ARCHIVAR 209 - Archive in Nordrhein-Westfalen

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ARCHIVAR 62. Jahrgang Heft 02 Mai 2009
AUFSÄTZE
ÜBERLIEFERUNGSSICHERUNG UND
BEWERTUNG ALS FACHAUFGABE
Rechtliche Grundlage für die Übernahme von Schrift- und
Sammlungsgut sind privatrechtliche Verträge mit den jeweiligen
Aktenbildnern. 5 Archivgut kann von ihnen dem Archiv übereignet
oder in Form eines Depositums im Archiv hinterlegt werden.
Übernahmen erfolgen als:
– regelmäßige Abgaben aus den Geschäftsstellen der Partei – in
der Regel in einem Turnus von drei bis fünf Jahren – sowie bei
der CDU/CSU-Bundestagsfraktion und den Landtagsfraktionen
am Ende der Legislaturperiode;
– außergewöhnliche und unplanmäßige Abgaben infolge von
Umzügen (Beispiel: Berlin-Umzug), Personalwechsel oder
Zusammenlegung von Geschäftsstellen (Beispiele: Umorganisation
von Kreisverbänden, Auflösung der Geschäftsstellen in
der ehemaligen DDR);
– Abgabe von Schriftgut von Privatpersonen (in der Regel nach
dem Ausscheiden aus dem Amt oder durch die Rechtsnachfolger
nach dem Tod).
Zentrale Aufgabe der Aufbauzeit des Archivs in den 1970er und
1980er Jahren war die Überlieferungssicherung. In jenen Jahren
fand Bewertung kaum statt. Überlegungen, welche Dokumente
für die Überlieferungsbildung der Union letztendlich dauerhaft
zu verwahren sind, spielten eine eher untergeordnete Rolle.
Zunehmender Platzbedarf durch wachsende Aktenberge, Knappheit
der Magazinreserven und letztendlich auch die Notwendigkeit,
Archivmaterialien einem wachsenden Benutzerkreis zur
Verfügung zu stellen, führten zum Umdenken und zur Veränderung
des Aufgabenprofils der Archivarinnen und Archivare.
Die Beschäftigung mit der Frage, auf welcher Ebene der Partei
politische Entscheidungsprozesse initiiert und durch welche
Personen Entscheidungen beeinflusst und getroffen werden, ge -
wann für die Arbeit der Archivare zunehmend an Bedeutung.
Die Fülle der Materialien nutzbar zu machen, erforderte ein alle
Be standsgruppen des Archivs umfassendes Konzept hinsichtlich
his torischer Bedeutung, Bewertungs- und Erschließungsstrate -
gien.
Akuter Handlungsbedarf für eine Professionalisierung des Be -
wertungsgeschäfts entstand nach der Bundestagswahl 1998, als
über 900 laufende Archivmeter Schriftgut von Abgeordneten ins
Archiv überführt wurden und die Lagerkapazität an Grenzen
stieß. Mit einer weiteren großen Materialflut sah sich das Archiv
durch den Berlin-Umzug der CDU/CSU-Bundestagsfraktion und
der Bundesgeschäftsstelle der CDU konfrontiert. Allein aus der
Bundesgeschäftsstelle standen im Jahr 2000 ca. 14.000 Aktenordner
zur Bewertung an. Die Zahlen für die Fraktionsakten bewegen
sich in einer ähnlicher Größenordnung. 6
Im Schrifttum der klassischen Archivlehre fanden sich für die
Bewertung von Parteiakten (darunter sind die Organisationsakten
aus den einzelnen Ebenen der Partei, der Vereinigungen und
der Fraktionen zu verstehen) und von Personenschriftgut keine
allgemeinen und verbindlichen Handlungsanweisungen. Die für
den staatlichen und kommunalen Bereich entwickelten Modelle,
die auf der Grundlage von Aktenplänen und Schriftgutverzeichnissen
erstellt wurden, erwiesen sich für Partei- und Privatschriftgut
als wenig hilfreich.
In der alltäglichen Praxis machen einfache und unprofessionelle
Ablageformen loser und ungeordneter Materialien – ein Phänomen,
das besonders nach den letzten Bundestagswahlen stark
zugenommen hat – den Archivaren bei der Bewertungsentscheidung
und bei den Erschließungsarbeiten das Leben schwer.
Unter Berücksichtigung dieser Faktoren wurde in den folgenden
Jahren in unserem Hause ein mehrstufiges verbindliches Modell
für die Bewertung und Überlieferungsbildung erarbeitet. Ein
erster Erfahrungsbericht hinsichtlich der Bewertung von Personennachlässen
wurde 1999 auf dem Deutschen Archivtag in
Weimar vorgestellt. 7 Einen weiteren Schritt zur Bewältigung des
Bewertungsproblems unternahmen die Archive der politischen
Stiftungen im Frühjahr 2000, als sie sich zu einem Erfahrungsaustausch
im Rahmen eines Workshops zusammenfanden und
über das Kassationsproblem diskutierten. 8 Seit 2001 ist das
Archiv für Christlich-Demokratische Politik Mitglied im Arbeitskreis
„Archivische Bewertung“ im Verband deutscher Archivarinnen
und Archivare, einem wichtigen Forum für den permanenten
Erfahrungsaustausch und die Weiterentwicklung von Bewer -
tungs modellen für Parteischriftgut.
In einer ersten Phase der Schriftgutbewertung wurde in unserem
Haus eine Übersicht über die in der zeitgeschichtlichen Bibliothek
und in der Zentralen Presse- und Mediendokumentation
vorhandenen Druckschriften, Drucksachensammlungen auf
nationaler und internationaler Ebene erstellt. Die Liste enthält
eine detaillierte Übersicht über die vorhandenen Sammlungen
wie Bundesgesetzblatt, Bundes- und Landtagsprotokolle, Bundesund
Landtagshandbücher sowie Publikationen und Periodika der
CDU und ihrer Vereinigungen einschließlich Tagungsbänden,
Statuten und grauer Literatur. 9 Auf dieser Grundlage konnten
zunächst einmal das in den Schriftgutbeständen vorhandene
Bibliotheks- und Dokumentationsgut ermittelt und entsprechend
kassiert werden. In den darauffolgenden Jahren kamen in einer
zweiten Phase die Internetangebote der Parlamente, der CDU-
Fraktionen, der CDU einschließlich Gliederungen und Vereinigungen
sowie auch der Abgeordneten als weitere Hilfsmittel für
die Schriftgutbewertung hinzu.
Für die inhaltliche Bewertung wurde schließlich in einer dritten
Phase eine Übersicht über die Organisations- und Geschäftsverteilungspläne
(einschließlich Aufgabenbeschreibungen der ein -
zelnen Organisationseinheiten wie beispielsweise der Kreisgeschäftsstellen
und Kreisgeschäftsführer), Aktenpläne, Organigramme,
Arbeitsordnungen der Bundestagsfraktion sowie Rechenschaftsberichte,
Jahresberichte der Fraktionen und Geschäftsstellen
sowie der Chroniken und Festschriften erstellt.
Die Bestandsanalyse ergab folgenden Befund:
Für die Schriftgutbewertung fehlen in der Regel die klassischen
Hilfsmittel wie Aktenpläne, Abgabeverzeichnisse und Anweisungen
für Aktenführung und Schriftgutverwaltung. Aktenpläne
bzw. Aktenverzeichnisse existieren lediglich für die CDU/CSU-
Bundestagsfraktion und für die Archivbestände CDU in der
ehemaligen DDR. Für die Bundesgeschäftsstelle, also die Über -
lieferung der Bundespartei, sind solche Verzeichnisse nur für die
1950er Jahre vorhanden. Auf Landes- und Bezirksebene, bei den
regionalen Gliederungen der CDU oder den Abgeordneten sind
Registraturhilfsmittel die große Ausnahme. Hinzu kommt, dass
professionelle Ablagen fast ausschließlich bei Abgeordneten der
älteren Generation vorhanden sind, wie beispielsweise bei Konrad
Adenauers Außenminister Gerhard Schröder. Für diesen
Bestand existiert auch ein Aktenplan, der die Bewertung und
Erschlie ßung wesentlich erleichtert hat.