bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT

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6. Konzepterstellung zur papierlosen Archivierung Vorteile + Weniger Aufwand für das Archivpersonal, da weniger Altakten ausgehoben werden + Weniger Aufwand in der Scanzentrale Nachteile - Langsameres Ausdünnen der Archive - Informationen der Altakten sind nicht bei jedem wiederkehrenden Patienten in der ePA abrufbar 6.4.2. Massenscannen mehrerer Jahrgänge der Altakten Um Aufwände der Einzelscanvorgänge durch ad hoc und on demand Digitalisierung zu reduzieren, können ganze Jahrgänge der Altakten aus den Archiven systematisch digitalisiert und vernichtet werden. Die Altakten werden rückwärts, beginnend bei den jüngsten Jahrgängen digitalisiert. Vorteile + Rasches Ausdünnen der Archive + Viele Krankengeschichten sind bei Aufnahme wiederkehrender Patienten be- reits elektronisch verfügbar + Weniger Aufwand für das Scannen on demand und ad hoc Nachteile - Es muss gewährleistet sein, dass eventuell benötigte Altakten verfügbar sind Es sollen keine Altakten nach Jahrgängen im Massenscanning digitalisiert werden. Statt dessen wird die Variante für das Scannen on demand der Altakten gewählt. Wenn ein behandelnder Arzt die bisherige Krankengeschichte eines wiederkehrenden Patienten anfordert, wird der Altakt aus dem Archiv ausgehoben und anschließend in die Scanstelle gebracht. Nach der Digitalisierung ist der Altakt in der ePA für den behandelnden Arzt elektronisch im KAS abrufbar. Der Altakt wird einen weiteren Monat aufbewahrt und abschließend zur Datenvernichtung freigegeben. Entscheidung 16 Altakten sollen on demand ausgehoben, zentral gescannt und anschließend zur Datenvernichtung freigegeben werden. 94
6. Konzepterstellung zur papierlosen Archivierung 6.5. Zusammenfassung für die papierlose Archivieung Mit der papierlosen Archivierung werden die Restakten der stationären Behandlung statt wie bisher nicht in das konventionelle Archiv gebracht, sondern der Scanzentra- le zur Digitalisierung übergeben. Da die zu scannenden Restakten keine Ausdrucke aus dem KAS beinhalten, haben sie etwa 1/3 weniger Umfang als derzeit (siehe Kapi- tel Ergebnisse der Systemanalyse). Flächendeckend werden Barcodes mit Patienten ID und Fallnummer für die automatische Indexierung verwendet. Fachabteilungen können darüber entscheiden, weitere Barcode-Trennblätter einzusetzen, um die Do- kumente in der Restakte nach Dokumentenklassen zu gruppieren. In der Scanzentrale werden dann die Restakten der Stationen durch Hochleistungsge- räte über Massenscanning digitalisiert. Anschließend werden die gescannten Restak- ten einer stichprobenartigen Qualitätskontrolle unterzogen. Zwei Mitarbeiter in der Scanzentrale gewährleisten die Qualität durch das Vier-Augen-Prinzip. Die Rückmel- dung der erfolgreich gescannten Akten an die Stationen erfolgt wöchentlich. Falsche Dokumente werden an die Stationen retourniert. Der Fehler wird auf der Station be- richtigt und das Dokument dort dezentral gescannt, anschließend wird das Original vernichtet. Altakten, die sich derzeit in den Archiven befinden, können on demand durch den behandelnden Arzt angefordert werden. Sie werden durch den Archivar ausgehoben, zur Scanstelle gebracht und dort digitalisiert. Die bisherige Krankengeschichte des Patienten ist anschließend als “Altakte“ in der ePA für die Behandlung abrufbar. Die gescannten Alt- und Restakten werden einen weiteren Monat in der Scanstelle aufbewahrt, ehe sie zur Datenvernichtung freigegeben werden. Das Scannen mitgebrachter Dokumente, der ambulanten Restakte und einzelner Do- kumente auf den Stationen wird wie bisher auf den dezentralen Scanarbeitsplätzen durchgeführt. 95
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aus dem Institut für Medizinische
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Zusammenfassung Mit dem Einsatz hoc
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Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichn
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Inhaltsverzeichnis 5.3. Dokumente m
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Abkürzungsverzeichnis Abbildungsve
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Tabellenverzeichnis Tabellenverzeic
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1. Einleitung 1. Einleitung 1.1. Ge
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1. Einleitung 1.3. Problemstellung
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1. Einleitung Zu Z3: F3.1 Wie, wo u
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2. Grundlagen und Definitionen Defi
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3. Methoden Die zu den Zielen defin
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3. Methoden Abbildung 3.2.: Arbeits
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3. Methoden 3. Patient war schon ei
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3. Methoden 3.3. Modellierung und V
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3. Methoden Die klassifizierten Dok
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3. Methoden 3.4. Methoden zur Syste
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4. Ergebnisse der Systemanalyse 4.
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Seite 77 und 78: 5. Systembewertung 5.2. Schwachstel
Seite 79 und 80: 5. Systembewertung Scannen zu ander
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Seite 83 und 84: 5. Systembewertung 5.2.2. Schwachst
Seite 85 und 86: 5. Systembewertung Schwachstelle 2.
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Seite 105: 6. Konzepterstellung zur papierlose
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Seite 111 und 112: 7. Diskussion F1.1e Wie viele Papie
Seite 113 und 114: 7. Diskussion F3.2 Wie, wo und was
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