bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT

aus dem Institut für Medizinische Informatik 

Systemanalyse und -bewertung für ein 

Konzept zur papierlosen Archivierung 

am Landeskrankenhaus Hall 

Bachelorarbeit 

vorgelegt von: 

Nadine Magdalena Farnik 

betreut von: 

Univ.-Prof. Dr. Elske Ammenwerth 

Hall in Tirol, Oktober 2012

Betreuerbestätigung 

Hiermit bestätige ich, die vorliegende Abschlussarbeit betreut zu haben, und befür- 

worte damit die Abgabe der von mir insgesamt positiv benoteten Arbeit. 

........................................................ 

Datum und Unterschrift des Betreuers 

........................................................ 

(Name des Betreuers in Blockbuchstaben) 

Annahme durch das Studienmanagement 

am: ................................................... 

von: ...................................................

Zusammenfassung 

Mit dem Einsatz hoch entwickelter Informations- und Kommunikationstechnik in 

der Medizin entstehen zunehmend mehr Daten zu einem Patienten, die es zu sam- 

meln und zu erschließen gilt. Durch die gesetzliche Vorgabe, diese dokumentierten 

Daten in Patientenakten bis zu 30 Jahre aufzubewahren, entstehen für das Landes- 

krankenhaus Hall Engpässe in der papierbasierten Archivierung. Eine elektronische 

Patientenakte (ePA) würde dieses Problem lösen. Um jedoch eine umfassende ePA 

zu erhalten, müssen die verbleibenden papierbasierten Restakten durch Scannen di- 

gitalisiert werden. 

Ziel dieser Arbeit ist, das Subinformationssystem “Patientenaktenarchiv“ in einer 

Systemanalyse zu untersuchen und zu bewerten, um ein Konzept zur papierlosen 

Archivierung durch ersetzendes Scannen der Restakten für das Landeskrankenhaus 

Hall zu erstellen. 

In einer quantitativen Sekundäranalyse werden Datenbankabfragen des digitalen Ar- 

chivsystems durchgeführt. Darauf folgt eine quantitative Primäranalyse, in der 802 

Dokumente aus 51 Akten von sechs Fachabteilungen erhoben werden. Die Doku- 

mente der Akten werden als elektronisch, gescannt, papierbasiert, ausgedruckt und 

ersetzend gescannt klassifiziert und den jeweiligen Dokumententypen zugeordnet. 

In einer qualitativen Analyse durch Beobachtung und Befragung werden die Archi- 

vierungsprozesse ausgewählter Stationen untersucht und modelliert. Aufbauend auf 

diese Systemanalyse erfolgen die Bewertung und das Konzept. 

Die Ergebnisse der Aktenanalyse zeigen, dass 36% der Dokumente in den Restakten 

redundant sind, d.h. ausgedruckt oder gescannt wurden. Eine Akte enthält durch- 

schnittlich 7,2 papierbasierte Dokumente, die künftig digitalisiert werden müssen. 

Die Ergebnisse der qualitativen Analyse zeigen, dass die Fachabteilungen unter- 

schiedlich archivieren. Es konnten neun Schwachstellen in der Archivierung erkannt 

werden. Das Konzept sieht vor, dass die verbleibenden Restakten (ca. 23.000 jähr- 

lich) nach Entlassung des Patienten zentral durch Massenscanning digitalisiert und 

anschließend vernichtet werden. Dafür sind zwei Planstellen und zwei Hochleistungs- 

scanner vorgesehen. Die gescannten Akten werden elektronisch in der ePA abrufbar 

sein. 

Mit der Umsetzung dieser Planung sind Änderungen der gewohnten Arbeitsabläufe 

zu erwarten, weshalb die Einbeziehung der Mitarbeiter in das Projekt “papierlo- 

se Archivierung“ erforderlich ist. Mittelfristiges Ziel ist es, den Anteil an Papier 

durch originär elektronische Dokumente (z.B. elektronische Fieberkurve) zu redu- 

zieren, um den klinischen Mitarbeitern eine medienbrucharme Arbeitsumgebung zu 

ermöglichen.

Abstract 

The use of highly developed information and communication technology in Medicine 

brings about a steady rise of data about a patient, which has to be collected and 

made accessible. According to the law, these documented data are to be kept on file 

up to thirty years, leading to space problems in the archives of the state hospital 

Hall. Such problems could be solved by introducing an electronic medical record 

(EMR). In order to obtain a comprehensive EMR, all remaining paper-based files 

need to be digitalized by scanning. 

This paper aims at examining and assessing the subinformation system “Archive of 

patient files“ in a systems analysis to draw up a concept for archiving paperless by 

substitutional scanning of the paper files for the state hospital Hall. 

Queries in the database of the digital archiving system are performed in a quantita- 

tive secondary data analysis. After that, a quantitative primary data analysis will be 

conducted, in which 802 documents of 51 files of overall six specialist departments 

are gathered. The file documents are classified as electronic, scanned, paper-based, 

printed or substitutionally scanned and matched to the appropriate document type. 

The archiving processes of selected departments are examined and outlined in a 

qualitative analysis by observing and interviewing. The assessment and the concept 

for paperless archiving are based on this systems analysis. 

The results of the file analysis show that 36% of the documents in the remaining files 

are redundant, i.e. they have been printed or scanned. On average, one file contains 

7.2 paper-based documents, which have not been printed or scanned and will have 

to be scanned in the future. The results of the qualitative analysis show that the 

departments archive individually, thus revealing many weaknesses of the different 

archiving systems. The concept for paperless archiving includes the centralized di- 

gitalizing of the remaining paper-based files (about 23,000 files per year) after the 

patient’s discharge by mass scanning and the subsequent destruction of the scan- 

ned files. The concept designates two permanent posts and two high performance 

scanners. The scanned files will be available in the EMR. 

In the course of implementing these plans, changes of the accustomed work routine 

are expected, making it necessary to include the employees into the project “pa- 

perless archiving“. The medium-term goal is to reduce the amount of paper, used 

for originally electronic documents (e.g. electronic temperature curve), in order to 

enable the employees a work environment without much media disruption.

Inhaltsverzeichnis 


Abbildungsverzeichnis II 

Tabellenverzeichnis III 

1. Einleitung 1 

1.1. Gegenstand und Bedeutung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 

1.2. Problematik und Motivation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 

1.3. Problemstellung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 

1.4. Zielsetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 

1.5. Fragestellung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 

1.6. Gliederung der Arbeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 

2. Grundlagen und Definitionen 8 

2.1. Definitionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 

2.1.1. Dokumente in einem Krankenhaus . . . . . . . . . . . . . . . 8 

2.1.2. Informationssystem eines Krankenhauses . . . . . . . . . . . 9 

2.1.3. Anwendungssystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 

2.1.4. Klinisches Arbeitsplatzsystem (KAS) . . . . . . . . . . . . . . 10 

2.1.5. Die Patientenakte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 

2.2. Archivierung von Patientenakten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 

2.2.1. Konventionelle Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 

2.2.2. Digitale Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 

2.2.3. Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 

2.3. Modellierungsmethoden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 

2.3.1. UML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 

2.3.2. 3LGM 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 

2.4. Das Landeskrankenhaus Hall (LKH Hall) . . . . . . . . . . . . . . . 18 

2.4.1. Struktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 

2.4.2. Rechnerbasierte Anwendungssysteme . . . . . . . . . . . . . . 19 

2.4.3. Das Patientenaktenarchiv nach 3LGM 2 . . . . . . . . . . . . 22 

3. Methoden 24 

3.1. Analyseplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 

3.1.1. Fragestellung der Ist-Analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 

I


3.1.2. Rahmenbedingungen der Ist-Analyse . . . . . . . . . . . . . . 26 

3.2. Informationsbeschaffung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 

3.2.1. Quantitative Analyse - Erstellung des Mengengerüsts . . . . . 27 

3.2.1.1. Quantitative Sekundäranalyse . . . . . . . . . . . . 28 

3.2.1.2. Quantitative Primäranalyse . . . . . . . . . . . . . . 29 

3.2.2. Qualitative Analyse durch Beobachtung und Befragung . . . 30 

3.3. Modellierung und Verifikation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 

3.3.1. Erstellung eines Modells für das Mengengerüst . . . . . . . . 33 

3.3.2. Erstellung von Prozessmodellen . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 

3.4. Methoden zur Systembewertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 

3.4.1. Fragestellung der Systembewertung . . . . . . . . . . . . . . . 37 

3.4.2. Planung der Systembewertung . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 

3.5. Methoden zur Konzepterstellung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 

3.5.1. Fragestellung der Konzepterstellung . . . . . . . . . . . . . . 38 

3.5.2. Planung der Konzepterstellung . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 

4. Ergebnisse der Systemanalyse 41 

4.1. Mengengerüst für die Archivierung am LKH Hall . . . . . . . . . . . 41 

4.1.1. Ergebnisse der quantitativen Sekundäranalyse . . . . . . . . . 41 

4.1.2. Ergebnisse der quantitativen Primäranalyse . . . . . . . . . . 43 

4.2. Die Archive am LKH Hall . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 

4.2.1. Hauptarchiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 

4.2.2. Unfallchirurgie-Archiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 

4.2.3. Psychiatrie-Archiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 

4.3. Die Prozesse im Rahmen der Archivierung am LKH Hall . . . . . . . 52 

4.3.1. Scanprozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 

4.3.2. Archivierungsprozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 

4.4. Die Scanstrategie der TILAK Innsbruck . . . . . . . . . . . . . . . . 60 

4.4.1. Scannen von Rest- und Altakten . . . . . . . . . . . . . . . . 60 

4.4.2. Ressourcen für das Massenscannen . . . . . . . . . . . . . . . 60 

4.4.3. Ablauf für das Massenscannen . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 

5. Systembewertung 63 

5.1. Starkstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 

5.1.1. Das Psychiatrie-Archiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 

5.1.2. Digitale Archivierung der Ambulanzen . . . . . . . . . . . . . 64 

5.1.3. Anbindung an das Gesundheitsnetz Tirol . . . . . . . . . . . 64 

5.2. Schwachstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 

5.2.1. Dokumentenanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 

5.2.2. Schwachstellen der Archivierungsprozesse . . . . . . . . . . . 71 

II


5.3. Dokumente mit Auswirkungen auf die papierlose Archivierung . . . 74 

6. Konzepterstellung zur papierlosen Archivierung 75 

6.1. Anforderungen für die papierlose Archivierung . . . . . . . . . . . . 75 

6.1.1. Rechtliche Anforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 

6.1.2. Technische Anforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 

6.1.3. Anforderungen bezüglich dem Mengengerüst . . . . . . . . . 79 

6.1.4. Anforderungen bezüglich der Qualität . . . . . . . . . . . . . 80 

6.2. Diskussion verschiedener Umsetzungsmöglichkeiten . . . . . . . . . . 81 

6.2.1. Scannen zentral vs. dezentral . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 

6.2.2. Trennblätter vs. keine Trennblätter . . . . . . . . . . . . . . . 82 

6.2.3. Scannen in Schwarzweiß vs. Farbe . . . . . . . . . . . . . . . 83 

6.2.4. Scannen intern vs. extern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 

6.3. Vorschlag für ein Konzept zur papierlosen Archivierung . . . . . . . 85 

6.3.1. Entscheidungen für die papierlose Archivierung . . . . . . . . 85 

6.3.2. Ressourcen für die papierlose Archivierung . . . . . . . . . . 87 

6.3.3. Änderungen für die papierlose Archivierung . . . . . . . . . . 88 

6.3.4. Sollprozesse für die papierlose Archivierung . . . . . . . . . . 89 

6.3.5. Unveränderte Prozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 

6.4. Vorschlag für den Umgang mit vorhandenen Altakten . . . . . . . . 93 

6.4.1. Scannen ad hoc vs. on demand . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 

6.4.2. Massenscannen mehrerer Jahrgänge der Altakten . . . . . . . 94 

6.5. Zusammenfassung für die papierlose Archivieung . . . . . . . . . . . 95 

7. Diskussion 96 

7.1. Diskussion der Methoden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 

7.1.1. Systemanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 

7.1.2. Systembewertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 

7.1.3. Konzepterstellung zur papierlosen Archivierung . . . . . . . . 97 

7.2. Beantwortung der Studienfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 

7.2.1. Ziel 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 

7.2.2. Ziel 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 

7.2.3. Ziel 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 

7.3. Bedeutung der Ergebnisse und Ausblick . . . . . . . . . . . . . . . . 102 

Literaturverzeichnis 103 

Danksagung 106 

Eidesstattliche Erklärung 107 

A. Anhang i 

III


B. Anhang v 

IV

Abkürzungsverzeichnis 

Abbildungsverzeichnis 

2.1. Legende der Fachlichen 3LGM 2 Ebene [16] . . . . . . . . . . . . . . . 17 

2.2. Legende der logischen Werkzeugebene 3LGM 2 [16] . . . . . . . . . . 17 

2.3. Gebäudeplan des LKH Hall seit der Zusammenführung des somati- 

schen und psychiatrischen Bereichs [19] . . . . . . . . . . . . . . . . 18 

2.4. Organigramm von 2012 des LKH Hall [22] . . . . . . . . . . . . . . . 20 

2.5. Die fachliche Ebene des Sub-Informationssystem Patientenaktenar- 

chiv für den somatischen Bereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 

2.6. Die logische Werkzeugebene des Sub-Informationssystem Patienten- 

aktenarchiv für den somatischen Bereich . . . . . . . . . . . . . . . . 23 

3.1. Vorgehensmodell für die Systemanalyse und -bewertung nach Am- 

menwerth und Haux [6] (S.118) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 

3.2. Arbeitsplatz im Haus 10 des LKH Hall für die quantitative Erhebung 27 

3.3. Abfragewerkzeuge im AIM-Hall . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 

3.4. Klassifizierter Status für die archivierten Dokumente von #1 bis #5 

aus ePA und Restakte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 

3.5. Ablaufdiagramm zur Klassifizierung der Dokumente in #1 bis #5 

ausgewählter Patientenakten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 

4.1. Prozentwert aus dem Mittelwert der klassifizierten Dokumente pro 

Fallakt und Fachabteilung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 

4.2. Hauptarchiv im somatischen Bereich, Haus 10 . . . . . . . . . . . . . 47 

4.3. Patientenakte aus dem Hauptarchiv - Archivierung nach Fallnummer 48 

4.4. Unfallarchiv im somatischen Bereich, Haus 10 . . . . . . . . . . . . . 49 

4.5. Patientenakte aus dem Unfallarchiv - Archivierung nach Unfallnummer 50 

4.6. Psychiatrie-Archiv für stationäre Patientenakten . . . . . . . . . . . 50 

4.7. Patientenmappe aus dem Psychiatrie-Archiv – Archivierung nach Ge- 

burtsmonat, sortiert nach Geburtstag und Anfangsbuchstaben des Fa- 

miliennamen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 

4.8. Haupt- und Teilprozesse im Rahmen der Archivierung als UML-- 

Anwendungsfalldiagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 

4.9. Aktivitätsdiagramm für den dezentralen Scanprozess mitgebrachter 

Dokumente bei stationärer Aufnahme . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 

V

Abbildungsverzeichnis 

4.10. Aktivitätsdiagramm für den Archivierungsprozess auf der Inneren 

Medizin II Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 

4.11. Aktivitätsdiagramm für den Archivierungsprozess auf der Chirurgie 

II Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 

4.12. Aktivitätsdiagramm für den Archivierungsprozess auf der Gynäkologie- 

Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 

4.13. Aktivitätsdiagramm für den Archivierungsprozess der Psychiatrie Sta- 

tionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 

4.14. Hochleistungsscanner der TILAK Innsbruck für das Digitalisieren der 

Rest- und Altakten in Schwarzweiß . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 

4.15. Aktivitätsdiagramm für den zentralen Scanprozess der Rest- und Al- 

takten in Innsbruck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 

5.1. Vermerk in einer Akte, dass die vorangegangene Krankengeschichte 

nicht auffindbar ist - im Zuge der quantitativen Primäranalyse iden- 

tifiziert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 

5.2. Gegenüberstellung: Gescannte Dokumente zu richtiger Fallnummer 

— zu falscher Fallnummer eines Patienten. Erhoben aus allen 38 Fal- 

lakten des somatischen Bereichs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 

5.3. Gegenüberstellung: Unterzeichnete – nicht unterzeichnete Arztbriefe. 

Erhoben aus allen 38 Fallakten des somatischen Bereichs . . . . . . . 68 

5.4. Ausgedruckter Arztbrief - Medikation wurde nachträglich ergänzt . . 70 

6.1. Sollmodell für die papierlose Archivierung durch ersetzendes Scannen 

als UML-Anwendungsfalldiagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 

6.2. Aktivitätsdiagramm für den künftigen stationären Archivierungspro- 

zess der Restakte. Teilprozess: Zentraler Scanprozess der Restakte in 

Abbildung 6.3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 

6.3. Aktivitätsdiagramm als Teilprozess für den künftigen zentralen Scan- 

prozess der Restakte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 

VI

Tabellenverzeichnis 


2.1. Primariatsabteilungen des LKH Hall mit ihren systematisierten Bet- 

ten und Aufnahmen im Jahr 2011 (erstellt nach [21]) . . . . . . . . . 19 

2.2. Auflistung der Archivierungsaufgaben mit den zuständigen Anwen- 

dungssystemem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 

3.1. Ansprechpersonen für die qualitative Analyse am LKH Hall . . . . . 30 

3.2. Klassifizierter Dokumentenstatus für die quantitative Primäranalyse 34 

4.1. Mittelwert der monatlich archivierten ePA Dokumente pro Fachab- 

teilung der Jahre 2009 bis 2012 (* Zahlen beziehen sich nur auf den Mittelwert 

von 01.01. bis 30.06.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 

4.2. Mittelwert der monatlich importieren Dokumente (über icoPRINT 

und icoFRAME) pro Fachabteilung (* Zahlen beziehen sich nur auf den Mit- 

telwert von 01.01. bis 30.06.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 

4.3. Scanarbeitsplätze im somatischen Bereich . . . . . . . . . . . . . . . 42 

4.4. Anzahl der klassifizierten Dokumente pro Fachabteilung (Legende zu 

#1 bis #5: Tabelle 3.2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 

4.5. Mittelwert der klassifizierten Dokumente pro Fallakt und Fachabtei- 

lung, ohne Psychiatrie (Legende zu #1 bis #5: Tabelle 3.2) . . . . . 45 

4.6. Die häufigsten zehn - als papierbasiert (#3) klassifizierten - Doku- 

mententypen mit der mittleren Seitenzahl und dem Papierformat aus 

allen 51 analysierten Restakten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 

5.1. Schwachstelle 1.1 - Patientenakten nicht auffindbar . . . . . . . . . . 65 

5.2. Schwachstelle 1.2 - Scannen zu anderer Fallnummer des Patienten . . 67 

5.3. Schwachstelle 1.3 - Nicht unterzeichnete Arztbriefe des somatischen 

Bereichs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 

5.4. Schwachstelle 1.4 - Nachträglich veränderte Dokumente . . . . . . . 69 

5.5. Schwachstelle 2.1 - Scannen mitgebrachter Dokumente, die bereits 

elektronisch verfügbar sind . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 

5.6. Schwachstelle 2.2 - Archivierung nach Fallakten der Inneren Medizin 72 

5.7. Schwachstelle 2.3 - Arztbrief wird erst nach der Entlassung geschrieben 72 

5.8. Schwachstelle 2.4 - Ausheben von Krankengeschichten ohne Aufbe- 

wahrungsrichtlinien auf der Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 

VII


5.9. Schwachstelle 2.5 - Fallnummer der letzten Krankengeschichte wird 

auf Packpapierbogen der aktuellen Fallakte geschrieben . . . . . . . 73 

6.1. Teilnehmer des Verifikationsworkshop am 04.09.2012 . . . . . . . . . 85 

VIII

1. Einleitung 

1. Einleitung 

1.1. Gegenstand und Bedeutung 

Das moderne Gesundheitssystem zeichnet sich durch den Einsatz hoch entwickel- 

ter Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) aus. Mit dem Einsatz solcher 

Verfahren zur Diagnostik und Therapie nimmt die Menge an Daten, die zu einem 

Patienten gehören, stetig zu. 

Elektronische Patientenakten (ePA) umfassen alle patientenrelevanten Daten, die 

im Laufe der medizinischen Versorgung entstanden sind. Diese umfassenden elek- 

tronischen Daten werden auf einem permanenten elektronischen Dokumententräger 

abgelegt. Bei einer partiellen Patientenakte wird lediglich ein Teil der Daten auf 

einem Dokumententräger abgelegt, die Restakte aus Papier wird konventionell ar- 

chiviert. [7] 

Trotz Einsatzes rechnergestützter Anwendungssysteme sind immer noch mehr als 

50 Prozent der Dokumente im Gesundheitswesen ausschließlich papierbasiert [8]. 

Papierakten, die konventionell archiviert werden, entsprechen oft nicht der Anfor- 

derung systematisch und zeitnah dem medizinischen Personal zur Verfügung stehen 

zu können. Der Papierakt muss während der Öffnungszeiten aus dem Archiv aus- 

geliehen werden, um an die darin befindlichen Informationen zu gelangen [5]. Das 

Scannen bietet die Möglichkeit, diese originär erstellten Papierdokumente in einem 

sogenannten digitalen Archivsystem [16] elektronisch abzulegen und über die ePA 

abzurufen. 

Mit der digitalen Archivierung gescannter Dokumente, die somit eine Zusammenfüh- 

rung mit den elektronisch erzeugten Dokumenten ermöglicht, werden nachstehende 

Vorteile erwartet [5]: 

• Zeitnahe Verfügbarkeit von Patientendaten: Papierakten müssen folglich nicht 

aus dem Archiv bestellt werden. 

• Paralleler Zugriff auf Patientendaten: Gescannte sowie elektronisch erzeugte 

Dokumente können über die ePA zeitgleich von verschiedenen Personen abge- 

rufen werden. 

1

1. Einleitung 

• Bessere Auffindbarkeit relevanter Patientendaten: Gescannte sowie elektro- 

nisch erzeugte Dokumente können nach Dokumententyp und Zeitraum gesucht 

werden. 

• Besserer räumlicher Nutzen der Archive: Durch ersetzendes Scannen wird nur 

noch wenig bis kein Papier langfristig aufbewahrt. 

Die Vorteile der digitalen Archivierung wachsen mit dem Anteil der elektronisch 

erzeugten Dokumenten [7]. 

2

1. Einleitung 

1.2. Problematik und Motivation 

Das Landeskrankenhaus Hall (LKH) bietet mit seinen neun Abteilungen, über 500 

Betten und 1.150 MitarbeiterInnen eine breite Basisversorgung für den Raum Inns- 

bruck Land. [24] 

Seit Jahresbeginn 2011 bildet das LKH Hall einen Zusammenschluss aus dem so- 

matischen Bereich – das Bezirkskrankenhaus (BHK) – und dem Psychiatrischen 

Krankenhaus (PKH). Das LKH wurde damit in den TILAK-Verbund – den Tiroler 

Krankenanstalten – integriert, wodurch Vorteile durch Transparenz, enge Zusam- 

menarbeit und kontinuierliche Informationsflüsse zu erwarten sind. [24] 

Eine solche Fusion bedarf einer Reflexion der bisherigen Prozesse, nicht nur um sich 

besser mit der TILAK abstimmen zu können, sondern weil auch intern der Wunsch, 

Aufgaben zur medizinischen Behandlung von Patienten optimal zu lösen, besteht. 

Seit 2009 wird im LKH das digitale Archiv der TILAK, AIM (Advanced Image Ma- 

nagement), verwendet. Ausgewählte Dokumente werden für die elektronische Auf- 

bewahrung gescannt und im AIM als PDF/A abgelegt. Welche Dokumente gescannt 

oder in Papier als Restakte bestehen bleiben, wird in den Abteilungen unterschied- 

lich gehandhabt. 

So gibt es im somatischen Bereich Stationen, die bei wiederkehrenden Patienten die 

Restakte aus dem konventionellen Archiv bestellen und mit der Entlassung als eine 

Krankengeschichte unter einer neuen Fallzahl archivieren. Andere Stationen lassen 

keine Restakte ausheben und verwenden die in der partiellen ePA enthaltenen In- 

formationen über die vorangegangene Behandlung des Patienten. 

Im Rahmen der Archivierung entstehen auszugsweise folgende Probleme: 

• Für die weitere konventionelle Aufbewahrung von Dokumenten ist nicht aus- 

reichend Archivplatz vorhanden, 

• Ausgeliehene Akten zirkulieren auf Stationen, werden weitergereicht und schwer 

wiedergefunden, wenn nicht klar ist, auf welchem Schreibtisch sich der Akt ge- 

rade befindet, 

• Mangels stringenter Vorgaben für das Scannen sind manche Akten nicht voll- 

ständig. 

Aufgrund der bestehenden Probleme im Rahmen der Archivierung will die Leitung 

des LKH Hall auf eine weitgehend papierlose Archivierung umstellen. Dabei sollen 

die verwendeten Standards und Strategien zur digitalen Aufbewahrung von Doku- 

menten der TILAK berücksichtigt werden. 

3

1. Einleitung 

Mit diesem Projekt, der papierlosen Archivierung als Baustein zur Realisierung der 

elektronischen Patientenakte, sollen Restakten in Papier ersetzend gescannt und 

revisionssicher gespeichert werden. Künftig soll jedoch möglichst wenig Papier pro- 

duziert werden, um eine medienbrucharme Arbeitsumgebung für das medizinische 

Personal ermöglichen zu können. 

4

1. Einleitung 

1.3. Problemstellung 

P1 Es gibt derzeit kein einheitliches Konzept zur Einbindung originär erzeugter 

Papierdokumente in das digitale Archiv (AIM). 

P2 Es ist unklar, wie die organisatorischen Rahmenbedingungen zu erfüllen sind, 

um ersetzendes Scannen für die digitale Archivierung in Hall realisieren zu 

können. 

1.4. Zielsetzung 

Aus den oben genannten Problemen lassen sich folgende Ziele definieren: 

Z1 Es soll eine Ist-Analyse des derzeitigen Subinformationssystem “Patientenakten- 

archiv“ am LKH Hall durchgeführt werden. 

Z1.1 Ziel ist, ein Mengengerüst zu erstellen, das Art und Umfang der im 

AIM und in Restakten enthaltenen Dokumente ausgewählter Abteilungen 

umfasst. 

Z1.2 Ziel ist, die derzeitigen Archivierungsprozesse ausgewählter Abteilungen 

zu analysieren und mit geeigneten Prozessmodellen darzustellen. 

Z2 Es soll eine Systembewertung mit der Auflistung erkannter Stark- und Schwach- 

stellen des Subinformationssystems “Patientenaktenarchiv“ erfolgen. 

Z3 Es soll unter Beteiligung ausgewählter klinischer Mitarbeiter ein Lösungskonzept 

zur papierlosen Archivierung entwickelt werden, das organisatorische Abläufe 

für das ersetzende Scannen beschreibt. 

Abgrenzung Diese Arbeit soll keine finanziellen Aspekte bei der Umsetzung des Lö- 

sungskonzepts behandeln. Systemanalyse, -bewertung und Lösungskonzept beziehen 

sich auf den organisatorischen Aspekt - auf technische Realisierung und Implemen- 

tierung wird der Hauptaugenmerk nicht gelegt. 

5

1. Einleitung 

1.5. Fragestellung 

In der vorliegenden Arbeit sollen folgende Fragen beantwortet werden: 

Zu Z1: 

F1.1a Wie viele Dokumente werden monatlich digital archiviert? 

F1.1b In welchem Umfang fallen derzeit noch welche Papierdokumente an? 

F1.1c Welche und wie viele klinische Dokumente enthält eine Papierakte pro Ab- 

teilung? 

F1.1d Wie viele Papierdokumente fallen pro Monat pro Abteilung pro Patient an? 

F1.1e Wie viele Papierdokumente liegen identisch elektronisch vor (wurden also 

ausgedruckt oder eingescannt)? 

F1.1d Welche Papierdokumente liegen nur papierbasiert vor? 

F1.2a Wie wird die Papierakte des Patienten archiviert? 

F1.2b Wann und wie werden Papierdokumente gescannt? 

F1.2c Wann ist die Papierakte abgeschlossen? 

F1.2d Wann wird die Papierakte gebraucht? 

Zu Z2: 

F2.1 Wie ist das Archivierungssystem von Papierdokumenten am LKH Hall zu be- 

werten? 

F2.2 Welche Schwachstellen entstehen bei den Archivierungsprozessen von Papier- 

dokumenten? 

F2.3 Welche Archivierungsprozesse haben sich bewährt und sollen beibehalten wer- 

den? 

6

1. Einleitung 

Zu Z3: 

F3.1 Wie, wo und von wem soll in Zukunft die Akte gescannt werden, um die 

erkannten Schwachstellen zu lösen? 

F3.2 Wie, wo und was soll bei der Patientenaufnahme gescannt werden? 

F3.3 Wie, wo und was soll bei der Entlassung gescannt werden? 

F3.4 Welche personelle Faktoren sind zu berücksichtigen? 

F3.5 Werden unterschiedliche Konzepte für die Abteilungen benötigt? 

F3.6 Welche Vor- und Nachteile gibt es für unterschiedliche Lösungsvorschläge? 

F3.7 Wo entsteht Mehraufwand, wo entsteht Nutzen? 

1.6. Gliederung der Arbeit 

Die vorliegende Arbeit gliedert sich in sechs Hauptkapitel. Im Kapitel 2 werden 

Definitionen und theoretische Grundlagen erläutert, die in den weiteren Abschnitten 

verwendet werden. Dieses Kapitel beschreibt auch Aufbau und Struktur des LHK 

Hall. 

In Kapitel 3 werden detailliert die verwendeten Methoden zur Vorgehensplanung 

der Systemanalyse und -bewertung sowie Methoden der Prozessmodellierung und 

Lösungskonzepterstellung behandelt. 

Die Kapitel Kapitel 4 bis Kapitel 6 listen die Ergebnisse dieser Arbeit, also der 

Prozessanalyse, Systembewertung und Lösungskonzepterstellung auf. 

Im darauf folgenden Kapitel 7 sollen die Methoden und Ergebnisse diskutiert wer- 

den. Die in der Einleitung gestellten Fragen sollen herangezogen werden, um das 

Erreichen der Ziele bewerten zu können. 

Den Ausblick für diese Arbeit – für das Projekt papierlose Archivierung am LKH 

Hall – zeigt Kapitel 8 auf. Welche weiteren Schritte werden notwendig sein, um 

dieses Projekt fortführen zu können? 

7

2. Grundlagen und Definitionen 


In diesem Kapitel werden zunächst jene Begriffe vorgestellt, die vor allem im Bereich 

der Informationssysteme des Gesundheitswesens verwendet werden, um das Sub- 

Informationssystem “Patientenaktenarchiv“ beschreiben zu können. Danach sollen 

die allgemeinen Anforderungen für das Aufbewahren von Patientenakten behan- 

delt werden. Im dritten Teil werden die Modellierungsmethoden nach UML (Unified 

Modelling Language) und 3LGM 2 (Revised 3-Layer-Graphbased Meta Model) be- 

schrieben. Zuletzt wird der Analyseort, das Landeskrankenhaus Hall, vorgestellt. 

Dabei werden auch die im Krankenhaus Hall verwendeten Softwareprodukte und 

deren Einsatz kurz erläutert. 

2.1. Definitionen 

2.1.1. Dokumente in einem Krankenhaus 

Definition 1 (Dokument) Ein Dokument ist ein papierbasiertes oder elektro- 

nisches Schriftstück [13], das einzelne Daten zum Verständnis der Information 

zusammenfasst. 

Im Folgenden werden die spezifischen Begriffe Dokumententyp und Dokumenten- 

klasse definiert. Als Beispiel für Dokumententypen sollen ein externer Sonographie- 

Befund sowie ein externer Röntgenbefund dienen. Diese Dokumententypen können 

als Dokumentenklasse Externe Radiologie-Befunde zusammengefasst werden. 

Definition 2 (Dokumententyp) Aus einer Menge gleichartiger Dokumente 

kann aufgrund gemeinsamer Eigenschaften ein Dokumententyp durch Abstrakti- 

on bestimmt werden. [1] 

8


Definition 3 (Dokumentenklasse) Die Gruppierung von ähnlichen Doku- 

mententypen soll als Dokumentenklasse bezeichnet werden. 

2.1.2. Informationssystem eines Krankenhauses 

Definition 4 (Informationssystem) “Ein Informationssystem ist das sozio- 

technische Teilsystem einer Einrichtung, das aus den informationsverarbeiten- 

den Aktivitäten und den an ihnen beteiligten menschlichen und informationstech- 

nischen Handlungsträgern in ihrer informationsverarbeitenden Rolle besteht. Es 

ist damit das gesamte informationsverarbeitende und informationsspeichernde 

Teilsystem in einer Einrichtung.“ [6] 

Nach dieser Definition wird das Informationssystem der Einrichtung “Krankenhaus“ 

als Krankenhausinformationssystem (KIS) bezeichnet. 

Die menschliche Rolle eines KIS übernehmen all jene Personen, die Daten in verschie- 

dener Form verarbeiten und ablegen. Dabei werden sie vom rechnerunterstützten 

Teil (Computersysteme als informationsverarbeitende Werkzeuge) und dem kon- 

ventionellen Teil (Werkzeuge wie Papierakten, Formulare, Rohrpost etc) des KIS 

unterstützt.[6](S.8) 

Das zu untersuchende Sub-Informationssystem “Patientenaktenarchiv“ ist wiederum 

ein Teilsystem des KIS. Im Krankenhaus Hall werden für die Patientenaktenarchi- 

vierung konventionelle und digitale Archive eingesetzt. 

2.1.3. Anwendungssystem 

Definition 5 (Anwendungssystem) “Ein Anwendungssystem ist ein Teilsys- 

tem des Informationssystems, welches die Erledigung einer oder mehrerer Unter- 

nehmensaufgaben unterstützt. Ein Anwendungssystem ermöglicht die Verarbei- 

tung und Speicherung von Information und Wissen in Form von Daten. Wir un- 

terscheiden rechnerbasierte von konventionellen (papierbasierten) Anwendungs- 

systemen.“ [6](S.10) 

9


Unter den rechnerbasierten Anwendungssystemen werden Softwareprogramme, ob 

erworben oder eigenentwickelt, [6] verstanden. Im letzten Teil dieses Kapitels wer- 

den einige rechnerbasierte Anwendungssysteme, die auf den Computersystemen des 

Landeskrankenhaus Hall installiert sind, vorgestellt. 

2.1.4. Klinisches Arbeitsplatzsystem (KAS) 

Definition 6 (Klinisches Arbeitsplatzsystem) “Ein Klinisches Arbeits- 

platzsystem (KAS) ist ein rechnerunterstütztes Dokumentations- und Organisa- 

tionssystem für die Arbeitsplätze auf den Stationen, in den Ambulanzen und den 

Funktionsbereichen. Dieses Anwendungssystem unterstützt die klinisch tätigen 

Personen im Rahmen des Behandlungsprozesses bei ihren Dokumentationsauf- 

gaben und dem Patientenmanagement (z.B. Anforderungsmanagement, Termi- 

nierung).“ [16] 

2.1.5. Die Patientenakte 

Definition 7 (Patientenakte) Die Patientenakte ist eine Sammlung aus allen 

Daten und Dokumenten zu einem Patienten, die im Rahmen der medizinischen 

Versorgung in einer Einrichtung entstehen. [7] 

Diese Patientenakte kann in einem digitalen Archiv oder papierbasiert in Ordnern, 

Aktenhüllen und Mappen nach rechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden [7] (S.69). 

Papierbasierte Patientenakte 

Definition 8 (Papierbasierte Patientenakte) Die papierbasierte Patien- 

tenakte liegt auf Papier vor [16] und kann zentral oder dezentral in Archiven 

aufbewahrt werden. [7] 

10


Nach Leiner [7] soll in einer Einrichtung oder Fachabteilung nach Möglichkeit nur 

eine Patientenakte (auch Krankenakte oder Krankengeschichte genannt) pro Patient 

geführt werden. Da Geburten und Vorsorgeuntersuchungen nicht als Krankheit zu 

benennen sind, ist der Begriff “Krankenakte“ weniger geeignet [16]. 

Zur Vereinfachung wird bei der vorliegenden Arbeit die definierte Bezeichnung “Pa- 

tientenakten“ allgemein verwendet. Wenn im speziellen Fall in einer Fachabteilung 

pro Patient nur eine Patientenakte geführt wird, soll der Begriff Krankengeschich- 

te verwendet werden. Während einer Behandlung werden alle Dokumente in einem 

Fallakt zusammengetragen. So kann ein Patientenakt pro Patient aus mehreren Fal- 

lakten bestehen. 

Definition 9 (Fallakte) Sammlung aus allen zusammenhängenden Dokumen- 

ten zu einem Patienten im Rahmen ambulanter oder stationärer Versorgung, die 

unter einer Fallnummer geführt werden. [16] 

Definition 10 (Krankengeschichte) Eine Krankengeschichte (KG) zu einem 

Patienten setzt sich aus einem oder mehreren Fallakten zusammen. Mit jeder 

stationären Aufnahme wird eine neue Fallnummer und ein aktueller Fallakt ge- 

führt. 

Elektronische Patientenakte (ePA) 

Definition 11 (ePA) Die ePA (elektronische Patientenakte), ist eine Patien- 

tenakte, die auf digitalen Datenträgern abgelegt wird und elektronisch verfügbar 

ist. [7](S.122) 

Bei der ePA werden die gesammelten elektronischen Daten, die ein Bestandteil des 

KIS sind, strukturiert und miteinander verknüpft. Der digitale Datenträger der ePA 

soll permanent sein und dem Prinzip WORM (write once, read many) – für die 

Archivierung – folgen. Zur Archivierung der ePA wird im nächsten Abschnitt dieses 

Kapitels genauer eingegangen. [16, 7](S.122) 

Neben Anforderungen an Trägermedium, Eigenschaften und Archivierung einer ePA 

gilt es nach Leiner [7] Fragen der Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Strukturierung 

zu beantworten. 

11


Sind alle Dokumente rechnergestützt erstellt oder (z.B. durch Scannen) digitalisiert 

worden, so spricht Leiner von einer “umfassenden“ ePA, die somit vollständig elek- 

tronisch verfügbar ist, wobei die Verfügbarkeit der ePA für eine Person oder mehrere 

Personen zu bestimmten Zeitpunkten variieren kann. 

Dokumente der ePA und auch der papierbasierten Patientenakte können am ein- 

fachsten chronologisch strukturiert werden. Übersichtlichkeit bietet eine Strukturie- 

rung, die Dokumententypen abschnittsweise zusammenfasst. [7] 

Partielle Patientenakte 

Eine weitgehende Umstellung auf eine papierlose Archivierung, die Verwendung ei- 

ner umfassenden ePA, ist schwer zu realisieren. Oft bleiben bestimmte Dokumente, 

wie etwa die Fieberkurve, papierbasiert. Grund dafür kann die leichtere und gewohn- 

te Handhabung des Papiers sein. Dadurch sind ePA nach Leiner in dieser Weise nur 

partielle Patientenakten. Die Restakte in Papier wird konventionell in Archiven auf- 

bewahrt [7] (S. 123) 

Angelehnt an die TILAK Innsbruck werden die beiden Begriffe “Restakte und Alt- 

akte"verwendet [23]. 

Definition 12 (Restakte) Neben der ePA besteht nach der Behandlung eine 

verbleibende papierbasierte Fallakte, die Restakte. In einer aussortierten Rest- 

akte befinden sich keine Ausdrucke von der ePA. 

Definition 13 (Altakt) Die archivierte Krankengeschichte (KG) zu einem 

wiederkehrenden Patienten pro Fachabteilung ist für die vorliegende Arbeit als 

Altakte zu definierten. 

12


Archivierte ePA 

Nach Schmücker, Dujat und Häber ist die archivierte ePA Teil der elektronischen 

Patientenakte und wird wie folgt definiert: 

Definition 14 (archivierte ePA) “Die archivierte ePA besteht aus Doku- 

menten, Bildern und sonstigen digitalen Objekten, die für die Langzeitaufbe- 

wahrung freigegeben und möglichst in geeigneten standardisierten Formaten un- 

veränderbar abgelegt sind.“[16] 

2.2. Archivierung von Patientenakten 

Mit dem Abschluss der Behandlung eines Patienten muss die Patientenakte so ar- 

chiviert werden, dass sie gezielt wiedergefunden wird und für eine darauffolgende 

Behandlung als Informationsgrundlage dienen kann. [7]. In Österreich sind Aufbe- 

wahrungsfristen von 10 Jahren im ambulanten Bereich und 30 Jahre im stationären 

Bereich Gesetz. Röntgenbilder verlieren früher an Beweiskraft und müssen lediglich 

10 Jahre archiviert werden.[11] 

2.2.1. Konventionelle Archivierung 

Nach Haas befasst sich die Archivierung mit der Registrierung und Verwaltung 

von Akten. Für die konventionelle Archivierung von Papierakten werden physische 

Ablagesysteme benötigt, die auf verschiedenste Weise organisiert werden können 

[13](S.125): 

• Alphabetische Ablage nach Familienname und Vorname 

• Ablage nach Geburtsdatum und Familienname 

• Ablage nach Fall- oder Unfallnummer 

• Ablage nach Geburtsmonat des Patienten und folgende Sortierung: Geburtstag 

anschließend Geburtsjahr [7] (S.71) 

Bei der konventionellen Archivierung von Papier und Röntgenbildern entstehen 

Schwierigkeiten unter anderem durch Raummangel, begrenzte Öffnungszeiten der 

Archive, langes Suchen der Akten sowie Unvollständigkeit und unzureichende Sor- 

tierung in den Akten. [15] 

13


2.2.2. Digitale Archivierung 

Die digitale Archivierung ist ein Konzept zur Aufbewahrung von Dokumenten in 

elektronischer Form. So wird die Verwaltung, Speicherung und das Wiederauffin- 

den von elektronisch gespeicherten Dokumenten durch ein digitales Archivsystem 

rechnerunterstützt vorgenommen. Grundsätzlich gilt, dass originär elektronisch er- 

zeugte Dokumente beweissicher und rechtlich anerkannt abgelegt werden. Sollten 

Dokumente jedoch nicht elektronisch erzeugt worden sein, werden diese durch Scan- 

nen digitalisiert und indexiert. [16] 

Mit Hilfe einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur werden die pa- 

pierbasierten Dokumente beim Scannen beweissicher gemacht. Es kann überprüft 

werden, ob eine natürliche Person die Digitalisierung durch Scannen vorgenommen 

hat und bezeugen kann, dass das Papierdokument mit dem digital erzeugten über- 

einstimmt. Ein elektronischer Zeitstempel, der mit einer qualifizierten elektronischen 

Signatur verknüpft wird, hält unveränderbar den Zeitpunkt fest, zu dem die Digita- 

lisierung erfolgte. [16] 

2.2.3. Standards 

Im folgenden werden die Standards zu Datenformaten und zur Datenübertragung, 

die für die Archivierung von ePA verwendet und im Rahmen dieser Arbeit aufschei- 

nen, beschrieben. 

PDF/A ist ein genormter ISO-Standard, der für die Langzeitarchivierung digitaler 

Dokumente zulässig ist und keine Manipulationen möglich macht. Für die Ab- 

lage im PDF/A - Format eignen sich gescannte Dokumente, Bilder, Dokumente 

im Rich Text Format (RTF), Office Dokumente u.A. [16] 

DICOM steht für Digital Imaging and Communications in Medicine und dient als 

offener Standard zur Speicherung und Kommunikation von medizinischen Bild- 

daten. [16] 

HL7 ist ein Kommunikationsstandard, mit dem medizinisch relevante Daten zwi- 

schen den verschiedenen Anwendungssystemen in einer Einrichtung ausge- 

tauscht werden können [16]. So können die verschiedenen Nachrichtentypen 

– z.B. Leistungen, Patientenstammdaten und Befunde – übermittelt werden. 

14


2.3. Modellierungsmethoden 

2.3.1. UML 

Die UML (Unified Modelling Language) wird häufig in der objektorientierten Soft- 

wareentwicklung eingesetzt, um Verhalten und Strukturen mit Hilfe einer graphi- 

schen Notation und eines Metamodells [12] beschreiben zu können. Da die UML 

so vielseitig ist, beschränkt sich ihr Einsatz nicht nur auf die objektorientierte Pro- 

grammierung. 

Der seit 1997 akzeptierte Standard zur Modellierung umfasst als UML 2 offiziell drei- 

zehn Diagrammtypen [12]. In der vorliegenden Arbeit wird das Aktivitätsdiagramm 

zur Beschreibung prozeduralen und parallelen Verhaltens [6] und das Anwendungs- 

falldiagramm, zur Darstellung von Rollen, verknüpft mit den Aufgaben in einem 

Sub-Informationssystem, verwendet. 

2.3.2. 3LGM 2 

Mit dem 3LGM 2 Modell (Revised 3-Layer-Graphbased Meta Model) können (Sub-) 

Informationssysteme beschrieben werden [4]. Als Modellierungswerkzeug dient der 

Java-basierte 3LGM 2 Baukasten [16], der drei hierarchische Ebenen für die graphi- 

sche Modellierung bietet [3]. 

3LGM 2 , als Weiterentwicklung von 3LGM, entstand in Leipzig und bietet ein Meta- 

Modell, das Stereotypen – also gebräuchliche Begriffe und Konzepte – eines (Sub-) 

Informationssystem verwendet [4]. 

Die Modellierungsmethode von 3LGM 2 ermöglicht ein solches (Sub-) Informations- 

system über drei Ebenen wie folgt darzustellen: 

Die fachliche Ebene 

Über die fachliche Ebene werden die zu einem (Sub-) Informationssystem gehören- 

den (Unternehmens-) Aufgaben mit ihren informationsverarbeitenden Objekttypen 

beschrieben [3]. 

Die Abbildung 2.1 dient als Legende für das später folgende 3LGM 2 Modell des LKH 

Hall. 

15


Die logische Werkzeugebene 

Die logische Werkzeugebene stellt die Anwendungsbausteine, die über Schnittstel- 

len verbunden sein können, dar. Als Anwendungsbaustein kann ein rechnerbasiertes 

Anwendungssystem mit oder ohne Datenbank bzw. ein papierbasiertes Anwendungs- 

system mit oder ohne Dokumentensammlung auftreten. [16] 

Wie in der Legende zur logischen Werkzeugebene (Abbildung 2.2) zu sehen, können 

Teilsysteme beschrieben werden. 

Die physische Werkzeugebene 

Auf der untersten Ebene, der physischen Werkzeugebene, werden die rechner- und 

papierbasierten Datenverarbeitungsbausteine dargestellt. Zu den papierbasierten Kom- 

ponenten gehören sowohl Personen als auch Ablagesysteme und Archivregale. Die 

rechnerbasierten Komponenten bestehen aus der Hardware (Server, Drucker, Work- 

stations etc.) und können zur Datenübertragung miteinander verbunden werden. 

[3, 4] 

Die Arbeit konzentriert sich auf die organisatorische Realisierung der Systemanalyse 

und -bewertung und tangiert nur an verschiedenen Stellen technische Aspekte. Durch 

diese Abgrenzung wird auch die physische Werkzeugebene des 3LGM 2 Modells nicht 

eingesetzt. 

16


Abbildung 2.1.: Legende der Fachlichen 3LGM 2 Ebene [16] 

Abbildung 2.2.: Legende der logischen Werkzeugebene 3LGM 2 [16] 

17


2.4. Das Landeskrankenhaus Hall (LKH Hall) 

Das Landeskrankenhaus Hall gehört seit 01.01.2011 zur TILAK (Tiroler Landeskran- 

kenanstalten GmbH). Die TILAK hat sich seit ihrer Gründung 1991 – zu Beginn 

waren es die Landeskrankenhäuser Innsbruck, Natters, Hochzirl und das Psychia- 

trische Krankenhaus Hall – zum größten Gesundheitsunternehmen Westösterreichs 

entwickelt. Mit der Integration in den TILAK-Verbund fusionierten das ehemalige 

Bezirkskrankenhaus (BKH) und das nebenan liegende Psychiatrische Krankenhaus 

(PKH) zum Landeskrankenhaus (LKH) (Abbildung 2.3). Das LKH Hall bietet so 

eine breite medizinische Basisversorgung für den Raum Innsbruck Land. Weitere 

Einrichtungen, die zu dem Tiroler Gesundheitsunternehmen gehören, sind die Lan- 

despflegeklinik Tirol und das Bezirkskrankenhaus Schwaz. [24] 

Thurnfeldgasse 

Haus 1 

Haus 2 

Haus 5 

Haus 3 

Herzlich willkommen im Landeskrankenhaus Hall 

Haus 7 

Park 

Haus 4 

Kaiser-Max-Straße 

Sportplatz 

Haus 8 

Milser Straße 

Haus 6 

Haus 9 

Haus 1–3 Psychiatrie und Psychotherapie B 

Haus 3–6 Psychiatrie und Psychotherapie A 

Haus 7 Wirtschaftsgebäude 

Haus 8 Technisches Servicezentrum 

Haus 9 Verwaltungsgebäude 

Haus 11 ??? 

Haus 11 

Zugang Haus 1–9 

Ruetz 

H a u s 1 0 

A Anmeldung 

i Information 

Notfallaufnahme 

UMIT Private Universität 

Zollstraße 

Kapelle 

Warenanlieferung 

Plan: büro54 

Haus 10 Allgemeine Chirurgie 

Anästhesie und Intensivmedizin 

Gynäkologie und Geburtshilfe 

Innere Medizin 

Physiotherapie 

Psychologischer Dienst 

Radiologie 

Sozialberatung 

Unfallchirurgie und Sporttraumatologie 

Urologie und Andrologie 

Abbildung 2.3.: Gebäudeplan des LKH Hall seit der Zusammenführung des somatischen 

und psychiatrischen Bereichs [19] 

18


2.4.1. Struktur 

Am Landeskrankenhaus Hall bestehen neun Primariatsabteilungen mit den syste- 

matisierten Betten für das Jahr 2011, die in Tabelle 2.1 aufgelistet sind [21]. In den 

verschiedenen Bereichen des LKH Hall sind etwa 1.150 Mitarbeiter beschäftigt. Die 

organisatorische Struktur und Aufgabenverteilung sind im Organigramm, das von 

der Verwaltung des LKH zur Verfügung gestellt wurde, zu sehen (Abbildung 2.4). 

Jahr 2011 

Primariatsabteilungen Systematisierte Betten Aufnahmen 

Psychiatrie und Psychotherapie A 155 2.749 

Psychiatrie und Psychotherapie B 106 2.083 

Allgemeine Chirurgie 79 4.949 

Anästhesie und Intensivmedizin 8 66 

Gynäkologie und Geburtshilfe 40 2.587 

Innere Medizin 89 6.359 

Radiologie - - 

Unfallchirurgie und Sporttaumatologie 31 2.696 

Urologie und Andrologie 29 2.475 

Gesamt 537 23.964 

Tabelle 2.1.: Primariatsabteilungen des LKH Hall mit ihren systematisierten Betten 

und Aufnahmen im Jahr 2011 (erstellt nach [21]) 

2.4.2. Rechnerbasierte Anwendungssysteme 

Im Folgenden sollen jene rechnerbasierten Anwendungssysteme beschrieben werden, 

die für das Subinformationssystem “Patientenaktenarchivierung“ relevant sind. Da 

die Psychiatrie länger als der somatische Bereich zum TILAK-Verbund gehört, sind 

unterschiedliche Softwareprodukte am LKH Hall in Einsatz. 

Patidok und NCaSol 

Die österreichische Firma PCS (Professional Clinical Software GmbH) bietet ein 

klinisches Arbeitsplatzsystem, das unter dem Namen Patidok vertrieben wird. Das 

Softwareprodukt kann für kleine Krankenhäuser sowie für Krankenhausverbunde 

angepasst werden. Das Softwareprodukt NCaSol (Nursing Care Solution) der Firma 

Care Solutions GmbH ergänzt Patidok um pflegerische Planung und Dokumentati- 

on. Beide rechnerbasierten Anwendungssysteme zusammen bilden das KAS für den 

somatischen Bereich. [18] 

19


Cerner Millenium 

Abbildung 2.4.: Organigramm von 2012 des LKH Hall [22] 

Das modular aufgebaute Cerner Millenium wird seit 1999 in der TILAK Innsbruck 

als KAS verwendet. Das Modul Powerchart von Cerner Millenium ist ebenso im 

psychiatrischen Bereich Hall das KAS. Die im Powerchart partiell erstellte ePA wird 

im digitalen Archivsystem in Innsbruck abgelegt. 

icoserve AIM 

Das icoserve AIM (Advanced Image Management) stellt das digitale Archivsystem 

für Radiodiagnostik, ePA und Multimediadateien dar. Es existieren das AIM Hall 

für den somatischen Bereich Hall und das AIM Innsbruck, das für die Psychiatrie 

archiviert. Das AIM unterstützt auch den Import von gescannten Dokumenten, die 

über einen sogenannten Referenz-Pointer im KAS aufgerufen werden können.[20] 

20


Entwickelt wurde die Softwarelösung zum Aufbau einer archivierten ePA von der 

Firma ITH icoserve, einer Tochter der Siemens AG Österreich und der TILAK. 

[16] 

Über das icoserve AIM werden alle RTF-Formate, die im Patidok gespeichert sind, 

in ein PDF/A-Format gewandelt, das zur Langzeitarchivierung geeignet ist. Zusätz- 

lich zur verteilten Speicherung in den Datenbanken der Anwendungssysteme werden 

die PDF/A Dokumente im digitalen Archivsystem zentral gespeichert. Interne La- 

borbefunde werden derzeit nicht in das digitale Archivsystem AIM eingebunden. 

Doch hier soll in nächster Zeit das zuständige Anwendungssystem gewechselt wer- 

den. Dann sollen die Laborbefunde ebenfalls als PDF/A im digitalen Archiv des 

AIM abgelegt werden. 

Das digitale Archivsystem wird unter anderem durch die folgenden Module [9] kom- 

plettiert: 

• icoVIEW (Bildbetrachtung und Bildbefundung) 

• icoPRINT (PDF/A Erzeugung über Druckfunktion) 

• icoFRAME (Multimedia Import) 

icoVIEW Über das Modul icoVIEW werden die DICOM- und Multimediadateien 

für die Bildbefundung geöffnet und präsentiert. 

icoPRINT Icoserve AIM bietet das Modul icoPRINT an, um über die Druckaus- 

wahl verschiedener Programme aus einem Dokument ein PDF/A zu erstellen, das 

digital archiviert wird. Beim Scannen von Dokumenten wird über Patidok das Scan- 

programm geöffnet und icoPRINT verknüpft das Dokument mit dem Patienten. 

icoFRAME Mit Hilfe des Bild- und Videomodules icoFRAME können Multime- 

diadaten von CD, USB, Digitalkamera, externen Geräten oder auf Laufwerken ge- 

speicherte in das AIM eingespielt werden. Das Modul icoFRAME ermöglicht den 

Import von Bildern der Radiodiagnostik, Fotos zu Wunddokumentation, Audio- und 

Video- Dateiformaten, und vielem mehr. So können auch externe Befunde und Rönt- 

genbilder im DICOM Format, die als elektronisches Fax übermittelt wurden, zum 

Patienten archiviert werden. 

Durch icoPRINT und icoFRAME archivierte Dokumente und Fotos sind als PDF/A 

abgelegt und sollen dann über das Patidok eingesehen werden können. Im Patidok 

zeigt ein sogenannter Referenz-Pointer auf das im AIM abgelegte Dokument. 

21


2.4.3. Das Patientenaktenarchiv nach 3LGM 2 

Das Sub-Informationssystem “Patientenaktenarchiv“ des LKH Hall wird mit Hil- 

fe von 3LGM 2 in den folgenden Abbildungen dargestellt. In Abbildung 2.5 werden 

die Aufgaben zur Archivierung mit den zu schreibenden und lesenden Objekttypen 

dargestellt. In Abbildung 2.6 werden die für die Archivierung von Patientenakten 

zuständigen Anwendungssysteme präsentiert. Die Aufgaben zur Archivierung wer- 

den von (papierbasierten und rechnerbasierten) Anwendungssystemen unterstützt, 

die in Tabelle 2.2 zugeordet werden. 

Erklärungen und Legenden zu 3LGM 2 sind in Abschnitt Modellierungsmethoden zu 

finden. 

Abbildung 2.5.: Die fachliche Ebene des Sub-Informationssystem Patientenaktenarchiv 

für den somatischen Bereich 

22


Abbildung 2.6.: Die logische Werkzeugebene des Sub-Informationssystem Patientenaktenarchiv 

für den somatischen Bereich 

Archivierungsaufgaben Anwendungssystem 

Dokument erstellen - Klinisches Arbeitsplatzsystem 

- Papierbasierte Patientenakte 

Dokument digitalisieren (scannen) Einzel-Scansystem 

Patientenakte archivieren - Digitales Archivsystem 

- Papierbasiertes Archivsystem 

ePA archivieren Digitales Archivsystem 

ePA importieren Digitales Archivsystem 

Fallnummern suchen Digitales Archivsystem 

Restakte archivieren Papierbasiertes Archivsystem 

Restakten versenden Papierbasiertes Archivsystem 

Dokumentenübermittlungssystem 

Restakten suchen Papierbasiertes Archivsystem 

Ausgeliehene Restakten überwachen Papierbasiertes Listensystem 

Tabelle 2.2.: Auflistung der Archivierungsaufgaben mit den zuständigen 

Anwendungssystemem 

23

3. Methoden 

3. Methoden 

Das folgende Kapitel soll die Vorgehensplanung der Systemanalyse, -bewertung und 

Konzepterstellung für die papierlose Archivierung am LKH beschreiben. 

Ziel der Systemanalyse ist es, die Hintergründe von Problemen, die zu Beginn oft 

nicht ausreichend bekannt sind, zu erfahren, um ein Sub-Informationssystem be- 

schreiben zu können [17, 6]. Aufbauend auf dieser Systemanalyse kann somit ei- 

ne Beurteilung des Ist-Zustands (Systembewertung) erfolgen. Systemanalyse und 

-bewertung werden im Allgemeinen für die Vorbereitung einer Systemspezifikation, 

Systemeinführung oder Systemauswahl benötigt [6] und bilden eine Basis für eine 

weitere Konzepterstellung der papierlosen Archivierung des LKH Hall. 

Abbildung 3.1 zeigt die Schritte der Systemanalyse, die bis zu einer Systembewertung 

unternommen werden: 

Abbildung 3.1.: Vorgehensmodell für die Systemanalyse und -bewertung nach Ammenwerth 

und Haux [6] (S.118) 

24

3. Methoden 

Die zu den Zielen definierten Fragestellungen dienen als Ausgangspunkt für die 

Analyseplanung. Anschließend werden für die Informationsbeschaffung Methoden 

wie Befragung, Beobachtung oder Dokumentenanalyse einzeln oder in Kombination 

eingesetzt. Mit Hilfe der Modellierung werden die Ergebnisse der Informationsbe- 

schaffung dargestellt. Die Verifikation der erstellten Modelle kann durch Experten 

und Analysemitarbeiter erfolgen. Wurden die Fragestellungen der Systemanalyse 

beantwortet, und die Modelle von den Experten akzeptiert, so erfolgt die Systembe- 

wertung, ebenfalls unter Einbeziehung der Experten. Andernfalls ist ein Rücksprung 

zu den vorhergegangenen Schritten möglich. [6] 

3.1. Analyseplanung 

Für die Systemanalyse bzw. Ist-Analyse soll hier im Konkreten das Ziel sein, die Ei- 

genschaften und organisatorischen Strukturen des (Sub-) Informationssystem “Patien- 

tenaktenarchiv“ zu untersuchen. [6] Wie oben im Vorgehensmodell beschrieben, baut 

eine Systemanalyse auf eine zuvor definierte Fragestellung auf, um schrittweise einen 

Einblick in das (Sub-) Informationssystem zu gewinnen und Ergebnisse adäquat dar- 

zustellen. Einen Ausgangspunkt für weitere Fragestellungen bietet der Bericht über 

die Dokumentationsanalyse und -bewertung am LKH Hall, der 2011 im Zuge der 

Vorlesung “Management von Informationssystemen“ an der UMIT entstand [14]. 

Im Rahmen dieses Projektes wurde eine breite Analyse von Dokumentationsprozes- 

sen durchgeführt. So wurden auch Archivierungsprozesse untersucht und bewertet, 

die für diese Arbeit von Interesse sind. 

3.1.1. Fragestellung der Ist-Analyse 

An dieser Stelle sollen die definierten Fragen zur Erreichung der Ziele im Rahmen der 

Ist-Analyse aufgelistet werden. Die verwendeten Methoden zur Informationsbeschaf- 

fung werden abhängig von Fragestellung und Informationsbedarf beschrieben. 

F1.1a Wie viele Dokumente werden monatlich digital archiviert? 


F1.1c Welche und wie viele klinische Dokumente enthält eine Papierakte pro Abteilung? 


F1.1e Wie viele Papierdokumente liegen identisch elektronisch vor (wurden also ausgedruckt oder eingescannt)? 

F1.1f Welche Papierdokumente liegen nur papierbasiert vor? 



25

3. Methoden 



Die Fragen F1.1a bis F1.1f erfordern eine quantitative Erhebung, deren Ergebnis, wie 

in Ziel Z1.1 definiert, ein Mengengerüst sein wird, das Art und Umfang der im AIM 

und in Restakten enthaltenen Dokumente ausgewählter Abteilungen umfasst. 

Die Fragen F1.2a bis F1.2d beziehen sich auf dynamische Archivierungsprozesse, 

die über qualitative Befragung und Beobachtung erhoben werden. Die analysier- 

ten Archivierungsprozesse sollen wie in Ziel Z1.2 mit geeigneten Prozessmodellen 

dargestellt werden. 

3.1.2. Rahmenbedingungen der Ist-Analyse 

Mit der Initiierung des Projektes wurde am 08.03.2012 eine allgemeine Datenschutz- 

erklärung der TILAK unterzeichnet, die den Umgang mit empfindlichen medizini- 

schen Daten betrifft. Eine Veröffentlichung der Arbeit oder Teile davon muss über die 

Verwaltungsdirektion des LKH Hall angesucht werden. Des Weiteren muss sicherge- 

stellt sein, dass durch diese Arbeit keine Patientendaten, und damit auch deren me- 

dizinischen Daten, bekannt gegeben werden. Da keine Patienten im Rahmen dieses 

Projektes befragt werden sollten, war keine Miteinbeziehung der Ethikkommission 

erforderlich. 

Für die quantitative Aktenanalyse wurde durch Mitarbeiter der IT-Administration 

ein allgemeiner Benutzer der TILAK angelegt, der eine Zugangsberechtigung für 

das klinische Arbeitsplatzsystem Patidok und das digitale Archiv AIM Hall erhielt. 

Wie in Kapitel 2 beschrieben, ist aus historischen und datenschutzrechtlichen Grün- 

den die archivierte ePA der Psychiatrie im AIM der TILAK Innsbruck abgelegt. 

Um ebenso eine Erhebung der psychiatrischen Akten durchführen zu können, wur- 

de nach Genehmigung durch den stellvertretenden kaufmännischen Direktor, Herrn 

Dipl. KH-Bw. Stefan Wedermann, über Innsbruck ein KIS Cerner Millenium Benut- 

zer eingerichtet. 

Im Haus 10 des LKH, 2. Untergeschoss, konnte im ehemaligen Raum der Verwaltung 

ein Arbeitsplatz (Abbildung 3.2) für die quantitative Erhebung verwendet werden. 

Für die qualitative Analyse der Archivierungsprozesse wurde am 28.02.2012 eine 

gelbe Zutrittskarte für externe Mitarbeiter ausgestellt, um die Befragungen und Be- 

obachtungen als autorisierte Person unternehmen zu können. 

Mitarbeiter des LKH Hall stellten die wichtigste Ressource für den Erkenntnisge- 

winn im Zuge der qualitativen Prozessanalyse dar. Hierfür wurde die Stationslei- 

tungssitzung am 08.03.2012 verwendet, um Ansprechpersonen für die verschiedenen 

26

3. Methoden 

Abbildung 3.2.: Arbeitsplatz im Haus 10 des LKH Hall für die quantitative 

Erhebung 

Fachbereiche zu finden. Es wurde geplant, Termine für Gespräche im Vorfeld zu 

vereinbaren und über Zweck und Nutzen der Erhebungen zu informieren. 

3.2. Informationsbeschaffung 

Im Folgenden wird das Vorgehen bei der Informationsbeschaffung im Zuge der Ist- 

Analyse, unterteilt in quantitative- und qualitative Analyse, vorgestellt. 

3.2.1. Quantitative Analyse - Erstellung des Mengengerüsts 

Mit der Erstellung des Mengengerüsts soll erhoben werden, welche klinischen Doku- 

mente in originär elektronischer Form vorliegen sowie welche gescannt und in Papier 

– als Restakte – bestehen bleiben. Ansprechpersonen während der quantitativen 

Analyse waren Mitarbeiter des IT-Service Herr Marco Gaspari und Herr Thomas 

Parger. 

Zur Erstellung des Mengengerüsts wurde die Methode der Datenbestandsanalyse 

[17] (S.85) in zwei Schritten angewandt: 

27

3. Methoden 

1. Sekundäranalyse – Es wurden Zahlen aus Datenbankabfragen des AIM mit 

vorhandenen Statistiken der LKH Hall Verwaltung kombiniert 

2. Primäranalyse – Selbständig erhobene Daten einer Aktenanalyse 

3.2.1.1. Quantitative Sekundäranalyse 

Für die Sekundäranalyse wurde geplant, am 03.07.2012 auf dem eingerichteten Ar- 

beitsplatz SQL-Datenbankabfragen durchzuführen. Das AIM des LKH Hall bietet 

dafür über die webbasierte Benutzerschnittstelle folgende Abfragemöglichkeiten, die 

den somatischen Bereich des LKH Hall betreffen: 

• Anzahl der importierten Dokumente (durch icoPRINT und icoFRAME) im 

Zeitraum 

• Anzahl der importierten Dokumente (durch icoPRINT und icoFRAME) nach 

Fachbereich und Zeitraum 

• Anzahl der archivierten ePA Dokumente (ausgenommen LABOR) im Zeitraum 

• Anzahl der archivierten ePA Dokumente (ausgenommen LABOR) nach Fach- 

bereich und Zeitraum 

• Anzahl der bestehende Scanarbeitsplätze 

Die Ausgabe dieser SQL-Abfrage kann über einen Zeitraum ausgewählt werden. 

Die Abfragen wurden für die Jahre 2009, 2010, 2011 und 2012 (01.01. bis 30.06.) 

durchgeführt. Die Abfragen wurden in einer Exceltabelle ausgegeben und sollen im 

Anschluss zusammengefasst und in monatliche Mittelwerte umgerechnet werden. 

Abbildung 3.3 zeigt die webbasierte AIM-Benutzeroberfläche mit den Abfragewerk- 

zeugen. 

Für weitere Daten wurde auf Statistiken – von Mitarbeitern der Verwaltung zur 

Verfügung gestellt – zurückgegriffen und Zahlen verwendet, die aus dem aktuellen 

Leistungsbericht [21] entnommen wurden. 

3.2.1.2. Quantitative Primäranalyse 

Im zweiten Teil der quantitativen Erhebungen – der Primäranalyse –, wurden statio- 

näre Restakten in Papier aus den Fachabteilungen Allgemeine Chirurgie, Urologie 

und Andrologie, Gynäkologie und Geburtshilfe, Innere Medizin und Unfallchirurgie 

und Sporttraumatologie sowie aus der Psychiatrie und Psychotherapie stationäre 

Restakten in Papier mit der ePA verglichen. 

28

3. Methoden 

Abbildung 3.3.: Abfragewerkzeuge im AIM-Hall 

Für das große Archiv des somatischen Bereiches, in dem Akten der Inneren Medizin, 

Allgemeinen Chirurgie, Gynäkologie und Geburtshilfe sowie Urologie und Andrologie 

aufbewahrt werden, ist Herr Manfred Kuster als Archivar zuständig. Gemeinsam 

konnten so zufällige Patientenakten aus den Regalböden gezogen werden, die im 

Schnitt einen Seitenumfang von ca. 30 bis 40 Blättern beinhalteten. 

Es wurden vor allem die Restakten der jüngsten Fälle ausgewählt, um aktuelle Vor- 

gehensweisen bei der Archivierung berücksichtigen zu können. Bei zusammengeführ- 

ten Krankengeschichten reichen so die Aufnahmedaten bis ins Jahr 2006 zurück. Die 

ausgewählten Restakten des großen Archivs wurden im Zeitraum vom 26.06.2012 

bis 16.07.2012 mit der jeweiligen ePA verglichen. 

Die Fachabteilung für Unfallchirurgie und Sporttraumatologie bewahrt die Restak- 

ten selbst auf. Frau Plattner Sabine, Mitarbeiterin der Administration, stellte am 

16.07.2012 zehn Restakten für die Analyse vier Tage lang bereit, die zur Archivierung 

freigegeben wurden und somit ebenfalls eine sehr aktuelle Fallnummern beinhalteten. 

Im psychiatrischen Bereich liegt das Archiv neben dem Schreibbüro. Frau Maria 

Moritz, leitende Schreibkraft, wählte am 27.06.2012 sieben Restakten zufällig aus, 

deren beinhaltende Fallakten vom Jahr 2012 in das Jahr 2009 reichten. Die Restak- 

ten wurden in den darauffolgenden zwei Wochen analysiert. 

Onkologische und intensivmedizinische Patientenakten wurden von dieser Analyse 

ausgeschlossen. 

29

3. Methoden 

3.2.2. Qualitative Analyse durch Beobachtung und Befragung 

Um die Archivierungsprozesse am LKH Hall analysieren zu können, muss auf die Dy- 

namik eines Krankenhausalltags eingegangen werden. Klinische Dokumente zirkulie- 

ren in der Regel noch einige Zeit auf den Stationen, ehe die Akten zur Archivierung 

freigegeben werden können. 

Die Erhebungen der Archivierungsprozesse sollen mittels offener Befragungen kom- 

biniert mit Vor-Ort-Beobachtungen erfolgen. Für die “Feldgespräche“ [10](S. 308) 

wurden den Fachabteilungen und Aufgaben entsprechend angepasste Fragen vor- 

bereitet. Die Fragen sollten nicht als Grundlage für ein Interview dienen, sondern 

viel mehr als Gedankenstütze während der Rundgänge in den Archiven und auf den 

Stationen verwendet werden. 

Um die Archivierungsprozesse zu analysieren, wurden die Fachabteilungen Innere 

Medizin, Chirurgie, Gynäkologie, Urologie und Psychiatrie ausgewählt. 

Durch die Stationsleitungssitzung am 08.03.2012 konnten erste Kontakte geknüpft 

und Termine für die Feldgespräche vereinbart werden. Tabelle 3.1 listet die An- 

sprechpersonen während der qualitativen Analyse auf. 

Ansprechperson Funktion Bereich & Fachabteilung 

Bernhard Grimm Stationsleitung Gynäkologie und Urologie 

Margit Wiedemann Stationsleitung Chirurgie II 

Daniela Senfter Stationsleitung Vertretung Innere Medizin II 

Sabine Plattner Administration Unfall und Sporttraumatologie 

Maria Moritz Leitende Schreibkraft Psychiatrie 

Manfred Kuster Archivar Somatischer Bereich 

Tabelle 3.1.: Ansprechpersonen für die qualitative Analyse am LKH Hall 

Gemeinsam mit den Ansprechpersonen wurden die verschiedenen Räumlichkeiten 

(Archive, Zwischenarchive, Schreibbüros und Scanarbeitsplätze) besichtigt. In dieser 

Zeit konnten Fotos für die Dokumentation gemacht werden. 

Offene Fragen nach einem Rundgang wurden an einem ruhigen Arbeitsplatz, wie 

etwa in den Leitstellen der Stationen abgehandelt. 

Fragen für die Stationsbesuche 

1. Kurz: Wie ist der Ablauf auf der Station? 

2. Was passiert mit mitgebrachten Dokumenten? 

30

3. Methoden 

3. Patient war schon einmal am LKH, was dann? 

4. Was passiert nach der Entlassung? Was passiert mit der Akte? 

5. Wie werden Befunde gesammelt? 

6. Wo und wie werden Notizen gemacht? 

7. Welche verschiedenen Dokumenten gibt es grundsätzlich auf der Station? 

8. Wer ist zuständig für die Archivierung? 

9. Wo und wie wird auf der Station archiviert? 

10. Wo und wie wird gescannt/gedruckt? 

11. Was wird aus dem KAS ausgedruckt? 

12. Was bleibt auf Papier? 

13. Welche Einstellungen werden beim Scannen vorgenommen? 

14. Gibt es ein Stationsarchiv, Büroarchiv? 

15. Mit welchen Abläufen bzgl. der Archivierung sind Sie zufrieden? 

16. Wo treten Probleme auf? 

17. Was gehört Ihrer Meinung nach wie geändert? 

Fragen für die Archivbesuche 

1. Kurz: Wie ist der Tagesablauf im Archiv? 

2. Wie muss eine Patientenakte aussehen? 

3. Was ist zu tun, wenn eine Akte neu zu archivieren ist? Wie werden die Akten 

abgelegt? 

4. Wer bringt diese Akten? 

5. Welche Unterschiede gibt es zw. den Akten der Fachabteilungen im somati- 

schen Bereich? 

6. Welche Fachabteilungen archivieren hier (nicht)? 

7. Wie werden Akten vom Archiv angefordert? 

8. Wie funktioniert das “Ausheben“ von Patientenakten? 

9. Wie werden die Akten ausgeliefert? 

10. Muss deren Erhalt bestätigt werden und wenn ja, wo? 

31

3. Methoden 

11. Was heißt “Zusammenführen“ von Patientenakten? 

12. Welche Dokumente werden im Archiv verwendet? 

13. Wo außerhalb des Archivs sind zusätzlich Aufgaben zu erledigen? 

14. Wie werden Patientenakten im Archiv gefunden? 

15. Wann kommen Teilarchive zum Einsatz? 

16. Gibt es eine Archivordnung? 

17. Welche farblichen Kennzeichen gibt es? 

18. Wann werden Altbestände aussortiert und wie? 

Die während dieser “On-Site-Visits“ erstellten Notizen sollen danach in Form ei- 

nes Feldtagebuches dokumentiert werden, das als Basis für die Prozessmodellierung 

dient. Ziel der Erhebung ist es, den Weg der Papierdokumente, beteiligte Rollen, 

verwendete Werkzeuge und Methoden sowie Schwachstellen zu erfahren. [6] 

Im Anschluss wurde geplant, die Archivierungsprozesse ausgewählter Abteilungen 

durch UML-Aktivitätsdiagramme darzustellen und diese durch die Mitarbeiter ve- 

rifizieren zu lassen. 

32

3. Methoden 

3.3. Modellierung und Verifikation 

Im Modellierungsschritt werden die Ergebnisse der Analyse als vereinfachte Abbil- 

dung der Wirklichkeit aufbereitet und dargestellt [17] (S. 25). Modellierungssprachen 

und -werkzeuge werden aspektorientiert angewandt. Hauptaspekte können mit den 

verschiedenen Methoden prozessorientiert, funktionsorientiert oder objektorientiert 

modelliert werden. [2] (S. 41) 

3.3.1. Erstellung eines Modells für das Mengengerüst 

Das Modell zur quantitativen Primäranalyse (Abbildung 3.4) soll die erhobenen 

Dokumente klassifizieren. Der Status der archivierten Dokumente aus der Restakte 

und der ePA wird in fünf Kategorien eingeteilt: 

Abbildung 3.4.: Klassifizierter Status für die archivierten Dokumente von #1 bis #5 

aus ePA und Restakte 

Der definierte Status der klassifizierten Dokumente ist disjunkt (Bsp.: #3 ist nicht 

in #4 enthalten und umgekehrt). Jedoch sind die Ergebnismengen #1, #2, #4 

und #5 zusammen Bestandteil der ePA. Die Restakte in Papier besteht aus den 

Ergebnismengen #3, #4 und #5. 

33

3. Methoden 

#1 elektronisch: Das Dokument wurde originär elektronisch erzeugt und wird 

ausschließlich digital archiviert. 

Patientenakte: ePA 

Beispiel: Laborbefund, der nicht ausgedruckt wurde. 

#2 ersetzend gescannt: Das Dokument wurde papierbasiert erzeugt, anschließend 

gescannt. Das Originaldokument in Papier wurde vernichtet oder dem 

Patienten wieder mitgegeben. 

Patientenakte: ePA 

Beispiel: Externer Arztbrief, der gescannt wurde. Patient hat das originale 

Dokument in Papier behalten. 

#3 papierbasiert: Das Dokument wurde originär auf Papier erzeugt und wird 

ausschließlich papierbasiert archiviert. 

Patientenakte: Restakte 

Beispiel: Fieberkurve, die während des stationären Aufenthaltes eines Patienten 

erstellt wurde. 

#4 ausgedruckt: Das Dokument wurde elektronisch erzeugt, anschließend ausgedruckt 

und der Restakte hinzugefügt. 

Patientenakte: ePA und Restakte 

Beispiel: Interner Arztbrief, der nach dem stationären Aufenthalt elektronisch 

erstellt und ausgedruckt wird. 

#5 gescannt: Das Dokument wurde papierbasiert erzeugt, anschließend 

gescannt und der ePA hinzugefügt. 

Patientenakte: Restakte und ePA 

Beispiel: Dokument zur Prämedikation der Anästhesie, das papierbasiert 

erzeugt und anschließend gescannt wurde. Das originale Dokument 

wird in der Restakte abgelegt. 

Tabelle 3.2.: Klassifizierter Dokumentenstatus für die quantitative Primäranalyse 

Es wurde der Präsentationstermin am 11.07.2012 verwendet, um das Modell zur 

quantitativen Primäranalyse durch Herrn Dipl. KH-Bw. Stefan Wedermann verifi- 

zieren zu lassen. Anschließend wurden erste Zwischenergebnisse diskutiert, um für 

die weitere Planung eine geebnete Basis zu schaffen. 

Das Ablaufdiagramm (Abbildung 3.5) soll die Vorgehensweise bei der Dokumente- 

nerhebung zeigen. Es wird jedes Dokument aus den ausgewählten Akten von #1 bis 

#5 klassifiziert. Die Aktenauswahl ist oben in Abschnitt Informationsbeschaffung 

beschrieben. 

34

3. Methoden 

Die klassifizierten Dokumente der ausgewählten Fallakten sollen in einer Exceltabelle 

als Ergebnis der quantitativen Primäranalyse aufgelistet werden. Es soll daraus die 

Redundanzrate der Dokumente berechnet werden. Auffälligkeiten in Dokumenten 

bei der Aktenanalyse sollen separat notiert werden. Anschließend werden die zehn 

häufigsten papierbasierten (#3) Dokumente mit ihrer mittleren Seitenzahl vorge- 

stellt. 

Abbildung 3.5.: Ablaufdiagramm zur Klassifizierung der Dokumente in #1 bis #5 

ausgewählter Patientenakten. 

35

3. Methoden 

3.3.2. Erstellung von Prozessmodellen 

Für die Modellierung der Prozesse im Rahmen der Archivierung sollen UML-Aktivitäts- 

diagramme verwendet werden. Da die mitwirkenden Rollen gut darstellbar und par- 

allele Ereignisse auf einen Blick erkennbar sind, bietet das UML-Aktivitätsdiagramm 

aufgrund der Übersichtlichkeit Vorteile gegenüber anderen Modellierungsmethoden. 

Für die anschließende Verifikation gemeinsam mit den Experten ist es jedoch not- 

wendig, auf die etwas kompliziertere Notation einzugehen. [6] (S.163) 

Prozesse setzen sich aus Teilprozessen zusammen und sind hierarchisch strukturiert 

[2](S.53). Dadurch eignet sich vor allem die Prozessmodellierung, um die Archivie- 

rung – als Teilaufgabe der Dokumentation eines Krankenhauses – darzustellen. 

Der Archivierungsprozess soll von den Fachabteilungen Innere Medizin, Allgemei- 

ne Chirurgie, Gynäkologie und Geburtshilfe sowie Psychiatrie und Psychotherapie 

modelliert werden. Es werden jene Schritte dargestellt, die für die Archivierung re- 

levant sind. Die ausgewählten Fachabteilungen decken die verschiedenen möglichen 

Archivierungsschemata (als Fallakt bzw. als zusammengeführte Krankengeschichte) 

ab, die am LKH Hall existieren. 

Als zweiter Punkt sollen Scanprozesse, die im Rahmen der Archivierungsprozesse 

stattfinden, untersucht und beschrieben werden. 

Im Anschluss daran sollen die erstellten Aktivitätsdiagramme ausgedruckt und durch 

die Ansprechpersonen vor Ort verifiziert werden. Das bedeutet, dass die Modelle 

gemeinsam besprochen werden, um eventuell falsch interpretierte Abläufe korrigieren 

zu können. 

Für das spätere Konzept sollen Prozessdiagramme verwendet werden, um die Scan- 

prozesse als Leitfaden bereit stellen zu können. 

36

3. Methoden 

3.4. Methoden zur Systembewertung 

Die Systembewertung soll die beschriebenen Systemkomponenten beurteilen. Auf- 

bauend auf die gesammelten Informationen einer Systemanalyse erfolgt die Bewer- 

tung deskriptiv. Modelle können dazu verwendet werden, die während der Analyse 

erkannten Schwachstellen einzuzeichnen. [6] (S. 115) 

3.4.1. Fragestellung der Systembewertung 

Mit Hilfe der folgenden Fragen soll das Subinformationssystem “Patientenakten- 

archiv“ durch Auflistung von Stark- und Schwachstellen, wie in Ziel Z2 definiert, 

bewertet werden: 

F2.1 Wie ist das Archivierungssystem von Papierdokumenten am LKH Hall zu bewerten? 

F2.2 Welche Schwachstellen entstehen bei den Archivierungsprozessen von Papierdokumenten? 

F2.3 Welche Archivierungsprozesse haben sich bewährt und sollen beibehalten werden? 

3.4.2. Planung der Systembewertung 

Für die Bewertung der Patientenaktenarchivierung geben Mitarbeiter des LKH Hall 

während der Gespräche die wichtigste Auskunft. Doch auch durch Beobachtung kön- 

nen Abläufe und Werkzeuge erkannt werden, die gut funktionieren oder bestimmte 

Defizite aufweisen. Die Ergebnisse der erkannten Starkstellen sollen in Textform 

präsentiert werden. 

Es sollen Schwachstellen der Archivierungsprozesse in die Aktivitätsdiagramme ein- 

gezeichnet und in Tabellen beschrieben werden. 

Bereits vor diesem Projekt war klar, dass die Archive überfüllt sind und weitrei- 

chende Probleme im Rahmen der Archivierung bestehen, wie auch der Bericht über 

die Dokumentationsanalyse und -bewertung am LKH Hall [14] unterstreicht. So- 

mit sollen weitere Schwachstellen, die aus der quantitativen Analyse hervorgehen, 

tabellarisch mit Beispielen beschrieben werden. 

In den Tabellen sollen die Ursachen und Folgen dieser Schwachstellen erläutert wer- 

den. 

Des Weiteren werden im Zuge der quantitativen Primäranalyse Dokumente auffallen, 

die aus Gründen von Form und Farbe Auswirkungen auf das ersetzende Scannen 

zur papierlosen Archivierung darstellen. Diese Dokumente sollen für die Bewertung 

herangezogen und ebenfalls erläutert werden. 

37

3. Methoden 

3.5. Methoden zur Konzepterstellung 

Bei der Konzepterstellung wird entschieden, wie die Schwachstellen des betroffe- 

nen (Sub-) Informationssystem “Patientenaktenarchivierung“ behoben werden sol- 

len [6](S. 180). Wie in Ziel Z3 beschrieben, sind organisatorische Abläufe für das 

ersetzende Scannen zu planen. Es werden Prozessdiagramme erstellt, die als Leitfa- 

den für die künftigen Scanprozesse dienen sollen. 

3.5.1. Fragestellung der Konzepterstellung 

Folgende Fragestellungen sollen für die Konzepterstellung der papierlosen Archivie- 

rung herangezogen werden: 

F3.1 Wie, wo und von wem sollte in Zukunft die Akte gescannt werden, um die erkannten Schwachstellen 

zu lösen? 







3.5.2. Planung der Konzepterstellung 

Aus den folgenden Informationsquellen soll die Basis für die Konzepterstellung zu- 

sammengetragen werden: 

Literatur: Das “Schlierseer Memorandum zum beweissicheren Scannen“ [8] und 

der “Leitfaden für das rechnergestützte Dokumentenmanagement und die digitale 

Archivierung von Patientenunterlagen im Gesundheitswesen“ [16] beinhalten Emp- 

fehlungen und Regeln für das ersetzende Scannen, um papierbasierte Patientenakten 

digitalisieren zu können. 

38

3. Methoden 

Expertengespräche: In der TILAK Innsbruck sollen Experten für die Archivie- 

rung und Mitarbeiter der Scanzentralen befragt werden. Folgende Fragen werden 

für den Vor-Ort-Termin (29.08.2012) in der TILAK, angelehnt an das Schlierseer 

Memorandum [8] vorbereitet: 

1. Wie sieht die zu scannende Restakte in Papier aus? 

2. Wie viele Tage liegen zwischen der Entlassung des Patienten und dem Scannen 

der Restakte? 

3. Wie wird die Patienten- und Fallzugehörigkeit gewährleistet? 

4. Wie soll die zu scannende Restakte auf den Stationen vorbereitet werden? 

5. Wie lange dauert das Scannen einer Restakte mit dem Umfang von 30 bis 40 

Seiten? 

6. Wie viele Scanner sind täglich im Einsatz? 

7. Wie viele Restakten werden täglich pro Scanner digitalisiert? 

8. Wie wird der Scanvorgang überwacht? 

9. Gibt es farbige Dokumente? Wenn ja, wie wird mit diesen umgegangen? 

10. Wie wird die Fieberkurve gescannt? Was ist dabei zu beachten? 

11. Werden Röntgenbilder gescannt? Wenn ja, wie? 

12. Wie wird Endlospapier (z.B. EEG) gescannt? 

13. Was passiert mit nachträglich eintreffenden Dokumenten? 

14. Welche Standards werden verwendet? 

15. Qualitätssicherung: Wie werden die gescannten Dokumente überprüft? 

16. Indexierkonzept: Welche Metadaten werden übergeben? 

17. Sicherheitsniveau: Wird eine qualifiziert elektronische Signatur oder ein Zeit- 

stempel verwendet? 

18. Wie und ab welchem Zeitpunkt werden die ursprünglichen Dokumente ver- 

nichtet? 

19. Welche Scangeräte und Softwareprodukte werden verwendet? 

39

3. Methoden 

Handlungsanweisung zum Aussortieren der Papier-KG der TILAK: Um das Scan- 

nen der Restakte zu beschleunigen, hat die Direktion der TILAK Innsbruck eine 

Handlungsanweisung [23] (Anhang B) verfasst. Darin werden unter anderem jene 

Dokumente aufgelistet, die bereits im KAS (Cerner KIS) elektronisch vorliegen, und 

aus der Restakte aussortiert werden sollen, um Dopplungen zu vermeiden. Dieses 

Dokument soll als Vorlage für das Scannen der Restakten in Hall verwendet wer- 

den. 

Verifikationsworkshop: Es wurde geplant, am 04.09.2012 die Ergebnisse der Analy- 

sen im Rahmen eines Verifikationsworkshop vorzustellen. Im Anschluss daran sollte 

das Grobkonzept zur papierlosen Archivierung besprochen werden. 

Mengengerüst: Aus dem Mengengerüst, das durch die quantitative Analyse erho- 

ben wurde, können verfügbare Ressourcen für das Konzept der papierlosen Archi- 

vierung berücksichtigt werden. 

40

4. Ergebnisse der Systemanalyse 


In Unterkapitel Mengengerüst sind die Ergebnisse der quantitativen Analysen – aus 

Sekundär- und Primäranalysen – zusammengefasst. Im zweiten und dritten Teil sind 

die Ergebnisse der qualitativen Analyse dargestellt. Zuletzt wird der Vor-Ort-Besuch 

in der TILAK beschrieben. 

4.1. Mengengerüst für die Archivierung am LKH Hall 

4.1.1. Ergebnisse der quantitativen Sekundäranalyse 

Wie in Kapitel 3 beschrieben, sind die Ergebnisse der quantitativen Sekundärana- 

lyse aus den AIM-Abfragen zusammengefasst. Die digitale Archivierung des psych- 

iatrischen Bereichs erfolgt über die TILAK Innsbruck. Somit beschränken sich die 

Ergebnisse auf den somatischen Bereich. 

Tabelle 4.1 zeigt die Anzahl der monatlich archivierten ePA Dokumente (ausgenom- 

men Labor) der letzten vier Jahre in den acht Fachabteilungen, ohne Psychiatrie. 

Die Zahlen enthalten auch die Dokumente, die importiert wurden (z.B. durch Scan- 

nen). Die Anzahl der digital zu archivierenden Dokumente hat seit Einführung des 

AIM im Jahr 2009 bis Mitte des Jahres 2012 um fast 20% zugenommen. Die Doku- 

mentenzahl hat sich in einem Jahr (von 2011 bis 2012) um 7% gesteigert. 

Fachabteilung 2009 2010 2011 2012* 

Anästhesie und Intensivmedizin 502 687 660 1.178 

Allgemeine Chirurgie 4.627 5.309 5.150 5.580 

Gynäkologie und Geburtshilfe 1.078 1.356 1.587 1.695 

Innere Medizin 5.063 5.646 5.578 5.802 

Radiologie 144 290 270 321 

Unfallchirurgie und Sporttraumatologie 2.157 2.600 2.936 3.145 

Urologie und Andrologie 1.703 2.292 2.543 2.823 

Gesamt 15.274 18.180 18.724 20.544 

Tabelle 4.1.: Mittelwert der monatlich archivierten ePA Dokumente pro Fachabteilung 

der Jahre 2009 bis 2012 (* Zahlen beziehen sich nur auf den Mittelwert von 

01.01. bis 30.06.) 

41


Tabelle 4.2 zeigt die Anzahl der monatlich importierten Dokumente. Wie in Kapitel 

2 beschrieben, werden diese Dokumente über die AIM Module icoPRINT und ico- 

FRAME als PDF/A in das digitale Archivsystem importiert. In diesen Zahlen sind 

somit Dokumente, die gescannt wurden, importierte Bilder der Wunddokumentati- 

on, als elektronisches FAX übermittelte Befunde etc. enthalten. Im Jahr 2009 betrug 

der Anteil der importierten Dokumente 10% der ePA. Im Jahr 2012 sind bereits 18% 

in der ePA importierte Dokumente. 

Fachabteilung 2009 2010 2011 2012* 

Anästhesie und Intensivmedizin 223 297 309 772 

Allgemeine Chirurgie 886 1.312 1.412 1.403 

Gynäkologie und Geburtshilfe - 67 132 190 

Innere Medizin 302 410 433 490 

Radiologie 1 4 3 3 

Unfallchirurgie und Sporttraumatologie 50 254 506 499 

Urologie und Andrologie 174 221 307 450 

Gesamt 1.636 2.565 3.102 3.807 

Tabelle 4.2.: Mittelwert der monatlich importieren Dokumente (über icoPRINT und 

icoFRAME) pro Fachabteilung (* Zahlen beziehen sich nur auf den Mittelwert von 

01.01. bis 30.06.) 

Tabelle 4.3 listet die vorhandenen Scanarbeitsplätze in den verschiedenen Berei- 

chen auf. Auf den Ambulanzen, Stationen und in anderen Bereichen stehen de- 

zentral Scanner der Firma Fujitsu, die doppelseitiges Scannen von Papierformaten 

bis DIN-A4 über das Scanprogramm ermöglichen. Auf den verschiedenen Scanar- 

beitsplätzen werden mitgebrachte Dokumente des Patienten und ambulante Restak- 

ten gescannt. 

Fachabteilung Scanarbeitsplätze 

Anästhesie und Intensivmedizin 3 

Allgemeine Chirurgie 7 

Gynäkologie und Geburtshilfe 4 

Innere Medizin 9 

Radiologie 2 

Unfallchirurgie und Sporttaumatologie 3 

Urologie und Andrologie 4 

Sonstige Bereiche 

OP 1 

Physikalische Therapie 1 

Gesamt 34 

Tabelle 4.3.: Scanarbeitsplätze im somatischen Bereich 

42


4.1.2. Ergebnisse der quantitativen Primäranalyse 

Die Ergebnisse der quantitativen Primäranalyse, die der Bestimmung des Status der 

archivierten Dokumente dienen, wurden in einer Exceltabelle zusammengetragen. 

Die Exceltabelle ist in Anhang A zu finden. 

Es wurden 802 Dokumente aus 51 stationären Fallakten analysiert und dabei einem 

Dokumententyp sowie einem Dokumentenstatus zugeordnet. Der Status der analy- 

sierten Dokumente ist in #1 bis #5 klassifiziert und zueinander disjunkt. Auffällig- 

keiten zu papierbasierten farbigen Dokumenten werden im Kapitel Systembewertung 

behandelt. 

Die 802 analysierten Dokumente wurden - wie in Kapitel 3 (Tabelle 3.2) genau 

erläutert - folgendermaßen klassifiziert: 

#1: elektronisch 

#2: ersetzend gescannt 

#3: papierbasiert 

#4: ausgedruckt 

#5: gescannt 

Die 51 stationären Fallakten sind auf die Fachabteilungen wie folgt aufgeteilt: 

Allgemeine Chirurgie (CHIR): 5 Fallakten von 3 Patienten 

Gynäkologie und Geburtshilfe (GYN): 4 Fallakten von 4 Patienten 

Innere Medizin (INN): 9 Fallakten von 2 Patienten 

Urologie und Andrologie (URO): 10 Fallakten von 4 Patienten 

Unfallchirurgie und Sporttraumatologie (UNF): 10 Fallakten von 10 Patienten 

Psychiatrie & Psychotherapie (PSY): 13 Fallakten von 6 Patienten 

In der Psychiatrie werden keine Dokumente, die im KAS erstellt werden, ausgedruckt 

und der Restakte hinzugefügt. Des Weiteren werden im Schreibbüro der Psychiatrie 

nur EKG-Befunde gescannt. Da nicht klar war, welche Dokumente des KAS digital 

archiviert werden, hat sich die Analyse der psychiatrischen Akten, anders als geplant, 

auf die Restakte in Papier beschränkt. 

43


Tabelle 4.4 listet die Anzahl der erhobenen Dokumente, klassifizert von #1 bis #5, 

auf. Die meisten Dokumente werden im stationären Bereich des LKH Hall noch 

papierbasiert archiviert. Auch wenn bereits viele Dokumente im KAS erstellt (#1 

+ #4) werden, wird mehr als die Hälfte dieser ausgedruckt (#4), da Arztbriefe und 

andere Dokumente zu unterzeichnen und papierbasiert zu archivieren sind. 

Für die Psychiatrie konnten die elektronischen (#1) und ersetzend gescannten (#2) 

Dokumente, wie oben beschrieben, nicht erhoben werden. 

Fach- Fallakten pro Klassifizierte Dokumente Anzahl 

abteilung Abteilung #1 #2 #3 #4 #5 Dokumente 

CHIR 5 19 0 40 25 10 94 

GYN 4 7 0 46 17 4 74 

INN 9 71 2 24 33 0 130 

UNF 10 43 3 73 66 25 210 

URO 10 31 2 46 43 14 136 

Somatischer 38 171 7 229 184 53 664 

Bereich 

PSY 13 - - 140 16 2 158 

Gesamt 51 171 7 369 200 55 802 

Tabelle 4.4.: Anzahl der klassifizierten Dokumente pro Fachabteilung (Legende zu 

#1 bis #5: Tabelle 3.2) 

Aus diesen Zahlen lässt sich eine Redundanzrate der Dokumente für den somatischen 

Bereich wie folgt berechnen: 

Redundanzrate = 

#4 + #5 237 

= = 0, 36 ⇒ 36% 

Anzahl der Dokumente 664 

Das heißt, dass 36% der Dokumente doppelt vorliegen und archiviert wurden. Ent- 

weder wurden sie aus dem KAS ausgedruckt (#4) oder gescannt (#5). 

Künftig kann mit der Entscheidung die im KAS erstellten Dokumente nicht mehr 

auszudrucken, die Restakte im Umfang deutlich reduziert werden. 

Soll – wie geplant für die papierlose Archivierung – mit Abschluss der Behandlung die 

Restakte im Gesamten digitalisiert werden, können ohnehin auch die zuvor (während 

der Behandlung) gescannten Dokumente in Papierform vernichtet werden. 

44


Tabelle 4.5 listet die Anzahl der erhobenen Dokumente, klassifiziert von #1 bis #5, 

pro Patientenakte auf. Im somatischen Bereich sind Patientenakten der Urologie 

am umfangreichsten. In der Fachabteilung Gynäkologie wird am meisten Papier 

produziert. 

Fach- Fallakten pro pro Fallakte klassifiziert Dokumente 

abteilung Abteilung #1 #2 #3 #4 #5 pro Fallakte 

CHIR 5 3,8 0 8,0 5,0 2,0 18,8 

GYN 4 1,8 0 11,5 4,3 1,0 18,6 

INN 9 7,9 0,2 2,7 3,7 0 14,5 

UNF 10 4,3 0,3 7,3 6,6 2,5 21,0 

URO 10 3,1 0,2 4,6 4,3 1,4 31,6 

Tabelle 4.5.: Mittelwert der klassifizierten Dokumente pro Fallakt und Fachabteilung, 

ohne Psychiatrie (Legende zu #1 bis #5: Tabelle 3.2) 

Abbildung 4.1 präsentiert die oben stehenden Zahlen als Prozentwerte der klassi- 

fizierten Dokumente pro Fallakte und Fachabteilungen. Auch hier ist zu erkennen, 

dass die ausgedruckten (#3) Dokumente in allen Fachabteilungen etwa 1/3 der ar- 

chivierten Patientenakte (ePA und Restakte) ausmachen. 

Abbildung 4.1.: Prozentwert aus dem Mittelwert der klassifizierten Dokumente pro 

Fallakt und Fachabteilung 

45


Tabelle 4.6 zeigt die häufigsten zehn Dokumente, die papierbasiert (#3) produziert 

wurden. Für eine spätere Digitalisierung der Restakte durch Scannen ist vor al- 

lem die mittlere Seitenzahl der erhobenen Dokumente von Interesse. Bei mehreren 

Seiten eines Dokumentes wird unterschieden, ob diese doppelseitig bedruckt bzw. 

beschrieben sind. 

#3 Papierbasiert Anzahl Format Mittlere Seitenzahl 

Anästhesie - Anamnese Fragebogen 11 A4 2 Seiten, 1 Blatt 

Anästhesie - Prämedikation 10 A4 2 Seiten, 1 Blatt 

Anästhesie - Protokoll 7 A4 4 Seiten, 2 Blatt 

Blutkonservenvergabe 6 A4 1 Seite 

Durchführungsnachweis 12 A3 2 Seiten, 2 Blatt 

Fieberkurve 48 A3 2 Seiten, 2 Blatt 

OP-Checkliste 16 A4 1 Seite 

Operationsaufklärung 12 A4 2 Seiten, 2 Blatt 

Pflegebericht 14 A3 2 Seiten, 2 Blatt 

Pflegeplanung 13 A4 2 Seiten 

Tabelle 4.6.: Die häufigsten zehn - als papierbasiert (#3) klassifizierten - Dokumententypen 

mit der mittleren Seitenzahl und dem Papierformat aus allen 

51 analysierten Restakten 

Insgesamt wurden 125 Dokumententypen erhoben. Davon waren 96 Dokumenten- 

typen als papierbasiert (#3) klassifiziert, wobei diese Dokumententypen auch als 

gescannte (#5) oder ersetzend gescannte (#2) Dokumente vorkommen können – zu 

sehen in Anhang A (Exceltabelle mit den Ergebnisse der quantitativen Primärana- 

lyse). 

46


4.2. Die Archive am LKH Hall 

In diesem Abschnitt werden die verschiedenen Archive mit ihren Organisationssys- 

temen vorgestellt. Die Krankengeschichte zu einem Patienten setzt sich im somati- 

schen Bereich aus den papierbasierten Fallakten und den Krankengeschichten pro 

Fachabteilungen, die dezentral aufbewahrt werden, zusammen. 

4.2.1. Hauptarchiv 

Im somatischen Hauptarchiv, das aus drei Teilarchiven besteht, werden die papier- 

basierten Patientenakten nach Fallnummern aufbewahrt. Alle drei Archive befinden 

sich in Haus 10 des LKH Hall. 

Das Hauptarchiv besteht aus zwei Räumen, in denen Patientenakten, Mikrofilme, 

alte Aufnahmebücher, Durchlichtbilder und Endoskopie-Mappen aufbewahrt wer- 

den (Abbildung 4.2). In die anderen Archive werden Patientenakten ausgelagert, 

die von 2005 zurück bis in das Jahr 1980 reichen. Weitere Durchlichtbilder und Ra- 

diographiebefunde werden in einem vierten Lager archiviert, das derzeit aussortiert 

wird. 

Abbildung 4.2.: Hauptarchiv im somatischen Bereich, Haus 10 

47


Im Hauptarchiv werden die Patientenakten in Packpapierbögen aufbewahrt, auf de- 

nen Patientenkleber mit Fallnummer, Familien- und Vorname sowie Geburtsdatum 

des Patienten und die Fachabteilung aufgebracht sind . Es werden keine Farbkodie- 

rungen eingesetzt (Abbildung 4.3). 

Abbildung 4.3.: Patientenakte aus dem Hauptarchiv - Archivierung nach 

Fallnummer 

Die Primariate Chirurgie, Urologie und Gynäkologie führen eine Krankengeschichte 

des Patienten pro Fachabteilung. Bei einer stationären Aufnahme eines Patienten, 

der bereits einen Aufenthalt in jener Fachabteilung hatte, wird die Patientenakte 

ausgehoben und mit dem aktuellen Fallakt zusammengeführt. In diesen Fachab- 

teilungen werden die Krankengeschichten nach der aktuellsten Fallnummer archi- 

viert. 

Durch das Ausheben von Krankengeschichten entstehen Lücken in den Regalböden, 

wodurch die Patientenakten im Archiv des Öfteren neu eingeräumt werden müssen, 

um diese zu schließen. 

Das Primariat Innere Medizin verzichtet darauf, grundsätzlich Patientenakten aus- 

heben zu lassen, da der Informationsbedarf für die Behandlung mit der ePA abge- 

deckt wird. Die Patientenakten der Inneren Medizin werden jeweils pro Aufenthalt 

des Patienten als Fallakt abgelegt. 

48


4.2.2. Unfallchirurgie-Archiv 

Die Patientenakten der Fachabteilung Unfallchirurgie und Sporttraumatologie wer- 

den ebenfalls in Haus 10 des somatischen Bereichs archiviert. Die stationären Pati- 

entenakten werden auch hier in verteilten Akten abgelegt, jedoch nach Unfallnum- 

mern. 

Die Unfallchirurgie-Akten werden an drei verschiedenen Orten aufbewahrt. Im Schreib- 

büro der Unfallchirurgie werden papierbasierte Akten der letzten zwei Jahre aufbe- 

wahrt. Danach werden sie im Unfallarchiv neben dem Hauptarchiv einsortiert (Ab- 

bildung 4.4). Weitere Akten der Unfallchirurgie befinden sich auch im Altarchiv. 

Abbildung 4.4.: Unfallarchiv im somatischen Bereich, Haus 10 

Die Fallakten werden ebenfalls in einem Packpapierbogen, beschriftet mit dem Pa- 

tientenetikett, aufbewahrt. Auf dem Etikett ist die Unfallnummer, Fallnummer, 

Familien- und Vorname sowie Geburtsdatum des Patienten und die Fachabteilung 

gedruckt. Die Behandlungsjahre werden farblich markiert (Abbildung 4.5). 

49


Abbildung 4.5.: Patientenakte aus dem Unfallarchiv - Archivierung nach 

Unfallnummer 

4.2.3. Psychiatrie-Archiv 

Im psychiatrischen Bereich werden die stationären Patientenakten in einem Archiv 

neben dem Schreibbüro aufbewahrt und Patientenakten als Krankengeschichten zu- 

sammen geführt (Abbildung 4.6). Im Jahr 1999 wurde das Archiv umgestellt und 

neu organisiert. 

Abbildung 4.6.: Psychiatrie-Archiv für stationäre Patientenakten 

50


Die Krankengeschichten werden in Mappen nach Geburtsmonat aufbewahrt und 

nach Geburtstag und Anfangsbuchstaben des Familiennamen sortiert. Für das leich- 

tere Erkennen falsch einsortierter Mappen werden Farben eingesetzt. Des Weiteren 

ist das Jahr der letzten Behandlung auf den Patientenmappen ersichtlich (Abbildung 

4.7). 

Abbildung 4.7.: Patientenmappe aus dem Psychiatrie-Archiv – Archivierung nach 

Geburtsmonat, sortiert nach Geburtstag und Anfangsbuchstaben 

des Familiennamen 

51


4.3. Die Prozesse im Rahmen der Archivierung am LKH 

Hall 

In diesem Abschnitt werden die Ergebnisse der qualitativen Analyse, die Prozesse 

im Rahmen der Archivierung am LKH Hall, beschrieben. 

Abbildung 4.8 zeigt eine Übersicht über Haupt- und Teilprozesse, die im Rahmen 

der Archivierung identifiziert wurden. Der Hauptprozess Scannen inkludiert drei 

Anwendungsfälle: Das Scannen von vom Patienten mitgebrachten Dokumenten, das 

Scannen von Dokumenten des stationären Aufenthalts und das Scannen der am- 

bulanten Restakte. Der Hauptprozess Archivieren inkludiert die vier verschiedenen 

Archivierungsszenarien der ausgewählten Stationen (Innere Medizin II, Chirurgie II, 

Gynäkologie und Psychiatrie). 

Abbildung 4.8.: Haupt- und Teilprozesse im Rahmen der Archivierung als UML-- 

Anwendungsfalldiagramm 

52


4.3.1. Scanprozesse 

Im Folgenden werden die drei Scanprozesse, die am LKH Hall im Rahmen der Pa- 

tientenaktenarchivierung zu beobachten waren erläutert. 

Scannen mitgebrachter Dokumente 

Das Scannen mitgebrachter Dokumente wird im somatischen Bereich dezentral an 

den Scanarbeitsplätzen durchgeführt. Es werden externe Befunde von niedergelas- 

senen Ärzten und Überweisungsscheine durch Scannen digitalisiert. Nach dem Ein- 

scannen können die Originale dem Patienten wieder mitgegeben werden. Der Prozess 

für das Scannen von mitgebrachten Dokumenten, hier als Beispiel eines stationär 

aufgenommenen Patienten, ist in Abbildung 4.9 dargestellt. 

Scannen von stationären Dokumenten 

Das Scannen für Dokumente der stationär aufgenommenen Patienten wird ebenfalls 

dezentral von Mitarbeitern der Schreibbüros, Ambulanzen und Stationen durchge- 

führt. Hauptsächlich werden Dokumente der Anästhesie (Prämedikation, Anästhe- 

sieprotokoll und Anamnese) gescannt, wie die Exceltabelle der quantitativen Pri- 

märanalyse in Anhang A zeigt. 

Scannen der ambulanten Restakte 

Auf den Ambulanzen werden alle papierbasierten Dokumente die zu einem Patienten 

entstehen gescannt, sodass mit Abschluss der Behandlung kein Papier zu archivieren 

ist. Archivierte Ambulanzkarten, die vor der Digitalisierung konventionell archiviert 

wurden, sind in allen Archiven verteilt zu finden. 

53


Abbildung 4.9.: Aktivitätsdiagramm für den dezentralen Scanprozess mitgebrachter 

Dokumente bei stationärer Aufnahme 

54


4.3.2. Archivierungsprozesse 

Im Folgenden wird durch Prozessmodelle beschrieben, wie die ausgewählten Sta- 

tionen des somatischen und psychiatrischen Bereichs die verbleibenden Restakten 

nach der Behandlung archivieren. Die Prozessmodelle der Stationen Chirurgie II, 

Innere Medizin II, Gynäkologie und Psychiatrie wurden am 12.09.2012 durch die 

Ansprechpersonen verifiziert. 


Abbildung 4.10 zeigt den Archivierungsablauf für stationäre Patientenakten in der 

Fachabteilung der Inneren Medizin. Bei der stationären Aufnahme eines wiederkeh- 

renden Patienten wird die Krankengeschichte des Patienten nicht aus dem Archiv 

ausgehoben. Die Restakte wird nach der Behandlung als Fallakt archiviert. 

Chirurgie 


Fachabteilung der Chirurgie. Es werden keine Krankengeschichten zu einem Pati- 

enten ausgehoben. Nach Abschluss der stationären Behandlung wird die Restakte 

eines wiederkehrenden Patienten im Archiv mit der Krankengeschichte zusammen- 

geführt. Anmerkung: Die Archivierung hat sich hier seit der Erhebung geändert. Es 

wird nun keine Zusammenführung der Akten mehr durchgeführt. 

Gynäkologie 


Fachabteilung Gynäkologie. Die Krankengeschichte einer Patientin, die bereits gy- 

näkologisch stationär behandelt wurde, wird bei der Aufnahme vom Archiv angefor- 

dert. Auf der Station wird die Krankengeschichte mit dem aktuellen Fallakt zusam- 

mengeführt. Nach der Behandlung wird die zusammengeführte Krankengeschichte 

archiviert. 

Psychiatrie 

Abbildung 4.13 zeigt den Archivierungsablauf des stationär-psychiatrischen Bereichs. 

Im Schreibbüro der Psychiatrie werden die Patientenmappen in einem Aktenschrank 

aufbewahrt. Mit der Aufnahme eines wiederkehrenden Patienten wird die bestehende 

55


Patientenmappe mit der Krankengeschichte aus dem Archiv ausgehoben und nach 

Abschluss der Behandlung mit der aktuellen Fallakte zusammengeführt archiviert. 

Abbildung 4.10.: Aktivitätsdiagramm für den Archivierungsprozess auf der Inneren 

Medizin II Station 

56


Abbildung 4.11.: Aktivitätsdiagramm für den Archivierungsprozess auf der Chirurgie 

II Station 

57


Abbildung 4.12.: Aktivitätsdiagramm für den Archivierungsprozess auf der 

Gynäkologie-Station 

58


Abbildung 4.13.: Aktivitätsdiagramm für den Archivierungsprozess der Psychiatrie 

Stationen 

59


4.4. Die Scanstrategie der TILAK Innsbruck 

In diesem Abschnitt werden die Ergebnisse des Vor-Ort-Besuches der Klinik Inns- 

bruck zusammengetragen. Wie in Kapitel Methoden beschrieben, dient die Analyse 

durch Beobachtung und Befragung der Scanstragie in Innsbruck zur späteren Kon- 

zepterstellung für das LKH Hall. 

4.4.1. Scannen von Rest- und Altakten 

Im früheren Raum der Mikroverfilmung ist die Scanzentrale für die Klinik Innsbruck 

untergebracht. Dort wird zentral das verbliebene Papier der Dokumentation in Rest- 

und Altakten durch Massenscanning digitalisiert. In Anhang B ist die “Handlungs- 

anweisung zum Aussortieren der Papier-Krankengeschichte“ der TILAK Innsbruck 

zu sehen, in der beschrieben ist, welche Dokumente für das Scannen zulässig sind. 

Restakten Es wird neben der bestehenden ePA die verbleibende Restakte in Papier 

nach der Entlassung über das zentrale Massenscanning digitalisiert. Die Restakten 

werden vorher auf den Stationen oder in den Ambulanzen aussortiert, d.h. es sind 

keine Ausdrucke in Papier aus dem KAS in der Akte inkludiert. 

Altakten Es wird die ausgehobene Altakte eines wiederkehrenden Patienten nach 

der Entlassung über das zentrale Massenscanning digitalisiert. Bei Altakten war das 

letzte Aufnahmedatum vor dem Jahr 2008. 

4.4.2. Ressourcen für das Massenscannen 

Rest- und Altakten der TILAK Innsbruck werden zentral über Massenscanning digi- 

talisiert. Im Folgenden werden die technischen und personellen Ressourcen beschrie- 

ben. 

Technische Ressourcen Es stehen zwei Kodak-Hochleistungsscanner zur Digitali- 

sierung der Rest- und Altakten in Schwarzweiß zur Verfügung. Ein weiterer Hoch- 

leistungsscanner von Kodak neuerer Generation soll künftig das Scannen in Farbe 

ermöglichen. 

In Abbildung 4.14 sind die beiden Scanner für das zentrale Massenscannen erkenn- 

bar. Ein Gerät kostet etwa 17.000 Euro. Durchschnittlich werden monatlich 5.000 

Akten mit Hilfe eines Scanners digitalisiert. 

60


Abbildung 4.14.: Hochleistungsscanner der TILAK Innsbruck für das Digitalisieren 

der Rest- und Altakten in Schwarzweiß 

Personelle Ressourcen Es sind vier Vollzeitmitarbeiter für das Massenscannen be- 

schäftigt. Laufend müssen die zu scannenden Akten vorbereitet, sowie Qualitätskon- 

trollen durchgeführt und Fehlerlisten abgearbeitet werden. 

4.4.3. Ablauf für das Massenscannen 

Über das Intranet stellen die Stationen und Ambulanzen der Abteilungen in Inns- 

bruck einen Antrag für die zu scannenden Rest- und Altakten. Die gezählten Akten 

werden in einem Wagen vorbereitet. Danach wird von der Scanzentrale aus der 

weitere Ablauf koordiniert. Oft kommen die Akten erst Monate später nach der 

Entlassung des Patienten zur Digitalisierung. Nach dem Digitalisieren der Akten 

werden diese noch etwa einen Monat aufbewahrt, ehe sie für die Datenvernichtung 

freigegeben werden. 

Abbildung 4.15 zeigt den Ablauf für das Massenscannen der Klinik Innsbruck. 

61


Abbildung 4.15.: Aktivitätsdiagramm für den zentralen Scanprozess der Rest- und 

Altakten in Innsbruck 

62

5. Systembewertung 


In diesem Kapitel wird das am LKH Hall untersuchte Subinformationssystem “Pa- 

tientenaktenarchv“ bewertet. Zunächst werden die wichtigsten Stärken im Rahmen 

der Archivierung aufgezeigt. Erkannte Mängel werden in zwei Teilen – nach Schwach- 

stellen, identifiziert durch quantitative und qualitative Analyse – erläutert. Zuletzt 

wird auf jene Dokumente hingewiesen, die Auswirkungen auf eine papierlose Archi- 

vierung haben werden. 

5.1. Starkstellen 

Am LKH sind einige Abläufe im Bezug auf die Patientenaktenarchivierung positiv 

hervorzuheben. Während der Beobachtung und Befragung war auffallend, dass das 

medizinische Personal äußerst motiviert ist und auf gute Umgangsformen und ein 

kollegiales Arbeitsklima Wert legt. 

Es besteht eine angespannte Situation in Bezug auf die Archivierungssituation, so- 

dass viele Mitarbeiter eine kommende Veränderung zur papierlosen Archivierung 

begrüßen. 

5.1.1. Das Psychiatrie-Archiv 

Mit der Neuorganisation der Archivierung von stationären Patientenakten der Psych- 

iatrie wurde eine Archivorganisation eingeführt, die auch in der Literatur [7, 13] 

empfohlen wird (Ablage nach Geburtsmonat, sortiert nach Geburtstag und An- 

fangsbuchstabe des Familiennamen). Pro Patient gibt es auf der Psychiatrie nur eine 

stationäre Patientenakte, sodass alle Informationen zu vorangegangenen Behandlun- 

gen in einer Mappe zu finden sind. Des Weiteren werden die Krankengeschichten der 

aufgenommenen Patienten sicher in einem Schrank aufbewahrt. Sollten Informatio- 

nen in der ePA für die Behandlung fehlen, können die Patientenmappen entliehen 

werden. Schreibkräfte der Psychiatrie führen eine Ausleihkontrolle und erledigen die 

Archivierungsaufgaben. 

63


5.1.2. Digitale Archivierung der Ambulanzen 

Während der ambulanten Versorgung im somatischen Bereich wird die Dokumen- 

tation weitestgehend über computerbasierte Anwendungssysteme durchgeführt. Pa- 

pierbasierte Dokumente werden anschließend dezentral an den Scanarbeitsplätzen 

digitalisiert. Die elektronisch erfasste Dokumentation und die gescannte Restakte in 

Papier sind dadurch in der ePA abrufbar. 

5.1.3. Anbindung an das Gesundheitsnetz Tirol 

Über das Gesundheitsnetz Tirol (GNT) können mit dem Einverständnis des Patien- 

ten und der Wahrung des Datenschutzstandards ePA von anderen TILAK-Einrichtungen 

eingesehen werden. Durch die Möglichkeit an Vorinformationen zum Patienten zu 

gelangen, können schnelle Entscheidungen zur Behandlung getroffen werden. Des 

Weiteren können Kosten eingespart werden, wenn auf Befunde zurückgegriffen wer- 

den kann anstatt neue Untersuchungen anzufordern. 

64


5.2. Schwachstellen 

Im Folgenden werden die im Zuge der Systemanalyse erkannten Schwachstellen mit 

ihren Ursachen und Folgen präsentiert. Die Schwachstellen werden je nach Ausmaß 

in nicht gravierend, gravierend und sehr gravierend kategorisiert. 

5.2.1. Dokumentenanalyse 

Durch die quantitative Primäranalyse beim Vergleich von Restakten mit der ePA, 

konnten Schwachstellen in den Dokumenten oder im Umgang mit ihnen ermittelt 

werden. 

Fehlen von Patientenakten 

Das Ausheben von Patientenakten (wodurch Originalakten auf den Stationen zirku- 

lieren), die verteilte Archivierung und die Archivorganisation nach Fallnummern sind 

Gründe dafür, dass Patientenakten teilweise nicht auffindbar sind (Tabelle 5.1). 

In Abbildung 5.1 ist ein Beispiel einer fehlenden Krankengeschichte zu sehen. Wäh- 

rend der quantitativen Primäranalyse wurde der Vermerk über das Fehlen der Akte 

gefunden. 

Schwachstelle 1.1 Patientenakten nicht auffindbar 

Ursache - Kein sorgsamer Umgang mit entliehenen Akten 

- Patientenakten, die im Archiv falsch einsortiert 

wurden, sind nicht erkennbar (kein Farbsystem) 

- Archivorganisation nach Fallnummern-Sortierung 

- Verteilte Archivierung zu einem Patienten 

Folge - Unvollständige Dokumentation 

- Fehlende Informationen für die weitere Behandlung 

Ausmaß sehr gravierend 

Tabelle 5.1.: Schwachstelle 1.1 - Patientenakten nicht auffindbar 

65


Abbildung 5.1.: Vermerk in einer Akte, dass die vorangegangene Krankengeschichte 

nicht auffindbar ist - im Zuge der quantitativen Primäranalyse 

identifiziert 

66


Scannen zu anderer Fallnummer 

Im computerbasierten Anwendungssystem Patidok können die elektronischen Do- 

kumente zu Fallnummern oder zum Patienten ausgewählt werden. Durch die nach 

Fallakten durchgeführte Dokumentenanalyse war auffallend, dass manche Dokumen- 

te zu einer anderen Fallnummer des Patienten gescannt wurden. Deswegen wurden 

gezielt diese Dokumente für alle analysierten Fallakten des somatischen Bereichs 

separat gezählt. In Tabelle 5.2 ist Schwachstelle 1.2 erläutert. Der Anteil der Do- 

kumente, die zu einer anderen Fallnummer des Patienten gescannt wurden, wird 

graphisch in Abbildung 5.2 dargestellt. 

Schwachstelle 1.2 Scannen zu anderer Fallnummer 

Ursache - Kein Barcodesystem für Patientenetiketten 

- Beim Scannen wird anderer Fall des Patienten 

in Patidok geöffnet 

Folge - Gescannte Dokumente nicht über Fallübersicht zu finden 

(nur über die gesamte Patientenübersicht) 

- Längeres Suchen nach digitalisierten Dokumenten 

Ausmaß nicht gravierend 

Tabelle 5.2.: Schwachstelle 1.2 - Scannen zu anderer Fallnummer des Patienten 

Nicht unterzeichnete Arztbriefe 

Für die papierbasierte Archivierung am LKH Hall gilt die Regelung, dass bestimmte 

Dokumente - unter anderem der Arztbrief - vom behandelnden Arzt zu unterzeich- 

nen sind. Tabelle 5.3 schildert die Schwachstelle 1.3, nicht unterzeichnete Arztbriefe 

des somatischen Bereichs. Die Arztbriefe wurden gezielt auf den Dokumentenstatus 

“unterzeichnet“ oder “nicht unterzeichnet“ untersucht. Die Ergebnisse der gezählten 

Arztbriefe sind in untenstehendem Diagramm ersichtlich (Abbildung 5.3). 

Schwachstelle 1.3 Nicht unterzeichnete Arztbriefe 

Ursache Keine genaue Kontrolle auf Unterschriften zu 

Arztbriefen vor der Archivierung 

Folge Unvollständige Dokumente 

Ausmaß gravierend 

Tabelle 5.3.: Schwachstelle 1.3 - Nicht unterzeichnete Arztbriefe des somatischen 

Bereichs 

67


Abbildung 5.2.: Gegenüberstellung: Gescannte Dokumente zu richtiger Fallnummer 

— zu falscher Fallnummer eines Patienten. Erhoben aus allen 38 

Fallakten des somatischen Bereichs 

Abbildung 5.3.: Gegenüberstellung: Unterzeichnete – nicht unterzeichnete Arztbriefe. 

Erhoben aus allen 38 Fallakten des somatischen Bereichs 

68


Nachträglich veränderte Dokumente 

Wie im Methodenteil dieser Arbeit beschrieben, wurde bei der Aktenanalyse auf 

Auffälligkeiten der Dokumente in den Restakten geachtet. Diese Dokumente wurden 

gezählt und ebenfalls separat notiert. 

In den 38 papierbasierten Fallakten des somatischen Bereichs waren 184 Dokumente 

Ausdrucke der ePA. Drei von diesen Dokumenten wurden nachträglich verändert, 

wie in Abbildung 5.4 zu sehen. 

Tabelle 5.4 erläutert Schwachstelle 1.4: Dokumente, die im KAS elektronisch erstellt, 

zur Archivierung ausgedruckt und handschriftlich verändert wurden. Dadurch exis- 

tieren verschiedene Versionen – elektronisch und papierbasiert – eines Dokuments, 

wodurch oft nicht nachvollziehbar ist, welche Version aktuell oder final für die Ar- 

chivierung bestimmt ist. Somit sind unterschiedliche Informationen zur Behandlung 

dokumentiert. 

Schwachstelle 1.4 Nachträglich veränderte Dokumente 

Ursache - Handschriftlich ergänzte und veränderte Dokumente 

- Schnelles Ergänzen am Papier 

anstatt im computerbasierten Anwendungssystem 

Folge unterschiedliche Dokumentenversionen 

in Papierform und elektronischer Form archiviert 


Tabelle 5.4.: Schwachstelle 1.4 - Nachträglich veränderte Dokumente 

69


Abbildung 5.4.: Ausgedruckter Arztbrief - Medikation wurde nachträglich ergänzt 

70


5.2.2. Schwachstellen der Archivierungsprozesse 

In den Aktivitätsdiagrammen sind Schwachstellen eingezeichnet, die im Rahmen der 

Archivierungsprozesse der ausgewählten Stationen zu finden sind. 

Stationäre Aufnahme von Patienten 

Bei der Aufnahme von Patienten werden an den dezentralen Scanarbeitsplätzen 

des somatischen Bereichs mitgebrachte Dokumente des Patienten gescannt. Nach 

dem Scannen können die Dokumente dem Patienten wieder mitgeben werden. Beim 

Scannen dieser Dokumente wird im KAS nicht systematisch kontrolliert, ob jene 

bereits elektronisch verfügbar sind (Tabelle 5.5). 

Schwachstelle 2.1 Scannen mitgebrachter Dokumente, 

die bereits elektronisch verfügbar sind 

Ursache Keine Kontrolle, ob das Dokument bereits als elektronisches 

Fax empfangen und in Patidok importiert wurde 

Folge - Dopplung der Dokumente 

- zusätzlicher Arbeitsaufwand 

Ausmaß nicht gravierend 

Tabelle 5.5.: Schwachstelle 2.1 - Scannen mitgebrachter Dokumente, die bereits elektronisch 

verfügbar sind 


Die Fachabteilung Innere Medizin lässt grundsätzlich keine Krankengeschichten zu 

einem wiederkehrenden Patienten bei Aufnahme ausheben. Es werden nach Möglich- 

keit papierbasierte Dokumente, die während der Behandlung entstehen, gescannt, 

um diese in der ePA verfügbar zu machen. Doch dadurch können Informationen 

übersehen werden und die Krankengeschichte zu einem Patienten ist möglicher Wei- 

se auf mehrere Archive des somatischen Bereichs verteilt. Wenn diese angefordert 

wird, müssen über die ausgemachten Fallnummern alle Fallakten aufwändig gesucht 

und ausgehoben werden (Tabelle 5.6). 

71


Schwachstelle 2.2 Archivierung nach Fallakten der Inneren Medizin 

Ursache Krankengeschichten werden nicht ausgehoben und aktueller 

Patientenakt wird als Fallakte archiviert 

Folge Krankengeschichte zu einem Patienten auf 

Fallakten verteilt in den Archiven aufbewahrt 


Tabelle 5.6.: Schwachstelle 2.2 - Archivierung nach Fallakten der Inneren Medizin 

Chirurgie und Gynäkologie 

Auf den Stationen der Chirurgie und Gynäkologie werden dem Patienten bei Ent- 

lassung ein ärztlicher Kurzbericht mitgegeben. Erst im Anschluss daran wird ein 

ausführlicher Arztbrief verfasst. Grund dafür sind verspätete Befundung und nicht 

direkt im KAS erledigte Dokumentation, wodurch diese anschließend transkribiert 

werden muss. Dadurch entsteht Mehraufwand und die finale Dokumentation zum 

Patienten passiert nicht zeitnah (Tabelle 5.7). 

Schwachstelle 2.3 Arztbrief wird nach der Entlassung geschrieben 

Ursache - Arbeitsabläufe nicht optimiert 

- Ärztlicher Kurzbericht statt Arztbrief bei Entlassung 

- Warten auf Befunde 

Folge Patientenakten zirkulieren lange auf den Stationen, 

ehe sie zur Archivierung freigegeben werden können 


Tabelle 5.7.: Schwachstelle 2.3 - Arztbrief wird erst nach der Entlassung geschrieben 

Gynäkologie 

Auf der Station der Gynäkologie werden Krankengeschichten zu einem wiederkehren- 

den Patienten aus dem Archiv ausgehoben. Die Krankengeschichten werden durch 

die Hauspost oder den Archivar vom Archiv auf die Station gebracht. Auf der Stati- 

on werden die Krankengeschichten ohne nachvollziehbare Aufbewahrungsrichtlinien 

als Originale an den verschiedenen Arbeitsplätzen zwischengelagert (Tabelle 5.8). 

72


Schwachstelle 2.4 Ausheben von Krankengeschichten ohne nachvollziehbare 

Aufbewahrungsrichtlinien auf der Station 

Ursache ausgehobene Krankengeschichten liegen auf der Station 

verteilt (auf Schreibtischen, in Schubladen, etc.) 

Folge - Teile aus der Krankengeschichte können entfernt werden 

- Unklar, wo sich Krankengeschichte befindet 

- Gefahr von unvollständig wiederarchivierten Akten 

Ausmaß sehr gravierend 

Tabelle 5.8.: Schwachstelle 2.4 - Ausheben von Krankengeschichten ohne Aufbewahrungsrichtlinien 

auf der Station 

Chirurgie 

Auch das Primariat der Allgemeinen Chirurgie ließ bis vor einigen Monaten die 

Krankengeschichten zu den wiederkehrenden Patienten ausheben. Diese wurden in 

einem Zwischenlager aufbewahrt und anschließend mit der aktuellen Fallakte zu- 

sammengeführt aufbewahrt. Die zu archivierenden Akten lagerten dort bis zu fünf 

Wochen nach Entlassung des Patienten. Es wurde eine neue Archivierungsstrategie 

als Zwischenlösung entwickelt. Dadurch werden die Fallakten erst im Archiv mit der 

Krankengeschichte zusammengeführt. Da sich im Archiv kein Computer befindet, 

wird die Fallnummer der Krankengeschichte auf den Packpapierbogen geschrieben. 

Eine Kontrolle auf Vollzähligkeit der Akten durch medizinisches Personal ist nicht 

gegeben (Tabelle 5.9). 

Anmerkung: Inzwischen werden die Akten wie bei der Fachabteilung für Innere 

Medizin nur noch als Fallakten archiviert, ohne Zusammenführung mit der Kran- 

kengeschichte. 

Schwachstelle 2.5 Fallnummer der letzten Krankengeschichte wird auf 

Packpapierbogen der aktuellen Fallakte geschrieben 

Ursache - Zwischenlösung, um Krankengeschichten nicht auf der 

Station aufzubewahren 

- Zusammenführung der Krankengeschichten im Archiv 

(kein PC für Fallnummernsuche vorhanden) 

Folge - Gefahr, dass letzte Fallnummer des Patienten falsch ist 

- Keine Kontrolle über Vollzähligkeit der Krankengeschichte 


Tabelle 5.9.: Schwachstelle 2.5 - Fallnummer der letzten Krankengeschichte wird auf 

Packpapierbogen der aktuellen Fallakte geschrieben 

73


5.3. Dokumente mit Auswirkungen auf die papierlose 

Archivierung 

Für das anschließende Konzept zur papierlosen Archivierung am LKH Hall werden 

die Restakten in Papier durch Scannen digitalisiert. Farbige Dokumente, die medi- 

zinisch relevante Informationen wiedergeben, müssen entsprechend erhalten bleiben 

[16]. Meist werden Dokumente in Schwarzweiß gescannt, damit keine zu großen Da- 

tenmengen mit der Digitalisierung entstehen. 

Während der quantitativen Primäranalyse wurden auch am LKH Hall Dokumente 

ausfindig gemacht, die Farben oder Graustufen enthalten: 

Pflegebericht der Psychiatrie Der rein papierbasierte Pflegebericht des psychiatri- 

schen Bereichs verwendet rote Farben, um die Eintragungen des Nachtdienstes 

zu signalisieren. 

Fieberkurven In manchen Fachabteilungen des somatischen Bereichs werden Farben 

verwendet, um bestimmte Werte in der Fieberkurve einzutragen. 

Sonographie-Bilder In den Restakten der Gynäkologie waren Sonographie-Bilder 

enthalten, die verschiedene Grauwerte enthalten 

Die Möglichkeiten, wie mit diesen Dokumenten umgegangen werden kann, sind im 

nachfolgenden Kapitel Konzepterstellung zur papierlosen Archivierung behandelt. 

74

6. Konzepterstellung zur papierlosen Archivierung 


In diesem Kapitel werden die Ergebnisse für die papierlose Archivierung am LKH 

Hall präsentiert. Basis für das Lösungskonzept bilden die zuvor erstellte Systemana- 

lyse und -bewertung sowie die Informationsbeschaffung zum ersetzenden Scannen 

durch Literatur und dem Vor-Ort-Besuch an der TILAK Innsbruck. 

Im ersten Teil werden die Anforderungen für die papierlose Archivierung beschrie- 

ben. Im zweiten Teil werden die verschiedenen Umsetzungsmöglichkeiten mit ihren 

Vor- und Nachteilen diskutiert, um anschließend das konkrete Konzept mit beschrei- 

benden Prozessdiagrammen vorzustellen. Zuletzt wird ein Vorschlag für den Umgang 

mit dem vorhandenen Papier, den Altakten in den Archiven, gegeben. 

An dieser Stelle sei erwähnt, dass das Konzept – wie in der Einleitung erklärt wird – 

keine Lösung für die papierlose Patientenversorgung vorsieht. Das definierte Ziel Z3 

ist, ein organisatorisches Konzept für die papierlose Archivierung durch ersetzendes 

Scannen zu erstellen. 

6.1. Anforderungen für die papierlose Archivierung 

Wie im Methodenkapitel beschrieben, enthalten das “Schlierseer Memorandum“ [8] 

und der “Leitfaden für das rechnerunterstützte Dokumentenmanagement und die 

digitale Archivierung von Patientenunterlagen im Gesundheitswesen“ [16] ein Re- 

gelwerk für das ersetzende Scannen zur Digitalisierung von papierbasierten Doku- 

menten. 

Angelehnt daran bedarf es einiger Voraussetzungen, um auch für Hall die papierlose 

Archivierung durch ersetzendes Scannen der verbleibenden Restakten zu realisie- 

ren. 

75


6.1.1. Rechtliche Anforderungen 

Anforderung 1.1 Vernichtung von ursprünglichen Papierdokumenten 

Da ersetzendes Scannen die Vernichtung von originalen Papierdokumenten zur Folge 

hat, ist für die Verwaltung des LKH Hall rechtlich zu klären, ob bestimmte Doku- 

mente gesondert behandelt und archiviert werden müssen. Es muss geklärt werden, 

ob eine Vernichtung gewisser Dokumententypen überhaupt zulässig ist. 

Anforderung 1.2 Beweissicherheit gescannter Dokumente 

Um die Beweissicherheit gescannter Dokumente gewährleisten zu können, ist ei- 

ne Zusammenarbeit mit der Abteilung für Personal- und Medizinrecht der TILAK 

Innsbruck empfehlenswert. 

Anforderung 1.3 Zulässigkeit elektronischer Dokumente 

Es muss geklärt werden, ob die bisher auf Papier unterzeichneten Dokumente, z.B. 

der Arztbrief, über das KAS (Patidok und Powerchart) als elektronisch vidiert (und 

nicht mehr ausgedruckt) digital archiviert werden können. Ohnedies sind derzeit 

Arztbriefe, die zur Archivierung ausgedruckt werden, teilweise nicht unterzeichnet 

(siehe Kapitel Systembewertung, Schwachstelle 1.3). 

Anforderung 1.4 Aufbewahrungsfrist im digitalen Archivsystem 

Auch für originär elektronische und digitalisierte Dokumente gelten wie für die pa- 

pierbasierte Archivierung Aufbewahrungsfristen, siehe Kapitel 2 (Grundlagen und 

Definitionen). Das dort beschriebene digitale Archivsystem AIM, wie es am LKH- 

Hall verwendet wird, unterstützt die Verwaltung und Organisation für die langfris- 

tige Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten. 

Anforderung 1.5 Langzeitfähiges Datenformat 

Für die digitale Archivierung von elektronischen Dokumenten bedarf es eines Da- 

tenformats, das für die langfristige Aufbewahrung geeignet und auch zulässig ist. 

Der im Grundlagenteil beschriebene PDF/A-Standard wird bereits im digitalen Ar- 

chivsystem AIM eingesetzt. 

76


6.1.2. Technische Anforderungen 

Anforderung 2.1 Hochleistungsscanner 

Für das ersetzende Massenscanning der Restakten werden Hochleistungsscanner be- 

nötigt, die Papier in verschiedenen Formaten (alle Formate inkl. A3) mit einem 

automatischen Abtastmodus für Schwarzweiß, Graustufen oder Farbe digitalisieren 

können. Der Scanner soll die Vorder- und Rückseite der eingezogenen Dokumente 

gleichzeitig lesen können (Duplexfunktion). Es können Barcodes eingelesen werden, 

um die gescannte Restakte automatisch zu indexieren. Der Scanvorgang kann am 

Monitor überwacht und so die Übereinstimmung des papierbasierten mit dem des 

digital produzierten Dokumentes geprüft werden. 

Anforderung 2.2 Barcodesystem 

Derzeit werden am LKH-Hall Patientenetiketten ohne Strichcode verwendet, wo- 

durch Patienten IDs und Fallnummern manuell eingegeben und zugeordnet werden. 

Dadurch können Übertragungsfehler bei der Eingabe passieren. Durch ein Barcode- 

system ist das Scannen zu einer anderen Fallnummer des Patienten, wie im Kapitel 

Systembewertung (Schwachstelle 1.2) beschrieben – vorausgesetzt, es ist das richtige 

Etikett zum Patienten am Dokument geklebt – nicht mehr möglich. 

Zu diesem Zweck soll ein Barcodesystem eingeführt werden, damit die gescannte 

Restakte der Patienten ID und Fallnummer automatisch zugeordnet wird. Auch bei 

einzeln gescannten Dokumenten kommen die Barcodes in Einsatz. 

Anforderung 2.3 Metadaten pro Akte 

Wichtig ist, dass beim Scannen beschreibende Informationen über das digitalisier- 

te Dokument bzw. der gescannten Akte – als Metadaten – mitübergeben werden 

können, wodurch diese Dokumente indexiert werden. Automatisch erfolgt dies über 

die oben beschriebenen Barcodes, die auf das Papier geklebt werden und vom Scan- 

ner gelesen werden. Die gescannte Rest- oder Altakte wird als ein PDF-Dokument 

erzeugt und in einem weiteren Dokument sind die Metadaten codiert. 

Folgende Beschreibungen sollen in den Metadaten der Akten enthalten sein: 

• Patientenzugehörigkeit (Fallnummer und Patienten ID) 

• Aktenart (Restakte oder Altakte) 

• Scandatum und -uhrzeit 

• Verantwortlicher für eingescannte Akte 

• Fachabteilung, aus der die Akte stammt 

77


Die in den Akten enthaltenen Dokumente können durch Trennblätter, auf denen 

wiederum ein Barcode gedruckt ist, gruppiert werden. Dadurch werden in den Me- 

tadaten weitere Beschreibungen zu den enthaltenen Dokumentenklassen (Kapitel 

Grundlagen und Definitionen) gegeben, was das Wiederfinden erleichtert. 

Anforderung 2.4 Metadaten einzelner Dokumente 

Auch die einzeln gescannten Dokumente werden durch Barcodes indexiert. Der auf 

dem Dokument angebrachte Barcode enthält wieder die Information über Patienten 

ID und Fallnummer. Anschließend soll der entsprechende Dokumententyp (Kapitel 

Grundlagen und Definitionen) manuell nach Vorgaben indexiert werden. 

Folgende Beschreibungen sollen in den Metadaten der einzeln gescannten Dokumente 

enthalten sein: 

• Patientenzugehörigkeit (Fallnummer und Patienten ID) 

• Dokumententyp (z.B. externer Histologie-Befund) 

• Verantwortlicher für eingescanntes Dokument 

• Scandatum und -uhrzeit 

• Autor des Dokumentes (z.B.: verantwortlicher Arzt) 

Anforderung 2.5 Verfügbarkeit der gescannten Dokumente im KAS 

Es soll die digitalisierte Restakte zu einem Patienten im KAS als ein PDF Dokument 

geöffnet werden können. Wie in Kapitel Grundlagen und Definitionen erläutert, 

werden zu diesem Zweck Referenz-Pointer verwendet. 

78


6.1.3. Anforderungen bezüglich dem Mengengerüst 

Anforderung 3.1 Stationäre Restakten 

Im Leistungsbericht des LKH Hall [21] für das Jahr 2011 sind 23.682 stationäre 

Entlassungen angegeben. Dadurch entstehen monatlich etwa 2.000 zu archivierende 

Restakten auf den Stationen im somatischen und psychiatrischen Bereich. Diese 

sollen durch ersetzendes Scannen digitalisiert werden. 

Die papierbasierten Dokumente, die künftig zu scannen sind, können der Excelta- 

belle zur Dokumentenerhebung (Anhang A) entnommen werden. Durchschnittlich 

sind 7,2 papierbasierte Dokumente in einer Restakte enthalten. Künftig sollen daher 

im Schnitt 170.500 papierbasierte Dokumente jährlich digitalisiert werden. Aus Ta- 

belle 4.6 Kapitel Ergebnisse der Systemanalyse ist eine mittlere Seitenzahl der zehn 

häufigsten Papierdokumente angegeben. Daraus ergibt sich, dass in etwa 205.000 

Blätter jährlich gescannt werden müssen. Ebenfalls aus Tabelle 4.6 ist ersichtlich, 

dass Papierformate bis DIN-A3 in den Restakten vorkommen können. 

Wie in Kapitel Systembewertung beschrieben, sollen die Dokumententypen Fieber- 

kurve und Pflegebericht farblich und Durchlichtbilder in Graustufen gescannt wer- 

den. 

Anforderung 3.2 Ambulante Restakten im somatischen Versorgungsbereich 

Im somatischen Ambulanzbereich wird bereits papierlos archiviert. Auf den vorhan- 

denen Scanarbeitsplätzen werden dezentral mitgebrachte Dokumente des Patienten 

und der Papieranteil der Ambulanzdokumentation eingescannt – wie in Kapitel Er- 

gebnisse der Systemanalyse beschrieben. 

Anforderung 3.3 Ambulante Restakten im psychiatrischen Versorgungsbereich 

Über den Umfang der papierbasierten Dokumentation im ambulanten Bereich der 

Psychiatrie können keine ausschlaggebenden Zahlen präsentiert werden. Das ver- 

bleibende Papier nach der ambulanten Versorgung soll durch Scannen digitalisiert 

werden. 

79


6.1.4. Anforderungen bezüglich der Qualität 

Anforderung 4.1 Zeitnahes Scannen 

Es soll die verbleibende Restakte möglichst zeitnah und vollständig nach der Ent- 

lassung im Massenscanning digitalisiert werden. 

Anforderung 4.2 Stichprobenkontrolle 

Es sollen Stichprobenkontrollen der digitalisierten Dokumente nach Abschluss des 

Scannens durchgeführt werden, um Übereinstimmung mit dem Original, Vollstän- 

digkeit und Vollzähligkeit zu überprüfen. Es empfiehlt sich, wie es an der TILAK 

Innsbruck praktiziert wird, 10% der digitalisierten Akten am Monitor zu prüfen und 

1% davon Blatt für Blatt genau zu kontrollieren. 

Anforderung 4.3 Mehr-Augen-Prinzip 

Es sollen mehrere Mitarbeiter für die Tätigkeit der Digitalisierung von Restakten 

eingesetzt werden, um ausreichende Kontrolle im Interesse der Qualität zu erhalten. 

Dadurch können bei der Stichprobenkontrolle die gescannten Akten des anderen 

Mitarbeiter überprüft werden, wie es auch an der TILAK Innsbruck gehandhabt 

wird. 

Anforderung 4.4 Schulungen 

Es sollen die klinischen Mitarbeiter und das Scanpersonal ausreichend auf die künf- 

tige papierlose Archivierung vorbereitet werden. Dafür sind sowohl Schulungen zur 

Scanqualität und Qualitätssicherung, als auch Aufklärungsarbeit im stationären und 

ambulanten Bereich erforderlich. 

80


6.2. Diskussion verschiedener Umsetzungsmöglichkeiten 

Es gibt verschiedene Lösungsansätze, um Dokumente zu digitaliseren. Im Folgenden 

sollen die Möglichkeiten mit ihren Vor- und Nachteilen diskutiert werden. 

6.2.1. Scannen zentral vs. dezentral 

Scannen zentral 

Das zentrale Scannen wird in einem oder mehreren Räumen erledigt, um gesamte 

Restakten durch Massenscannen zu digitalisieren. 

Vorteile 

+ Geschultes Scanpersonal für die Digitalisierung 

+ Qualitätskontrolle der gescannten Dokumente 

+ Zeitersparnis für medizinisches Personal 

+ Ein PDF mit allen Dokumenten der Restakte 

+ Stringente Indexierung 

+ Alle Papierformate 

Nachteile 

- Gescanntes Dokument erst mit Abschluss der Behandlung elektronisch verfüg- 

bar 

- Dokumentenklassen in den Metadaten der Restakten lassen sich nur durch 

Trennblätter realisieren (siehe unten) 

- Vollständigkeit und Vollzähligkeit der zu scannenden Restakten kann nur vor- 

ab von medizinischem Personal überprüft werden 

- Transportwege der Restakten zu den Scanzentralen 

81


Scannen dezentral 

Beim dezentralen Scannen werden auf den verteilten Scanarbeitsplätzen Dokumente 

eingescannt. Diese Aufgaben werden in den Sekretariaten von den Schreibkräften 

sowie von medizinischem Personal durchgeführt. 

Vorteile 

+ Scannen bereits möglich, wenn die Akte noch auf der Station ist 

+ Keine weiten Transportwege der Dokumente 

+ Zeitnahes Scannen, dort wo Patient behandelt wird 

+ Weniger Aufwand für zentrales Scanpersonal 

Nachteile 

- Keine einfachen Qualitätskontrollen der gescannten Dokumente möglich 

- Mehr-Augen Prinzip nicht einfach umsetzbar 

- Mehraufwand im Versorgungsbereich 

- Nur Papierformate bis DIN-A4 mit bestehender Ausstattung möglich 

6.2.2. Trennblätter vs. keine Trennblätter 

Beim zentralen Scannen wird die Aktenart “Restakte“ indexiert. Es entsteht ein 

PDF Dokument, das alle Dokumententypen der Restakte beinhaltet, wie bereits in 

den technischen Anforderung erläutert. Sollen auch die Dokumententypen im Mas- 

senscanning berücksichtig werden, müssen dafür Trennblätter mit Barcodes erstellt 

werden, die eine Sammlung darauf folgender Dokumentenklassen signalisieren (z.B. 

externe Laborbefunde, Dokumente der Anästhesie, histologische Befunde, Patien- 

tenaufklärungen, usw.). 

Vorteile 

+ Dokumentenklassen werden indexiert 

+ Bessere Übersichtlichkeit in der gescannten Restakte 

+ Schnelleres Wiederauffinden von Dokumenten in der ePA 

+ Sinnvolle Ordnung in der Restakte 

Nachteile 

- Mehraufwand für medizinisches Personal (Dokumententypen müssen zu Do- 

kumentenklassen in der Restakte gruppiert werden) 

82


- Mehr Papier (Trennblätter müssen ausgedruckt und in der Restakte eingeord- 

net werden) 

6.2.3. Scannen in Schwarzweiß vs. Farbe 

Wie in Kapitel Systembewertung, Abschnitt Dokumente mit Auswirkungen auf die 

papierlose Archivierung beschrieben, sind farbliche Informationen in Dokumenten 

(wie in der Fieberkurve oder in der Pflegedokumentation) enthalten. Für die Fieber- 

kurve müssten Kreis, Quadrat und Dreieck als Markierungen der Vital- und Funk- 

tionswerte statt Farben verwendet werden. Für die Eintragungen des Nachtdienstes 

der psychiatrischen Pflegedokumentation müsste das Kürzel NT (für Nachtdienst) 

verwendet werden, statt der Farbe Rot. 

Scannen in Schwarzweiß 

Vorteile 

+ Geringeres Datenvolumen der digitalisierten Dokumente in Schwarzweiß statt 

Farbe 

+ Höhere Lesegeschwindigkeit von Schwarzweiß-Dokumenten 

Nachteile 

- Änderung in der Dokumentationsart erforderlich 

- Kontrollen in der Scanzentrale erforderlich 

Scannen in Farbe 

Durch die Abtastfunktion für die verschiedenen Bildarten der neuen Hochleistungs- 

scanner, können Dokumente in Farbe, Schwarzweiß und Graustufen automatisch 

richtig gewählt werden. 

Vorteile 

+ Keine Änderung in der Dokumentationsart erforderlich 

+ Informationen sind in Farben aussagekräftig enthalten 

Nachteile 

- Erhöhtes Datenvolumen der digitalisierten Dokumente in Farbe statt Schwarz- 

weiß 

- Niedrigere Lesegeschwindigkeit von Farb-Dokumenten 

83


6.2.4. Scannen intern vs. extern 

Scannen intern 

Das interne Scannen von Restakten heißt, dass für diese Tätigkeit Planstellen ge- 

schaffen werden und das Personal eingeschult wird. Es müssen technische Ressourcen 

dafür angeschafft werden, aber auch die informationstechnischen Voraussetzungen 

realisiert werden. 

Vorteile 

+ Qualitätsanforderungen können gezielter erarbeitet werden 

+ Das Know-How über den Scanprozess der Restakten ist im Haus vorhanden 

+ Direkte Speicherung im digitalen Archivsystem 

+ Direkte Rückmeldung an den Versorgungsbereich möglich 

Nachteile 

- Längere Phase der Einarbeitung 

- Längere Phase bis zur Prozessoptimierung 

- Raum, Personal und Technik als Kostenpunkt 

Scannen extern 

Die Auslagerung von Unternehmensaufgaben an eine externe Firma wird auch Out- 

sourcing genannt. Dadurch werden die Restakten durch einen Scandienstleister di- 

gitalisiert. 

Vorteile 

+ Massenscannen als Kernkompetenz 

+ Zeitraum für Lieferung kann vertraglich fixiert werden 

+ Es müssen keine eigenen Ressourcen aufgewendet werden 

+ Datenschutzkonforme Vernichtung der gescannten Akten kann durch Dienst- 

Nachteile 

leister vorgenommen werden 

- Abhängigkeit von Scandienstleister 

- Dienstleistung als Kostenpunkt 

84


- Datenschutz muss geregelt werden 

- Für das Einspielen der digitalisierten Dokumente in das Archivsystem entste- 

hen eventuell höhere Aufwände 

6.3. Vorschlag für ein Konzept zur papierlosen Archivierung 

Die Umsetzungsmöglichkeiten wurden während des Verifikationsworkshop (Metho- 

denkapitel) vorgestellt und diskutiert. Daraufhin wurden Entscheidungen für die 

künftige papierlose Archivierung getroffen. Personen, die daran teilgenommen ha- 

ben, sind in Tabelle 6.1 aufgelistet. 

In diesem Teil wird der konkrete Vorschlag zur Umsetzung der papierlosen Archi- 

vierung mit den Veränderungen in der Patientenaktenarchivierung vorgestellt. 

Ansprechperson Funktion Bereich 

Stefan Wedermann, Dipl. KH-Bw. Kaufmännische Direktion Finanzabteilung 

Kathrin Bermoser, Dr. Mag. Oberärztin Chirurgie 

Herbert Rettl, Mag. Dr. MSc Qualitätsmanagement Verwaltung 

Sven Plattner EDV Leitung IT-Abteilung 

Elske Ammenwerth, Univ.-Prof. Betreuung Abschlussarbeit UMIT 

Nadine Farnik Studentin UMIT 

Tabelle 6.1.: Teilnehmer des Verifikationsworkshop am 04.09.2012 

6.3.1. Entscheidungen für die papierlose Archivierung 

Wie in Kapitel Ergebnisse der Systemanalyse beschrieben, werden bereits dezen- 

tral Dokumente auf den Scanarbeitsplätzen des somatischen Bereichs digitalisiert. 

Im ambulanten Versorgungsbereich wird bereits papierlos archiviert. Somit wird die 

gesamte ambulante Restakte gescannt. Die folgenden beiden Prozesse sollen beibe- 

halten werden: 

Entscheidung 1 Dezentrales Scannen mitgebrachter Dokumente im stationären 

Versorgungsbereich 

Entscheidung 2 Dezentrales Scannen der ambulanten Restakte 

Mit der Erfüllung der oben beschriebenen rechtlichen Anforderung 1.3 sollen kei- 

ne Ausdrucke aus dem KAS in der Restakte enthalten sein. Vor der Freigabe zur 

85


Digitalisierung soll die Restakte vom medizinischen Personal auf diese Dokumente 

überprüft und die betroffenen Dokumente aussortiert werden. 

Entscheidung 3 Dezentrales Aussortieren der stationären Restakte vor dem 

Scannen 

Die aussortierte stationäre Restakte mit den papierbasierten Dokumenten, die in Ka- 

pitel Ergebnisse der Systemanalyse (Tabelle 4.6) beschrieben sind, soll zentral durch 

einen Hochleistungsscanner (Anforderung 2.1) digitalisiert werden. Es soll nach der 

Entlassung des Patienten die Restakte, so wie diese derzeit für die konventionelle 

Archivierung freigegeben wird, künftig zur Scanzentrale gebracht werden. Im An- 

schluss an die Digitalisierung soll die Restakte nach einer Aufbewahrungszeit von 

einem Monat vernichtet werden (Anforderung 1.1). Das digitalisierte Dokument ist 

im KAS als PDF abrufbar (Anforderung 2.5). 

Entscheidung 4 Zentrales, zeitnahes Scannen der stationären Restakten 

Entscheidung 5 Vernichtung der originalen Restakten nach einem Monat 

Entscheidung 6 Digitalisierte Restakte im KAS als PDF abrufbar 

Die Aktenart soll in den Metadaten als “Restakte“ geführt werden (Anforderung 

2.3). Beim Scannen wird ein PDF erstellt, wordurch das gezielte Suchen nach Do- 

kumenten erschwert wird (siehe Abschnitt Umsetzungsmöglichkeiten). Es soll die 

Entscheidung der Fachabteilungen sein, Dokumentenklassen durch die Verwendung 

von Barcode-Trennblättern in der Restakte den Metadaten hinzuzufügen. Es sollen 

dezentral einzelne Dokumente gescannt und mit Hilfe des Barcodesystems dem Pati- 

enten und Fall zugeordnet werden. Die Dokumententypen der dezentral gescannten 

Dokumente werden manuell indexiert (Anforderung 2.4). 

Entscheidung 7 Barcodesystem für zentral gescannte Restakten mit automati- 

scher Indexierung 

Entscheidung 8 Barcode-Trennblätter als fachabteilungsabhängige Lösung zur 

Indexierung von Dokumentenklassen in der Restakte 

Entscheidung 9 Barcodesystem für dezentral gescannte Dokumente mit manu- 

eller Indexierung von Dokumententypen 

86


Da verschiedene Dokumente Informationen in Farben enthalten (wie in Kapitel Sys- 

tembewertung erläutert), sollen diese farblich gescannt werden. Für analoge Durch- 

lichtbilder in den Restakten sollen die Grauwerte richtig dargestellt werden. Der 

Rest soll in Schwarzweiß gescannt werden, um das Datenvolumen gering halten zu 

können (Anforderung 1.1). 

Entscheidung 10 Scannen in Farbe, Graustufen und Schwarzweiß 

6.3.2. Ressourcen für die papierlose Archivierung 

Die folgenden Entscheidungen zur Ressourcenplanung wurden ebenfalls während des 

Verifikationsworkshops getroffen. 

Den Anforderungen bezüglich der Qualität folgend (Anforderung 4.1 bis 4.4) sollen 

Restakten zentral gescannt werden. Es soll eine Scanzentrale für den somatischen 

Bereich eingerichtet werden. Dafür bietet sich das ehemalige Büro der Verwaltung, 

im 2. Untergeschoss, Haus 10, an. Für den psychiatrischen Bereich soll als Scanstelle 

das Schreibbüro fungieren. 

Entscheidung 11 Es soll eine Scanzentrale für den somatischen Bereich einge- 

richtet werden 

Entscheidung 12 Es sollen stationäre Restakten der Psychiatrie im Schreibbüro 

gescannt werden 

Der Anforderung 4.2 und 4.3 entsprechend, sollen mehrere Mitarbeiter den Scanvor- 

gang übernehmen, um entsprechende Qualität der gescannten Dokumente gewähr- 

leisten zu können. 

Entscheidung 13 Es sollen zwei Planstellen zu je 50% für die zentrale Digitali- 

sierung der Restakten im somatischen Bereich geschaffen werden 

Es wird geplant, aufgrund der Anforderungen bezüglich Quantität (Anforderungen 

3.1 bis 3.3) zwei Hochleistungsscanner für den somatischen Bereich einzusetzen. Für 

den psychiatrischen Bereich ist ein DIN-A3-fähiger Scanner ausreichend, mit dem 

Fieberkurven digitalisiert werden können. 

87


Entscheidung 14 Es sollen zwei Hochleistungsscanner für den somatischen Be- 

reich angeschafft werden 

Entscheidung 15 Es soll ein DIN-A3-fähiger Scanner für den psychiatrischen 

Bereich angeschafft werden 

6.3.3. Änderungen für die papierlose Archivierung 

Das in Kapitel Grundlagen und Definitionen modellierte Subinformationssystem, 

das Patientenaktenarchiv des LKH-Hall, ist durch das bestehende digitale Archivsys- 

tem AIM für eine künftige papierlose Archivierung gerüstet. Dadurch wird sich die 

Systemarchitektur nur durch ein zusätzliches computerbasiertes Anwendungssystem 

für die Hochleistungsscanner ändern. 

Die digitalisierten Restakten werden direkt als PDF/A im AIM abgelegt. Über 

Referenz-Pointer sind die gescannten Restakten elektronisch in der ePA abrufbar. 

Hauptsächlich sind Änderungen in den Abläufen der Archivierung zu erwarten. In 

Abbildung 6.1 ist das Anwendungsfalldiagramm mit der neuen Aufgabe “Stationäre 

Restakte scannen“ durch die Scanzentrale und Station dargestellt. 

88


Abbildung 6.1.: Sollmodell für die papierlose Archivierung durch ersetzendes Scannen 

als UML-Anwendungsfalldiagramm 

6.3.4. Sollprozesse für die papierlose Archivierung 

Abbildung 6.2 zeigt den neuen Prozess der Archivierung von Restakten bis zur Über- 

gabe an die Scanzentrale. 

Wenn keine Befunde mehr ausständig sind und die Restakte keine Ausdrucke aus 

dem KAS beinhaltet, wird die Restakte nach der Behandlung des Patienten von der 

Stationssekretärin, wie bisher, zur Archivierung freigegeben. Künftig wird nun die 

Restakte der Scanzentrale übergeben, anstatt diese in das Archiv zu bringen. 

Es werden flächendeckend alle Patientenakten Barcode-Etiketten erhalten. Dadurch 

wird beim späteren Scannen die Restakte automatisch dem richtigen Fall und Pati- 

enten zugeordnet. 

Wie oben beschrieben, können Barcode-Trennblätter als Entscheidung der Fachab- 

teilungen eingesetzt werden, um zusätzlich Dokumentenklassen in den Metadaten 

zu beschreiben. Auf der Station müssen diese Trennblätter noch vor der Übergabe 

an die Scanzentrale in die Restakte einsortiert werden. 

89


Abbildung 6.3 zeigt den genaueren Ablauf der künftigen Digitalisierung von Rest- 

akten. 

Die Übereinstimmung der gescannten Dokumente mit den Originalen muss über 

Monitore in der Scanzentrale überwacht werden. Farbbilder und Dokumente, die In- 

formationen in Farben enthalten, sollen farblich gescannt werden. Durchlichtbilder 

werden in Graustufen gescannt. Sollten falsche Befunde in einer Restakte enthalten 

sein, so soll das computerbasierte Anwendungssystem über diese Dokumente durch 

eine Fehlerliste informieren. Das Scanpersonal soll den Stationen wöchentlich Rück- 

meldung über Anzahl der digitalisierten Dokumente und aufgetretenen Fehler geben. 

Dokumente mit falschem Barcode sollen der Station retourniert werden. Dort soll 

das Dokument – mit dem richtigen Barcode-Etikett versehen – dezentral gescannt 

werden. 

Des Weiteren sind Stichprobenkontrollen in der Scanzentrale vorgesehen, um die 

Qualität der gescannten Dokumente prüfen zu können. Eine Kontrolle auf Vollstän- 

digkeit und Vollzähligkeit muss jedoch vorab auf den Stationen erfolgen, da das 

Scanpersonal hier keine Entscheidung treffen kann. 

6.3.5. Unveränderte Prozesse 

Wie oben in Abbildung 6.1 zu sehen, sind weitere drei Prozesse im Rahmen der 

Archivierung zu sehen, die auch in Kapitel Ergebnisse der Systemanalyse erhoben 

wurden. 

Der Ablauf mitgebrachte Dokumente scannen soll weiterhin dezentral an den ver- 

teilten Scanarbeitsplätzen vorgenommen werden. Das Dokument kann wieder dem 

Patienten mitgegeben, oder vernichtet werden. 

Der Prozess stationäre Dokumente scannen soll ebenfalls weiterhin bestehen bleiben, 

um wichtige Dokumente noch während der Behandlung elektronisch verfügbar zu 

machen. 

Auch das Scannen der ambulanten Restakten soll weiterhin wie derzeit umgesetzt 

werden. Um den Aufwand in den Scanzentralen gering halten zu können, werden alle 

Dokumente der ambulanten Versorgung dezentral an den verteilten Scanarbeitsplät- 

zen digitalisiert. 

90


Abbildung 6.2.: Aktivitätsdiagramm für den künftigen stationären Archivierungsprozess 

der Restakte. Teilprozess: Zentraler Scanprozess der Restakte 

in Abbildung 6.3 

91


Abbildung 6.3.: Aktivitätsdiagramm als Teilprozess für den künftigen zentralen 

Scanprozess der Restakte 

92


6.4. Vorschlag für den Umgang mit vorhandenen Altakten 

Die heute archivierten Altakten zu Patienten sind verteilt in den konventionellen 

Archiven abgelegt. Sollen diese Akten digital zur Verfügung stehen, müssen sie aus- 

gehoben und ebenfalls gescannt werden. Die Möglichkeiten werden an dieser Stelle 

diskutiert. Während des Verifikationsworkshops wurde auch hier eine Entscheidung 

getroffen, die am Ende präsentiert wird. 

6.4.1. Scannen ad hoc vs. on demand 

Sollte ein Patient aufgenommen werden, von dem bereits eine Altakte zu vorherge- 

gangenen Besuchen existiert, so sind zwei Verfahrensweisen für das Scannen möglich: 

ad hoc und on demand. 

Scannen ad hoc 

Bei jeder Aufnahme eines wiederkehrenden Patienten wird die Altakte ausgehoben, 

zentral gescannt und anschließend vernichtet. Dabei besteht die Möglichkeit die aus- 

gehobene Restakte sofort nach dem Ausheben zu digitalisieren, sodass diese noch 

während der Behandlung elektronisch verfügbar ist. Die Altakte kann aber auch 

nach der Entlassung zusammen mit der Restakte gescannt werden. 

Vorteile 

+ Die Krankengeschichte zu einem Patienten ist nach Entlassung umfassend elek- 

tronisch verfügbar 

+ Ausdünnen der konventionellen Archive 

Nachteile 

- Hoher Aufwand für das Archivpersonal durch das Ausheben der Altakten 

- Erhöhter Aufwand in der Scanzentrale 

Scannen on demand 

Bei Aufnahme eines wiederkehrenden Patienten wird nur auf Verlangen des behan- 

delnden Arztes die Altakte ausgehoben, zentral gescannt und anschließend vernich- 

tet. 

93


Vorteile 

+ Weniger Aufwand für das Archivpersonal, da weniger Altakten ausgehoben 

werden 

+ Weniger Aufwand in der Scanzentrale 

Nachteile 

- Langsameres Ausdünnen der Archive 

- Informationen der Altakten sind nicht bei jedem wiederkehrenden Patienten 

in der ePA abrufbar 

6.4.2. Massenscannen mehrerer Jahrgänge der Altakten 

Um Aufwände der Einzelscanvorgänge durch ad hoc und on demand Digitalisierung 

zu reduzieren, können ganze Jahrgänge der Altakten aus den Archiven systematisch 

digitalisiert und vernichtet werden. Die Altakten werden rückwärts, beginnend bei 

den jüngsten Jahrgängen digitalisiert. 

Vorteile 

+ Rasches Ausdünnen der Archive 

+ Viele Krankengeschichten sind bei Aufnahme wiederkehrender Patienten be- 

reits elektronisch verfügbar 

+ Weniger Aufwand für das Scannen on demand und ad hoc 

Nachteile 

- Es muss gewährleistet sein, dass eventuell benötigte Altakten verfügbar sind 

Es sollen keine Altakten nach Jahrgängen im Massenscanning digitalisiert werden. 

Statt dessen wird die Variante für das Scannen on demand der Altakten gewählt. 

Wenn ein behandelnder Arzt die bisherige Krankengeschichte eines wiederkehrenden 

Patienten anfordert, wird der Altakt aus dem Archiv ausgehoben und anschließend 

in die Scanstelle gebracht. Nach der Digitalisierung ist der Altakt in der ePA für den 

behandelnden Arzt elektronisch im KAS abrufbar. Der Altakt wird einen weiteren 

Monat aufbewahrt und abschließend zur Datenvernichtung freigegeben. 

Entscheidung 16 Altakten sollen on demand ausgehoben, zentral gescannt und 

anschließend zur Datenvernichtung freigegeben werden. 

94


6.5. Zusammenfassung für die papierlose Archivieung 

Mit der papierlosen Archivierung werden die Restakten der stationären Behandlung 

statt wie bisher nicht in das konventionelle Archiv gebracht, sondern der Scanzentra- 

le zur Digitalisierung übergeben. Da die zu scannenden Restakten keine Ausdrucke 

aus dem KAS beinhalten, haben sie etwa 1/3 weniger Umfang als derzeit (siehe Kapi- 

tel Ergebnisse der Systemanalyse). Flächendeckend werden Barcodes mit Patienten 

ID und Fallnummer für die automatische Indexierung verwendet. Fachabteilungen 

können darüber entscheiden, weitere Barcode-Trennblätter einzusetzen, um die Do- 

kumente in der Restakte nach Dokumentenklassen zu gruppieren. 

In der Scanzentrale werden dann die Restakten der Stationen durch Hochleistungsge- 

räte über Massenscanning digitalisiert. Anschließend werden die gescannten Restak- 

ten einer stichprobenartigen Qualitätskontrolle unterzogen. Zwei Mitarbeiter in der 

Scanzentrale gewährleisten die Qualität durch das Vier-Augen-Prinzip. Die Rückmel- 

dung der erfolgreich gescannten Akten an die Stationen erfolgt wöchentlich. Falsche 

Dokumente werden an die Stationen retourniert. Der Fehler wird auf der Station be- 

richtigt und das Dokument dort dezentral gescannt, anschließend wird das Original 

vernichtet. 

Altakten, die sich derzeit in den Archiven befinden, können on demand durch den 

behandelnden Arzt angefordert werden. Sie werden durch den Archivar ausgehoben, 

zur Scanstelle gebracht und dort digitalisiert. Die bisherige Krankengeschichte des 

Patienten ist anschließend als “Altakte“ in der ePA für die Behandlung abrufbar. 

Die gescannten Alt- und Restakten werden einen weiteren Monat in der Scanstelle 

aufbewahrt, ehe sie zur Datenvernichtung freigegeben werden. 

Das Scannen mitgebrachter Dokumente, der ambulanten Restakte und einzelner Do- 

kumente auf den Stationen wird wie bisher auf den dezentralen Scanarbeitsplätzen 

durchgeführt. 

95

7. Diskussion 

7. Diskussion 

In diesem Kapitel werden zunächst die Methoden diskutiert, sodann die gestellten 

Studienfragen beantwortet und abschließend die Bedeutung der Ergebnisse darge- 

legt. 

7.1. Diskussion der Methoden 

7.1.1. Systemanalyse 

Für die Systemanalyse wurden quantitative und qualitative Methoden zur Informa- 

tionsbeschaffung verwendet. 

Quantitative Systemanalyse 

Über Datenbankabfragen – als quantitative Sekundäranalyse – konnten nur Zahlen 

aus dem somatischen Bereich des AIM-Hall erhoben werden. Die Erhebungen der 

quantitativen Primäranalyse wurden für alle Fachabteilungen (ausgenommen Ra- 

diologie) vorgenommen. Zunächst wurden die Akten der Fachabteilungen Urologie, 

Chirurgie und Innere Medizin analysiert. Nach der ersten Präsentation der Zwischen- 

ergebnisse wurden die Analysen auf die Akten der Unfallchirurgie und Psychiatrie 

ausgedehnt. Die Anzahl von 51 analysierten Akten ist umfassend, und hat entspre- 

chende Aussagekraft für die Ergebnisse – als Exceltabelle in Anhang A zu finden. 

Die Restakten der Psychiatrie konnten aus Gründen der Strukturierung im KAS 

(Powerchart) nicht mit der ePA verglichen werden. Da jedoch für den psychiatri- 

schen Bereich die Weisung gilt, keine Dokumente des KAS auszudrucken und der 

Restakte hinzuzufügen, konnten die papierbasierten Dokumente bestimmt werden. 

Qualitative Systemanalyse 

Für die qualitative Systemanalyse durch Beobachtung und Befragung wurden Sta- 

tionen der Fachabteilungen Chirurgie und Inneren Medizin besucht. Diese Fachab- 

teilungen unterscheiden sich durch ihre jeweiligen Archivierungsstrategien. Es wur- 

den die Archive im somatischen und psychiatrischen Bereich besichtigt, um auch 

96

7. Diskussion 

dort den Umgang mit den Akten und die Archivorganisation zu erfahren. Für die 

Archivierungsprozesse der ausgewählten Fachabteilungen wurden Modelle gefertigt, 

die von den Ansprechpersonen verifiziert wurden. Auf die Modellierung des Archivie- 

rungsablaufes der Fachabteilungen Unfallchirurgie und Urologie wurde aus Gründen 

der Redundanz verzichtet. Auf weitere Unterschiede in den Fachabteilungen wurde 

textuell eingegangen. Der Besuch der Scanstelle der TILAK Innsbruck wurde in Hin- 

blick auf die Konzepterstellung geplant, wodurch sich wichtige Informationen über 

das Massenscannen ergeben haben. 

7.1.2. Systembewertung 

Erst während der quanitativen Primäranalyse fielen Dokumente in den Akten auf, 

die aufgrund des Inhaltes, Formates und der Farbe separat gezählt und erhoben 

wurden. Durch diese separate Analyse konnten Schwachstellen gefunden werden, die 

aus der bestehenden Archivsituation resultieren. Schwachstellen, die den besuchten 

Fachabteilungen zugeordnet werden können, wurden durch die Ansprechpersonen 

verifiziert. 

7.1.3. Konzepterstellung zur papierlosen Archivierung 

Das Konzept konnte am 04.09.2012 während des Verifikationsworkshops besprochen 

werden. Das Konzept ist lediglich auf eine organisatorische Umsetzung zur papierlo- 

sen Archivierung ausgerichtet. Rechtliche Anforderungen, die Verwendung von elek- 

tronischen Signaturen und technische Realisierungen müssen im Anschluss weiter 

erarbeitet werden. Für die Umsetzung dieser Planung wird eine Zusammenarbeit 

mit der TILAK Innsbruck empfohlen. 

97

7. Diskussion 

7.2. Beantwortung der Studienfragen 

7.2.1. Ziel 1 

Es soll eine Ist-Analyse des derzeitigen Subinformationssystem “Patientenakten- 

archiv“ am LKH Hall durchgeführt werden. 

Ziel 1.1 

Ziel ist, ein Mengengerüst zu erstellen, das Art und Umfang der im AIM und in 

Restakten enthaltenen Dokumente ausgewählter Abteilungen umfasst. 

F1.1a Wie viele elektronische Dokumente werden monatlich digital archiviert? 

Die Zahlen der elektronisch archivierten Dokumente haben über die letzten vier 

Jahre um 20% zugenommen. Monatlich werden im Mittel 20.544 Dokumente archi- 

viert. Der Anteil der importierten (darunter auch gescannte) Dokumente beträgt 

etwa 18%. 


Dokumente der Anästhesie, Fieberkurve, OP-Checkliste, Pflegebericht und Pflege- 

planung der Psychiatrie und externe Befunde sind die häufigsten Papierdokumente 

in den Restakten der stationären Versorgung des LKH Hall. Detailliert sind diese 

Dokumente in Anhang A, als Kategorie #3 (papierbasiert), gelistet. 

F1.1c Welche und wie viele klinische Dokumente enthält eine Patientenakte pro 

Abteilung? 

Die Dokumente wurden klassifiziert in #1: elektronisch, #2: gescannt, #3: papierba- 

siert, #4: ausgedruckt und #5: ersetzend gescannt. Die Restakte enthält Dokumente 

aus den Kategorien #2, #3 und #4. Die ePA setzt sich aus den Kategorien #1 und 

#2 zusammen. Details zu den Dokumenten pro Fachabteilung sind in Anhang A zu 

sehen. 


Die monatlich zu archivierenden Restakten konnten anhand der jährlichen statio- 

nären Entlassungen [21] berechnet werden: Etwa 2.000 Restakten. Durchschnittlich 

fallen 7,2 Papierdokumente pro Restakte an. Wie die Papierdokumente auf Monat 

und Fachabteilung verteilt sind, konnte nicht berechnet werden. 

98

7. Diskussion 

F1.1e Wie viele Papierdokumente liegen identisch elektronisch vor (wurden also 

ausgedruckt oder eingescannt)? 

Die Redundanzrate konnte nur für den somatischen Bereich berechnet werden, da 

sich die Analyse der psychiatrischen Akten auf den papierbasierten Teil beschränk- 

te. Es liegen somit 36% der Dokumente identisch elektronisch vor – wurden also 

eingescannt (Kategorie #2) oder ausgedruckt (Kategorie #4). 

F1.1f Wie viele Papierdokumente liegen nur papierbasiert vor? 

Rein papierbasierte Dokumente (Kategorie #3) sind in Anhang A zu sehen. Doch 

manche Dokumententypen werden eingescannt (#5) oder ersetzend gescannt (#2). 

Die Fieberkurve wurde aufgrund ihres Formats (DIN-A3) definitiv nie digitalisiert. 

Ziel 1.2 

Ziel ist, die derzeitigen Archivierungsprozesse ausgewählter Abteilungen zu ana- 

lysieren und mit geeigneten Prozessmodellen darzustellen. 


Die Ergebnisse zeigen, dass die Fachabteilungen des somatischen Bereichs auf un- 

terschiedliche Art und Weise archivieren. Die Abbildungen 4.11 bis 4.13 in Kapi- 

tel Ergebnisse der Systemanalyse zeigen die verschiedenen Archivierungsabläufe der 

Papierakte auf den Fachabteilungen Chirurgie, Innere Medizin, Psychiatrie und Gy- 

näkologie. 


Die Papierdokumente werden dezentral, an den Scanarbeitsplätzen bis DIN-A4 gescannt. 

Es werden mitgebrachte Dokumente bei Aufnahme, einzelne Dokumente während 

der Behandlung und der komplette papierbasierte Restakt der ambulanten Versor- 

gung im somatischen Bereich gescannt. 


Die Papierakte wird erst dann zur Archivierung freigegeben, wenn alle Befunde vor- 

handen sind und der endgültige Arztbrief unterzeichnet wurde. Bis zur Freigabe wer- 

den die Akten in den Schreibbüros und Sekretariaten der Stationen aufbewahrt. 


Bei wiederkehrenden Patienten lassen die Fachabteilungen Urologie und Gynäkologie 

die Krankengeschichten aus dem Archiv ausheben und auf die Station bringen. 

99

7. Diskussion 

7.2.2. Ziel 2 

Es soll eine Systembewertung mit der Auflistung erkannter Stark- und Schwach- 

stellen des Sub-Informationssystems “Patientenaktenarchiv“ erfolgen. 

F2.1 Wie ist das Archivierungssystem von Papierdokumenten am LKH Hall zu be- 

werten? 

Es bestehen weitreichende Probleme bei der konventionellen Archivierung von pa- 

pierbasierten Patientenakten. Das bestehende digitale Archivsystem AIM ist für eine 

langfristige digitale Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten ausgerichtet. 

F2.2 Welche Schwachstellen entstehen bei den Archivierungsprozessen von Papier- 

dokumenten? 

Es hat sich gezeigt, dass Patientenakten teilweise nicht mehr auffindbar sind und 

manche ausgedruckten Dokumente handschriftlich verändert wurden. Diese und wei- 

tere Schwachstellen sind detailliert in Kapitel Systembewertung erläutert. 

F2.3 Welche Archivierungsprozesse sind bewährt und sollen beibehalten werden? 

Das Scannen mitgebrachter Dokumente, der ambulanten Restakte sowie einzelne 

stationäre Dokumente sollen wie bisher auf den dezentralen Scanarbeitsplätzen di- 

gitalisiert werden. 

7.2.3. Ziel 3 

Es soll unter Beteiligung ausgewählter klinischer Mitarbeiter ein Lösungskonzept 

zur papierlosen Archivierung entwickelt werden, das organisatorische Abläufe für 

das ersetzende Scannen beschreibt. 

F3.1 Wie, wo und von wem soll in Zukunft die Akte gescannt werden, um die er- 

kannten Schwachstellen zu lösen? 

Es sollen dezentral wie bisher einzelne Dokumente durch die Schreibkräfte gescannt 

werden. Es soll zentral die gesamte verbleibende Restakte von geschultem Scanper- 

sonal durch Massenscannen digitalisiert werden. Die Restakte soll keine Ausdrucke 

aus dem KAS enthalten. Altakten, die sich derzeit in den Archiven befinden, sollen 

On-Demand des behandelnden Arztes ebenfalls in den Scanzentralen digitalisiert 

werden. 

100

7. Diskussion 


Bei der Aufnahme soll dezentral, wie bisher, das mitgebrachte Dokument des Pati- 

enten gescannt werden. 


Zeitnah, nach der Entlassung des Patienten, soll die gesamte Restakte in der Scan- 

zentrale gescannt werden. 


Es sollen zwei Planstellen für das Scannen der Restakten im somatischen Bereich 

geschaffen werden. 


Es werden die stationären Restakten des somatischen Bereichs in einer Scanzentrale 

durch Massenscannen digitalisiert. Die stationären Restakten der Psychiatrie sollen 

im Schreibbüro digitalisiert werden. 


Die verschiedenen Lösungsvorschläge sind in Kapitel Konzepterstellung zur papier- 

losen Archivierung in Abschnitt Diskussion der verschiedenen Umsetzungsmöglich- 

keiten diskutiert. 


Durch das Digitalisieren der Restakten können die Akten elektronisch im KAS ab- 

gerufen werden. Es müssen keine Akten ausgehoben und auf die Stationen gebracht 

werden. Angeforderte Altakten werden vorher digitalisiert. Durch das zentrale Scan- 

nen der Akten entsteht personeller Mehraufwand. 

101

7. Diskussion 

7.3. Bedeutung der Ergebnisse und Ausblick 

Da gescannte und elektronische Dokumente am LKH Hall bereits in einem geeigne- 

ten digitalen Archivsystem abgelegt sind, entstehen mit Einführung der papierlosen 

Archivierung vor allem Änderungen in den Arbeitsabläufen. Auch werden sich die 

Aufgaben mancher Mitarbeiter verlagern. Personen, die für die Archivierung zustän- 

dig waren, werden mehr für das Scannen der Akten eingesetzt werden. 

Indem Mitarbeiter in das Projekt “papierlose Archivierung“ einbezogen werden, kön- 

nen optimierte Arbeitsabläufe – bereits für den Versorgungsbereich – erarbeitet wer- 

den. Als nächsten Schritt sind für das LKH Hall die technischen Voraussetzungen 

zu planen, wie die Beschaffung geeigneter Scanner und die Einführung von Barcode- 

Etiketten. Es sind Schnittstellen zwischen Scanner und dem Archivsystem AIM zu 

realisieren und Schulungen für das Scan-Personal zu organisieren. 

Die Bedeutung papierbasierter Dokumentation in einem komplexen klinischen Infor- 

mationssystem ist nicht zu unterschätzen, wie auch die Ergebnisse dieser Arbeit zei- 

gen. Die Mischung aus elektronischen und papierbasierten Dokumenten kann durch 

die Digitalisierung von Papier vereinheitlicht werden, wodurch das Dokumentierte an 

einer Stelle (aus dem klinischen Arbeitsplatzsystem) abgerufen werden kann. Doch 

ist die Digitalisierung papierbasierter Dokumente nur eine Übergangslösung – von 

einer papierlosen Archivierung – zur papierlosen Patientenversorgung. Mittelfris- 

tig sind papierbasierte Dokumente, wie die Fieberkurve, elektronisch zu realisieren. 

Doch auch dann muss die flexible Handhabung des Papiers durch flächendeckend 

technisch unterstützte Dokumentation ersetzt werden, die fließend während der Be- 

handlung des Patienten durchführbar ist. Die Autoren des Schlierseer Memorandum 

zum beweissicheren Scannen [8] sehen die Integration von papierbasierten und di- 

gitalen Prozessen für die nächsten 15 Jahre als eine zentrale Herausforderung im 

Gesundheitswesen. 

102

Literaturverzeichnis 


[1] Bess A. Analyse und Modellierung von Konzepten zur sicheren Langzeitspei- 

cherung und Archivierung elektronisch signierter Gesundheitsakten. PhD thesis, 

UMIT, Hall 2003. 

[2] Specker A. Modellierung von Informationssystemen. vdf Hochschulverlag AG, 

2. Auflage, Zürich 2005. ISBN 3-7281-2984-4. 

[3] Winter A, Brigl B, and Wendt T. Modeling Hospital Information Systems (Part 

1): The Revised Three-Layer Graph-based Meta Model 3LGM2. Methods of 

Information in Medicine – Methodik der Information in der Medizin, 42(5):544– 

551, 2003. 

[4] Brigl B, Häber A, Wendt T, and Winter A. Ein 3LGM2 Modell des Kran- 

kenhausinformationssystems des Universitätsklinikums Leipzig und seine Ver- 

wertbarkeit für das Informationsmanagement. Proceedings der Multikonferenz 

Wirtschaftsinformatik (MKWI 2004), Essen 2004. 

[5] Dujat C, Haux R, Schmucker P, and Winter A. Digital Optical Archiving 

of Medical Records in Hospital Information Systems – A Practical Approach 

Towards the Computer-based Patient Record? Methods Inf Med, 34(5):489–497, 

Dec 1995. 

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sundheitswesen – Einführendes Lehrbuch und Projektleitfaden für das taktische 

Management von Informationssystemen. Schattauer Verlag, Stuttgart 2005. 

ISBN 3-7945-2416-0. 

[7] Leiner F, Gaus W, Haux R, Knaup-Gregori P, and Pfeiffer K. Medizinische 

Dokumentation – Grundlagen einer qualitätsgesicherten integrierten Kranken- 

versorgung. Lehrbuch und Leitfaden. Schattauer Verlag, 5. Auflage, Stuttgart 

2006. ISBN 3-7945-2457-8. 

[8] Kuhlemann H, Schmücker P, Dujat C, Volkmar E, and Seidel Ch. Schlierseer 

memorandum zum beweissicheren Scannen. GMDS, 1.1:1–17, 2008. 

[9] ITH icoserve. icoserve AIM Module. Online Quelle. http://www. 

ith-icoserve.com/loesungen/icoserve_aim/aim_module.html, Zugriff am 

03.09.2012. 

103


[10] Bortz J and Döring N. Forschungsmethoden und Evaluation. Springer Berlin, 

3. Auflage, Heidelberg 2006. ISBN 3-540-41940-3. 

[11] KAKuG. Bundesgesetz über Krankenanstalten und Kuranstalten. BGBl. I, 

1957. 

[12] Fowler M and Scott K. UML distilled – a brief guide to the standard object 

modeling language. Addison-Wesley Longman Publishing Co., Inc., 3rd edition, 

Boston 2004. ISBN 0-321-19368-7. 

[13] Haas P. Medizinische Informationssysteme und elektronische Krankenakten. 

Springer-Verlag Berlin, Heidelberg 2005. ISBN 3-540-20425-3. 

[14] Raudaschl P, Baldauf M, Buratti M, Nuener A, and Schwarzbauer T. 

Dokumentationsanalyse- und Bewertung am LKH Hall. Hall 2011. 

[15] Schmücker P and Dujat C. Rechnerunterstützte Dokumentenverwaltung und 

optische Archivierung: Der Weg zur digitalen Krankenakte. Das Krankenhaus, 

3:98–104, 1996. 

[16] Schmücker P, Dujat C, and Häber A. Leitfaden für das rechnerunterstütz- 

te Dokumentenmanagement und die digitale Archivierung von Patientenunter- 

lagen im Gesundheitswesen – Empfehlungen der Arbeitsgruppe “Archivierung 

von Krankenunterlagen’ der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informa- 

tik, Biometrie und Epidemiologie (GMDS) eV. GIT-Verlag, Darmstadt 2008. 

[17] Haux R, Lagemann A, Knaup P, Schmücker P, and Winter A. Management von 

Informationssystemen. Teubner-Verlag, Stuttgart 1998. ISBN 3-5190-2944-8. 

[18] Care Solution. Produktfolder NCaSol. Online Quelle. http://www. 

caresolutions.at/content/site/de/downloads/d2/produktfolder/ 

index.html, Zugriff, am 14.10.2012. 

[19] TILAK. Gebäudeplan LKH Hall. Zur Verfügung gestellt von der LKH-Hall 

Verwaltung. 

[20] TILAK. Informationstechnologie – Advanced Image Management. On- 

line Quelle. http://www.tilak.at/page.cfm?vpath=unternehmen/ 

organisationsstruktur/informationstechnologie/advanced_image_ 

management_aim, Zugriff am 14.10.2012. 

[21] TILAK. Leistungsbericht 2011 LKH Hall. Online Quelle. http: 

//www.tilak.at/page.cfm?vpath=krankenhaeuser/landeskrankenhaus_ 

hall/das_lkh_hall/leistungsbericht, Zugriff, am 22.08.2012. 

[22] TILAK. Organigramm 2011. Zur Verfügung gestellt von der Landeskranken- 

haus Hall Verwaltung. 

104


[23] TILAK. Handlungsanweisung zum Aussortieren der Papier-Krankengeschichte. 

zur Verfügung gestellt von der TILAK Innsbruck, Juni 2009. 

[24] TILAK. Leistungsverzeichnis 2011. TILAK - Tiroler Landeskrankenanstalten 

GmbH, Innsbruck 2011. 

105

Danksagung 

Danksagung 

Mein Dank ergeht an Herrn Dipl. KH-Bw. Stefan Werdermann, der diese Arbeit 

ermöglicht hat. Er vertraute mir die Planung zur papierlosen Archivierung des Lan- 

deskrankenhaus Hall an. Mit ihm danke ich allen Mitarbeitern, die mich mit all den 

Informationen versorgt und sich geduldig meinen Fragen angenommen haben. Eben- 

falls danke ich Herrn Ing. Mag. (FH) Mag. Christian Stark und den Mitarbeitern 

der TILAK Innsbruck, da sie mir Einblicke in das zentrale Scannen in Innsbruck 

ermöglicht haben. 

Der größte Dank ergeht an meine Betreuerin Frau Univ. Prof. Dr. Elske Ammen- 

werth. Sie hat meine wissenschaftliche Arbeit mit großem zeitlichen Aufwand be- 

gleitet. Ich danke auch Herrn Dipl. -Ing. Werner Hackl für die Unterstützung bei 

der Aufbereitung der Ergebnisse zur Aktenanalyse. 

Zu guter Letzt danke ich meinen Eltern, Maria und Severin Farnik für ihre Unterstüt- 

zung. Sie haben mir das Bachelorstudium Biomedizinische Informatik ermöglicht. 

106

Eidesstattliche Erklärung 

Eidesstattliche Erklärung 

Hiermit erkläre ich an Eides statt, die Arbeit selbstständig verfasst und keine ande- 

ren als die angegebenen Hilfsmittel verwendet zu haben. 

Hall, den 21. Oktober 2012 

107

A. Anhang 

A. Anhang 

Auf den Folgenden drei Seiten ist die Exceltabelle – als Ergebnis der quanitativen 

Primäranalyse – eingebunden. 

i

5 CHIRURGIE 4 GYNÄKOLOGIE 9 INNERE MED 10 UNFALL 10 UROLOGIE 

13 PSYCHIATRIE 

GESAMT 

DOKUMENTENTYPEN: Seitenzahl #1 #2 #3 #4 #5 #1 #2 #3 #4 #5 #1 #2 #3 #4 #5 #1 #2 #3 #4 #5 #1 #2 #3 #4 #5 #1 #2 #3 #4 #5 #1 #2 #3 #4 #5 

Abschiedsbrief des Patienten 1 1 0 0 1 0 0 

Ambulanzkarte 1 2 2 1 9 2 2 0 0 3 15 0 

Anamnese Fragebogen 1 1 1 1 1 1 3 2 1 7 0 1 11 0 6 

Anästhesie Prämedikation 1 2 1 1 5 4 2 2 0 0 10 0 7 

Anästhesieprotokoll 2 5 1 2 9 1 3 0 0 7 0 14 

Anforderungszettel an Path. IBK 1 1 0 0 1 0 0 

Arthroskopie 1 1 0 0 0 1 0 

Arztbrief 2 5 4 2 7 12 10 1 2 0 0 39 0 

Arztbrief extern 1 1 2 1 1 6 0 1 8 0 2 

Ärztliche Bescheinigung (§8 Unterbringungsgesetz) 1 2 0 0 2 0 0 

Ärztlicher Kurzbericht extern 1 1 1 8 3 0 0 4 9 0 

Ärztlicher Kurzbericht PKH 3 1 0 0 1 0 0 

Ärztliches Zeugnis 8 1 0 0 1 0 0 

Audiologischer Untersuchungsbefund 1 2 0 0 2 0 0 

Aufhebung einer Unterbringung 1 6 1 0 0 6 1 0 

Aufklärungsbogen 2 2 1 3 0 0 5 0 1 

Aufnahmeschein 1 7 3 0 0 7 3 0 

Aufnahmestatus 1 2 0 0 2 0 0 

Aufwachprotokoll 1 3 1 9 3 0 0 16 0 0 

Befund 2 1 1 1 0 0 2 1 0 

Befund Ambulanz 1 1 2 0 0 0 3 0 

Befund Anforderung 1 1 0 0 1 0 0 

Befund Blutbank 1 1 0 0 1 0 0 

Befund Coloskopie 1 1 1 0 0 0 0 

Befund extern 1 3 1 3 3 6 3 0 3 0 10 

Befund extern (Hist / Path) 1 1 2 1 1 1 1 0 3 1 1 

Befund Harnsteinanalyse 1 1 0 1 0 0 0 

Befund IBK (Hist/Path) 1 1 0 0 0 0 1 

Befund Philadelphy 1 1 0 0 1 0 0 

Befund Zahnstatus 1 2 0 0 0 0 2 

Befundbericht 1 1 1 0 0 1 0 1 

Blutkonservenvergabe 1 3 3 0 0 6 0 0 

BZTP 1 2 0 0 2 0 0 

Dekurs 1 1 0 0 0 1 0 

Diabetesblatt 1 1 0 0 1 0 0 

Durchführungsnachweis 2 12 0 0 12 0 0 

Einverständniserklärung 1 1 1 1 0 0 2 1 0 

Einweisung 1 1 0 0 1 0 0 

Einwilligung 1 1 0 0 1 0 0 

EKG 1 1 1 5 6 0 1 0 0 

EKG - Befund 2 10 1 1 1 2 12 0 1 0 2 

EKG (Schwaz) 1 1 0 0 1 0 0 

Empfangsbestätigung 1 1 0 0 1 0 0 

Entbindung 1 1 0 0 1 0 0 

Erstgesprächsblatt 1 3 0 0 3 0 0

5 CHIRURGIE 4 GYNÄKOLOGIE 9 INNERE MED 10 UNFALL 10 UROLOGIE 13 PSYCHIATRIE 

GESAMT 


Erstmeldung Tumor 1 1 0 0 1 0 0 

Fachärztlicher Arztbrief 1 1 1 0 0 0 1 1 

Fachärztliches Gutachten 8 1 0 0 1 0 0 

Fachärztliches Gutachten (Gericht) 9 1 0 0 1 0 0 

Fieberkurve 1 5 4 7 10 9 13 0 0 48 0 0 

Flüssigkeitsbilanzblatt 4 3 0 0 3 0 0 

Geburtsprotokoll 2 2 0 0 2 0 0 

Geburtsverlauf 4 2 0 0 2 0 0 

Gerichtsschreiben 3 2 0 0 2 0 0 

Hautzustandsbeschreibung 1 2 0 0 2 0 0 

Information - Haftungsausschluss Wertgegebstände 1 1 0 0 0 1 0 

Informationsblatt Privatgegenstände 1 5 0 0 0 5 0 

Konsil - Ersuchen 1 1 5 0 0 5 1 0 

Konsil Extern 1 1 0 0 1 0 0 

Konsiliarbefund 1 2 1 2 1 1 1 2 0 2 2 2 

Konsiliarbefund (Uro+Chir Amb) 1 2 0 0 0 2 0 

Konsiliarbefund: Neuro 1 2 2 1 1 3 0 2 0 1 

Konsiliarbefund: Psychiatrie 1 1 0 0 1 0 0 

Konsilzuweisung 1 2 0 0 2 0 0 

Kuvert der Entbindung 1 2 0 0 2 0 0 

Labor 1 11 1 3 2 33 24 8 15 86 0 0 11 0 

Labor Diagramm 1 1 1 1 1 0 0 3 1 0 

Labor Extern 1 1 1 1 2 3 1 0 6 0 1 

Labor Innsbruck 1 2 1 0 2 1 0 0 

Labor Kumulativbefund 1 6 2 16 14 8 1 0 0 1 46 0 

Labor Kumulativbefund (Kufstein) 1 1 0 0 1 0 0 

Labor Kumulativbefund (Schwaz) 1 1 0 0 1 0 0 

Labor Untersuchungsprotolkoll 1 2 0 0 2 0 0 

Medikamentengabe 1 1 0 0 1 0 0 

Medikamentöse Verordnung (Franziskusheim) 1 1 0 0 1 0 0 

Meldung an die Patientenanwaltschaft 19 1 0 0 1 0 0 

Messprotokoll 2 1 0 0 1 0 0 

Narkoseprotokoll 1 1 0 0 0 0 1 

Neugeborenen-Fieberkurve 1 2 0 0 2 0 0 

Notarztprotokoll 1 1 2 0 2 1 0 0 

OP Bericht 1 4 2 1 7 5 1 0 0 18 0 

OP Buch 2 2 2 8 3 1 13 0 0 3 0 

OP Checkliste 1 2 2 9 3 0 0 16 0 0 

OP Dokumentation 1 3 2 8 6 0 0 19 0 0 

OP Kurzbericht 1 1 3 1 0 0 3 0 

Operationsaufklärung 1 10 2 0 0 12 0 0 

Patientenaufklärung 4 1 0 0 0 0 1 

Patientendaten Aufnahmeblatt 2 1 0 0 1 0 0 

Patientenstammblatt 1 13 0 0 13 0 0 

Patientenverfügung 4 1 0 0 1 0 0 

Pflegeanamnese 1 2 0 0 2 0 0 

Pflegebedürftigkeit (Franziskusheim) 1 1 0 0 1 0 0 

Pflegebericht 2 1 1 13 1 0 14 0 0 

Pflegeblatt 1 1 0 0 1 0 0

5 CHIRURGIE 4 GYNÄKOLOGIE 9 INNERE MED 10 UNFALL 10 UROLOGIE 13 PSYCHIATRIE 

GESAMT 


Pflegedukumentation 1 1 1 0 0 0 0 

Pflegeplanung 2 1 12 0 0 13 0 0 

Pflegerische Maßnahmen 1 2 0 0 2 0 0 

Psychiatrisches Gutachten (Gericht) 12 2 0 0 2 0 0 

Radiologie Befund 1 2 1 13 3 10 3 1 1 1 18 0 2 15 0 

Radiologie Befund (extern) 1 2 0 0 2 0 0 

Radiologie Befund Innsbruck 1 1 1 0 0 1 1 0 

Radiologie Befund Schwaz 1 1 1 0 0 1 0 1 

Revers 1 3 0 0 0 3 0 

Röntgenbild A5 1 1 0 0 1 0 0 

Schwangerschaftsüberwachung 3 1 0 0 1 0 0 

Sonobefund 1 2 1 1 5 2 7 0 0 4 0 

Sonobefund Neuro 1 1 0 0 0 1 0 

Sonographie Bild 4 3 3 1 0 0 7 0 0 

Sonographiebericht 1 3 0 0 0 3 0 

Stationsregeln 1 1 0 0 0 1 0 

Status für Arztbrief 1 8 8 0 0 0 0 

Stillinformationen 1 2 0 0 2 0 0 

Sturz-Ereignisprotokoll 1 1 0 0 1 0 0 

Sturzrisiko-Skala 1 1 0 0 1 0 0 

Temperaturkontrollblatt 1 2 0 0 2 0 0 

Therapievertrag 1 1 0 0 0 1 0 

Übergabeinformationen 1 2 0 0 2 0 0 

Überwachungsblatt 1 2 1 5 1 0 0 9 0 0 

Überweisung 1 1 4 0 0 5 0 0 

Überweisungsschein blau 1 1 0 0 1 0 0 

Überweisungsschein grün 1 1 1 0 0 2 0 0 

Verlaufsbericht (extern) 1 1 0 0 1 0 0 

Wochenplan 1 1 0 0 0 1 0 

Zuweisung 1 1 0 0 0 1 0 

Zuweisung Histologie 1 1 2 1 4 0 0 0 0 

SUMMENZEILE 19 0 40 25 10 7 0 46 17 4 71 2 24 33 0 43 3 73 66 25 31 2 46 43 14 0 0 140 16 2 171 7 369 200 55 802 

Durchschnittliche Ergebnismenge pro Fallakte 3,8 0 8 5 2 1,8 0 12 4,3 1 7,9 0,2 2,7 3,7 0 4,3 0,3 7,3 6,6 2,5 3,1 0,2 4,6 4,3 1,4 0 0 11 1,2 0,2 3,4 0,1 7,2 3,9 1,1 

Anzahl der Dokumententypen 125 19 5 96 33 18

B. Anhang 

B. Anhang 

Auf den Folgenden zwei Seiten ist die Handlungsanweisung zum Aussortieren der 

Papier-Krankengeschichten zu sehen. Diese Anweisung wurde von der Verwaltung 

der TILAK zur Verfügung gestellt. 

v

bewertung für ein Konzept zur papierlosen Archivierung am ... - UMIT

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