bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT

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Betreuerbestätigung Hiermit bestätige ich, die vorliegende Abschlussarbeit betreut zu haben, und befür- worte damit die Abgabe der von mir insgesamt positiv benoteten Arbeit. ........................................................ Datum und Unterschrift des Betreuers ........................................................ (Name des Betreuers in Blockbuchstaben) Annahme durch das Studienmanagement am: ................................................... von: ...................................................
Zusammenfassung Mit dem Einsatz hoch entwickelter Informations- und Kommunikationstechnik in der Medizin entstehen zunehmend mehr Daten zu einem Patienten, die es zu sam- meln und zu erschließen gilt. Durch die gesetzliche Vorgabe, diese dokumentierten Daten in Patientenakten bis zu 30 Jahre aufzubewahren, entstehen für das Landes- krankenhaus Hall Engpässe in der papierbasierten Archivierung. Eine elektronische Patientenakte (ePA) würde dieses Problem lösen. Um jedoch eine umfassende ePA zu erhalten, müssen die verbleibenden papierbasierten Restakten durch Scannen digitalisiert werden. Ziel dieser Arbeit ist, das Subinformationssystem “Patientenaktenarchiv“ in einer Systemanalyse zu untersuchen und zu bewerten, um ein Konzept zur papierlosen Archivierung durch ersetzendes Scannen der Restakten für das Landeskrankenhaus Hall zu erstellen. In einer quantitativen Sekundäranalyse werden Datenbankabfragen des digitalen Ar- chivsystems durchgeführt. Darauf folgt eine quantitative Primäranalyse, in der 802 Dokumente aus 51 Akten von sechs Fachabteilungen erhoben werden. Die Doku- mente der Akten werden als elektronisch, gescannt, papierbasiert, ausgedruckt und ersetzend gescannt klassifiziert und den jeweiligen Dokumententypen zugeordnet. In einer qualitativen Analyse durch Beobachtung und Befragung werden die Archi- vierungsprozesse ausgewählter Stationen untersucht und modelliert. Aufbauend auf diese Systemanalyse erfolgen die Bewertung und das Konzept. Die Ergebnisse der Aktenanalyse zeigen, dass 36% der Dokumente in den Restakten redundant sind, d.h. ausgedruckt oder gescannt wurden. Eine Akte enthält durch- schnittlich 7,2 papierbasierte Dokumente, die künftig digitalisiert werden müssen. Die Ergebnisse der qualitativen Analyse zeigen, dass die Fachabteilungen unter- schiedlich archivieren. Es konnten neun Schwachstellen in der Archivierung erkannt werden. Das Konzept sieht vor, dass die verbleibenden Restakten (ca. 23.000 jähr- lich) nach Entlassung des Patienten zentral durch Massenscanning digitalisiert und anschließend vernichtet werden. Dafür sind zwei Planstellen und zwei Hochleistungs- scanner vorgesehen. Die gescannten Akten werden elektronisch in der ePA abrufbar sein. Mit der Umsetzung dieser Planung sind Änderungen der gewohnten Arbeitsabläufe zu erwarten, weshalb die Einbeziehung der Mitarbeiter in das Projekt “papierlose Archivierung“ erforderlich ist. Mittelfristiges Ziel ist es, den Anteil an Papier durch originär elektronische Dokumente (z.B. elektronische Fieberkurve) zu redu- zieren, um den klinischen Mitarbeitern eine medienbrucharme Arbeitsumgebung zu ermöglichen.
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