Ganzheitliches Reisekostenmanagement
Ganzheitliches Reisekostenmanagement
Ganzheitliches Reisekostenmanagement
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<strong>Ganzheitliches</strong> <strong>Reisekostenmanagement</strong>
Willkommen beim<br />
ganzheitlichen<br />
<strong>Reisekostenmanagement</strong><br />
Wir alle wissen, dass <strong>Reisekostenmanagement</strong>systeme Ihre<br />
dienstreisenden Mitarbeiter hervorragend beim schnellen<br />
und effizienten Einreichen ihrer Kosten unterstützen. Um<br />
eine vollständige Kontrolle über die Reisekosten Ihres<br />
Unternehmens zu erlangen, sind jedoch zwei zusätzliche<br />
wichtige Aufgaben erforderlich, die nicht von einem<br />
<strong>Reisekostenmanagement</strong>system bewältigt werden können:<br />
1. Prüfen von Belegen in Papierform, um die Genauigkeit<br />
von Erstattungsanträgen und die Einhaltung von<br />
Reiserichtlinien sicherzustellen<br />
2. Analysieren dieser Belege zur Optimierung der<br />
Umsatzsteuererstattung<br />
Durch Implementieren dieser beiden zusätzlichen Schritte, die<br />
NUR in der Meridian-Lösung Expenseflo enthalten sind, können<br />
Sie zusätzlich bis zu 8 % Ihrer gesamten Reisekosten einsparen.<br />
Ein herkömmliches <strong>Reisekostenmanagement</strong>system<br />
(Expense Management System, EMS) sieht folgendermaßen aus:<br />
<strong>Reisekostenmanagement</strong>system<br />
Ein ganzheitliches <strong>Reisekostenmanagement</strong>, das Sie bei der<br />
Maximierung Ihrer Einsparungen unterstützt, sieht jedoch<br />
so aus:<br />
<strong>Reisekostenmanagement</strong>system<br />
–<br />
Expenseflo<br />
EMS (oder<br />
Drittanbieter)<br />
Belegprüfung –<br />
Expenseflo<br />
EXPENSE AUDIT<br />
Willkommen bei Expenseflo – dem ganzheitlichen<br />
<strong>Reisekostenmanagement</strong>.<br />
USt.-Erstattung –<br />
Expenseflo<br />
VAT RECOVERY<br />
Optimale Belegbearbeitung<br />
Expenseflo verwandelt einen bürokratischen Albtraum in eine<br />
Traumlösung. Rechnungsbelege in Papierform werden von<br />
jedem Unternehmen als Belastung empfunden, die jedoch<br />
nicht vermieden werden kann: Die Steuerbehörden vieler<br />
Länder verlangen weiterhin die Vorlage dieser Belege.<br />
Expenseflo sorgt dafür, dass Sie den optimalen Nutzen aus<br />
diesen Belegen ziehen. Wir nehmen Ihnen alle Rechnungen<br />
ab (wir können sie sogar für Sie scannen und archivieren)<br />
und realisieren ihre Werthaltigkeit, indem wir sie zur<br />
Prüfung der Reisekostenanträge Ihrer Mitarbeiter sowie zur<br />
Geltendmachung von Vorsteuerabzügen verwenden.<br />
Wir sorgen also nicht nur für die Einsparung von<br />
Bearbeitungskosten in Ihrem Unternehmen, wir reduzieren<br />
ebenfalls Ihre Reisekosten.<br />
Warum Finanzleiter von Expenseflo<br />
begeistert sind<br />
• Minimiert die Kosten für die Bearbeitung von Reiseausgaben<br />
• Bietet umfassende Auswertungen und Daten zu Kosten<br />
• Maximiert die Richtlinieneinhaltung durch Mitarbeiter<br />
• Kann nahtlos in Kartenanbieter-, ERP- und<br />
Kreditorensysteme integriert werden<br />
• Optimiert den Vorsteuerabzug – ein Bereich, in dem<br />
Meridian weltweit führend ist<br />
Warum Reisemanager von Expenseflo<br />
begeistert sind<br />
• Optimiert die Richtlinieneinhaltung in Bezug auf<br />
bevorzugte Anbieter<br />
• Stellt umfassende Daten zu Ausgaben für die Verhandlung<br />
mit Anbietern bereit<br />
• Vereinfacht die Durchsetzung von Reiserichtlinien<br />
• Kann nahtlos in Reisebuchungstools von Unternehmen<br />
integriert werden<br />
Warum Dienstreisende von Expenseflo<br />
begeistert sind<br />
• Geringerer Zeitaufwand für das Einreichen von<br />
Reisekostenanträgen<br />
• Schnellere Genehmigung und Erstattung von Kosten<br />
• Mehr Klarheit darüber, welche Kosten erstattungsfähig<br />
sind und welche nicht (wir haben die Erfahrung gemacht,<br />
dass die meisten Mitarbeiter sich bereitwillig an Richtlinien<br />
halten, sofern sie diese kennen)
Expenseflo EMS<br />
<strong>Reisekostenmanagement</strong>system<br />
–<br />
Expenseflo EMS<br />
(oder Drittanbieter)<br />
Belegprüfung –<br />
Expenseflo<br />
EXPENSE AUDIT<br />
Warum sollten wir ein automatisiertes<br />
<strong>Reisekostenmanagement</strong>system einführen?<br />
Schätzungen zufolge verfügt weit weniger als die<br />
Hälfte aller Unternehmen über ein automatisiertes<br />
<strong>Reisekostenmanagement</strong>system. Falls Sie bisher noch<br />
nicht zu den Überzeugten zählen, finden Sie nachstehend<br />
Gründe, die für ein solches System sprechen:<br />
Reduzierung von Reisekosten<br />
• Bereitstellung von Informationen zur Verhandlung<br />
mit Anbietern für das Management<br />
• Verbesserung der Richtlinieneinhaltung durch<br />
Dienstreisende in Bezug auf bevorzugte Anbieter<br />
(durch Genehmigung vor Reiseantritt)<br />
Reduzierung von Bearbeitungskosten<br />
• Eliminierung vieler manueller, papierbasierter Aufgaben,<br />
wodurch die Bearbeitungskosten um bis zu 80 %<br />
reduziert werden<br />
Verringerung der Bearbeitungszeit für<br />
Mitarbeiter und Management<br />
• Erhebliche Reduzierung der Zeit, die Dienstreisende für das<br />
Ausfüllen von Reisekostenanträgen benötigen und die bis<br />
zur Kostenerstattung vergeht<br />
• Einfache Genehmigung durch Vorgesetzte per Mausklick<br />
USt.-Erstattung –<br />
Expenseflo<br />
VAT RECOVERY<br />
<strong>Ganzheitliches</strong> <strong>Reisekostenmanagement</strong><br />
In Ordnung, Sie haben mich überzeugt.<br />
Wir brauchen ein <strong>Reisekostenmanagement</strong>system.<br />
Aber warum sollten wir uns für<br />
Expenseflo EMS entscheiden?<br />
Expenseflo EMS ist in puncto Benutzerfreundlichkeit und<br />
Integration unübertroffen. Gleichzeitig ist die Lösung<br />
flexibel genug, um die Komplexität der unterschiedlichsten<br />
Berichtsanforderungen in den verschiedenen Ländern<br />
zu bewältigen.<br />
Einfachheit – Benutzerfreundlichkeit<br />
Das Tool ist sowohl für Dienstreisende, die Reisekostenanträge<br />
ausfüllen, als auch für Vorgesetzte, die diese genehmigen,<br />
beispiellos einfach. Falls es keine Unregelmäßigkeiten bei<br />
einem Antrag gibt, ist die Genehmigung tatsächlich mit einem<br />
einzelnen Mausklick möglich.
Einfachheit – Leichte Integration<br />
<strong>Reisekostenmanagement</strong>systeme existieren nicht in einem<br />
Vakuum. Sie müssen in Ihre internen Systeme und Ihren<br />
Arbeitsablauf integriert werden können. Sie müssen auch<br />
reibungslos mit einer Vielzahl von Drittanbietersystemen<br />
funktionieren – von Online-Buchungstools (als unabhängiges<br />
Unternehmen favorisieren wir kein bestimmtes Buchungstool)<br />
bis hin zu ERP-Systemen.<br />
Expenseflo EMS wurde auf einer Softwarearchitektur entwickelt,<br />
die eine einfache Integration in andere Systeme garantiert.<br />
Komplexität – der Test mit Pauschalen in<br />
Deutschland<br />
In Deutschland gelten vermutlich die weltweit kompliziertesten<br />
Gesetze in Bezug auf Reisekostenanträge – vor allem<br />
für Pauschalen. Es wird häufig gesagt, dass <strong>Reisekostenmanagement</strong>systeme,<br />
die hier funktionieren, überall erfolgreich<br />
eingesetzt werden können.<br />
Expenseflo EMS besteht diesen Test. Es funktioniert in<br />
Deutschland, es funktioniert in Großbritannien, es funktioniert<br />
in den Vereinigten Staaten und in vielen anderen Ländern. Das<br />
System wurde nicht für einen nationalen Markt entworfen und<br />
anschließend Stück für Stück angepasst, in der Hoffnung, dass es<br />
auch in anderen Ländern funktionieren könnte. Expenseflo EMS<br />
wurde als echtes multinationales Produkt entwickelt – sowohl<br />
mit mehreren Sprachen als auch mit mehreren Währungen.<br />
Weitere Vorteile:<br />
• ASP-Bereitstellung – schnelle Implementierung<br />
• Zugriff für Dienstreisende und Genehmigende jederzeit<br />
und an jedem Ort<br />
• On-Demand-Echtzeit-Reporting<br />
• Unterstützung durch mehrsprachiges Helpdesk<br />
• Umfassender Service zur Digitalisierung, Indexierung<br />
und E-Archivierung von Papierbelegen<br />
Ihr <strong>Reisekostenmanagement</strong>system oder<br />
unseres?<br />
Unser <strong>Reisekostenmanagement</strong>system Expenseflo<br />
EMS ist das beste auf dem Markt. Wir verstehen jedoch,<br />
dass viele Unternehmen bereits über ein <strong>Reisekostenmanagement</strong>system<br />
verfügen und dabei bleiben möchten.<br />
Das ist überhaupt kein Problem. Wir können jedes<br />
<strong>Reisekostenmanagement</strong>system (oder auch mehrere<br />
Systeme) Ihrer Wahl mit Expenseflo EXPENSE AUDIT und<br />
Expenseflo VAT RECOVERY kombinieren, damit Sie alle<br />
Vorteile eines ganzheitlichen <strong>Reisekostenmanagement</strong>s<br />
nutzen können.
Expenseflo EXPENSE AUDIT<br />
<strong>Reisekostenmanagement</strong>system<br />
–<br />
Expenseflo EMS<br />
(oder Drittanbieter)<br />
Einer von acht Reisekostenanträgen<br />
ist fehlerhaft<br />
Unsere Expenseflo EXPENSE AUDIT-Experten können alle<br />
Belege Ihrer Mitarbeiter mit deren Reisekostenanträgen<br />
vergleichen, um für Genauigkeit zu sorgen und die Einhaltung<br />
von Richtlinien zu gewährleisten.<br />
Unserer Erfahrung nach muss im Durchschnitt einer von acht<br />
Reisekostenanträgen geändert werden. Einige Fehler sind<br />
unbeabsichtigt, andere beabsichtigt. In jedem Fall verursachen<br />
sie erhebliche Kosten für Ihr Unternehmen.<br />
Beachtliche Ersparnisse<br />
Die Ergebnisse sprechen für sich. Als sich ein großer europäischer<br />
Produzent für Expenseflo EXPENSE AUDIT entschied,<br />
konnte unser Team Einsparungen in Höhe von 3,5 Mio. € bei<br />
eingereichten Kosten von insgesamt 63 Mio. € ermitteln.<br />
Warum nicht?<br />
Belegprüfung –<br />
Expenseflo<br />
EXPENSE AUDIT<br />
Jedes Jahr senden ca. 15.000 Unternehmen weltweit die<br />
Belege ihrer dienstreisenden Mitarbeiter an Meridian, um<br />
die entsprechenden Vorsteuerabzüge geltend zu machen.<br />
Da wir all diese Belege ohnehin für Sie bearbeiten, wäre es<br />
nicht sinnvoll, Expenseflo gleichzeitig die Überprüfung dieser<br />
Belege im Hinblick auf Genauigkeit und Richtlinieneinhaltung<br />
zu übertragen?<br />
USt.-Erstattung –<br />
Expenseflo<br />
VAT RECOVERY<br />
<strong>Ganzheitliches</strong> <strong>Reisekostenmanagement</strong><br />
„Expenseflo hat uns<br />
Einsparungen in Höhe von<br />
1.700.000 € beschert“<br />
Lawrence Vanderbijl, EMEA Disbursements Manager,<br />
Global Financial Services – Sun Microsystems
Funktionsweise des Systems<br />
1. Aufgaben des Dienstreisenden<br />
Einer der großen Vorteile des Systems liegt in der<br />
Arbeitsersparnis für Dienstreisende. Sie reichen ihre<br />
Reisekostenabrechnungen online ein und senden die Belege<br />
in einem voradressierten Umschlag an Meridian. Das ist alles.<br />
2. Abgleichen von Belegen<br />
Das Expenseflo EXPENSE AUDIT-Team vergleicht jede Position<br />
der Kostenabrechnung mit den Belegen in Papierform.<br />
Die Mitarbeiter überprüfen u. a. folgende Details:<br />
• Belegsumme – stimmt diese mit dem Antrag überein?<br />
Beantragt der Dienstreisende z. B. eine Erstattung in Höhe<br />
von 600 € für einen Beleg über 60 €?<br />
• Belegart – wurden die Kosten korrekt in die Kategorien Taxi,<br />
Bahn, Hotel usw. eingeordnet? Diese Kategorisierung ist für<br />
die Steuererklärungen von großer Bedeutung.<br />
• Ist ein Originalbeleg mit ausgewiesener Umsatzsteuer<br />
vorhanden? Dienstreisende halten z. B. einen Hotelbeleg für<br />
den Express-Check-out häufig für eine zum Vorsteuerabzug<br />
berechtigende Quittung.<br />
• Ist die Währungsumrechnung präzise?<br />
3. Überprüfen der Belege auf<br />
Richtlinieneinhaltung<br />
Bei der Suche nach Anträgen, die gegen Richtlinien verstoßen,<br />
analysieren unsere fachkundigen Prüfer jede einzelne Position<br />
in den Kostenabrechnungen Ihrer Mitarbeiter. Beispiele:<br />
• Überschreiten der Verpflegungssätze<br />
• Verursachte Gebühren für das Auftanken von Mietwagen<br />
• Gleichzeitiger Antrag auf Erstattung von Pauschalen und<br />
tatsächlichen Kosten<br />
• Antrag auf Kostenerstattung für Pay-TV und andere nicht<br />
zulässige Posten<br />
4. Weiterverfolgung fehlerhafter Anträge<br />
Treten bei einem Antrag keine Unregelmäßigkeiten auf,<br />
wird die Zahlung autorisiert, und die Belege werden an das<br />
Expenseflo VAT RECOVERY-Team weitergeleitet. Falls es ein<br />
Problem gibt, unternehmen wir gemäß Ihren Anweisungen<br />
einen der folgenden drei Schritte:<br />
a) Ablehnen unzulässiger Positionen im Antrag<br />
b) Senden der Beanstandung an den Dienstreisenden,<br />
in der erläutert wird, welche Position der Abrechnung<br />
beanstandet wird und warum sie gegen die<br />
Unternehmensrichtlinien verstößt<br />
c) Senden der Beanstandung an den Vorgesetzten des<br />
Dienstreisenden<br />
5. Umfassende Unterstützung durch<br />
mehrsprachige Mitarbeiter<br />
Falls Dienstreisende Verständnisprobleme haben, können sie<br />
unser mehrsprachiges Helpdesk anrufen, um ihr Problem zu<br />
lösen. Unser Personal spricht mehr als 20 Sprachen.<br />
6. Informationen für das Management –<br />
einschließlich Prüfung bevorzugter Anbieter<br />
Wir senden unseren Kunden eine vollständige<br />
Zusammenfassung der gesamten Kosten, abgelehnten Anträge<br />
(mit Begründung) usw. Expenseflo kann Kunden ebenfalls dabei<br />
unterstützen, ihre Vereinbarungen mit bevorzugten Anbietern<br />
zu prüfen. Bezahlen Dienstreisende beim Auschecken im Hotel<br />
die mit dem Beschaffungsteam ausgehandelten Zimmerpreise?<br />
Die Daten aus Expenseflo beantworten Ihre Frage.
Expenseflo VAT RECOVERY<br />
<strong>Reisekostenmanagement</strong>system<br />
–<br />
Expenseflo EMS<br />
(oder Drittanbieter)<br />
Die letzte Phase des ganzheitlichen Expenseflo-<br />
Reiseman agementsystems besteht im Verfahren zur<br />
Umsatzsteuererstattung, bei dem Meridian weltweit<br />
führend ist. Wir helfen Ihnen bei der Optimierung Ihrer<br />
in- und ausländischen Vorsteuervergütung.<br />
Nachfolgend finden Sie eine kurze Zusammenfassung zur<br />
Umsatzsteuererstattung, falls Sie mit diesem Thema nicht<br />
vertraut sind:<br />
Worin besteht der Vorteil der<br />
Umsatzsteuererstattung?<br />
Die Frage ist leicht zu beantworten. Schätzungen zufolge<br />
könnten Unternehmen ihre Reisebudgets um bis zu 4 %<br />
reduzieren, wenn sie die gesamte erstattungsfähige<br />
Umsatzsteuer geltend machten.<br />
Unsere Aufgabe<br />
Belegprüfung –<br />
Expenseflo<br />
EXPENSE AUDIT<br />
Unsere Fachleute prüfen alle Belege und ermitteln die gezahlten<br />
inländischen und ausländischen Umsatzsteuerbeträge.<br />
Die inländischen Umsatzsteuerbeträge werden an den Kunden<br />
übermittelt und direkt in das ERP-System oder ein anderes<br />
Buchhaltungssystem des Kunden hochgeladen.<br />
Für ausländische Umsatzsteuerbeträge werden im Namen<br />
des Kunden Erstattungsanträge bei den entsprechenden<br />
Behörden im Ausland gestellt und von der Antragstellung<br />
bis zur Auszahlung überwacht.<br />
USt.-Erstattung –<br />
Expenseflo<br />
VAT RECOVERY<br />
<strong>Ganzheitliches</strong> <strong>Reisekostenmanagement</strong><br />
Dies ist jedoch nicht ganz so einfach, wie es klingt. Aus diesem<br />
Grund geht die Europäische Kommission davon aus, dass mehr<br />
als die Hälfte aller großen Unternehmen dabei scheitert, sich<br />
die bei Dienstreisen ins Ausland angefallene Umsatzsteuer<br />
erstatten zu lassen. Und bei kleineren Unternehmen ist diese<br />
Zahl noch höher. Schätzungen zufolge werden jährlich allein<br />
in der EU potenzielle Erstattungen in Höhe von 5 Mrd. € nicht<br />
geltend gemacht.<br />
Der Grund, warum viele Unternehmen bei der<br />
Umsatzsteuererstattung scheitern, liegt darin, dass<br />
dieser Prozess zeitaufwändig ist, einen großen Bedarf an<br />
Fachkenntnis hat und sich leicht Fehler einschleichen.<br />
Erstattungsanträge müssen bei den Steuerbehörden der<br />
einzelnen Länder in unterschiedlicher Form eingereicht<br />
werden, und alle Originalbelege müssen vorhanden und<br />
korrekt sein. Jedes Land hat zudem unterschiedliche Gesetze<br />
im Hinblick auf die erstattungsfähige Umsatzsteuer mit vielen<br />
verwirrenden Details, zum Beispiel, ob an einem Essen Kunden<br />
oder nur Kollegen teilgenommen haben.<br />
Kompetenz und Erfahrung<br />
Wir sind in diesem Bereich weltweit führend. Wir<br />
bearbeiten jährlich Anträge im Gesamtwert von mehr<br />
als 300 Mio. € und haben für unsere Kunden bisher<br />
Erstattungen in Höhe von mehr als 2,5 Mrd. € geltend<br />
machen können.<br />
„Die Kooperation mit Meridian hat es Airbus ermöglicht, mit<br />
echten Experten für Lösungen zur Kostenerstattungskontrolle und<br />
Umsatzsteuererstattung zusammenzuarbeiten.“<br />
Marie-Laure Moncamp, Leiterin Reisemanagement –<br />
Airbus in Frankreich
Zusammenfassung der Vorteile von Expenseflo<br />
EMS AUDIT VAT Recovery<br />
Nachweisbar niedrigere Kosten und Ausgaben<br />
Geringere Bearbeitungskosten • • •<br />
Geringere IT-Ausgaben •<br />
Einhaltung von Vorschriften<br />
Einheitliche Anwendung der Reiserichtlinien • •<br />
Präzise Steuererklärungen, reduziertes Risiko (Strafen)<br />
und Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften •<br />
Arbeitserleichterungen für Mitarbeiter<br />
Benutzerfreundlichkeit: überall, jederzeit<br />
Mehrsprachiges Helpdesk<br />
Automatisierte Berechnungen, weniger menschliche Fehler<br />
Echtzeitstatus für eingereichte Kosten<br />
Automatische Aufteilung von geschäftlichen und privaten Kosten<br />
Zeitnahe Kostenerstattung<br />
Einfacher und einheitlicher Prozess<br />
•<br />
•<br />
• •<br />
Transparenz und Berichterstattung<br />
Hervorhebung von Richtlinienverstößen vereinfacht<br />
fokussierte Überprüfungen • •<br />
Unterstützung bei Planung und Prognose • • •<br />
Business Intelligence verbessert Anbieterauswahl • • •<br />
Umsatzsteuer<br />
Optimierung der Umsatzsteuererstattung hat positive<br />
Auswirkung auf Cashflow •<br />
Globale Kompetenz und Reichweite • • •<br />
Etablierte Beziehungen zu Steuerbehörden •<br />
Neugestaltung von Rechnungen •<br />
Meridian Tallaght Business Park, Tallaght, Dublin 24, Irland.<br />
Tel.: +353 1 4590 500 Fax: +353 1 4590 540 E-Mail: expenseflo@meridianglobalservices.com<br />
www.meridianglobalservices.com Suchbegriff: expenseflo<br />
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