bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT

Zusammenfassung
Mit dem Einsatz hoch entwickelter Informations- und Kommunikationstechnik in
der Medizin entstehen zunehmend mehr Daten zu einem Patienten, die es zu sam-
meln und zu erschließen gilt. Durch die gesetzliche Vorgabe, diese dokumentierten
Daten in Patientenakten bis zu 30 Jahre aufzubewahren, entstehen für das Landes-
krankenhaus Hall Engpässe in der papierbasierten Archivierung. Eine elektronische
Patientenakte (ePA) würde dieses Problem lösen. Um jedoch eine umfassende ePA
zu erhalten, müssen die verbleibenden papierbasierten Restakten durch Scannen di-
gitalisiert werden.
Ziel dieser Arbeit ist, das Subinformationssystem “Patientenaktenarchiv“ in einer
Systemanalyse zu untersuchen und zu bewerten, um ein Konzept zur papierlosen
Archivierung durch ersetzendes Scannen der Restakten für das Landeskrankenhaus
Hall zu erstellen.
In einer quantitativen Sekundäranalyse werden Datenbankabfragen des digitalen Ar-
chivsystems durchgeführt. Darauf folgt eine quantitative Primäranalyse, in der 802
Dokumente aus 51 Akten von sechs Fachabteilungen erhoben werden. Die Doku-
mente der Akten werden als elektronisch, gescannt, papierbasiert, ausgedruckt und
ersetzend gescannt klassifiziert und den jeweiligen Dokumententypen zugeordnet.
In einer qualitativen Analyse durch Beobachtung und Befragung werden die Archi-
vierungsprozesse ausgewählter Stationen untersucht und modelliert. Aufbauend auf
diese Systemanalyse erfolgen die Bewertung und das Konzept.
Die Ergebnisse der Aktenanalyse zeigen, dass 36% der Dokumente in den Restakten
redundant sind, d.h. ausgedruckt oder gescannt wurden. Eine Akte enthält durch-
schnittlich 7,2 papierbasierte Dokumente, die künftig digitalisiert werden müssen.
Die Ergebnisse der qualitativen Analyse zeigen, dass die Fachabteilungen unter-
schiedlich archivieren. Es konnten neun Schwachstellen in der Archivierung erkannt
werden. Das Konzept sieht vor, dass die verbleibenden Restakten (ca. 23.000 jähr-
lich) nach Entlassung des Patienten zentral durch Massenscanning digitalisiert und
anschließend vernichtet werden. Dafür sind zwei Planstellen und zwei Hochleistungs-
scanner vorgesehen. Die gescannten Akten werden elektronisch in der ePA abrufbar
sein.
Mit der Umsetzung dieser Planung sind Änderungen der gewohnten Arbeitsabläufe
zu erwarten, weshalb die Einbeziehung der Mitarbeiter in das Projekt “papierlo-
se Archivierung“ erforderlich ist. Mittelfristiges Ziel ist es, den Anteil an Papier
durch originär elektronische Dokumente (z.B. elektronische Fieberkurve) zu redu-
zieren, um den klinischen Mitarbeitern eine medienbrucharme Arbeitsumgebung zu
ermöglichen.