bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT
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6. <strong>Konzept</strong>erstellung <strong>zur</strong> <strong>papierlosen</strong> <strong>Archivierung</strong><br />
6.1.2. Technische Anforderungen<br />
Anforderung 2.1 Hochleistungsscanner<br />
Für das ersetzende Massenscanning der Restakten werden Hochleistungsscanner be-<br />
nötigt, die Papier in verschiedenen Formaten (alle Formate inkl. A3) mit <strong>ein</strong>em<br />
automatischen Abtastmodus <strong>für</strong> Schwarzweiß, Graustufen oder Farbe digitalisieren<br />
können. Der Scanner soll die Vorder- und Rückseite der <strong>ein</strong>gezogenen Dokumente<br />
gleichzeitig lesen können (Duplexfunktion). Es können Barcodes <strong>ein</strong>gelesen werden,<br />
um die gescannte Restakte automatisch zu indexieren. Der Scanvorgang kann <strong>am</strong><br />
Monitor überwacht und so die Über<strong>ein</strong>stimmung des papierbasierten mit dem des<br />
digital produzierten Dokumentes geprüft werden.<br />
Anforderung 2.2 Barcodesystem<br />
Derzeit werden <strong>am</strong> LKH-Hall Patientenetiketten ohne Strichcode verwendet, wo-<br />
durch Patienten IDs und Fallnummern manuell <strong>ein</strong>gegeben und zugeordnet werden.<br />
Dadurch können Übertragungsfehler bei der Eingabe passieren. Durch <strong>ein</strong> Barcode-<br />
system ist das Scannen zu <strong>ein</strong>er anderen Fallnummer des Patienten, wie im Kapitel<br />
System<strong>bewertung</strong> (Schwachstelle 1.2) beschrieben – vorausgesetzt, es ist das richtige<br />
Etikett zum Patienten <strong>am</strong> Dokument geklebt – nicht mehr möglich.<br />
Zu diesem Zweck soll <strong>ein</strong> Barcodesystem <strong>ein</strong>geführt werden, d<strong>am</strong>it die gescannte<br />
Restakte der Patienten ID und Fallnummer automatisch zugeordnet wird. Auch bei<br />
<strong>ein</strong>zeln gescannten Dokumenten kommen die Barcodes in Einsatz.<br />
Anforderung 2.3 Metadaten pro Akte<br />
Wichtig ist, dass beim Scannen beschreibende Informationen über das digitalisier-<br />
te Dokument bzw. der gescannten Akte – als Metadaten – mitübergeben werden<br />
können, wodurch diese Dokumente indexiert werden. Automatisch erfolgt dies über<br />
die oben beschriebenen Barcodes, die auf das Papier geklebt werden und vom Scan-<br />
ner gelesen werden. Die gescannte Rest- oder Altakte wird als <strong>ein</strong> PDF-Dokument<br />
erzeugt und in <strong>ein</strong>em weiteren Dokument sind die Metadaten codiert.<br />
Folgende Beschreibungen sollen in den Metadaten der Akten enthalten s<strong>ein</strong>:<br />
• Patientenzugehörigkeit (Fallnummer und Patienten ID)<br />
• Aktenart (Restakte oder Altakte)<br />
• Scandatum und -uhrzeit<br />
• Verantwortlicher <strong>für</strong> <strong>ein</strong>gescannte Akte<br />
• Fachabteilung, aus der die Akte st<strong>am</strong>mt<br />
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