ARCHIVAR 209 - Archive in Nordrhein-Westfalen
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<strong>ARCHIVAR</strong> 62. Jahrgang Heft 02 Mai 2009<br />
AUFSÄTZE<br />
DAS DOKUMENTATIONS -<br />
PROFIL FÜR ARCHIVE<br />
WISSENSCHAFTLICHER<br />
HOCHSCHULEN<br />
von Max Plassmann<br />
Die vom Universitätsarchiv Saarbrücken organisierte Frühjahrstagung<br />
2006 der Fachgruppe 8 im Verband deutscher Archivar<strong>in</strong>nen<br />
und Archivare (<strong>Archive</strong> der Hochschulen sowie wissenschaftlicher<br />
Institutionen) war dem Rahmenthema Bewertung gewidmet.<br />
1 Die Vorträge und Diskussionen führten zur Bildung e<strong>in</strong>er<br />
Arbeitsgruppe 2 , die sich <strong>in</strong> den folgenden Jahren mit der Erstellung<br />
e<strong>in</strong>es Dokumentationsprofils 3 für Universitäts- und Hochschularchive<br />
befasste. Dieses fasst den Stand der Bewertungsdiskussion<br />
im Hochschulbereich zusammen und dient gleichzeitig<br />
als Handreichung für die praktische Arbeit. Trotz verschiedener<br />
E<strong>in</strong>zelbeiträge und Aufrisse <strong>in</strong> der Literatur 4 fehlte bislang e<strong>in</strong><br />
solches übergreifendes Gesamtkonzept der universitären Überlieferungsbildung,<br />
was sowohl h<strong>in</strong>sichtlich der angestrebten Transparenz<br />
und Systematik der Überlieferungsbildung als auch unter<br />
dem Ressourcenaspekt und mit Blick auf Bedarfsanmeldungen<br />
gegenüber den Unterhaltsträgern als unbefriedigend empfunden<br />
wurde.<br />
AKTENÜBERLIEFERUNG UND<br />
SAMMLUNGEN<br />
Dabei g<strong>in</strong>g es nicht alle<strong>in</strong> um die Bewertung von Altakten aus<br />
den Registraturen der Universitäten, sondern um die Überlieferungsbildung<br />
<strong>in</strong>sgesamt, also unter E<strong>in</strong>schluss der Sammlungen,<br />
und hier <strong>in</strong>sbesondere der Nachlässe von Professor<strong>in</strong>nen und<br />
Professoren. Dieser Ansatz wurde nicht alle<strong>in</strong> aus dem pragmatischen<br />
Grund heraus verfolgt, dass nicht selten dienstliche Unterlagen<br />
<strong>in</strong> Nachlässe geraten, während private aus e<strong>in</strong>er Institutsregistratur<br />
angeboten werden, e<strong>in</strong>e strikte Trennung zwischen<br />
Angebot nach Archivgesetz und Sammeln aus Privatbesitz im<br />
Universitätsbereich also gar nicht möglich ist. Wichtiger noch<br />
erschien der Arbeitsgruppe aber die Betrachtung der Überlieferungsbildung<br />
<strong>in</strong>sgesamt, weil die Integration beider Bereiche –<br />
Übernahmen nach Archivgesetz und aktives Sammeln – zu e<strong>in</strong>er<br />
Verdichtung der Gesamtüberlieferung auf den wesentlichen Kern<br />
führen kann. Damit können nicht nur die stets knapp bemesse-<br />
nen Ressourcen der <strong>Archive</strong> geschont werden; es steigert auch die<br />
Qualität der Überlieferungsbildung im H<strong>in</strong>blick auf die Interessen<br />
der Benutzer, denen es nicht auf möglichst viel, sondern auf<br />
e<strong>in</strong>e möglichst aussagekräftige Überlieferung unter Verzicht auf<br />
unnötigen Ballast ankommt.<br />
E<strong>in</strong>e geme<strong>in</strong>same Betrachtung von Aktenüberlieferung und<br />
Sammlungen erfordert fast zw<strong>in</strong>gend e<strong>in</strong>e <strong>in</strong>haltliche Herangehensweise,<br />
denn re<strong>in</strong> formale Bewertungsverfahren, die etwa<br />
nach Zuständigkeiten, Federführung und anderem im Verwaltungsprozess<br />
fragen und daran die konkreten Bewertungsentscheidungen<br />
ausrichten, können weder auf den Sammlungsbereich<br />
angewandt werden, noch werden sie der universitären<br />
Überlieferung gerecht, <strong>in</strong> der weniger formalisierte Verwaltungsprozesse<br />
e<strong>in</strong>e Rolle spielen als mit Forschung und Lehre weith<strong>in</strong><br />
nicht-standardisierte und zum Teil schöpferische Tätigkeiten. 5<br />
Das Bewertungsprofil trägt beidem Rechnung. Zunächst werden<br />
<strong>in</strong>haltlich gefasste Dokumentationsbereiche identifiziert, die über<br />
die Überlieferung e<strong>in</strong>es Universitätsarchivs erforschbar gehalten<br />
werden sollten. Es geht hier also um die Ziele der Überlieferungsbildung<br />
<strong>in</strong>sgesamt. In e<strong>in</strong>em zweiten Schritt wurde danach<br />
gefragt, wie dicht die Überlieferung im jeweiligen Dokumentationsbereich<br />
se<strong>in</strong> sollte. E<strong>in</strong> dritter Schritt muss sich schließlich <strong>in</strong><br />
den e<strong>in</strong>zelnen <strong>Archive</strong>n anschließen, wo den im Dokumentationsprofil<br />
benannten Inhalten die konkreten Unterlagen zuzuordnen<br />
s<strong>in</strong>d.<br />
DOKUMENTATIONSBEREICHE<br />
Inhaltlich wird dabei von den Hauptaufgaben von Universitäten<br />
– Forschung und Lehre – ausgegangen. Sie s<strong>in</strong>d zu dokumentieren,<br />
und zwar zum e<strong>in</strong>en unmittelbar, zum anderen aber auch<br />
<strong>in</strong>direkt, <strong>in</strong>dem ihre <strong>in</strong>stitutionellen, personellen, f<strong>in</strong>anziellen<br />
und sonstigen Rahmenbed<strong>in</strong>gungen nachvollziehbar gehalten<br />
werden. Überlieferung, die weder direkt noch <strong>in</strong>direkt <strong>in</strong> erkennbarem<br />
Maße dazu dient, kann demnach als kassabel e<strong>in</strong>gestuft<br />
werden.