bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT
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6. <strong>Konzept</strong>erstellung <strong>zur</strong> <strong>papierlosen</strong> <strong>Archivierung</strong><br />
Scannen dezentral<br />
Beim dezentralen Scannen werden auf den verteilten Scanarbeitsplätzen Dokumente<br />
<strong>ein</strong>gescannt. Diese Aufgaben werden in den Sekretariaten von den Schreibkräften<br />
sowie von medizinischem Personal durchgeführt.<br />
Vorteile<br />
+ Scannen bereits möglich, wenn die Akte noch auf der Station ist<br />
+ K<strong>ein</strong>e weiten Transportwege der Dokumente<br />
+ Zeitnahes Scannen, dort wo Patient behandelt wird<br />
+ Weniger Aufwand <strong>für</strong> zentrales Scanpersonal<br />
Nachteile<br />
- K<strong>ein</strong>e <strong>ein</strong>fachen Qualitätskontrollen der gescannten Dokumente möglich<br />
- Mehr-Augen Prinzip nicht <strong>ein</strong>fach umsetzbar<br />
- Mehraufwand im Versorgungsbereich<br />
- Nur Papierformate bis DIN-A4 mit bestehender Ausstattung möglich<br />
6.2.2. Trennblätter vs. k<strong>ein</strong>e Trennblätter<br />
Beim zentralen Scannen wird die Aktenart “Restakte“ indexiert. Es entsteht <strong>ein</strong><br />
PDF Dokument, das alle Dokumententypen der Restakte b<strong>ein</strong>haltet, wie bereits in<br />
den technischen Anforderung erläutert. Sollen auch die Dokumententypen im Mas-<br />
senscanning berücksichtig werden, müssen da<strong>für</strong> Trennblätter mit Barcodes erstellt<br />
werden, die <strong>ein</strong>e S<strong>am</strong>mlung darauf folgender Dokumentenklassen signalisieren (z.B.<br />
externe Laborbefunde, Dokumente der Anästhesie, histologische Befunde, Patien-<br />
tenaufklärungen, usw.).<br />
Vorteile<br />
+ Dokumentenklassen werden indexiert<br />
+ Bessere Übersichtlichkeit in der gescannten Restakte<br />
+ Schnelleres Wiederauffinden von Dokumenten in der ePA<br />
+ Sinnvolle Ordnung in der Restakte<br />
Nachteile<br />
- Mehraufwand <strong>für</strong> medizinisches Personal (Dokumententypen müssen zu Do-<br />
kumentenklassen in der Restakte gruppiert werden)<br />
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