bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT
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3. Methoden 3.5. Methoden zur Konzepterstellung Bei der Konzepterstellung wird entschieden, wie die Schwachstellen des betroffe- nen (Sub-) Informationssystem “Patientenaktenarchivierung“ behoben werden sol- len [6](S. 180). Wie in Ziel Z3 beschrieben, sind organisatorische Abläufe für das ersetzende Scannen zu planen. Es werden Prozessdiagramme erstellt, die als Leitfa- den für die künftigen Scanprozesse dienen sollen. 3.5.1. Fragestellung der Konzepterstellung Folgende Fragestellungen sollen für die Konzepterstellung der papierlosen Archivie- rung herangezogen werden: F3.1 Wie, wo und von wem sollte in Zukunft die Akte gescannt werden, um die erkannten Schwachstellen zu lösen? F3.2 Wie, wo und was soll bei der Patientenaufnahme gescannt werden? F3.3 Wie, wo und was soll bei der Entlassung gescannt werden? F3.4 Welche personelle Faktoren sind zu berücksichtigen? F3.5 Werden unterschiedliche Konzepte für die Abteilungen benötigt? F3.6 Welche Vor- und Nachteile gibt es für unterschiedliche Lösungsvorschläge? F3.7 Wo entsteht Mehraufwand, wo entsteht Nutzen? 3.5.2. Planung der Konzepterstellung Aus den folgenden Informationsquellen soll die Basis für die Konzepterstellung zu- sammengetragen werden: Literatur: Das “Schlierseer Memorandum zum beweissicheren Scannen“ [8] und der “Leitfaden für das rechnergestützte Dokumentenmanagement und die digitale Archivierung von Patientenunterlagen im Gesundheitswesen“ [16] beinhalten Emp- fehlungen und Regeln für das ersetzende Scannen, um papierbasierte Patientenakten digitalisieren zu können. 38
3. Methoden Expertengespräche: In der TILAK Innsbruck sollen Experten für die Archivie- rung und Mitarbeiter der Scanzentralen befragt werden. Folgende Fragen werden für den Vor-Ort-Termin (29.08.2012) in der TILAK, angelehnt an das Schlierseer Memorandum [8] vorbereitet: 1. Wie sieht die zu scannende Restakte in Papier aus? 2. Wie viele Tage liegen zwischen der Entlassung des Patienten und dem Scannen der Restakte? 3. Wie wird die Patienten- und Fallzugehörigkeit gewährleistet? 4. Wie soll die zu scannende Restakte auf den Stationen vorbereitet werden? 5. Wie lange dauert das Scannen einer Restakte mit dem Umfang von 30 bis 40 Seiten? 6. Wie viele Scanner sind täglich im Einsatz? 7. Wie viele Restakten werden täglich pro Scanner digitalisiert? 8. Wie wird der Scanvorgang überwacht? 9. Gibt es farbige Dokumente? Wenn ja, wie wird mit diesen umgegangen? 10. Wie wird die Fieberkurve gescannt? Was ist dabei zu beachten? 11. Werden Röntgenbilder gescannt? Wenn ja, wie? 12. Wie wird Endlospapier (z.B. EEG) gescannt? 13. Was passiert mit nachträglich eintreffenden Dokumenten? 14. Welche Standards werden verwendet? 15. Qualitätssicherung: Wie werden die gescannten Dokumente überprüft? 16. Indexierkonzept: Welche Metadaten werden übergeben? 17. Sicherheitsniveau: Wird eine qualifiziert elektronische Signatur oder ein Zeit- stempel verwendet? 18. Wie und ab welchem Zeitpunkt werden die ursprünglichen Dokumente ver- nichtet? 19. Welche Scangeräte und Softwareprodukte werden verwendet? 39
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3. Methoden<br />
Expertengespräche: In der TILAK Innsbruck sollen Experten <strong>für</strong> die Archivie-<br />
rung und Mitarbeiter der Scanzentralen befragt werden. Folgende Fragen werden<br />
<strong>für</strong> den Vor-Ort-Termin (29.08.2012) in der TILAK, angelehnt an das Schlierseer<br />
Memorandum [8] vorbereitet:<br />
1. Wie sieht die zu scannende Restakte in Papier aus?<br />
2. Wie viele Tage liegen zwischen der Entlassung des Patienten und dem Scannen<br />
der Restakte?<br />
3. Wie wird die Patienten- und Fallzugehörigkeit gewährleistet?<br />
4. Wie soll die zu scannende Restakte auf den Stationen vorbereitet werden?<br />
5. Wie lange dauert das Scannen <strong>ein</strong>er Restakte mit dem Umfang von 30 bis 40<br />
Seiten?<br />
6. Wie viele Scanner sind täglich im Einsatz?<br />
7. Wie viele Restakten werden täglich pro Scanner digitalisiert?<br />
8. Wie wird der Scanvorgang überwacht?<br />
9. Gibt es farbige Dokumente? Wenn ja, wie wird mit diesen umgegangen?<br />
10. Wie wird die Fieberkurve gescannt? Was ist dabei zu beachten?<br />
11. Werden Röntgenbilder gescannt? Wenn ja, wie?<br />
12. Wie wird Endlospapier (z.B. EEG) gescannt?<br />
13. Was passiert mit nachträglich <strong>ein</strong>treffenden Dokumenten?<br />
14. Welche Standards werden verwendet?<br />
15. Qualitätssicherung: Wie werden die gescannten Dokumente überprüft?<br />
16. Indexierkonzept: Welche Metadaten werden übergeben?<br />
17. Sicherheitsniveau: Wird <strong>ein</strong>e qualifiziert elektronische Signatur oder <strong>ein</strong> Zeit-<br />
stempel verwendet?<br />
18. Wie und ab welchem Zeitpunkt werden die ursprünglichen Dokumente ver-<br />
nichtet?<br />
19. Welche Scangeräte und Softwareprodukte werden verwendet?<br />
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