Kassenordnung Hauptkasse

Kassenordnung Hauptkasse
1. Geltungsbereich der Kassenordnung
Die Kassenordnung ist von jedem Mitarbeiter/jeder Mitarbeiterin der/die
Kassengeschäfte wahrnimmt, zu beachten.
2. Allgemeine Richtlinien
Die Berechtigung zum Ausführen von Kassengeschäften erteilt die Leitung
Finanzen (FA) in Abstimmung mit der Geschäftsführung.
Die Dienstaufsicht obliegt der Leitung FA.
Die Hauptkasse stattet die Nebenkassen, zur Erledigung ihrer
Geschäftsvorfälle, mit einem Vorschuss von maximal 300€ aus. Die
Nebenkassen rechnen diesen am letzten Arbeitstag eines Geschäftsjahres an die
Hauptkasse ab. Diese Abrechnung erfolgt anhand eines Kassenbuches (z.B. in
Microsoft Excel).
3. Erfassung der Kassenumsätze
Alle anfallenden Kassenumsätze (Einnahmen und Ausgaben) sind unverzüglich
im Kassensystem zu erfassen. Die Belege werden dabei fortlaufend
nummeriert.
4. Ablage der Kassenbelege
Die Belege sind in numerischer Folge abzulegen. Fehlerhaft erstellte Belege
sind aufzubewahren und entsprechend ihrer Belegnummer im Ordner
abzulegen. Es gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
5. Kassenaufnahme
Der Kassenbestand ist täglich nach Abschluss der Kassengeschäfte
aufzunehmen. Die Übereinstimmung des Bestandes mit dem sich aus dem
Kassensystem ergebenden Betrag ist festzustellen.
6. Behandlung von Kassendifferenzen
Ergeben sich bei der Aufnahme des Bestands Differenzen gegenüber dem aus
dem Kassensystem vorgegebenen Sollbetrag, die nicht durch erneute Sichtung
der Belege und Buchungen gefunden werden, sind diese durch entsprechende
Buchung anhand eines von der Leitung FA abgezeichneten Beleges
auszubuchen. Differenzen dürfen nicht durch private Entnahmen oder
Einzahlungen ausgeglichen werden.
7. Kassenprüfungen
Die Kasse wird je Quartal mindestens einmal von der Innenrevision geprüft.
Die Prüfung wird aus dem Tagesbeleg des Prüfungstages dokumentiert.

8. Maximaler Kassenbestand
Der Kassenbestand sollte 10.000 € nicht überschreiten. Sollte dieser Bestand
jedoch überschritten werden (z.B. durch Konferenzeinnahmen oder durch die
spontane Abrechnung großer Beträge der Nebenkassen), ist dieser Überhang
zeitnah abzubauen.
9. Aufbewahrung der Geldbestände
Geldbestände und sonstige Wertpapiere werden in einer verschlossenen
Kassette im Tresor des Kassenraumes aufbewahrt. Der Tresor ist außerhalb der
Kassenzeiten (Montag und Donnerstag, 10:00 – 12:00 Uhr) verschlossen zu
halten.
Darmstadt, den 20.08.2008
gez. Geschäftsführung, ppa. Dr. Johannes Heilmann
gez. Leitung FA, Doris Scholz