SEPA-Vortrag - kassenverwalter.de
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• S-Single<br />
• E-Euro<br />
• P-Payments<br />
• A-Area<br />
• Vorteile:<br />
<strong>SEPA</strong><br />
– -ein einheitlicher Raum in <strong>de</strong>m auch grenzübergreifend<br />
abgebucht wer<strong>de</strong>n kann<br />
– - niedrigere Gebühren<br />
– - keine kriminellen Abbuchungen mehr<br />
(Verbraucherschutz)<br />
– - „Neuorganisation“ unseres Lastschriftverfahrens<br />
– - Migration ist möglich
• Nachteile ? :<br />
<strong>SEPA</strong><br />
– - noch viele Fristen (D-5, D-3 , COR1)<br />
– - Umfangreichere und aufwendigere<br />
Mandatsverwaltung<br />
– - keine schnellen Lastschriften mehr<br />
– - Aufwand mit Vorankündigungen<br />
– - Aufwand für Mandatsreferenzen<br />
– - alles neu o<strong>de</strong>r Migration<br />
Wie minimiere ich meinen Aufwand; und ist <strong>SEPA</strong> wirklich<br />
so schlimm o<strong>de</strong>r kann man es auch einfach und richtig<br />
machen?
• Ablauf:<br />
<strong>SEPA</strong><br />
– Review auf das Lastschriftverfahren<br />
– Was än<strong>de</strong>rt sich?<br />
– Ablaufplan und Aufgaben<br />
– Zuständigkeiten<br />
– Wer ist betroffen<br />
– Gläubiger ID<br />
– Vordrucke<br />
– Mandate Einmal/Einzel/Rahmenmandate<br />
– Mandatsverwaltung<br />
– Mandatsreferenz
– -Migration (Theorie)<br />
– Vorankündigung<br />
– Einreichungsfristen<br />
<strong>SEPA</strong><br />
– EDV Systeme (Fach/Finanzverfahren)<br />
– Migration EDV<br />
– Eigene Verträge<br />
– Aufgaben Kasse<br />
– Sonstiges<br />
– Echtbetrieb<br />
– Prozessbeschreibung<br />
– Abschluss Informationen<br />
– <strong>SEPA</strong> ABC
Bisheriges Lastschriftverfahren<br />
• Einzugsermächtigungsverfahren/Abbuchungsauftragsverfahren<br />
• Abbuchungsverfahren i.d.R. für Firmen<br />
• Einzugsermächtigungsverfahren durch die Verwaltungen, Eigenbetriebe<br />
etc.<br />
• Wie:<br />
– schriftlich (Vordruck o<strong>de</strong>r durch Brief) zwischen Gläubiger<br />
(Gemein<strong>de</strong>) und Schuldner (Abgabe-Zahlungspflichtiger)<br />
– mit Karte E-Payment- elektronisch<br />
– durch Unterschrift auf Lastschrift<br />
– Einzugsermächtigung für einzelne Abgabe/Steuerarten o<strong>de</strong>r<br />
„Generalvollmacht“<br />
– Einfach aufgrund eines Telefonats????<br />
– Was liegt überhaupt noch wo autorisiert vor??????
Bisheriges Lastschriftverfahren<br />
– Rechtmäßigkeit:<br />
– schriftliche Vereinbarung zwischen Lastschriftempfänger<br />
und Kreditinstitut<br />
– AGB´s <strong>de</strong>r Kreditinstitute als Grundlage<br />
• Zahlungsempfänger erklärt das er berechtigt ist<br />
For<strong>de</strong>rungen einzuziehen<br />
• Verpflichtung nur Lastschriften einzureichen, wenn<br />
eine Einzugsermächtigung <strong>de</strong>s Zahlungspflichtigen<br />
vorliegt<br />
• Möglichkeit <strong>de</strong>r Rückbelastung mangels Deckung o<strong>de</strong>r<br />
Wi<strong>de</strong>rspruch
Bisheriges Lastschriftverfahren<br />
Rechte <strong>de</strong>r Kreditinstitute:<br />
– Nichtausführung wenn Name und Kontonummer nicht<br />
übereinstimmen o<strong>de</strong>r unklare Betragseingabe<br />
– keine ausreichen<strong>de</strong> Deckung auf <strong>de</strong>m Konto <strong>de</strong>s<br />
Pflichtigen<br />
– wenn bei Abbuchung (keine Lastschrift) bei <strong>de</strong>r Bank o<strong>de</strong>r<br />
Sparkasse kein Abbuchungsauftrag vorliegt
Bisheriges Lastschriftverfahren<br />
Wi<strong>de</strong>rspruchsrechte <strong>de</strong>s Zahlungspflichtigen:<br />
– wenn Einzugsermächtigung nicht erteilt wur<strong>de</strong><br />
– eine früher erteilte Ermächtigung zurückgezogen wur<strong>de</strong><br />
– <strong>de</strong>r Einreichen<strong>de</strong> seine Befugnis überschritten hat<br />
– er es einfach so will!!! ( Liquiditätsbeschaffung)<br />
– im Insolvenzfall durch <strong>de</strong>n Insolvenzverwalter
Bisheriges Lastschriftverfahren<br />
Wi<strong>de</strong>rspruchsfristen:<br />
– ABG <strong>de</strong>r Banken<br />
– sind unverzüglich zu erheben<br />
– gelten als genehmigt, sofern sie innerhalb von 6 Wochen<br />
nach Zugang keine Einwendungen erheben<br />
– Einwendungen schriftlich o<strong>de</strong>r elektronisch<br />
– nach Erhalt/Ausdruck <strong>de</strong>s Rechnungsabschlusses beginnt<br />
die 6 – Wochen-Frist<br />
Danach ist für <strong>de</strong>n Kontoinhaber kein Wi<strong>de</strong>rspruch mehr<br />
möglich!!!
Bisheriges Lastschriftverfahren<br />
Beispiel für eine Rücklastschriftfrist:<br />
– Belastung <strong>de</strong>r Abgaben zu 15. Mai (Abbuchung nach<br />
Fälligkeit kein Problem, wenn dann eher vorher)<br />
– Rechnungsabschluss <strong>de</strong>r Bank/Sparkasse zum 30.Juni<br />
2013<br />
– Zahlungspflichtige erhält seinen Rechnungsabschluss-<br />
Kontoauszug durch Zustellung o<strong>de</strong>r Kontoauszugsdrucker<br />
am 15. Juli.2013<br />
– Nach Erhalt <strong>de</strong>s Rechnungsabschlusses beginnt die 6-<br />
Wochen-Frist <strong>de</strong>s Wi<strong>de</strong>rspruchsrechts<br />
– in diesem Fall <strong>de</strong>r 26. August 2013
<strong>SEPA</strong>-Was än<strong>de</strong>rt sich?<br />
• Kontonummer wird IBAN<br />
• Bankleitzahl wird BIC<br />
• Gläubiger-I<strong>de</strong>ntifikationsnummer<br />
• Mandat statt Einzugsermächtigung<br />
• Einreichungsfristen für Mandate (Pre-Notification)<br />
• Mandatsreferenznummer<br />
• Wi<strong>de</strong>rspruchsfristen für Rücklastschriften<br />
• Mandatsverwaltung<br />
• Archivierung<br />
• Vordrucke
<strong>SEPA</strong>-Projekt ?<br />
• Projekte in <strong>de</strong>r Vergangenheit<br />
– Millennium EDV<br />
– Umstellung auf <strong>de</strong>n Euro<br />
– Verwaltungsstrukturreform<br />
– Kameral auf Doppik<br />
– <strong>SEPA</strong>?
• Ziel: SMART<br />
<strong>SEPA</strong>-Projekt<br />
• S=spezifisch = Einführung eines neuen Abbuchungs- und<br />
Überweisungssystems<br />
• M=messbar<br />
• A=akzeptiert<br />
• R= realistisch<br />
• T=terminiert = 01.Februar 2014<br />
• Vorbereitungs- Test -Echtbetriebsphase
<strong>SEPA</strong>-<br />
Projektablaufplan/aufgaben<br />
Sofort wenn nicht schon erledigt:<br />
– Information <strong>de</strong>r Behör<strong>de</strong>nleitung<br />
– Definition eines Projekts<br />
– Beantragung einer Gläubiger ID<br />
– Geschäftskorrespon<strong>de</strong>nz, Beschei<strong>de</strong>, Knöllchen etc. auf<br />
IBAN und BIC<br />
– <strong>SEPA</strong> Basislastschrift o<strong>de</strong>r zusätzlich B 2 B ?<br />
– Überprüfung <strong>de</strong>r Geschäftsprozesse auf notwendige<br />
Umstellungsmaßnahmen wegen <strong>SEPA</strong>-Zahlverfahren<br />
– Erstellung von Mandatsvordrucken ( Einzelmandat -<br />
Rahmenmandat? Einmalig….mehrmalig? )
• Bis Mitte 2012:<br />
<strong>SEPA</strong>-<br />
Projektablaufplan/aufgaben<br />
– Klärung <strong>de</strong>r Mandatsverwaltung Wer-Wie –Wo<br />
– Klärung wie Kun<strong>de</strong>ninformation, das bestehen<strong>de</strong> Einzugsermächtigungen<br />
und Kombimandate in Mandate<br />
umgewan<strong>de</strong>lt wer<strong>de</strong>n (Migration), erfolgen sollen<br />
– Klärung welche Mandatsreferenz vergeben wird und wie<br />
informiert wird<br />
– Definition <strong>de</strong>r Gestaltung <strong>de</strong>r Vorabinformation (Pre-<br />
Notification)<br />
– Analyse <strong>de</strong>r vorhan<strong>de</strong>nen IT Systeme (alle Fachverfahren),<br />
Kontaktaufnahme mit <strong>de</strong>m Finanzsoftwareanbieter
<strong>SEPA</strong>-<br />
Projektablaufplan/aufgaben<br />
– Überprüfung und ggf. auch Durchführung <strong>de</strong>r Migration <strong>de</strong>r<br />
vorhan<strong>de</strong>nen Einzugsermächtigungen und Auszahlungskonten<br />
in <strong>de</strong>r EDV<br />
– Prüfung wie Fehler bei <strong>de</strong>r Migration berichtigt wer<strong>de</strong>n<br />
können<br />
– Abschluss Vertrag mit <strong>de</strong>r Hausbank wegen <strong>SEPA</strong>-<br />
Inkassoverfahren<br />
– Überprüfung und Überarbeitung <strong>de</strong>r eigenen Verträge<br />
bzgl. <strong>de</strong>r Integration von <strong>SEPA</strong>-Lastschriftverfahren
• Bis En<strong>de</strong> 2012:<br />
– Auszahlungen<br />
– Prüfung E-Cash<br />
<strong>SEPA</strong>-<br />
Projektablaufplan/aufgaben<br />
– Umstellung <strong>de</strong>r Überweisungen und Lastschriften auf die<br />
<strong>SEPA</strong> – Zahlverfahren<br />
– Festlegung <strong>de</strong>r ersten <strong>SEPA</strong>-Überweisungen und<br />
Lastschriften (Testläufe?)<br />
– Erster Lauf im Januar 2014?<br />
– Schulung aller Mitarbeiter/innen (Mandate)<br />
01. Februar 2014:<br />
rien ne va plus o<strong>de</strong>r es geht nur noch mit <strong>SEPA</strong>
<strong>SEPA</strong>-Projekt-Zuständigkeit<br />
• 1 Projektverantwortlicher<br />
• Mögliches Projektteam<br />
– Kasse<br />
– Steueramt<br />
– Organisationsamt/Hauptamt<br />
– DV-Abteilung<br />
– Eigenbetriebe, Verbän<strong>de</strong>, Volkshochschulen,<br />
Musikschulen<br />
– Abhängig von <strong>de</strong>r Größe <strong>de</strong>r Kommune!!!!!
Definition<br />
• Festlegung wie groß bzw. umfangreich ist das Projekt?<br />
• = je größer die Kommune/Kreis <strong>de</strong>s größer <strong>de</strong>r Umfang<br />
• = ganz kleine Kommune Checkliste ausreichend?<br />
• Informationen an <strong>de</strong>n Bürger? Wenn ja wie?
<strong>SEPA</strong>- Projekt Analyse:<br />
Wer ist betroffen?<br />
• I. Welche Bereiche sind intern o<strong>de</strong>r auch extern betroffen?<br />
– Kasse<br />
– Steueramt<br />
– Ordnungsamt/Bürgeramt/Stan<strong>de</strong>samt<br />
– Hauptamt/Organisationsamt/Beschaffung/IT+EDV/<br />
– Personalwirtschaft<br />
– Bauamt / Liegenschaften<br />
(Vermietung/Verpachtungen=Gebäu<strong>de</strong>management)<br />
– Sozialzentren/Wohngeld<br />
– Rechtsamt<br />
– Alle Fachämter/Bereiche die Rechnungen/Beschei<strong>de</strong>
<strong>SEPA</strong>- Projekt Analyse:<br />
Wer ist betroffen?<br />
• Eigenbetriebe, Eigengesellschaften, Versorgungsbetriebe<br />
o<strong>de</strong>r verbun<strong>de</strong>ne kommunale Unternehmen:<br />
• Volkshochschulen, Musikschulen, Kin<strong>de</strong>rgärten, Schulen,<br />
Krankenhäuser, Forstbetriebe, Schwimmbä<strong>de</strong>r,<br />
Verkehrsbetriebe, Gas- Wasser- Abwasser -Strom,<br />
Hafenbetriebe , Friedhof, Bä<strong>de</strong>r, Museen, Sport<br />
• Zweckverbän<strong>de</strong><br />
• Stiftungen
• Feuerwehr????<br />
• Jagdgenossenschaften<br />
<strong>SEPA</strong>- Projekt Analyse:<br />
Wer ist betroffen?<br />
• Übertragene Verwaltungen o<strong>de</strong>r Verwaltungsteile ,<br />
Verwaltungsgemeinschaften<br />
• Frem<strong>de</strong> Kassengeschäfte, Son<strong>de</strong>rkasse<br />
• Überall dort wo bisher Bankleitzahl und Kontonummer<br />
Verwendung fin<strong>de</strong>n und durch IBAN zu ersetzen sind<br />
o<strong>de</strong>r mit Einzugsermächtigungen gearbeitet wird besteht<br />
Handlungsbedarf!!!!!!!!!<br />
• Wichtig: Alle dort eingesetzten EDV-Verfahren müssen<br />
<strong>SEPA</strong>-fähig sein!!!!!!!
<strong>SEPA</strong>- Projekt Analyse:<br />
Wer ist betroffen?<br />
• Analyse <strong>de</strong>r Zahlungsverkehrsstrukturen<br />
– In welchen Geschäftsbereichen wer<strong>de</strong>n<br />
Zahlungsverkehrsaufträge welcher Art (Überweisungen,<br />
Lastschriften erstellt)?<br />
– Wo gibt es Auslandszahlungen/Lastschriften?<br />
– Wo wird mit Kartenzahlungen und Terminals gearbeitet?<br />
– Wo wur<strong>de</strong>n/wer<strong>de</strong>n Einzugsermächtigungen eingeholt?<br />
Von wem?<br />
– Welche Software wird dazu eingesetzt?<br />
– Wie wer<strong>de</strong>n/wur<strong>de</strong>n Aufträge erteilt? (beleghaft,<br />
beleglos mit mobilen Datenträgern, beleglos online?
• II. Klärung : Gläubiger ID<br />
<strong>SEPA</strong>- Projekt Analyse:<br />
Wie viele Gläubiger ID ´s ?<br />
• Welche Bereiche sind betroffen? Für wen wer<strong>de</strong>n<br />
Überweisungen und Lastschriften getätigt?<br />
– Nur eine Gemein<strong>de</strong>-, Stadt-, Amts- o<strong>de</strong>r<br />
Kreisverwaltung mit einem Konto? = 1 Gläubiger ID<br />
– obige Verwaltung hat noch einen Eigenbetrieb<br />
= Gläubiger ID wie oben auch wenn an<strong>de</strong>res Konto<br />
betroffen ist weil Kontoinhaber <strong>de</strong>r gleiche<br />
– obige Verwaltung führt noch die Geschäfte einer<br />
an<strong>de</strong>ren Verwaltung (Kommune) und Konto läuft auf<br />
an<strong>de</strong>ren Namen<br />
= eigene neue Gläubiger ID für verwaltete Kommune
<strong>SEPA</strong>- Projekt Gläubiger ID<br />
– Kommune gehört verwaltungsmäßig zu einer an<strong>de</strong>ren<br />
(Verwaltungsgemeinschaft o<strong>de</strong>r Amt) hat aber noch einen<br />
Eigenbetrieb z.B. Kurverwaltung<br />
= neue eigene Gläubiger ID für <strong>de</strong>n Eigenbetrieb<br />
– Eigene Konstellationen prüfen und ggf. Anfrage an <strong>de</strong>n<br />
Fachverband o<strong>de</strong>r die eigene Hausbank stellen!<br />
– Fragen???
Vordrucke, Beschei<strong>de</strong> usw.<br />
Feststellung auf welchen Vordrucken, Beschei<strong>de</strong>n<br />
Bankverbindungen stehen und diese auf IBAN und<br />
BIC ergänzen (Aufbau bis 01.02.2014):<br />
– Normaler Briefverkehr (Dokumentenmanagement)<br />
– Homepage Internetseite (dort auch Vordrucke zum<br />
runterla<strong>de</strong>n/ downloa<strong>de</strong>n ?)<br />
– Abgabenbeschei<strong>de</strong><br />
– Gehaltsabrechnung<br />
– Bußgeldbeschei<strong>de</strong><br />
– Knöllchenvordrucke<br />
– Überweisungsvordrucke<br />
– öffentliche Aushänge, Pinnwän<strong>de</strong> …<br />
– weitere???????
Vordrucke, Beschei<strong>de</strong> usw.<br />
– Vordrucke für neue „Einzugsermächtigungen zum<br />
Abbuchen jetzt neu „Mandate“<br />
Und ab <strong>de</strong>m 01.02.2014 streichen <strong>de</strong>r alten<br />
Bankverbindungen Bankleitzahl und Kontonummer<br />
(Rückbau)nicht vergessen!!!
<strong>SEPA</strong>- Mandate Welche für<br />
was?<br />
Zwei Verfahrensarten:<br />
Basislastschrift und Firmenlastschrift<br />
Grundsatzfrage : To B2B or not B2B ?(Firmenlastschrift)<br />
Entspricht <strong>de</strong>m alten Abbuchungsverfahren und darf nur<br />
eingesetzt wer<strong>de</strong>n wenn <strong>de</strong>r Zahlungspflichtige kein<br />
Verbraucher ist.<br />
Verbraucher ist nach Art. 2 Nr. 24 <strong>de</strong>r <strong>SEPA</strong>-Migrationsverordnung<br />
eine natürliche Person, die in Zahlungsdienstverträgen zu Zwecken<br />
han<strong>de</strong>lt, die nicht <strong>de</strong>m Han<strong>de</strong>l o<strong>de</strong>r ihrer gewerblichen o<strong>de</strong>r<br />
beruflichen Tätigkeiten zugerechnet wer<strong>de</strong>n können.<br />
§ 13 BGB: Verbraucher ist je<strong>de</strong> natürliche Person, die ein<br />
Rechtsgeschäft zu einem Zwecke abschließt, die we<strong>de</strong>r ihrer<br />
gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit<br />
zugerechnet wer<strong>de</strong>n kann.
<strong>SEPA</strong>- Mandate Welche für<br />
was?<br />
Ergebnis: die Kommune darf die B2B nutzen, wenn <strong>de</strong>r<br />
Zahlungspflichtige kein Verbraucher ist.<br />
Zu beachten!:<br />
– alte Abbuchungsermächtigungen können nicht<br />
umgewan<strong>de</strong>lt wer<strong>de</strong>n! Einholen eines neues Mandates<br />
zwingend erfor<strong>de</strong>rlich!<br />
– Zahlungspflichtiger muss <strong>de</strong>r Bank vor erster Belastung das<br />
Mandat bestätigen!<br />
– Das Finanzrechnungsprogramm (CIP, H & H, Infoma,<br />
OKFIS, Mach, MPS, Datev usw. ) muss in <strong>de</strong>r Lage sein zu<br />
erkennen ob es eine <strong>SEPA</strong> –Basislastschrift o<strong>de</strong>r<br />
Firmenlastschrift ist= B2B fähig
<strong>SEPA</strong>- Mandate Welche für<br />
was?<br />
Vorteile:<br />
– einmalige, erstmalige und Folgelastschriften müssen nur<br />
einen Tag vor Fälligkeit bei <strong>de</strong>m Kreditinstitut vorliegen<br />
d.h. sie müssen einen Tag vor Fälligkeit <strong>de</strong>r Zahlstelle <strong>de</strong>s<br />
Pflichtigen vorgelegt wer<strong>de</strong>n- Einreicherbank hat<br />
individuelle Annahmezeiten davor= Anfrage durch uns<br />
– <strong>de</strong>r Belastung kann durch <strong>de</strong>n Schuldner nicht<br />
wi<strong>de</strong>rsprochen wer<strong>de</strong>n (Rücklastschrift) dadurch auch<br />
– Insolvenzverwalterfest<br />
– Rücklastschrift nur mangels Deckung<br />
– Erstattungsanspruch <strong>de</strong>s Zahlungspflichtigen (und somit<br />
auch eine ggf. Insolvenzverwalters!) entfällt wegen <strong>de</strong>s<br />
Bestätigungsverfahrens gegenüber <strong>de</strong>r Zahlstelle
<strong>SEPA</strong>- Mandate Welche für<br />
was?<br />
Probleme:<br />
– unterstützt das Finanzrechnungsprogramm die Nutzung<br />
von <strong>SEPA</strong>-Basislastschrift und Firmenlastschrift?<br />
– wie groß ist <strong>de</strong>r Aufwand <strong>de</strong>r unterschiedlichen<br />
Handhabungen<br />
Und<br />
– ist <strong>de</strong>r Zahlungspflichtige überhaupt bereit uns eine<br />
Firmenlastschrift zu erteilen? Er verliert seine<br />
Wi<strong>de</strong>rspruchsmöglichkeit !
<strong>SEPA</strong>- Mandate Welche für<br />
was?<br />
Wo und für welche For<strong>de</strong>rungen wer<strong>de</strong>n Mandate<br />
benötigt?<br />
Zeitlich:<br />
– einmalige Leistungen<br />
– Monatliche/Jährliche/Quartals- Leistungen<br />
– Ratenzahlungen /Stundungen<br />
Sachlich:<br />
– Steuern/Abgaben<br />
– Beiträge<br />
– Gebühren<br />
– Mieten Pachten<br />
– sonstige öffentlich-rechtliche und privatrechtliche<br />
For<strong>de</strong>rungen
<strong>SEPA</strong>- Mandate Welche für<br />
Unterschiedliche Mandate:<br />
was?<br />
Einmaliges Mandat : (Einmallastschrift =One-Off-Payment)=<br />
gilt nur für einen konkret bezeichneten Abrufauftrag<br />
Mehrmaliges Mandat: wie<strong>de</strong>rkehren<strong>de</strong> Leistungen<br />
dabei<br />
Einzelmandat o<strong>de</strong>r Rahmenmandat
<strong>SEPA</strong>- Mandate einmaliges<br />
Mandat<br />
Aufgabe Projektgruppe:<br />
– Sammeln wo (welche Abteilung) und für welche<br />
Leistungen ein einmaliges Mandat für eine einmalige<br />
Verwaltungsleistung erfor<strong>de</strong>rlich ist z.B. :<br />
– Gebühren (Stan<strong>de</strong>samt, Mel<strong>de</strong>amt, Ordnungsamt,<br />
Bauamt)<br />
– Konzessionserteilung ; Son<strong>de</strong>rnutzung; Nutzung<br />
– Genehmigung; Erlaubnis; Verzichtserklärung<br />
– Verwaltungsleistungen allgemeiner Art<br />
– Verkauf<br />
– Miete, Pacht
<strong>SEPA</strong>- Mandate einmaliges<br />
Mandat<br />
Konzeption eines neuen „Einmalmandat“<br />
– Formvordruck mit Min<strong>de</strong>stinhalt<br />
– Festlegung einer Mandatsreferenz (muss dann nicht<br />
separat mitgeteilt wer<strong>de</strong>n<br />
– prüfen wenn über Finanzsoftware abgebucht wird ob<br />
diese automatisch Mandatsreferenz vergibt o<strong>de</strong>r ob es<br />
manuell geht!<br />
– Festlegung eines verbindlichen<br />
Fälligkeitsdatum/Buchungsdatum (genauer Tag)<br />
– Vorankündigung <strong>de</strong>r Abbuchung (Pre-Noticfication)<br />
vornehmen (muss dann nicht separat erfolgen son<strong>de</strong>rn mit<br />
Unterschrift auf <strong>de</strong>m Mandat mitgeteilt)<br />
Muster !
<strong>SEPA</strong>- Einzel o<strong>de</strong>r<br />
Rahmenmandat<br />
Festlegung wo Einzel o<strong>de</strong>r Rahmenmandat?<br />
– Einzelmandat:<br />
= Bezug auf <strong>de</strong>n konkreten Gegenstand/For<strong>de</strong>rungsart <strong>de</strong>r<br />
Zahlungspflicht = je Geschäftsbeziehung ein Mandat! z.B.<br />
nur Gewerbesteuer – Zweitwohnungssteuer-<br />
Frem<strong>de</strong>nverkehrsabgabe-Auskünfte-Verzichtserklärungen-<br />
Miete-Pacht<br />
Än<strong>de</strong>rungen-Sperrungen etc. haben dann nur Auswirkungen<br />
auf <strong>de</strong>n einzelnen Zahlungsvorgang o<strong>de</strong>r die einzelne<br />
For<strong>de</strong>rungsart!
<strong>SEPA</strong>- Einzel o<strong>de</strong>r<br />
Rahmenmandat<br />
Festlegung wo Einzel o<strong>de</strong>r Rahmenmandat?<br />
O<strong>de</strong>r<br />
– Rahmenmandat<br />
alle bestehen<strong>de</strong>n und künftigen For<strong>de</strong>rungen können über<br />
ein einziges Mandat <strong>de</strong>s Zahlers abgewickelt wer<strong>de</strong>n. Ein<br />
Bankkonto für alle eingeschlossenen For<strong>de</strong>rungen. Es<br />
muss sowohl die Mandatsverwaltung als auch die<br />
Zahlungsabwicklung technisch und organisatorisch dieses<br />
Verfahren ermöglichen- z.B. Vergabe einer Mandatsreferenz<br />
für alle For<strong>de</strong>rungen<br />
Tipp: Zumin<strong>de</strong>st für kritische For<strong>de</strong>rungen sollte ein eigenes<br />
Mandat (Einzelmandat)eingeholt wer<strong>de</strong>n: Gewerbesteuer,<br />
Frem<strong>de</strong>nverkehrsabgabe, Zweitwohnungssteuer<br />
Muster
<strong>SEPA</strong>- Rahmenmandat<br />
Vorteil Rahmenmandat:<br />
– bei mehreren Abgabe- Steuer-Gebührenarten, Verträgen<br />
gibt es nur ein Mandat<br />
– es muss nur ein Mandat unterschrieben wer<strong>de</strong>n das auch<br />
für Folgegeschäfte genutzt wird<br />
– Steuer-Kassen-Kun<strong>de</strong>n und Mitgliedsnummern können<br />
genutzt wer<strong>de</strong>n<br />
– Mandatsän<strong>de</strong>rungen wie z.B. Än<strong>de</strong>rung <strong>de</strong>r<br />
Bankverbindung wer<strong>de</strong>n vereinfacht da nur ein Mandat<br />
betroffen ist
<strong>SEPA</strong>- Rahmenmandat<br />
Nachteil Rahmenmandat:<br />
– bei einem Wi<strong>de</strong>rruf/einer Sperre <strong>de</strong>s Mandats sind alle<br />
Abgaben; Verträge /Grundgeschäfte betroffen<br />
– nur zentrale Mandatsverwaltung möglich, für <strong>de</strong>ren Pflege<br />
müssen alle Abteilungen zugreifen können<br />
– sofern mehr als eine Vertragsbeziehung besteht, ist die<br />
Nutzung einer Vertragsnummer als Mandatsreferenz nicht<br />
sinnvoll<br />
– falls <strong>de</strong>r Zahlungspflichtige mehr als ein Konto nutzt sind<br />
weitere Mandate erfor<strong>de</strong>rlich z.B. Grundabgaben -<br />
Gewerbesteuer
Vorteil Einzelmandat:<br />
<strong>SEPA</strong>- Einzelmandat<br />
– Wi<strong>de</strong>rruf/Sperre eines Mandats betrifft nur eine(n)<br />
Abgabenart, Vertrag…<br />
– je Abgabenart, Vertrag kann ein an<strong>de</strong>res Konto genutzt<br />
wer<strong>de</strong>n<br />
– die Nutzung von Vertragsnummern/Kassenzeichen als<br />
Mandatsreferenz ist möglich
Nachteil Einzelmandat:<br />
<strong>SEPA</strong>- Einzelmandat<br />
– je Abgabenart, Vertrag muss Zahlungspflichtiger neues<br />
Mandat unterschreiben<br />
– bei neuer Abgabenart o<strong>de</strong>r Wechsel muss neues Mandat<br />
erstellt wer<strong>de</strong>n<br />
– Mandatsän<strong>de</strong>rungen müssen mehrfach umgesetzt wer<strong>de</strong>n<br />
– Umfangreiche (Papier) Mandatsverwaltung<br />
– Mehrere Referenznummern
<strong>SEPA</strong>- Einzel o<strong>de</strong>r<br />
Rahmenmandat<br />
Vorschlag:<br />
– Mischform:<br />
– Trennung Abgaben und an<strong>de</strong>res (Pacht, Verträge<br />
einmalige)<br />
– Trennung Grundstücke<br />
– Trennung innerhalb <strong>de</strong>r Steuer-Abgabearten:<br />
Grundstücksbezogene Steuern/Abgaben und/o<strong>de</strong>r<br />
Zweitwohnungssteuer; Gewerbesteuer;<br />
Frem<strong>de</strong>nverkehrsabgabe<br />
Fazit:<br />
Je<strong>de</strong>r muss die Entscheidung für sich treffen; diese<br />
aber durchgängig beibehalten!
<strong>SEPA</strong>- Mandate Form<br />
Diskussion zu Form und Unterschrift:<br />
Fakt:<br />
Aus Sicht <strong>de</strong>r Kreditwirtschaft liegt ein gültiges <strong>SEPA</strong>-Mandat<br />
mithin nur dann vor, wenn es papierhaft und vom<br />
Zahlungspflichtigen unterzeichnet ist (§ 126 BGB)<br />
Folge:<br />
Ein Mandat kann nicht durch Faksimile o<strong>de</strong>r mittels<br />
Unterschriftenpad unterschrieben wer<strong>de</strong>n!<br />
Aber:<br />
Möglich wäre E-Mandat sobald es angeboten wird
<strong>SEPA</strong>- Mandate Form<br />
Diskutiert aber nicht sicher:<br />
Zahlungspflichtige mit Datum und Unterschrift ausgestattete<br />
Mandat nicht im Original, son<strong>de</strong>rn per Telefax, Computerfax<br />
(mit eingescannter Unterschrift) o<strong>de</strong>r per E-Mail<br />
(angehängtes PDF-Dokument mit ggf . eingescannter<br />
Unterschrift)übermittelt. (Ansicht Bun<strong>de</strong>stagsauschuss)<br />
Vorsicht:<br />
Was macht <strong>de</strong>r Insolvenzverwalter?<br />
Empfehlung:<br />
Keine Experimente bevor keine Rechtssicherheit herrscht,<br />
nur papierhaft mit Unterschrift im Original
<strong>SEPA</strong>-Mandatsverwaltung<br />
Grundsatz:<br />
– Entscheidung ist abhängig von <strong>de</strong>r Größe <strong>de</strong>r Verwaltung<br />
und <strong>de</strong>ren Philosophie zentral-<strong>de</strong>zentral-teilzentral<br />
– Zwangsläufig EDV-technisch, da <strong>SEPA</strong>-Lastschriften nur<br />
elektronisch eingereicht wer<strong>de</strong>n können<br />
– Schnittstellen wichtig für angebun<strong>de</strong>ne Fachverfahren, da<br />
an das Mandat eine Mandatsreferenz gekoppelt ist und<br />
vor <strong>de</strong>r Abbuchung eine Vorankündigung erfolgt sein muss<br />
(Zusammenspiel)= wo wird Mandatsreferenznummer<br />
erzeugt/ vergeben? Rahmen o<strong>de</strong>r Einzelmandat?<br />
– Aufbewahrung und Archivierung
<strong>SEPA</strong>-Mandatsverwaltung<br />
• Zentral o<strong>de</strong>r Dezentral<br />
• I. Zentral durch die Kasse (ausführen<strong>de</strong> Stelle = Einheitskasse)<br />
dann Nachricht an Fachämter- für korrekte Erstellung z.B. von<br />
Beschei<strong>de</strong>n und Rechnungen, wie mit <strong>SEPA</strong>-<br />
Einzugsermächtigungen verfahren wer<strong>de</strong>n soll<br />
• II. Dezentrale durch das Fachamt<br />
- wenn dann über Schnittstelle Weiterleitung neue<br />
Bankverbindungen, Adressän<strong>de</strong>rungen, Mandatsreferenz,<br />
Vorabankündigung etc.<br />
- zumin<strong>de</strong>st zentrale elektronische und manuelle<br />
Archivierung <strong>de</strong>r Mandate
<strong>SEPA</strong>-Mandatsverwaltung<br />
• Im Finanz-Fachverfahren erzeugt:<br />
– Bescheid enthält alle notwendigen Informationen =Gläubiger<br />
ID, Mandatsreferenz, Pre-Noticfication<br />
• Veranlagungsverfahren greift bei Beschei<strong>de</strong>rstellung auf die<br />
Daten Finanzverfahren zentral zu = einmalige Datenspeicherung<br />
(Rahmenmandat o<strong>de</strong>r Neueinholung bzw. Bestätigung für<br />
Nutzung <strong>de</strong>s Mandats)<br />
– Mandatspflege hier entwe<strong>de</strong>r zentral durch die Kasse o<strong>de</strong>r<br />
<strong>de</strong>zentral durch Steuer-/Fachamt<br />
– Frage: Eingabe <strong>de</strong>s Mandats vor o<strong>de</strong>r nach<br />
Beschei<strong>de</strong>rstellung?<br />
– Vor= dann Informationen an Gläubiger durch Bescheid<br />
– Nach= dann muss eine separate Benachrichtigung erfolgen
<strong>SEPA</strong>-Mandatsverwaltung<br />
• Fach-Fremdverfahren müssen über alle notwendigen<br />
Informationen verfügen<br />
– Mandatsinformationen (z.B. Mandatsreferenz)selbst<br />
vorhalten (erzeugen und speichern)und an Finanz-<br />
Fachverfahren weitergeben (redundante Speicherung) da<br />
Schnittstelle nur in eine Richtung arbeitet. Daher 3<br />
Lösungsansätze:<br />
– Mandatsinformation manuell im Finanzverfahren<br />
nachpflegen
<strong>SEPA</strong>-Mandatsverwaltung<br />
• Fach-Fremdverfahren müssen über alle notwendigen<br />
Informationen verfügen<br />
– Mandatsinformation im Fachverfahren erfasst und über<br />
Schnittstelle an Finanzverfahren übergeben (Empfehlung<br />
Buchungszeichen = Mandatsreferenz)<br />
– Mandatsinformationen im Finanzverfahren erfasst und an<br />
Fachverfahren zurückgegeben (Entwicklung einer<br />
Schnittstelle!)
<strong>SEPA</strong>-Mandatsverwaltung<br />
Einmaliges Mandat:<br />
– Ausfüllen eine Mandats mit folgen<strong>de</strong>n Informationen:<br />
- Gläubiger ID<br />
- Mandatsreferenz (Zeichen <strong>de</strong>s Fachamtes da einmalige<br />
Verwendung z.B. 1/2013 Konzession Gaststätte<br />
- Vergabe Fälligkeitsdatum<br />
- verkürzte Vorabankündigung mit Datum= Zustimmung<br />
– Übergabe an Finanzverfahren dort buchen mit allen<br />
vorstehen<strong>de</strong>n Informationen
<strong>SEPA</strong>-Mandatsverwaltung<br />
Wichtig:<br />
Aufbewahrungspflicht<br />
– bis Ablauf <strong>de</strong>s 14. Monats nach <strong>de</strong>r letzten Lastschrift<br />
– Bank kann je<strong>de</strong>rzeit Mandat vom Zahlungsempfänger<br />
anfor<strong>de</strong>rn<br />
Verfall nach 36 Monaten Nichtgebrauch<br />
Fristberechnung: Datum <strong>de</strong>r Mandatserteilung (Tag <strong>de</strong>r<br />
Unterzeichnung) unerheblich son<strong>de</strong>rn Datum <strong>de</strong>s letzten<br />
Lastschrifteinzugs“
<strong>SEPA</strong>-Mandatsverwaltung<br />
Wi<strong>de</strong>rruf <strong>de</strong>s Basislastschriftmandats: durch<br />
Zahlungspflichtigen gegenüber <strong>de</strong>r Bank und /o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>m<br />
Empfänger= einholen eines neuen<br />
Basislastschriftmandats!<br />
Sperrung: gegenüber <strong>de</strong>r Bank durch <strong>de</strong>n<br />
Zahlungspflichtigen; kann auch wie<strong>de</strong>r aufgehoben<br />
wer<strong>de</strong>n= Mandat verfällt nicht<br />
Ruhend: durch <strong>de</strong>n Zahlungsempfänger wenn keine Deckung<br />
vorhan<strong>de</strong>n war= kein neues Mandat<br />
Schwebend: Zahlungsempfänger hat Zahlungspflichtigen<br />
Basislastschriftmandats zugesandt aber noch nicht<br />
zurückerhalten o<strong>de</strong>r ohne Mandatsreferenz<br />
unterzeichnete Mandate
<strong>SEPA</strong>- Mandate Sonstiges<br />
Än<strong>de</strong>rungen innerhalb weiterbestehen<strong>de</strong>r Mandate durch:<br />
Zahlungsempfänger:<br />
– Än<strong>de</strong>rung <strong>de</strong>r Mandatsreferenznummer<br />
– Än<strong>de</strong>rung <strong>de</strong>r Gläubiger-ID (keine Neuerteilung<br />
erfor<strong>de</strong>rlich)<br />
– Än<strong>de</strong>rung <strong>de</strong>r Mandatsreferenznummer und <strong>de</strong>r<br />
Gläubiger-ID<br />
– Namenän<strong>de</strong>rung <strong>de</strong>s Zahlungspflichtigen<br />
Aber: Sollte mitgeteilt wer<strong>de</strong>n und müssen auch immer mit<br />
<strong>de</strong>m nächsten Einzugsdatensatz transportiert wer<strong>de</strong>n!<br />
Än<strong>de</strong>rungen durch bankinterne organisatorische<br />
Maßnahmen z.B. bei Fusionen dann kein neues Mandat!
<strong>SEPA</strong>- Mandatsreferenz<br />
Pflichtfeld <strong>de</strong>s <strong>SEPA</strong> –Lastschriftmandats und Pflichtfeld<br />
Datensatz!<br />
Vergabe: durch die Verwaltung Zahlungsempfänger<br />
Form (35 Stellen frei gestaltbar aber ein<strong>de</strong>utig):<br />
0-9; A-Z; a-z :?,-(+,)/ nicht: ä,ö,ü, o<strong>de</strong>r Leerzeichen<br />
Grundsatz: Buchungszeichen (Vertragsgegenstand)<br />
Steuernummer , Kassenzeichen , Vertragsnummer ,<br />
Kun<strong>de</strong>nnummer, Personenkonto, Finanzadresse,<br />
Buchungszeichen usw.<br />
Mandat:<br />
Referenznummer steht auf <strong>de</strong>m Mandatsformular o<strong>de</strong>r<br />
Mitteilung: „Wird separat mitgeteilt“
<strong>SEPA</strong>- Mandatsreferenz<br />
Mitteilung durch:<br />
Individuelles Schreiben, auf <strong>de</strong>m Abgabenbescheid,<br />
auf <strong>de</strong>r Rechnung, Quittung…..<br />
Sinn:<br />
Zahlungspflichtige kann prüfen ob die Belastung auf<br />
<strong>de</strong>m Kontoauszug vereinbarungsgemäß erfolgt ist.<br />
Und für notwendige Deckung sorgen…….(RLS)<br />
Wichtig Finanzsoftware:<br />
Berücksichtigung wie die Finanzsoftware die Vergabe<br />
<strong>de</strong>r Mandatsreferenz und die Bekanntgabe dieser im<br />
Rahmen <strong>de</strong>r Mandatsverwaltung an <strong>de</strong>n<br />
Zahlungspflichtigen umsetzt!!
Wichtig:<br />
<strong>SEPA</strong>- Mandatsreferenz<br />
– ein Mandat kann immer nur eine Mandatsreferenz haben<br />
(wichtig für die Mandatsverwaltung und die Eingabe<br />
weiterer For<strong>de</strong>rungsarten für das Rahmenmandat in <strong>de</strong>r<br />
EDV)<br />
– Planung wie Vergabe bei Einmalmandaten erfolgt (im<br />
Vordruck)
Migration bestehen<strong>de</strong>r<br />
Einzugsermächtigungen<br />
• Aufgaben <strong>de</strong>r Verwaltung bei Migration:<br />
• Entscheidung:<br />
Migration o<strong>de</strong>r Neueinholung von Mandaten?<br />
• Wenn Migration dann:<br />
• sammeln <strong>de</strong>r bestehen<strong>de</strong>n und original unterschriebenen<br />
Einzugsermächtigungen (keine telefonischen o<strong>de</strong>r per<br />
Internet erteilten!!!!!)<br />
• Abgleich mit <strong>de</strong>n Abgabepflichtigen in <strong>de</strong>r EDV (liegen alle<br />
vor)? Rahmen- o<strong>de</strong>r Einzeleinzugsermächtigung?<br />
Aufwand????? O<strong>de</strong>r Try and risk???<br />
d.h. nur alle Einzugsermächtigungen, die Gewerbesteuer<br />
betreffen, abprüfen (Insolvenzverwalter!!!!!)
Migration bestehen<strong>de</strong>r<br />
Einzugsermächtigungen<br />
• Umgang und Verfahren mit Einzugsermächtigungen<br />
• ggf. einscannen wie neue Mandate<br />
• Prüfung wirksam erteilt = schriftlich erteilt d.h. nur schriftliche<br />
Einzugsermächtigungen können in <strong>SEPA</strong><br />
Basislastschriftmandate umgewan<strong>de</strong>lt bzw. umge<strong>de</strong>utet<br />
(migriert) wer<strong>de</strong>n<br />
• Vorabinformation das die bestehen<strong>de</strong> Einzugsermächtigung in<br />
ein Mandat umgewan<strong>de</strong>lt wird zwingend vorgeschrieben!<br />
• dieses Datum <strong>de</strong>r Umstellungs-Pre-Noticfication wird auf <strong>de</strong>m<br />
Feld“ Date of Signature als Pflichtfeld verwen<strong>de</strong>t
Migration bestehen<strong>de</strong>r<br />
Einzugsermächtigungen Wie?<br />
Durch separates Anschreiben o<strong>de</strong>r mit <strong>de</strong>m<br />
Jahresanfangsbescheid (Mustertext folgt)<br />
Aber falls Sie Abbuchungsverfahren schon nutzen:<br />
Eine Um<strong>de</strong>utung von Abbuchungsaufträgen in <strong>SEPA</strong> –<br />
Firmenlastschriftmandate ist nicht möglich!!!!<br />
Kombimandat:<br />
- enthält alle Informationen die <strong>SEPA</strong>-Mandat auch for<strong>de</strong>rt<br />
- einfache Unterrichtung reicht (i.d.R. mit <strong>de</strong>r Unterrichtung<br />
<strong>de</strong>r Mandatsreferenznummer)
Vorankündigung-Pre-Notification<br />
• Grundsatz: Muss nicht separat erfolgen!!<br />
• Fälligkeitsdatum unserer For<strong>de</strong>rung muss nicht i<strong>de</strong>ntisch mit<br />
<strong>de</strong>m Fälligkeitsdatum <strong>de</strong>r Abbuchung sein! Es han<strong>de</strong>lt sich<br />
um <strong>de</strong>n Tag an <strong>de</strong>m das Konto belastet wird!!<br />
• Kann auch periodische Zeitangabe genutzt wer<strong>de</strong>n:<br />
• Bsp.: Der Betrag wird in 3 Raten zu je xxx€ jeweils zum<br />
1.Arbeitstag eines Monats beginnend ab 01. März 2013<br />
abgebucht!<br />
• Neue Vorankündigung wenn <strong>de</strong>r Betrag sich verän<strong>de</strong>rt hat!
Vorankündigung-Pre-Notification<br />
• 14 Tage-Frist kann durch <strong>de</strong>n Zahlungsempfänger verkürzt<br />
wer<strong>de</strong>n (Zahlungspflichtiger muss zustimmen o<strong>de</strong>r ihr<br />
zumin<strong>de</strong>st wi<strong>de</strong>rsprechen wenn es ihm mitgeteilt wird!)<br />
• Privatrechtlich o<strong>de</strong>r einmalige ggf. sofort durch Vereinbarung<br />
bei Mandatserteilung= unter Wahrung <strong>de</strong>r Einreichungsfrist<br />
eine bestimmter Einzugstermin (=„Fälligkeitstermin“)<br />
festgelegt <strong>de</strong>m durch Unterschrift unter <strong>de</strong>m Mandat<br />
zugestimmt wird.<br />
• Bei Rahmenmandaten z.B. Abgaben/Steuern Zustimmung bei<br />
Mandatserteilung<br />
• Kein Empfangsnachweis – es genügt Versand
Vorankündigung-Pre-Notification<br />
• Wie durch die Verwaltung:<br />
• Steueramt: durch <strong>de</strong>n Ursprungsbescheid sowie weitere<br />
Än<strong>de</strong>rungsbeschei<strong>de</strong> (Achtung sollte auf Dauer für die die<br />
Mandat erteilt haben im Bescheid enthalten sein!!!! )<br />
– Sonstige: muss innerhalb <strong>de</strong>r Verwaltung explizit festgelegt<br />
wer<strong>de</strong>n (Ablaufplan). Ggf. bei einmaligen auf <strong>de</strong>m Mandat<br />
zusammen mit <strong>de</strong>r Mandatsreferenz, ansonsten durch das<br />
Fachamt<br />
– Schriftform und Textform:<br />
- im Bescheid, erstellter Brief auch ohne Unterschrift, SMS,<br />
E-Mail, auf Rechnung, Telefonisch<br />
Wichtig: Eine fehlen<strong>de</strong> Pre-Notification führt nicht dazu, dass<br />
die Lastschrift zu einer unautorisierten Lastschrift wird!
Mitteilungen an <strong>de</strong>n<br />
Zahlungspflichtigen<br />
• Was muss ich <strong>de</strong>m Zahlungspflichtigen alles mitteilen?<br />
• Gläubiger ID- <strong>de</strong>r Verwaltung<br />
• Mandatsreferenznummer<br />
• Migration <strong>de</strong>r Einzugsermächtigung/Nutzung <strong>de</strong>s<br />
Kombimandats<br />
• Pre-Noticfication o<strong>de</strong>r Datum <strong>de</strong>r Abbuchung<br />
• Wie kann o<strong>de</strong>r muss ich es ihm mitteilen?<br />
• Durch ein separates Schreiben o<strong>de</strong>r ich nutze meine<br />
Jahresanfangsbeschei<strong>de</strong>.<br />
• Problem: Dauerbeschei<strong>de</strong> und Zahlungspflichtiger und<br />
Kontoinhaber sind unterschiedliche Personen.
Beson<strong>de</strong>rheiten -Grundsteuer<br />
• jährliche Festsetzung in zusammengefassten Beschei<strong>de</strong>n dann<br />
Implementierung aller Informationen in Grundlagenbescheid<br />
• öffentliche Bekanntmachung<br />
• Dauerbeschei<strong>de</strong> („ Dieser Bescheid gilt bis….“)<br />
• Kleinbeträge<br />
– wenn keine Erhebung dann kein Problem<br />
– wenn über mehrere Jahre gesammelt dann bei Abbuchung<br />
Vorabankündigung separat aber :<br />
• Problem das Mandat nach 36 Monaten verfällt<br />
• Lösung: Abbuchung alle 2 Jahre auch kleinerer Beträge o<strong>de</strong>r es<br />
wird kein Einzug angeboten o<strong>de</strong>r Gemein<strong>de</strong> erbittet je<strong>de</strong>s Mal<br />
neues Mandat o<strong>de</strong>r Erlass (Kleinbetrag)
<strong>SEPA</strong>- Einreichungsfristen<br />
• Aufgabe <strong>de</strong>r Kasse:<br />
– Einreichungsfristen beachten! Abhängig vom EDV-<br />
Finanzfachverfahren<br />
– Tägliche Einreichung von Lastschriften: erhöht auch die<br />
Liquidität<br />
– Wenn so verspätet eingereicht wird, das Fälligkeitsdatum<br />
nicht mehr erreicht wird, so darf Bank (bietet nicht je<strong>de</strong><br />
Bank Nachfrage!)mit Einwilligung <strong>de</strong>s Zahlungsempfängers<br />
das Fälligkeitsdatum so in die Zukunft datieren, dass die<br />
notwendige Vorlagefrist zum geän<strong>de</strong>rten Fälligkeitstag<br />
wie<strong>de</strong>r hergestellt ist= Vereinbarung mit <strong>de</strong>r Bank treffen!<br />
Ansonsten Rückweisung <strong>de</strong>r Lastschrift!
• Grundsatz:<br />
<strong>SEPA</strong>- Einreichungsfristen<br />
• Basisangebot <strong>de</strong>r Bank:<br />
– - Erstlastschrift Vorlagefrist 5 Tage vor Fälligkeit (nicht die<br />
Fälligkeit <strong>de</strong>r For<strong>de</strong>rung son<strong>de</strong>rn die angekündigte<br />
Einlösungsfälligkeit!!!!!)<br />
– -Folgelastschrift 2 Tage vor Fälligkeit<br />
• Option („D-1“) o<strong>de</strong>r auch COR 1 genannt seit November 2012<br />
möglich Stand 26.Februar 2013<br />
– - Vertragsabschlussverfahren läuft mit Einbindung <strong>de</strong>r<br />
Kreditinstitute zur Schaffung einer flächen<strong>de</strong>cken<strong>de</strong>n<br />
Erreichbarkeit <strong>de</strong>r Zahlstellen per 04.November 2013
<strong>SEPA</strong>- Einreichungsfristen<br />
– - Angebot <strong>de</strong>r Lastschrifteinreicher seitens <strong>de</strong>r<br />
Kreditinstitute <strong>de</strong>mnach für frühestens November 2013<br />
vorgesehen<br />
– - da es sich um eine Nationale Vereinbarung han<strong>de</strong>lt ist es<br />
auf Deutschland begrenzt!!<br />
• Tipp:<br />
• - Kontaktmit Einreicherbanken ob und ab wann COR 1<br />
möglich ist<br />
• - Prüfung ob Software alles abbil<strong>de</strong>n kann<br />
• - Prüfung In-/Auslandszahlungsverkehr betroffen ist und wie
<strong>SEPA</strong>- Einreichungsfristen<br />
• Aufgabe <strong>de</strong>r Kasse:<br />
– Prüfung ob Hausbank „COR1-Lastschriften“ ausführt; wenn<br />
ja prüfen ob nur „COR1“ durchgeführt wird und Prüfung<br />
wie das Fachverfahren dieses umsetzt!<br />
Verfahren bei Rücklastschriften:<br />
- prüfen Grund <strong>de</strong>r Rücklastschrift (siehe ABC)<br />
- wenn Neueinreichung (nach Klärung)erfolgt, dann Pre-<br />
Notification (ggf. E-Mail, telefonisch)<br />
- ggf. herausnehmen einer Abgabenart wegen <strong>de</strong>r<br />
wi<strong>de</strong>rsprochen wird<br />
- wenn Wi<strong>de</strong>rspruch wegen/gegen Mandat dann Mandat<br />
löschen!!!
• Grundsatz:<br />
<strong>SEPA</strong>- IT Systeme<br />
• Überall dort, wo bisher Bankleitzahl und Kontonummer<br />
Verwendung fin<strong>de</strong>n und durch IBAN zu ersetzen sind bzw.<br />
mit Einzugsermächtigungen gearbeitet wird, besteht<br />
Anpassungsbedarf!!!<br />
• Aufgabe:<br />
– Prüfen welche EDV-Verfahren Überweisung und<br />
Lastschriftsätze bewirken<br />
– Prüfen dass die eingesetzten EDV-Verfahren <strong>SEPA</strong>-fähig<br />
sind<br />
– Ggf. mit Software-Anbietern Kontakt aufnehmen
• Frage:<br />
<strong>SEPA</strong>- IT Systeme<br />
• Ist das eingesetzte Finanzbuchhaltungsverfahren <strong>SEPA</strong>tauglich?<br />
• Welche Fach(Vorverfahren) nutze ich? Schnittstelle? Wie wird<br />
dann Mandatsreferenz erstellt? Wie Pre-Notification? Wie<br />
wer<strong>de</strong>n die Stammdaten <strong>de</strong>r Zahlungspflichtigen o<strong>de</strong>r<br />
Empfänger in diesen Programmen umgestellt?<br />
• Wird Bankensoftware genutzt? Wer<strong>de</strong>n aus ihr heraus auch<br />
Lastschriften produziert?<br />
– Ratenzahlung- /Stundungsvereinbarungen? Wo und wie<br />
trage ichMandatsreferenz ein? Ist Pre-Notification erfolgt?
• Einteilung in Klassen:<br />
<strong>SEPA</strong>- IT Systeme<br />
– Fach/Vorverfahren speichert nur die<br />
Bankverbindungsdaten um diese auf<br />
Formularen/Beschei<strong>de</strong>n auszudrucken-einfache Än<strong>de</strong>rung<br />
– Fach/Vorverfahren speichert und verarbeitet<br />
Bankverbindungsdaten von Debitoren/Kreditoren (einschl.<br />
Mandatsdaten) und übergibt diese an ein Finanzverfahren<br />
zur Mandatsverwaltung und zur Abwicklung <strong>de</strong>s<br />
Zahlungsverkehrs weiter= Anpassung im Vorverfahren und<br />
Schnittstelle zum Finanzverfahren ggf. Umspeicherung<br />
(Migration) <strong>de</strong>r BV z.B. Kita-Programm, Vergütung-Löhne,
• Einteilung in Klassen:<br />
<strong>SEPA</strong>- IT Systeme<br />
– Das Verfahren erstellt selbst Zahlungsverkehrspakete =<br />
meisten Än<strong>de</strong>rungen<br />
• - Än<strong>de</strong>rung Datenformate<br />
• -Stammdatenumwandlung<br />
• -Umsetzung einer Mandatsverwaltung<br />
• - Vergabe Mandatsreferenznummer<br />
• - Erstellung einer Pre-Notification
– Frage Vorverfahren:<br />
<strong>SEPA</strong>- IT Systeme<br />
• Erfolgt die <strong>SEPA</strong>-Mandatsverwaltung in <strong>de</strong>m<br />
Vorverfahren?<br />
• Wenn ja: müssen diese übergeben und vom<br />
Finanzverfahren erkannt wer<strong>de</strong>n<br />
– Anfor<strong>de</strong>rungen zentrale Importschnittstelle Übergabe:<br />
• Gläubiger ID<br />
• Steuerungsmerkmal (Neuanlage, Än<strong>de</strong>rung,<br />
Deaktivierung…)<br />
• Mandatsreferenz<br />
• Kennzeichnung Einmallastschrift
• Empfehlung:<br />
<strong>SEPA</strong>- IT Systeme<br />
– Verwaltung <strong>de</strong>r <strong>SEPA</strong>-Lastschriftmandate zentral im<br />
jeweiligen Finanzbuchhaltungsprogramm!<br />
• Stand 18. Januar 2013 über Programme, die über keine <strong>SEPA</strong>-<br />
Mandatsverwaltung verfügen:<br />
• More!Rubin Ratsinformation; Vibus, MPS-NF; Financila –<br />
Service, SFIRM, Spen<strong>de</strong>nverwaltungsprogramm; WiNOWig;<br />
Lewis-DIGANT, Lewis-Ewes; Inpro; LOGA/Dakota; Fokus 2000;<br />
Winfried; Autista; ARES; Easy-Kid; PROZOS; VHS-Basys;<br />
Biblotheka; Geve4; TOP-Cash; HC-Markt, AVVISO<br />
• Tipp: Prüfen Sie ihre Software und nehmen Sie Kontakt zum<br />
Softwareanbieter auf! Klären Sie
<strong>SEPA</strong>- IT Systeme<br />
• Fragen an das (Finanz)Fachverfahren:<br />
– Wie wird die Mandatsreferenz erteilt?<br />
– Wie verfährt die Software mit <strong>de</strong>n Einreichungsfristen?<br />
Was ist wenn ich mit meinen Hausbank ein die<br />
Vereinbarung treffe D+1 „COR-1“?<br />
– Kann das Verfahren erkennen ob die Überweisung o<strong>de</strong>r<br />
die Lastschrift innerhalb von Deutschland genutzt wird?<br />
(wegen Eingabe/Migration nur IBAN und BIC)<br />
– Wie muss das Datum <strong>de</strong>r Mandatserteilung eingegeben<br />
wer<strong>de</strong>n ? Beziehung zur Ankündigung <strong>de</strong>s Beschei<strong>de</strong>s?<br />
– Wie erfolgt die Umwandlung in IBAN und BIC (interner<br />
o<strong>de</strong>r externer Converter?)
<strong>SEPA</strong>- IT Systeme<br />
• Fragen an das (Finanz)Fachverfahren:<br />
– Wie setzt das Verfahren das Zeichen ob Erst- o<strong>de</strong>r<br />
Folgelastschrift? Was passiert bei einer Rückbelastung<br />
wegen falscher Kontoverbindung für die neue Lastschrift?<br />
Wird dann eine neue „Erstlastschrift“ erzeugt?<br />
– (entfällt ggf. wenn nur COR-1 eingesetzt wird)<br />
– Es kann ggf. bei <strong>de</strong>n <strong>SEPA</strong>-Formaten zu Än<strong>de</strong>rungen<br />
kommen. Wer<strong>de</strong>n diese von Ihnen eigenständig<br />
umgesetzt?<br />
– Ich migriere die alten Lastschriftverbindungen und teile<br />
dies durch <strong>de</strong>n Veranlagungsbescheid mit. Wird auf <strong>de</strong>n<br />
künftigen Lastschriften das Datum <strong>de</strong>s Beschei<strong>de</strong>s<br />
Grundlage für das „Datum Erteilung <strong>de</strong>s Mandats“?
<strong>SEPA</strong>- IT Systeme<br />
• Fragen an das (Finanz)Fachverfahren:<br />
– Was passiert wenn die Kontonummer geän<strong>de</strong>rt wird, wird<br />
dann eine neue Erstlastschrift erstellt?<br />
– Wie verfährt das verfahren bei abweichen<strong>de</strong>n<br />
Kontoinhabern bezüglich <strong>de</strong>r Vorankündigung?<br />
– Die Migration <strong>de</strong>r Konten <strong>de</strong>r Deutschen Bank und <strong>de</strong>r<br />
Commerzbank kann Komplikationen mit sich bringen.<br />
Kann ich diese Bank herausfiltern und die<br />
Abgabepflichtigen geson<strong>de</strong>rt wegen ihrer Bankverbindung<br />
anschreiben?<br />
– Kann ich bei mehrjährigen Beschei<strong>de</strong>n auf <strong>de</strong>n<br />
Verwendungszweck <strong>de</strong>r Lastschriften am 15.11.2014
<strong>SEPA</strong>- IT Systeme<br />
• Fragen an das (Finanz)Fachverfahren:<br />
Wird <strong>de</strong>r Zahlungsverkehr hinsichtlich <strong>de</strong>r <strong>SEPA</strong> Vorschriften<br />
in regelmäßigen Abstän<strong>de</strong>n „upgedatet“ (all 1-2 Jahre<br />
Update)?<br />
Bei Überweisungen VL kann das Fachverfahren <strong>de</strong>n Purpose<br />
Co<strong>de</strong> (CBFF) zur Finanzadresse bei Auszahlungen<br />
implementieren?<br />
Ich habe für einen Abgabepflichtigen einen Kontowechsel.<br />
Damit verbun<strong>de</strong>n ist aber kein Mandatswechsel. Wird bei<br />
<strong>de</strong>r nächsten Lastschrift an die neue Bank das Merkmal<br />
„Erstlastschrift“ erzeugt?
<strong>SEPA</strong>- IT Systeme<br />
• Fragen an das (Finanz)Fachverfahren:<br />
Kann mein Finanzfachverfahren erkennen wann die letzte<br />
Lastschrift für ein Mandat gezogen wur<strong>de</strong>?<br />
Beispiel: Gewerbesteuer: Die Konto <strong>de</strong>r Firma wird am<br />
15.02.2014 das letzte Mal mit <strong>de</strong>r Gewerbesteuerzahlung<br />
belastet. 36 Monate wer<strong>de</strong>n anschließend keine Steuern<br />
erhoben. Am 15.05.2017 sollen dann nach einer<br />
Veranlagung wie<strong>de</strong>r Beträge abgebucht wer<strong>de</strong>n. Geht das,<br />
da die letzte Abbuchung vor mehr als 36 Monaten erfolgt<br />
ist.
<strong>SEPA</strong>- Migration Fachverfahren<br />
• Umwandlung <strong>de</strong>r Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN<br />
und BIC<br />
• Fragen:<br />
– Wer ist innerhalb <strong>de</strong>s Hauses für die technisch für die<br />
Umwandlung zuständig (i.d.R. die Stelle die auch bisher die<br />
Eingabe <strong>de</strong>r Bankeinzüge pflegt!)=Klärung <strong>de</strong>r<br />
Zuständigkeiten (i.d.R Steueramt und Kasse)<br />
– Prüfung <strong>de</strong>r Finanzsoftware inwieweit sie <strong>de</strong>n<br />
Umwandlungsprozess unterstützt. ggf. Schulung <strong>de</strong>s<br />
Personals und ob<br />
• IBAN Konverter im Programm installiert o<strong>de</strong>r<br />
• Im und Export <strong>de</strong>r Dateien über einen Konverter erfolgt
<strong>SEPA</strong>- Migration Fachverfahren<br />
• Wenn über nicht integrierten Konverter dann:<br />
• Prüfung und Wahl <strong>de</strong>s Umrechnungstools (sorgsam!!); in<br />
Verbindung mit <strong>de</strong>r Finanzsoftware. (<strong>SEPA</strong> Account Converter<br />
bzw. IBAN-Konverter-<strong>de</strong>r Hausbanken)<br />
• o<strong>de</strong>r<br />
• Kostenpflichtige online-Dienst zur IBAN-Berechnung<br />
https://www. Iban-service-portal.<strong>de</strong> Für Nutzung ist<br />
erstmalige Registrierung erfor<strong>de</strong>rlich. Initialpasswort kann<br />
über Hausbank angefor<strong>de</strong>rt wer<strong>de</strong>n.
<strong>SEPA</strong>- Migration Fachverfahren<br />
• Folgen<strong>de</strong> Arbeitsschritte sind zu prüfen:<br />
– Aktuelles Bankenverzeichnis installieren, Prüfung <strong>de</strong>r<br />
Bankverbindungen, Auswertung <strong>de</strong>r Bankdaten, Ermittlung<br />
<strong>de</strong>r notwendigen Korrekturen, Bereinigung <strong>de</strong>s Datenbestan<strong>de</strong><br />
– Überprüfung bestehen<strong>de</strong>r Einzugsermächtigungen (noch<br />
Gültig?)<br />
– Erfassung <strong>SEPA</strong>-Konfiguration<br />
– Anfor<strong>de</strong>rung fehlen<strong>de</strong>r Daten<br />
– Einrichtung <strong>SEPA</strong>-Mandatsverwaltung<br />
– Mitteilung <strong>de</strong>r Wandlung an <strong>de</strong>n Bürger (am besten<br />
Jahresanfangsbescheid 2014)<br />
– Prüfung und Anpassung von Vorverfahren die Schnittstelle<br />
haben
<strong>SEPA</strong>- Migration Fachverfahren<br />
• Prüfung Fehler nach Umwandlung:<br />
– Fehlerliste<br />
– Manuelle Prüfung<br />
– Anfrage an Bank ob ggf. aus einer gespiegelten Datenbank<br />
(z.B. Fälligkeit 15.11.2013) die Hausbank eine Prüfung<br />
vornehmen kann ohne die Lastschriften auszuführen?<br />
– Anschreiben vor <strong>de</strong>r ersten Abbuchung Auffor<strong>de</strong>rung an<br />
<strong>de</strong>n Zahlungspflichtigen die Angaben zu prüfen!<br />
– Sicherstellung, dass bei <strong>de</strong>n Abbuchungen das Datum <strong>de</strong>s<br />
Umstellungs-Pre-Notification bei „Date Of Signature“<br />
(=Datum zu <strong>de</strong>m das Mandat unterschrieben wur<strong>de</strong> )<br />
verwen<strong>de</strong>t wird!
<strong>SEPA</strong>- Prüfung eigene Verträge<br />
• Wir als Zahlungspflichtige:<br />
– Nur die Stadt/Kreis/Gemein<strong>de</strong> und Amtskasse darf<br />
Einzugsermächtigungen erteilen!<br />
– Nur auf die notwendigen Fälle: Zins-Tilgung, Kommunale<br />
Spitzenverbän<strong>de</strong>, Versicherungen, Sozialversicherung<br />
– Nur Basislastschriften- wegen Wi<strong>de</strong>rspruch!<br />
– Wandlungsschreiben, Pre-Notification etc. müssen an die<br />
Kasse weitergeleitet wer<strong>de</strong>n“
<strong>SEPA</strong>- Aufgaben Kasse<br />
• Beantragung einer Gläubiger ID<br />
• Vereinbarungen mit Banken treffen<br />
– neue Vereinbarung über <strong>de</strong>n Einzug von For<strong>de</strong>rungen<br />
• durch Nennung <strong>de</strong>r Gläubiger ID<br />
(Bestätigungsschreiben <strong>de</strong>r Deutschen Bun<strong>de</strong>sbank)<br />
• Vereinbarungsfristen klären „COR-1“
<strong>SEPA</strong>- Aufgaben Kasse<br />
• Fälligkeitsdatum bzw. Belastungstag beachten (D, „Due Date“)<br />
Einreichungsfristen beachten D+5 D+2 D+1?<br />
• Prüfung wo selbst erteilte Einzugsermächtigungen vorliegen<br />
• Prüfung ab wann die endgültige Umstellung erfolgt<br />
• Prüfung ob und wie die Pre-Notification erfolgt<br />
• Prüfung wie man mit einer Rücklastschrift umgeht? Art <strong>de</strong>s<br />
Rücklastschrift; neue Einreichung mit Pre-Notification, neues<br />
Mandat einholen?
<strong>SEPA</strong>-Sonstiges<br />
• Scheckzahlungen sind nicht betroffen<br />
• Internetlastschriften Klärungsbedarf über Ablauf!<br />
– z. B. Verwaltungsgebühr für Online-Mel<strong>de</strong>auskunft<br />
• Mit Zahlungskarte generierte Lastschriften:<br />
– Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) kann<br />
übergangsweise bis 01.02.2016 weiter genutzt wer<strong>de</strong>n<br />
– E-Cash mit Karte und Geheimnummer kann unbegrenzt<br />
weiter genutzt wer<strong>de</strong>n (sehr gute Alternative für<br />
Einmalzahlungen !!!!)<br />
– Rücklastschriftgebühren für unsere Belastung können künftig<br />
zurückgefor<strong>de</strong>rt wer<strong>de</strong>n weil: Pre-Notification erfolgt ist!<br />
D.h. <strong>de</strong>r Zahlungspflichtige konnte für Deckung sorgen
<strong>SEPA</strong>-Echtbetrieb<br />
• Variante I Umstellung bereits im Oktober 2013<br />
– es ist noch keine Information erfolgt (Gläubiger ID,<br />
Mandatsreferenz, Umwandlung, Mandat)<br />
– Erster Fälligkeitstag wäre 01. November und beson<strong>de</strong>rs<br />
<strong>de</strong>r 15. November dann muss <strong>de</strong>n Zahlungspflichtigen<br />
• Wandlungsschreiben<br />
• Vorabankündigung<br />
• Mitteilung Mandatsreferenz<br />
übermittelt sein.
<strong>SEPA</strong>-Echtbetrieb<br />
• Variante II: Umstellung zum 01.02.2014<br />
• für Steuern/Abgaben und Gebühren für die Jahresbescheid<br />
erstellt wird<br />
– Wandlungsschreiben, Mitteilung Mandatsreferenz,<br />
Vorabankündigung mit Textbausteinen in die<br />
Grundlagenbeschei<strong>de</strong><br />
– für alle an<strong>de</strong>ren separates Ankündigungsschreiben mit<br />
vorstehen<strong>de</strong>n Inhalten!<br />
• bei Bekanntgabe durch Dauerbeschei<strong>de</strong>,<br />
Mehrjahresbeschei<strong>de</strong> und öffentliche Bekanntmachung<br />
Ankündigungsschreiben mit vorstehen<strong>de</strong>n Inhalten!
<strong>SEPA</strong>-Prozessbeschreibung<br />
Auszahlungen<br />
• Prozessbeschreibung: Frage ab wann?<br />
• Gemein<strong>de</strong> erteilt Bank Überweisungsauftrag (Vereinbarung<br />
Medium = Finanzverfahren produziert Auszahlung online mit<br />
Banksoftware- Möglichkeit <strong>de</strong>r Vordatierung (Sinn???)<br />
• Bank prüft Vollständigkeit und formale Anfor<strong>de</strong>rungen-<br />
Belastung Konto <strong>de</strong>s Zahlers belastet Konto zum<br />
Durchführungsdatum (Due Date)<br />
• Bank <strong>de</strong>s Zahlers gibt Überweisungsdatensatz über CSM<br />
(Clearing und Settlement-Mechanismen) an Empfängerbank<br />
• Bank <strong>de</strong>s Zahlungsempfängers i<strong>de</strong>ntifiziert Konto <strong>de</strong>s ZE anhand<br />
IBAN und BIC (kein Namensabgleich!) und schreibt Betrag mit<br />
allen Informationen gut<br />
• Gutschrift muss spätestens am Tage D+1 erfolgen!
<strong>SEPA</strong>-Prozessbeschreibung<br />
• Vordruck Einmalmandat<br />
Lastschrift-Einmalmandat<br />
• Prüfung wo Einmalmandat benötigt wird (Ersatz-<br />
Lastschriftvordruck)- Fachämter, Abteilungen<br />
• Einweisung Mitarbeiter die Einmalmandate ausgeben bzw.<br />
ausfüllen lassen<br />
- Mitarbeiter weist Bürger auf Möglichkeit <strong>de</strong>s<br />
Einmalabbuchung hin (ggf. alternativ Kartenzahlung mit<br />
Geheimzahl?)<br />
– Entgegennahme <strong>de</strong>s Mandates<br />
– Vergabe <strong>de</strong>r Mandatsreferenz (vorher festlegen wie!)<br />
– Hinweis an Bürger Mandatsreferenz und Pre-Notification<br />
– Erstellung <strong>de</strong>r Anordnung
<strong>SEPA</strong>-Prozessbeschreibung<br />
Lastschrift-Einzelmandat<br />
– Frage: wer gibt das Mandat ein? Regelung vorher und<br />
Frage <strong>de</strong>r Verwaltung <strong>de</strong>s Mandats (Vorschlag Anlage zur<br />
Annahmeanordnung?)<br />
– Sofortige Weiterleitung <strong>de</strong>r Anordnung und <strong>de</strong>s Mandats<br />
an die ausführen<strong>de</strong> Stelle (Frist <strong>de</strong>r Fälligkeit!!!)<br />
– Kasse entschei<strong>de</strong>t ob Ausführung durch Finanzverfahren<br />
o<strong>de</strong>r manuell durch Bankenverfahren erfolgt (Abhängig<br />
wer für die Mandatsverwaltung und Eingabe zuständig ist)<br />
– Einreichung bei <strong>de</strong>r Hausbank <strong>de</strong>r Verwaltung (Pre-<br />
Notification kann entfallen siehe Vordruck)<br />
– Beachten <strong>de</strong>r Einreichungsfristen!
<strong>SEPA</strong>-Prozessbeschreibung<br />
Lastschrift-Rahmenmandat<br />
• Vordruck Einzel/Rahmenmandat<br />
• Klärung ob generell / wo Einzel und wo Rahmenmandat<br />
verwen<strong>de</strong>t wer<strong>de</strong>n soll<br />
• Klärung <strong>de</strong>r Mandatsverwaltung zentral o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>zentral<br />
• I. Dezentral: Eingabe Fachamt Verwahrung zentral Kasse o<strong>de</strong>r im<br />
Fachamt z. B. Steuerakte<br />
– Fachamt (Steueramt) gibt die Mandate ein, vergibt<br />
Mandatsreferenz und gibt die Mandate an die zentrale<br />
Sammelstelle weiter/alternativ eigene Akte<br />
– Wenn Rahmenmandat z.B. für allen Abgaben (Grundsteuer,<br />
Müll, Abwasser, Hun<strong>de</strong>steuer, Frem<strong>de</strong>nverkehrsabgabe,<br />
Zweitwohnungssteuer usw. )dann interne Weitergabe an<br />
zuständige Kollegen/innen?
<strong>SEPA</strong>-Prozessbeschreibung<br />
Lastschrift-Rahmenmandat<br />
• Pre-Notification durch Steuerbescheid/Abgabenbescheid<br />
o<strong>de</strong>r ggf. aus <strong>de</strong>m Verfahren per Post an <strong>de</strong>n<br />
Abgabepflichtigen (wenn Mandat nach Abgabenbescheid<br />
erteilt wird)<br />
• Kasse führt aus<br />
• Bei Rücklastschrift (ohne Mandatsverlust) muss Kasse ggf.<br />
neue Pre-Notification machen<br />
• II. Zentrale Verwaltung (z.B. Kasse)<br />
• Alle Mandate gehen zentral z.B. in die Kasse<br />
• Zentrale Stelle gibt ein, klärt ob Einzel o<strong>de</strong>r Rahmenmandat<br />
(nimmt ggf. mit <strong>de</strong>m Kun<strong>de</strong>n Kontakt auf)<br />
• Vergabe <strong>de</strong>r Mandatsreferenznummer (EDV?)
<strong>SEPA</strong>-Prozessbeschreibung<br />
Lastschrift-Rahmenmandat<br />
• Zentrale Ablage <strong>de</strong>r Mandate (Physisch) und ggf. auch scannen<br />
• Versandt <strong>de</strong>r Pre-Noticfication<br />
• Abbuchung unter Beachtung D-5; D-2 o<strong>de</strong>r COR 1<br />
• Rücklastschrift siehe vor<br />
• Es muss aber gewährleistet sein, dass bei künftigen Beschei<strong>de</strong>n<br />
die Pre-Notification erfolgt!!
• Wie informiere ich hausintern?<br />
<strong>SEPA</strong>-Abschluss<br />
– Schriftlich o<strong>de</strong>r kleine Schulung?<br />
– Tipp:<br />
– 2 Schulungen<br />
• - Grundschulung : Was ist <strong>SEPA</strong><br />
• - Bei Umstellung : Ablauf und wie künftig mit Einzel-<br />
und Rahmenmandaten umgegangen wer<strong>de</strong>n muss
<strong>SEPA</strong>-Abschluss<br />
• Wie informiere ich die Bürger? Öffentlichkeitsarbeit<br />
– Durch die Presse?<br />
– Homepage<br />
– Informationsblätter?<br />
– Vorabinformation im Bescheid integrieren?<br />
– o<strong>de</strong>r ein geson<strong>de</strong>rtes Schreiben, in <strong>de</strong>m ich <strong>de</strong>n Bürger bei<br />
<strong>de</strong>r Umwandlung darüber informiere, dass sich nichts<br />
än<strong>de</strong>rt und er nichts unternehmen muss!
• Wichtig!!!!!<br />
<strong>SEPA</strong>-Abschluss<br />
• Ab <strong>de</strong>m Jahr 2014 nehmen die meisten/viele Banken kein<br />
physischen Datenträger [schriftliche Lastschriften (sowieso),<br />
CD, Disketten (gibt es die noch), USB-Sticks ….] mehr an.<br />
• Wer Online-Banking noch nicht nutzt:<br />
• Stellen Sie am besten schon im Jahr 2013 auf Online-Banking<br />
um!!<br />
• Neuster Stand FAQ <strong>de</strong>r Deutschen Kreditwirtschaft:<br />
• http://www.die-<strong>de</strong>utschekreditwirtschaft.<strong>de</strong>/dk/zahlungsverkehr/sepa/inhalte-<strong>de</strong>rsepa/fragenantworten.html
Finale<br />
• Sollten Sie noch Fragen haben können Sie mich gerne anrufen<br />
o<strong>de</strong>r besser mailen?<br />
• Wichtige Infos auf: www.kommunal<strong>kassenverwalter</strong>.<strong>de</strong> dann<br />
Fachthemen …<br />
• www.karl-august.petersen@<strong>kassenverwalter</strong>.<strong>de</strong><br />
• Aber: keine rechtliche Garantie und Gewähr für die<br />
Richtigkeit und Vollständigkeit <strong>de</strong>r Vordrucke und<br />
<strong>de</strong>r in diesem <strong>Vortrag</strong> gemachten Angaben!
<strong>SEPA</strong>- ABC<br />
• Bankarbeitstage 1 Tag statt 3 Tage (NEU)<br />
• B 2 B entspricht <strong>de</strong>m alten Abbuchungsverfahren Business to Business-<br />
SDD B2B<br />
• Business I<strong>de</strong>ntifier Co<strong>de</strong>, internationale Bankleitzahl – <strong>SEPA</strong><br />
Firmenlastschrift-Mandat<br />
• BIC (Bank I<strong>de</strong>ntifier Co<strong>de</strong>) wir auch als SWIFT-Co<strong>de</strong> bezeichnet,<br />
entspricht <strong>de</strong>r alten Bankleitzahl und besteht aus bis zu 11 Stellen<br />
(An<strong>de</strong>rs fällt ab 20?? weg)<br />
• CI (Creditor I<strong>de</strong>ntifier o<strong>de</strong>r Gläubigeridifikationsnummer) mit dieser<br />
Nummer wird <strong>de</strong>r Lastschrifteinreicher i<strong>de</strong>ntifiziert, besteht in<br />
Deutschland aus 18 Stellen, Beantragung bei <strong>de</strong>r Deutschen<br />
Bun<strong>de</strong>sbank; diese muss vor <strong>de</strong>r ersten Lastschrift <strong>de</strong>n<br />
Zahlungspflichtigen mitgeteilt wer<strong>de</strong>n (NEU)
<strong>SEPA</strong>-ABC<br />
• Datenformat XML-basierte Formate statt DTAUS-Formate (an<strong>de</strong>rs<br />
muss mit Softwareanbieter abgestimmt wer<strong>de</strong>n!)<br />
• Due Day Annahme-Durchführungsdatum an <strong>de</strong>m Konto belastet wird<br />
• Einmallastschrift-für einen genau konkret bezeichneten Abrufauftrag<br />
z.B. Zulassungsgebühr<br />
• Einzelmandat – ein Mandat für eine einmalige Zahlung o<strong>de</strong>r<br />
bestimmte For<strong>de</strong>rungsart (wie<strong>de</strong>rkehrend) z.B. Miete, Gebühren,<br />
Beiträge. Vorteil Än<strong>de</strong>rungen, Sperrungen u.s.w. haben dann nur<br />
Auswirkungen auf diese eine For<strong>de</strong>rungsart.<br />
• Fristen (<strong>SEPA</strong>-Lastschrift) Bei Erst und Einmalzahlungen 5<br />
Geschäftstage vor Fälligkeit; bei wie<strong>de</strong>rkehren<strong>de</strong>n bzw.<br />
Folgezahlungen 2 Geschäftstage, es soll noch Umsetzung auf 1<br />
Geschäftstag geben (Neu)
<strong>SEPA</strong>- ABC<br />
• IBAN (International Bank Account Number) ist die<br />
internationale Bankkontonummer, besteht in Deutschland<br />
aus <strong>de</strong>m Län<strong>de</strong>rkennzeichen, <strong>de</strong>r Prüfziffer, <strong>de</strong>r Bankleitzahl<br />
und <strong>de</strong>r Kontonummer, hat immer 22 Stellen (an<strong>de</strong>rs)<br />
• IBAN-Only be<strong>de</strong>utet das <strong>SEPA</strong>-Zahlungen allein durch Angabe<br />
<strong>de</strong>r IBAN beauftragt wer<strong>de</strong>n können: Für Zahlungen innerhalb<br />
Deutschlands gilt dies ab <strong>de</strong>m 01.Februar 2014; ab<br />
01.Februar 2016 auch grenzüberschreitend!<br />
• Kombimandat ist eine Mischung aus <strong>de</strong>r aktuellen<br />
Einzugsermächtigung und <strong>de</strong>s neuen <strong>SEPA</strong> Lastschriftmandat<br />
(an<strong>de</strong>rs Übergangsform, fällt ab <strong>de</strong>m 01.02.2014 weg)
<strong>SEPA</strong>- ABC<br />
• Mandat läuft grundsätzlich unbefristet; verfällt nach 36<br />
Monaten nach <strong>de</strong>m erstem bzw. letzten Einzug bei<br />
Nichtnutzung, muss in <strong>de</strong>r Lan<strong>de</strong>ssprache <strong>de</strong>s<br />
Zahlungspflichtigen verfasst sein (o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>utsch-englisch),<br />
muss im Original vorliegen, keine Scannen, Fax o<strong>de</strong>r PDF-<br />
Format)Sammel/ Rahmenmandat o<strong>de</strong>r Einzelmandat<br />
(an<strong>de</strong>rs)(siehe auch Aufgaben Kasse)<br />
• Mandatsän<strong>de</strong>rungen sind grundsätzlich vom<br />
Zahlungsempfänger bzw. –pflichtigen schriftlich mitzuteilen<br />
Beispiele : CI-Än<strong>de</strong>rung, Adressän<strong>de</strong>rung, Namensän<strong>de</strong>rung<br />
und müssen auch im nächsten Datensatz eingegeben wer<strong>de</strong>n
<strong>SEPA</strong>- ABC<br />
• Mandatsreferenz Diese wird für je<strong>de</strong>n Zahlungspflichtigen<br />
individuell vergeben. Es kann die Steuernummer /<br />
Finanzadresse o<strong>de</strong>r auch eine neu konzipierte Zahlenfolge<br />
(35 alphanumerische Stellen) sein. Sie muss <strong>de</strong>m Pflichtigen<br />
vor <strong>de</strong>r Lastschrift mitgeteilt wer<strong>de</strong>n und auch auf <strong>de</strong>r<br />
Lastschrift stehen<br />
• Mandatsverwaltung Da die Mandate von <strong>de</strong>r Bank im<br />
Original angefor<strong>de</strong>rt wer<strong>de</strong>n können, müssen diese im<br />
Original und auch mit Original-Unterschrift vorliegen. Ein<br />
Mandat per Fax ist nicht zulässig (europäisches Recht). Es<br />
muss eine „Hausinterne“ Lösung gefun<strong>de</strong>n wer<strong>de</strong>n!<br />
• One-Off-Payment- siehe Einmallastschrift<br />
• Pre-Notification (siehe Vorankündigung)
<strong>SEPA</strong>- ABC<br />
• Pre-Notification Vorankündigung ist eine verpflichten<strong>de</strong><br />
Information <strong>de</strong>r Kommune an <strong>de</strong>n Zahler über die<br />
„anstehen<strong>de</strong> Lastschrift“. Der zahlungspflichtige hat so die<br />
Möglichkeit, für eine ausreichen<strong>de</strong> Deckung auf seinem Konto<br />
zu sorgen. Wenn zwischen Gläubiger und Zahler nichts<br />
an<strong>de</strong>res vereinbart wur<strong>de</strong>, muss die Kommune die Pre-<br />
Notification spätestens 14 Kalen<strong>de</strong>rtage vor <strong>de</strong>r Fälligkeit <strong>de</strong>r<br />
<strong>SEPA</strong>-Lastschrift an <strong>de</strong>n Zahler geschickt haben. Der Betrag<br />
und <strong>de</strong>r/die Belastungstermin(e) sind <strong>de</strong>m zahlungspflichtigen<br />
mitzuteilen. Des weiteren sollen die Gläubiger-<br />
I<strong>de</strong>ntifikationsnummer und die Mandatsreferenz genannt<br />
wer<strong>de</strong>n. Die Frist kann auch abgekürzt wer<strong>de</strong>n.
<strong>SEPA</strong>- ABC<br />
• Rahmenmandat: alle bestehen<strong>de</strong>n und künftigen<br />
For<strong>de</strong>rungen auch unterschiedlicher Art (Müll, Grundsteuer,<br />
Abwasser, Zweitwohnungssteuer etc. ) wer<strong>de</strong>n über ein<br />
einziges Mandat abgewickelt. In diesem ´Mandat muss ein<br />
einziges Bankkonto für alle eingeschlossenen For<strong>de</strong>rungen<br />
angegeben wer<strong>de</strong>n.<br />
• Recurrent Payment= siehe Wie<strong>de</strong>rkehren<strong>de</strong> Lastschrift
• Rückgabearten:<br />
<strong>SEPA</strong>- ABC<br />
– Reject: Rückgabe/Zurückweisung einer Lastschrift vor Belastung <strong>de</strong>s<br />
Kontos= Formatfehler, ungültige IBAN, Konto nicht existent<br />
– Refusal: Zurückweisung vor Fälligkeit durch <strong>de</strong>n zahlungspflichtigen =<br />
Sperrung <strong>de</strong>s Kontos d. d. Zahlungspflichtigen<br />
– Return: Rückgabe einer <strong>SEPA</strong>-Lastschrift nach Belastung (5 Target-<br />
Tage nach Fälligkeit bei <strong>SEPA</strong>-Basis-LS)= keine Deckung; Konto<br />
gesperrt; Konto nicht existent<br />
– Refund: Rückgabe durch die Zahlstelle: bis 8 Wochen nach Belastung<br />
ohne Begründung, bis 13 Monate nach Belastung wenn nicht<br />
autorisiert = durch <strong>de</strong>n Zahlungspflichtigen (auch Insolvenzverwalter)<br />
– Request for cancellation: Rückruf d.d. Bank <strong>de</strong>s Empfängers vor<br />
Buchung<br />
– Reversal: Rückbuchung nach Buchung d.d. Bank Empfänger=z.B .<br />
Wegen Doppelausführung (Wirkung wie Überweisung)
• Sammelmandat (siehe Mandat)<br />
<strong>SEPA</strong>- ABC<br />
Target Tage ist ein Betriebstag <strong>de</strong>s TARGET-Systems <strong>de</strong>r Euro<br />
Län<strong>de</strong>r Trans-European Automatet Real-time Gross<br />
settlement Express Transfer System. Das System ist an je<strong>de</strong>m<br />
Wochentag mit Ausnahme <strong>de</strong>r Sonnaben<strong>de</strong> und <strong>de</strong>r<br />
folgen<strong>de</strong>n Feiertage in Betrieb:<br />
Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, Tag <strong>de</strong>r Arbeit (1.Mai), i und 2<br />
Weihnachtsfeiertag
<strong>SEPA</strong>- ABC<br />
• Umwandlung/Um<strong>de</strong>utung/Weiternutzung <strong>de</strong>r alten<br />
Einzugsermächtigungen ab <strong>de</strong>m 09.Juli 2012 möglich. Dies<br />
muss <strong>de</strong>m Zahlungspflichtigen schriftlich mitgeteilt wer<strong>de</strong>n.<br />
Die Einzugsermächtigungen müssen ebenfalls im Original und<br />
auch original unterschrieben vorliegen. Sie gehören zur<br />
Mandatsverwaltung.<br />
• Vorankündigung (siehe auch Pre-Notification)<br />
• Wi<strong>de</strong>rspruchsfristen 8 Wochen ohne Grund, 13 Monat bei<br />
ungültigem Mandat+<br />
• Wie<strong>de</strong>rkehren<strong>de</strong> Lastschrift: die gebräuchlichste in <strong>de</strong>r<br />
Verwaltung bei Einziehung von Gebühren und Steuern<br />
(wie<strong>de</strong>rkehren<strong>de</strong> Beiträge z.B. Abfallgebühren, Grundsteuern)
<strong>SEPA</strong>- ABC<br />
• XML (siehe auch Datenformat) Extensible Markup Language
• Berichte KKZ<br />
• <strong>Vortrag</strong> Rolf Sturme<br />
• <strong>Vortrag</strong> Unicredit Markus Heise<br />
Quellenangabe:<br />
• Handlungsempfehlung Deutscher Landkreistag<br />
• Einführung <strong>SEPA</strong>-Zahlungsinstrumente Deutscher Städtetag<br />
• FAQ Deutsche Kreditwirtschaft<br />
• Checkliste Homepage Kassenverwalter<br />
• <strong>SEPA</strong> Leitfa<strong>de</strong>n BITKOM<br />
• Unicredit Kun<strong>de</strong>ninformation<br />
• <strong>SEPA</strong>-<strong>de</strong>r neue Zahlungsverkehrs Sparkasse<br />
• <strong>SEPA</strong>-Leitfa<strong>de</strong>n Ba<strong>de</strong>n-Württemberg<br />
• <strong>SEPA</strong>-Migrationsplan Deutscher <strong>SEPA</strong>-RAT