ARCHIVAR 209 - Archive in Nordrhein-Westfalen

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ARCHIVAR 62. Jahrgang Heft 02 Mai 2009
AUFSÄTZE
jedoch abzuwägen, ob dies aktiv sammelnd oder passiv übernehmend
geschehen sollte, denn letzteres ist möglich, soweit z. B. die
Verwaltung Flugblattsammlungen anlegt, aber auch durch Über -
nahme von Flugblattsammlungen von Privatpersonen. Hier zeigt
sich der Vorteil eines vom Inhalt ausgehenden Dokumentationsprofils:
Es ist unerheblich, woher genau eine Überlieferung
stammt, die solche Inhalte dokumentieren soll, so dass das
einzelne Archiv die Möglichkeit behält, den jeweils vor Ort
passenden Weg einzuschlagen.
FORSCHUNGSERGEBNISSE UND
DRITTMITTEL
Wichtig war der Arbeitsgruppe stets auch die Frage, ob bestimmte
Informationen überhaupt aus Archivgut entnommen werden
sollten, oder ob nicht Bibliotheksgut die bessere Form der Überlieferung
darstellt. Dies ist insbesondere im Bereich der Forschung
der Fall, wo sowohl für das Nachvollziehen der Forschungsergebnisse,
als auch für die Information über durchgeführte
Projekte vielfach gedruckte Informationen die erste Wahl
darstellen. Für die Forschungsergebnisse ist dies leicht einsichtig,
bildet die Publikation doch den Abschluss fast jeden Forschungsprojekts.
Auch eine Übersicht über alle an einem Lehrstuhl oder
in einem Institut durchgeführten Projekte kann man überall dort
leicht außerhalb der Akten finden, wo Forschungs- oder Jahresberichte,
in neuerer Zeit auch Forschungsdatenbanken vorliegen.
Die Archivierung von Akten ist daher nur sinnvoll, soweit sie
unveröffentlichte Informationen enthalten. Doch auch hier ist
eine zurückhaltende Archivierung angezeigt. Die Masse der
forschungsbezogenen Unterlagen in den Registraturen (d. h.,
wenn die Nachlässe unberücksichtigt bleiben) spiegeln nicht die
Forschung selbst wieder, sondern nur ihre verwaltungstechnische
und finanzielle Begleitung. Sie sind also weithin forschungsfern
und deshalb kassabel. Dies trifft vor allem auf die Einzelabrechnung
von Projektmitteln zu, auf Haushaltsüberwachungslisten
und Mittelanforderungen, auf die Raumvergabe für Projektpersonal
oder die Beschaffung von Verbrauchsmaterial aus Projektmitteln.
In aller Regel – begründete Ausnahmen sind allerdings nie
auszuschließen – sind solche Unterlagen selbst bei Projekten zu
vernichten, die wissenschaftlich gesehen eine große Bedeutung
hatten. Es ist jedoch nur bedeutsam, die Rahmenbedingungen
solcher Projekte zu kennen, nicht jedes administrative Detail –
also z. B. die Gesamtsumme und den Finanzierungsplan bei
Drittmitteln, nicht aber jede Monatsabrechnung. Insgesamt wird
daher die aktenmäßige Überlieferung zu Forschungsprojekten
trotz ihrer herausgehobenen Bedeutung innerhalb der Tätigkeit
einer Universität quantitativ eher gering bleiben.
FORMALE KRITERIEN
Die starke Betonung inhaltlicher Kriterien der Bewertung und
Überlieferungsbildung macht es jedoch keineswegs überflüssig,
für die konkreten Entscheidungen formale Kriterien wie Zuständigkeiten
im Rahmen der Geschäftsverteilung, Federführung
oder die jeweilige Geschäftsordnung zu berücksichtigen. Gerade
die Suche nach konzentrierter und aggregierter Überlieferung
macht es erforderlich, die Stelle im Aufbau einer Universität
auszumachen, an der solche Überlieferungen entstehen. Das kann
dann dazu führen, die Unterlagen anderer Stellen im jeweiligen
Bereich nicht mehr zu berücksichtigen und pauschal zur Kassation
freizugeben und die künftige Arbeit so von Einzelentscheidungen
zu entlasten. So wird im Regelfall die archivwürdige
Überlieferung aus den einzelnen Instituten recht begrenzt bleiben,
weil die Zuständigkeit für Personal, Haushalt, Beschaffung,
Prüfungen, Baufragen usw. auf einer höheren Ebene angesiedelt
ist. Indes folgt die Nutzung von formalen Kriterien aus der
vorherigen inhaltlichen Zieldefinition, nicht die Bewertungsentscheidung
aus einem formalen Kriterium. Aus dem Umstand,
dass eine Stelle für eine Aufgabe federführend zuständig ist, folgt
also nicht automatisch die Archivwürdigkeit der entsprechenden
Unterlagen (ganz oder in Auswahl). Im Zweifel spricht sogar
manches dafür, Unterlagen von einer nur beteiligten Stelle zu
übernehmen, wenn nämlich die der federführend oder überwiegend
zuständigen Stelle nicht zuverlässig zu erhalten sind (z. B.
weil sie in nicht systematisch angebotenen Institutsregistraturen
zu suchen sind; oder weil es sich um staatliche Unterlagen etwa
aus der Bauverwaltung handelt, die zwar dem Staatsarchiv
angeboten werden, dort aber nicht mit der aus Universitätssicht
wünschenswerten Breite übernommen werden können).
ZUSAMMENFASSUNG UND AUSBLICK
Das Dokumentationsprofil geht erstens von einer inhaltlichen
Zieldefinition der Überlieferungsbildung aus. Archivwürdig in
seinem Sinne sind – von Ausnahmen im Einzelfall abgesehen –
solche Unterlagen, die diesen Zielen dienen, nicht aber solche,
die durchaus einmal in anderen Zusammenhängen interessant
werden könnten, aber nicht zu den Zielen passen. Auch die
Federführung oder Zuständigkeit, also eine rein formale Betrachtung,
wird als einziger Grund für eine Archivierung ausgeschlossen.
Formalismus, „Auswertungsoffenheit“ und Dokumentation
des Verwaltungshandeln werden als Bewertungsansätze zugunsten
einer auf inhaltliche Ziele konzentrierten und damit sowohl
umfangmäßig reduzierten, als auch letztlich benutzerfreundlicheren
Überlieferung aufgegeben.
Um dabei zu vermeiden, dass eine stromlinienförmige, nur auf
begrenzte Forschungsprojekte hin ausgeprägte Überlieferung
entsteht, gilt zweitens der Grundsatz, über aggregierte und
inhaltlich konzentrierte Quellengruppen oder über die stets auch
zu berücksichtigende Überlieferung der Bibliotheken eine
Grund sicherung an Informationen und Daten auch zu solchen
Bereichen sicherzustellen, aus denen keine oder nur wenige
Unterlagen übernommen werden sollen. Zur Erreichung dieses
Ziels wird für solche Quellengruppen häufig eine Totalarchivierung
empfohlen, die überdies ein in der Praxis ohnehin kaum
sinnvoll durchzuführendes repräsentatives Sampling überflüssig
macht.
Da von einer inhaltlichen Zieldefinition ausgegangen wird, ist es
in vielen Fällen gleichgültig, von welcher Stelle die übernommenen
Unterlagen stammen. Das Dokumentationsprofil integriert
auf diese Weise dienstliche Unterlagen und Sammlungen zu einer
Gesamtüberlieferung, anstatt sie getrennt voneinander zu sehen.
Es ermöglicht darüber hinaus, bei der Umsetzung flexibel auf die
Registraturverhältnisse und die Geschäftsverteilung oder sonstige
Besonderheiten vor Ort zu reagieren. Gerade letzteres erfordert
qualifiziertes Personal, so dass das Dokumentationsprofil nicht
im Sinne eines auch von Hilfskräften schematisch umzusetzenden
Bewertungskatalogs zu verstehen ist.