FAQ Datenschutz an Schulen Stichworte

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- 12 - Zu den Aufgaben des Schulleiters gehört u. a. die Anordnung von Vertretungen. Des- halb muss er die persönlichen Daten der Lehrkräfte kennen. Nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit ist es jedoch nicht gestattet und auch nicht erforderlich, dass z. B. für Vertretungsfälle alle Lehrkräfte im Intranet die Anschriften und Telefonnummern der Kolleginnen und Kollegen einsehen können. Die Privatdaten der Lehrkräfte dürfen nur dann in das Schulintranet eingestellt werden, wenn diese freiwillig zur Verfügung ge- stellt werden. 20. Dürfen einzelne Schulnoten vor der gesamten Klasse bekannt gegeben werden? Nein! Grundsätzlich ist dies nicht zulässig. Die Bekanntgabe der Noten kann ebenso unter vier Augen stattfinden; zur Orientierung der Schülerinnen und Schüler genügt ein No- tenspiegel (zahlenmäßiger Überblick über die Notenverteilung ohne Namensnennung). Aus pädagogischen Gründen sind Ausnahmen nur in Einzelfällen denkbar, z.B. bei einer besonderen Verbesserung eines Schülers im Sinne einer Vorbildwirkung. 21. Muss die Schule ein Verfahrensverzeichnis führen? Ja! Jede öffentliche Stelle (Schule) muss ein Verzeichnis der automatisierten Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden (Verfahrensverzeichnis) füh- ren. Das Verzeichnis kann auch von einer anderen Stelle (Schulträger) für die Schule geführt werden (§ 11 Absatz 1 Landesdatenschutzgesetz). Im Kultusportal und im Kultusintranet steht ein Formular zur Verfügung. Die Schulleitung ist verpflichtet, so- fern sie keinen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellt hat, eine Kopie des Ver- fahrensverzeichnisses an den Landesbeauftragten für den Datenschutz zu übersenden (§ 32 Landesdatenschutzgesetz). Erstellung des Verfahrensverzeichnisses Nach dem bis 1991 geltenden Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hatte der betrieblich oder behördlich bestellte Datenschutzbeauftragte (bDSB) die Übersichten mit Angaben zu den automatisierten Verfahren (dies entspricht nach der Terminologie des LDSG
- 13 - dem Verfahrensverzeichnis) selbst zu erstellen, während nun nach § 4 g Abs.2 BDSG diese Übersichten dem bDSB lediglich zur Verfügung zu stellen sind. § 10 Abs. 4 Satz 1 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) beschreibt generell die Aufgabe des bDSB, die Behörde im Bereich des Datenschutzes zu unterstützen und zu beraten. Dadurch wird klargestellt, dass die Verantwortlichkeiten sowohl bei der Schulleitung als auch bei den Lehrkräften und sonstigen Mitarbeitern in der Schule in ihrem jeweiligen Aufgabenbereich bestehen bleiben, diese also für die übertragenen Aufgaben - auch hinsichtlich der Anwendung des Datenschutzes - verantwortlich sind. Für den Schulbereich bedeutet dies konkret, dass die Gesamtverantwortung, also auch für die Erstellung des Verfahrensverzeichnisses, bei der Schulleitung liegt, die selbstverständlich Aufgaben delegieren kann. Gemäß § 10 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 LDSG führt der bDSB das Verfahrensverzeichnis der Schule. Im Gegensatz zum BDSG ist dort nicht geregelt, wer das Verfahrensverzeich- nis erstellt, so dass diese Aufgabe von der Schulleitung auf die jeweiligen Verfahrens- verantwortlichen oder den bDSB delegiert werden kann. Aber auch wenn die Schullei- tung den bDSB mit der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses beauftragt, heißt dies nicht, dass er diese Aufgabe allein bewältigen kann, weil er hierfür auf die Angaben der jeweiligen Verfahrensverantwortlichen angewiesen sein wird. Der Input für das Verfah- rensverzeichnis muss also zumindest bei größeren Schulen von den jeweiligen Verfah- rensverantwortlichen geleistet werden. Insofern müsste der bDSB die notwendigen Angaben für das Verfahrensverzeichnis bei den für die einzelnen Verfahren zuständi- gen Personen erheben, beispielsweise technische Informationen, also § 11 Abs.2 Nr. 9 und 10 LDSG, vom EDV-Administrator bzw. vom Netzwerkbetreuer. Bei kleineren Schulen sieht es natürlich anders aus; da wird diese Aufgabe weitgehend vom bDSB selbst erledigt werden müssen, weil keine Verfahrensverantwortlichen vorhanden sind. Im Regelfall ist an den Schulen zur Erstellung des Verfahrensverzeichnisses eine Zu- sammenarbeit zwischen den Verfahrensverantwortlichen und dem bDSB erforderlich. Neben der datenschutzrechtlichen Dokumentation des automatisierten Verfahrens er- füllt das Verfahrensverzeichnis noch einen weiteren Zweck. Durch die umfassende Dokumentation des jeweiligen Verfahrens ist nämlich der verantwortlichen Stelle eine Eigenkontrolle des Verfahrens möglich. Hierbei kann insbesondere überprüft werden, ob das Verfahren rechtmäßig eingesetzt wird und vor allem ob die getroffenen techni- schen und organisatorischen Datenschutz-Maßnahmen wirksam und ausreichend sind. Vor diesem Hintergrund erscheint es zumindest für größere Schulen von Vorteil zu
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