Kristallklar und unbestechlich

men und per Fax oder Telefon an Servicemitarbeiterinnen
von aescoLOGIC
übermittelt wurde. Schnell zeigte sich,
dass diese Handhabung zwar akzeptiert
wurde, die Kunden aber nicht begeisterte.
In Gesprächen mit dem Systemhaus
Abakus Projektmanagement, welches
auch die Webshop-Software für aesco-
LOGIC erstellt hat, wurde die Problematik
der automatisierten Bestellerfassung
diskutiert und als erste elektronische
Lösung handelsübliche PDAs mit praxisspezifischen
Erfassungsformularen
angeboten. Die praktischen Handcomputer,
die leihweise überlassen werden,
führten direkt zu einer höheren Akzeptanz
des Bestellsystems. Die erfassten
Daten mussten jedoch vom PDA auf
einen PC übertragen und dann von diesem
aus, nach Durchsicht und Korrektur
am Bildschirm, an das Bestellsystem
von aescoLOGIC übertragen werden.
Jeder Lagerplatz wird mit einem von aescoLO-
GIC bereitgestellten Etikett gekennzeichnet
Transparenz via Webshop
In einem weiteren Schritt wurden
die PDAs durch moderne Netbooks
ersetzt, die eine komfortablere Bestellerfassung,
eine Kontrolle der Daten und
eine direkte Übertragung der Bestellung
erlaubten. Doch auch diese Lösung
zeigte in der praktischen Anwendung
zunächst noch Schwächen. So passierte
es immer noch zu häufig, dass Artikel
bei der Bestellung vergessen, oder in zu
großen Mengen geordert wurden. Die
subjektive Einschätzung des Bedarfs
durch die zuständige Arzthelferin war
einfach keine konstante Größe. Erst
die Kombination aus Bedarfserfassung
per Netbook und Bestellungsabgleich
via Internet kam der heute praktizierten
Lösung nahe. Über einen persönlichen
Account können Arzt oder Helferin die
vorbereitete Bestellung im Webshop
betrachten und korrigieren. Dabei werden
von aescoLOGIC bei bestimmten,
in der Vergangenheit mehrfach bestellten
Verbrauchsartikeln optimale Mengen
vorgeschlagen und sogenannte
Favoriten- oder Rennerlisten angezeigt.
EDV-Leiter Dirk Petersen sieht in der
Verbindung zwischen seinem ERP-
System und der Webshop-Software
von Abakus den Durchbruch zum neuen
Bestellsystem: „Heute bieten wir
unseren Kunden über den Webshop
übersichtliche Statistiken über den
Verbrauch sämtlicher Produkte. Wir
berechnen permanent die Verbrauchsmengen
der letzten 26 Wochen und
bilden daraus Soll-Mengen mit Mindest-
und Höchstwerten pro Artikel.“
Jochen Schweden ergänzt: „Der letzte
Schritt ist, dem Kunden auch noch den
Vorgang der Bestellung abzunehmen.
Damit ist unsere Dienstleistung gegenüber
der Arztpraxis abgerundet und wir
profitieren davon, dass wir es selbst in
der Hand haben, den für uns günstigsten
Bestellmoment zu bestimmen.“
Automatische Bestellmengenermittlung
Zu den Voraussetzungen, für den Kunden
das komplette Verbrauchsmaterialmanagement
zu übernehmen, gehört,
dass die Praxis oder Klinik ein planbares
Sortiment nutzt, ein für aescoLOGIC
zugängliches Lager hat, welches groß
genug für einen zweiwöchigen Bedarf
ist, und dass der Kunde auch bereit ist,
sich bei Bestellentscheidungen unterstützen
zu lassen.
Ein Großteil der Kunden nutzt heute das
neue System. Dabei übernehmen in der
Regel speziell geschulte Auslieferungsfahrer
von aescoLOGIC wöchentlich
die Kontrolle der Lagerbestände mittels
handlicher Barcodescanner. Dies
geschieht in wenigen Augenblicken,
nachdem die in der Vorwoche bestell-
mobile datenerfassung 21
te Ware ins Lager eingeräumt wird.
Durch die regelmäßige Erfassung aller
Lagerpositionen wird eine hohe Transparenz
des tatsächlichen Verbrauchs
erreicht, was wiederum die Prognose
des Bedarfs erleichtert und die Verfügbarkeit
des Materials bei minimalen
Beständen stets verbessert. Bei
dieser Lösung ist das Personal des
Kunden von jeglicher Mitarbeit beim
Jedes Lagerfach wird gescannt
Lagermanagement entlastet; es kann
jedoch über den Webshop Einsicht in
den Beschaffungsprozess nehmen und
gegebenenfalls korrigierend eingreifen.
In einigen Ärztehäusern und Kliniken mit
größeren Lagern wird die automatisierte
Bestellmengenermittlung nicht vom
Fahrer sondern von einer für das Lager
verantwortlichen Mitarbeiterin durchgeführt,
die zu diesem Zweck ein Barcodescanner-Terminal
erhält.
Die automatisierte Lösung im Detail
Im Gegensatz zu früheren Lösungen ist
der Investitionsbedarf der automatisierten
Lösung in neue Hardware gering.
Nur die Auslieferungsfahrer und einige
Großkunden erhalten die neuen Barcodescanner-Terminals.
Dafür ist jedoch
der organisatorische Aufwand zur Vorbereitung
der neuen Verbrauchsmaterialmanagement-Lösung
höher.
Zunächst beim Kunden: Für das komplette
Verbrauchsmaterialsortiment
müssen Sollbestandsmengen vereinbart
und entsprechende Lagerflächen
eingerichtet werden. Jeder Lagerplatz
ident 2/11