bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT
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6. Konzepterstellung zur papierlosen Archivierung Digitalisierung soll die Restakte vom medizinischen Personal auf diese Dokumente überprüft und die betroffenen Dokumente aussortiert werden. Entscheidung 3 Dezentrales Aussortieren der stationären Restakte vor dem Scannen Die aussortierte stationäre Restakte mit den papierbasierten Dokumenten, die in Ka- pitel Ergebnisse der Systemanalyse (Tabelle 4.6) beschrieben sind, soll zentral durch einen Hochleistungsscanner (Anforderung 2.1) digitalisiert werden. Es soll nach der Entlassung des Patienten die Restakte, so wie diese derzeit für die konventionelle Archivierung freigegeben wird, künftig zur Scanzentrale gebracht werden. Im An- schluss an die Digitalisierung soll die Restakte nach einer Aufbewahrungszeit von einem Monat vernichtet werden (Anforderung 1.1). Das digitalisierte Dokument ist im KAS als PDF abrufbar (Anforderung 2.5). Entscheidung 4 Zentrales, zeitnahes Scannen der stationären Restakten Entscheidung 5 Vernichtung der originalen Restakten nach einem Monat Entscheidung 6 Digitalisierte Restakte im KAS als PDF abrufbar Die Aktenart soll in den Metadaten als “Restakte“ geführt werden (Anforderung 2.3). Beim Scannen wird ein PDF erstellt, wordurch das gezielte Suchen nach Do- kumenten erschwert wird (siehe Abschnitt Umsetzungsmöglichkeiten). Es soll die Entscheidung der Fachabteilungen sein, Dokumentenklassen durch die Verwendung von Barcode-Trennblättern in der Restakte den Metadaten hinzuzufügen. Es sollen dezentral einzelne Dokumente gescannt und mit Hilfe des Barcodesystems dem Pati- enten und Fall zugeordnet werden. Die Dokumententypen der dezentral gescannten Dokumente werden manuell indexiert (Anforderung 2.4). Entscheidung 7 Barcodesystem für zentral gescannte Restakten mit automati- scher Indexierung Entscheidung 8 Barcode-Trennblätter als fachabteilungsabhängige Lösung zur Indexierung von Dokumentenklassen in der Restakte Entscheidung 9 Barcodesystem für dezentral gescannte Dokumente mit manu- eller Indexierung von Dokumententypen 86
6. Konzepterstellung zur papierlosen Archivierung Da verschiedene Dokumente Informationen in Farben enthalten (wie in Kapitel Sys- tembewertung erläutert), sollen diese farblich gescannt werden. Für analoge Durch- lichtbilder in den Restakten sollen die Grauwerte richtig dargestellt werden. Der Rest soll in Schwarzweiß gescannt werden, um das Datenvolumen gering halten zu können (Anforderung 1.1). Entscheidung 10 Scannen in Farbe, Graustufen und Schwarzweiß 6.3.2. Ressourcen für die papierlose Archivierung Die folgenden Entscheidungen zur Ressourcenplanung wurden ebenfalls während des Verifikationsworkshops getroffen. Den Anforderungen bezüglich der Qualität folgend (Anforderung 4.1 bis 4.4) sollen Restakten zentral gescannt werden. Es soll eine Scanzentrale für den somatischen Bereich eingerichtet werden. Dafür bietet sich das ehemalige Büro der Verwaltung, im 2. Untergeschoss, Haus 10, an. Für den psychiatrischen Bereich soll als Scanstelle das Schreibbüro fungieren. Entscheidung 11 Es soll eine Scanzentrale für den somatischen Bereich einge- richtet werden Entscheidung 12 Es sollen stationäre Restakten der Psychiatrie im Schreibbüro gescannt werden Der Anforderung 4.2 und 4.3 entsprechend, sollen mehrere Mitarbeiter den Scanvor- gang übernehmen, um entsprechende Qualität der gescannten Dokumente gewähr- leisten zu können. Entscheidung 13 Es sollen zwei Planstellen zu je 50% für die zentrale Digitali- sierung der Restakten im somatischen Bereich geschaffen werden Es wird geplant, aufgrund der Anforderungen bezüglich Quantität (Anforderungen 3.1 bis 3.3) zwei Hochleistungsscanner für den somatischen Bereich einzusetzen. Für den psychiatrischen Bereich ist ein DIN-A3-fähiger Scanner ausreichend, mit dem Fieberkurven digitalisiert werden können. 87
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6. <strong>Konzept</strong>erstellung <strong>zur</strong> <strong>papierlosen</strong> <strong>Archivierung</strong><br />
Digitalisierung soll die Restakte vom medizinischen Personal auf diese Dokumente<br />
überprüft und die betroffenen Dokumente aussortiert werden.<br />
Entscheidung 3 Dezentrales Aussortieren der stationären Restakte vor dem<br />
Scannen<br />
Die aussortierte stationäre Restakte mit den papierbasierten Dokumenten, die in Ka-<br />
pitel Ergebnisse der Systemanalyse (Tabelle 4.6) beschrieben sind, soll zentral durch<br />
<strong>ein</strong>en Hochleistungsscanner (Anforderung 2.1) digitalisiert werden. Es soll nach der<br />
Entlassung des Patienten die Restakte, so wie diese derzeit <strong>für</strong> die konventionelle<br />
<strong>Archivierung</strong> freigegeben wird, künftig <strong>zur</strong> Scanzentrale gebracht werden. Im An-<br />
schluss an die Digitalisierung soll die Restakte nach <strong>ein</strong>er Aufbewahrungszeit von<br />
<strong>ein</strong>em Monat vernichtet werden (Anforderung 1.1). Das digitalisierte Dokument ist<br />
im KAS als PDF abrufbar (Anforderung 2.5).<br />
Entscheidung 4 Zentrales, zeitnahes Scannen der stationären Restakten<br />
Entscheidung 5 Vernichtung der originalen Restakten nach <strong>ein</strong>em Monat<br />
Entscheidung 6 Digitalisierte Restakte im KAS als PDF abrufbar<br />
Die Aktenart soll in den Metadaten als “Restakte“ geführt werden (Anforderung<br />
2.3). Beim Scannen wird <strong>ein</strong> PDF erstellt, wordurch das gezielte Suchen nach Do-<br />
kumenten erschwert wird (siehe Abschnitt Umsetzungsmöglichkeiten). Es soll die<br />
Entscheidung der Fachabteilungen s<strong>ein</strong>, Dokumentenklassen durch die Verwendung<br />
von Barcode-Trennblättern in der Restakte den Metadaten hinzuzufügen. Es sollen<br />
dezentral <strong>ein</strong>zelne Dokumente gescannt und mit Hilfe des Barcodesystems dem Pati-<br />
enten und Fall zugeordnet werden. Die Dokumententypen der dezentral gescannten<br />
Dokumente werden manuell indexiert (Anforderung 2.4).<br />
Entscheidung 7 Barcodesystem <strong>für</strong> zentral gescannte Restakten mit automati-<br />
scher Indexierung<br />
Entscheidung 8 Barcode-Trennblätter als fachabteilungsabhängige Lösung <strong>zur</strong><br />
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