bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT

6. Konzepterstellung zur papierlosen Archivierung
6.5. Zusammenfassung für die papierlose Archivieung
Mit der papierlosen Archivierung werden die Restakten der stationären Behandlung
statt wie bisher nicht in das konventionelle Archiv gebracht, sondern der Scanzentra-
le zur Digitalisierung übergeben. Da die zu scannenden Restakten keine Ausdrucke
aus dem KAS beinhalten, haben sie etwa 1/3 weniger Umfang als derzeit (siehe Kapi-
tel Ergebnisse der Systemanalyse). Flächendeckend werden Barcodes mit Patienten
ID und Fallnummer für die automatische Indexierung verwendet. Fachabteilungen
können darüber entscheiden, weitere Barcode-Trennblätter einzusetzen, um die Do-
kumente in der Restakte nach Dokumentenklassen zu gruppieren.
In der Scanzentrale werden dann die Restakten der Stationen durch Hochleistungsge-
räte über Massenscanning digitalisiert. Anschließend werden die gescannten Restak-
ten einer stichprobenartigen Qualitätskontrolle unterzogen. Zwei Mitarbeiter in der
Scanzentrale gewährleisten die Qualität durch das Vier-Augen-Prinzip. Die Rückmel-
dung der erfolgreich gescannten Akten an die Stationen erfolgt wöchentlich. Falsche
Dokumente werden an die Stationen retourniert. Der Fehler wird auf der Station be-
richtigt und das Dokument dort dezentral gescannt, anschließend wird das Original
vernichtet.
Altakten, die sich derzeit in den Archiven befinden, können on demand durch den
behandelnden Arzt angefordert werden. Sie werden durch den Archivar ausgehoben,
zur Scanstelle gebracht und dort digitalisiert. Die bisherige Krankengeschichte des
Patienten ist anschließend als “Altakte“ in der ePA für die Behandlung abrufbar.
Die gescannten Alt- und Restakten werden einen weiteren Monat in der Scanstelle
aufbewahrt, ehe sie zur Datenvernichtung freigegeben werden.
Das Scannen mitgebrachter Dokumente, der ambulanten Restakte und einzelner Do-
kumente auf den Stationen wird wie bisher auf den dezentralen Scanarbeitsplätzen
durchgeführt.
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