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20 SÄCHSISCHES ARCHIVBLATT - Archivwesen - Freistaat Sachsen

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AUF DEM WEG ZUR DIGITALEN<br />

SCHRIFTGUTVERWALTUNG<br />

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Ob im öffentlichen Sektor oder in der<br />

Wirtschaft: Schriftliche Dokumente bestimmen<br />

die Verwaltungs- und Entscheidungsprozesse<br />

und sind eine wichtige<br />

Basis allen Handelns. Mittlerweile wird<br />

die Mehrheit dieser Dokumente am PC<br />

erstellt und elektronisch verwaltet. Auch<br />

die Kommunikation, verwaltungsintern<br />

sowie mit Dritten, erfolgt heute zunehmend<br />

in Form von E-Mails. Dennoch ist<br />

in der Verwaltung das Papier noch immer<br />

das primäre Medium. Die formale Bearbeitung<br />

und Ablage von Verwaltungsvorgängen<br />

erfolgt fast ausschließlich über<br />

die klassische papierbasierte Akte. Diese<br />

Praxis führt zu ständigen kosten- und<br />

zeitaufwändigen Medienbrüchen. Daten<br />

werden doppelt, in Papier und elektronisch,<br />

abgelegt. Häufig werden separate<br />

Handakten, Vorgangslisten oder Tagebücher<br />

als Hilfsmittel geführt. Oft sind<br />

Akten aber auch unvollständig. Auch<br />

wenn interne Vorschriften regeln, dass<br />

aktenrelevante E-Mails auszudrucken und<br />

der Akte zuzuführen sind, werden diese<br />

nicht selten gelöscht oder lediglich in<br />

Dateiablagen gespeichert. Dies hat zur<br />

Folge, dass Sachverhalte aus der Akte<br />

nicht mehr erkennbar sind. Damit werden<br />

wesentliche Grundsätze der Schriftgutverwaltung<br />

wie Nachvollziehbarkeit, Re-<br />

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visionssicherheit oder Unveränderbarkeit<br />

von Verwaltungshandeln verletzt.<br />

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Mit IT-gestützter Vorgangsbearbeitung<br />

sollen die bisher papierbezogenen Prozesse<br />

künftig konsequent elektronisch<br />

abgebildet werden. Dieses beinhaltet<br />

sowohl eine elektronische Aktenführung<br />

als auch einen „elektronischen Workflow“.<br />

IT-gestützte Vorgangsbearbeitung<br />

hat daher den gesamten Lebenszyklus<br />

eines Schriftstücks – vom Posteingang<br />

über die Bearbeitung bis zum Postausgang<br />

und zur Ablage – zu unterstützen<br />

(s. Abbildung 1).<br />

Neben Effizienzgesichtspunkten werden<br />

folgende Wirkungen damit verbunden:<br />

- Schnelligkeit: Reduzierung von Durchlaufzeiten<br />

-Verfügbarkeit: permanente Verfügbarkeit<br />

der Dokumente für alle Zugriffsberechtigten,<br />

unabhängig von Ort und<br />

Zeit<br />

- Recherche: verbesserte und schnellere<br />

Suche von Dokumenten und Informationen<br />

-Transparenz: erhöhte Transparenz und<br />

bessere Auskunftsfähigkeit gegenüber<br />

Dritten durch Nachverfolgbarkeit des<br />

Bearbeitungsstandes<br />

- Interoperabilität: Möglichkeit, Daten<br />

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ABBILDUNG 1<br />

und Dokumente anderen IT-Systemen<br />

zur Verfügung zu stellen oder Daten aus<br />

diesen zu übernehmen.<br />

Weiterer wesentlicher Anstoß, IT-gestützte<br />

Vorgangsbearbeitung in <strong>Sachsen</strong><br />

einzuführen, ist die Initiative der Staatsregierung<br />

zum E-Government. Diese hat<br />

sich „auf die Fahnen geschrieben“, künftig<br />

verstärkt Online-Dienstleistungen für<br />

Bürger und Unternehmen anzubieten. Die<br />

Initiative beinhaltet daher unterschiedliche<br />

Projekte, u. a. die Umsetzung sogenannter<br />

Basiskomponenten, zum Beispiel<br />

die Einführung der elektronischen<br />

Signatur, eines Formularservice oder<br />

eines Lebenslagenportals. E-Government<br />

wird jedoch nur dann seine Wirkung entfalten<br />

können, wenn die Dokumente aus<br />

der künftigen elektronischen Kommunikation<br />

mit Dritten auch verwaltungsintern<br />

medienbruchfrei weiterbearbeitet werden.<br />

Somit stellt IT-gestützte Vorgangsbearbeitung<br />

quasi als Bindeglied zwischen<br />

Online-Dienstleistungen für die<br />

Bürger/Kunden und den behördeninternen<br />

Prozessen ein „Herzstück von E-<br />

Government“ dar. Sie ist daher eine der<br />

Basiskomponenten der Initiative (s.<br />

Abbildung 2).<br />

Auch wenn der Einsatz von Vorgangsbearbeitungs-<br />

oder Dokumentenmanagementsystemen<br />

in anderen Branchen,<br />

zum Beispiel bei Banken und Versicherungen,<br />

bereits Alltag ist, ist diese<br />

Thematik in der Öffentlichen Verwaltung<br />

bisher nur in einzelnen Fällen erprobt<br />

worden. Viele wesentliche Anforderungen<br />

an elektronische Schriftgutverwaltung,<br />

wie beispielsweise die rechtliche Absicherung<br />

der elektronischen Akte, organisatorische<br />

Fragen der Aufgabenverteilung<br />

zwischen Registratur und Bearbeiter oder<br />

technische Fragen der richtigen Datenformate<br />

für die Langzeitspeicherung, sind<br />

noch im Klärungsprozess. Hier bieten<br />

zwar Konzepte, wie insbesondere die<br />

DOMEA-Konzepte (Dokumentenmanagement<br />

und Elektronische Archivierung)<br />

<strong>SÄCHSISCHES</strong> <strong>ARCHIVBLATT</strong> Heft 1 / <strong>20</strong>06<br />

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