20 SÄCHSISCHES ARCHIVBLATT - Archivwesen - Freistaat Sachsen

der KBSt (Koordinierungs- und Beratungsstelle
für IT-Fragen) des Bundes
einen allgemeinen Standard. Dennoch
sind diese für Sachsen zu spezifizieren
und insbesondere auf ihre Praxistauglichkeit
zu erproben.
Deswegen hat das Kabinett im Februar
2004 beschlossen, IT-gestützte Vorgangsbearbeitung
zunächst in drei Pilotbereichen
einzuführen. Auf der Grundlage
einer Auswertung dieser Piloten als auch
der Praxiserfahrungen, die bereits im
Staatsministerium für Umwelt und Landwirtschaft
gesammelt werden, soll dann
durch das Kabinett erneut entschieden
werden, in welchem Umfang und in welcher
Ausgestaltung IT-gestützte Vorgangsbearbeitung
in weiteren Bereichen
eingeführt wird. Dieser Beschluss soll laut
Projektplanung im Herbst 2007 erfolgen.
Wesentlicher Aspekt der Umsetzung ist
hierbei eine koordinierte, landeseinheitliche
Umsetzung; dies bezieht sich sowohl
auf die konzeptionelle Ausgestaltung als
auch auf eine einheitliche IT-Umsetzung.
Zur Wahrung der ressortübergreifenden
Koordination und Steuerung des Projekts
wurde im Staatsministerium des Innern
ein Kompetenzzentrum IT-gestützte Vorgangsbearbeitung
(CCV) eingerichtet, in
dem neben Mitarbeitern dieses Hauses
auch Vertreter der Staatskanzlei, des
Staatsministeriums der Finanzen und des
Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft
mitwirken. Die KoBIT (Koordinierungs-
und Beratungsstelle für Informationstechnik)
unterstützt das CCV in
informationstechnischen Belangen. Die
Fa. Infora (Berlin) berät begleitend dieses
Projekt.
Als Piloten wurden einzelne Organisationseinheiten
und Prozesse im Staatsministerium
der Finanzen, im Statistischen
Landesamt sowie in der Straßenbauverwaltung
(Straßenbauamt Plauen
zusammen mit Regierungspräsidium
Chemnitz) ausgewählt. Mit dieser Auswahl
soll sichergestellt werden, dass in
unterschiedlichen Verwaltungsbereichen,
teilweise mit strukturierten und teilweise
mit unstrukturierten Prozessen, die Funktionsfähigkeit
von IT-gestützter Vorgangsbearbeitung
bewiesen wird. Auf der
Grundlage von pilotspezifischen Fach-
04 SÄCHSISCHES
ARCHIVBLATT Heft 1 / 2006
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ABBILDUNG 2
konzepten und der Definition allgemeiner
Anforderungen wurde die Ausschreibung
einer geeigneten Software einschließlich
Hardware und Einführungsdienstleistungen
durchgeführt. Nach Zuschlagserteilung,
die nun im Mai 2006 vorgesehen ist,
wird diese Software implementiert. Mit
intensiven Schulungsmaßnahmen der
Mitarbeiter sollen diese in die Thematik
eingeführt werden. Es ist zu erwarten,
dass bereits Mitte 2007 erste auswertbare
Erfahrungen im Umgang mit IT-gestützter
Vorgangsbearbeitung vorliegen werden.
Daneben arbeitet das CCV an landesweiten
Standards und Empfehlungen zur ITgestützten
Vorgangsbearbeitung. Während
diese für die „Papierwelt“ bereits als
verwaltungsinterne Regelungen vorliegen
(zum Beispiel Registraturordnung,
Dienstordnung), müssen die für die
„elektronische Welt“ im Einzelnen erst
noch entwickelt werden. Hierzu gehören
beispielsweise Festlegungen zur konkreten
Behandlung von Papier-, Fax- und
Mail-Eingängen, zur elektronischen Bearbeitung,
zur Aussonderung, zur Bildung
von Geschäftszeichen oder auch zur
Nutzung von Metadaten.
Besonders hervorzuheben ist die Unterstützung
des Projektes durch das Sächsische
Staatsarchiv, insbesondere durch
den Bereich Zentrale Aufgaben, Grundsatz.
Dies betrifft nicht nur speziell archivische
Fragen, sondern allgemein Fragen
der Schriftgutverwaltung. Diese Zusam-
menarbeit ist deshalb wichtig, weil die
funktionelle Ausgestaltung elektronischer
Bearbeitung und Aktenführung nicht zu
trennen ist von der Problematik der künftigen
elektronischen Aussonderung und
Archivierung. Auch wenn aktuell erstelltes
elektronisches Schriftgut erst in einigen
Jahren dem Sächsischen Staatsarchiv zur
Übernahme angeboten wird, sind jetzt
schon die speziellen archivischen Anforderungen
zu bedenken. Dabei ist vereinbart
worden, dass bereits in dem
Pilotprojekt im Statistischen Landesamt
die Aussonderung mit der neu eingesetzten
Software simuliert wird. Diese Erkenntnisse
sollen wiederum für die genannten
Standards genutzt werden.
Fazit: Ähnlich wie bei der Einführung von
Computer und E-Mail wird sich die
Öffentliche Verwaltung dem Trend der
elektronischen Vorgangsbearbeitung
nicht verschließen können. Was vielen
noch als unvorstellbar erscheint, da man
sich an das Arbeiten mit Papier gewöhnt
hat, wird sicherlich in Zukunft zum Alltag
gehören. Aufgabe ist es nun, diesen
Paradigmenwechsel sinnvoll zu meistern.
Dabei gilt es die vorhandenen technischen
Lösungen organisatorisch so auszugestalten,
dass einerseits die Grundsätze der
Schriftgutverwaltung nicht berührt, andererseits
jedoch die vorhandenen, oft komplexen
und teuren Verwaltungsprozesse
vorab optimiert werden. Da dies zu
Veränderungen der internen Arbeitsweise
und Abläufe aller Beschäftigten führen