„Digitale Rechnungsbearbeitung“ - GSI Helmholtzzentrum für ...

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ANZEIGE IM DEUTSCHEN AUSSCHREIBUNGSBLATT
1. Beschränkte Ausschreibung gemäß §3 Nr. 1 Abs. 2 VOL/A
2. Auftraggeber: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH,
Abt. Einkauf SG 2
Planckstraße 1
64291 Darmstadt
Das Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH in Darmstadt schreibt
folgende Leistung öffentlich aus:
„Digitale Rechnungsbearbeitung“
3. Kennziffer: 10079825
4. Leistungsumfang:
Es soll ein digitales Rechnungseingangsbuch (REB) beschafft werden, das die
Automatisierung/Digitalisierung der Prozesse der Rechnungsbearbeitung unterstützt und
die Bearbeitungsabläufe optimiert im Rahmen der Software SAP ERP 6.0.
Dabei sollen die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
(GDPdU)“ eingehalten werden.
Der Umfang der Ausschreibung umfasst die Software, die Implementierung, Beratung,
Integration in SAP, Schulung, Dokumentation und die spätere Wartung des Systems.
5. Lieferort: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Planckstraße 1
64291 Darmstadt
6. Verfahren: Beschränkte Ausschreibung
Leistungsfähige und fachkundige Unternehmen können einen schriftlichen
Antrag auf Teilnahme am Ausschreibungsverfahren bei der o.g.
ausschreibenden Stelle bis zum 08.01.2010 einreichen.
Dem Teilnahmenantrag sind folgende Eignungsnachweise schriftlich
beizufügen:
• Unternehmensdarstellung
• Berufs- und Handelsregisterauszug oder Vergleichbares. Ausländische
Bieter können entsprechende Unterlagen gemäß den lokalen
Bestimmungen vorlegen.
• Erklärung des Unternehmens, dass es keine schwere Verfehlungen
begangen hat, die ihre Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellen
• Eigenerklärung, dass über das Vermögen kein Insolvenzverfahren oder
ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung
beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist

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• Entsprechende Bankauskunft
• Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz
bzgl. der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist,
jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre.
• Nachweis von Referenzen für vergleichbare Leistungen/Teilleistungen mit
Angabe des Rechnungswertes, der Leistungszeit sowie der öffentlichen
und privaten Auftraggeber (inkl. Ansprechpartner) und Möglichkeit der
Besichtigung vor Ort.
Positiv bewertet werden Referenzen aus handelsrechtlich organisierten
Unternehmen der öffentlichen Hand.
Fehlende Nachweise der o.g. Kriterien führen zwingend zum Ausschluss des
Bieters.
7. Bieterfragen
Bieterfragen sind schriftlich per E-Mail zu richten an M.Spatar@gsi.de!
8. Angebotsabgabe:
Die rechtsverbindlich unterschriebenen Angebote müssen im verschlossenen
Umschlag, versehen mit dem Vermerk "Digitales Rechnungseingangsbuch“ bis
spätestens
25.01.2010, 11:00 Uhr
der Abteilung Einkauf, GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH,
Planckstraße 1, 64291 Darmstadt, vorliegen.
Angebote nach diesem Termin werden nicht mehr berücksichtigt.
9. Nebenangebote: sind nicht zugelassen
10. Liefertermin
Anfang März 2010 ist Lieferdatum für Installation des Systems.
Inbetriebnahme und Abnahme erfolgen 6 Wochen später.
11. Zuschlagskriterien
Den Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot in Bezug auf die
nachstehenden Kriterien:
Pos. Zuschlagskriterien Gewichtung
1. Preis 50%
2.1 Nutzung der vorhandenen Scanner 5%
2.2 Möglichkeit des Einbindens von zur Rechnung 5%

gehörenden Dokumenten, z.B. Anfragen oder
Technische Spezifikationen
2.3 Komfort der Erinnerungsfunktion für säumige
Bearbeiter
2.4 Umfang und Komfort der Suchfunktionen zu den
einzelnen Rechnungen
2.5 Strategie für Vertretungsregelungen ohne Nutzung der
dafür vorgesehenen Funktionen des SAP Business
Workplace
2.6 Strategie zur Codierung von Eingangsrechnungen zur
Reduzierung von Doppelerfassungen
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10%
10%
10%
10%
12. Besonderer Hinweis:
Die Bieter dürfen Ihrem Angebot keine eigenen Vertragsbedingungen zugrunde
legen.
Es gelten die Bewerbungsbedingungen des GSI Helmholtzzentrums für
Schwerionenforschung GmbH und die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die
Ausführung von Leistungen (VOL/B).
13. Zuschlags- und Bindefrist:
Die Zuschlagsfrist- und Bindefrist endet
8 Wochen nach Angebotsabgabe
Eine Zuschlagserteilung vor Ablauf o.g. Zuschlagsfrist ist möglich.
Mit der Abgabe eines Angebotes unterliegt der Anbieter den Bestimmungen über
nicht berücksichtigte Angebote (VOL/A §27). Die Bieter sind beim
Eröffnungstermin nicht zugelassen.
14. Ansprechpartner:
Frau Michèle Spatar
Tel.: 06159-71-2572
Email: M.Spatar@gsi.de