ARCHIVAR 209 - Archive in Nordrhein-Westfalen

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ARCHIVAR 62. Jahrgang Heft 02 Mai 2009
ARCHIVTHEORIE
UND PRAXIS
Verbot werden mit einer Geldstrafe in Höhe von 5. 000 NZD (ca.
2.631,50 €) für Personen, bzw. 10.000 NZD (ca. 5.263 €) für Institutionen
geahndet. Der PRA von 2005 befindet sich noch in der
Implementierungsphase. Beispielsweise wird an der Entwicklung
von Standards und Kassationsrichtlinien zurzeit intensiv gearbeitet.
SCHRIFTGUTVERWALTUNG UND
ÜBERLIEFERUNGSBILDUNG
Programme zur Beratung der Schriftgutverwaltungen haben in
Neuseeland allerdings eine lange Tradition, die bis in das Jahr
1962 zurückreicht. Die ersten Zwischenarchive wurden in Lower
Hutt und Auckland eröffnet. Umfangreiche Privatisierungen
staatlicher Aufgaben im Rahmen von Reformen in den 1980er
Jahren führten jedoch zu einer kompletten Umbildung des öffent -
lichen Dienstes. Die damit verbundenen tiefgreifenden Veränderungen
in der Verwaltungsstruktur beeinflussten die Arbeit der
Archives NZ auf unterschiedliche Weise. Das massenhaft durch
Übernahme zu sichernde Schriftgut „über Nacht“ nicht mehr
existenter Dienststellen führte bei gleichbleibend geringer Personalausstattung
zwangsläufig zu Bewertungs- und Erschließungsrückständen.
Die rasanten Organisationsveränderungen durch
Namensänderungen, Aufgabenteilungen oder -zusammenlegungen,
Behördenneugründungen und -schließungen waren kaum
noch zeitnah und vor allem nicht effizient genug mit dem vorhandenen
Bestandsbildungsystem der record groups nachzuvollziehen.
Seit 1987 werden Eingänge in den Archives NZ daher als
Serien akzessioniert. In Folge der Privatisierung staatlicher Auf -
gaben und Unternehmen schien deren Schriftgut zudem außerhalb
des Einflusses der Archive zu gelangen. Gleichzeitig wurden
auch die eigenen Dienstleistungen, welche das Archiv in seinen
Zwischenarchiven erbrachte, kostenpflichtig. Infolgedessen ent -
standen seit den 1980er Jahren kommerzielle record center, die
ihre Dienstleistungen zunächst einmal vor allem kostengünstiger
anboten. Die damals aufkommende Sorge der Archivare, nach
Ablauf der Aufbewahrungsfristen unvollständige Überlieferungen
und ungeordnete Akten in konservatorisch bedenklichen Zustand
zur Übernahme angeboten zu bekommen, hat sich überwiegend
als unbegründet erwiesen. Einzelne Zweifel, die Integrität
und Authentizität staatlicher Akten sei auf Grund ihrer
zeitweise privaten Verwaltung nur ungenügend gesichert, konnten
inzwischen ausgeräumt werden. Rechtlich abgesichert durch
den PRA nimmt das Archiv heute insbesondere durch die Entwicklung
von Standards, welche je nach ihrer Einstufung landesweit
bindend sein können, wesentlichen Einfluss auf die Schriftgutverwaltung
und verfügt über umfangreiche Kontrollrechte. Im
September 2007 wurde beispielsweise ein neuer Standard für die
Lagerung von Schrift- und Archivgut veröffentlicht, der für
Regie rungsstellen, aber auch für lokale Dienststellen gleichermaßen
bindend ist. Grundlage war der 2001 erstmals veröffentlichte
internationale Standard (ISO 15489: Information and
Documentation – Records Management). Im Sommer 2008
wurden zwei Standards zur Aktenführung (Create and Maintain
Standard und Electronic Recordkeeping Metadata Standard)
veröffentlicht. Im Vorfeld eines jeden verbindlichen Standards
sind die betroffenen Institutionen an den Entwürfen angemessen
zu beteiligen. Ausdruck der Anstrengungen der Archives NZ zur
Einflussnahme auf die Schriftgutverwaltung ist das seit 2003
intensivierte Programm unter dem Namen continuum. 7 Das aus
Australien übernommene Continuum Model hat zum Ziel, archivwürdiges
Schriftgut bereits zum Zeitpunkt seiner Entstehung als
solches zu erkennen und zu erfassen. Neben einem umfangreichen
Onlineangebot gehören Informationsbroschüren, Seminare
und die Entwicklung der genannten Standards zu den Schwerpunkten
des Programms. Mit regelmäßigen Umfragen, die erste
im Jahre 2005 bezog 197 Dienststellen ein, wird der Stand der
Schriftgutverwaltung in den Verwaltungen festgestellt. Dabei ist
die Bestandsaufnahme, welche Institutionen überhaupt dem PRA
unterliegende Akten verwahren, noch nicht beendet. Folglich
liegen auch noch keine abschließenden Statistiken zum Überlieferungsgesamtumfang
vor. Man schätzt jedoch, dass die Verweil -
dauer der Altregistraturen noch immer zu lang ist und in den
Ministerien in vielen Fällen die 25-Jahresfrist des PRA über -
schritten hat. Unabhängig vom derzeitigen oder künftigen Lagerungsort
muss eine Klassifizierung des Zugangsstatus, entweder
als offene oder als gesperrte Akten, nunmehr spätestens nach
Ablauf von 25 Jahren nach Entstehung erfolgt sein. Der Chief
Archivist hat dem Parlament jährlich zum Stand der Schriftgutverwaltung
vorzutragen. Nach Ablauf einer Übergangsfrist wer -
den zudem alle Institutionen ab 2010 regelmäßig im 5- bis 10-jahresrhythmus
hinsichtlich ihrer Schriftgutverwaltung zu überprüfen
sein. Die Archives NZ entwickeln zurzeit eine möglichst sach -
gerechte Methodologie für diese Audits. Wichtig sind in diesem
Zusammenhang auch die Standards, an deren Einhaltung die
Einrichtungen dann künftig gemessen werden sollen. Alle relevanten
Einrichtungen sind in diesem Verfahren dem Chief Archivist
auf Anforderung berichtspflichtig. Dieser ist darüber hinaus
berechtigt, sich nach Anmeldung auch vor Ort zu informieren.
Neben der Optimierung der Schriftgutverwaltung ist die Verhinderung
unautorisierter Kassationen ein weiteres Kernziel des
PRA. Um Kassationsentscheidungen transparent zu halten, reicht
eine Institution/Behörde ihre Bewertungsvorschläge und Kassationsanträge
beim Chief Archivist ein. Diese werden entweder
einzelfallbezogen oder auf der Basis vorliegender Kassationspläne
für Routineschriftgut erstellt. Die Entscheidung des Chief Archivist
wird dann auf der Internetseite der Archives NZ für die
Dauer von vier Wochen veröffentlicht. Eventuelle Stellungnahmen
aus der Öffentlichkeit sind eingehend zu prüfen. Die Kassationsentscheidungen
werden nach Ablauf der Frist entweder
abschließend bestätigt, oder es sind Änderungsvorschläge zu
erarbeiten. Die schon genannte Umfrage bei aktenführenden
Stellen hatte zudem gezeigt, dass es teilweise noch immer an
geeigneten Notfallfürsorgeplänen fehlt. Die Archives NZ sehen
sich mit ihrer Liegenschaft in Wellington selbst auch einer be -
sonderen Gefährdung ausgesetzt. Das Gebäude, von 1966 bis
1990 als Regierungsdruckerei genutzt, ist auf Grund seiner Lage
erdbeben-, überschwemmungs- und tsunamigefährdet. Ein
zusätzlich installiertes Pumpensystem soll nun im Notfall Risikofolgen
minimieren. Als Sicherung gegen Erschütterungen durch
Erdbeben wurde das gesamte Gebäude zusätzlich mit Trägerverstrebungen
(K-bracing) ausgestattet. Aktuelle Überlegungen
beschäftigen sich zudem mit der Frage, wie man im Falle einer
Vogelgrippe-Pandemie MitarbeiterInnen, Benutzer und Bestände
angemessen schützen kann.
INTERNATIONALE PROJEKTE
Neuseeland, welches über Jahrzehnte von internationaler Zusammenarbeit
profitierte, unterstützt und leitet aus dieser Tradition