20 SÄCHSISCHES ARCHIVBLATT - Archivwesen - Freistaat Sachsen
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AUF DEM WEG ZUR DIGITALEN<br />
SCHRIFTGUTVERWALTUNG<br />
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Ob im öffentlichen Sektor oder in der<br />
Wirtschaft: Schriftliche Dokumente bestimmen<br />
die Verwaltungs- und Entscheidungsprozesse<br />
und sind eine wichtige<br />
Basis allen Handelns. Mittlerweile wird<br />
die Mehrheit dieser Dokumente am PC<br />
erstellt und elektronisch verwaltet. Auch<br />
die Kommunikation, verwaltungsintern<br />
sowie mit Dritten, erfolgt heute zunehmend<br />
in Form von E-Mails. Dennoch ist<br />
in der Verwaltung das Papier noch immer<br />
das primäre Medium. Die formale Bearbeitung<br />
und Ablage von Verwaltungsvorgängen<br />
erfolgt fast ausschließlich über<br />
die klassische papierbasierte Akte. Diese<br />
Praxis führt zu ständigen kosten- und<br />
zeitaufwändigen Medienbrüchen. Daten<br />
werden doppelt, in Papier und elektronisch,<br />
abgelegt. Häufig werden separate<br />
Handakten, Vorgangslisten oder Tagebücher<br />
als Hilfsmittel geführt. Oft sind<br />
Akten aber auch unvollständig. Auch<br />
wenn interne Vorschriften regeln, dass<br />
aktenrelevante E-Mails auszudrucken und<br />
der Akte zuzuführen sind, werden diese<br />
nicht selten gelöscht oder lediglich in<br />
Dateiablagen gespeichert. Dies hat zur<br />
Folge, dass Sachverhalte aus der Akte<br />
nicht mehr erkennbar sind. Damit werden<br />
wesentliche Grundsätze der Schriftgutverwaltung<br />
wie Nachvollziehbarkeit, Re-<br />
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visionssicherheit oder Unveränderbarkeit<br />
von Verwaltungshandeln verletzt.<br />
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Mit IT-gestützter Vorgangsbearbeitung<br />
sollen die bisher papierbezogenen Prozesse<br />
künftig konsequent elektronisch<br />
abgebildet werden. Dieses beinhaltet<br />
sowohl eine elektronische Aktenführung<br />
als auch einen „elektronischen Workflow“.<br />
IT-gestützte Vorgangsbearbeitung<br />
hat daher den gesamten Lebenszyklus<br />
eines Schriftstücks – vom Posteingang<br />
über die Bearbeitung bis zum Postausgang<br />
und zur Ablage – zu unterstützen<br />
(s. Abbildung 1).<br />
Neben Effizienzgesichtspunkten werden<br />
folgende Wirkungen damit verbunden:<br />
- Schnelligkeit: Reduzierung von Durchlaufzeiten<br />
-Verfügbarkeit: permanente Verfügbarkeit<br />
der Dokumente für alle Zugriffsberechtigten,<br />
unabhängig von Ort und<br />
Zeit<br />
- Recherche: verbesserte und schnellere<br />
Suche von Dokumenten und Informationen<br />
-Transparenz: erhöhte Transparenz und<br />
bessere Auskunftsfähigkeit gegenüber<br />
Dritten durch Nachverfolgbarkeit des<br />
Bearbeitungsstandes<br />
- Interoperabilität: Möglichkeit, Daten<br />
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ABBILDUNG 1<br />
und Dokumente anderen IT-Systemen<br />
zur Verfügung zu stellen oder Daten aus<br />
diesen zu übernehmen.<br />
Weiterer wesentlicher Anstoß, IT-gestützte<br />
Vorgangsbearbeitung in <strong>Sachsen</strong><br />
einzuführen, ist die Initiative der Staatsregierung<br />
zum E-Government. Diese hat<br />
sich „auf die Fahnen geschrieben“, künftig<br />
verstärkt Online-Dienstleistungen für<br />
Bürger und Unternehmen anzubieten. Die<br />
Initiative beinhaltet daher unterschiedliche<br />
Projekte, u. a. die Umsetzung sogenannter<br />
Basiskomponenten, zum Beispiel<br />
die Einführung der elektronischen<br />
Signatur, eines Formularservice oder<br />
eines Lebenslagenportals. E-Government<br />
wird jedoch nur dann seine Wirkung entfalten<br />
können, wenn die Dokumente aus<br />
der künftigen elektronischen Kommunikation<br />
mit Dritten auch verwaltungsintern<br />
medienbruchfrei weiterbearbeitet werden.<br />
Somit stellt IT-gestützte Vorgangsbearbeitung<br />
quasi als Bindeglied zwischen<br />
Online-Dienstleistungen für die<br />
Bürger/Kunden und den behördeninternen<br />
Prozessen ein „Herzstück von E-<br />
Government“ dar. Sie ist daher eine der<br />
Basiskomponenten der Initiative (s.<br />
Abbildung 2).<br />
Auch wenn der Einsatz von Vorgangsbearbeitungs-<br />
oder Dokumentenmanagementsystemen<br />
in anderen Branchen,<br />
zum Beispiel bei Banken und Versicherungen,<br />
bereits Alltag ist, ist diese<br />
Thematik in der Öffentlichen Verwaltung<br />
bisher nur in einzelnen Fällen erprobt<br />
worden. Viele wesentliche Anforderungen<br />
an elektronische Schriftgutverwaltung,<br />
wie beispielsweise die rechtliche Absicherung<br />
der elektronischen Akte, organisatorische<br />
Fragen der Aufgabenverteilung<br />
zwischen Registratur und Bearbeiter oder<br />
technische Fragen der richtigen Datenformate<br />
für die Langzeitspeicherung, sind<br />
noch im Klärungsprozess. Hier bieten<br />
zwar Konzepte, wie insbesondere die<br />
DOMEA-Konzepte (Dokumentenmanagement<br />
und Elektronische Archivierung)<br />
<strong>SÄCHSISCHES</strong> <strong>ARCHIVBLATT</strong> Heft 1 / <strong>20</strong>06<br />
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