bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT
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2. Grundlagen und Definitionen Sind alle Dokumente rechnergestützt erstellt oder (z.B. durch Scannen) digitalisiert worden, so spricht Leiner von einer “umfassenden“ ePA, die somit vollständig elek- tronisch verfügbar ist, wobei die Verfügbarkeit der ePA für eine Person oder mehrere Personen zu bestimmten Zeitpunkten variieren kann. Dokumente der ePA und auch der papierbasierten Patientenakte können am ein- fachsten chronologisch strukturiert werden. Übersichtlichkeit bietet eine Strukturie- rung, die Dokumententypen abschnittsweise zusammenfasst. [7] Partielle Patientenakte Eine weitgehende Umstellung auf eine papierlose Archivierung, die Verwendung ei- ner umfassenden ePA, ist schwer zu realisieren. Oft bleiben bestimmte Dokumente, wie etwa die Fieberkurve, papierbasiert. Grund dafür kann die leichtere und gewohn- te Handhabung des Papiers sein. Dadurch sind ePA nach Leiner in dieser Weise nur partielle Patientenakten. Die Restakte in Papier wird konventionell in Archiven auf- bewahrt [7] (S. 123) Angelehnt an die TILAK Innsbruck werden die beiden Begriffe “Restakte und Alt- akte"verwendet [23]. Definition 12 (Restakte) Neben der ePA besteht nach der Behandlung eine verbleibende papierbasierte Fallakte, die Restakte. In einer aussortierten Rest- akte befinden sich keine Ausdrucke von der ePA. Definition 13 (Altakt) Die archivierte Krankengeschichte (KG) zu einem wiederkehrenden Patienten pro Fachabteilung ist für die vorliegende Arbeit als Altakte zu definierten. 12
2. Grundlagen und Definitionen Archivierte ePA Nach Schmücker, Dujat und Häber ist die archivierte ePA Teil der elektronischen Patientenakte und wird wie folgt definiert: Definition 14 (archivierte ePA) “Die archivierte ePA besteht aus Doku- menten, Bildern und sonstigen digitalen Objekten, die für die Langzeitaufbe- wahrung freigegeben und möglichst in geeigneten standardisierten Formaten un- veränderbar abgelegt sind.“[16] 2.2. Archivierung von Patientenakten Mit dem Abschluss der Behandlung eines Patienten muss die Patientenakte so ar- chiviert werden, dass sie gezielt wiedergefunden wird und für eine darauffolgende Behandlung als Informationsgrundlage dienen kann. [7]. In Österreich sind Aufbe- wahrungsfristen von 10 Jahren im ambulanten Bereich und 30 Jahre im stationären Bereich Gesetz. Röntgenbilder verlieren früher an Beweiskraft und müssen lediglich 10 Jahre archiviert werden.[11] 2.2.1. Konventionelle Archivierung Nach Haas befasst sich die Archivierung mit der Registrierung und Verwaltung von Akten. Für die konventionelle Archivierung von Papierakten werden physische Ablagesysteme benötigt, die auf verschiedenste Weise organisiert werden können [13](S.125): • Alphabetische Ablage nach Familienname und Vorname • Ablage nach Geburtsdatum und Familienname • Ablage nach Fall- oder Unfallnummer • Ablage nach Geburtsmonat des Patienten und folgende Sortierung: Geburtstag anschließend Geburtsjahr [7] (S.71) Bei der konventionellen Archivierung von Papier und Röntgenbildern entstehen Schwierigkeiten unter anderem durch Raummangel, begrenzte Öffnungszeiten der Archive, langes Suchen der Akten sowie Unvollständigkeit und unzureichende Sor- tierung in den Akten. [15] 13
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2. Grundlagen und Definitionen<br />
Archivierte ePA<br />
Nach Schmücker, Dujat und Häber ist die archivierte ePA Teil der elektronischen<br />
Patientenakte und wird wie folgt definiert:<br />
Definition 14 (archivierte ePA) “Die archivierte ePA besteht aus Doku-<br />
menten, Bildern und sonstigen digitalen Objekten, die <strong>für</strong> die Langzeitaufbe-<br />
wahrung freigegeben und möglichst in geeigneten standardisierten Formaten un-<br />
veränderbar abgelegt sind.“[16]<br />
2.2. <strong>Archivierung</strong> von Patientenakten<br />
Mit dem Abschluss der Behandlung <strong>ein</strong>es Patienten muss die Patientenakte so ar-<br />
chiviert werden, dass sie gezielt wiedergefunden wird und <strong>für</strong> <strong>ein</strong>e darauffolgende<br />
Behandlung als Informationsgrundlage dienen kann. [7]. In Österreich sind Aufbe-<br />
wahrungsfristen von 10 Jahren im <strong>am</strong>bulanten Bereich und 30 Jahre im stationären<br />
Bereich Gesetz. Röntgenbilder verlieren früher an Beweiskraft und müssen lediglich<br />
10 Jahre archiviert werden.[11]<br />
2.2.1. Konventionelle <strong>Archivierung</strong><br />
Nach Haas befasst sich die <strong>Archivierung</strong> mit der Registrierung und Verwaltung<br />
von Akten. Für die konventionelle <strong>Archivierung</strong> von Papierakten werden physische<br />
Ablagesysteme benötigt, die auf verschiedenste Weise organisiert werden können<br />
[13](S.125):<br />
• Alphabetische Ablage nach F<strong>am</strong>ilienn<strong>am</strong>e und Vorn<strong>am</strong>e<br />
• Ablage nach Geburtsdatum und F<strong>am</strong>ilienn<strong>am</strong>e<br />
• Ablage nach Fall- oder Unfallnummer<br />
• Ablage nach Geburtsmonat des Patienten und folgende Sortierung: Geburtstag<br />
anschließend Geburtsjahr [7] (S.71)<br />
Bei der konventionellen <strong>Archivierung</strong> von Papier und Röntgenbildern entstehen<br />
Schwierigkeiten unter anderem durch Raummangel, begrenzte Öffnungszeiten der<br />
Archive, langes Suchen der Akten sowie Unvollständigkeit und un<strong>zur</strong>eichende Sor-<br />
tierung in den Akten. [15]<br />
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