Ablehnung,
• Merkmal und Vorteile des erfolgreichen Angebotes,
• Name des erfolgreichen Bieters bzw. der erfolgreichen Bieterin.
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Eine Aufhebung der Ausschreibung (vgl. § 17 VOL/A) kann nur aus schwerwiegenden Gründen erfolgen,
insbesondere wenn kein Angebot vorliegt, dass den Bewerbungsbedingungen entspricht, die
Grundlagen bzw. Rahmenbedingungen für die Ausschreibung sich grundlegend geändert haben oder
diese kein wirtschaftliches Ergebnis hatte.
Bei Aufhebung des Vergabeverfahrens sind die Bieter/innen unter Angabe der Gründe unverzüglich zu
informieren.
Über das gesamte Verfahren ist von Anfang an eine schriftliche Dokumentation zu erstellen
(Vergabedokumentation), welche die einzelnen Schritte und Entscheidungen darstellt.
Bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb ist außerdem zu beachten, dass der
Auftraggeber bzw. die Auftraggeberin ab einem Auftragswert von 25.000 Euro (netto) dazu verpflichtet
ist, für die Dauer von drei Monaten auf Internetseiten oder ­portalen über jeden vergebenen Auftrag zu
infor mieren. Diese Informationen umfassen mindestens Angaben zum Namen des Auftraggebers bzw.
der Auftraggeberin, deren/dessen Beschaffungsstelle und deren Adressdaten sowie den Namen des
beauftragten Unternehmens bzw. der beauftragten Person (ggf. anonymisiert), Informationen über die
Ver gabeart, Art und Umfang der Leistung sowie den Zeitraum der Leistungserbringung (vgl. §19
VOL/A).
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass sich die Wertgrenzen für die Auftragsvergabe mit der Zeit verändern
können. Auf der ESF­Webseite des Landes (www.esf­bw.de) finden Sie eine aktuelle Übersicht zu den
geltenden Wertgrenzen.
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