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den jeweiligen Prozessen zu definieren. Wenn Aufgaben<br />
von bestimmten Personengruppen abgearbeitet werden<br />
müssen, sollte auf jeden Fall ein „Push“ erfolgen. Ansonsten<br />
kann das Pull-Prinzip deutlich flexibler sein, um den<br />
sogenannten „Information overload“ bei den Beteiligten zu<br />
vermeiden. Beim kollaborativen Pull-Prinzip kann die Aufgabe<br />
bzw. Beantwortung auch von Personen übernommen<br />
werden, die man im Vorfeld als Zielgruppe nicht berücksichtigt<br />
hat, die aber die benötigten Informationen trotzdem<br />
und u. U. deutlich effizienter liefern können. Der aktuelle<br />
Bearbeitungsstand kann auch bei diesem Prinzip immer<br />
nachvollzogen werden. Über Eskalationsmechanis-men<br />
kann bei Bedarf nach einem gewissen Zeitraum von „Pull“<br />
auf „Push“-Benachrichtigung gewechselt werden.<br />
Eine strikte Prozessunterstützung ist immer dann wichtig,<br />
wenn ich Genehmigungsschritte, Freigabeschritte und Prüfschritte<br />
habe, die im Rahmen der Unternehmens- und/oder<br />
gesetzlichen Richtlinien vorgeschrieben sind. Diese müssen<br />
erfüllt und auch dokumentiert werden. Somit ist auch<br />
bei der Arbeit mit elektronischen Akten der Inhalt <strong>für</strong> die Art<br />
der Prozessarbeit ausschlaggebend. Für andere Bearbeitungsschritte<br />
bietet der Ansatz über Kollaboration bzw. adhoc<br />
Workflows eine deutlich höhere Flexibilität und daraus<br />
resultierend eine stärkere Akzeptanz bei den Beteiligten.<br />
Herr Kindermann: Gerade in einem <strong>Umfeld</strong>,<br />
das sich schnell verändert, in dem die Ausnahmen<br />
zur Regel werden und immer mehr<br />
ad hoc erledigt werden muss, ist es wichtig,<br />
Regeln und Regelungen, nach denen eine Organisation<br />
arbeitet, einzuhalten und gesteckte<br />
Ziele zu erreichen. Business Process Management<br />
stellt diesen Rahmen auf, in dem heute natürlich<br />
eine große Agilität zur Verfügung stehen muss. Doch trotz<br />
allem ad hoc-Vorgehen muss BPM sicherstellen, dass die<br />
Prozessziele erreicht werden. BPM muss also beides: Es<br />
muss Regeln vorgeben und es muss zulassen, dass ein<br />
laufender Prozess an die Gegebenheiten der aktuellen Situation<br />
angepasst werden kann.<br />
Dazu werden sich die Ansätze „Push“ und „Pull“ mischen<br />
und sinnvoll ergänzen. Agile BPM Software ermöglicht es<br />
dem Mitarbeiter der Fachabteilung, eben auch eine schon<br />
laufende Instanz eines vordefinierten Prozesses noch zu<br />
verändern. Dadurch wird es möglich zum Beispiel vom<br />
„Pull“- in den „Push“-Modus umzuschal-ten, eine Eskalation<br />
zu vermeiden und das Ergebnis doch sicherzustellen<br />
und dann wieder in den „Pull“-Modus zurückzukehren.<br />
Dem Prozess Manager bleibt es dann überlassen, den geänderten<br />
Prozess in einen erweiterten neuen Standard zu<br />
übernehmen oder ihn als Einzelfall, gut dokumentiert im<br />
System weiter zur Verfügung zu halten.<br />
Eines ist aber sicher: Ausnahmen werden zur Regel und<br />
damit wird sich BPM von strengen vordefinierten Prozessen<br />
weg entwickeln müssen.<br />
Competence Book Nr. 1<br />
BPm - Business Process management<br />
Herr Hutter: Effiziente Benutzerführung und intuitive<br />
Bedienbarkeit spielen eine zentrale Rolle<br />
bei der Umsetzung konkreter BPM Projekte.<br />
Umso mehr gilt es, durch eine gute Tool-Unterstützung<br />
die Prozessarbeit zu einem positiven<br />
Erlebnis zu machen. Das gelingt aber leider<br />
nur den wenigsten Toolherstellern. Hier werden<br />
technische Funktionen noch immer über Benutzerführung<br />
und ansprechendes Design gestellt. Ob viele oder nur einige<br />
wenige strukturierte Prozesse benötigt werden, kann<br />
man nicht pauschal sagen. Das hängt von der Branche und<br />
dem jeweiligen Themenfeld ab.<br />
Adhoc Workflows führen meistens zum gleichen Informationschaos<br />
wie reiner E-Mail Verkehr. Sie haben keine Steuerungsmöglichkeit,<br />
was zu vielen Problemen führen kann.<br />
BPM Systeme und die darauf resultierenden strukturierten<br />
Aufgaben werden E-Mails niemals vollständig ersetzen.<br />
Aber es muss einen gesunden Kompromiss auf beiden<br />
Seiten geben, um standardisierte Prozesse und kreativen<br />
Freiraum gleichermaßen zu ermöglichen.<br />
Das „Push“-Prinzip hat bei der Aufgabenverteilung gegenüber<br />
„Pull“ den großen Vorteil, dass aktiv auf die Mitarbeiter<br />
zugegangen wird, sobald eine Aufgabe zu erledigen ist. Es<br />
entsteht eine Aufforderung zum Handeln, was beim Pull-<br />
Prinzip nicht der Fall ist. Die Situation ist ähnlich der beim<br />
Dating: Entweder sitzen Sie in der Ecke und sind der Meinung,<br />
dass schon jemand kommen wird, der Sie kennenlernen<br />
möchte (Pull), oder Sie gehen aktiv auf jemanden zu<br />
und bauen gezielt ein interessantes Gespräch auf, um das<br />
Ziel zu erreichen (Push). Der zweite Ansatz ist in der Regel<br />
erfolgreicher.<br />
Prozessautomatisierung in Zusammenhang mit fallbasierter<br />
Aktenbearbeitung ist meines Erachtens kein Wiederspruch.<br />
Beide Bereiche ergänzen sich sehr gut. Ein elektronischer<br />
Akt hat die Aufgabe, Daten in einer möglichst vollständigen<br />
Datensicht bereitzustellen. Ein BPM System muss Aufgaben,<br />
Rechte und Benachrichtigungen gemäß der Prozessvorgabe<br />
steuern. Der Prozessgedanke bleibt auch hier<br />
nicht auf der Strecke.<br />
Herr Handlir: Collaboration & adhoc Workflow<br />
sind keine Alternativen zu klar definierten und<br />
beschriebenen Geschäftsprozessen – es sind<br />
Ergänzungen und stehen in einem modernen<br />
<strong>IT</strong> System gestützten <strong>Umfeld</strong> unterstützend zu<br />
führenden Prozessen zur Verfügung.<br />
Ein Collaboration System wie SharePoint „lebt“ von seiner<br />
Flexibilität und den Möglichkeiten einem breiten Anwenderkreis<br />
auch gestalterische Freiräume innerhalb einer Organisation<br />
zu ermöglichen. Dennoch braucht es klare Strukturen<br />
und einen Rahmen der innerhalb der vordefinierten<br />
Prozesse abläuft. Somit kann der Prozess im „PUSH Prinzip“<br />
den organisatorischen Gesamtablauf steuern, an dem<br />
in Teilbereichen „Freiräume“ geschaffen werden können<br />
um bspw. Dokumentbasiert Informationen im „Pull Prinzip“<br />
anzufordern.<br />
Der Prozessgedanke im Sinne von Führung und Visualisie-<br />
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