IT-Lösungen Im SAP Umfeld für SAP-Partner

den jeweiligen Prozessen zu definieren. Wenn Aufgaben
von bestimmten Personengruppen abgearbeitet werden
müssen, sollte auf jeden Fall ein „Push“ erfolgen. Ansonsten
kann das Pull-Prinzip deutlich flexibler sein, um den
sogenannten „Information overload“ bei den Beteiligten zu
vermeiden. Beim kollaborativen Pull-Prinzip kann die Aufgabe
bzw. Beantwortung auch von Personen übernommen
werden, die man im Vorfeld als Zielgruppe nicht berücksichtigt
hat, die aber die benötigten Informationen trotzdem
und u. U. deutlich effizienter liefern können. Der aktuelle
Bearbeitungsstand kann auch bei diesem Prinzip immer
nachvollzogen werden. Über Eskalationsmechanis-men
kann bei Bedarf nach einem gewissen Zeitraum von „Pull“
auf „Push“-Benachrichtigung gewechselt werden.
Eine strikte Prozessunterstützung ist immer dann wichtig,
wenn ich Genehmigungsschritte, Freigabeschritte und Prüfschritte
habe, die im Rahmen der Unternehmens- und/oder
gesetzlichen Richtlinien vorgeschrieben sind. Diese müssen
erfüllt und auch dokumentiert werden. Somit ist auch
bei der Arbeit mit elektronischen Akten der Inhalt für die Art
der Prozessarbeit ausschlaggebend. Für andere Bearbeitungsschritte
bietet der Ansatz über Kollaboration bzw. adhoc
Workflows eine deutlich höhere Flexibilität und daraus
resultierend eine stärkere Akzeptanz bei den Beteiligten.
Herr Kindermann: Gerade in einem Umfeld,
das sich schnell verändert, in dem die Ausnahmen
zur Regel werden und immer mehr
ad hoc erledigt werden muss, ist es wichtig,
Regeln und Regelungen, nach denen eine Organisation
arbeitet, einzuhalten und gesteckte
Ziele zu erreichen. Business Process Management
stellt diesen Rahmen auf, in dem heute natürlich
eine große Agilität zur Verfügung stehen muss. Doch trotz
allem ad hoc-Vorgehen muss BPM sicherstellen, dass die
Prozessziele erreicht werden. BPM muss also beides: Es
muss Regeln vorgeben und es muss zulassen, dass ein
laufender Prozess an die Gegebenheiten der aktuellen Situation
angepasst werden kann.
Dazu werden sich die Ansätze „Push“ und „Pull“ mischen
und sinnvoll ergänzen. Agile BPM Software ermöglicht es
dem Mitarbeiter der Fachabteilung, eben auch eine schon
laufende Instanz eines vordefinierten Prozesses noch zu
verändern. Dadurch wird es möglich zum Beispiel vom
„Pull“- in den „Push“-Modus umzuschal-ten, eine Eskalation
zu vermeiden und das Ergebnis doch sicherzustellen
und dann wieder in den „Pull“-Modus zurückzukehren.
Dem Prozess Manager bleibt es dann überlassen, den geänderten
Prozess in einen erweiterten neuen Standard zu
übernehmen oder ihn als Einzelfall, gut dokumentiert im
System weiter zur Verfügung zu halten.
Eines ist aber sicher: Ausnahmen werden zur Regel und
damit wird sich BPM von strengen vordefinierten Prozessen
weg entwickeln müssen.
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BPm - Business Process management
Herr Hutter: Effiziente Benutzerführung und intuitive
Bedienbarkeit spielen eine zentrale Rolle
bei der Umsetzung konkreter BPM Projekte.
Umso mehr gilt es, durch eine gute Tool-Unterstützung
die Prozessarbeit zu einem positiven
Erlebnis zu machen. Das gelingt aber leider
nur den wenigsten Toolherstellern. Hier werden
technische Funktionen noch immer über Benutzerführung
und ansprechendes Design gestellt. Ob viele oder nur einige
wenige strukturierte Prozesse benötigt werden, kann
man nicht pauschal sagen. Das hängt von der Branche und
dem jeweiligen Themenfeld ab.
Adhoc Workflows führen meistens zum gleichen Informationschaos
wie reiner E-Mail Verkehr. Sie haben keine Steuerungsmöglichkeit,
was zu vielen Problemen führen kann.
BPM Systeme und die darauf resultierenden strukturierten
Aufgaben werden E-Mails niemals vollständig ersetzen.
Aber es muss einen gesunden Kompromiss auf beiden
Seiten geben, um standardisierte Prozesse und kreativen
Freiraum gleichermaßen zu ermöglichen.
Das „Push“-Prinzip hat bei der Aufgabenverteilung gegenüber
„Pull“ den großen Vorteil, dass aktiv auf die Mitarbeiter
zugegangen wird, sobald eine Aufgabe zu erledigen ist. Es
entsteht eine Aufforderung zum Handeln, was beim Pull-
Prinzip nicht der Fall ist. Die Situation ist ähnlich der beim
Dating: Entweder sitzen Sie in der Ecke und sind der Meinung,
dass schon jemand kommen wird, der Sie kennenlernen
möchte (Pull), oder Sie gehen aktiv auf jemanden zu
und bauen gezielt ein interessantes Gespräch auf, um das
Ziel zu erreichen (Push). Der zweite Ansatz ist in der Regel
erfolgreicher.
Prozessautomatisierung in Zusammenhang mit fallbasierter
Aktenbearbeitung ist meines Erachtens kein Wiederspruch.
Beide Bereiche ergänzen sich sehr gut. Ein elektronischer
Akt hat die Aufgabe, Daten in einer möglichst vollständigen
Datensicht bereitzustellen. Ein BPM System muss Aufgaben,
Rechte und Benachrichtigungen gemäß der Prozessvorgabe
steuern. Der Prozessgedanke bleibt auch hier
nicht auf der Strecke.
Herr Handlir: Collaboration & adhoc Workflow
sind keine Alternativen zu klar definierten und
beschriebenen Geschäftsprozessen – es sind
Ergänzungen und stehen in einem modernen
IT System gestützten Umfeld unterstützend zu
führenden Prozessen zur Verfügung.
Ein Collaboration System wie SharePoint „lebt“ von seiner
Flexibilität und den Möglichkeiten einem breiten Anwenderkreis
auch gestalterische Freiräume innerhalb einer Organisation
zu ermöglichen. Dennoch braucht es klare Strukturen
und einen Rahmen der innerhalb der vordefinierten
Prozesse abläuft. Somit kann der Prozess im „PUSH Prinzip“
den organisatorischen Gesamtablauf steuern, an dem
in Teilbereichen „Freiräume“ geschaffen werden können
um bspw. Dokumentbasiert Informationen im „Pull Prinzip“
anzufordern.
Der Prozessgedanke im Sinne von Führung und Visualisie-
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