IT-Lösungen Im SAP Umfeld für SAP-Partner

Competence Book Nr. 1
BPm - Business Process management
3.3. Prozessorientierung als erfolgsfaktor bei der einführung
komplexer IT-systeme
Artikel von Christoph Plass, Andreas Zimmermann, Philipp Wibbing und Heiko
Janssen
Bei der Zusammenarbeit mit unseren Kunden stellen wir
häufig fest, dass die IT in vielen Unternehmen nicht in
der Lage ist, die Geschäftsprozesse im Hinblick auf eine
nachhaltige Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit zu
unterstützen. Der Einsatz von IT darf keinen Selbstzweck
darstellen, sondern sollte stattdessen das Geschäftsergebnis
positiv beeinflussen. Denn unter wachsendem Wettbewerbsdruck
werden vor allem die Unternehmen erfolgreich
sein, die sich auf konsequent an den Geschäftsprozessen
ausgerichtete IT stützen können. Die IT-Systeme müssen
geeignet sein, das Geschäftspotenzial neuer Technologien,
wie Cloud Computing oder Social Media umfänglich auszuschöpfen.
Die Kompetenz, IT-Projekte professionell aufzusetzen
und zum Erfolg zu führen, ist für eine langfristige
Erfolgssicherung unverzichtbar.
Prozesse als Basis von IT-systemen
Wesentliche Grundlagen für die Einführung eines IT-Systems
sind wohlstrukturierte Geschäftsprozesse und eine
stimmige IT-Strategie. Somit kommt der Prozessorientierung
bei IT-Einführungen eine besondere Bedeutung zu.
Sie schafft die Grundlage dafür, dass Geschäftsabläufe
einerseits wirkungsvoll und effizient durch IT-Systeme unterstützt
werden und andererseits wohlstrukturiert den wirtschaftlichen
Betrieb von IT-Systemen ermöglichen. Dem
Nutzen durch Prozessverbesse-rungen müssen die Kosten,
die durch die Einführung und den Betrieb des Systems
entstehen, quantifiziert gegenübergestellt werden.
Die Basis für ein erfolgreiches IT-Einführungsprojekt bilden
die definierten Soll-Geschäftsprozesse, die im Zuge
einer vorangegangenen Prozess- und Nutzenanalyse erarbeitet
werden. Soll-Geschäftsprozesse legen fest, was in
welcher Reihenfolge zu tun ist, und bilden somit prinzipiell
das geplante IT-System aus Benutzersicht ab. Aus der
Geschäftsprozesskonzeption resultieren die erforderlichen
Funktionen des Systems und die zu verarbeitenden Informationen.
Von zentraler Bedeutung für den Erfolg des gesamten Projekts
ist die Frage, welchen Nutzen die System-Einführung
auf Grundlage der verbesserten Geschäftsprozesse mit
sich bringt und wie sich dieser quantifizieren lässt. Hier
bedarf es methodischer Unterstützung, um den Nutzen
bei der prozessorientierten Einführung in Euro bestimmen
zu können. Denn die Einführung eines neuen IT-Systems
ist eine teure Angelegenheit. Zu den System- und Dienstleistungskosten
kommen die Arbeitsstunden der internen
Projektmitarbeiter für Konzeptionen, Systemeinrichtung,
Stammdaten-aufbereitung, Schulungen und Testen hinzu,
die in den Kalkulationen meist gar nicht berücksichtigt werden.
Dieser Kostenbetrachtung muss ein quantifizierbarer
Nutzen gegenüber gestellt werden.
Durch Prozessanalysen Effizienz steigern
Der Nutzen einer IT-System-Einführung wird durch Effizienz-
und Effektivitätssteigerungen in den Geschäftsprozessen
erreicht. Um die Potenziale identifizieren zu können,
ist es zunächst notwendig, die vorhandenen Geschäftsprozesse
aufzunehmen und zu analysieren. Die identifizierten
Potenziale können anschließend bewertet werden. Zentrale
Fragestellung ist dabei „Wie viel Geld wird bei der Hebung
dieses Potenzials eingespart?“ Im Fokus steht also nicht
die Systemeinführung selbst, sondern die damit verbundene
Prozessverbesserung.
Der nächste Schritt ist folglich noch nicht die Systemauswahl,
sondern die Erstellung eines Soll-prozessmodells,
welches die identifizierten Potenziale berücksichtigt und
gleichzeitig die Grundlage für die Definition der Systemanforderungen
bildet.
Wie aufwändig eine solche Prozess- und Nutzenanalyse
ist, hängt von den zu betrachtenden Geschäftsprozessen
sowie der Größe und Struktur des jeweiligen Unternehmens
ab. Um einen fachmännischen Blick auf die eigenen
Prozesse zu erhalten und diese mit dem Standard bzw.
Benchmark vergleichen zu können, empfiehlt es sich, auf
externe Hilfe zurückzugreifen. Dies bietet neben einer
methodischen Vorgehensweise den Vorteil, dass Verbesserungspotenziale
identifiziert werden können, die die eigene
Mannschaft in ihrer „Betriebsblindheit“ nicht erkennt.
Zudem fehlt den jeweiligen Fachkräften an dieser Stelle
häufig das Wissen darüber, wie ein vorhandener Prozess
durch den Einsatz von integrierten IT-Systemen und ggf.
notwendigen organisatorischen Veränderungen effizienter
gestaltbar wäre. Prozessorientiertes Vorgehen bei IT-Einführungen
IT-Einführungsprojekte scheitern selten an der
IT selbst. Die wahren Herausforderungen liegen im Vorgehen
der Unternehmen bei IT-Einführungsprojekten.
Bild 1 zeigt ein Vorgehen, das bereits in einer Vielzahl von
IT-Einführungen in Unternehmen unterschiedlichster Branchen
und Größen erprobt wurde. Die Phase 1 „Potenzial-
und Anforderungs-analyse“ wird konkret wie folgt durchgeführt:
1. Ist-Aufnahme der IT-System-relevanten Geschäftsprozesse
mit der OMEGA-Methode. Die OMEGA-Methode ist
eine prozessorientierte Methode, die zur Prozesserhebung
und -modellierung genutzt werden kann.
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