Bewertung der Unterlagen der Polizei in Nordrhein-Westfalen

führte Statistik über die Praktika der Azubis bei den Kreispolizeibehörden sowie diejenigen
Prüfungsunterlagen, die lediglich statistische Angaben zu den Prüflingen, Material über die
stattgefundenen Konferenzen und die Zusammenfassung der Prüfungsergebnisse enthalten.
Dezernat AB 3 (Zentrale Jahrgangsplanung und –verwaltung)
Dem Jahrgangsbüro obliegt die Verwaltung der Ausbildungsakten der Auszubildenden des
mittleren Dienstes (für den gehobenen Dienst werden die entsprechenden Ausbildungsakten
bei den Fachhochschulen geführt). Hier wird der Nachweis aller Auszubildenden mit den
„Stammdaten“ zur Person und Ergebnisse der Leistungskontrolle (Noten) geführt. Ferner
werden hier die Niederschriften, die bei den Prüfungen vor der Prüfungskommission angefertigt
werden, geführt.
Aufstellungen über die Auszubildenden, geordnet nach Kursen/Jahrgängen werden digital
geführt und regelmäßig an das Dezernat VL 3 abgegeben; die alten Daten werden bis zu ihrer
Löschung noch drei Jahre vorgehalten.
Neben den Ausbildungsakten werden Personalkarten mit Lichtbildern geführt. In eine solche
Karte, die später Bestandteil der Personalakte wird, sind auch persönliche Daten (Familienstand,
Bankverbindung u. ä.) aufzunehmen. Die Personalkarten als Bestandteil der Personalakten
werden im Dezernat VL 1 (Personal-, Organisations-, und Grundsatzangelegenheiten)
zusammengeführt und gehen nach Abschluss der Ausbildung mit den Personalakten an die
neue Dienststelle des Auszubildenden. Im Falle von Disziplinarvergehen werden keine gesonderten
Akten angelegt, sondern lediglich ein Beiblatt mit entsprechendem Hinweis in die
Akte eingefügt.
Charakterisierung des archivwürdigen Schriftguts
Als archivwürdig eingestuft wurden die alphabetischen Listen der Auszubildenden, die von
Kurs zu Kurs erneuert werden und so einen vollständigen Nachweis aller am Ausbildungsprogramm
Teilnehmenden erbringen. Weitere Eckdaten der Ausbildung enthalten Niederschriften
„Ergebnis der Prüfung“, die für jeden Einzelnen, seinen Ausbildungsjahrgang, die
Dauer des Aufenthalts am Polizeiausbildungsinstitut und die Ergebnisse der erbrachten Leistungen
festhalten. Da diese personenbezogenen Übersichten „Ergebnisse der Prüfungen“ inhaltlich
interessant sind und einen entscheidenden Leistungsnachweis darstellen, der an anderer
Stelle nicht erbracht werden kann, wurden auch diese Unterlagen als vollständig archivwürdig
eingestuft.
Von den personenbezogenen Ausbildungsakten, die eine Sammlung aller wichtigen Daten,
die im Rahmen der Ausbildung anfallen, darstellen, sollen spektakuläre Einzelfälle nach Vorschlag
der Sachbearbeiter im Polizeiausbildungsinstitut für eine Archivierung vorgeschlagen
werden.
Kassables Schriftgut
Als kassabel eingestuft wurden u. a. die Klassenbücher, die in Aussehen und Aufbau keinen
nennenswerten Unterschied zu den traditionell in Schulen verwendeten aufweisen. Hier finden
sich u. a. Angaben zu dem in den einzelnen Stunden behandelten Unterrichtsstoff, was im
Informationsgehalt jedoch eher als niedrig zu veranschlagen ist.
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