bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT

4. Ergebnisse der Systemanalyse
Tabelle 4.4 listet die Anzahl der erhobenen Dokumente, klassifizert von #1 bis #5,
auf. Die meisten Dokumente werden im stationären Bereich des LKH Hall noch
papierbasiert archiviert. Auch wenn bereits viele Dokumente im KAS erstellt (#1
+ #4) werden, wird mehr als die Hälfte dieser ausgedruckt (#4), da Arztbriefe und
andere Dokumente zu unterzeichnen und papierbasiert zu archivieren sind.
Für die Psychiatrie konnten die elektronischen (#1) und ersetzend gescannten (#2)
Dokumente, wie oben beschrieben, nicht erhoben werden.
Fach- Fallakten pro Klassifizierte Dokumente Anzahl
abteilung Abteilung #1 #2 #3 #4 #5 Dokumente
CHIR 5 19 0 40 25 10 94
GYN 4 7 0 46 17 4 74
INN 9 71 2 24 33 0 130
UNF 10 43 3 73 66 25 210
URO 10 31 2 46 43 14 136
Somatischer 38 171 7 229 184 53 664
Bereich
PSY 13 - - 140 16 2 158
Gesamt 51 171 7 369 200 55 802
Tabelle 4.4.: Anzahl der klassifizierten Dokumente pro Fachabteilung (Legende zu
#1 bis #5: Tabelle 3.2)
Aus diesen Zahlen lässt sich eine Redundanzrate der Dokumente für den somatischen
Bereich wie folgt berechnen:
Redundanzrate =
#4 + #5 237
= = 0, 36 ⇒ 36%
Anzahl der Dokumente 664
Das heißt, dass 36% der Dokumente doppelt vorliegen und archiviert wurden. Ent-
weder wurden sie aus dem KAS ausgedruckt (#4) oder gescannt (#5).
Künftig kann mit der Entscheidung die im KAS erstellten Dokumente nicht mehr
auszudrucken, die Restakte im Umfang deutlich reduziert werden.
Soll – wie geplant für die papierlose Archivierung – mit Abschluss der Behandlung die
Restakte im Gesamten digitalisiert werden, können ohnehin auch die zuvor (während
der Behandlung) gescannten Dokumente in Papierform vernichtet werden.
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