20 SÄCHSISCHES ARCHIVBLATT - Archivwesen - Freistaat Sachsen
20 SÄCHSISCHES ARCHIVBLATT - Archivwesen - Freistaat Sachsen
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VON ELEKTRONISCHEN AKTEN BIS<br />
ZU BIOLOGISCHEN ARBEITSSTOFFEN<br />
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Der Registratur einer Behörde haftet im<br />
öffentlichen Bewusstsein, manchmal<br />
auch im Bewusstsein der Mitarbeiter<br />
der Behörde etwas bürokratisch Verzopftes,<br />
Verstaubtes an – da geht es<br />
Registraturen oft genug wie Archiven!<br />
Tatsächlich aber sind Registraturen<br />
zentral für „schlankes“ behördliches<br />
Handeln: Eine gute Schriftgutverwaltung<br />
sorgt dafür, dass die zur Entscheidung<br />
und Erledigung eines Sachverhalts<br />
benötigten Informationen schnell<br />
und vollständig dem Bearbeiter zur<br />
Verfügung stehen. Gleichzeitig garantiert<br />
sie die Nachprüfbarkeit behördlichen<br />
Handelns – ein wesentliches<br />
Element einer Demokratie.<br />
Dass die Arbeit von Registraturen und<br />
Archiven dem Klischee des Verstaubten<br />
nicht entspricht, zeigte die 2. Informationsveranstaltung<br />
mit den<br />
Registraturleitungen der Sächsischen<br />
Staatskanzlei und den Staatsministerien<br />
eindrücklich. Am 24. November<br />
trafen sich 23 Vertreter der genannten<br />
obersten Landesbehörden auf Einladung<br />
des Hauptstaatsarchivs Dresden<br />
zur Besprechung aktueller Entwikklungen<br />
in der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung<br />
und praktischer Fragen<br />
der Aussonderung und der Archivierung.<br />
16 <strong>SÄCHSISCHES</strong><br />
<strong>ARCHIVBLATT</strong> Heft 1 / <strong>20</strong>05<br />
Einen inhaltlichen Schwerpunkt bildete<br />
das neue DOMEA-Aussonderungskonzept,<br />
dessen „Hintergründe und Auswirkungen<br />
auf die Praxis“ Dr. Andrea<br />
Wettmann, Staatsministerium des Innern,<br />
Referat <strong>Archivwesen</strong>, vorstellte<br />
(vgl. hierzu den Beitrag von Andrea<br />
Wettmann in diesem Heft). Der Vortrag<br />
hob wesentliche Aspekte des Aussonderungskonzepts<br />
hervor, speziell die<br />
Aussonderung elektronischer Akten<br />
und die Nutzung von Metadaten für die<br />
Anbietung, Bewertung und Übernahme<br />
von Unterlagen. Angesichts der im<br />
<strong>Freistaat</strong> <strong>Sachsen</strong> geplanten Einführung<br />
der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung<br />
wird der entwickelte Standard<br />
sowohl für die aktenführenden Behörden<br />
als auch für das Sächsische Staatsarchiv<br />
von erheblicher Bedeutung sein.<br />
Elektronische Akten werden erst langsam<br />
Realität, papierne Akten sind in<br />
den letzten fünfzehn Jahren im <strong>Freistaat</strong><br />
<strong>Sachsen</strong> hingegen schon in<br />
großer Menge entstanden. Die Sächsische<br />
Staatskanzlei und einzelne Ministerien<br />
boten dem Hauptstaatsarchiv<br />
Dresden in den vergangenen zwei<br />
Jahren im Alltagsgeschäft nicht mehr<br />
benötigte Unterlagen im Umfang von<br />
ca. 300 lfm zur Übernahme an. Dies<br />
bildet nur einen kleinen Teil der in den<br />
Altregistraturen liegenden Unterlagen<br />
– und so besteht sowohl auf der Seite<br />
der Registraturleitungen wie auf Seite<br />
des Hauptstaatsarchivs Dresden ein<br />
großes Interesse an einer vorausschauenden<br />
und guten Abstimmung des<br />
Aussonderungsverfahrens. Der zweite<br />
Teil der Informationsveranstaltung<br />
widmete sich daher den bisherigen<br />
Erfahrungen bei der Anbietung und<br />
Aussonderung, das heißt Vernichtung<br />
oder Übernahme, von Unterlagen der<br />
obersten Landesbehörden. Davon ausgehend<br />
wurden Möglichkeiten der<br />
Optimierung des Aussonderungsverfahrens<br />
besprochen, vor allem eine<br />
verstärkte Nutzung der Informationstechnik.<br />
Speziell die Erstellung elektronischer<br />
Aussonderungsverzeichnisse<br />
birgt hier Rationalisierungspotenzial,<br />
wie Peter Bayer, Hauptstaatsarchiv<br />
Dresden, am Beispiel einer bereits vollzogenen<br />
Aussonderung des Sächsischen<br />
Staatsministeriums für Wirtschaft<br />
und Arbeit verdeutlichte (s.<br />
Abbildung). Die Erstellung solcher<br />
elektronischen Verzeichnisse wurde<br />
von allen Beteiligten grundsätzlich als<br />
unproblematisch angesehen, die Vorteile<br />
sprechen für sich.<br />
Den Abschluss der Besprechung<br />
bildeten aktuelle Informationen, unter<br />
Bezeichnung Organisationseinheit Aktenzeichen Vorgangstitel Laufzeit Laufzeit Vorschlag Entsch.<br />
der Aktennummer von bis Behörde Archiv<br />
382 Eisenbahnen und Bergbahnen<br />
3829 Straßenbahnen<br />
3829.10 Technische Aufsicht<br />
3829.1 Technische Aufsicht 56 Eisenbahn, ÖPNV 3829.1/1 [ausführlich] 1991 1992 V V<br />
3829.1 Technische Aufsicht 56 Eisenbahn, ÖPNV 3829.1/2 [ausführlich] 1991 1991 V V<br />
3829.11 Fahrzeuge<br />
3829.11 Fahrzeuge 56 Eisenbahn, ÖPNV 3829.11/2 [ausführlich] 1989 1990 A A<br />
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GEKÜRZTES BEISPIEL EINES ELEKTRONISCHEN AUSSONDERUNGSVERZEICHNISSES (EXCEL)<br />
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DES SÄCHSISCHEN STAATSMINISTERIUMS FÜR WIRTSCHAFT UND ARBEIT
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