Was kann EXCEL? Excel Arbeitsbereich Begriff: Tabelle ... - schule.at

Linksbündig
= Text
Jede Formel
beginnt mit
einem
„=„
EXCEL
2003
Eberhart 1
Excel Arbeitsbereich
Aktive Zelle: = Cursorposition
Die Spalten- und Zeilenüberschrift
wird hervorgehoben (zB A und 1)
Eine Arbeitsmappe enthält
automatisch DREI leere
Tabellenblätter.
Eberhart 3
Arbeiten mit Excel
Rechtsbündig
= Zahl
AUFGABE:
Summe in
Zelle B5:
=B2 + B3
Eberhart 5
Was kann EXCEL?
Hauptzweck: Tabellenkalkulation = die
Durchführung aller denkbaren Berechnungen
Weitere Leistungen:
Grafikprogramm
Datenbankprogramm
Makrorecorder
Eberhart 2
Begriff: Tabelle
Eine Tabelle besteht aus ZEILEN und SPALTEN.
Die Zeilen werden mit Zahlen benannt, die
Spalten werden mit Großbuchstaben überschrieben:
Zeilen: 1,2.. bis 65.536
Spalten: A,B..AA,AB…,IU,IV (= Spalte 256)
Jede Zelle hat somit eine genaue ZELLADRESSE
zB A1, C13, AA237 bis zu IV65.536
Eberhart 4
Beispiel:
Bilde in B5 die Summe von B2 und B3
Lösung:
1)Wechsel in die Zelle B5.
2)Eingabe: =
3)Klick mit Maus auf B2
4)Eingabe: +
5)Klick auf B3
6)Return Taste
(vgl: Bearbeitungszeile)
Eberhart 6
30.12.2008
1

1) Bilde die
Summen
2) Um wie viel
Prozent
wurde im Mai
mehr
verkauft?
(Basis: April)
Layout in %
Aufgabe 1:
Eberhart 7
Layout festlegen: Prozent
1 2
Eberhart 9
Tabellen einfügen
Beim Start stellt das Programm standardmäßig drei
Tabellenblätter zur Verfügung.
Dieser Standard lässt sich ändern:
Menü EXTRAS / Optionen / Register Allgemein: Blätter
in neuer Arbeitsmappe: ändern auf max. 255
Eberhart 11
Lösung 1:
Eberhart 8
Die Symbolleisten:
Oben: Unten:
Standardsymbolleiste Formatsymbolleiste
Summe: automatisches
Addieren von Zahlen
Prozentformat: wird auf
die markierten Zellen
angewendet
Eberhart 10
Registerleiste:
Tabellen können problemlos
eingefügt, umbenannt,
verschoben (Drag and Drop),
kopiert und gelöscht werden.
Neue Tabellenblätter werden
stets vor dem aktuellen
Tabellenblatt eingefügt.
Eberhart 12
30.12.2008
2

Tabelleblätter farbig umgestalten
bzw. einblenden, ausblenden
1) RM auf Register um die
Registerfarbe zu ändern
2) Registerblatt aktivieren,
Menü Format / Blatt:
Einblenden oder
Ausblenden
Eberhart 13
Rechnen mit Zellbezügen
Normalerweise rechnet Excel nicht mit konstanten Werten,
sondern mit Zellbezügen. Ändern sich die Werte in den
Zellen, auf die sich eine Formel bezieht, wird die Formel
automatisch neu berechnet. Excel unterstützt
unterschiedliche Arten von ZELLBEZÜGEN:
• RELATIVE BEZÜGE
• ABSOLUTE BEZÜGE
• GEMISCHTE BEZÜGE
• ZELLNAMEN
Bezugsart wechseln:
Eberhart 15
F4
Mit einem öfteren Drücken der F4 Taste
kann die Bezugsart geändert werden (auch
nachträglich):
1. 1 X
F4
: absoluter Bezug
2. 2 X
F4
: gemischter Bezug (Zelle)
3. 3 X F4 : gemischter Bezug (Spalte)
4. 4 X F4 : relativer Bezug
Eberhart 17
zB
Die erste
Tabelle
wird
sichtbar
Registerlaufpfeile:
Eine Arbeitsmappe kann viele
Tabellenblätter enthalten. Wenn
nicht alle sichtbar sind, kann
mit den Registerlaufpfeilen am
Anfang des Tabellenregisters
auf die nicht sichtbaren
zugegriffen werden.
Eberhart 14
Relative und absolute Bezüge
Ein absoluter Bezug setzt sich aus einem
Dollarzeichen ($), dem Spaltenbuchstaben, einem
weiteren Dollarzeichen und dem Zeilenbuchstaben
zusammen. An dem $ erkennt Excel, dass die
Zelladresse beim Kopieren nicht angepasst werden
darf.
WIE? nach dem Anklicken der Zelle
die Taste F4 drücken
Beispiel: = $A$10 * B2
Eberhart 16
Währungsformate zuweisen
Standardformat: € Symbol vor dem Betrag, mit
Tausenderpunkt und 2 Dezimalstellen.
2 Varianten:
1.) als Schaltfläche
2.) über „Zellen
formatieren“ nach
rechtem Mausklick
Eberhart 18
30.12.2008
3

Formeln anzeigen lassen
Oft ist es sinnvoll, nicht EXTRAS / OPTIONEN /
die Werte sondern die ANSICHT / Hackerl bei Formeln
dahinter stehende Formel
darzustellen und
auszudrucken:
Short Cut: Strg + #
Eberhart 19
Komplette Seiten drucken
In der „SEITENANSICHT“ LAYOUT wählen
und das Papierformat anpassen!
Ermittle die
Differenz zw.
Einnahmen und
Ausgaben und
die Gesamtsummen.
Lege die
Zahlenformate
fest (Negativzahlen
in rot!)
Formatiere
die Zellen mit
Farbe.
Eberhart 21
Übung: Formate
Eberhart 23
F2
Sinnvolle Short Cuts
Bearbeiten einer aktiven Zelle
wird ermöglicht
Pos1
Bewegt den Cursor an den Anfang
der Zeile
Strg #
Schaltet in den Formel –
Modus um
RM,
Zellen
formatieren,
Ausrichtung
Eberhart 20
Zeilenumbruch in einer Zelle
Trennzeichen bewirken weitere Umbrüche
Eberhart 22
Übung Formate
Fülle die Zeile 3 und die Spalte A entsprechend der
Abbildung aus und formatiere anschließend die einzelnen
Zahlenwerte: (Tipp: Kopieren Sie die erste Zahlenreihe in
die Spalten B bis G und formatieren Sie anschließend...)
Eberhart 24
30.12.2008
4

Übung
Berechne den prozentuellen Anteil jedes Vertreters vom
Gesamtumsatz
Berechne die Anzahl der Tage und den Umsatz pro Tag
jedes einzelnen Vertreters
Formatiere die Tabelle entsprechend der Vorgabe
Eberhart 25
Zahlenformate:
Führende Nullen anzeigen (1)
Normalerweise werden sowohl die Nullen, die vor
einer Zahl, als auch die Nullen, die als
Dezimalstellen hinter der letzten Dezimalstelle
angezeigt werden, nicht dargestellt.
Beispiele für führende Null: 02572/2503
• Telefonnummer, Kundennummer, Kontonummer
Lösung:
Textformat oder benutzerdefiniertes Zahlenformat
Eberhart 27
Benutzerdefinierte Zahlenformate
• Mit Hilfe der Kategorie „Benutzerdefiniert“ und
dem Eingabefeld „TYP“ kann ein individuelles
Format festgelegt werden.
Eberhart 29
Zahlenformate:
über Schaltflächen zuweisen
Am schnellsten über
die Symbolleiste
Währung: eingestelltes Standardwährungsformat
Euroformat: mit Tausenderpunkt und 2
Dezimalstellen, € Zeichen nach der Zahl
Prozentformat: Zahl als Prozentzahl
1000er-Trennzeichen: formatiert Werte mit
Tausendertrennzeichen und zwei Dezimalstellen
Eberhart 26
Zahlenformate:
Führende Nullen anzeigen (2)
benutzerdefiniertes Zahlenformat:
Menü: Format / Zellen; Register Zahlen,
Kategorie Benutzerdefiniert
Benutzerdefiniert:
im Feld „TYP“ die
Anzahl von Nullen
als Platzhalter
eingeben
zB: 00000
wird 02572
(wird fünfstellig)
Eberhart 28
Benutzerdefinierte Zahlenformate
CODE: Bedeutung:
# dient als Platzhalter für eine beliebige
Ziffer außer Null (zB: Wert 0,1 mit
#,# ergibt den Zellenausdruck ,1 )
0 (Null) füllt eine Zahl mit Nullen auf, wenn diese
weniger Stellen hat als Nullen im
Format vorgesehen sind (zB der Wert
0,1 im Format 00,00 ergibt 00,10 )
Eberhart 30
30.12.2008
5

Übung:
Lösung
Lösung
Eberhart 31
Zahlenformate:
benutzerdefinierte Zahlenformate – Beispiele
(% als Platzhalter für die Position des %)
Eingabe: 0,12 Ausgabe: 12,00 %
(FARBE: in eckigen Klammern)
Eingabe: [Rot] – # Ausgabe: neg. Wert in rot
(? als Platzhalter für Ziffern, welche zB an
Bruchstrichen ausgerichtet werden)
Eingabe: 1/10 Ausgabe: 1/10
Eberhart 33
Datum und Uhrzeit einfügen
Datum als konstanter Wert: Strg + .
Uhrzeit konstant: Strg + + .
Für automatische Aktualität müssen FUNKTIONEN
verwendet werden:
DATUM: =Heute()
UHRZEIT und DATUM: =Jetzt()
Den Zellen kann ein entsprechendes Format
zugewiesen werden, zB „hh:mm“
Eberhart 35
Zahlenformate:
benutzerdefinierte Zahlenformate
Menü: Format / Zellen; Register Zahlen,
Kategorie Benutzerdefiniert
Enthält auch bereits vordefinierte Formate. Die eigenen
benutzerdefinierten erscheinen in der Liste ganz unten.
Beispiele:
(Text in Anführungszeichen angeben)
Eingabe: 120 Ausgabe: 120 km
(0 = Platzhalter, füllt den Wert mit Nullen auf)
Eingabe: 1 Ausgabe: 0001
Zahlenformate:
Short Cuts
Eberhart 32
Tastenkombinationen wichtiger Zahlenformate:
Strg
Strg
Strg
Strg
+ + $ Währungsformat
+ + % Ganzzahl %Format
+ + § Datumsformat
+ + ! Tausendertrennung
Eberhart 34
Formatierung bei Tageberechnung
Um die Differenz von Tagen berechnen zu können,
ist eine Formatierung als „Zahlen / Standard“ nötig.
Eberhart 36
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6

Übung:
Eberhart 37
Darstellung von Datum und Zeit
bei benutzerdefinierten Formaten
Code Bedeutung Muster
M Monat einstellig 4.
MM Monat zweistellig 04.
MMM Monat Abkürzung Apr
MMMM Monat vollständig April
TTTT Tag vollständig Donnerstag
JJ Jahr kurz 11
JJJJ Jahr lang 2011
TTTT,TT.MMMM.JJJJ = Donnerstag, 04.April 2011
Eberhart 38
Eberhart 39 Eberhart 40
Bereiche mit NAMEN versehen
Die Namen erleichtern auch anderen Bearbeitern das
Zurechtfinden in Tabellen.
WIE? Zelle(n) markieren und Klick auf
Einfügen/Name/Definieren
.
Das NAMENSFELD links oben gibt zusätzlich Auskunft.
Übung 6
Eberhart 41
Was sind Funktionen?
Eine Funktion ist eine standardisierte Operation,
(= eine mathematische Berechnung, eine
Text-Analyse oder eine statistische Auswertung)
zB: =SUMME(), =MITTELWERT()
Regeln:
• Der Funktionsname sollte unmittelbar (ohne
Leerzeichen) vor dem Klammerpaar stehen.
• Argumente werden durch Strichpunkt getrennt
• In Klammern stehen die Werte und Bezüge
Eberhart 42
30.12.2008
7

Ein Klick auf „fx“
öffnet den
Funktionsassistenten.
Die Dialogbox
„FUNKTION EINFÜGEN“
enthält über 230
Funktionen aus den
Bereichen „Datum/Zeit“
bis hin zu
„Finanzmathematik“.
Funktionsassistent
Die Kategorie „ALLE“ ist alphabetisch gereiht.
Eberhart 43
Aufrufen einer Funktion:
• Schaltfläche fx in der Bearbeitungsleiste
• Einfügen / Funktion
• Tastenkombination: + F3
Die Funktionen sind in Kategorien
zusammengefasst. Bereits benutzte
Funktionen werden gesondert abgelegt in:
„zuletzt verwendet“.
Eberhart 45
Beispiele:
Anzeigen der numerischen Werte:
• Tag aus einem Datum: Tag()
• Monat: Monat()
• Jahr: Jahr()
• Stunde aus Uhrzeit: Stunde()
• Minute: Minute()
Eberhart 47
Aufbau einer Funktion
• Funktionsname zB =MITTELWERT
Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.
Excel setzt den Namen automatisch in Großbuchstaben,
sobald die Funktion erkannt wurde.
• Funktionsklammern zB =MITTELWERT()
• Funktionsargumente zB =MITTELWERT(B2:B8)
sind jene Werte, mit denen die Funktion arbeiten
soll. Dies können numerische Werte, Zellbezüge
oder auch Texte sein.
Eberhart 44
Beispiele:
• Summe() liefert die Summe von Zahlen
• Heute() fügt das aktuelle Datum ein
• Jetzt() setzt Datum und Zeit ein
• Tag360() berechnet die Differenz in Tagen
• Max(), Min(), Mittelwert() aus bis zu 30 Werten
• Anzahl() ermittelt die Anzahl der Werte
• Ganzzahl() abrunden auf nächst kleinere
ganze Zahl
• Abrunden(Zahl;Stellen) rundet ZAHL auf
STELLEN hinter dem Komma ab
Eberhart 46
nicht zusammenhängende
Zellen addieren
Bezüge selbst herstellen:
Schaltfläche
„AutoSumme“
dann auf den ersten
Wert und bei
gedrückter Taste
Strg
auf die weiteren
Werte.
Eberhart 48
30.12.2008
8

Funktion: Mittelwert()
= „statistische Funktion“
Im Dialogfeld „Funktionsargumente“
können die
gewünschten Werte (hier
B7:B11) mit der Maus
markiert werden.
Eberhart 49
Funktion: Obergrenze()
Rundet eine Zahl betragsmäßig auf das
kleinste Vielfache eines Wertes (=Schritt) auf.
Beispiel: Um zu verhindern, dass
einzelne Cent verwendet werden, wobei
das Produkt € 4,42 kostet.
(Ziel: € 4,45 d.h. Schritt = 5 Cent)
Lösung: Formel =OBERGRENZE(4,42;0,05)
um die Preise entsprechend einer
5 Cent - Stufung aufzurunden.
Eberhart 50
Eberhart 51 Eberhart 52
Auto Ausfülloption
Mit Hilfe der Auto-Ausfülloptionen kannst du
Optionen auswählen, wie die Auswahl aufgefüllt
werden soll
zB: Nur Formate ausfüllen oder
Ohne Formatierung ausfüllen
Eberhart 53
Auto-Ausfüll-Funktion
Ausfüllen von Zellen innerhalb einer Zeile
oder Spalte mit Daten
• Markiere die zu kopierenden Zellen.
• Ziehe das Ausfüllkästchen über die Zellen,
die ausgefüllt werden sollen, und lasse
dann die Maustaste los.
Format / Autoformat
Dadurch können automatisch vorgegebene
Formate auf Zellbereiche angewendet werden.
• Markiere den Bereich, der formatiert werden
soll bzw. aus dem das AutoFormat entfernt
werden soll.
• Klicke im Menü Format auf AutoFormat
und wähle das Format aus.
• Mit Optionen kann eine Feineinstellung
erfolgen.
Eberhart 54
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9

Das
Hineinstellen
in eine Zelle
genügt
Format / Autoformat
Eberhart 55
Ansprechende Tabellen:
Hintergrund verändern (2)
• Hintergrund wieder entfernen:
Menü: Format / Blatt / Hintergrund – Hintergrund
löschen
Erst nachdem der
bestehende
Hintergrund
gelöscht wurde,
können neue
Hintergrundbilder
festgelegt werden.
Eberhart 57
Ansprechende Tabellen:
Zeilen und Spalten anpassen (2)
• Menü: Einfügen/Spalten:
Neue Spalte(n) links vom aktuellen Zellcursor
(Die Anzahl der einzufügenden Zeilen hängt von
der Anzahl der markierten Zellen ab)
Hiermit werden VOR
den beiden
Markierungen ZWEI
Spalten eingefügt.
HIER: VOR Spalte C + D
Eberhart 59
Ansprechende Tabellen:
Hintergrund verändern (1)
• Zum Festlegen eines Tabellenhintergrundes:
Menü: Format / Blatt / Hintergrund
Wenn keine Beispieldateien installiert sind,
suche mit:
C:\Programme\
Microsoft Office\
Office\bitmaps\
styles
Eberhart 56
Ansprechende Tabellen:
Zeilen und Spalten anpassen (1)
• Menü: Einfügen/Zeilen:
Neue Zeile(n) oberhalb des aktuellen Zellcursors
(Die Anzahl der einzufügenden Zeilen hängt von
der Anzahl der markierten Zellen ab)
Fügt
ZWEI
Zeilen
ein.
Eberhart 58
Ansprechende Tabellen:
Zeilen und Spalten einfügen (3)
1) Cursor auf einen oder mehrere Spalte(n)köpfe /
Zeile(n)köpfe setzen
2) Rechte Mausklick / Zellen einfügen
Eberhart 60
30.12.2008
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Ansprechende Tabellen: Spaltenbreite (1)
Die Standardeinstellung beträgt ca. 10 Zeichen.
Wenn ZAHLEN nicht mehr angezeigt werden
können, wird eine Folge von „#“ angezeigt.
• Schnelle Korrektur: Doppelklick auf die rechte
Begrenzung des Spaltenkopfes
Eberhart 61
Ansprechende Tabellen: Spaltenbreite (3)
• Menü: Format / Spalte:
– Ausblenden: blendet die Anzeige der Spalte
aus (der Inhalt bleibt!!!)
= Short CUT: Strg + 0 (=Null)
– Einblenden: die Anzeige der zuvor ausgeblendeten
Spalte wird wieder eingeblendet
= Short CUT: Strg + + 0
Eberhart 63
=WENN(Wahrheitsprüfung;
DANN-Wert;SONST-Wert)
Wirkung:
Liefert den DANN-Wert, wenn die Wahrheitsprüfung
den logischen Wert „WAHR“ ergibt. Ist der logische
Wert „FALSCH“, wird als Ergebnis der SONST-Wert
ausgegeben.
Beispiel: =WENN(B8>2;€ 1.150;€ 850)
d.h. wenn der Wert in Zelle B8 größer 2 ist, dann
soll der Betrag € 1.150 angeschrieben werden,
wenn nicht, dann soll € 850 stehen.
Eberhart 65
Ansprechende Tabellen: Spaltenbreite (2)
1) Markieren des Spaltenkopfes (oder mehrerer)
2) Menü: Format / Spalte:
Numerisch einzugeben
(zB 15,5)
Automatische Anpassung
an den längsten Eintrag
Setzt alle Spalten auf
die eingegebene Größe
Eberhart 62
Funktion: WENN
Allgemein: Viele Aufgaben lassen sich automatisieren,
indem eine Bedingung verwendet wird. Eine Bedingung
ermöglicht es, den Inhalt einer Zelle zu prüfen oder zu
vergleichen, und davon Rechenoperationen abhängig zu
machen.
WENN FUNKTION:
gehört zu den „Logischen Funktionen“
Sie liefert einen Wert, wenn eine vorhergehende Über-
prüfung den Wert „Wahr“ ergeben hat, wenn nicht, dann
liefert sie einen anderen, vorher definierten Wert.
Eberhart 64
Funktion: WENN
• Auswahl der WENN-
Funktion
• Eingabe der Argumente
• Im Feld PRÜFUNG: die Bedingung, die erfüllt sein
muss (zB Formel dient als Prüfung – „B2>4“)
• DANN-Wert: jene Anwendung, die bei Zutreffen der
Bedingung ausgeführt wird
• SONST-Wert: wird alternativ zum DANN-Wert
ausgeführt
• Dann- und Sonst-Werte können Texte, aber auch
Formeln enthalten (zB dann: „B3*1,2“)
Eberhart 66
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