IT-Lösungen Im SAP Umfeld für SAP-Partner

auch für die Entwicklung von geeigneten Performancekennzahlen,
Risiken und Kontrollen im Sinne einer Governance
notwendig.
Die Integration von BPM in eine moderne IT-Infrastruktur
wird daher dann nicht scheitern, wenn BPM im jeweiligen
Unternehmen nicht nur für das Designen von ausführbaren
Workflows verstanden wird, sondern BPM auch als
Managementwerkzeug angewendet wird, das dem Planen
und Dokumentieren der gesamten Aufbau- Ablauf- und IT-
Organisation dient, mit der neue bzw. adaptierte Geschäftsmodelle
umgesetzt werden können. Business Process
Management muss sich daher dann in die IT-Infrastruktur
integrieren, wenn es um die Ausführung der designten Prozesse
mittels Workflows geht, muss sich aber gleichzeitig
auch losgelöst von Workflows, Monitoring und Transaktionsdaten
als eigenständige Disziplin im Unternehmen etablieren
und betrieben werden, um die notwendige Transparenz
über ALLE Zusammenhänge im Unternehmen zu
schaffen, Medienbrüche aufzuzeigen und Adaptionen gemäß
Geschäftsmodell geplant umsetzen zu können.
Frage 2: Braucht man vordefinierte Prozesse?
Die Definition von Workflow- und BPM-Prozessen mit
nicht immer einfach zu bedienenden Werkzeugen gilt
als aufwändig und auch nicht für alle Prozesse geeignet.
Ist Collaboration mit „adhoc Workflow“ wirklich die
Alternative zum vordefinierten Geschäftsprozess?
Welche Bedeutung hat das steuernde, Informationen
bereitstellende „Push“-Prinzip gegen über dem Information
abholendem Ansatz, dem „Pull“-Prinzip? Wie
viel Prozessunterstützung braucht man überhaupt
noch, wenn man z.B. mit strukturierten, elektronischen
Akten arbeitet, bleibt da der Prozessgedanke
auf der Strecke?
Herr Dr. Bartonitz: Nun, die von den BPM-, ECM
bzw. EIM-Herstellern bereitgestellten Werkzeuge
zum Malen der Prozesse sind inzwischen
von der Handhabung recht gut. D.h. einfache
Prozesse, in denen nur Dokumente oder ihre
intelligentere Art der Formulare von einem Fachbereich
in den nächsten geschubst werden, lassen sich gut
auch von Verantwortlichen in den Fachbereichen bedienen.
Sobald es aber um Integrationen von Fachanwendungen
(z.B. ERP oder CRM) geht, müssen dann doch die IT-Experten
mit ran.
Da nur 1/3 aller unserer Prozesse wirklich strukturiert ablaufen,
sprich die Abfolge der notwendigen Arbeitsschritte
im Vorhinein bekannt sind, wird in den meisten Unternehmen
noch immer das Medium E-Mail oder ein ECM-/EIM-
System mit Status-wechseln genutzt. In letzteren System
können inzwischen die Sachbearbeiter adhoc kleine Lauf-
Competence Book Nr. 1
BPm - Business Process management
listen selbst erstellen, die sie nach Bedarf auch für eine
wiederholte Nutzung abspeichern können.
Arbeiten mehrere Benutzer gemeinsam an einem Projekt,
sei es an einem aufwändigeren Angebot oder an einem
größeren Bauprojekt und ist es wichtig über neue In-formationen
oder Änderungen zu erfahren, bieten Abonnement-
und Weidervorlage-funktionen entsprechende Hilfen.
Inzwischen werden wir allerdings mit so vielen Informationen
überschwemmt, dass die Nutzung gerade der Abonnementfunktion
gut bedacht sein will. Am Ende finde ich doch
alles, was ich gerade brauche.
Speziell im Bereich des Case Managements, einem Begriff,
der vor drei Jahren von der WfMC dem BPM zur Seite
gestellt wurde, geht es verstärkt um die Verwaltung von
Aufgaben. Je nach Situation können entsprechend viele
Aufgaben gerade anfallen. Die Abfolge ist meist frei. Das
Schließen von einer Aufgabe kann gleich mehrere andere
beenden und einen Schwung anderer möglich machen. Im
Rückblick auf die Historie habe ich eine klare Prozessstruktur.
Schaue ich nach vorn, hätte ich ein wildes Netz von
Aufgaben, wenn ich alle Fälle wirklich durch deklinieren
wollte. Also lasse ich die Entscheidung, was gerade dran
ist, besser in der Kompetenz des Anwenders, zumal er es
definitiv besser weiß. Beispiele für Case Management: Job
Center, Krankenhaus oder Rehabilitation.
Herr Schnägelberger: „Adhoc Workflow“ ist
für mich keine Alternative, sondern eine sinnvolle
Ergänzung zu den „standardisierten
Workflows“. Auch in der modernen Bürowelt
wird es immer Prozesse geben, die ein hohes
Potenzial für Teilautomatisierungen und
Standardisierung haben werden. Die aktuellen
Entwicklungen auf dem BPM-Tool Markt zeigen, dass
beide Ansätze auch integriert mit einem Tool abbildbar sind.
Einige Aussteller auf dem letzten „Process Solutions Day“
haben diese neuen Entwicklungen eindrucksvoll vorgestellt.
Hinzu kommt, das die Definition von Workflows mit
modernen BPM-Werkzeugen bei weitem nicht mehr so
kompliziert sind wie früher.
Herr Rychlik: Collaboration bzw. „ad-hoc Workflow“
sind keine Alternative, sondern als Ergänzung
zu strukturierten Prozessen zu betrachten.
Gute BPM-Werkzeuge müssen das ganze
Spektrum abdecken können und integrieren
sich in Kollaborationsumgebungen. Prozesse
wie Rechnungseingangsprüfung sollten strukturiert
abgebildet werden, informelle Abstimmungen aber
besser im Rahmen eines kollaborativen Ansatzes. Einzelne
Prozessschritte können an kollaborative Umgebungen
übergeben und dort im Rahmen von Activity Streams bearbeitet
werden. Nach Abschluss der Aktivitäten werden diese
weiter im strukturierten Prozess fortgesetzt.
Der Einsatz des „Push“ und „Pull“-Prinzips ist abhängig von
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