bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT
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6. Konzepterstellung zur papierlosen Archivierung 6.1.1. Rechtliche Anforderungen Anforderung 1.1 Vernichtung von ursprünglichen Papierdokumenten Da ersetzendes Scannen die Vernichtung von originalen Papierdokumenten zur Folge hat, ist für die Verwaltung des LKH Hall rechtlich zu klären, ob bestimmte Doku- mente gesondert behandelt und archiviert werden müssen. Es muss geklärt werden, ob eine Vernichtung gewisser Dokumententypen überhaupt zulässig ist. Anforderung 1.2 Beweissicherheit gescannter Dokumente Um die Beweissicherheit gescannter Dokumente gewährleisten zu können, ist ei- ne Zusammenarbeit mit der Abteilung für Personal- und Medizinrecht der TILAK Innsbruck empfehlenswert. Anforderung 1.3 Zulässigkeit elektronischer Dokumente Es muss geklärt werden, ob die bisher auf Papier unterzeichneten Dokumente, z.B. der Arztbrief, über das KAS (Patidok und Powerchart) als elektronisch vidiert (und nicht mehr ausgedruckt) digital archiviert werden können. Ohnedies sind derzeit Arztbriefe, die zur Archivierung ausgedruckt werden, teilweise nicht unterzeichnet (siehe Kapitel Systembewertung, Schwachstelle 1.3). Anforderung 1.4 Aufbewahrungsfrist im digitalen Archivsystem Auch für originär elektronische und digitalisierte Dokumente gelten wie für die pa- pierbasierte Archivierung Aufbewahrungsfristen, siehe Kapitel 2 (Grundlagen und Definitionen). Das dort beschriebene digitale Archivsystem AIM, wie es am LKH- Hall verwendet wird, unterstützt die Verwaltung und Organisation für die langfris- tige Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten. Anforderung 1.5 Langzeitfähiges Datenformat Für die digitale Archivierung von elektronischen Dokumenten bedarf es eines Da- tenformats, das für die langfristige Aufbewahrung geeignet und auch zulässig ist. Der im Grundlagenteil beschriebene PDF/A-Standard wird bereits im digitalen Ar- chivsystem AIM eingesetzt. 76
6. Konzepterstellung zur papierlosen Archivierung 6.1.2. Technische Anforderungen Anforderung 2.1 Hochleistungsscanner Für das ersetzende Massenscanning der Restakten werden Hochleistungsscanner be- nötigt, die Papier in verschiedenen Formaten (alle Formate inkl. A3) mit einem automatischen Abtastmodus für Schwarzweiß, Graustufen oder Farbe digitalisieren können. Der Scanner soll die Vorder- und Rückseite der eingezogenen Dokumente gleichzeitig lesen können (Duplexfunktion). Es können Barcodes eingelesen werden, um die gescannte Restakte automatisch zu indexieren. Der Scanvorgang kann am Monitor überwacht und so die Übereinstimmung des papierbasierten mit dem des digital produzierten Dokumentes geprüft werden. Anforderung 2.2 Barcodesystem Derzeit werden am LKH-Hall Patientenetiketten ohne Strichcode verwendet, wo- durch Patienten IDs und Fallnummern manuell eingegeben und zugeordnet werden. Dadurch können Übertragungsfehler bei der Eingabe passieren. Durch ein Barcode- system ist das Scannen zu einer anderen Fallnummer des Patienten, wie im Kapitel Systembewertung (Schwachstelle 1.2) beschrieben – vorausgesetzt, es ist das richtige Etikett zum Patienten am Dokument geklebt – nicht mehr möglich. Zu diesem Zweck soll ein Barcodesystem eingeführt werden, damit die gescannte Restakte der Patienten ID und Fallnummer automatisch zugeordnet wird. Auch bei einzeln gescannten Dokumenten kommen die Barcodes in Einsatz. Anforderung 2.3 Metadaten pro Akte Wichtig ist, dass beim Scannen beschreibende Informationen über das digitalisier- te Dokument bzw. der gescannten Akte – als Metadaten – mitübergeben werden können, wodurch diese Dokumente indexiert werden. Automatisch erfolgt dies über die oben beschriebenen Barcodes, die auf das Papier geklebt werden und vom Scan- ner gelesen werden. Die gescannte Rest- oder Altakte wird als ein PDF-Dokument erzeugt und in einem weiteren Dokument sind die Metadaten codiert. Folgende Beschreibungen sollen in den Metadaten der Akten enthalten sein: • Patientenzugehörigkeit (Fallnummer und Patienten ID) • Aktenart (Restakte oder Altakte) • Scandatum und -uhrzeit • Verantwortlicher für eingescannte Akte • Fachabteilung, aus der die Akte stammt 77
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6. <strong>Konzept</strong>erstellung <strong>zur</strong> <strong>papierlosen</strong> <strong>Archivierung</strong><br />
6.1.1. Rechtliche Anforderungen<br />
Anforderung 1.1 Vernichtung von ursprünglichen Papierdokumenten<br />
Da ersetzendes Scannen die Vernichtung von originalen Papierdokumenten <strong>zur</strong> Folge<br />
hat, ist <strong>für</strong> die Verwaltung des LKH Hall rechtlich zu klären, ob bestimmte Doku-<br />
mente gesondert behandelt und archiviert werden müssen. Es muss geklärt werden,<br />
ob <strong>ein</strong>e Vernichtung gewisser Dokumententypen überhaupt zulässig ist.<br />
Anforderung 1.2 Beweissicherheit gescannter Dokumente<br />
Um die Beweissicherheit gescannter Dokumente gewährleisten zu können, ist ei-<br />
ne Zus<strong>am</strong>menarbeit mit der Abteilung <strong>für</strong> Personal- und Medizinrecht der TILAK<br />
Innsbruck empfehlenswert.<br />
Anforderung 1.3 Zulässigkeit elektronischer Dokumente<br />
Es muss geklärt werden, ob die bisher auf Papier unterzeichneten Dokumente, z.B.<br />
der Arztbrief, über das KAS (Patidok und Powerchart) als elektronisch vidiert (und<br />
nicht mehr ausgedruckt) digital archiviert werden können. Ohnedies sind derzeit<br />
Arztbriefe, die <strong>zur</strong> <strong>Archivierung</strong> ausgedruckt werden, teilweise nicht unterzeichnet<br />
(siehe Kapitel System<strong>bewertung</strong>, Schwachstelle 1.3).<br />
Anforderung 1.4 Aufbewahrungsfrist im digitalen Archivsystem<br />
Auch <strong>für</strong> originär elektronische und digitalisierte Dokumente gelten wie <strong>für</strong> die pa-<br />
pierbasierte <strong>Archivierung</strong> Aufbewahrungsfristen, siehe Kapitel 2 (Grundlagen und<br />
Definitionen). Das dort beschriebene digitale Archivsystem AIM, wie es <strong>am</strong> LKH-<br />
Hall verwendet wird, unterstützt die Verwaltung und Organisation <strong>für</strong> die langfris-<br />
tige Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten.<br />
Anforderung 1.5 Langzeitfähiges Datenformat<br />
Für die digitale <strong>Archivierung</strong> von elektronischen Dokumenten bedarf es <strong>ein</strong>es Da-<br />
tenformats, das <strong>für</strong> die langfristige Aufbewahrung geeignet und auch zulässig ist.<br />
Der im Grundlagenteil beschriebene PDF/A-Standard wird bereits im digitalen Ar-<br />
chivsystem AIM <strong>ein</strong>gesetzt.<br />
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