bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT

1. Einleitung
1.2. Problematik und Motivation
Das Landeskrankenhaus Hall (LKH) bietet mit seinen neun Abteilungen, über 500
Betten und 1.150 MitarbeiterInnen eine breite Basisversorgung für den Raum Inns-
bruck Land. [24]
Seit Jahresbeginn 2011 bildet das LKH Hall einen Zusammenschluss aus dem so-
matischen Bereich – das Bezirkskrankenhaus (BHK) – und dem Psychiatrischen
Krankenhaus (PKH). Das LKH wurde damit in den TILAK-Verbund – den Tiroler
Krankenanstalten – integriert, wodurch Vorteile durch Transparenz, enge Zusam-
menarbeit und kontinuierliche Informationsflüsse zu erwarten sind. [24]
Eine solche Fusion bedarf einer Reflexion der bisherigen Prozesse, nicht nur um sich
besser mit der TILAK abstimmen zu können, sondern weil auch intern der Wunsch,
Aufgaben zur medizinischen Behandlung von Patienten optimal zu lösen, besteht.
Seit 2009 wird im LKH das digitale Archiv der TILAK, AIM (Advanced Image Ma-
nagement), verwendet. Ausgewählte Dokumente werden für die elektronische Auf-
bewahrung gescannt und im AIM als PDF/A abgelegt. Welche Dokumente gescannt
oder in Papier als Restakte bestehen bleiben, wird in den Abteilungen unterschied-
lich gehandhabt.
So gibt es im somatischen Bereich Stationen, die bei wiederkehrenden Patienten die
Restakte aus dem konventionellen Archiv bestellen und mit der Entlassung als eine
Krankengeschichte unter einer neuen Fallzahl archivieren. Andere Stationen lassen
keine Restakte ausheben und verwenden die in der partiellen ePA enthaltenen In-
formationen über die vorangegangene Behandlung des Patienten.
Im Rahmen der Archivierung entstehen auszugsweise folgende Probleme:
• Für die weitere konventionelle Aufbewahrung von Dokumenten ist nicht aus-
reichend Archivplatz vorhanden,
• Ausgeliehene Akten zirkulieren auf Stationen, werden weitergereicht und schwer
wiedergefunden, wenn nicht klar ist, auf welchem Schreibtisch sich der Akt ge-
rade befindet,
• Mangels stringenter Vorgaben für das Scannen sind manche Akten nicht voll-
ständig.
Aufgrund der bestehenden Probleme im Rahmen der Archivierung will die Leitung
des LKH Hall auf eine weitgehend papierlose Archivierung umstellen. Dabei sollen
die verwendeten Standards und Strategien zur digitalen Aufbewahrung von Doku-
menten der TILAK berücksichtigt werden.
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