ARCHIVAR 209 - Archive in Nordrhein-Westfalen

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136 ARCHIVAR 62. Jahrgang Heft 02 Mai 2009 AUFSÄTZE jedoch abzuwägen, ob dies aktiv sammelnd oder passiv übernehmend geschehen sollte, denn letzteres ist möglich, soweit z. B. die Verwaltung Flugblattsammlungen anlegt, aber auch durch Über - nahme von Flugblattsammlungen von Privatpersonen. Hier zeigt sich der Vorteil eines vom Inhalt ausgehenden Dokumentationsprofils: Es ist unerheblich, woher genau eine Überlieferung stammt, die solche Inhalte dokumentieren soll, so dass das einzelne Archiv die Möglichkeit behält, den jeweils vor Ort passenden Weg einzuschlagen. FORSCHUNGSERGEBNISSE UND DRITTMITTEL Wichtig war der Arbeitsgruppe stets auch die Frage, ob bestimmte Informationen überhaupt aus Archivgut entnommen werden sollten, oder ob nicht Bibliotheksgut die bessere Form der Überlieferung darstellt. Dies ist insbesondere im Bereich der Forschung der Fall, wo sowohl für das Nachvollziehen der Forschungsergebnisse, als auch für die Information über durchgeführte Projekte vielfach gedruckte Informationen die erste Wahl darstellen. Für die Forschungsergebnisse ist dies leicht einsichtig, bildet die Publikation doch den Abschluss fast jeden Forschungsprojekts. Auch eine Übersicht über alle an einem Lehrstuhl oder in einem Institut durchgeführten Projekte kann man überall dort leicht außerhalb der Akten finden, wo Forschungs- oder Jahresberichte, in neuerer Zeit auch Forschungsdatenbanken vorliegen. Die Archivierung von Akten ist daher nur sinnvoll, soweit sie unveröffentlichte Informationen enthalten. Doch auch hier ist eine zurückhaltende Archivierung angezeigt. Die Masse der forschungsbezogenen Unterlagen in den Registraturen (d. h., wenn die Nachlässe unberücksichtigt bleiben) spiegeln nicht die Forschung selbst wieder, sondern nur ihre verwaltungstechnische und finanzielle Begleitung. Sie sind also weithin forschungsfern und deshalb kassabel. Dies trifft vor allem auf die Einzelabrechnung von Projektmitteln zu, auf Haushaltsüberwachungslisten und Mittelanforderungen, auf die Raumvergabe für Projektpersonal oder die Beschaffung von Verbrauchsmaterial aus Projektmitteln. In aller Regel – begründete Ausnahmen sind allerdings nie auszuschließen – sind solche Unterlagen selbst bei Projekten zu vernichten, die wissenschaftlich gesehen eine große Bedeutung hatten. Es ist jedoch nur bedeutsam, die Rahmenbedingungen solcher Projekte zu kennen, nicht jedes administrative Detail – also z. B. die Gesamtsumme und den Finanzierungsplan bei Drittmitteln, nicht aber jede Monatsabrechnung. Insgesamt wird daher die aktenmäßige Überlieferung zu Forschungsprojekten trotz ihrer herausgehobenen Bedeutung innerhalb der Tätigkeit einer Universität quantitativ eher gering bleiben. FORMALE KRITERIEN Die starke Betonung inhaltlicher Kriterien der Bewertung und Überlieferungsbildung macht es jedoch keineswegs überflüssig, für die konkreten Entscheidungen formale Kriterien wie Zuständigkeiten im Rahmen der Geschäftsverteilung, Federführung oder die jeweilige Geschäftsordnung zu berücksichtigen. Gerade die Suche nach konzentrierter und aggregierter Überlieferung macht es erforderlich, die Stelle im Aufbau einer Universität auszumachen, an der solche Überlieferungen entstehen. Das kann dann dazu führen, die Unterlagen anderer Stellen im jeweiligen Bereich nicht mehr zu berücksichtigen und pauschal zur Kassation freizugeben und die künftige Arbeit so von Einzelentscheidungen zu entlasten. So wird im Regelfall die archivwürdige Überlieferung aus den einzelnen Instituten recht begrenzt bleiben, weil die Zuständigkeit für Personal, Haushalt, Beschaffung, Prüfungen, Baufragen usw. auf einer höheren Ebene angesiedelt ist. Indes folgt die Nutzung von formalen Kriterien aus der vorherigen inhaltlichen Zieldefinition, nicht die Bewertungsentscheidung aus einem formalen Kriterium. Aus dem Umstand, dass eine Stelle für eine Aufgabe federführend zuständig ist, folgt also nicht automatisch die Archivwürdigkeit der entsprechenden Unterlagen (ganz oder in Auswahl). Im Zweifel spricht sogar manches dafür, Unterlagen von einer nur beteiligten Stelle zu übernehmen, wenn nämlich die der federführend oder überwiegend zuständigen Stelle nicht zuverlässig zu erhalten sind (z. B. weil sie in nicht systematisch angebotenen Institutsregistraturen zu suchen sind; oder weil es sich um staatliche Unterlagen etwa aus der Bauverwaltung handelt, die zwar dem Staatsarchiv angeboten werden, dort aber nicht mit der aus Universitätssicht wünschenswerten Breite übernommen werden können). ZUSAMMENFASSUNG UND AUSBLICK Das Dokumentationsprofil geht erstens von einer inhaltlichen Zieldefinition der Überlieferungsbildung aus. Archivwürdig in seinem Sinne sind – von Ausnahmen im Einzelfall abgesehen – solche Unterlagen, die diesen Zielen dienen, nicht aber solche, die durchaus einmal in anderen Zusammenhängen interessant werden könnten, aber nicht zu den Zielen passen. Auch die Federführung oder Zuständigkeit, also eine rein formale Betrachtung, wird als einziger Grund für eine Archivierung ausgeschlossen. Formalismus, „Auswertungsoffenheit“ und Dokumentation des Verwaltungshandeln werden als Bewertungsansätze zugunsten einer auf inhaltliche Ziele konzentrierten und damit sowohl umfangmäßig reduzierten, als auch letztlich benutzerfreundlicheren Überlieferung aufgegeben. Um dabei zu vermeiden, dass eine stromlinienförmige, nur auf begrenzte Forschungsprojekte hin ausgeprägte Überlieferung entsteht, gilt zweitens der Grundsatz, über aggregierte und inhaltlich konzentrierte Quellengruppen oder über die stets auch zu berücksichtigende Überlieferung der Bibliotheken eine Grund sicherung an Informationen und Daten auch zu solchen Bereichen sicherzustellen, aus denen keine oder nur wenige Unterlagen übernommen werden sollen. Zur Erreichung dieses Ziels wird für solche Quellengruppen häufig eine Totalarchivierung empfohlen, die überdies ein in der Praxis ohnehin kaum sinnvoll durchzuführendes repräsentatives Sampling überflüssig macht. Da von einer inhaltlichen Zieldefinition ausgegangen wird, ist es in vielen Fällen gleichgültig, von welcher Stelle die übernommenen Unterlagen stammen. Das Dokumentationsprofil integriert auf diese Weise dienstliche Unterlagen und Sammlungen zu einer Gesamtüberlieferung, anstatt sie getrennt voneinander zu sehen. Es ermöglicht darüber hinaus, bei der Umsetzung flexibel auf die Registraturverhältnisse und die Geschäftsverteilung oder sonstige Besonderheiten vor Ort zu reagieren. Gerade letzteres erfordert qualifiziertes Personal, so dass das Dokumentationsprofil nicht im Sinne eines auch von Hilfskräften schematisch umzusetzenden Bewertungskatalogs zu verstehen ist.
Künftig wird es auf Seiten der Universitätsarchive darauf ankommen, die Anwendbarkeit des Dokumentationsprofils in der Praxis zu testen und dazu auch die Diskussion zu einzelnen Bereichen weiterzutreiben und zu vertiefen. Auf der anderen Seite kann es aber auch als Grundlage dafür dienen, die Diskussion sparten - übergreifend weiterzutreiben. Anknüpfungspunkte dazu finden sich zahlreich, etwa im Bereich der Staatsarchive 7 (Wissenschaftsministerien, Staatshochbauämter, Staatliche Prüfungsämter, Forschungsförderung etc.), der Kommunalarchive (regionale Einbindung der Universitäten, Stadtplanung, Wirtschaftsfaktor Universität etc.), der Wirtschaftsarchive (Forschungs- und Technologietransfer, Förderung, Nachwuchsgewinnung etc.) oder der Parteiarchive (Wissenschafts- und Hochschulpolitik, Politikberatung etc.). Die spartenübergreifende Diskussion kann darüber hinaus zeigen, inwieweit sich die hier verfolgten Grundgedanken auch in anderen Kontexten als tragfähig erweisen. 137 DOCUMENTATION REQUIREMENTS FOR UNIVERSITY ARCHIVES The fonds and collections of university archives contain a wide range of records and items, which should reflect the basics of the university’s history as a whole and in essential details. In order to meet the more or less serious lack of resources that nearly all university archives have fonds need to be kept as small as possible without falling below a certain level. The now-published documentation requirements are formulated by a working group of university archivists. They suggest a way for securing the most important files, and avoiding amassing the not so important ones, by focussing on concentrated and condensed sources and their informational value, and by integrating all fonds and collections into a single system. Dr. Max Plassmann vormals: Universitätsarchiv Düsseldorf jetzt: Historisches Archiv der Stadt Köln Willy-Brandt-Platz 3 50679 Köln E-Mail: max.plassmann@stadt-koeln.de 7 Die vom Universitätsarchiv Karlsruhe veranstaltete Frühjahrstagung 2009 der Fachgruppe 8 wird sich dem Thema widmen. ARCHIVAR 62. Jahrgang Heft 02 Mai 2009
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