Innovative Bürolösungen vom Fachmann

AdvertoriAlSpeciAl 2011 

Bürowelt 

Innovative Bürolösungen 

vom Fachmann

FACTS-Special 4/10: 

Medizin und Gesundheit 

2 

Wissenswertes 

über FACTS 

FACTS 8/11: 

bürokommunikation 

FACTS 7/11: 

Facility-Management 

FACTS-Special 9/11: 

Steuern und Finanzen 

FACtS SonderveröFFentliChUng 12/2011 

Seit 20 Jahren liefert FACTS brandaktuelle Storys und erfreut sich 

seit dem ersten Tag guter Leserquoten. Tendenz steigend. So 

konnte die IT-Fachzeitschrift im vergangenen Jahr ihren Umsatz 

verdreifachen und ist längst nicht aus der Puste. 

Entscheidend für den anhaltenden Erfolg von FACTS ist vor allem 

das journalistische Konzept: Die Kombination aus Testmagazin 

und Wirtschaftsmagazin mit dem Schwerpunkt IT setzt 

eine bestimmte Ausbildung und Arbeitsweise voraus. So findet 

man weder fremdrecherchierte Meldungen noch Gazettengeschichten, 

denn die FACTS-Journalisten sind vom Fach. Jeder 

Mitarbeiter der 15köpfigen Redaktion kommt kommt 

aus der IT-Branche, was besonders 

bei den Tests eine wichtige 

Rolle spielt. Im eigenen Testcenter 

werden Produkte und Lösungen 

nicht nur auf ihre technische Leistungsfähigkeit 

tungsfähigkeit geprüft, sondern 

auch auf auf Qualität, Preis und und vor 

allem den tatsächlichen tatsächlichen Nutzen für für 

den Anwender. 

FACTS behandelt in den Spezialausgaben brisante Themen einer 

bestimmten Branche und berichtet über die aktuellsten Trends 

in den Bereichen Hardware, Software und Organisation, sowie 

über intelligente und stilvolle Büromöbellösungen. 

Basis jeder der monatlich erscheinenden Ausgaben sind 40.000 

hoch qualifizierte Leser aus Top-Unternehmen der deutschen 

Wirtschaft. Die mehrmals im Jahr publizierten Schwerpunktausgaben 

und Specials erreichen – je nach Zielgruppe – Auflagen 

zwischen 25.000 und 100.000 Exemplaren. Insgesamt erreicht die 

FACTS heute so über 500.000 unterschiedliche Entscheider pro 

Jahr – quer durch alle Branchen. www.factsverlag.de 

Urteil 

sehr gut 

12/2011 

FACTS VON A biS Z: 

Leistungstest, Kauf- 

beratung, Company-Story, 

Anwenderbericht, Arena 

und vieles mehr ...

INHALT Sonderheft Raber+Märcker GmbH 

BRANCHE/UNTERNEHMEN 

4 Prinzip Partnerschaft: Seit der Grün- 

dung im Jahr 1934 ist es das Ziel des Unternehmens 

Raber+Märcker, eines der 

führenden Häuser für IT-Technologie in 

Süddeutschland, die Organisationsabläufe 

seiner Kunden zu verbessern. 

12 Der Weg zur schlanken Informationslogistik: 

Uwe Jungk, Chief Executive 

Officer von Ricoh Deutschland, 

erläutert, was das Unternehmen unter 

Managed Services im Druck- und 

Dokumentenbereich versteht. 

22 Ricoh Europe und DocuWare 

schließen Partnerschaft: Ricoh 

Europe nimmt das preisgekrönte Dokumentenmanagement-System 

DocuWare 

europaweit in sein Lösungsportfolio auf. 

In Deutschland arbeiten Ricoh und 

DocuWare bereits zusammen. 

30 PEP it or forget it: Wollen sie erfolgreich 

sein, sollten Hersteller 

Maßnahmen zur Unterstützung ihrer 

Handelspartner konsequent und 

nachhaltig einsetzen. 

46 Wir leben, was wir verkaufen: 

Ricoh präsentiert seinen Partnern und 

Endkunden mit sogenannten „Future 

Office live“-Touren fast alle angebotenen 

Lösungen und Produkte im eigenen 

Unternehmen im „Live-Einsatz“. 

49 Exzellenter Kundenservice: Im 

Rahmen des Wettbewerbs um die europäischen 

Excellence Awards 2011 wurde 

Ricoh von der EFQM in der Kategorie 

IMPRESSUM 

Verleger: FACTS Verlag GmbH 

Theodor-Althoff-Straße 45, 

45133 Essen 

Fax: 0201 87126-810 

redaktion@factsverlag.de 

http://www.factsverlag.de 

Beiratsvorsitzender: Elmar H. F. Müller, 

Tel.: 0201 87126-813 

Geschäftsführer: Heinz-Georg Ahle, 

heinz-georg.ahle@factsverlag.de 

Ressortleitung Wirtschaft: Graziella Mimic (mim), 

graziella.mimic@factsverlag.de 

Ressortleitung Möbel/Design: 

Nadia Hamdan (nh), 

nadia.hamdan@factsverlag.de 

4 Kopieren 

OFFICE-EXPERTEN: 

das Firmengebäude 

von Raber+Märcker 

in Stuttgart. 

„Nutzen für den Kunden schaffen“ 

ausgezeichnet. 

PRAXIS/ORGANISATION 

24 Haben Sie etwas zu verschenken: 

Eine ineffiziente Verwaltung der geschäftskritischen 

Informationen steht 

nicht nur reibungslosen Arbeitsprozessen 

im Weg, sondern macht auch potenzielle 

Gewinne zunichte. 

26 Eine wertvolle Hilfe: Digitale Diktiersysteme 

beschleunigen die Arbeitsabläufe 

in zahlreichen Berufsfeldern 

erheblich: Mediziner, Juristen, 

Gutachter oder auch Manager wissen 

die Vorzüge der mobilen Helfer längst 

zu schätzen. 

34 Das neue Grün: Es ist längst mehr als 

eine schmückende PR-Maßnahme: 

Ökologie und Umweltschutz sind zum 

festen Bestandteil von Unternehmensstrategien 

geworden. 

42 Ziel erreicht: In Zusammenarbeit mit 

einem Ricoh-Fachhandelspartner 

entstand für den Bereich Drucken und 

Ressortleitung Office-Automation: 

Daniel Müller (dam), 

daniel.mueller@factsverlag.de 

Ressortleiter Test & Technik: 

Klaus Leifeld (kl), 

klaus.leifeld@factsverlag.de 

Redaktion Test & Technik: 

Timo Schrage (tis), 

timo.schrage@factsverlag.de 

Internet: Dajan Mimic, 

dajan.mimic@factsverlag.de 

Verlagsassistenz: Isabell Sidhom, 

isabell.sidhom@factsverlag.de 

Artdirection: Silke Cremer, Thietmar Schorm, 

Marc Jedamus 

Bildrechte: Alle Fotos: Produkthersteller oder Fotoagenturen 

der Caritas in Brilon ein optimiertes 

Gesamtlösungskonzept. 

54 Der Blick aufs Ganze: Durch eine umfassende 

Neustrukturierung der Outputlandschaft 

profitiert die Raiffeisenbank 

Pfaffenwinkel von einem optimierten 

Druck- und Dokumentenmanagement 

und geringeren laufenden Kosten. 

AkTUELL/MARkTüBERSICHT 

16 Hat jemand Frau Meier gesehen: Die 

Investition in ein professionelles digitales 

Diktiersystem erscheint auf den ersten 

Blick kostspielig. Dennoch bringt ein 

digitales Diktiersystem deutliche Mehrwerte. 

Welche das sind, zeigt die FACTS- 

Marktübersicht. 

36 Prüfungen erwarte bis zuletzt: Per 

Hegenberg, Wirtschaftsprüfer und 

Geschäftsführer bei der Niederrheinischen 

Treuhand in Duisburg, spricht mit 

FACTS über den Ablauf von Betriebsprüfungen 

in kleinen und mittelständischen 

Unternehmen. 

MEDIzIN UND GESUNDHEIT 

50 Von fitten Belegschaften und gesunden 

Bilanzen: Investitionen in das Wohlergehen 

der Mitarbeiter zahlen sich immer aus. 

TESTS 

10 Sato Office Sail GT: Glide me up, Scotty 

44 Grammer Office Galileo: Versuch’s mal 

mit Bequemlichkeit 

48 Frama Matrix F4-L: Matrix reloaded 

SONDERDRUCK: Raber+Märcker GmbH, 

Mittlerer Pfad 1, 70499 Stuttgart 

http://www.raber-maercker.de 

Urheber- und Verlagsrechte: Alle in dieser Zeitschrift veröffentlichten 

Beiträge, insbesondere auch Tests und deren Ergebnisse, sind urheberrechtlich 

geschützt. Der Rechtsschutz gilt auch gegenüber Datenbanken und ähnlichen 

Einrichtungen. Kein Teil dieser Zeitschrift darf außerhalb der engen Grenzen 

des Urheberrechtsgesetzes ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in 

irgendeiner Form – durch Nachdruck, Kopie, Mikrofilm oder andere Verfahren – 

reproduziert oder in eine von Maschinen, insbesondere von Datenverarbeitungs 

an lagen, verwendbare Sprache über tragen werden. Entsprechendes 

gilt auch für die sons tige Verbreitung, insbesondere in elektronischen Medien. 

12/2011 Sonderveröffentlichung fActS 3

BRANCHE Unternehmen 

4 

Prinzip Partnerschaft 

Seit der Gründung im 

Jahr 1934 ist es das 

Unternehmensziel der 

Raber+Märcker GmbH, 

eines der führenden Häuser für 

Informationstechnologie in Süddeutschland, 

die Organisationsabläufe seiner 

Kunden innovativ zu verbessern und 

Dienstleistungen der Spitzenklasse anzubieten. 

Dies gelingt den Stuttgartern nicht 

zuletzt dank gelebter Dienstleistungsbereitschaft 

und starker Partner. 

FACTS SonderveröFFenTliChung 12/2011 

Um moderne, stets komplexer 

werdende Technologien 

erfolgreich implementieren 

und kompetent betreuen zu können, sind Unternehmen 

heutzutage auf enge Beziehungen 

mit ihren Partnern angewiesen. Nur so sind 

sie in der Lage, die heutigen Marktanforderungen 

erfolgreich zu bewältigen und ihre 

Kunden optimal zu beraten. 

Dies hat der IT-Dienstleister Raber+Märcker 

mit Hauptsitz in Stuttgart schon lange verstanden 

und setzt daher entschieden auf gute 

Partnerschaft. „Unser Motto lautet ‚Prinzip 

Partnerschaft‘. Dies gilt nicht nur gegenüber 

unseren Lieferanten – durch die enge und gute 

Beziehung zu ihnen sind wir stets auf dem 

neuesten Stand der rasanten Entwicklungen –, 

sondern auch und vor allem gegenüber unseren 

Kunden und Mitarbeitern“, erklärt Geschäftsführer 

Uwe Brand. „Es zahlt sich aus, 

dass wir fokussiert mit marktführenden Herstellern 

Partnerschaften pflegen, bei denen 

die Serviceorientierung klar im Vordergrund 

steht. Aufgrund der Kenntnisse und Erfahrungen 

unserer überwiegend langjährigen Mitarbeiter 

können wir zudem Kunden und Interessenten 

stets ausgezeichnete Leistungen garantieren. 

Mit leistungsfähigen Hard- und 

Softwaresystemen unserer Partner sorgen wir

für optimal unterstützte Geschäftsprozesse 

bei mittelständischen Unternehmen.“ 

UMFANGREICHES ANGEBOT 

In der Tat deckt das Dienstleistungsportfolio 

der Raber+Märcker GmbH, das in drei Säulen 

– Business Solutions, Output Management 

und IT Infrastruktur – gegliedert ist, ein breites 

Spektrum ab. Im Bereich Business Solutions 

bietet R+M neben Business- und Branchensoftware-Lösungen 

wie ERP (Enterprise 

Ressource Planning), Microsoft Dynamics 

NAV, ECM (Enterprise Content Management), 

PPS (Produktionsplanungs- und Steuerungssystem), 

BI (Business Intelligence), HR-Solutions 

(Personalmanagement-Lösung) auch 

eine Dokumentenmanagement-Lösung an, 

die revisionssichere Archivierung, Eingangsrechnungsverarbeitung,SharePoint-Integration, 

automatisierte Postverteilung sowie Workflow-Management 

in sich vereint. 

Durchdachte Output Management-Lösungen 

machen Raber+Märcker zu einem Full- 

Service-Dienstleister: „Mit dem Bereich Output 

Management liefert R+M seinen Kunden 

effiziente Druck- und Kopierlösungen inklusive 

kompletter Servicedienstleistungen sowie 

verlässliche Belieferung mit Verbrauchmaterialien“, 

berichtet Brand. Zum Angebot gehört 

unter anderem Administrationssoftware für 

Drucker und Kopierer, Seitenpreiskonzepte 

sowie ein komplettes Fleet- und Druckmanagement. 

NAMHAFTE REFERENZEN 

Die Lösungen im Bereich IT Infrastruktur 

beinhalten sowohl IT-Konzepte für Rechenzentren 

und Arbeitsplätze, Datenmanagement, 

Server/Storage/Back-up-Systeme, Cloud- 

Computing und individuelle Softwarelösungen 

als auch IT-Services, wie etwa Reparaturservice, 

Helpdesk-Gestaltung, die Überwachung 

von Rechenzentren sowie individuelle 

Servicekonzepte. Darüber hinaus unterstützen 

Produkte und Leistungen der Präsentations- 

und Medientechnik – wie etwa die Planung, 

Realisierung und Steuerung von Videokonferenzsystemen, 

Beamer- und Audiotechnik 

– den Kunden dabei, seinem Unternehmen 

das beste Image zu verschaffen. „Die kompletten 

Bestandteile der IT-Anforderungen eines 

„Mit leistungsfähigen Hard- 

und Softwaresystemen 

unserer marktführenden 

Partner sorgen wir für 

optimal unterstützte 

Geschäftsprozesse 

bei mittelständischen 

Unternehmen.“ 

UWE BRAND, Geschäftsführer von 

Raber+Märcker 

Mittelständlers werden aus einer Hand abgedeckt“, 

fasst Brand zusammen. 

Kundenorientiertes Denken hat bei 

Raber+Märcker Tradition. Im Jahr 1934 von 

den beiden Kaufleuten Max Raber und Willy 

Märcker in Stuttgart als Generalvertretung 

für Buchungsautomaten und Adressiermaschinen 

gegründet, feierte das in der dritten 

Generation inhabergeführte Stuttgarter Systemhaus, 

das sich von Anfang an auf Büromaschinen 

spezialisierte, 2009 sein 75. Jubi- 

läum. In seiner Geschichte spiegeln sich 

Jahrzehnte technologischer Veränderungen 

wider – von den Postbearbeitungs- und Vervielfältigungsmaschinen 

sowie dem Schwerpunkt 

Offset-Druckmaschinen der ersten 

Jahre über all die Technologien des Computerzeitalters 

bis hin zu den heutigen ausgeklügelten 

IT-Produkten und -Lösungen. 

Schon 1969 fand sich der erste Computer im 

R+M-Sortiment: der Nixdorf 820 (Logatronic). 

Mitte der 90er-Jahre begann dann die 

KOMPLETTLÖSUNGEN: Das Anliegen von Raber+Märcker ist es, dem Kunden stets 

ganzheitliche, auf seine Bedürfnisse zugeschnitte Lösungen und passenden Service 

aus einer Hand anzubieten. 

12/2011 SonderveröFFenTliChung FACTS 5


6 

erfolgreiche Kooperation mit Microsoft. 

Mit der Entscheidung, in die Navision-Welt 

einzusteigen, wurde schließlich eine maßgebliche 

Weichenstellung für die erfolgreiche 

Zukunft vorgenommen. 

Inzwischen beschäftigt das Systemhaus, 

das beim Start 15 Angestellte zählte, über 270 

Mitarbeiter in der Gruppe und betreut mehr 

als 5.000 Kunden. Nach DIN ISO 9001:2008 

zertifiziert, widmet es sich dem Industrie-, 

Handels- und dem Dienstleistungssektor sowie 

dem öffentlichen Dienst. Raber+Märcker 

ist nicht nur einer der größten Microsoft-Business-Partner, 

sondern auch mehrfach Mitglied 

im President’s Club sowie im Quality Board 

und European Advisory Board von Microsoft. 

Gerade für mittelständische Unternehmen 

ist es wichtig, dass die eingesetzten System- 

und IT-Lösungen flexibel, schnell und 

INFO 

Raber+Märcker: seit 1934 in Stuttgart 

Geschäftsleitung: 

Uwe Brand (Geschäftsführer), 

Hansjörg Schäfer (Geschäftsführer) 

Branchen: Industrie, Handel, 

Dienstleistung 

Marktstellung: führendes Software- und 

Systemhaus in Süddeutschland 

Qualitätsmanagement: zertifiziert nach 

DIN ISO 9001:2008 

Umsatz 2010/2011: 57 Millionen Euro 

Mitarbeiteranzahl: ca. 170 in Stuttgart, 

mehr als 270 in der R+M Gruppe 

Tochterunternehmen: 

NAVIGATE GmbH 

Systeme und Consulting, 

Erlangen 

R+M Business Software 

GmbH, Kiel und 

Hannover 

R+M Business Software 

Neu-Ulm GmbH, 

Neu-Ulm 

360 Business Software + 

Systeme GmbH, 

Koblenz, Köln & Siegen 

R+M Graphik GmbH, 

Stuttgart 

Daten und Fakten 

FACTS SonderveröFFenTliChung 12/2011 

„Gelebte Dienstleistungsbereitschaft 

fordert die 

Anstrengung jedes 

einzelnen Mitarbeiters, 

sein Fachgebiet immer 

besser zu beherrschen.“ 

HANSJÖRG SCHÄFER, 

Geschäftsführer von 

Raber+Märcker 

bedienerfreundlich sind. „Um diesen Bedürfnissen 

gerecht zu werden, implementieren 

wir nach einer sorgfältigen Analyse, Beratung 

und Dokumentation der Geschäftsprozesse 

innovative und zukunftsorientierte Lösungen 

unserer Partner, wie unter anderem Microsoft, 

Citrix, d.velop, Cubeware, SonicWall oder 

Ricoh“, erläutert Brand. Dass dies mit Erfolg 

belohnt wird, zeigt der feste sowie zufriedene 

Kundenstamm. Zu den Referenzkunden von 

Raber+Märcker zählen namhafte Unternehmen 

wie die Telegärtner Karl Gärtner GmbH, 

Sauter Feinmechanik GmbH, APCOA Autoparking 

GmbH oder auch die Konradin Business 

GmbH. 

Über die Beratung hinaus stellt das Systemhaus 

seinen Kunden eine weitere Hilfeleistung 

zur Verfügung und bietet ihnen speziell 

auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene 

Schulungskonzepte an. In diesen wird das 

notwendige Know-how qualifiziert vermittelt. 

Die Kurse finden im eigenen „Training 

Center“ von Raber+Märcker statt und werden 

von projekterfahrenen Systemberatern aus 

den Produktivteams, die ein umfassendes 

Themenspektrum beherrschen, geleitet. Regelmäßige 

Leistungsnachweise und Zertifizierungen 

durch Softwarehersteller stellen 

die notwendigen Qualitätsstandards sicher. 

Neben einem festen Programm mit offenen 

IT-Kursen werden regelmäßig Zusatzseminare 

angeboten, die sich hauptsächlich aktuellen 

Themen widmen und sich somit ganz nah 

an der Praxis orientieren. 

ENGAGIERTE MITARBEITER 

Wesentliche Gründe dafür, dass das Stuttgarter 

Traditionsunternehmen ein kontinuierliches 

Wachstum verzeichnen und sich zu 

einem leistungsstarken IT-Anbieter entwickeln 

konnte, bilden nicht zuletzt die gut 

ausgebildeten und langjährigen Mitarbeiter 

sowie eine kundenorientierte Projektorganisation. 

„Ein Großteil unserer mehr als 270 

Mitarbeiter in der R+M Gruppe ist im Dienstleistungs- 

und Beratungsbereich tätig. Es ist 

für uns eine Selbstverständlichkeit, dass 

Jahr für Jahr hohe Investitionen in die Ausund 

Weiterbildung unserer Mitarbeiter 

vorgenommen werden“, berichtet 

Hansjörg Schäfer, 

ebenfalls Geschäftsführer 

von Raber+Märcker. „Ohne 

diese engagierten Mitarbeiter 

wäre eine erfolgreiche 

Entwicklung von 

Raber+Märcker nicht vorstellbar.“ 

Das Interesse, 

das Brand und Schäfer 

ihren Mitarbeitern entge-

genbringen, das hohe Maß an Eigenverantwortlichkeit, 

das sie ihnen zusprechen sowie 

die Arbeitsplatzsicherheit, die sie ihnen 

durch die anhaltende Unternehmensstabilität 

auch in Krisenzeiten bieten können, führen 

zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit 

und bilden die Grundlage des Unternehmenserfolgs. 

VOR ALLEM KUNDENORIENTIERT 

Darüber hinaus misst das Unternehmen 

der Nähe zu seinen Kunden eine zentrale Bedeutung 

zu. „Räumlich gesehen haben wir uns 

in den vergangenen Jahren konsequent auf 

unsere Kunden zubewegt“, erklärt Schäfer. 

„Von Anfang an war unser Stammsitz in Stuttgart. 

Vom neuen Standort Kiel sowie von 

Hannover betreuen jetzt die Mitarbeiter der 

Raber+Märcker Business Solutions GmbH 

unsere Kunden im Norden Deutschlands. 

Unternehmen in der Mitte und in Bayern haben 

wir den Mitarbeitern unserer Töchter 

NAVIGATE GmbH in Erlangen, R+M Business 

Software Neu-Ulm GmbH sowie 360 Business 

Software + Systeme in Köln, Koblenz und Siegen 

anvertraut.“ 

INFO 

Raber+Märcker bietet 

als starker Partner 

Lösungen in folgenden Bereichen: 

Business Solutions 

� ERP-Microsoft Dynamics NAV 

� HR-Solutions 

� Business Intelligence 

� Dokumentenmanagement 

Output Management 

� Drucken / Kopieren 

� Fleetmanagement 

� Managed Print Services 

IT Infrastruktur 

� Server / Storage 

� Cloud-Computing 

� Managed Services 

� Virtualisierung 

� Präsentationstechnik 

� Beamer 

� Medientechnik 

GUT AUSGEBILDETE UND LANGJÄHRIGE MITARBEITER: Für das Unternehmen ist es eine 

Selbstverständlichkeit, kontinuierlich in die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter zu investieren. 

Ein weiteres Moment der Kunden- und 

Partnerpflege stellt die jährlich stattfindende 

Veranstaltung „Techno Summit“ dar. Das 

Event hat sich im Laufe der Zeit nicht nur in 

Fachkreisen etabliert und erfreut sich jedes 

Mal einer zunehmenden Besucherschar. In 

Fachvorträgen werden dort Partner und 

Kunden über aktuelle Produkte und qualifizierte 

Dienstleistungen informiert. Begleitend 

dazu findet eine Ausstellung statt, bei 

der namhafte R+M-Partner ausgesuchte Exponate 

präsentieren können. 

Ihr Motto „Prinzip Partnerschaft“ und der 

damit einhergehende Ansatz der Lieferantenund 

Kundennähe setzt die Raber+Märcker 

GmbH vor allem durch die von allen gelebte 

Dienstleistungsbereitschaft um. „Sie fordert 

die Anstrengung jedes einzelnen Mitarbeiters, 

sein Fachgebiet immer besser zu beherrschen“, 

bringt es Schäfer auf den Punkt. „Nur 

so ist es möglich, sich jederzeit gänzlich auf 

die Anforderungen der Kunden einzustellen 

und optimale Lösungen anbieten zu können.“ 

Der Zukunft sieht Raber+Märcker positiv entgegen. 

Treu seiner Devise will das Unternehmen 

seine führende Stellung auf dem IT- 

Dienstleistungsmarkt weiter ausbauen. � 

KONTAKT 

Raber+Märcker GmbH 

Mittlerer Pfad 1 

70499 Stuttgart 

Telefon: +49 (0)711 - 13 85 - 0 

Telefax: +49 (0)711 - 13 85 - 4 00 

E-Mail: info@raber-maercker.de 

Internet: www.raber-maercker.de 

12/2011 SonderveröFFenTliChung FACTS 7

FARBDRUCKSYSTEME 

Ganz groß 

PRÄZISE: Mit einer neuen Lasertechnologie und einer Auflösung 

von 4.800 dpi sorgen Ricoh Pro C751EX, Pro C651EX und Pro C751 

für eine exakte Wiedergabe im Druck. 

Ricoh Europe PLC hat drei neue digitale Farbdrucksysteme für den kleinauflagigen Produktionsdruck 

vorgestellt: Ricoh Pro C651EX und Pro C751EX sind mit Scannern ausgestattet, 

der Ricoh Pro C751 ist ein reines Drucksystem. Die Systeme sollen auf den Bedarf von 

Druckdienstleistern, Digital- und Akzidenzdruckereien sowie Hausdruckereien zugeschnitten 

sein. Dank einer Reihe neuartiger Entwicklungen sorgen sie laut Hersteller mit einer Auflösung 

von 4.800 dpi für eine hohe Bildqualität und sind zugleich eine wirtschaftliche Wahl für Unternehmen, 

die ihr Leistungsspektrum in mittleren und kleinen Auflagen ausbauen wollen. Für eine 

größere Vielseitigkeit steht eine breite Palette an Optionen bereit, etwa eine neue Multifalzeinheit, 

Papierzuführung für hohe Kapazitäten, Ringbinder, Finisher für 100 Bogen, Broschürenhefter, 

Großraumablage, GBC StreamPunch Pro EX sowie der Plockmatic Booklet Maker.Darüber 

hinaus verfügen die neuen Systeme über die technologischen Weiterentwicklungen des Ricoh Pro 

C901 Graphic Arts Edition: Dank der außerordentlich hohen Produktivität sollen die neuen Pro- 

Systeme ein breites Spektrum an Bedruckstoffen mit Grammaturen bis 300 g/m² in der höchsten 

Druckgeschwindigkeit verarbeiten können. Für Drucksachen wie Broschüren, Faltblätter, Mailings, 

Berichte und klebegebundene Bücher in Kleinauflagen sind die neuen Drucksysteme laut 

Ricoh ideal geeignet. Alle drei Modelle sind mit dem neuen Druckserver EFI E41A ausgestattet 

und lassen sich damit unkompliziert in bestehende Arbeitsumgebungen einbinden. Dazu sind 

die Systeme so gestaltet, dass sie nahtlos mit der gesamten Palette an integrierten TotalFlow- 

Lösungen von Ricoh zusammenarbeiten. (kl) � 

EINFACH: Ein Tonerwechsel ist bei Ricohs 

Pro-Reihe im laufenden Betrieb möglich. 

Druckjobs müssen nicht angehalten werden. 

64 64 8 

FACTS FACtS 7/2011 SonderveröFFentliChUng 12/2011 

7/2011 FACtS

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TEST Sato Sail GT 

Glide me up, Scotty 

Der Stuhlhersteller Sato entwickelte unter der Marke Grammer Office 

mit „Glide-Tec“ eine Mechanik, die sich – wie der Hersteller verspricht – 

von anderen Mechaniken stark unterscheiden soll. 

FACTS testete unter diesem Gesichtspunkt den Bürodrehstuhl Sail GT. 

URTEIL 

sehr gut 

5/2011 

DEN DURCHBLICK BEHALTEN: 

Die Rückenbespannung gibt 

freien Blick auf die formschöne 

Rückenlehnenkonstruktion. 

Die Paketzusteller, die die 

FACTS-Redaktion beliefern, 

kennen diesen Satz: 

„Sie müssen den langen 

Flur bis zum Ende durchlaufen 

und dann die letzte 

Tür auf der rechten Seite nehmen. Dort finden 

Sie die Testredaktion.“ Tagtäglich werden die 

Redakteure mit neuen interessanten Produkten 

rund um die Bürokommunikation und 

Büroeinrichtung beliefert. Genau ein solch 

spannendes Produkt war auch der neue Bürodrehstuhl 

Sail GT, da der Hersteller Sato die 

verbaute Glide-Tec-Mechanik der Redaktion 

mit besonderem Stolz angepriesen hat. 

Unter Leitung von Prof. Dr. Hans W. 

Jürgens und Dr. Konrad Helbig soll die Forschungsgruppe 

für Industrieanthropologie 

der Universität Kiel herausgefunden haben, 

dass Probanden auf einem Stuhl mit der 

Glide-Tec-Technik deutlich länger in einer an- 

118 10 FACTS FACtS 5/2011 SonderveröFFentliChUng 12/2011 

5/2011 FACtS

gelehnten, entspannten Position sitzen bleiben, 

als auf Stühlen mit herkömmlichen 

Mechaniken. Der Grund: Alle anfallenden Aufgaben 

am Schreibtisch lassen sich aus der 

zurückgelehnten Position erledigen. Mittels 

videogestützten Zeitrafferverfahrens und durch 

elektromagnetisch erfasste Bewegungsmuster 

fActS 5/2011 

UNTERSTÜTZEND: 

Sato bietet den Sail 

auch mit passender 

Nackenstütze an. 

INFO 

lässt sich zudem laut Hersteller beweisen, dass 

der Komfortwinkel auf einem Bürostuhl mit 

Glide-Tec-Technik in jeder Sitzposition günstig 

ist. Grund genug für die Redaktion, sich etwas 

genauer mit dieser Technik zu beschäftigen. Als 

Erstes widmeten sich die Redakteure der Verarbeitung 

des Sail GT. Alle Anbauelemente wie 

das Fußkreuz, die Armlehnen oder die Stoffe 

machen einen wertigen Eindruck und bieten 

eine angenehme Haptik. Ein Hingucker dabei 

ist der leicht und elegant wirkende Netzrücken 

sowie die aufwendige Rückenlehnenkonstruktion, 

die zum „Ausprobieren“ des 

Stuhls geradezu animiert. 

ANGENEHMES SITZEN 

Ergonomie mit Glide-Tec 

Mit wenigen Handgriffen lässt sich der Sail 

GT über gut erreichbare Bedienelemente auf 

die individuellen Körpermaße und das Gewicht 

einstellen. Dazu gehören neben der 

Sitzhöhe die Gewichtseinstellung und ein frei 

wählbarer Öffnungswinkel. 

Schon die erste „Sitzprobe“ zeigte schnell, 

dass das Sitzgefühl ein anderes war, als es die 

Redakteure gewohnt sind. Die Sitzfläche gleitet 

nach vorne, wenn der Nutzer sich zurücklehnt, 

gleichzeitig schwenkt die Rückenlehne 

in einer natürlichen Bewegung nach hinten. 

So „reißt“ beispielsweise die Verbindung zu 

Tastatur und Maus nicht ab und es lässt sich 

auch in zurückgelehnter Position konzentriert 

arbeiten. Verstärkt wird dieser Effekt zudem 

durch die Befestigungsposition der Armlehnen 

an der Sitzfläche. Darüber hinaus ist im 

Test aufgefallen, dass das Gewebe des Netzrückens 

für die angenehme Federung verantwortlich 

ist und für einen besonders bequemen 

Sitzkomfort sorgt. Alles Voraussetzungen 

für ein gesundes und schmerzfreies Sitzen. 

Timo Schrage � 

FAZIT 

Der Bürodrehstuhl „Sail GT“ von Sato hat 

im FACTS-Test überzeugt. Durch die 

besondere Rückenkonstruktion besticht 

der Bürodrehstuhl der Marke Grammer 

Office mit einem außergewöhnlichen 

Design. Die Funktionalität der Glide-Tec- 

Mechanik zeigte der Redaktion, dass es zu 

den Mechaniken der anderen Hersteller 

durchaus überzeugende Alternativen gibt. 

Produkt: Sail GT 

Beschreibung: Bürodrehstuhl 

Anbieter: Sato Office GmbH 

Preis: ab 429 Euro exkl. MwSt. 

Kontakt: www.satooffice.com 

BEURTEILUNG 

Ergonomie: 

Bedienung: 

Funktionalität: 

Design: 

Preis: 

Gesamtergebnis: sehr gut 

5/2011 FACTS 119 


Branche Interview 

Der Weg zur schlanken 

Informationslogistik 

im gespräch mit facts erläutert 

Uwe Jungk, chief Executive 

officer von ricoh Deutschland, 

was das Unternehmen unter 

managed services im Druck- 

und Dokumentenbereich 

versteht. Er schildert, wie 

ricoh seinen kunden dabei 

hilft, die alltägliche informationsflut 

effektiv zu 

verarbeiten und dabei Zeit 

und kosten zu sparen. 

FacTS: Nach welchen Grundsätzen und nach 

welcher Philosophie handelt Ricoh? 

Uwe Jungk: Im Zentrum des Geschehens steht 

bei Ricoh immer der Kunde. Er erhält stets 

Produkte und Dienstleistungen, die auf seine 

Ziele und Bedürfnisse abgestimmt sind. Vor 

allem profitiert er von der hohen Beratungskompetenz 

von Ricoh in allen Belangen und 

Prozessen rund um das unternehmensweite 

Druck- und Dokumentenmanagement. Denn 

nur eine optimale und kontinuierliche 

Beratung schafft die Basis für eine langfristige 

partnerschaftliche Zusammenarbeit. 

Auch ist für Ricoh als „Corporate Citizen“ 

Umweltschutz ein zentraler Aspekt der 

Unternehmensphilosophie. Unsere CSR (Corporate-Social-Responsibility)- 

und Nachhaltigkeitsgrundsätze 

bilden die Grundlage aller 

Aktivitäten unseres Unternehmens. 

12 52 

fActS FACTS SPECIAL Sonderveröffentlichung 12/2011 

9/2011 fActS

FacTS: Welche Zielgruppen spricht das Unter- 

nehmen insbesondere an? 

Jungk: Wir sprechen im Prinzip alle Unter- 

nehmen an, da dokumentenbasierte Prozesse 

ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Betriebs 

sind. Solche Kernprozesse – wie Bestellaufträge, 

Patientenakten oder Rechnungen – 

treten regelmäßig und häufig auf und wirken 

sich direkt auf alle Beziehungen zu Kunden, 

Lieferanten und Mitarbeitern aus. Die Effizienz 

des geschäftskritischen Dokumentenmanagements 

erweist sich also für jedes Unternehmen 

als ein unerlässlicher Faktor, wenn es 

um die eigene Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit 

geht. Zusätzlich haben wir uns auf spezielle 

Wirtschaftszweige, wie etwa den Healthcare-Bereich, 

fokussiert, um noch besser auf 

die branchenspezifischen Bedürfnisse unserer 

Kunden eingehen zu können. 

FacTS: Im gesamten Druckermarkt sind Managed 

Print Services (MPS) das Hauptthema. 

Ist es nicht so, dass viele Anbieter nichts anderes 

als ein etwas aufgebessertes Klickpreis-Modell 

darunter verstehen? 

Jungk: Unternehmen suchen heute Partner 

mit großer Beratungs- und Lösungskompetenz, 

die ihnen alles aus einer Hand bieten 

können. Wir als Dienstleister nehmen uns 

Zeit, das Geschäft eines Kunden und dessen 

Anforderungen an das Dokumentenmanage- 

„Ricohs Managed Document Services (MDS) 

erweitern den Ansatz der reinen Managed 

Print Services. Sie beinhalten das gesamte, 

unternehmensweite Dokumentenmanagement 

von der Eingabe über die 

Verarbeitung bis zur 

Ausgabe.“ 

UwE JUngk, chief Executive officer 

von ricoh Deutschland 

ment und an eine unternehmensweite Outputlösung 

zu verstehen und zu untersuchen. 

Die Qualität von Analyse und Beratung von 

der Ausgangssituation bis hin zum Gesamtkonzept 

ist ein wichtiges Kriterium bei der 

EntschEiDUngskritEriUm: Unternehmen suchen heute Partner mit großer 

Beratungs- und Lösungskompetenz, die ihnen alles aus einer hand bieten können. 

Wahl eines Anbieters – eine Entscheidung, die 

ohne Einfluss von Herstellerinteressen getroffen 

werden sollte. Um das zu garantieren, erfüllt 

Ricoh als einziges Unternehmen der 

Branche die hohen Anforderungen des „Office 

Consulting Quality Standard“ des TÜV NORD 

CERT in Analyse- und Beratungsleistung. 

FacTS: Was soll Ihrer Meinung nach ein MPS- 

Konzept beinhalten? 

Jungk: Ricoh setzt mit seinen Managed Document 

Services (MDS) auf einen umfassenderen 

Ansatz als nur mit MPS. Aber grundsätzlich 

sollten mit Blick auf den Kunden auch 

MPS-Angebote immer vorsehen, dass zunächst 

mit der Analyse der Druckinfrastruktur 

begonnen wird, um die Istsituation beim 

Kunden zu erfassen. Je besser der Kunde in 

dieser Phase verstanden wird, desto reibungsloser 

verläuft die Optimierung der 

Druckinfrastruktur. Ein weiterer wichtiger 

Punkt ist das Management der Druckinfrastruktur. 

Hier geht es darum, den Kunden 

dabei zu unterstützen, diese so zu verwalten, 

dass während der Betriebsphase die bestmögliche 

Auslastung und Verfügbarkeit der 

Systeme gewährleistet ist. Dies kann sogar 

fActS 9/2011 12/2011 Sonderveröffentlichung SPECIAL fActS FACTS 13 53

Branche Interview 

DrUckinfrastrUktUr: Es gilt, sie so zu verwalten, dass während der 

Betriebsphase die bestmögliche auslastung und Verfügbarkeit der systeme 

gewährleistet ist. 

so weit gehen, dass dieser Punkt vollstän- 

dig von einem Anbieter übernommen wird. 

Darüber hinaus sollten regelmäßige Entwicklungsgespräche 

und Reviews stattfinden, um 

die Performance in Sachen Service und Wirtschaftlichkeit 

kontinuierlich zu verbessern. 

FacTS: Was bieten die Managed Document Services 

von Ricoh zusätzlich zu dem, was andere 

Hersteller auch bieten? 

Jungk: Ricohs MDS erweitern wie gesagt den 

Ansatz der reinen Managed Print Services. Sie 

beinhalten das gesamte, unternehmensweite 

Dokumentenmanagement von der Eingabe 

über die Verarbeitung bis zur Ausgabe. Neben 

Beratung und Projektbegleitung decken wir 

mit unserem Angebot auch die Bereiche Business 

Solutions und Produktionsdruck ab. Unter 

dem Schirm von MDS erhalten unsere 

Kunden zudem auch im IT-Bereich Beratung, 

Dienstleistungen und Support. Mit Ricoh haben 

sie dann einen Ansprechpartner, der ihnen 

alles aus einer Hand liefern kann, was 

Büroinfrastruktur, Sicherheit, Server, Storage, 

Voice over IP, Netzwerke und Telekommunikation 

angeht. 

FacTS: Also setzen MPS- und MDS-Konzepte 

unterschiedliche Schwerpunkte? 

Jungk: Bei dem MDS-Konzept von Ricoh 

kommt nicht ausschließlich der Optimierung 

des Druckvolumens eine zentrale Bedeutung 

zu, sondern vor allem der Optimierung der 

Dokumentenprozesse. Das heißt, dass wir 

neben der Verbesserung der Druckumgebung 

als Bestandteil der Dokumentenprozesse unseren 

Kunden maßgeschneiderte Lösungen 

für das Management von Informationen und 

Dokumenten bieten. Hierzu gehören unter 

anderem Lösungen zur Digitalisierung und 

Weiterverarbeitung von Dokumenten, Archivierungslösungen 

oder Lösungen für die Verbesserung 

der Informationssicherheit. Kurz 

gesagt: Bei MPS stehen meist Multifunktionssysteme 

und Drucker im Mittelpunkt, bei 

MDS sind es die Dokumentenprozesse. 

FacTS: Was wünschen sich die Unternehmen in 

Sachen Dokumentenmanagement überhaupt? 

Jungk: In erster Linie ist es unsere Aufgabe, 

Dokumentenprozesse effizienter und gleichzeitig 

einfacher zu machen. In Unternehmen 

ist es heute immer wichtiger, die Flut an un- 

terschiedlichen Papierdokumenten so schnell 

wie möglich in die richtigen Kanäle zu leiten, 

um sie bei Bedarf sofort wiederfinden zu können. 

Obwohl sehr viele Geschäftsprozesse 

noch durch Papierdokumente beherrscht werden, 

zeichnet sich der Trend zur Digitalisierung 

von Arbeitsabläufen ab, um diese zu 

beschleunigen und Informationen besser verfügbar 

zu machen. Zum Beispiel ermöglicht 

die digitale Archivierung einen schnelleren 

Zugriff durch einen größeren Mitarbeiterkreis 

auf archivierte Dokumente und verkürzt so 

die Suchzeiten der Mitarbeiter. Vertrauliche 

und sensible Dokumente digitalisieren Unternehmen 

mit einem erheblich höheren Maß 

an Sicherheit. Diese Informationen können 

nach Bedarf nur einem festgelegten Mitarbeiterkreis 

zur Verfügung stehen. Kurz gesagt: 

Durch die Vereinfachung der Verarbeitungsschritte 

für den einzelnen Nutzer entsteht 

eine schlanke Informationslogistik, die Zeit 

und Kosten spart. Wenn sich die richtige Information 

immer zur richtigen Zeit am richtigen 

Ort befindet, können Unternehmen sich 

verstärkt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. 

So wird das unternehmensweite Dokumentenmanagement 

für sie zu einem wesentlichen 

Erfolgsfaktor. 

FacTS: Mit wem sprechen Sie in den Unternehmen, 

wenn es um die Einführung eines MDS- 

Konzepts geht? 

Jungk: Die Entscheidung, in MDS zu investieren, 

kann am besten auf Top-Management- 

Ebene getroffen werden. Unsere Ansprechpartner 

auf Kundenseite sind daher in der 

Regel Manager in C-Level-Positionen, da MDS 

umfassende, bereichsübergreifende Verbesserungen 

und damit auch Veränderungen mit 

sich bringen. 

FacTS: Wie gestaltet sich die Realisierung eines 

MDS-Projekts? Wie verfahren die Ricoh-Spezialisten 

oder -Partner dabei? 

Jungk: Analysiert wird zunächst die Istsituation 

im Unternehmen. Dazu gehören unter 

anderem die Kostenfaktoren und individuelle 

Prozessabläufe rund um das digitale und 

gedruckte Dokument, inklusive Arbeits- und 

Dokumentenabläufen, Rechnungen und Verträgen 

sowie des Anwenderverhaltens. Im 

nächsten Schritt entwickelt Ricoh gemeinsam 

mit dem Unternehmen eine maßgeschnei- 

14 54 fActS FACTS SPECIAL Sonderveröffentlichung 12/2011 

9/2011 fActS

derte Lösung, die spezifische Kundenanfor- 

derungen an digitale Dokumentenverarbeitung, 

Systemverwaltung, Druckvolumen und 

Kostenkontrolle berücksichtigt. Die Lösung 

wird daraufhin nicht nur einmalig implementiert, 

sondern kontinuierlich verbessert 

und weiterentwickelt. Unsere Bandbreite der 

Leistungen reicht dabei von Beratung und 

Projektbegleitung bis hin zu Outsourcing- 

Leistungen und Change-Management, um 

die Mitarbeiter des Unternehmens eingehend 

über technische Veränderungen und 

Neuerungen in der Dokumenteninfrastruktur 

zu informieren. 

FacTS: Sind die Ricoh-Partner in der Lage, das 

komplexe Lösungsgeschäft abzuwickeln? 

Jungk: Dank unserer umfassenden Supportinfrastruktur 

können praktisch alle Ricoh-Partner 

komplexe Lösungen umsetzen 

und implementieren. Um sie dazu in die 

Lage zu versetzen, bieten wir über unser 

Ricoh-Partnerentwicklungsprogramm (PEP) 

UntErnEhmEnswEitEsDokUmEntEnmanagEmEnt: 

Durch die 

Vereinfachung der Verarbeitungsschritte 

für den 

einzelnen nutzer entsteht 

eine schlanke informationslogistik, 

die Zeit und 

kosten spart. 

zahlreiche Schulungen an. Fachhändler 

können sich zum Beispiel im Rahmen von 

PEP als „MDS Master“ zertifizieren lassen. 

Dazu haben wir unter anderem zusammen 

mit dem TÜV Nord einen TÜV-Standard für 

„Beratungs- und Servicequalität in der Bürokommunikation“ 

entwickelt, der Teil der 

MDS-Zertifizierung ist. Diese stellt sicher, 

dass Qualität und Kundenorientierung, besonders 

in den Bereichen Beratung und 

technischer Service, bei jedem zertifizierten 

Fachhändler systematisch geprüft und kontinuierlich 

verbessert werden. Die Zufriedenheit 

des Kunden steht dabei immer im 

Mittelpunkt. Daher müssen sich die Fachhandelspartner 

auch in den Folgejahren sogenannten 

Überwachungsaudits stellen. 

Damit wird gewährleistet, dass die Anforderungen 

des TÜV-Standards langfristig umgesetzt 

und erfüllt werden. 

FacTS: Wollen sie erfolgreich sein, sollten Hersteller 

in der Tat Maßnahmen zur Unterstüt- 

zung ihrer Handelspartner konsequent und 

nachhaltig einsetzen. Häufig sehen aber die 

Partnerprogramme nur irgendwelche Rabattaktionen 

vor. Wie sollen Ihrer Meinung nach 

seriöse Partnerprogramme aussehen? 

Jungk: Im Mittelpunkt eines Partnerprogramms 

sollte immer die Zukunftsfähigkeit 

der Fachhandelsunternehmen stehen. Unsere 

Fachhandelspartner profitieren von unserem 

PEP in erster Linie durch Aus- und Weiterbildung 

sowie Wissenstransfer. In einem 

Partnerprogramm geht es letztlich darum, 

Fachhandelspartner zu unterstützen, damit 

sie noch erfolgreicher werden und auch langfristig 

erfolgreich bleiben. Deshalb sollte der 

Fokus eines Partnerprogramms auf den Bereichen 

liegen, die im Fachhandel noch großes 

Potenzial aufweisen. Eine Partnerschaft 

mit Ricoh bringt Fachhandelsunternehmen 

einen deutlichen Mehrwert, da sie Zugriff auf 

Services erhalten, die ihnen sonst entweder 

nicht zur Verfügung stehen oder erst teuer 

eingekauft werden müssen. 

FacTS: Wie viele MDS-Projekte hat Ricoh schon 

durchgeführt? 

Jungk: Bei uns ist jeder Kunde ein MDS-Kunde. 

Mit unserem MDS-Konzept können wir 

individuell auf die Bedürfnisse jedes Kunden 

eingehen. Wir beraten unsere Kunden langfristig 

und kontinuierlich – dabei wollen wir 

mehr Effizienz und Transparenz im unternehmensweiten 

Druck- und Dokumentenmanagement 

schaffen, die Gesamtbetriebskosten 

senken und nicht zuletzt die Umweltbilanz 

verbessern. 

FacTS: Wie schätzen Sie die weitere Entwicklung 

von MPS und MDS ein? 

Jungk: Die Nachfrage nach Managed Services 

wird in allen Branchen weiter steigen. Unternehmen 

stehen mehr und mehr vor der 

Herausforderung, die alltägliche Informationsflut 

so schnell und effizient wie möglich 

zu verarbeiten. Wir verzeichnen insbesondere 

eine stark wachsende Nachfrage nach 

umfassenden Lösungen zur Optimierung 

der unternehmensweiten Dokumenten- und 

Informationsprozesse. Mit seinem MDS- 

Konzept kann Ricoh Kunden aus allen Branchen 

einen ganzheitlichen Ansatz aus einer 

Hand bieten. 

Graziella Mimic g 


MARKTÜBERSICHT Diktierlösungen 

Hat jemand Frau 

Meier gesehen? 

Die Investition in ein professionelles digitales 

Diktiersystem erscheint auf den ersten 

Blick kostspielig. Diktieren ist schließlich 

auch mit den analogen Geräten möglich. 

Dennoch bringt ein digitales Diktiersystem 

deutliche Mehrwerte. Welche das sind, zeigt 

die FACTS-Marktübersicht. 

Klara Meier ist eine moderne 

Sekretärin in einem mittelständischen 

Unternehmen. 

Ihr tägliches Arbeitspensum beträgt weit mehr 

als Kaffee kochen und Akten kopieren. Sie 

kümmert sich um alle Belange des Chefs und 

der Mitarbeiter, um Beschwerden von Kunden 

und um sämtliche Termine. 

Darüber hinaus beschäftigt sie sich auch 

mit der Abschrift von Diktaten, die, fein säuberlich 

in Klarsichthüllen getütet und mit 

einem Auftragszettel versehen, auf ihren Ar- 


4/2011 fActS

eitsplatz gelegt werden. Damit sie trotz des 

stets steigenden Arbeitsaufkommens nicht die 

Flucht ergreift und wenigstens bei dieser Aufgabe 

entlastet wird, können moderne digitale 

Diktierlösungen ihren Arbeitsalltag wesentlich 

angenehmer gestalten. 

EINFACHE BEDIENUNG 

Die formschönen digitalen Geräte weichen 

optisch kaum von den alten Kassettengeräten 

ab. Trotz der gestiegenen Funktionsvielfalt 

gleicht das Handling der neuen Geräte dem 

Gewohnten bis ins Detail, denn schließlich 

soll der Nutzer nicht sein Diktierverhalten den 

neuen Geräten anpassen. Somit finden die 

Nutzer alter Diktiergeräte nach wie vor den 

roten Aufnahmeknopf sowie die typischen 

Abspiel-, Rücklauf-, Vorwärtstasten. 

Die modernen Diktiergeräte zeichnen sich 

hauptsächlich durch vielfältige Anbindungsmöglichkeiten 

an den PC aus. Dank eines 

schnellen Informationsaustauschs mit der 

Schreibkraft durch das Netzwerk oder per 

E-Mail entfallen Versandkosten für Kurierdienste 

oder lange Laufwege innerhalb des 

GLOSSAR 

Speicherkartentypen 

� microSD / SD: Secure Digital 

� microSDHC / SDHC: Secure Digital 

� MMC: Multimediacard 

Dateiformate 

� DSS: Der Digital Speech Standard, 

gemeinsam von Grundig, Olympus und 

Philips vor zehn Jahren entwickelt, ist 

heute als Sprachstandard für professionelle 

Anwendungen etabliert. Bei hoher 

Audioqualität für gesprochene Sprache 

erlaubt .dss eine hohe Komprimierungsrate 

und damit leichte Verwaltung der 

Audio-Files im Workflow-System. 

� DSSPro: Der Nachfolger des DSS 

(Digital Speech Standard) verfügt über 

zwei neue wesentliche Funktionen: 

Die bereits hohe Audioqualität wurde 

mit einer 16kHz-Abtastung nochmals 

verbessert, und es wird erstmalig ein 

Verschlüsselungs-Algorithmus (Encryption) 

unterstützt. Mit dem neuen 

DSSPro ist wie schon beim DSS sicher- 

Unternehmens. Per Knopfdruck „landen“ die 

Diktate direkt auf dem PC der gewünschten 

Schreibkraft und das Dokument kann sofort 

gestellt, dass digitalisierte Sprache 

einfach, schnell und vor allem standardisiert 

bearbeitet werden kann. 

� WAV: WAV leitet sich vom englischsprachigen 

Wort Wave ab und steht in 

diesem Zusammenhang für Schallwelle. 

Aufgrund der hohen Datenqualität wird 

jedoch sehr viel Speicherplatz beansprucht. 

Zur Bereitstellung im Internet 

sind solche Dateigrößen oft problematisch. 

� MP3: MPEG-1 Layer 3 – MP3 ist ein 

Klassiker unter den Audioformaten. Es 

ist ein Format, das eine hohe Kompression 

von Audiodaten bei sehr geringem 

Qualitätsverlust ermöglicht. 

� LPEC: Sony-eigener Audiocodec für 

das weite Feld von Sprachaufnahmen. 

Aufnahmequalitäten 

� LP: Long Play 

� SP: Short Play 

� ST: Standard Play 

nach dem Abtippen zur Weiterverarbeitung 

über das Internet verschickt oder archiviert 

werden. Bei stationären Dauerlösungen 

� HQ: High Quality 

� SHQ: Super High Quality 

� XHQ: Extra High Quality 

Sicherheit: 

� UUID-Diktatzuordnung: Durch 

sogenannte UUID (Universally Unique 

Identifier) erhält jedes Diktat eine 

unverwechselbare Nummer. So ist 

eine sichere Zuordnung zur Akte 

gewährleistet. 

fActS 4/2011 12/2011 Sonderveröffentlichung SPECIAL fActS FACTS 49 

17 49


Mobil diktieren 

Hersteller 

Anbieter 

Modell 

Preis exkl. MwSt. 

Technische Daten 

Display-Typ - Beleuchtet 

Int. Speicher - ext. Speichererweiterung 

Speichermedium Erweiterung 

Aufnahmekapazität 

Betriebszeit 

Aufnahmeformat 

Dateiverschlüsselung 

Freihändig diktieren 

Sprachbefehle 

Anschlüsse 

Akkuaufladung 

Gehäuse 

Maße H x B x T - Gewicht 

Besonderheiten 

Lieferumfang 

Grundig 

Grundig Business Systems GmbH 

Digta 7 Premium Set 

499 Euro 

Olympus 

Olympus Imaging Europa GmbH 

DS-5000 

499 Euro 

Philips 

Philips Speech Processing 

Pocket Memo LFH 9600 

499 Euro 

Sony 

Sony Deutschland GmbH 

ICD-MX20 

327 Euro 

LCD-Graust.-Display (160x160 px) - ja LCD-Display - ja 

LCD-Display - ja 

LCD-Display - ja 

2 GB - 32 GB 

512 MB - 2 GB 

2 GB - 32 GB 

32 MB - 4 GB 

MMC / SD / SDHC 

microSD / microSDHC 

SD / SDHC 

Memory PRO Duo Slot 

ca. 300 Std. Aufnahme in DSS (2 GB 39 Std. (QP) 512 MB (interner Spei- 170 Std. (QP) 2 GB (externer 85 Std. (ST) 32 MB (interner 

int. Festspeicher), (DSS - SP): ca. cher), 79 Std. (SP) 512 MB (interner Speicher), 349 Std. (SP) 2 GB Speicher), 260 Std. (SP) 32 MB 

1 MB pro 10 Min. Aufnahme, (DSSPro Speicher) 

(externer Speicher) 

(interner Speicher), 705 Std. (LP) 

- QP): ca. 2 MB pro 10 Min. Aufnahme 

32 MB (interner Speicher) 

Bis zu 25 Stunden 




DSS, DSSPro, WAV (stereo), MP3 DSS Pro 

DSS, DSSPro 

LPEC 

ja 

ja 

ja 

nein 

ja 

ja 

ja 

ja 

ja 

nein 

ja 

ja 

USB 2.0, Mikrofon, Kopfhörer USB 2.0, Mikrofon, Kopfhörer USB 2.0, Mikrofon, Kopfhörer USB 2.0, Mikrofon, Kopfhörer 

Ladestation oder USB 



USB 

Softtouch Composite 

Metall 

Metall 

Metall 

130 x 52 x 22 mm - 122 Gramm 50 x 140 x 17 mm - 110 Gramm 116 x 50 x 17 mm - 106 Gramm 101 x 37 x 24 mm - 96 Gramm 

Umschaltbarer Schiebeschalter mit Programmierbarer Schiebeschalter 4-Positions-Schiebeschalter für ein- Metallgehäuse, sprachgesteuerte 

Touch Pin; VoCon-Spracherkennung für mit Positionsanzeige, „Smart Buthändige Bedienung, vollmetallge- Aufzeichnung möglich 

Aktenzuordnung; Datenliste/Lagesensor/ tons“, zentrale Navigationsschalter häuse, visuelle Anzeigen für Aufnah- 

Data Protection System; frei konfigurier- für einfache Dateneingabe und mestatus und Aufnahmelautstärke, 

bare Profile; Lithium-Ionen-Technologie; Einstellungen 

sprachaktiviertes Aufnehmen, 

Bluetooth bei Digta Premium BT 

„Smart Buttons“, USB Fast-Charge 

Digta 7 Premium, Digta Station 447, DSS Player Pro Diktiermodul, DSS Workflow-Software SpeechExec Pro, Ohrhörer, Akkus, Tasche, USB-Kabel, 

USB-Kabel, Digta Flap Case 918, Player für MAC, SD-Speicherkarte 2-GB-SD-Speicherkarte, 2 x AAA-NiMh- Digital Voice Editor 2.0 

Handschlaufe, Akkupack 962, (2 GB), Netzteil, microSD Card Batterien, USB-Docking Station, Netz- 

Software DigtaSoft One/DigtaSoft/ (512 MB), CR-10-Dockingstation, teil mit Adaptern für weltweite Verwen- 

DigtaSoft Pro, Slider Key (Schiebe- NI-MH-Batterie, USB-Kabel, Quick- dung, USB-Kabel, Quick-Start Guide, 

schalterumstellung), Netzgerät 477 Start Guide, Bedienungsanleitung Bedienungsanleitung, Ledertasche 

18 50 


4/2011 fActS


Wiedergabe 

Hersteller 

Anbieter 

Modell 



Funktionen 

Unterstützte Formate 

Anschluss 

Maße H x B x T · Gewicht 

Kabellänge Fußpedal 

Lieferumfang 

Grundig 


Digta Transcription Premium Kit 

310 Euro 

Start, Stopp, Schnellvorlauf und 

-rücklauf 

DSSPro, DSS, WAV 

USB 

k. A. · gesamt ca. 810 g 

ca. 1,6 m 

Digta Soundbox 830, Fußschalter 

536, Swingphone 562, PC-Software 

DigtaSoft inkl. Lizenz für einen 

Schreibplatz 

Olympus 


AS-5000 

227 Euro 

reicht es sogar aus, das Gerät in die Lade- 

schale zu stellen. Der Upload des Diktats in 

das Unternehmensnetzwerk läuft dabei völlig 

automatisch ab. 

GUTE WIEDERGABEQUALITÄT 

Ein weiterer großer Vorteil gegenüber den 

analogen Vorgängern: Die Speicherkarten ermöglichen 

Aufzeichnungslängen über mehrere 

Stunden ohne Qualitätsverlust. Das Springen 

innerhalb eines Diktats ist dabei ebenso 

problemlos möglich wie am heimischen CD- 

Player, dem die Geräte auch in der Wiedergabequalität 

ähneln. 

Ein umfangreiches Zubehör wie beispielsweise 

externe Mikrofone für eine professionelle 

Aufnahme bei Konferenzen oder Transkriptionssets 

zur komfortablen Fußbedienung 

vereinfachen die Erstellung und Abschrift der 

Diktate noch einmal. 

Philips 


Transcription Set 7277/03 

299 Euro 

20 52 


4/2011 fActS 

Sony 


FS-85USB 

117 Euro 

Start, Stopp, Schnellvorlauf und Start, Stopp, Schnellvorlauf und Start, Stopp, Schnellvorlauf und 

-rücklauf 

-rücklauf 

-rücklauf 

DSSPro, DSS, WAV, WMA, MP3 DSSPro, DSS, WAV, WMA, MP3 MSV, DVF, WAV, MP3 

USB 

USB 

USB 

k. A. · gesamt ca. 300 g 

195 x 130 x 35 mm – 660 Gramm 51 x 192 x 121 mm – 510 Gramm 

ca. 2 m 

3 Meter 

2 Meter 

RS-28 (Fußschalter), DSS Player Pro SpeechExec Pro Transcribe Software, Digital Voice Editor Version 2.0, 

Transkriptionsmodul, 

USB Smart Key, USB-Fußschalter Headset, Fußschalter 

E-62-Kopfhörer 

2330, Stereokopfhörer 334, 

Benutzerhandbuch 

Das würde auch Frau Meier gefallen, die 

sich so mit zwei freien Händen ganz auf die 

Abschrift des Diktats konzentrieren kann. 

Ein ebenfalls hilfreiches Feature ist die sogenannte 

Freihandsteuerung per Spracheingabe. 

Sie vereinfacht beispielsweise die Protokollerstellung 

in Konferenzen: Sobald ein 

bestimmter Schallpegel überschritten wird, 

startet automatisch die Aufnahme. Bei einer 

Pause hält das Diktiergerät wieder an. 

SAFETY FIRST 

Auch die Sicherheit darf nicht auf der 

Strecke bleiben. Hier nutzen die Hersteller 

unterschiedliche Security-Tools, um die 

Sprachaufnahmen beispielsweise auch im 

Netzwerk vor Fremdzugriff zu schützen. So 

lassen sich Diktate sowohl durch eine PIN 

als auch durch eine verschlüsselte Übertragung 

schützen. Für den Fall eines Verlusts

des Diktiergeräts helfen Backups, die in vorher 

definierten Zeiträumen automatisch 

durchgeführt werden. 

Für eine noch einfachere Abschrift der 

Diktate bietet sich auch der Einsatz einer 

Spracherkennungssoftware an. Mit ihr lassen 

sich die gesprochenen Diktate in Sekundenschnelle 

in Schriftform auf den PC laden. 

Wie weit die Technik auf diesem Sektor 

vorangeschritten ist, lesen Sie im großen 

Vergleichstest Spracherkennungssoftware in 

der FACTS-Ausgabe 11/2011. 

Bleibt nur zu hoffen, dass Frau Meier durch 

den Einsatz dieser modernen Techniken keine 

Langeweile bekommt. 


Diktieren in 

Konferenzen 

Hersteller 

Anbieter 

Modell 



Empfindlichkeit (dB) 

Omnidirektional 

Netzstromversorgung 

Stromversorgung mit Batterie 

Kabellänge 

Lieferumfang* 

* Aufnahmegerät bei Grundig, Olympus 

und Philips im Preis enthalten 

Grundig 


Digta Conference Station 

498 Euro 

Variabel (Array - Technologie) 

ja (Array -Technologie) 

ja 

nein 

ca. 1,6 m 

DigtaConferenceStation, Audiokabel, 

Transporttasche, Netzteil 

Olympus 


DM-550 Konferenz Kit 

545 Euro 

-38 

ja 

ja 

ja 

2,5 Meter 

2 omnidirektionale, hochqualitative 

Mikrofone, 2 Stative mit Kugelgelenken,2 

x aufladb. AAA Akkus, A-514, 

Aluminiumkoffer, KP-22 USB-Kabel, 

PA-8 Y-Adapter, RS-30W Fernbedienung, 

Soft Case für die ME-30W 

Konferenzmikrofone, Stereo-Ohrhörer, 

Tasche für DM-550 (CS-126) 

Philips 


Conference Recording System 955 

829 Euro 

-38 

ja 

ja 

ja 

2 Meter 

Digital Pocket Memo 955, vier Konferenzmikrofone, 

Interviewmikrofon, 

Fernbedienung, USB-Docking-Station 

9120, SpeechExec Dictate Software, 

Netzteil, Philips-SD-Speicherkarte, 

Philips wiederaufladb. AAA-Batterien, 

austauschbare Netzteile, Mini-USB-Kabel, 

Y-Adapterkabel, Metalltragekoffer 

fActS 4/2011 12/2011 Sonderveröffentlichung SPECIAL fActS FACTS 21 53 

Sony 


ECM-DS70P 

50 Euro 

-40 

nein 

– 

ja 

Aufsteckmikrofon 

Aufsteckmikrofon, Bedienungsanleitung

BRANCHE Nachrichten 

Ricoh Europe und DocuWare 

schließen Partnerschaft 

Ricoh Europe nimmt das 

preisgekrönte Dokumentenmanagement-System 

DocuWare europaweit in 

sein Lösungsportfolio auf. 

In Deutschland arbeiten 

Ricoh und DocuWare 

bereits zusammen. 

Wir freuen uns sehr 

über die Partnerschaftzwischen 

Ricoh 

und DocuWare 

in Europa und 

ganz besonders über die Integration von 

DocuWare in das interne Dokumentenmanagement 

von Ricoh“, begrüßte DocuWare- 

Vorstand Thomas Schneck die Entscheidung 

zur Zusammenarbeit. „Dank DocuWare haben 

Ricoh-Kunden einen schnelleren Zugriff 

auf ihre Dokumente und können so die Effizienz 

in ihrem Unternehmen steigern.“ 

Zweck der Partnerschaft ist es, Ricoh- 

Kunden neue Möglichkeiten zu bieten, digitalisierte 

Papierdokumente und originär 

elektronische Informationen zusammengehörig 

in einem zentralen digitalen Archiv zu 

verwalten. Damit können kleine und mittlere 

Unternehmen Zeit und Geld sparen, indem 

sie zeitaufwendige manuelle Dokumenten- 

Workflows durch effiziente elektronische 

Prozesse für das Erfassen, Speichern, Verwalten 

und Drucken von Dokumenten beliebiger 

Art und Quelle ersetzen. 

Dokumentenlösungen von Ricoh eignen 

sich auch für Dokumenten-Workflows in un- 

52 22 FACTS fActS 8/2011 Sonderveröffentlichung 12/2011 

8/2011 fActS

AUF KNOPFDRUCK: Über ein Ricoh-Multifunktionssystem (MFP) lassen sich Dokumente 

einscannen, indexieren und sicher im zentralen Dokumenten-Pool archivieren. 

ternehmenskritischen Abteilungen wie etwa 

in Finanz-, Personal- und Rechtsabteilungen – 

dies unabhängig davon, ob Unternehmen 

die Lösung in bestimmten Geschäftsbereichen 

oder im ganzen Unternehmen implementieren 

möchten. 

Über ein Ricoh-Multifunktionssystem 

(MFP) lassen sich Dokumente einscannen, 

indexieren und sicher im zentralen Dokumenten-Pool 

archivieren. Auf Knopfdruck 

stehen sie autorisierten Nutzern zur Verfügung 

und können in Dokumenten-Workflows 

eingebunden werden. Auf diese Weise wird 

DEUTLICHE VORTEILE: Die Integration von 

DocuWare in das Ricoh-Produktportfolio für 

Office-Workflows soll Unternehmen eine kosteneffizientere, 

sicherere, produktivere und nachhaltigere 

Arbeitsweise ermöglichen. 

die Informationsversorgung im Unternehmen 

optimiert und Anfragen können schneller 

und effizienter beantwortet werden. 

Da die Clients per Browser auf das 

Archiv zugreifen, ist keine Installation und 

Verwaltung zusätzlicher Software auf den 

Arbeitsplätzen nötig. Das Dokumentenmanagement-System 

steht in einem unternehmenseigenen 

Netzwerk bereit oder lässt 

sich über einen Cloud-Service zur Verfügung 

stellen. 

Funktionalitäten wie beispielsweise Freigaben, 

Versionsmanagement und Buchungs- 

kontrollen versetzen Unternehmen in die 

Lage, die Effektivität und die Nachvollziehbarkeit 

ihrer Dokumentenprozesse zu steigern. 

Die Vorteile werden besonders in 

Geschäftsbereichen wie dem Rechnungswesen 

deutlich, da dort schnellere Prozesse zu 

einer Erhöhung des Cashflows führen – 

ebenso im Kundendienst, wo der schnellere 

Zugriff auf Kundeninformationen für mehr 

Kundenzufriedenheit sorgt. 

SCHNELL UND EINFACH 

„Die Dokumentenmanagement-Lösungen 

von Ricoh mit Integration von DocuWare 

eignen sich ideal für Unternehmen, die ein 

schnell und einfach zu implementierendes, 

kosteneffektives Dokumentenmanagement 

benötigen“, betont Emma Isichei, Director 

des Ricoh Europe Advanced Solutions Centre 

in London. „Ricoh hat beispielsweise in 

der europäischen Hauptgeschäftsstelle in 

London sein komplettes Paket für Dokumentenlösungen 

eingeführt. In Ricohs 

Buchhaltung sorgt das effizientere Dokumentenmanagement 

dank des sofortigen 

elektronischen Zugriffs auf Dokumente wie 

Rechnungen bereits jetzt für entscheidende 

Verbesserungen.“ 

Für folgende Unternehmensbereiche 

bietet Ricoh europaweit bereits Dokumentenmanagement-Lösungen:Rechnungswesen, 

Archivierung, Vertragsverwaltung, 

Kundendienst, Ausgaben, Reise- und Personaldaten 

sowie Logistik. (mim) � 

fActS 8/2011 12/2011 Sonderveröffentlichung 8/2011 fActS FACTS 23 53

Praxis Studie MDS 

Haben Sie etwas zu verschenken? 

Eine ineffiziente Verwaltung der geschäftskritischen Informationen steht nicht nur reibungslosen 

Arbeitsprozessen im Weg, sondern macht auch potenzielle Gewinne zunichte. 

Ein durchdachtes digitales Dokumentenmanagement dagegen verbessert die Abläufe, 

senkt die Kosten und wird somit zu einem zentralen Faktor des Unternehmenserfolgs. 

Inzwischen weiß es jeder: Die Arbeitswelt 

ist im Umbruch und die Anforderungen 

an Arbeitsorganisation 

und Bürokommunikation ändern 

sich dementsprechend. Insbesondere 

einem effektiven Informationsmanagement 

kommt eine zentrale Bedeutung zu, 

fand eine vom Marktforschungsunternehmen 

Coleman Parkes Research im Auftrag von 

Ricoh Europe durchgeführte Studie heraus. 

Höhere Ansprüche an Nachhaltigkeit, 

Globalisierung und die Einführung neuer 

Technologien heißen die Parameter, die das 

Geschehen in den Unternehmen künftig bestimmen 

werden. Und nicht zu vergessen: 

der demografische Wandel. 

Denn die geburtenstarken Jahrgänge 

scheiden um das Jahr 2025 aus dem Arbeits- 

24 2 fActS FACTS 12/2011 Sonderveröffentlichung 12/2011 

leben aus. Mit dem Eintritt der „Babyboomer“ 

in die Rente geht der Wirtschaft 

wertvolles Wissen verloren. Parallel sucht 

die Nachfolgegeneration – die sogenannten 

„Millennials“ – nach neuen Wegen im Berufsleben. 

Es kommt hinzu, dass mobiles Arbeiten 

sich allmählich etabliert, was die Unternehmen 

dazu zwingt, sich auf einen 

veränderten Zugriff auf ihre Daten, wie etwa 

Fernzugriff, einzustellen. 

„Es ist daher von größter Bedeutung, dass 

nicht nur die Erfassung geschäftskritischer 

Informationen, sondern auch ein möglichst 

einfacher Zugriff darauf gewährleistet ist, damit 

europäische Unternehmen ihren Wissens- 

und Wettbewerbsvorsprung halten 

können“, erläutern die Verfasser der Studie. 

Mit ihrer „Digitalen Agenda“ unterstütze 

auch die EU die Unternehmen in Europa, ihr 

Informationsmanagement in Zukunft noch 

effektiver zu gestalten, und identifiziere kommende 

Herausforderungen, den sich die Organisationen 

im Rahmen eines effektiven 

Managements geschäftskritischer Informationen 

stellen müssen. 

GewInnsteIGerunG 

Die Studie zeigt, dass europäische Unternehmen 

dem Management geschäftskritischer 

Dokumente jedes Jahr bereits 147 

Milliarden Euro und 362 Millionen Arbeitsstunden 

widmen. Das ist keinesfalls erstaunlich, 

bedenkt man, dass dieser Bereich 

einen wesentlichen Bestandteil der Unternehmensabläufe 

darstellt. Denn geschäfts-

kritische Prozesse haben nicht nur direkten 

Einfluss auf alle Beziehungen zu den Kunden 

und Mitarbeitern, sondern wirken sich 

auch deutlich auf die Betriebskosten des gesamten 

Unternehmens aus. 

Allein in europäischen Organisationen 

könnte eine Prozessoptimierung zu beträchtlichen 

Gewinnsteigerungen führen: Die Befragten 

der von Ricoh initiierten Studie 

schätzten, dass eine Verbesserung ihrer bestehenden 

Prozesse mit rund 5 Prozent zum 

Gewinnwachstum beitragen würde. Über alle 

europäischen Organisationen hinweg entspricht 

dies einer Gewinnsteigerung von 

rund 46 Milliarden Euro. Folgende Faktoren 

spielen beim Wunsch nach Verbesserung des 

geschäftskritischen Dokumentenmanagements 

die größte Rolle: intensiverer Wissensaustausch 

(67 Prozent), besserer Datenschutz 

(67 Prozent) und steigende Effektivität 

der Mitarbeiter (65 Prozent). 

VerALtete VerFAHren 

Weniger erfreulich: Den Befragten ist 

zwar bewusst, dass effiziente Arbeitsabläufe 

die Leistungsfähigkeit der Belegschaft steigern, 

für eine bessere Zusammenarbeit und 

einen nahtlosen Informationsaustausch unter 

den Mitarbeitern sorgen und nicht zuletzt 

eine schnellere Reaktion auf veränderte 

BEACHTLICH: Die Befragten der von 

Ricoh initiierten Studie schätzten, dass 

eine Verbesserung ihrer bestehenden 

Prozesse mit rund 5 Prozent zum 

Gewinnwachstum beitragen würde. 

INFO 

Für die Erarbeitung der vom 

Marktforschungsunternehmen 

Coleman Parkes 

Research im Auftrag von 

Ricoh Europe durchgeführten 

Studie wurden 

wichtige Entscheidungsträger 

befragt, die in ihren 

Unternehmen für das 

Management geschäftskritischer 

Dokumente verantwortlich 

und in den folgenden 

Bereichen angesiedelt sind: 

Finanzdienstleistungen/Wirtschaftsprüfung, 

Vertrieb, HR/ 

Lohnbuchhaltung, Kunden-/ 

Klienteninformationen, 

Recht, Lagerhaltung und 

Lieferkettenmanagement. 

Insgesamt wurden 458 Telefoninterviews 

mit großen Organisationen 

(mehr als 1.000 Mitarbeiter) geführt, 

deren Hauptsitz sich in Belgien, Frankreich, 

Deutschland, Italien, den Niederlanden, 

Skandinavien (Schweden, 

Markt- und Kundenanforderungen erlauben. 

Doch immer noch verlassen sich die 

meisten auf manuelle Verfahren, die das Informationsmanagement 

unnötig arbeitsintensiv 

und fehleranfällig gestalten. Immer- 

Finnland, Norwegen und Dänemark), 

Spanien, der Schweiz oder Großbritannien/Nordirland 

befindet. Alle Befragten 

arbeiten in den Bereichen Erziehung, 

Recht, Versorgung, Gesundheitswesen, 

Fertigung oder Finanzdienstleistungen. 

hin verfügen laut der Untersuchung nur 22 

Prozent der europäischen Unternehmen 

über ein voll automatisiertes Management 

ihrer geschäftskritischen Dokumente. Im 

Schnitt lägen 42,5 Prozent aller geschäftskritischen 

Informationen auch weiterhin nur 

im Papierformat vor. 

Diese veralteten Verfahren bergen vielfältige 

Risiken. Nicht nur, dass sie viel Zeit kosten 

und gefährliche Engpässe verursachen 

können. Auch stellen geschäftskritische Dokumente, 

die ausschließlich im Papierformat 

und ohne Sicherheitskopie vorliegen, gravierende 

Sicherheitslücken und Geschäftsrisiken 

dar: 36 Prozent aller Befragten mussten 

zugeben, dass sie schon einmal wichtige Geschäftsinformationen 

verloren haben. Darüber 

hinaus wird eine bereichsübergreifende 

Zusammenarbeit im Unternehmen zu einem 

Ding der Unmöglichkeit, was sich besonders 

auf die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter mit 

Fernzugriff auswirkt, warnen die Experten. 

Und wenn sich die Mitarbeiter auf zeitraubende 

Verfahren konzentrieren müssen, leidet 

schließlich der Dienst am Kunden, dessen 

Anforderungen zu kurz kommen. 

Graziella Mimic � 

12/2011 Sonderveröffentlichung 12/2011 fActS FACTS 253

ORGANISATION Diktiersysteme 

Eine wertvolle Hilfe 

Digitale Diktiersysteme beschleunigen 

die Arbeitsabläufe in zahlreichen 

Berufsfeldern erheblich: Mediziner, 

Juristen, Gutachter oder auch 

Manager wissen die Vorzüge der 

mobilen Helfer längst zu schätzen. 

Mit dem Einsatz digitaler 

Diktiersysteme in 

Krankenhäusern und 

Kliniken bieten sich 

wertvolle Möglichkeiten 

der Effizienzsteigerung 

– angefangen bei der Diagnose bis hin 

zur Behandlung. Die professionellen digitalen 

Diktiersysteme sind dafür eine perfekte 

Lösung. Denn in die Professional Dictation 

Systems ist das Know-how sowie die langjährige 

Erfahrung der Olympus-Entwickler eingeflossen. 

Sie vereinen neueste Technologien mit 

intuitiver Bedienung, sodass bereits bestehende 

Arbeitsabläufe in Unternehmen durch den 

Einsatz der Olympus-Produkte zusätzlich optimiert 

werden können – jederzeit, überall und 

bei allen Geschäftsprozessen. 

Mit den USB-Mikrofonen DR-1200, DR-2100, 

DR-2200 und DR-2300 bringt Olympus nun eine 

neue Generation von stationären Diktierlösungen 

auf den Markt. Durch das ergonomische 

Design liegen die Geräte sicher und angenehm 

in der Hand und mithilfe des Schiebschalters 

(DR-2100, DR-2200, DR-2300) ist ein 

einhändiger Zugriff auf die wichtigsten Funktionen 

realisierbar. Zwei programmierbare 

LEDs, die in den Farben Blau, Rot oder Grün 

leuchten, informieren den Benutzer jederzeit 

über den Status des Gerätes. 

Für die komfortable PC-Navigation steht 

dem Benutzer ein aus Edelstahl gefertigter 

Trackball (DR-1200, DR-2200, DR-2300) 

zur Verfügung, der der Funktionalität einer 

Computermaus in nichts nachsteht. Das 

eingebaute geräuschreduzierende Mikrofon 

stellt sicher, dass die Qualität der Aufnahmen 

nicht durch störende Hintergrundgeräusche 

getrübt wird und garantiert eine hohe Spracherkennungsrate. 

Aufnahmen können bei den 

Directrec-Modellen über den leistungsstarken 

Frontlautsprecher abgehört werden, wobei 

sich die Lautstärke über die Volume-Control- 

Tasten direkt auf dem Handgerät regeln lässt. 

Um den Diktierworkflow professioneller Anwender 

noch sicherer und effizienter zu gestalten, 

kann an den DR-2300 ein optional 

erhältlicher Barcode-Scanner angeschlossen 

werden. Dieser erlaubt die automatische Zuordnung 

der Audiodateien zu bestimmten 

Fall-, Kunden- oder Patientenakten. 

Die neu konzipierte Hardware stellt aber 

nur einen Teil der Lösung dar. Die Konfigurationssoftware, 

aktualisierte Treiber und das 

neu designte Software Development Kit 

(SDK) ermöglichen eine einfache Integra- 

NEUE DIRECTREC-FAMILIE: die 

Olympus-Modelle DR-1200, DR-2100, 

DR-2200 und DR-2300. 

tion in Drittsysteme sowie den Betrieb der 

Directrec-Mikrofone in verschiedensten IT- 

Umgebungen, ganz egal ob unter Windows, 

Citrix, WTS oder auch Linux. Durch die Gerätekonfigurationssoftware 

können spezielle Anwendungen 

individuell über die fünf programmierbaren 

Tasten (vier auf der Vorderseite, 

eine auf der Rückseite) aufgerufen werden. 

Zusätzlich können weitere Tasten inklusive 

Lautstärkeregler individuell angepasst 

werden, sodass ein hohes Maß an Flexibilität 

entsteht. Die USB-Mikrofone sind exklusiv 

über autorisierte Olympus-Professional-Systems-Partner 

erhältlich. Weitere Infos unter: 

www.olympus.de/diktiergeraete. (dam) � 

26 126 FACTS SPECIAL SonderveröFFenTliChung 12/2011 

11/2011 FACTS

UNTERNEHMEN Ricoh 

Aufgrund schwieriger Märkte 

und erhöhter Ansprüche 

der Endkunden haben 

sich die Prioritäten der 

Fachhändler und ihre Erwartungen 

an die Hersteller 

erheblich geändert. Beispielsweise seien 

für IT-Händler Rabatte und Bonuszahlungen 

eigentlich lange nicht so wichtig, wie IT-Unternehmen 

bisher angenommen haben, gab 

das Wirtschaftsportal business-on.de bereits 

vor einiger Zeit nach einer bundesweiten, von 

der Kommunikationsberatung Peakom in Zusammenarbeit 

mit den Vertriebsspezialisten 

von JDC und dem Fachmagazin ChannelPartner 

durchgeführten Untersuchung zu bedenken. 

Dafür stünden technischer Support und 

PEP it or forget it 

Wollen sie erfolgreich sein, sollten Hersteller Maßnahmen 

zur Unterstützung ihrer Handelspartner konsequent und nachhaltig 

einsetzen. Häufig sehen aber die Partnerprogramme 

nur irgendwelche Rabattaktionen vor. Wie sollen seriöse 

Partnerprogramme überhaupt aussehen? 

persönliche Betreuung durch die Hersteller an 

erster Stelle, um eine gewinnbringende Zusammenarbeit 

sicherzustellen. 

ein neues VerstÄndnis 

Dies gilt immer noch. „Nur diejenigen Hersteller, 

die diese Tatsache berücksichtigen, 

werden künftig auf der Gewinnerseite stehen“, 

bestätigt Uwe Jungk, Chief Executive Officer 

von Ricoh Deutschland, diesen Trend. „So soll 

laut Experten die Nachfrage nach Managed 

Services künftig in allen Branchen weiter steigen. 

Auch stehen Unternehmen mehr und 

mehr vor der Herausforderung, die alltägliche 

Informationsflut so schnell und effizient wie 

möglich zu verarbeiten. Die von den Kunden 

gewünschten Lösungen sind vielschichtig und 

erfordern von den Fachhändlern ein anderes 

Verständnis als das reine Verkaufen von Hardwareprodukten.“ 

Schließlich muss Jungk es ja wissen, denn 

Ricoh verzeichnet eine stets wachsende Nachfrage 

nach umfassenden Lösungen zur Optimierung 

der unternehmensweiten Dokumenten- 

und Informationsprozesse. „Mit unserem 

Konzept für Managed Document Services 

(MDS) können wir Kunden aus allen Branchen 

einen ganzheitlichen Ansatz aus einer Hand 

bieten. MDS beinhalten das gesamte, unternehmensweite 

Dokumentenmanagement von 

der Eingabe über die Verarbeitung bis zur Ausgabe. 

Neben Beratung und Projektbegleitung 

decken wir mit unserem Angebot auch die Be- 

28 2 FACTS office SonderveröFFenTliChung 10/2011 

12/2011 

10/2011 FACTS

eiche Business Solutions und Produktions- 

druck ab“, schildert Jungk das Modell. „Unter 

dem Schirm von MDS erhalten unsere Kunden 

zudem im IT-Bereich Beratung, Dienstleistungen 

und Support. Mit Ricoh haben sie dann 

einen Ansprechpartner, der ihnen alles aus einer 

Hand liefern kann, was Büroinfrastruktur, 

Sicherheit, Server, Storage, Voice over IP, Netzwerke 

und Telekommunikation angeht.“ 

der feine unterschied 

Um seine Partner in die Lage zu versetzen, 

das komplexe Lösungsgeschäft abzuwickeln, 

bietet Ricoh über das Ricoh-Partnerentwicklungsprogramm 

(PEP) zahlreiche Schulungen 

an. Fachhändler können sich zum Beispiel im 

Rahmen von PEP als „MDS Master“ zertifizieren 

lassen. Anhand dieses Programms werden 

Ricoh-Partner speziell darauf vorbereitet, die 

bekannten Vermarktungskonzepte erfolgreich 

im Tagesgeschäft einsetzen zu können. Dazu 

hat Ricoh unter anderem zusammen mit dem 

TÜV Nord einen TÜV-Standard für „Beratungsund 

Servicequalität in der Bürokommunikation“ 

entwickelt, der Teil der MDS-Zertifizierung 

ist. Diese stellt sicher, dass Qualität und Kundenorientierung, 

besonders in den Bereichen 

info 

Beratung und technischer Service, bei jedem 

zertifizierten Fachhändler systematisch geprüft 

und kontinuierlich verbessert werden. 

Die Zufriedenheit des Kunden steht dabei immer 

im Mittelpunkt. Daher müssen sich die 

Fachhandelspartner auch in den Folgejahren 

einem sogenannten Überwachungsaudit stel- 

Besonders interessant in Zeiten des Fachkräftemangels: Zum Angebot des PEP-Moduls 

„Knowledge Management“ gehört die Ausbildung der Fachhandels-Nachwuchskräfte. 

Der Wandel, der die gesamte Branche prägt, wirkt sich auch auf das technische und 

kaufmännische Personal aus. Immer kürzere Innovationszyklen, ein rasant wachsendes 

Produktportfolio und die zunehmende Komplexität der Kundenlösungen 

stellen immer höhere Anforderungen an das Personal. Neben technischem und 

produktspezifischem Know-how sind heute umfassende Netzwerk- und IT-Kenntnisse 

gefragt. Aus diesen Gründen hat Ricoh ein besonderes Ausbildungskonzept entwickelt: 

Fachhändler können die Erfahrung von Ricoh nutzen und ihre Nachwuchskräfte 

in Hannover als Informationselektroniker/Bürosystemtechnik 

(HWK) und IT-Systemkaufleute 

(IHK) ausbilden lassen. Art und 

Umfang des Ausbildungsverbunds 

mit Ricoh werden über 

eine Kooperationsvereinbarung 

festgelegt. 

Ansprechpartner für weitere 

Informationen ist Dr. Sven 

Neumann (E-Mail: 

sven.neumann@ricoh.de, 

Telefon: 0511/67 42-2330) 

von der Ricoh Academy. 

FACTS 10/2011 

UWE JUNGK, Chief Executive Officer von 

Ricoh Deutschland 

Ein Angebot, das Sie nicht ablehnen können 

len. Damit wird gewährleistet, dass die Anforderungen 

des TÜV-Standards langfristig umgesetzt 

und erfüllt werden. 

PEP ist modular aufgebaut und gliedert 

sich in vier Module, die sich an den derzeitigen 

Marktanforderungen orientieren. So bietet 

Ricoh im Modul „Change Management“ 

Beratungsdienstleistungen an, die den Partnern 

Potenziale und Ansatzpunkte für ein 

Veränderungsmanagement sowie individuelle 

Handlungsalternativen aufzeigen. Das Modul 

„Ricoh Tool Support“ umfasst das gesamte 

Portfolio der Vermarktungswerkzeuge, die 

Ricoh im Markt getestet hat und seinen Partnern 

zugänglich macht. Beispielsweise können 

Ricoh-Partner ihre Kunden nach Hannover 

mit in die Hauptverwaltung nehmen, wo 

den Besuchern im Rahmen des Future-Office- 

Live-Konzepts und nach dem Motto „Wir 

leben, was wir verkaufen“ ermöglicht wird, 

Produkte und Lösungen live und praxisnah 

im alltäglichen Einsatz zu erleben. 

Was „Ricoh Team Support“ angeht, bedeutet 

dieses Modul, dass Partner auf die Unterstützung 

interner Abteilungen zurückgreifen 

und somit ihr Leistungsspektrum erweitern 

können. Und zum Inhalt des Moduls „Knowledge 

Management“ zählen sowohl die Zertifizierungsprogramme 

als auch das gesamte 

Schulungsangebot der Ricoh Academy. 

Die Studie von Peakom und Co. zeigt es: 

Gelungene Partnerprogramme müssen nicht 

spektakulär sein oder fortwährend neue Impulse 

setzen. Doch können sie am Ende den 

feinen Unterschied im Wettbewerb ausmachen. 

Ricoh sieht es genauso: „Im Mittelpunkt 

eines Partnerprogramms sollte immer 

die Zukunftsfähigkeit der Fachhandelsunternehmen 

stehen“, sagt Jungk. In einem solchen 

Programm gehe es letztlich darum, 

Fachhandelspartner zu unterstützen, damit 

sie noch erfolgreicher werden und auch langfristig 

erfolgreich bleiben. Deshalb solle der 

Fokus dabei auf den Bereichen liegen, die im 

Fachhandel noch großes Potenzial aufweisen. 

„Eine Partnerschaft mit Ricoh bringt 

Fachhandelsunternehmen einen deutlichen 

Mehrwert“, bringt es Jungk auf den Punkt. 

„Durch sie erhalten die Händler Zugriff auf 

Services, die ihnen sonst entweder nicht zur 

Verfügung stehen oder die sie erst teuer einkaufen 

müssen.“ 


12/2011 SonderveröFFenTliChung 10/2011 FACTS FACTS office 293

MULTIFUNKTIONSSYSTEME 

Talente fürs Büro 

Mit den Aficio MP C300 und MP C400 stellt Ricoh 

zwei neue Farb-Multifunktionssysteme für 

mittlere und kleine Arbeitsgruppen vor, die in 

der Lage sind, mit einer Geschwindigkeit von 30 beziehungsweise 

40 Seiten pro Minute den täglichen Workflow 

im Unternehmen sinnvoll zu unterstützen. Das empfohlene 

Einsatzvolumen des Herstellers beträgt beim 

MP C300 4.000 bis 15.000 und beim MP C400 6.500 bis 

20.000 Seiten pro Monat. 

„Unsere neuen Multifunktionsgeräte sind in vielerlei 

Hinsicht einzigartig“, sagt Jens Schubert, Regional Director 

Distribution Sales Division bei Ricoh, „sie vereinen alle bewährten 

Funktionen eines A3-Farbsystems in einem kompakten 

und äußerst produktiven A4-Farbsystem“. 

In der Tat: Die neuen Farbsysteme bieten Ausstattungsund 

Leistungsmerkmale, die in diesem Segment eher selten 

zu finden sind. Schon serienmäßig verfügen die Farbmultis 

über Sicherheitsfunktionen wie eine Festplattenverschlüsselung 

und das Data-Overwrite-Security-Kit. Hinzu kom- 

men eine Java-SDK-Schnittstelle und die App2Me-Software-Plattform 

(siehe Kasten). Einige weitere nützliche 

Features sind die Scan-to-Funktionen, die das Scannen ins 

Netzwerk, auf USB-Sticks, SD-Cards oder an eine E-Mail- 

Adresse ermöglichen. Das direkte Drucken von USB-Stick 

oder SD-Card ist natürlich ebenso möglich. 

Auf einen Blick 

✓ 30 bzw. 40 Seiten pro Minute 

✓ Papierstärke bis 256 g/m2 ✓ Bewegliches Bedienpanel mit 8,5-Zoll-Touchdisplay 

✓ Scan to USB/SD-Card, Print from USB/SD-Card 

✓ Java-SDK-Schnittstelle und App2Me 

✓ Kompakter Finisher (SR-Modell) 

✓ Adobe Postscript 3 ® 

✓ HDD Encryption Unit und DOS Kit 

✓ Verteilung von Kontingenten (Quota Settings) 

30 14 FACTS 1/2011 SonderveröFFenTliChung 12/2011 

1/2011 FACTS

Auch in Sachen Papierendverarbeitung zei- 

gen sich die Systeme funktionell: Ricoh bietet 

beispielsweise einen Heft-Finisher an, der bis 

zu 50 Blatt mit Papiergewichten von 52 bis 90 

Gramm pro Quadratmeter heften kann. 

Eine Besonderheit an den neuen Aficio- 

Systemen MP C300 und MP C400 soll eine 

sehr einfache Bedienung sein. Der Grund: Die 

Maschinen sind mit einem 8,5 Zoll großen, 

beweglichen (nach oben, unten, rechts und 

links) Touchscreen-Bedienfeld ausgestattet, 

über das sich alle Funktionen intuitiv abrufen 

lassen sollen. 

FACTS nimmt die neuen Ricoh-Systeme für 

eine der nächsten Ausgaben genauer unter die 

Lupe und prüft, welche der neuen Features 

sich von den Produkten des Wettbewerbs abheben 

und wie sich die Geräte in Sachen Produktivität 

und Qualität schlagen. (kl) � 

INFO 

App2Me 

App2Me von Ricoh ist eine Softwareplattform, 

die es den Anwendern 

ermöglicht, die Art und Weise, in der sie 

mit Ricoh-MFPs arbeiten, zu personalisieren. 

App2Me funktioniert mit 

Widgets, die auf einem Client-PC oder 

Handheld-Gerät installiert sind 

und eine Funktion wie beispielsweise 

das Drucken, Scannen oder die Systemüberwachung 

ausführen. Ein Widget ist 

eine kleine Anwendung, die dem 

Anwender visuelle Informationen und/ 

oder problemlosen Zugriff auf häufig 

verwendete Funktionen (zum Beispiel 

Uhr, Kalender, News-Feed, Notizen) 

bietet. Da App2Me den einzelnen 

Anwendern erlaubt, auszuwählen, 

welche Widgets installiert werden 

sollen, wird sichergestellt, dass jeder 

Anwender Zugriff auf die Funktionalität 

erhält, die er am häufigsten benötigt. 

HINGUCKER: Alle Funktionen 

lassen sich spielend leicht über 

das große Touchscreen-Bedienfeld 

ansteuern. 

fActS 1/2011 12/2011 Sonderveröffentlichung 1/2011 fActS FACTS 

31 15

BRIEFÖFFNER 

Professioneller 

Posteingang 

Beim Thema Postverarbeitung denkt man in 

erster Linie an das Versenden von täglicher 

Korrespondenz wie Rechnungen oder Mailingaktionen. 

Die eingehende Post dagegen gerät 

häufig in Vergessenheit. Dabei nimmt das Öffnen der 

täglich eingehenden Briefe per Hand eine Menge Zeit 

in Anspruch. Zudem kann es 

passieren, 

ACCESS B400: Der elektrische Brieföffner von 

Frama öffnet bis zu 400 Kuverts pro Minute. 

32 12 FACTS fActS FACTS 7/2011 

Sonderveröffentlichung 12/2011 

7/2011 fActS

ACCESS B600: Der Brieföffner 

ist für eine hohe Arbeitsbelastung 

konzipiert. 

dass die Sendungen nicht vollständig geöffnet 

oder gar beschädigt und damit unleserlich gemacht 

werden. 

Vor diesem Hintergrund ist offensichtlich, 

dass sich die Anschaffung eines elektronischen 

Brieföffners schnell bezahlt macht. 

Mit einer Leistung von bis zu 400 Briefen pro 

Minute bewältigt der elektrische Brieföffner 

Access B400 von Frama zum Beispiel in hohem 

Tempo das Öffnen der Eingangspost. Alle 

üblichen Formate bis B4/C4 mit einer Durchlassstärke 

bis zehn Millimeter werden als 

Mischpost ab Stapel geöffnet. Dabei werden 

die Kuverts nicht aufgeschnitten, sondern geschlitzt. 

Vorteil für den Anwender: Dieser 

muss sich nicht mit lästigem Schnittabfall herumplagen 

und der Kuvertinhalt bleibt unbeschädigt. 

Dank ausklappbarer Seitenführung 

lassen sich die Umschläge bei Bedarf auch auf 

drei Seiten öffnen. Die geöffnete Post wird in 

einer Auffangschale gesammelt. 

Für Poststellen mit sehr hohem Briefaufkommen 

empfiehlt sich der Einsatz des Brieföffners 

Access B600 von Frama. Dieser bewältigt pro 

Stunde bis zu 35.000 Briefe in den Formaten bis 

C4/B4 mit einer Umschlagstärke von maximal 

sieben Millimeter – und zwar ab Stapel, sodass 

kein manuelles Vorsortieren der Postsendungen 

notwendig ist. Beim Brieföffner Access B600 

wird der Briefumschlag nicht geschnitten, sondern 

gefräst. Der Fräsabfall landet automatisch 

in einem dafür vorgesehenen Behälter. Der Vorteil 

dieser Methode: Die Kuvertkante wird über 

die gesamte Längsseite weggefräst, der Kuvertinhalt 

wird dabei nicht beschädigt. Damit entstehen 

keine scharfen Schnittkanten. Zudem 

verfügt der Brieföffner über eine automatische, 

selbstausrichtende Briefzuführung. (dam) � 


PRAXIS Öko-Strategien 

Das neue Grün 

Es ist längst mehr als eine schmückende 

PR-Maßnahme: Ökologie und Umweltschutz 

sind zum festen Bestandteil von 

Unternehmensstrategien geworden und 

die entsprechenden Handlungsschritte 

reichen meist weiter als es die gesetzlichen 

Vorschriften bestimmen: Von einer 

umweltschonenden Produktion über innovative 

Technologien bis hin zu Lösungen 

für mehr Umweltbewusstsein in den 

Unternehmen. 

an den Themen Ökologie 

und Nachhaltigkeit kommt 

heute kein Unternehmen 

mehr vorbei. Auch die IT- 

Branche bietet zunehmend 

Lösungen an, die das 

Druck- und Dokumentenmanagement auch 

unter Umweltaspekten optimieren sollen. 

So setzt sich der Lösungsanbieter Ricoh 

seit der Unternehmensgründung vor über 70 

Jahren dafür ein, dass Auswirkungen aller seiner 

Aktivitäten auf die Umwelt möglichst gering 

ausfallen. Die „grüne“ Strategie des An- 


bieters von Managed Document Services und 

Herstellers von Druckern und MFPs umfasst 

von der Produktion über den Vertrieb bis hin 

zu den Produkten und Lösungen alle Bereiche 

des Unternehmens. Ziel ist es die Energieeffizienz 

zu erhöhen und den CO2-Ausstoß zu reduzieren. 

Konkret bedeutet das zum Beispiel, 

dass Ricoh seine CO2-Emissionen bis zum 

Jahr 2050 im Vergleich zum Jahr 2000 um 88 

Prozent reduzieren will. Bis 2030 rechnet das 

Unternehmen mit einer Verringerung um 

rund 30 Prozent. Entsprechende Erfolge kann 

Ricoh bereits verbuchen: Die erste angestreb- 

te Reduzierung von 10 Prozent wurde sechs 

Monate vor dem geplanten Termin erreicht. 

Ein Blick in die Produktion verrät Details: 

„Bereits im Jahr 2002 hat Ricoh damit angefangen, 

pflanzenbasierte Kunststoffe als Materialien 

für Multifunktionssysteme zu entwickeln“, 

verrät Kerstin Thies, Chief Manager 

CSR bei Ricoh Deutschland. Diese werden 

beispielsweise als Bauteile eingesetzt oder zu 

Toner verarbeitet. Apropos Toner: Bei Nutzung 

eines Polymerisationsprozesses können im 

Vergleich zur üblichen Fertigung bereits in der 

Herstellung bis zu 30 Prozent der benötigten

Energie eingespart werden. Diesen sogenann- 

ten PxP-Toner setzt Ricoh mittlerweile in allen 

Schwarzweiß- und Farbprodukten ein. 

Doch sind die vom Unternehmen direkt 

ergriffenen Maßnahmen nur eine Seite der 

Medaille. „Immerhin rund 60 Prozent der gesamten 

Umweltbelastung im Produktlebenszyklus 

eines Druckers oder MFPs entfallen 

auf die Nutzungsphase“, weiß Thies. Diese 

Belastung zu reduzieren, ist eines der vorrangigen 

Ziele der Strategie von Ricoh – und eine 

durchdachte Strategie ist zur Optimierung 

der Ökobilanz unvermeidlich. Schritte dorthin 

sind neben der Nutzung neuer, energiesparender 

Technologien auch die Optimierung 

der Dokumentenprozesse und – so 

trivial es auch klingt – der Versuch, weniger 

zu Drucken und weniger Papier zu verbrauchen. 

Ricoh bietet zahlreiche Services und 

Lösungen an, die das Ziel verfolgen, den Dokumentenoutput 

und -workflow im Unternehmen 

zu optimieren und eine effektive 

Arbeitsweise zu unterstützen. So zum Beispiel 

das Programm zur Optimierung der 

Nachhaltigkeit, das CO2-Emissionen und Gesamtbetriebskosten 

senken soll. 

Auf Basis des aktuellen Energie- und 

Papierverbrauchs eines Unternehmens ermittelt 

Ricoh darin die Gesamtbetriebskosten 

und die CO2-Bilanz, mit dem Ziel, sie in 

einer zweiten Phase zu optimieren. „Dies 

kann Empfehlungen zur Folge haben, wie die 

Anschaffung moderner, energiesparender 

Systeme, die Veränderung von Dokumente- 

„Der geschäftliche Erfolg 

hängt heute zunehmend 

davon ab, wie engagiert 

das Unternehmen in 

sozialer und ökologischer 

Hinsicht ist.“ 

kerstin thies, Chief Manager Csr 

bei ricoh Deutschland 

nabläufen und dem Verhalten der Nutzer“, 

beschreibt Thies. So schult Ricoh die Endanwender, 

um ihr Umweltbewusstsein zu stärken 

und zu erklären, wie sich Systeme und 

Lösungen möglichst umweltschonend einsetzen 

lassen. Alle Outputsysteme können 

mit einer Monitoring-Software ausgestattet 

werden, die mittels Ferndiagnose und durch 

den ständigen Vergleich von CO2-Emissio nen mit den vorgegebenen Zielen sicherstellt, 

dass sie die bestmögliche Leistung 

bringen. Und anschließend können Unternehmen 

die übrigen, unvermeidlichen Rest- 

CO2-Emissionen im Rahmen des Druck- und 

Dokumentenmanagements mit dem Erwerb 

von Zertifikaten ausgleichen. 

Zu einer erfolgreichen Umweltstrategie 

gehört immer häufiger auch das Recycling 

von Druckern und MFPs – und dies nicht nur, 

weil eine EU-Richtlinie Herstellern vorschreibt, 

produzierte und in Verkehr gebrachte 

Geräte zurücknehmen oder entsorgen zu 

lassen. Ricoh geht einen Schritt weiter und 

bringt im Rahmen seines Greenline- 

Programms viele gebrauchte Systeme 

nach Durchlaufen eines Refurbishment-Programms 

wieder auf den Markt. „Natürlich gilt 

das nur für Systeme, die nach eingehender 

Prüfung unseren hohen Qualitätsansprüchen 

genügen“, erläutert Thies. 

aus alt wird neu 

Ist dies der Fall, werden die Systeme komplett 

zerlegt, die Einzelteile in einer eigens zu 

diesem Zwecke konzipierten Ultraschallreinigungsanlage 

gesäubert, noch einmal auf ihre 

Funktionstüchtigkeit überprüft – und bei Bedarf 

ersetzt – und schließlich wieder zusammengebaut. 

Das System wird abermals geprüft 

und lässt sich am Ende des Recyclingprozesses 

kaum noch von einem neuen unterschieden. 

„Und nicht zu vergessen“, gibt Thies zu 

bedenken, „ein Greenline-System ist nicht nur 

eine wirtschaftliche Lösung, sondern unterstreicht 

auch das Umweltbewusstsein des Unternehmens. 

Der geschäftliche Erfolg hängt 

heute zunehmend davon ab, wie engagiert das 

Unternehmen in sozialer und ökologischer 

Hinsicht ist.“ 

Nadia Hamdan g 


AKTUELL Betriebsprüfung 

Prüfungen erwarte 

bis zuletzt 

Nicht ein Unternehmer, auch nicht der hartgesottenste, 

der bei dem Gedanken an eine Betriebsprüfung 

nicht mit Ehrfurcht erfüllt wird. Doch viele Punkte 

sind den meisten unklar. Per Hegenberg, Wirtschaftsprüfer 

und Geschäftsführer bei der 

Niederrheinischen Treuhand 

in Duisburg, bringt Licht 

ins Dunkel. 


9/2010 fActS

FACTS: Zunächst eine Grundfrage: Wer wird 

überhaupt geprüft? 

Per Hegenberg: Grundsätzlich können alle, 

die gewerblich oder freiberuflich tätig sind, 

geprüft werden. Die Auswahl erfolgt nach 

Ermessen der Finanzverwaltung. Diese hat 

die Betriebe in Größenklassen eingeteilt. 

Die Prüfungsfrequenz nimmt grundlegend 

mit der Größenklasse ab. Andererseits wird 

zunehmend eine am Steuerausfallrisiko orientierte 

Auswahl der zu prüfenden Unternehmen 

unabhängig von dessen Größe angedacht. 

Unabhängig von der Größenordnung 

gibt es Stichproben- oder anlassbezogene 

Prüfungen. 

FACTS: Welche Anlässe können das sein? 

Hegenberg: Im Rahmen der Bearbeitung eingereichter 

Jahresabschlüsse und Steuererklärungen 

erfolgen regelmäßig Plausibilitätsbeurteilungen. 

Diese können zu Rückfragen, 

aber auch zu Betriebsprüfungen führen. 

Beispielhaft seien Gewinne genannt, die 

nachhaltig die üblichen Lebenshaltungskosten 

nicht decken, oder branchenuntypische 

Gewinnmargen. Das Gleiche gilt bei hohen 

Einlagen in den Betrieb, die einem niedrigen 

Privatvermögen gegenüberstehen. Einlage, 

Entnahme, Kauf, Verkauf und Nutzungsänderung 

von Grundstücken können ebenfalls 

Anlass sein sowie auch die Aufgabe des Betriebs, 

die Änderung seiner Rechtsform oder 

die Änderung von Gesellschaftsverhältnissen. 

Führten vorherige Betriebsprüfungen 

zu erheblichen Steuernachzahlungen, steht 

eine Anschlussprüfung mit Sicherheit vor 

der Tür. 

FACTS: Wo wird die Betriebsprüfung durchgeführt? 

Hegenberg: Sie findet in den Geschäftsräumen 

des Steuerpflichtigen statt. Ist dies sowohl 

dort als auch in den Wohnräumen des Steuerpflichtigen 

unmöglich, muss an Amtsstelle 

geprüft werden (§ 200 Abs. 2 AO). 

FACTS: Wie erfahren die Betroffenen von der 

anstehenden Prüfung? 

Hegenberg: Der Steuerpflichtige erhält eine 

Prüfungsanordnung. Darin werden unter anderem 

die zu prüfenden Steuerarten und Besteuerungszeiträume 

festgelegt. Die Prüfungsanordnung 

muss angemessene Zeit vor 

Prüfungsbeginn bekannt gegeben werden, im 

Fall von Großunternehmen in der Regel vier, 

bei anderen zwei Wochen vorher. 

FACTS: Welche Vorbereitungen gilt es im Falle 

einer Prüfung zu treffen? 

Hegenberg: Der Steuerpflichtige hat eine Mitwirkungspflicht. 

Er muss in der Lage sein, 

alle prüfungsrelevanten Daten bereitzustellen 

und die Fragen des Prüfers ausführlich zu 

beantworten. Er kann Auskunftspersonen 

benennen, was ihn trotzdem nicht von seiner 

Mitwirkungspflicht befreit. Dem Prüfer steht 

es laut § 200 Abs. 1 Sätze 3 und 4 AO nur dann 

zu, andere Betriebsangehörige zu befragen, 

wenn die bisher erhaltenen Auskünfte nicht 

ausreichen. Der Steuerpflichtige muss alle 

aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, insbesondere 

Jahresabschlüsse, Inventurunterlagen 

und Belege bereithalten. Der Betriebsprüfer 

darf im Übrigen auf die elektronischen 

Daten des Steuerpflichtigen zugreifen. Er 

darf sogar die Aushändigung von Daten verlangen, 

um diese elektronisch mit einer speziellen 

Prüfungssoftware auszuwerten. Dies 

setzt unter Umständen voraus, dass nicht 

„Bereits die laufende Bearbeitung 

der Buchhaltung und der 

Jahresabschlüsse sollte eine 

Qualität aufweisen, die aufwendige 

Aufarbeitungen oder 

Nachbesserungen kurz vor einer 

anstehenden Prüfung entbehrlich 

macht.“ 

PER HEGENBERG, Wirtschaftsprüfer und 

Geschäftsführer der Niederrheinischen 

Treuhand in Duisburg 

mehr verwendete EDV-Ausstattung und Software 

alleine zu diesem Zweck während der 

gesetzlichen Aufbewahrungspflichten weiterhin 

vorzuhalten sind, um einen Datenzugriff 

sicherzustellen, Bereits die laufende 

Bearbeitung der Buchhaltung und der Jahresabschlüsse 

sollte eine Qualität aufweisen, die 

aufwendige Aufarbeitungen oder Nachbesserungen 

kurz vor einer anstehenden Prüfung 

entbehrlich macht. Hier dürfte auch die laufende 

Einbindung eines Steuerberaters sinnvoll 

sein, der zumindest Plausibilitätsbeurteilungen 

vornimmt. 

FACTS: Welche Fehler sind für Kleinunternehmer 

und Mittelständler typisch? 

Hegenberg: Die Fehler sind vielfältig. Oftmals 

hängen sie mit einer fehlenden klaren Trennung 

zwischen Betriebs- und Privatsphäre 

oder im Falle von Kapitalgesellschaften mit 

beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern 

mit fehlenden klaren vertraglichen 

Vereinbarungen zusammen. Durch unabgestimmte 

Nutzungsänderungen kann es zu 

steuerlichen Entnahmen und der Besteuerung 

stiller Reserven kommen, die in der 


AKTUELL Betriebsprüfung 

Regel aufgrund fehlenden Liquiditätszu- 

flusses besonders unangenehm sind. Eines 

der häufigsten Themen ist nach wie vor auch 

die steuerliche Behandlung von privat genutzten 

Firmenfahrzeugen. Hier ist oftmals 

die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung 

des Privatanteils zu niedrig angesetzt 

oder die Fahrtenbücher, die den betrieblichen 

Anteil der Fahrten belegen sollen, sind 

nicht ordnungsgemäß geführt. Vielfach 

scheitert die steuerliche Anerkennung aber 

auch daran, dass die belegmäßigen Voraussetzungen 

durch unvollständige Angaben 

auf der Rechnung oder fehlende Aufzeichnungen 

bei Bewirtungen oder Geschenken 

nicht erfüllt werden. 

FACTS: Stichwort Selbstanzeige? Was hat es damit 

auf sich? 

Hegenberg: Steuerpflichtige können bei 

Steuerdelikten durch eine wirksame Selbstanzeige 

Straf- und Bußgeldfreiheit erlangen. 

Ist der Betriebsprüfer bereits erschienen, 

tritt allerdings eine Sperrwirkung ein. Eine 

wirksame Selbstanzeige ist dann nicht mehr 

möglich. 

FACTS: Welche Bedeutung haben sogenannte 

Kontrollmitteilungen? 

Hegenberg: Stellt der Prüfer im Rahmen einer 

Prüfung steuerliche Verhältnisse anderer Steuerpflichtiger 

fest, die steuerlich relevant sein 

können, so dürfen diese ausgewertet werden. 

Der Prüfer erstellt eine Kontrollmitteilung 

über diese Verhältnisse, die der Finanzbehörde 

zugeleitet wird, die für diesen anderen 

Steuerpflichtigen zuständig ist. 

FACTS: Die Betriebsprüfung ist über die Bühne 

gegangen? Was passiert nun? 

Hegenberg: In der Regel erfolgt eine Schlussbesprechung 

über das Ergebnis der Betriebsprüfung. 

Darin werden insbesondere 

strittige Sachverhalte erörtert. Hier ist eine 

geschickte Argumentation im Blick auf tragbare 

Kompromisse von großem Vorteil. Auch 

hier empfiehlt sich die Hinzuziehung eines 

Steuerberaters. Anschließend erstellt der 

Prüfer einen schriftlichen Prüfungsbericht 

und stellt darin seine Prüfungsfeststellungen 

dar. Bei wesentlichen Änderungen zuungunsten 

des Steuerpflichtigen ist diesem 

Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. 

Der Prüfungsbericht bildet die Grundlage 

für die Änderung von Steuerbescheiden. 

Gab es keine Beanstandungen, genügt es, 

dies dem Steuerpflichtigen mitzuteilen. 

FACTS: Können auch Regelungen für die Zukunft 

getroffen werden? 

Hegenberg: Ist es für den Steuerpflichtigen 

für seine geschäftlichen Maßnahmen wichtig, 

die künftige steuerliche Behandlung zu 

kennen, soll die Finanzbehörde verbindlich 

zusagen, wie ein für die Vergangenheit geprüfter 

und im Prüfungsbericht dargestellter 

Sachverhalt in Zukunft steuerlich behandelt 

wird. Hierfür ist ein Antrag des Steuerpflichtigen 

erforderlich. 

FACTS: Und wenn der Prüfer einen Verdacht 

auf eine Straftat hat? 

Hegenberg: Dann ist es seine Pflicht, die 

Straf- und Bußgeldstelle zu informieren. 

Wird ein Strafverfahren in Gang gesetzt, unterbricht 

dies die Betriebsprüfung. Für den 

Geprüften besteht die Obliegenheit der Mitwirkung 

nicht mehr. Die Straf- und Bußgeldstelle 

ist daher verpflichtet, unverzüglich 

die Einleitung des Strafverfahrens mitzuteilen. 

Ansonsten kann ein Verwertungsverbot 

entstehen. 



9/2010 fActS

DIKTIERLÖSUNGEN 

Das Rundumsorglos-Paket 

In der heutigen Zeit ist der Einsatz professioneller 

Spracherkennungssoftware in Unternehmen nicht mehr 

wegzudenken. Dabei stellt sich immer wieder die Frage, 

wie man die unternehmensspezifischen Abläufe optimieren 

und dadurch den Arbeitsalltag produktiver gestalten kann. 

Philips bringt mit der neuen Version SpeechExec Enterprise 

4.0 eine Diktierlösung auf den Markt, mit der die gewohnten 

Diktierabläufe noch einfacher gestaltet werden und 

somit noch produktiver in den Unternehmen gearbeitet werden 

kann. Die Software unterstützt unterschiedliche Aufnahmegeräte 

und kann in Citrix-Infrastrukturen und Windows- 

Terminal-Server-Umgebungen eingesetzt werden. 

SpeechExec Enterprise verbindet die Autoren, die 

Schreibkräfte, die Manager und die Administratoren und 

vereinfacht die Kommunikation untereinander. 

Die Software baut auf bewährten Kernkomponenten auf 

und kombiniert diese mit der Möglichkeit, Funktionen speziell 

anzupassen sowie individuelle Bedürfnisse und Anforderungen 

zu übernehmen. Der SpeechExec Workflow Manager 

verschiebt und kopiert aufgrund vordefinierter Regeln 

die Diktatdateien automatisch vom Quellordner in den Zielordner. 

Eine Liste im Zwischenspeicher des PCs des Anwenders 

beschleunigt die Startzeit. Durch das Zeitplanungsprogramm 

können Routinearbeiten automatisch durchgeführt 

werden. Das entlastet die Mitarbeiter und verschafft Unternehmen 

personelle und damit finanzielle Freiräume. (tis) � 

40 fActS FACTS 8/2011 

8/2011 


SCANNER 

David und … 

Scannen am Arbeitsplatz sollte vor allem die Arbeit erleichtern und 

unkompliziert in der Handhabung sein. Diesem Grundsatz folgen 

die ersten Kodak-Arbeitsplatzscanner mit LED-Lampentechnologie, 

die das Unternehmen auf der CeBIT 2011 vorgestellt hat. Die Arbeitsplatzscanner 

der i2000-Serie (i2400, i2600 und i2800) benötigen dank 

neuer Technologie keine Aufwärmzeit und verbrauchen laut Hersteller 

weniger Strom als Scanner mit herkömmlicher Lampen-Technologie. Ein 

weiteres Feature: Anwender können bis zu neun Scanaufgaben wie beispielsweise 

Scan-to-PDF, Scan-to-JPG oder Scan-to-MS SharePoint vordefinieren. Praktisch 

ist zudem, dass die Modelle mit ihren kompakten Maßen nur wenig Platz auf dem 

Schreibtisch einnehmen. 

Die Duplexmodelle scannen 30 (i2400), 50 (i2600) oder 70 Blatt pro Minute (i2800), das empfohlene 

tägliche Scanvolumen reicht dabei von 2.000 (i2400) bis 6.000 Blatt (i2800). Die Scanner kommen 

mit unterschiedlichen Dokumentengrößen und -typen zurecht und lesen alles von Pergamentpapier 

bis hin zu festen Karten mit Prägung ein. 

Die Modelle verfügen über flexible Ein- und Ausgabefächer, die sich im Handumdrehen an unterschiedliche 

Vorlagen anpassen lassen. Für zusätzliche Produktivität soll die Bildverarbeitungstechnologie 

Perfect Page von Kodak sorgen: Sie stellt bei der Erfassung automatisch Helligkeit und 

Kontrast der Dokumente ein, erkennt schräg eingezogene Dokumente, richtet sie wieder gerade und 

schneidet Ränder ab. Die aktuelle Version der Software bietet neue Funktionen zur Bildschärfekorrektur, 

Streifenentfernung und zum Füllen von Löchern. Kodak gewährt auf alle Scanner der i2000- 

Serie einen 36-monatigen Garantie-Austausch-Service. (tis) � 

I2000-SERIE: Dank ihrer 

kompakten Bauweise lassen sich 

die neuen LED-Scanner auch 

hervorragend an kleinen Arbeitsplätzen 

verwenden. 


4/2011 fActS

I5000-SERIE: Die Produktionsscanner 

eignen sich besonders für den Einsatz 

bei Scan-Dienstleistern oder in Poststellen 

mittelständischer Unternehmen. 

… Goliath 

Neben den Arbeitsplatzscannern stellte Kodak auf der CeBIT auch die neuen i5000-Produktionsscanner 

vor. Die Geräte eignen sich für den Einsatz bei Scan-Dienstleistern oder in den Poststellen von Banken 

und Versicherungen, Behörden oder im Gesundheitswesen. Kodak bietet die i5000-Serie in zwei Ausführungen 

an: Das Modell i5200 digitalisiert 140, der i5600 170 Blatt pro Minute. Beide Produktionsscanner sind mit 

einem automatischen 750-Blatt-Einzug (ADF) ausgestattet. Laut Hersteller sind die i5000-Modelle in der Lage, 

hochauflösende Bilder mit bis zu 600 dpi zu erzeugen, die für anspruchsvolle Verfahren wie Intelligent Data Recognition 

(IDR), inklusive OCR und Handschrifterkennung benötigt werden. 

Mit der Erfassungssoftware Kodak Capture Pro lassen sich Formulare, 

Rechnungen, Patientenakten und andere wichtige Geschäftsdokumente 

in hochauflösende Bilder umwandeln und zugleich in Datenbanken integrieren. 

Die Bildverarbeitungstechnologie Perfect Page sorgt für 

mehr Produktivität und Kosteneffizienz sowie für sauber 

eingezogene und ideal ausgeleuchtete Dokumente. 

Dazu bietet Perfect Page mehr als 30 Imaging-Funktionen 

wie zum Beispiel Streifenentfernung, Dual-Stream-Ausgabe, 

automatische Farberkennung und automatische Ausrichtung 

in Leserichtung. Eine Besonderheit: Die Systeme verarbeiten 

Vorlagen, die bis zu 30,5 Zentimeter breit, 4,8 Meter lang 

und zwischen 25 und 200 Gramm pro Quadratmeter dick 

sind. (tis) � 


ORGANISATION Dokumentenmanagement 

Ziel erreicht 

Unternehmen sind heute auf den 

schnellen und sicheren Zugriff auf Informationen 

angewiesen. So auch die 

Caritas aus Brilon. In Zusammenarbeit 

mit dem Ricoh-Fachhandelspartner 

Braun Büroorganisation wurde für das 

organisationsweite Druck- und Dokumentenmanagement 

ein 

Gesamtlösungskonzept entwickelt. 

Um produktiver arbeiten zu 

können, ist es für viele Unternehmen 

unumgänglich, 

den Workflow zu verbessern 

und Arbeitsprozesse zu optimieren, 

damit die Mitarbeiter 

einen schnelleren Zugriff auf Informationen 

haben. Auch die Caritas aus Brilon 

verfolgte dieses Ziel – und das mit Erfolg. In 

Zusammenarbeit mit dem Ricoh-Fachhandelspartner 

Braun Büroorganisation entstand 

ein optimiertes Gesamtlösungskonzept. 

WORKFLOW-OPTIMIERUNG 

Der Caritasverband Brilon e. V. ist die anerkannte 

institutionelle Vertretung der katholischen 

Caritas in den Dekanaten Hochsauer- 

land-Ost und Waldeck. Er ist ein Verband der 

freien Wohlfahrtspflege und eine Zweigstelle 

des Caritasverbands für das Erzbistum Paderborn 

und Freiburg. 

Ein erklärtes Ziel bei allen Caritasverbänden 

war es, den Dokumentenworkflow zu verbessern 

und durch die Neuanschaffung von 

Hardware und die Nutzung eines Seitenpreismodells 

ein im Hinblick auf Kosten und Orga- 


11/2011 fActS

nisation verbessertes Gesamtkonzept zu 

schaffen, mit dem sich neben einer Produktivitätssteigerung 

der Teams und der Infrastruktur 

die Ausgaben senken lassen. 

Für die Umsetzung dieser Anforderungen 

wählte man in Zusammenarbeit mit dem 

Ricoh-Fachhändler Braun Büroorganisation 

die Java-Plattform der Ricoh-Multifunktionssysteme 

und eine flexible Softwarelösung. 

Auf Java-Basis können die Lösungen und 

Multifunktionssysteme von Ricoh kundenindividuell 

angepasst werden. „Wenn es darum 

geht, Ricoh-Systeme in bereits vorhandene 

Kundenlandschaften und -workflows einzubinden 

und Nutzeroberflächen auf individuelle 

Kundenanforderungen abzustimmen, 

können die flexiblen Lösungen von Ricoh 

wertvolle Dienste leisten“, sagt Stephan Braun, 

Geschäftsführer bei Braun Büroorganisation. 

„Wie auch immer die Anforderungen und 

Änderungen aussehen mögen, der Kunde benötigt 

keine neue Software – neue Funktionen 

werden ohne großen Aufwand einfach erstellt. 

Bestehende Systeme werden reibungslos über 

offene Standardschnittstellen integriert.“ 

GUTER SERVICE ZAHLT SICH AUS 

Die wichtigsten Komponenten dabei sind 

nach Meinung der FACTS-Redaktion: Secure 

Print, Reprint (Formulardruck), Delegationsdruck 

und die verschiedensten Scan-Funktionen 

wie beispielsweise Scan-to-E-Mail, 

Scan-to-Folder und Scan-to-Fax. Darüber 

hinaus ermöglicht die Software Authentifizierungs-Funktionen 

und die Möglichkeit, 

vorhandene Dokumentenmanagement-Systeme 

über standardisierte Schnittstellen anzubinden. 

Beim Caritasverband Brilon integrierte 

Ricoh-Fachhandelspartner Braun mehrere 

dieser nützlichen Erweiterungsfunktionen, 

die die Mitarbeiter mittlerweile nicht mehr 

missen möchten. 

Auch an die nötige Sicherheit wurde bei 

der Neukonzeption für den Caritasverband im 

Sauerland gedacht: Um unberechtigte Zugriffe 

und damit den Missbrauch der Ausgabesysteme 

zu verhindern, wurde eine Authentifizierung 

der Mitarbeiter über die Eingabe eines 

PIN-Codes eingerichtet. 

Neben der Sicherheit wird auch der Service 

beim Ricoh-Konzept großgeschrieben. Die 

Multifunktionssysteme senden automatisch 

Verbrauchsmaterial- und Servicemeldungen 

an den Fachhandelspartner Braun. Somit 

müssen sich die Mitarbeiter der Caritas um 

diese Belange nicht mehr kümmern und sparen 

dadurch Zeit und somit auch Geld. 

Fazit: Insgesamt wurden 74 neue Multifunktionssysteme 

beziehungsweise Drucker 

installiert, die im Zusammenspiel mit der Software 

Imagus nun ein professionelles Druckund 

Kopiermanagement ermöglichen. Dem 

bekannten Konzept 1=1 PAY PER PAGE von 

Ricoh ist es zu verdanken, dass man sich mittlerweile 

beim Briloner Caritasverband noch 

mehr dem Wohl der Menschen widmen kann, 

denn um das Druck- und Dokumentenmanagement 

kümmern sich Braun Büroorganisation 

und Ricoh. 


DURCHDACHTE LÖSUNG: Die Lösungen von Ricoh lassen sich kundenindividuell 

anpassen und sorgen für ein optimales Druck- und Dokumentenmanagement. 


TEST Grammer Office Galileo 

Versuch’s mal mit 

Bequemlichkeit 

Sie ist lästig, wird von vielen nur ungern vorgenommen, ist aber 

notwendig: die korrekte Justierung des Bürostuhls. Umso erfreulicher, 

wenn dies der Stuhl selbst übernimmt, so wie das Modell Galileo von 

Grammer Office. Der Drehsessel mit patentierter Glide-Tec-Mechanik 

konnte auch mit seinen anderen Eigenschaften im Test punkten. 

Auf die Einstellung kommt 

es an – nur richtig justiert 

kann ein Bürostuhl seine 

ergonomischen Qualitäten 

voll ausspielen. Diese Sätze 

sind wohl jedem bekannt, 

der sich schon einmal mit dem Kauf 

eines Bürostuhls auseinandergesetzt hat. Und 

so wichtig die korrekte Justierung ist, so lästig 

ist sie den meisten auch – daher lassen viele es 

lieber gleich bleiben und sitzen tagein, tagaus 

auf einem Stuhl, der falsch eingestellt mehr 

schadet als nützt. 

Galileo, der unter der Marke Grammer 

Office von Sato entwickelt wurde, macht es 

dem bequemen Nutzer einfach: Denn er 

muss sich einfach nur setzen und den 

Hebel zur Höheneinstellung benutzen – 

das war es schon. Die patentierte Gewichtsautomatik 

stellt genau den richtigen 

Gegendruck für die Glide-Tec- 

Mechanik sicher. Und auch die ebenfalls 

patentierte Sitztiefenverstellung ist etwas für 

die Bequemen – und gleichzeitig unbestechlich: 

Sie wird nicht, wie es bei den meisten 

Stühlen der Fall ist, über einen Hebel justiert, 

sondern einfach über eine Rollkante am 

unteren Ende der Sitzfläche. Das sieht 

zunächst einmal gut aus und ist angenehm 

in der Handhabung. 

Eine korrekte Haltung ist auch für den Rest 

des Körpers stets gewährleistet, wie sich auch 

im Test nach einigen auf dem Galileo verbrachten 

Arbeitstagen herausstellte. Durch 

die Glide-Tec-Mechanik bewegt sich die Sitzfläche 

nach vorne, wenn der Nutzer sich zurücklehnt, 

die Rückenlehne gleitet nach hinten. 

Vorgebeugt sitzt der Nutzer gerade, 

zurückgelehnt im Rundrücken – was nicht, 

wie es lange Jahre propagiert wurde, ungesund 

ist. Das jedenfalls berichten Studien wie 

die von Prof. Hans-Joachim Wilke von der 

Universität Ulm, der herausfand, dass der 

Druck auf die Bandscheiben in völlig gerader 

Position größer ist als im Rundrücken. Also: 

Immer schön die Position wechseln, denn Bewegung 

und der häufige Wechsel der Sitzhaltung 

gilt heute als die gesündeste Art, den 

Arbeitstag zu verbringen. 

Auf dem Galileo fällt dieser Wechsel leicht. 

Die Lehne passt sich automatisch bei jeder 

Bewegung der Wirbelsäulenform an. Und 

148 44 FACTS fActS 7/2011 Sonderveröffentlichung 12/2011 

7/2011 fActS 

URTEIL 

sehr gut 

7/2011

AUSGEFALLEN: Die Glide-Tec-Mechanik verbirgt 

sich hinter einer ausgefallenen Blende. 

auch wenn sich der Nutzer nach hinten gleiten 

lässt, bleiben die Arme stets in derselben 

Position – zum Beispiel auf der Tastatur. Im 

Alltag erweist sich dies als vorteilhaft: Wer 

über mehrere Stunden konzentriert arbeitet, 

vergisst darüber bisweilen die Bewegung – 

und wird am Abend mit Kopf-, Rücken- und 

Nackenschmerzen daran erinnert. Anders auf 

dem Galileo, denn hier erschwert die Bewegung 

nicht das Weiterarbeiten, der Nutzer bewegt 

sich somit häufiger. 

NATÜRLICH SITZEN 

Ein erfreuliches Detail findet sich bei den 

Armlehnen: Zunächst einmal sind diese 

leicht gepolstert und damit bequemer als ihre 

Pendants aus hartem Kunststoff. Zum anderen 

sind sie nach vorne hin leicht abgesenkt, 

womit sie die natürliche Position der 

Arme unterstützen. Liegen also die Arme auf 

den Auflagen, werden die Ellbogen gestützt, 

ohne in einer erhöhten Position verharren zu 

müssen; Verspannungen in den Armen werden 

verhindert. Allerdings lassen sich die 

Armlehnen nicht in der Breite justieren, was 

ihre Nutzung für Nutzer von schmalerer Statur 

ein wenig einschränkt. Zwar lassen sie 

sich dreidimensional verstellen, was aber 

nicht in allen Fällen ausreicht, um die Arme 

so abzulegen, wie es vorgesehen ist. Ein kleines 

Manko, doch angesichts der zahlreichen 

Pluspunkte, die der Galileo im Test gewinnen 

konnte, nicht ausschlaggebend. 

Zu den Pluspunkten zählt übrigens auch 

das Design: Der von Françoise Hélène Jourda, 

Architektin und Leiterin des Instituts 

für Raumgestaltung und Entwerfen an der 

fActS 7/2011 

DESIGN: Der Galileo trägt die 

Handschrift der Architektin 

Françoise Hélène Jourda. 

TU Wien, entworfene Drehsessel hat eine 

besonders hohe, geschwungene Lehne, die 

sich in der Mitte leicht verjüngt. Die auf der 

gesamten Rückseite der Lehne befindlichen 

ERGONOMISCH: Der Form 

der Wirbelsäule nachempfunden 

schmiegt sich die 

Lehne mit Lordose/Kyphose- 

Bewegung wie ein zweiter 

Rücken an den Nutzer und 

unterstützt, wo es nötig ist. 

Quernähte sowie die seitlichen Steppnähte 

ergeben eine elegante Optik, die sich auch 

im Chefbüro sehen lassen kann. 

Nadia Hamdan � 

FAZIT 

Ein auffallendes Design verbirgt eine 

durchdachte Technik: Der Galileo mit 

Glide-Tec-Mechanik unterstützt den 

Nutzer in jeder Arbeitsposition und 

entlastet spürbar die Bandscheiben. Die 

Gewichtsautomatik und das Fehlen von 

jeglichen manuellen Einstellungsmöglichkeiten 

außer der Sitzhöhe und den 

Armlehnen bringen dem Bürodrehsessel 

ebenfalls Pluspunkte ein. 

Produkt: Galileo 

Beschreibung: Chefsessel 

Anbieter: Sato Office GmbH 

Preis: ab 1.729 Euro exkl. MwSt. 

Kontakt: www.satooffice.com 

BEURTEILUNG 

Ergonomie: 

Bedienung: 


Design: 

Preis: 

Gesamtergebnis: sehr gut 



Wir leben, was 

wir verkaufen 

Besser kann man es nicht machen: Während die meisten 

Anbieter im Bereich des Outputmanagements ihren Kunden 

die unterschiedlichsten Lösungen theoretisch und mit 

unzähligen PowerPoint-Folien vorstellen, präsentiert Ricoh 

seinen Partnern und Endkunden mit sogenannten „Future 

Office live“-Touren fast alle angebotenen Lösungen und 

Produkte im eigenen Unternehmen im „Live-Einsatz“. 

Nicht ein einzelner Schauraum, 

sondern der gesamte 

Hauptsitz der Ricoh-Zentrale 

in Hannover erwartete 

die FACTS-Redaktion, als 

Ricoh einlud, um die neuesten 

Produkte und Lösungen vorzustellen. 

Vom Konzept des traditionellen Schauraums 

habe sich Ricoh, laut Marketing Director 

Michael Pichler, konsequent verabschiedet. 

LÖSUNGEN IM PRAXISEINSATZ 

Nach dem Motto „Wir leben, was wir verkaufen“ 

ist die komplette Hauptverwaltung 

auch der Schauraum für Händler und Kunden. 

Das Unternehmen zeigt seine Lösungen für 

Druck- und Dokumentenmanagement, Produktionsdruck 

und IT Services im realen Praxis- 


12/2011 FACTS

einsatz – vorgestellt von den Ricoh-Mitarbeitern, 

die mit den eigenen Produkten arbeiten. 

Täglich fürt man die Besucher durch die 

einzelnen Abteilungen. Die Mitarbeiter, wie 

beispielsweise aus den Abteilungen Marketing, 

Verkauf und Controlling oder Sekretariat, 

führen „ihre“ Lösungen vor. Eine gute 

Idee, denn so erhalten Kunden und Interessenten 

einen konkreten Eindruck und lernen 

die Effizienz der einzelnen Ricoh-Lösungen 

kennen: Die digitale Archivierung, das Druckkosten-Controlling, 

modernes Administrations- 

und Fleet- oder Printmanagement via 

Job-Ticket sind nur einige Beispiele. 

Darüber hinaus erhält der Kunde einen 

Einblick in Unternehmensbereiche wie beispielsweise 

die Office Consulting Division. 

Hier stellt Ricoh Analysen und Dienstleistungen 

vor, die zur Prozessverbesserung und Optimierung 

des unternehmensweiten Druckund 

Dokumentenmanagements beitragen. 

FUTURE OFFICE LIVE IM TRUCK 

Besonders beeindruckend für die FACTS- 

Redaktion war bei der „FOL-Tour“ der Besuch 

des Printing Innovation Centers, wo 

die Produktionsdrucklösungen von Ricoh 

im Einsatz sind. Hier konnte man unter anderem 

den Druck von Massenmailings und 

die Produktion von Broschüren bestaunen. 

Weitere Stationen der FOL-Tour sind Abteilungen, 

in denen Ricoh-Mitarbeiter verschiedene 

Scan-to-Funktionen, wie etwas das Ver- 

teilen von Dokumenten an E-Mail-Empfänger 

und andere Abteilungen, demonstrieren. Damit 

möglichst viele Kunden und Interessierte 

in den Genuss der FOL-Touren kommen können, 

ist das FOL-Konzept nicht nur in der Zentrale 

in Hannover, sondern auch in den Business 

& Service Centern Hamburg, Düsseldorf, 

Frankfurt, Stuttgart, Nürnberg und München 

umgesetzt worden. 

Übrigens: Ricoh bringt Kunden und Interessenten 

seine Lösungen auch direkt „vor die 

Haustür“. Möglich wird das durch die jährliche 

dokuTRENDS-Tour und zwei speziell ausgerüstete 

Showtrucks, in denen die Lösungen 

von Ricoh auf einer Ausstellungsfläche von 

insgesamt 150 Quadratmetern präsentiert und 

ausprobiert werden können. 

Klaus Leifeld � 

UNTERWEGS IN 

DEUTSCHLAND: 

Auch in mobilen 

Showtrucks zeigt 

Ricoh spezielle 

Konzepte zum 

Thema Outputmanagement. 

BESSER GEHT 

ES NICHT: Die 

Ricoh-Mitarbeiter 

erklären die 

Anwendungen, 

die sie selbst 

nutzen. 

FACTS 12/2011 12/2011 SonderveröFFenTliChung 12/2011 FACTS 47 35

TEST Frama Matrix F4-L 

Matrix Reloaded 

Der Frankiermaschinenhersteller Frama bietet ab sofort die 

„Lightversion“ der bereits im FACTS-Test mit „sehr gut“ 

getesteten Matrix F4 an. Die F4-L bietet für einen niedrigeren 

Preis bei kleinerem Postvolumen gleichen Komfort. 

In vielen Firmen ist der Einsatz einer 

professionellen digitalen Frankiermaschine 

immer noch kein Thema, 

obwohl eine Neuanschaffung Zeit 

und Geld einsparen würde. Frama 

bietet mit der Matrix F4-L ein Frankiersystem 

an, das für die Profi-Postbearbeitung 

und auf die individuellen Bedürfnisse 

des Anwenders zugeschnitten ist. Mit der 

Matrix F4-L lassen sich laut Hersteller Geschwindigkeiten 

von bis zu 3.000 Frankierungen 

in der Stunde erreichen. Dieser Wert ist 

aber eher theoretisch – die FACTS-Redakteure 

haben bei Einzelanlage in der Minute maximal 

30 Briefe durch die Maschine geschickt. 

Wie auch der FACTS-Test zeigte, werden 

dank der Funktion „Feed Control“ Briefe dabei 

URTEIL 

sehr gut 

5/2011 

immer mit einem korrekt platzierten Abdruck 

frankiert. Fehlfrankierungen und verunstaltete 

Post durch schief eingelegte Briefe lassen 

sich so vermeiden. 

Zur Produktivität des Systems tragen darüber 

hinaus eine Briefdurchlassstärke von bis 

zu 10 Millimetern und eine halbautomatische 

Briefzuführung bei. Zur weiteren Optimierung 

des Postversands kann optional die 2-Kilogramm-Waage 

Frama S2 oder die 5-Kilogramm-Waage 

S5 an die Frankiermaschine 

angeschlossen werden. 

BEDIENUNG LEICHT GEMACHT 

Im Test zeigte sich die Matrix F4-L äußerst 

zuverlässig. Alle Umschläge mit verschieden 

schweren Inhalten wurden auf Anhieb frankiert. 

Ein „Papierstau“ kam so gut wie nie vor. 

Lediglich im Grenzbereich, der aber außerhalb 

der vom Hersteller angegebenen Briefdurchlassstärke 

lag, kam es zu Störungen. 

Die Druckqualität der Maschine ist ein Bestandteil 

des FACTS-Tests. Hier konnte das 

System ebenfalls punkten, denn im HQ-Modus 

erscheinen Firmenlogos oder andere Werbeplatzierungen 

auf dem Brief gestochen 

scharf. Der Grund: Das Gerät druckt mit einer 

Auflösung von 600 dpi. 

BEDARFSGERECHT ANGEPASST 

Die volle Punktzahl gab es auch für die 

wirklich sehr einfache Bedienung der F4-L. 

Frama nennt das patentierte Bedienungskonzept 

„ComTouch“. Mit nur einem Fingerdruck 

lassen sich Briefe mit bis zu 30 frei programmierbaren 

Postprodukten frankieren. Die 

wichtigsten Frankierarten können vom Anwender 

auf der ersten Displayseite individuell abgespeichert 

werden. Aber auch ungewöhnliche 

Frankierarten der Deutschen Post AG müssen 

nicht in Untermenüs gesucht werden, sondern 

der Anwender wird im Dialog mit der Maschine 

intuitiv zum richtigen Portowert geführt und 

kann alle Einstellungen am sehr gut strukturierten 

Touchscreen-Display vornehmen. 


FAZIT 

Die Matrix F4-L lässt sich einfach 

bedienen, ist funktionell und zuverlässig. 

Zudem hat sie beim FACTS-Test 

in allen Bereichen mit besten Ergebnissen 

abgeschnitten. 

Produkt: Matrix F4-L 

Beschreibung: Frankiermaschine 

Anbieter: Frama Deutschland GmbH 

Preis: ab 1.690 Euro exkl. MwSt. 

Kontakt: www.frama.de 

BEURTEILUNG 

Handhabung: 


Qualitätsausdrucke: 


5/2011 FACTS 

Preis: 

Gesamtergebnis: sehr gut

BRANCHE Nachrichten 

Exzellenter 

Kundenservice 

Eine ausgezeichnete Kundenorientierung 

bestätigte die European Foundation for Quality 

Management (EFQM) dem IT-Lösungsanbieter 

Ricoh Deutschland. Im Rahmen des Wettbewerbs 

um die europäischen Excellence Awards 

2011 wurde das auf Managed Document 

Services, Office Solutions, Production Printing 

und IT-Services spezialisierte Unternehmen in 

der Kategorie „Nutzen für den Kunden 

schaffen“ ausgezeichnet. 

Aus 18 Finalisten wählte die 

Jury am 25. Oktober 2011 

neun Preisträger, die sich 

durch Business Excellence 

in verschiedenen 

Bereichen auszeichnen 

und eine Vorbildfunktion übernehmen, 

wenn es darum geht, die eigene Leistungsfähigkeit 

kontinuierlich zu verbessern. Um 

eine der begehrten Auszeichnungen der 

EFQM zu erhalten, muss ein Unternehmen 

in der Lage sein zu demonstrieren, dass seine 

Leistung nicht nur die seiner Wettbewerber 

übersteigt, sondern auch, dass sich dieses 

Niveau in Zukunft halten lässt. Von der 

Leistungsfähigkeit der jeweiligen Unternehmen 

überzeugte sich die Jury persönlich: 

118 unabhängige Gutachter besuchten Un- 

FOTOS: EFQM Excellence 

ternehmen in ganz Europa, die ihre Leistungsfähigkeit 

zuvor bereits auf nationaler 

Ebene unter Beweis gestellt haben. 

Die EFQM betonte, dass besonders Ricoh 

Deutschlands grundlegende Prämisse, den 

Kunden herausragenden Service zu liefern, 

maßgeblich zur Vergabe der Anerkennung 

beigetragen hat. Hervorgehoben wurde in 

diesem Zusammenhang unter anderem das 

„Mindshift Service Programm“ von Ricoh 

Deutschland, dessen Ziel die Optimierung 

der Kundenzufriedenheit ist. Auch die kontinuierliche 

Analyse und Verbesserung des 

Dienstleistungs- und Produktportfolios in 

enger Zusammenarbeit mit den Kunden 

fand Anerkennung. Zudem trage die flexible 

Organisationsstruktur dazu bei, dass sich 

Ricoh stets den aktuellen Marktanforderungen 

anpassen kann. 

HOHES ENGAGEMENT 

Pierre Cachet, CEO der EFQM, betont: 

„2010 hat Ricoh Europe unsere ‚Five Star‘- 

Anerkennung erhalten, was in dieser Größenordnung 

einzigartig ist. Mit der Auszeichnung 

bei den EFQM Business 

Excellence Awards 2011 macht Ricoh 

Deutschland noch einen weiteren Schritt. 

Wir freuen uns, ein Unternehmen wie Ricoh 

in unserem Netzwerk zu haben. Wenn es darum 

geht, kontinuierlich zu lernen und sich 

zu verbessern, ist das Engagement von Ricoh 

außerordentlich. Insgesamt ist im Rahmen 

des diesjährigen Wettbewerbs erneut deutlich 

geworden, dass Business Excellence für 

Unternehmen in ganz Europa ein wichtiges 

strategisches Thema ist.“ (nh) � 


MEDIZIN UND GESUNDHEIT Prävention 

Von fitten Belegschaften und 

gesunden Bilanzen 

Unternehmen wird es immer wieder gesagt: 

Investitionen in das Wohlergehen ihrer 

Beschäftigten zahlen sich in jedem Fall 

aus. Doch viele reagieren zu langsam. 

Insbesondere Mittelständler versäumen 

es häufig, Gesundheitsvorsorge 

als betriebswirtschaftlichen 

Faktor zu 

behandeln. 

Gehört haben es Unternehmen 

jeder Größe oft genug: 

Kranke Mitarbeiter 

kosten ihnen eine Menge 

Geld aufgrund von Fehltagen 

und Produktivitätsminderung. 

Mit den ersten Auswirkungen 

des schon vor Jahren angekündigten Demografiewandels 

und dem auf 67 Jahre verschobenen 

Rentenalter wird das Problem der Gesundheitserhaltung 

der aktiven Population 

nur noch akuter. Wie hoch die durch Erkran- 

kungen der Beschäftigten entstehenden 

Kosten tatsächlich ausfallen, ist allerdings 

nicht jedem bekannt. „Mit 35 Milliarden 

Euro jährlich beziffert das 

Deutsche Institut für Wirtschaftsforschung 

(DIW) die Kosten, die Unternehmen 

durch Krankheit ihrer Beschäftigten entstehen“, 

gibt der vom Bundesministerium für 

Arbeit und Soziales gemeinsam mit der Bundesanstalt 

für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin 

im Dezember 2010 herausgegebene 

Bericht „Sicherheit und Gesundheit bei der 

Arbeit (SUGA) – Unfallverhütungsbericht Arbeit“ 

bekannt. „Dies zeigt die Dimension 

möglicher Einsparungen, die durch Investitionen 

in die Gesundheit der Beschäftigten 

erzielbar wären.“ 


6/2011 FACTS

Ein konkretes Beispiel gibt der Bericht 

auch: Bei einem durchschnittlichen Arbeitslohn 

von 34.200 Euro und einer durchschnittlichen 

Bruttowertschöpfung von 59.500 Euro 

pro Jahr und Arbeitnehmer koste jeder Ausfalltag 

den Arbeitgeber 155 Euro (Gehalt). 

Wenn die Arbeitsleistung nicht kompensiert 

werden kann, verliere der Arbeitgeber zudem 

täglich 270 Euro durch den Ausfall der Arbeitsproduktivität 

(Bruttowertschöpfung). 

WIE SIEHT GUTE ARBEIT AUS? 

Die am häufigsten in deutschen Büros 

auftretenden Krankheiten hat die DAK 

(Deutsche Angestellten-Krankenkasse) kürzlich 

in einem Gesundheitsreport ermittelt. 

An erster Stelle der traurigen Auflistung kommen 

Erkrankungen des Muskel-Skelett-Systems. 

Als Teil davon sind Rückenschmerzen 

für 7,1 Prozent aller Arbeitsunfähigkeitstage 

verantwortlich und damit mit Abstand die 

häufigste Einzeldiagnose. 

Nicht unbedenklich: Laut dem DAK-Report 

standen psychische Erkrankungen im 

vergangenen Jahr mit 12,1 Prozent des Gesamtkrankenstands 

an vierter Stelle, was immerhin 

eine Steigerung von 12 Prozent im 

Vergleich zum Vorjahr bedeutet. 

Maßnahmen und Bedingungen am Arbeitsplatz, 

die das Gesundbleiben der Belegschaften 

in den Mittelpunkt stellen, tun also 

not. Und dies fängt mit der Arbeitsqualität 

bso-Studie bso-Studie 2011 2011 

Welche Maßnahmen bietet Ihr Unternehmen an? 

(Mehrfachnennungen möglich, Auszug aus den Antworten) 

fActS 6/2011 

Sportprogramme 

Rückenschulprogramme 

Gesunde Ernährung / 

Ernährungskurse 

Gesundheitstage 

Spez. Angebote d. mediz. 

Dienstes 

14,1% 

18,5% 

29,6% 

24,9% 

18,5% 

19,9% 

ARBEITSZUFRIEDENHEIT: Die Einkommens- und Beschäftigungssicherheit wird von 

den Arbeitnehmern als sehr wichtig eingeschätzt. 

und der Arbeitszufriedenheit an. Doch wie 

sieht gute Arbeit aus? Die Antworten, die 

Erwerbstätige aus kleinen und mittelständischen 

Betrieben im Rahmen einer von 

der INQA (Initiative Neue Qualität der Arbeit) 

durchgeführten und von der Soziologin 

Tatjana Fuchs ausgearbeiteten Untersuchung 

auf diese Frage gaben, zeigen, dass verschiedene 

Aspekte dazugehören. 

Als sehr wichtig eingeschätzt wird zunächst 

die Einkommens- und Beschäftigungs- 

34,7% 

46,5% 

64,5% 

32,9% 

44,0% 

67,7% 

39,4% 

50,0% 

65,1% 

N bis 250 Mitarbeiter = 213, 251 – 500 Mitarbeiter = 200, mehr als 500 Mitarbeiter = 186 

bis 250 MA 

251 - 500 MA 

mehr als 500 MA 

sicherheit – hiermit werden ein festes, verlässliches 

Einkommen, ein sicherer Arbeitsplatz 

und ein unbefristetes Arbeitsverhältnis 

gemeint –, dicht gefolgt von dem Erhalt von 

regelmäßigen Einkommenssteigerungen. 

SPASS, STOLZ UND SINN 

Direkt im Anschluss daran kommen die 

sozialen Aspekte der Arbeit und der Wunsch, 

einerseits von den Vorgesetzten „als Menschen 

wahrgenommen und geachtet – und 

nicht lediglich als Arbeitskraft betrachtet zu 

werden“, andererseits mit den Kollegen im 

Unternehmen abteilungsübergreifend und 

kollegial zusammenzuarbeiten. Dabei gilt 

es zu bemerken, dass Leistungswettbewerb 

zwischen Kollegen von den meisten nicht 

erwünscht ist, „sinnliche und kreative 

Aspekte“ – das heißt eine Aufgabe, die Spaß 

bereitet, Stolz ermöglicht und als sinnvoll 

empfunden wird – hingegen sehr. 

Weitere Bereiche wie etwa die Führungsqualität 

der unmittelbaren Vorgesetzten, der Einfluss- 

und Handlungsspielraum oder Entwicklungs- 

und Qualifizierungsmöglichkeiten zählen 

ebenfalls zu den wesentlichen Faktoren. 

Eine besondere Bedeutung kommt dem betrieblichen 

Gesundheitsschutz zu. Er leitet 

sich zwar teilweise aus all den bereits erwähnten 

Aspekten der Arbeitsqualität ab, und 

12/2011 Sonderveröffentlichung 6/2011 fActS FACTS 173 

51

MEDIZIN UND GESUNDHEIT Prävention 

wenn diese Punkte beachtet 

werden, erweist sich eine gesundheitsfördernde 

Arbeitsgestaltung 

als möglich. Doch wirklich gegeben ist diese 

erst, wenn die Arbeitsplätze unter Berücksichtigung 

von bestimmten Anforderungen zur 

Vermeidung von krankmachenden Faktoren 

eingerichtet wurden. 

Dies sind die Wünsche der Mitarbeiter. 

Wie die Lage in deutschen Unternehmen de 

bso-Studie 2011 

facto aussieht, hat der bso Verband Büro-, 

Sitz- und Objektmöbel herausfinden wollen 

und dazu Unternehmen aller Größenklassen 

und Branchen, einschließlich öffentlicher 

Unternehmen und Behörden, zur Gestaltung 

ihrer Büroarbeitsplätze und der Bedeutung 

der Gesundheitsprävention in ihrem Betrieb 

PRÄVENTIONSMASS- 

NAHMEN: Dazu zählen unter 

anderem medizinische Untersuchungen 

oder Rückenschulprogramme, 

aber auch 

Einrichtungsaspekte wie etwa 

die Abstimmung der Beleuchtung 

an die Sehleistung der 

Mitarbeiter. 

befragt (siehe Grafiken auf 

den Seiten 173, 174 und 175). 

Bei der Betrachtung der Ergebnisse 

fällt auf den ersten Blick auf, dass 

Großunternehmen der Gesundheitsvorsorge 

einen deutlich höheren Stellenwert beimessen, 

als KMUs es tun. Auch stehen Mitarbeitern 

in großen Betrieben mehr und in der Regel 

auch vielfältigere Angebote zur Gesundheitsvorsorge 

zur Verfügung. Berücksichtigt 

man allerdings, dass in den KMUs häufig keine 

oder personell nur dünn besetzte Fachabteilungen 

vorhanden sind, die sich für die Organisation 

entsprechender Angebote zuständig fühlen 

könnten, relativieren sich die Unterschiede. 

FEHLENDE STRUKTUREN 

Selbst in der Gruppe der Unternehmen 

mit 250 oder weniger Mitarbeitern bieten 

immerhin noch rund 70 Prozent ihren Beschäftigten 

eigene Aktivitäten oder die Bezuschussung 

von gesundheitsorientierten 

Maßnahmen an. Im Gegensatz zu größeren 

Unternehmen fehlt dort allerdings ein strukturierter 

Aufbau von präventiven Programmen. 

Nicht selten müssen Mitarbeiter selbst 

die Initiative ergreifen. Auch ist die Anzahl der 

nutzbaren Programme weit geringer als in 

größeren Firmen. 


6/2011 fActS

Die beliebtesten Präventionsmaßnahmen 

sind, unabhängig von der Unternehmensgröße, 

das Angebot, die Organisation oder die 

Bezuschussung von Sportprogrammen oder 

von Rückenschulprogrammen, Maßnahmen 

zur Förderung einer gesunden Ernährung 

und die Durchführung von Gesundheitstagen 

in Zusammenarbeit mit den Krankenkassen. 

In vielen Unternehmen bietet zudem der 

arbeitsmedizinische Dienst Impfungen und 

ähnliche Leistungen an. Kaum etabliert 

sind Angebote zur psychologischen Beratung, 

zur Stressbewältigung oder Entspannungsprogramme. 

Auch dies gilt derzeit noch unabhängig 

von der Unternehmensgröße. Vermutlich 

werden hier die Großunternehmen aber 

schnell eine Vorreiterrolle einnehmen. 

ARBEIT DER ZUKUNFT 

Kaum Unterschiede zwischen den verschieden 

großen Unternehmen zeigen sich bei den 

Erwartungen an die zukünftige Arbeitsweise. 

Nur wenige der befragten Unternehmen erwarten 

eine „Revolution“, aber fast alle gehen 

davon aus, dass sich die Anforderungen an 

ihre Beschäftigten verändern werden durch 

mehr Teamarbeit, größere Eigenverantwortung 

und einen größeren Bedarf an Kreativität. 

Allerdings haben größere Unternehmen 

die Nase vorn, wenn es darum geht, ihre Büros 

an die neuen Anforderungen anzupassen: 

Sie haben nicht nur die Vorteile erkannt, 

bso-Studie 2011 

„Unternehmen mit langweiligen 

Büros werden es 

künftig deutlich schwerer 

haben, Spitzenkräfte auch 

zeitweise in ihre Arbeitsräume 

zu locken.“ 

BARBARA SCHWAIBOLD, bso Verband 

Büro-, Sitz- und Objektmöbel e.V. 

sie sind schon aktiv oder haben zumindest 

konkrete Pläne. 

Und wie sollen diese veränderten Arbeitsbedingungen 

aussehen? Auch wenn etwa die 

Gestaltung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen 

für viele Unternehmen immer noch eine Herausforderung 

darstellt und sich nach Einschätzung 

der Experten häufig als verbesserungsdürftig 

erweist, ist es wahrscheinlich nur 

eine Frage der Zeit, bis sich Unternehmen 

damit befassen müssen, wie sie Arbeitsplätze 

einrichten, die mehrere Personen, wie beispielsweise 

Teilzeitkräfte, nutzen können. 

„Zur Gestaltung solcher Büros gehört nicht 

nur die Anpassung des Mobiliars an verschie- 

dene Körpergrößen oder Gewichtsklassen 

oder die Abstimmung der Beleuchtung an die 

Sehleistung der verschiedenen Mitarbeiter“, 

erklärt Barbara Schwaibold vom bso Verband 

Büro-, Sitz- und Objektmöbel e.V. „Dazu zählt 

auch die Frage, wie sich Spielraum für eine 

individuelle Gestaltung schaffen lässt, damit 

Wohlbefinden und die daraus folgende verbesserte 

Produktivität zustande kommen.“ 

HANDELN TUT NOT 

Auch die Tatsache, dass die Zahl der Freelancer 

oder der Personen mit Zeitverträgen, 

die ähnlich wie Selbstständige arbeiten, zunehmen 

wird, gilt es in Betracht zu ziehen. 

Während bei Arbeitnehmern ein sicherer Arbeitsplatz, 

festes Einkommen und die Anerkennung 

durch den Vorgesetzten im Vordergrund 

stehen, zählen bei ihnen eher inhaltliche 

und oft auch weiche Faktoren wie etwa Spaß 

bei der Arbeit, Einflussnahme auf die Arbeitsabläufe 

oder die Möglichkeit der Mitsprache 

bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes. „So 

dürften es Unternehmen mit langweiligen Büros 

künftig deutlich schwerer haben, Spitzenkräfte 

auch zeitweise in ihre Arbeitsräume zu 

locken“, bringt es Schwaibold auf den Punkt. 

Wie dem auch sei und wie künftige Anforderungen 

an die Arbeitsplätze auch aussehen 

mögen: Unternehmen tun gut daran, sie soweit 

es nur geht zu berücksichtigen und zu erfüllen, 

damit ihre Beschäftigten so lang wie möglich 

gesund bleiben und somit auch sie selbst. 

Graziella Mimic � 


Praxis Outputmanagement 

Der Blick aufs Ganze 

Durch eine umfassende Neustrukturierung der Outputlandschaft profitiert die Raiffeisenbank 

Pfaffenwinkel von einem optimierten Druck- und Dokumentenmanagement und 

geringeren laufenden Kosten. Ansatzpunkt der Office Consulting Services von Ricoh war 

dabei die heterogene und teils veraltete Outputlandschaft des Kreditinstituts. 

Die Raiffeisenbank Pfaffenwinkel 

bietet ihren Kunden 

seit mehr als hundert 

Jahren in Oberbayern ein 

komplettes Angebot, wenn 

es um Finanzdienstleistungen 

und Immobiliengeschäfte geht. Der 

Hauptsitz des Kreditinstituts befindet sich in 

Peiting. Die Kunden können insgesamt 16 Filialen 

der Genossenschaftsbank im umliegenden 

Landkreis nutzen. 

In der Vergangenheit hatte die Raiffeisenbank 

an allen Standorten viele verschiedene 

Drucker, Scanner, Kopierer, Faxsysteme und 

Multifunktionssysteme angeschafft. Über 

die Jahre ist eine heterogene Outputlandschaft 

entstanden, die für hohe Gesamtbetriebskosten 

und eine geringe Kostentransparenz 

sorgt. Eine systematische Erhebung 


der bestehenden Infrastruktur 

und eine 

ganzheitliche Office- 

Analyse sorgten im 

Vorfeld dafür, die vorhandenenOptimierungspotenziale 

voll 

ausschöpfen zu können. 

Die Raiffeisenbank 

Pfaffenwinkel hat 

hier auf die Kompetenz 

und Erfahrung der 

Spezialisten der Office 

Consulting Division 

von Ricoh vertraut. Die 

Analyseverfahren und 

Dienstleistungsprozesse im Rahmen der Office 

Consulting Services entsprechen den 

hohen Qualitätsanforderungen des „Office 

zeNtRAle: Hauptsitz der Raiffeisenbank 

Pfaffenwinkel ist Peiting, von wo aus 16 

Filialen in Oberbayern gesteuert werden.

Consulting Quality Standard“ des TÜV 

NORD CERT. 

In einem ersten Schritt haben die Experten 

der Office Consulting Division die vorhandene 

Bürokommunikation in allen 16 

Standorten der Raiffeisenbank einer genauen 

Analyse unterzogen. Für die Bürokommunikation 

eines Unternehmens sind viele 

Faktoren ausschlaggebend. Die Hardware 

wie Drucker, Scanner, Faxsysteme, Multifunktionssysteme, 

Verbrauchsmaterialien 

wie Toner und Papier, aber auch Faktoren 

wie Service und Workflows müssen im Rahmen 

einer solchen Analyse erfasst werden, 

da sie für eine umfassende Optimierung relevant 

sind. Während der Analysen wurden 

über die Erhebung systembezogener Daten 

hinaus auch wichtige Kennzahlen zu Anschaffungswerten, 

Verbrauchs- und War- 

HOmOgeNe FlOtte: 

moderne multifunktionssysteme 

von Ricoh 

sind heute an den 

Standorten der Raiffeisenbank 

im einsatz 

und haben eine Vielzahl 

von Arbeitsplatz- 

oder einzelsystemen 

ersetzt. 

tungskosten sowie Abschreibungsmodalitäten 

ermittelt. Ziel war die präzise Ermittlung 

der Gesamtbetriebskosten für die Druckund 

Outputinfrastruktur der Bank. 

potenzial lag brach 

Insgesamt wurden über 139 Outputsysteme 

analysiert und die Angestellten der Raiffeisenbank 

befragt. Die Auswertung der Analysedaten 

zeigte deutlich, wie groß das 

vorhandene Optimierungspotenzial war: Die 

Outputsysteme waren bis zu 17 Jahre alt, wiesen 

einen hohen Energie-, Tinten- und Tonerverbrauch 

auf. Insgesamt waren mehr als 31 

Systemvarianten im Einsatz, viele Systeme 

wurden nicht effizient eingesetzt. Außerdem 

wurden die Möglichkeiten einer elektronischen 

Archivierung nicht genutzt. Insgesamt 

waren die Gesamtbetriebskosten mit Blick auf 

das gesamte Dokumentenvolumen zu hoch 

und die Kostenstruktur war intransparent. Auf 

Basis der Analyseergebnisse wurde eine auf 

die lokale Situation zugeschnittene Lösung für 

DeR eiNSAtz HAt SiCH gelOHNt: Heute 

profitiert das geldinstitut von optimierten 

Abläufen und erheblichen Kosteneinsparungen. 

das Druck- und Dokumentenmanagement 

der Raiffeisenbank Pfaffenwinkel entwickelt. 

Die Outputlandschaft der Bank wurde 

grundlegend optimiert. Ob Drucken, Scannen, 

Kopieren oder Faxen – viele der Aufgaben, 

die vorher über Arbeitsplatz- oder Einzelsysteme 

abgewickelt worden waren, werden 

nun auf leistungsfähigen Multifunktionssystemen 

von Ricoh gebündelt. Die multifunktionalen 

Gruppenlösungen sind die entscheidenden 

Schnittstellen im unternehmensweiten 

Druck-und Dokumentenmanagement und 

sorgen für deutlich höhere Produktivität und 

Effizienz. Außerdem zahlt die Raiffeisenbank 

künftig im Rahmen des bewährten 1=1 PAY 

PER PAGE®-Konzepts von Ricoh nur noch einen 

einheitlichen und wirtschaftlichen Preis 

für jede gedruckte, kopierte oder als Fax empfangene 

Seite. Bei 1=1 PAY PER PAGE® ist alles 

inklusive – Miete, Service und Verbrauchsmaterialien. 

So ist auch eine umfassende 

Kostentransparenz gewährleistet. Die neue 

Druckinfrastruktur der Raiffeisenbank Pfaffenwinkel 

ist so konzipiert, dass sie problemlos 

an kommende Herausforderungen angepasst 

werden kann. 

„Bei der Analyse unserer Bürokommunikation 

haben uns die strukturierte Vorgehensweise 

und die klar ausgewiesenen Ergebnisse 

seitens Ricoh beeindruckt“, bilanziert Martin 

Huber, Bereichsleiter EDV bei der Raiffeisenbank 

Pfaffenwinkel, zufrieden. „Durch unsere 

neue Gesamtlösung für das Druck- und Dokumentenmanagement 

profitieren wir von 

optimierten Arbeitsabläufen und erheblichen 

Kosteneinsparungen. Dadurch sind mehr 

Ressourcen für unser Kerngeschäft frei geworden 

und davon profitieren natürlich auch 

unsere Kunden.“ (dam) 

g 


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