bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT
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6. Konzepterstellung zur papierlosen Archivierung Die in den Akten enthaltenen Dokumente können durch Trennblätter, auf denen wiederum ein Barcode gedruckt ist, gruppiert werden. Dadurch werden in den Me- tadaten weitere Beschreibungen zu den enthaltenen Dokumentenklassen (Kapitel Grundlagen und Definitionen) gegeben, was das Wiederfinden erleichtert. Anforderung 2.4 Metadaten einzelner Dokumente Auch die einzeln gescannten Dokumente werden durch Barcodes indexiert. Der auf dem Dokument angebrachte Barcode enthält wieder die Information über Patienten ID und Fallnummer. Anschließend soll der entsprechende Dokumententyp (Kapitel Grundlagen und Definitionen) manuell nach Vorgaben indexiert werden. Folgende Beschreibungen sollen in den Metadaten der einzeln gescannten Dokumente enthalten sein: • Patientenzugehörigkeit (Fallnummer und Patienten ID) • Dokumententyp (z.B. externer Histologie-Befund) • Verantwortlicher für eingescanntes Dokument • Scandatum und -uhrzeit • Autor des Dokumentes (z.B.: verantwortlicher Arzt) Anforderung 2.5 Verfügbarkeit der gescannten Dokumente im KAS Es soll die digitalisierte Restakte zu einem Patienten im KAS als ein PDF Dokument geöffnet werden können. Wie in Kapitel Grundlagen und Definitionen erläutert, werden zu diesem Zweck Referenz-Pointer verwendet. 78
6. Konzepterstellung zur papierlosen Archivierung 6.1.3. Anforderungen bezüglich dem Mengengerüst Anforderung 3.1 Stationäre Restakten Im Leistungsbericht des LKH Hall [21] für das Jahr 2011 sind 23.682 stationäre Entlassungen angegeben. Dadurch entstehen monatlich etwa 2.000 zu archivierende Restakten auf den Stationen im somatischen und psychiatrischen Bereich. Diese sollen durch ersetzendes Scannen digitalisiert werden. Die papierbasierten Dokumente, die künftig zu scannen sind, können der Excelta- belle zur Dokumentenerhebung (Anhang A) entnommen werden. Durchschnittlich sind 7,2 papierbasierte Dokumente in einer Restakte enthalten. Künftig sollen daher im Schnitt 170.500 papierbasierte Dokumente jährlich digitalisiert werden. Aus Ta- belle 4.6 Kapitel Ergebnisse der Systemanalyse ist eine mittlere Seitenzahl der zehn häufigsten Papierdokumente angegeben. Daraus ergibt sich, dass in etwa 205.000 Blätter jährlich gescannt werden müssen. Ebenfalls aus Tabelle 4.6 ist ersichtlich, dass Papierformate bis DIN-A3 in den Restakten vorkommen können. Wie in Kapitel Systembewertung beschrieben, sollen die Dokumententypen Fieber- kurve und Pflegebericht farblich und Durchlichtbilder in Graustufen gescannt wer- den. Anforderung 3.2 Ambulante Restakten im somatischen Versorgungsbereich Im somatischen Ambulanzbereich wird bereits papierlos archiviert. Auf den vorhan- denen Scanarbeitsplätzen werden dezentral mitgebrachte Dokumente des Patienten und der Papieranteil der Ambulanzdokumentation eingescannt – wie in Kapitel Er- gebnisse der Systemanalyse beschrieben. Anforderung 3.3 Ambulante Restakten im psychiatrischen Versorgungsbereich Über den Umfang der papierbasierten Dokumentation im ambulanten Bereich der Psychiatrie können keine ausschlaggebenden Zahlen präsentiert werden. Das ver- bleibende Papier nach der ambulanten Versorgung soll durch Scannen digitalisiert werden. 79
- Seite 39 und 40: 3. Methoden Abbildung 3.2.: Arbeits
- Seite 41 und 42: 3. Methoden Abbildung 3.3.: Abfrage
- Seite 43 und 44: 3. Methoden 3. Patient war schon ei
- Seite 45 und 46: 3. Methoden 3.3. Modellierung und V
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- Seite 49 und 50: 3. Methoden 3.4. Methoden zur Syste
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- Seite 55 und 56: 4. Ergebnisse der Systemanalyse 4.1
- Seite 57 und 58: 4. Ergebnisse der Systemanalyse Tab
- Seite 59 und 60: 4. Ergebnisse der Systemanalyse 4.2
- Seite 61 und 62: 4. Ergebnisse der Systemanalyse 4.2
- Seite 63 und 64: 4. Ergebnisse der Systemanalyse Die
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- Seite 71 und 72: 4. Ergebnisse der Systemanalyse Abb
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- Seite 75 und 76: 5. Systembewertung 5. Systembewertu
- Seite 77 und 78: 5. Systembewertung 5.2. Schwachstel
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6. <strong>Konzept</strong>erstellung <strong>zur</strong> <strong>papierlosen</strong> <strong>Archivierung</strong><br />
6.1.3. Anforderungen bezüglich dem Mengengerüst<br />
Anforderung 3.1 Stationäre Restakten<br />
Im Leistungsbericht des LKH Hall [21] <strong>für</strong> das Jahr 2011 sind 23.682 stationäre<br />
Entlassungen angegeben. Dadurch entstehen monatlich etwa 2.000 zu archivierende<br />
Restakten auf den Stationen im somatischen und psychiatrischen Bereich. Diese<br />
sollen durch ersetzendes Scannen digitalisiert werden.<br />
Die papierbasierten Dokumente, die künftig zu scannen sind, können der Excelta-<br />
belle <strong>zur</strong> Dokumentenerhebung (Anhang A) entnommen werden. Durchschnittlich<br />
sind 7,2 papierbasierte Dokumente in <strong>ein</strong>er Restakte enthalten. Künftig sollen daher<br />
im Schnitt 170.500 papierbasierte Dokumente jährlich digitalisiert werden. Aus Ta-<br />
belle 4.6 Kapitel Ergebnisse der Systemanalyse ist <strong>ein</strong>e mittlere Seitenzahl der zehn<br />
häufigsten Papierdokumente angegeben. Daraus ergibt sich, dass in etwa 205.000<br />
Blätter jährlich gescannt werden müssen. Ebenfalls aus Tabelle 4.6 ist ersichtlich,<br />
dass Papierformate bis DIN-A3 in den Restakten vorkommen können.<br />
Wie in Kapitel System<strong>bewertung</strong> beschrieben, sollen die Dokumententypen Fieber-<br />
kurve und Pflegebericht farblich und Durchlichtbilder in Graustufen gescannt wer-<br />
den.<br />
Anforderung 3.2 Ambulante Restakten im somatischen Versorgungsbereich<br />
Im somatischen Ambulanzbereich wird bereits papierlos archiviert. Auf den vorhan-<br />
denen Scanarbeitsplätzen werden dezentral mitgebrachte Dokumente des Patienten<br />
und der Papieranteil der Ambulanzdokumentation <strong>ein</strong>gescannt – wie in Kapitel Er-<br />
gebnisse der Systemanalyse beschrieben.<br />
Anforderung 3.3 Ambulante Restakten im psychiatrischen Versorgungsbereich<br />
Über den Umfang der papierbasierten Dokumentation im <strong>am</strong>bulanten Bereich der<br />
Psychiatrie können k<strong>ein</strong>e ausschlaggebenden Zahlen präsentiert werden. Das ver-<br />
bleibende Papier nach der <strong>am</strong>bulanten Versorgung soll durch Scannen digitalisiert<br />
werden.<br />
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