ARCHIVAR 209 - Archive in Nordrhein-Westfalen

Bestände, bei denen dringend die Bewertung vorzunehmen war,
wurden nach formalen Kriterien gesichtet. Ausgegliedert wurden
aus diesen Beständen Fotos, Plakate und Kleinwerbemittel, die
den entsprechenden Sammlungen des Archivs zugeführt wurden,
darüber hinaus Bücher, Zeitschriften und graue Literatur sowie
Drucksachen von Parteitagen und Kongressen, die in den Bibliotheksbestand
integriert wurden. Presseschauen der Bundespartei
und der Bundestagsfraktion wurden mit den in der Pressedokumentation
des Archivs für Christlich-Demokratische Politik ver -
wahrten Materialien abgeglichen. Drucksachen der Parlamente
wie Sitzungsprotokolle und Drucksachen Parlamentarischer Ge -
sellschaften, Materialien von Vereinigungen und Interessenverbänden
sind in den jeweils zuständigen Archiven überliefert und
konnten deshalb als nicht überlieferungswürdig eingestuft werden.
Als nicht archivwürdig erwiesen sich ebenso Materialsammlungen
(wie beispielsweise zu Reden angelegte Dokumentationen),
Bestellungen von Zeitungen, Reisekostenabrechnungen, Versandlisten
von Publikationen, Finanzunterlagen nach Ablauf der
Aufbewahrungsfristen sowie Tageskopien, wenn die alphabetische
Korrespondenz vorhanden ist. Diese in allen Beständen zu
kassierenden Unterlagen sind in einem Bewertungskatalog erfasst
und stehen jedem Mitarbeiter des Archivs für seine praktische
Tätigkeit zur Verfügung. 10 Darüber hinaus sind Bewertungs- und
Erschließungsrückstände über die Datenbank „Faust“ erfasst
und der generelle Katalog in einem weiteren Schritt für die
einzelnen Bestandsgruppen des Archivs konkretisiert und spezifiziert.
So konnten in den vergangenen Jahren Bewertungsrückstände
im Nachlassbereich, bei den Landtagsfraktionen und den
Organisationsbeständen der mittleren Ebene sowie der Vereinigungen
der CDU auf Bundesebene aufgearbeitet werden. Das
Projekt soll in diesem Jahr mit der Bewertung der auf Kreisebene
entstandenen Unterlagen abgeschlossen werden. Die Aufarbeitung
von Bewertungsrückständen sicherte durch die Komprimierung
von Informationen den schnellen Zugriff auch auf nicht
erschlossene Archivbestände.
Wie können archivische Bewertungsüberlegungen in der Praxis
bei den Schriftgutproduzenten umgesetzt werden? Ein wichtiger
Schritt ist die Einbeziehung der aktenführenden Stellen in das
Bewertungsgeschäft. Bereits bei der Akquisition von Schriftgut
kann wertvolle Vorarbeit geleistet werden. Hier ist es wichtig, die
in den Geschäftsstellen zuständigen Aktenverwalter und Geschäftsführer
sowie die Sekretariate der Abgeordneten für die
Belange des Archivs zu sensibilisieren und ihnen Hilfestellung für
das Aussondern und Aufbewahren an die Hand zu geben.
Dazu wird den Geschäftsstellen der Partei eine Handreichung zur
Verfügung gestellt, 11 Dieser Leitfaden enthält Hinweise, welche
Materialien vom Archiv übernommen werden und welche nicht,
da viele Aktenübernahmen telefonisch angekündigt werden und
für den Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung eine
rasche und kompetente Auskunft möglich sein muss. Ein weiteres
wichtiges Instrument für die Einbeziehung der politischen Ent -
scheidungsträger in archivische Arbeitsprozesse ist der Besuch der
Kreisgeschäftsführerkonferenzen und der Vorstandssitzungen, bei
denen die Arbeit des Archivs vorgestellt wird.
Dieses Verfahren ermöglichte u. a. die Erarbeitung eines Aktenplanes
mit den Registratoren der Bundestagsfraktion, der bei der
Bewertungsentscheidung als Hilfsmittel herangezogen werden
kann. Auch ermuntern wir die Geschäftsführer sowie die Mandats-
und Funktionsträger zu einem Besuch im Archiv, um unsere
Arbeit vor Ort zu erläutern.
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Bewertungslisten haben sich im Archivalltag bewährt. Entlastung
wird nicht nur für das Archiv durch das Einsparen hoher Transportkosten
geschaffen, bei den aktenführenden Stellen kann
bereits nicht-archivwürdiges Schriftgut im Vorfeld nach Absprache
kassiert und insbesondere wilden Kassationen vorgebeugt
werden.
BEWERTUNG DER
BESTANDSGRUPPEN
Bestandsgruppe CDU-Bundespartei
Für die CDU-Bundesgeschäftsstelle existieren Aktenpläne aus -
schließlich für die Adenauer-Zeit. Sie bieten zwar, wie bereits
dargelegt, im Unterschied zu Aktenverzeichnissen im staatlichen
und kommunalen Sektor keinen Bewertungsrahmen für die
Kassation ganzer Aktengruppen, sind aber ein wichtiges Hilfs -
mittel für die Ermittlung von Neben- und Parallel-Registraturen,
die bei der Bewertungsentscheidung zu berücksichtigen sind. Als
unverzichtbar haben sich Organigramme, Telefonlisten, die
Funktionen der Mitarbeiter ausweisen, Rechenschaftsberichte des
General sekretärs auf dem CDU-Parteitag und der Pressedienst
für die Funktions- und Mandatsträger, Union in Deutschland
(UID), erwiesen. Anhand der Organigramme lassen sich Bedeutung
und Aufgaben der aktenführenden Stellen ablesen, Hauptund
Nebenüberlieferungen voneinander trennen und Redun -
danzen vermeiden. 12
5 Handelt es sich um eine Eigentumsübertragung, können Kassationen ohne
Rücksprache mit dem Aktenbildner gemäß den Bewertungsrichtlinien des Archivs
durchgeführt werden. Bei Deposita sind in Anlehnung an die Regelungen
des Bundesarchivs die Möglichkeit der Kassation vertraglich festgehalten.
Demzufolge wird nicht archivwürdiges Material kassiert, anderenfalls wird es
an den Eigner zurückgeführt. Diese Standardklausel hat sich in der Praxis sehr
gut bewährt und für die Archivare eine entsprechende Rechtssicherheit geschaffen.
6 Bewertet wurden von 14.000 Aktenordnern 980 laufende Meter; sie mussten
mit den 425 laufenden Metern des im ACDP vorhandenen und bereits verzeichneten
Archivbestands abgeglichen werden. Zwanzig laufende Meter des 1998
übernommenen Schriftguts wurden verzeichnet. Kassiert wurden 121 Meter.
Durch dieses Verfahren ist es gelungen, den noch nicht erschlossenen Bestand
für die Benutzung durch eine EDV-gestützte Standortliste, die die einzelnen
Aktengruppen einschließlich Laufzeit enthält, zugänglich zu machen.
7 Vgl. dazu Angela Keller-Kühne: Methodische Aspekte der Bewertung, Ordnung
und Verzeichnung eines Politikernachlasses. Darstellung am Beispiel der Akten
des ehemaligen deutschen Außenministers Gerhard Schröder. In: Archive
und Kulturgeschichte. Referate des 70. Deutschen Archivtags 21. - 24. September
1999 in Weimar. Hg. v. Diether Degreif. Siegburg 2001, S. 133-149.
8 Vgl. dazu: Angela Keller-Kühne: Vom Papierberg zum Geschichtsbuch. Oder
das schwierige Geschäft der archivischen Bewertung. Bericht über eine Veranstaltung
des ACDP zum Thema „Bewertung von Schriftgut in den Archiven
der politischen Stiftungen“, Januar 2000 (www.kas.de/upload/dokumente/acdp_bewertung.pdf
[abgerufen am 18.3.2009]).
9 Eine Übersicht über die Drucksachen des Europäischen Parlaments und des
europäischen Hochschulinstituts in Florenz findet sich im Internet unter
„www.eui.eu/ bzw. http://eur-lex.europa.eu/de/index.htm“ und „http://europa.eu/“.
Die Datenbank „EUR-Lex“ bietet den Zugang zum Amtsblatt der Europäischen
Union, zu den Verträgen, Rechtsetzungsakten, vorbereitenden
Rechtsakten und zur Rechtsprechung einschließlich umfangreicher Suchmöglichkeiten.
10 Der Katalog enthält konkrete Handlungsanweisungen für den Umgang mit
Materialsammlungen, Amts- und Gesetzblätter, Drucksachen, Presseschauen
der Partei, der Parlamente und der Fraktionen sowie fremder Registraturbildner,
Statistiken, Unterlagen zum Büro- und Geschäftsbedarf, Veranstaltungsorganisation,
Petitionen und Publikumspost, Bewerbungen, Tageskopien.
11 Vgl. unten den Bewertungskatalog für die einzelnen Bestandsgruppen.
12 Anhand der Organigramme lässt sich ermitteln, wer in welcher Funktion welche
Unterlagen erarbeitet hat, ob die Unterlagen auf der Leitungs- oder der
Arbeitsebene entstanden sind und ob es sich bei diesen Unterlagen um einmaliges
Schriftgut oder um Mehrfachschriftgut handelt.
ARCHIVAR 62. Jahrgang Heft 02 Mai 2009