bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT
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3. Methoden 3.2.2. Qualitative Analyse durch Beobachtung und Befragung Um die Archivierungsprozesse am LKH Hall analysieren zu können, muss auf die Dy- namik eines Krankenhausalltags eingegangen werden. Klinische Dokumente zirkulie- ren in der Regel noch einige Zeit auf den Stationen, ehe die Akten zur Archivierung freigegeben werden können. Die Erhebungen der Archivierungsprozesse sollen mittels offener Befragungen kom- biniert mit Vor-Ort-Beobachtungen erfolgen. Für die “Feldgespräche“ [10](S. 308) wurden den Fachabteilungen und Aufgaben entsprechend angepasste Fragen vor- bereitet. Die Fragen sollten nicht als Grundlage für ein Interview dienen, sondern viel mehr als Gedankenstütze während der Rundgänge in den Archiven und auf den Stationen verwendet werden. Um die Archivierungsprozesse zu analysieren, wurden die Fachabteilungen Innere Medizin, Chirurgie, Gynäkologie, Urologie und Psychiatrie ausgewählt. Durch die Stationsleitungssitzung am 08.03.2012 konnten erste Kontakte geknüpft und Termine für die Feldgespräche vereinbart werden. Tabelle 3.1 listet die An- sprechpersonen während der qualitativen Analyse auf. Ansprechperson Funktion Bereich & Fachabteilung Bernhard Grimm Stationsleitung Gynäkologie und Urologie Margit Wiedemann Stationsleitung Chirurgie II Daniela Senfter Stationsleitung Vertretung Innere Medizin II Sabine Plattner Administration Unfall und Sporttraumatologie Maria Moritz Leitende Schreibkraft Psychiatrie Manfred Kuster Archivar Somatischer Bereich Tabelle 3.1.: Ansprechpersonen für die qualitative Analyse am LKH Hall Gemeinsam mit den Ansprechpersonen wurden die verschiedenen Räumlichkeiten (Archive, Zwischenarchive, Schreibbüros und Scanarbeitsplätze) besichtigt. In dieser Zeit konnten Fotos für die Dokumentation gemacht werden. Offene Fragen nach einem Rundgang wurden an einem ruhigen Arbeitsplatz, wie etwa in den Leitstellen der Stationen abgehandelt. Fragen für die Stationsbesuche 1. Kurz: Wie ist der Ablauf auf der Station? 2. Was passiert mit mitgebrachten Dokumenten? 30
3. Methoden 3. Patient war schon einmal am LKH, was dann? 4. Was passiert nach der Entlassung? Was passiert mit der Akte? 5. Wie werden Befunde gesammelt? 6. Wo und wie werden Notizen gemacht? 7. Welche verschiedenen Dokumenten gibt es grundsätzlich auf der Station? 8. Wer ist zuständig für die Archivierung? 9. Wo und wie wird auf der Station archiviert? 10. Wo und wie wird gescannt/gedruckt? 11. Was wird aus dem KAS ausgedruckt? 12. Was bleibt auf Papier? 13. Welche Einstellungen werden beim Scannen vorgenommen? 14. Gibt es ein Stationsarchiv, Büroarchiv? 15. Mit welchen Abläufen bzgl. der Archivierung sind Sie zufrieden? 16. Wo treten Probleme auf? 17. Was gehört Ihrer Meinung nach wie geändert? Fragen für die Archivbesuche 1. Kurz: Wie ist der Tagesablauf im Archiv? 2. Wie muss eine Patientenakte aussehen? 3. Was ist zu tun, wenn eine Akte neu zu archivieren ist? Wie werden die Akten abgelegt? 4. Wer bringt diese Akten? 5. Welche Unterschiede gibt es zw. den Akten der Fachabteilungen im somati- schen Bereich? 6. Welche Fachabteilungen archivieren hier (nicht)? 7. Wie werden Akten vom Archiv angefordert? 8. Wie funktioniert das “Ausheben“ von Patientenakten? 9. Wie werden die Akten ausgeliefert? 10. Muss deren Erhalt bestätigt werden und wenn ja, wo? 31
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3.2.2. Qualitative Analyse durch Beobachtung und Befragung<br />
Um die <strong>Archivierung</strong>sprozesse <strong>am</strong> LKH Hall analysieren zu können, muss auf die Dy-<br />
n<strong>am</strong>ik <strong>ein</strong>es Krankenhausalltags <strong>ein</strong>gegangen werden. Klinische Dokumente zirkulie-<br />
ren in der Regel noch <strong>ein</strong>ige Zeit auf den Stationen, ehe die Akten <strong>zur</strong> <strong>Archivierung</strong><br />
freigegeben werden können.<br />
Die Erhebungen der <strong>Archivierung</strong>sprozesse sollen mittels offener Befragungen kom-<br />
biniert mit Vor-Ort-Beobachtungen erfolgen. Für die “Feldgespräche“ [10](S. 308)<br />
wurden den Fachabteilungen und Aufgaben entsprechend angepasste Fragen vor-<br />
bereitet. Die Fragen sollten nicht als Grundlage <strong>für</strong> <strong>ein</strong> Interview dienen, sondern<br />
viel mehr als Gedankenstütze während der Rundgänge in den Archiven und auf den<br />
Stationen verwendet werden.<br />
Um die <strong>Archivierung</strong>sprozesse zu analysieren, wurden die Fachabteilungen Innere<br />
Medizin, Chirurgie, Gynäkologie, Urologie und Psychiatrie ausgewählt.<br />
Durch die Stationsleitungssitzung <strong>am</strong> 08.03.2012 konnten erste Kontakte geknüpft<br />
und Termine <strong>für</strong> die Feldgespräche ver<strong>ein</strong>bart werden. Tabelle 3.1 listet die An-<br />
sprechpersonen während der qualitativen Analyse auf.<br />
Ansprechperson Funktion Bereich & Fachabteilung<br />
Bernhard Grimm Stationsleitung Gynäkologie und Urologie<br />
Margit Wiedemann Stationsleitung Chirurgie II<br />
Daniela Senfter Stationsleitung Vertretung Innere Medizin II<br />
Sabine Plattner Administration Unfall und Sporttraumatologie<br />
Maria Moritz Leitende Schreibkraft Psychiatrie<br />
Manfred Kuster Archivar Somatischer Bereich<br />
Tabelle 3.1.: Ansprechpersonen <strong>für</strong> die qualitative Analyse <strong>am</strong> LKH Hall<br />
Gem<strong>ein</strong>s<strong>am</strong> mit den Ansprechpersonen wurden die verschiedenen Räumlichkeiten<br />
(Archive, Zwischenarchive, Schreibbüros und Scanarbeitsplätze) besichtigt. In dieser<br />
Zeit konnten Fotos <strong>für</strong> die Dokumentation gemacht werden.<br />
Offene Fragen nach <strong>ein</strong>em Rundgang wurden an <strong>ein</strong>em ruhigen Arbeitsplatz, wie<br />
etwa in den Leitstellen der Stationen abgehandelt.<br />
Fragen <strong>für</strong> die Stationsbesuche<br />
1. Kurz: Wie ist der Ablauf auf der Station?<br />
2. Was passiert mit mitgebrachten Dokumenten?<br />
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