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Ordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung ...

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(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

<strong>Ordnung</strong> <strong>für</strong> <strong>die</strong> <strong>Aufbewahrung</strong>, <strong>Aussonderung</strong> <strong>und</strong> <strong>Vernichtung</strong> (Kassation) von<br />

Schriftgut kirchlicher Einrichtungen<br />

Der Landeskirchenrat der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Thüringen hat in seiner Sitzung<br />

am 19. Juni 2001 aufgr<strong>und</strong> von § 82 Abs. 2 Ziffer 3 <strong>und</strong> 16 der Verfassung beschlossen:<br />

§ 1<br />

Geltungsbereich<br />

Die <strong>Ordnung</strong> <strong>für</strong> <strong>die</strong> <strong>Aufbewahrung</strong>, <strong>Aussonderung</strong> <strong>und</strong> <strong>Vernichtung</strong> (Kassation) von Schriftgut<br />

gilt <strong>für</strong> alle kirchlichen Dienststellen, <strong>die</strong> Schriftgut in Form von Registraturen, Altregistraturen<br />

oder Archiven verwalten. Sie gilt entsprechend <strong>für</strong> den Bereich des Diakonischen Werkes<br />

<strong>und</strong> <strong>für</strong> andere selbständige kirchliche Einrichtungen <strong>und</strong> Werke, soweit <strong>die</strong> zuständigen<br />

Organe <strong>die</strong> Übernahme beschlossen haben.<br />

§ 2<br />

<strong>Aufbewahrung</strong> von Schriftgut<br />

(1) Gr<strong>und</strong>sätzlich wird nur das Schriftgut aufbewahrt, das im eigenen Amtsbereich erwächst<br />

<strong>und</strong> zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben benötigt wird.<br />

(2) Das Schriftgut ist geordnet aufzubewahren. Die <strong>Ordnung</strong> erfolgt nach dem jeweils geltenden<br />

Aktenplan oder in Absprache mit dem Landeskirchenarchiv nach archivalischen <strong>Ordnung</strong>s-<br />

<strong>und</strong> Verzeichnungsgr<strong>und</strong>sätzen.<br />

§ 3<br />

Registratur, Altregistratur, Archiv<br />

(1) In der Registratur wird nur das Schriftgut aufbewahrt, das im eigenen Amtsbereich erwächst<br />

<strong>und</strong> zur Erfüllung der eigenen Aufgaben laufend benötigt wird.<br />

(2) In der Altregistratur wird nur das Schriftgut aufbewahrt, das nicht mehr benötigt wird, aber<br />

mindestens noch befristet aufbewahrt werden muss.<br />

(3) Im Archiv wird das archivwürdige Schriftgut aufbewahrt, das von der Verwaltung nicht<br />

mehr laufend benötigt wird. Das Archiv kann auch Aufgaben von Altregistraturen seines Zuständigkeitsbereichs<br />

wahrnehmen.


(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

§ 4<br />

Archivwürdiges Schriftgut<br />

(1) Schriftgut ist archivwürdig, wenn es Leben <strong>und</strong> Wirken der Kirche dokumentiert, der<br />

Rechtssicherheit <strong>die</strong>nt oder <strong>für</strong> <strong>die</strong> wissenschaftliche oder heimatgeschichtliche Forschung<br />

Bedeutung hat; insbesondere können kommerzielle <strong>und</strong> künstlerische Gesichtspunkte berücksichtigt<br />

werden.<br />

(2) Archivwürdiges Schriftgut ist dauernd aufzubewahren.<br />

§ 5<br />

<strong>Aussonderung</strong> von Schriftgut<br />

(1) Rechtzeitiges Aussondern des nicht mehr benötigten Schriftgutes erhält Wert <strong>und</strong> Funktionsfähigkeit<br />

der Registratur. Das Aussondern erfolgt nach einem <strong>Aufbewahrung</strong>s- <strong>und</strong> Kassationsplan<br />

(siehe Beilage), in dem festgelegt ist, welches Schriftgut dauernd oder befristet<br />

aufbewahrt wird. In Zweifelsfällen ist <strong>die</strong> Entscheidung des Landeskirchenarchivs einzuholen.<br />

Die Entscheidung des Landeskirchenarchivs hat in Abstimmung mit dem Landeskirchenamt<br />

zu erfolgen.<br />

(2) Schriftgut, das in <strong>die</strong> Altregistratur oder in das Archiv überführt wird, ist in Abgabelisten zu<br />

verzeichnen.<br />

§ 6<br />

Kassation<br />

(1) Nicht archivwürdiges Schriftgut soll in regelmäßigen Abständen kassiert werden. Dabei<br />

verfahren <strong>die</strong> kirchlichen Körperschaften selbständig nach dem geltenden <strong>Aufbewahrung</strong>s-<br />

<strong>und</strong> Kassationsplan.<br />

(2) Schriftgut, aus der Zeit vor 1950 darf nur mit Genehmigung des Landeskirchenamts in<br />

Abstimmung mit dem Landeskirchenarchiv vernichtet werden.<br />

(3) In einem Kassationsprotokoll ist festzuhalten, welches Schriftgut in welchem Umfang <strong>und</strong><br />

auf welche Weise vernichtet worden ist. Das Protokoll ist in 2-facher Ausführung anzufertigen.<br />

(4) Die Entscheidung zur <strong>Aufbewahrung</strong>, Kassation oder Archivierung soll nicht <strong>für</strong> einzelne<br />

Schriftstücke getroffen werden, sondern <strong>für</strong> <strong>die</strong> als Mappen, Hefter, Ordner usw. angelegten<br />

Akteneinheiten. Die Akten sollen nicht Blatt <strong>für</strong> Blatt danach durchgesehen werden, welche<br />

Schriftstücke erhalten oder kassiert werden sollen. Diese Entscheidung gilt <strong>für</strong> den jeweiligen<br />

Aktenband insgesamt. Enthält ein Aktenband Schriftstücke von unterschiedlichem Erhaltungswert,<br />

ist <strong>die</strong> jeweils längste <strong>Aufbewahrung</strong>sfrist zu beachten.<br />

(5) Für mehrfach überliefertes identisches Schriftgut, z.B. Fotokopien, Ab- <strong>und</strong> Durchschriften,<br />

in verschiedenen Registraturen können in Einzelfällen nach vorheriger Absprache mit<br />

dem Landeskirchenarchiv abweichende <strong>Aufbewahrung</strong>sfristen festgelegt werden.


(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

§ 7<br />

Schutzbestimmungen<br />

(1) Schriftgut, das entbehrlich <strong>und</strong> wertlos geworden ist, darf nicht in den Handel gebracht<br />

werden.<br />

(2) Vor der <strong>Vernichtung</strong> durch Dritte muss durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein,<br />

dass das betreffende Registraturgut nicht missbräuchlich verwendet wird.<br />

§ 8<br />

Inkrafttreten<br />

Diese <strong>Ordnung</strong> tritt mit ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt in Kraft.<br />

Eisenach, den 19. Juni 2001<br />

Der Landeskirchenrat<br />

der Ev.-Luth. Kirche in Thüringen<br />

Hoffmann<br />

Landesbischof


(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

A<br />

Abbildungen<br />

s. kirchl. Gebäude<br />

A<br />

Abendmahlsfeiern<br />

s. auch Akten über<br />

A<br />

Abgaben<br />

s. Unterlagen über<br />

A<br />

Abiturarbeiten A<br />

Abiturzeugnisse A<br />

Abkündigungen A<br />

Ablösung von<br />

- Berechtigungen<br />

- Verpflichtungen<br />

A<br />

Abmeldescheine (Dimissorialia) 2 J<br />

Abschlußarbeiten A<br />

Abwicklung einzelner Versicherungsfälle<br />

30 J nach Schließung der Akte<br />

Akten über<br />

- Abendmahlsfeiern<br />

- Altenheime<br />

- Amtshandlungen<br />

- Auseinandersetzungen mit anderen - Konfessionen<br />

- Religionsgesellschaften<br />

- Weltanschauungen<br />

- Arbeit<br />

- eigener Einrichtungen<br />

- Kindergärten<br />

- Schulen<br />

- Internate<br />

- Bücherei<br />

- Diakoniestation<br />

- Altenheime<br />

- Beichte<br />

- Beziehung zu<br />

- staatlichen, kommunalen u. parteipolitischen<br />

Stellen u. Organisationen<br />

- anderen - Konfessionen<br />

- Religionsgesellschaften<br />

- Weltanschauungen<br />

- Einrichtungen, eigene<br />

- Gemeindebewegungen<br />

- Gottes<strong>die</strong>nste, besondere<br />

- Gründung d. Kgm.<br />

- Internate<br />

- Kindergärten<br />

- Kirchenaustritte<br />

- Kircheneintritte<br />

- <strong>Ordnung</strong>en d. Kgm.<br />

- Patronate d. Kgm.<br />

- Schulen<br />

- Verwaltungsverfahren d. Kgm.<br />

- Zuständigkeit d. Kgm.<br />

Akten über<br />

- Vermietung<br />

- Verpachtung<br />

Aktenpläne<br />

Altar A<br />

A<br />

10 J nach Beendigung des<br />

Mietverhältnis<br />

A


s. Ausstattung der Kirche<br />

Altenheime<br />

s. Akten über<br />

Amtshandlungen<br />

s. Akten über<br />

(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

Amtshandlungen<br />

s. Anzeigen<br />

Amtsverpflichtung A<br />

Anlagekontenverträge<br />

10 J nach Auflösung des<br />

Kontos<br />

Anzeigen<br />

2 J wenn <strong>die</strong> Eintragung<br />

- Amtshandlungen zur Eintragung in <strong>die</strong> Kirchenbücher,<br />

Arbeit<br />

s. auch Akten über<br />

- Öffentlichkeits-<br />

- Presse-<br />

- R<strong>und</strong>funk-<br />

- Fernseh-<br />

- kulturelle<br />

- gesellschaftspolitische<br />

- diakonische<br />

- missionarische<br />

- kirchl. Vereine u. Verbände im<br />

- lokalen Bereich<br />

- regionalen Bereich<br />

A<br />

A<br />

A<br />

erfolgt ist<br />

Arbeit der Gemeindekreise A<br />

Arbeit der Kirchenkreise A<br />

Arbeitsgemeinschaften, kirchliche<br />

Arbeitsprozesse<br />

s. Prozeßakten<br />

30 J<br />

Arbeitsverträge A<br />

Archivalien, Benutzung<br />

2 J nach Abschluß der Ange-<br />

legenheit<br />

Archivalien, Benutzung<br />

10 J nach Abschluß der<br />

Angelegenheit<br />

Archivverhältnisse, kirchl. A<br />

Archivverzeichnisse A<br />

Auseinandersetzungen<br />

A<br />

s. Akten über<br />

Aushänge<br />

s. Gottes<strong>die</strong>nste, regelmäßige<br />

s. kirchl. Veranstaltungen<br />

Ausstattung der Kirche<br />

A<br />

- Taufstein<br />

- Kanzel<br />

- Altar<br />

- Orgel<br />

- Uhr<br />

Ausstellung pfarramtlicher Zeugnisse, Schriftwechsel sofort<br />

B<br />

Bankauszüge 10 J<br />

Barkassenbücher<br />

10 J nach Auflösung des<br />

Kontos<br />

Bauakten<br />

s. kirchl. Gebäude<br />

A<br />

Baulast<br />

s. Unterlagen über<br />

A<br />

Bausachen A<br />

Beichte<br />

s. auch Akten über<br />

A


Bekenntnisverpflichtung A<br />

Belege, allgem.<br />

10 J<br />

Berichte<br />

s. auch Veranstaltungen<br />

A<br />

Besoldungslisten A<br />

Bewerbungsunterlagen, nicht berücksichtigten Personen sofort<br />

Beziehungen<br />

s. auch Akten über<br />

A<br />

Bibliotheksverzeichnisse A<br />

Biblotheksverhältnisse, kirchl. A<br />

Bilanzen A<br />

Brauchtum A<br />

Bücherei<br />

s. auch Akten über: Arbeit<br />

A<br />

C<br />

Chroniken A<br />

Corpora bonorum<br />

s. auch Vermögensbücher<br />

A<br />

D<br />

Dachinstandhaltung<br />

s. auch Werkverträge<br />

s. auch Wartungsverträge<br />

Darlehn, Verträge (vgl. ...)<br />

Darstellungen, gedruckte A<br />

Datenschutz A<br />

Dauerbelege A<br />

Deputate<br />

s. auch Unterlagen über<br />

A<br />

Deputate A<br />

Diakoniestationen<br />

s. auch Akten über<br />

A<br />

Dienstanweisungen A<br />

Dienstbarkeiten<br />

A<br />

s. auch Unterlagen über<br />

(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

30 J nach Abtrag der Schuld<br />

Dienstverträge (Personalakten) A<br />

Dienstverträge kirchlicher Mitarbeiter<br />

5 J vom Todesjahr an<br />

oder nach Fortfall von<br />

Versorgungsansprüchen<br />

Disziplinarakten<br />

A<br />

E<br />

Einführungsvermerk<br />

A<br />

s. auch Wahl<br />

Einladungen zu<br />

sofort<br />

- Pfarr- <strong>und</strong> Ephorenkonventen<br />

Einladungen ohne besondere Bedeutung sofort<br />

Einrichtungen, eigene<br />

A<br />

s. auch Akten über<br />

Einsprüche<br />

A<br />

s. auch Wahl<br />

Einweihung<br />

A<br />

s. auch kirchl. Gebäude<br />

Einzahlungsbelege 10 J<br />

Ephorenkonvente<br />

s. Einladungen


(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

Erbbaurechte<br />

s. auch Unterlagen über<br />

A<br />

Erbbegräbnisse, Erhaltung besonderer A<br />

Ereignisse, besondere A<br />

Erhebung von<br />

10 J nach Abschluß der<br />

- Kirchgeld<br />

- Kirchensteuern<br />

Einzelfälle<br />

Erklärung zur Wahrung des Datenschutzes A<br />

Errichtung<br />

s. auch kirchl. Gebäude<br />

A<br />

F<br />

Fahrtenbücher<br />

5 J nach Abschaffung<br />

des Fahrzeugs<br />

Fehlverhalten<br />

s. auch Verhalten<br />

A<br />

Fernseharbeit<br />

s. auch Arbeit<br />

A<br />

Finanzierung<br />

s. auch kirchl. Gebäude<br />

A<br />

Findbücher A<br />

Förderung der Mission<br />

Freizeiten<br />

s. Schriftgut<br />

A<br />

Friedhof<br />

- Anlage<br />

- Entwidmung<br />

- Erlaß von Friedhofsordnungen<br />

- Verwaltung<br />

- Widmung<br />

A<br />

Friedhofsverwaltung A<br />

Fürsorgetätigkeit<br />

A<br />

G<br />

Gebührenfreiheit<br />

s. auch Unterlagen über<br />

A<br />

Geistliche A<br />

Gemeindebewegung<br />

s. auch Akten über<br />

A<br />

Gemeindebriefe A<br />

Gemeindekreise<br />

- Anmeldungen<br />

- Abmeldungen<br />

10 J<br />

Gesangbücher A<br />

Geschäftsbücher<br />

5 J nach abschließender<br />

Entlastung<br />

Geschäftsordnungen A<br />

Geschäftstagebücher<br />

- Aktenplan<br />

- Schriftgutordnung<br />

A<br />

Geschäftstagebücher<br />

10 J nach Schließung der<br />

Bücher<br />

Gewinnrechnung A<br />

Gottes<strong>die</strong>nste, besondere<br />

s. auch Akten über<br />

A<br />

Gottes<strong>die</strong>nste, regelmäßige<br />

- Handzettel<br />

- Aushänge<br />

sofort<br />

Grabdenkmäler, Erhaltung besonderer A<br />

Grabdenkmäler, Skizzen zur Genehmigung 10 J


(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

Grabdenkmäler, Akten über Skizzen zur Genehmigung 5 J nach Erledigung<br />

Grabpflege<br />

- Verträge<br />

- Dienstleistungen<br />

Grabpflege<br />

s. Werkverträge<br />

s. Wartungsverträge<br />

A<br />

Grabsteine, Akten über Skizzen zur Genehmigung 5 J nach Erledigung<br />

Grabsteine, Skizzen zur Genehmigung 10 J<br />

Gr<strong>und</strong>besitz<br />

s. auch Unterlagen über<br />

A<br />

Gr<strong>und</strong>buchunterlagen A<br />

Gründungsurk<strong>und</strong>en<br />

A<br />

H<br />

Handzettel<br />

s. Gottes<strong>die</strong>nste, regelmäßige<br />

s. kirchl. Veranstaltungen<br />

Haushaltspläne A<br />

Haushaltspläne, Akten über Aufstellung 10 J<br />

Haushaltsüberwachungslisten<br />

5 J nach abschließender Entlastung<br />

Haushaltsvollzug A<br />

Hebelisten<br />

Hilfsbücher<br />

s. Rechnungsführung<br />

10 J nach Abschluß der<br />

Einzelfälle<br />

hist. Belange A<br />

Hypotheken, Verträge (vgl. ...)<br />

30 J nach Abtrag der Schuld<br />

I<br />

Internate<br />

s. auch Akten über<br />

Inventarien<br />

s. auch Vermögensbücher<br />

J<br />

Jahresrechnungen A<br />

Jubiläen<br />

A<br />

K<br />

Kanzel<br />

s. auch Ausstattung der Kirche<br />

Kapitalvermögen A<br />

Kapitalvermögen, Verwaltung von A<br />

Karteien A<br />

Karteikarten 10 J<br />

Kassationsprotokolle A<br />

Kassenbelege<br />

5 J nach abschließen-der<br />

Entlastung<br />

Kassenbücher<br />

10 J nach abschließender Ent-<br />

Kassenprüfungen, Niederschriften<br />

Kassenstandsberichte, regelmäßige 5 J<br />

A<br />

A<br />

A<br />

lastung<br />

10 J nach abschließen-der<br />

Entlastung<br />

Kassenübernahmeprotokolle A<br />

Kindererziehung, religiöse<br />

10 J von der Volljährigkeit<br />

Kindergarten (wenn jährlich Belegungslisten aufbewahrt werden)<br />

- Anmeldungen<br />

des Kindes an<br />

2 J 2 Jahre nach Aus-<br />

scheiden des Kindes


- Abmeldungen<br />

Kindergarten<br />

- Anmeldungen<br />

- Abmeldungen<br />

Kindergärten<br />

s. auch Akten über<br />

Kirchenälteste<br />

s. Wahl<br />

Kirchenaustritte<br />

s. auch Akten über<br />

Kirchenbücher<br />

(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

Kirchenbücher, Anlagen 30 J nach Revision der<br />

Kirchenbücher<br />

Kirchenbücher, Akten über Benutzung<br />

2 J nach Abschluß der Angelegenheit<br />

Kirchenbücher, Benutzung<br />

10 J nach Abschluß der<br />

Angelegenheit<br />

Kircheneintritte<br />

s. auch Akten über<br />

A<br />

Kirchenmusik A<br />

Kirchensteuerhebelisten 30 J<br />

Kirchensteuerkartei (Soll <strong>und</strong> Ist)<br />

Kirchensteuern<br />

s. Erhebung<br />

Kirchgeld<br />

s. Erhebung<br />

10 J<br />

kirchl. Arbeit<br />

- Bilddokumente<br />

- Filmdokumente<br />

- Tondokumente<br />

kirchl. Aufsichtsbehörden<br />

s. R<strong>und</strong>schreiben<br />

kirchl. Einrichtungen<br />

s. R<strong>und</strong>schreiben<br />

A<br />

kirchl. Ereignisse<br />

- Bilddokumente<br />

- Filmdokumente<br />

- Tondokumente<br />

A<br />

kirchl. Gebäude<br />

- Abbildungen<br />

- Bauakten<br />

- Einweihung<br />

- Errichtung<br />

- Finanzierung<br />

- Planung<br />

- techn. Zeichnungen<br />

- Unterhaltung<br />

- Zeichnungen<br />

A<br />

kirchl. Veranstaltungen<br />

- Handzettel<br />

- Aushänge<br />

kirchl. Werke<br />

s. R<strong>und</strong>schreiben<br />

sofort<br />

Klassenarbeiten A<br />

Klassenbücher A<br />

Kollekten<br />

s. auch Werbung <strong>für</strong><br />

A<br />

Kollektenabkündigungen sofort<br />

Konfessionen<br />

s. auch Akten über<br />

A<br />

Konfirmandenunterricht A<br />

10 J<br />

A<br />

A<br />

A


(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

- Inhalt<br />

- Gestaltung<br />

- Namensliste (jährlicher Nachweis)<br />

- Beziehung zur Schule<br />

Konfirmandenunterricht, Überweisungen zum sofort<br />

Kontoauszüge 10 J<br />

Kulturgut<br />

A<br />

- Bestand<br />

- Erhaltung<br />

Kunstgut<br />

A<br />

- Bestand<br />

- Erhaltung<br />

L<br />

Lagerbücher<br />

s. auch Vermögensbücher<br />

Legate A<br />

Lehrer A<br />

Leistungen A<br />

Lohnlisten<br />

A<br />

M<br />

Mahnschreiben ohne besondere Bedeutung sofort<br />

Mieten<br />

s. auch Unterlagen über<br />

A<br />

Mietverträge A<br />

Mitarbeiterbesprechungen<br />

s. auch Niederschriften über<br />

A<br />

Mitteilungen des LKA<br />

sofort nach Erledigung der Angelegenheit<br />

Monatsabschlußmeldungen<br />

10 J nach Auflösung des<br />

Kontos<br />

Musterstimmzettel<br />

s. auch Wahl<br />

A<br />

N<br />

Nebenbücher<br />

s. Rechnungsführung<br />

Niederschriften über<br />

- Verhandlungen kirchl. Körperschaften<br />

- ihrer Organe<br />

- ihrer Ausschüsse<br />

- Ihrer Mitarbeiterbesprechungen<br />

Nutzung<br />

s. auch Unterlagen über<br />

O<br />

Öffentlichkeitsarbeit A<br />

<strong>Ordnung</strong>en<br />

A<br />

s. auch Veranstaltungen<br />

<strong>Ordnung</strong>en<br />

A<br />

s. auch Friedhof<br />

Orgel<br />

A<br />

s. Ausstattung der Kirche<br />

P<br />

Pachtangelegenheiten, Schriftwechsel 5 J<br />

Pachtverträge<br />

10 J nach Beendigung des<br />

Vertragsver-<br />

A<br />

A<br />

A


(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

hältnisses<br />

Partnerschaften A<br />

Patenbescheinigungen 5 J<br />

Patenschaften A<br />

Personalakten A<br />

Personalakten über Versorgungsleistungen<br />

10 J von der letzten Ver-<br />

Personalbeiakten<br />

- Beihilfen<br />

- Krankmeldungen<br />

- Ges<strong>und</strong>heitsmeldungen<br />

- Urlaub<br />

- Vertretungen<br />

Personalkostenzahlungen A<br />

Personalunterlagen<br />

- o. Gehaltskonten<br />

sorgungsleistung an<br />

10 J von der letzten Bei-<br />

hilfeleistung an<br />

30 J nach Schließung der<br />

Akte<br />

- v. kurzfristig Beschäftigten<br />

Pfarramtsübergabeprotokolle<br />

Pfarrkonvente<br />

s. Einladungen<br />

A<br />

Pfründenbestandsnachweise A<br />

Planung<br />

s. auch kirchl. Gebäude<br />

A<br />

Portobücher<br />

5 J nach abschließender<br />

Entlastung<br />

Postausgangsbücher, 10 J nach Schließung der<br />

Bücher<br />

Posteingangsbücher,<br />

10 J nach Schließung der<br />

Bücher<br />

Posteinlieferungsbücher<br />

5 J nach abschließender<br />

Entlastung<br />

Postscheckauszüge 10 J<br />

Pressearbeit A<br />

Presseberichte A<br />

Programme<br />

s. auch Veranstaltungen<br />

A<br />

Protokollbücher<br />

- Ausschüsse<br />

- Gemeindeversammlungen<br />

- Kirchgemeindevorstand<br />

A<br />

Protokolltonbänder<br />

- Ausschüsse<br />

- Gemeindeversammlungen<br />

- Kirchgemeindevorstand<br />

A<br />

Prozeßakten<br />

A<br />

Prozeßakten<br />

- Zivilprozesse<br />

- Arbeitsprozesse<br />

Q<br />

Quellen, hist. A<br />

Quittungen über Einschreibesendungen 2 J<br />

Quittungsblöcke<br />

10 J<br />

30 J nach Rechtskraft des<br />

Urteils oder<br />

Vergleichs<br />

R<br />

Rechnungsbelege<br />

5 J nach abschließen-der<br />

Entlastung<br />

Rechnungsbücher<br />

- Jahresrechnungen<br />

A<br />

Rechnungsführung A


Rechnungsführung<br />

- Hilfsbücher<br />

- Nebenbücher<br />

Rechnungskladden<br />

Rechnungslegung A<br />

(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

10 J nach abschließender Entlastung<br />

10 J nach abschließender Entlastung<br />

Rechnungsprüfung A<br />

Rechnungsprüfungen, außerordentliche<br />

10 J nach abschließen-der<br />

Entlastung<br />

Rechtsverhältnisse A<br />

Register<br />

- Kirchenbücher<br />

A<br />

Registranden<br />

10 J nach Schließung der<br />

Reisekosten<br />

- Abrechnungen<br />

- Erstattungen<br />

Religionsgesellschaften<br />

s. auch Akten über<br />

Religionsunterricht<br />

- Inhalt<br />

- Gestaltung<br />

- Namensliste (jährlicher Nachweis)<br />

- Beziehung zur Schule<br />

Religionsunterricht, Überweisungen zum sofort<br />

Rücklagen A<br />

R<strong>und</strong>funkarbeit A<br />

R<strong>und</strong>schreiben<br />

- kirchlicher Werke <strong>und</strong> Einrichtungen<br />

2 J<br />

R<strong>und</strong>schreiben<br />

- kirchl. Aufsichtsbehörden<br />

sofort<br />

R<strong>und</strong>verfügungen, chronologische Sammlungen<br />

10 J<br />

S<br />

Sakristeibücher A<br />

Sammelarbeiten<br />

s. auch Werbung <strong>für</strong><br />

A<br />

Sammlungen hist. Nachrichten A<br />

Satzungen<br />

A<br />

Schriftgut, vorbereitendes<br />

2 J<br />

- <strong>für</strong> Sitzungen<br />

- Veranstaltungen<br />

- Tagungen<br />

- Freizeiten<br />

Schulden A<br />

Schulen<br />

A<br />

s. auch Akten über<br />

Schülerbögen A<br />

Sitzungen<br />

s. Schriftgut<br />

Sondervermögen<br />

A<br />

s. auch Unterlagen über<br />

Sozialversicherungsnachweis A<br />

Spenden<br />

A<br />

s. auch Werbung <strong>für</strong><br />

Spendenbescheinigung 10 J<br />

Sponsoren<br />

A<br />

s. auch Werbung <strong>für</strong><br />

statistische Berichte A<br />

statistische Berichte, Erstellung 10 J<br />

10 J<br />

A<br />

A<br />

Bücher


Stellenpläne A<br />

Steuerfreiheit<br />

A<br />

s. auch Unterlagen über<br />

Steuern<br />

A<br />

s. auch Unterlagen über<br />

Stiftungsurk<strong>und</strong>en A<br />

Stiftungsvermögen<br />

A<br />

s. auch Unterlagen über<br />

Stimmzettel<br />

s. Wahl<br />

Synodale<br />

s. Wahl<br />

T<br />

Tagungen<br />

s. Schriftgut<br />

Taufstein<br />

s. auch Ausstattung der Kirche<br />

techn. Zeichnungen<br />

s. kirchl. Gebäude<br />

technische Einrichtungen<br />

s. Werkverträge<br />

s. Wartungsverträge<br />

Testamente A<br />

Trauung geschiedener Personen<br />

10 J<br />

(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

U<br />

Überweisungen<br />

s. Konfirmandenunterricht<br />

s. Religionsunterricht<br />

Überweisungsbelege 10 J<br />

Uhr<br />

s. auch Ausstattung der Kirche<br />

A<br />

Umzugsmeldungen sofort nach Eintragung<br />

Unterhaltung<br />

A<br />

s. auch kirchl. Gebäude<br />

Unterlagen über<br />

A<br />

- Vermögen<br />

- Erwerb<br />

- Verkauf<br />

- Veränderungen<br />

- Stiftungs-<br />

- Sonder-<br />

- kirchl. Gr<strong>und</strong>besitz<br />

- Erwerb<br />

- Verkauf<br />

- Veränderungen<br />

- kirchl. Gebäude<br />

- Nutzung<br />

- Verpflichtung Dritter<br />

- Baulast<br />

- Deputate<br />

- Verpflichtungen, eigene<br />

- Steuerfreiheit<br />

- Gebührenfreiheit<br />

- Steuern<br />

- Abgaben<br />

- Erbbaurechte<br />

- Dienstbarkeiten<br />

- Mieten<br />

Urlaubslisten 2 J<br />

A<br />

A


V<br />

Vasa sacra<br />

A<br />

- Bestand<br />

- Erhaltung<br />

Veränderung von Kgm. A<br />

Veränderungen<br />

A<br />

- während d. Amtsperiode<br />

Veranstaltungen<br />

- Kgm.<br />

- Programme<br />

- Berichte<br />

- <strong>Ordnung</strong>en<br />

Veranstaltungen<br />

s. Schriftgut<br />

Verbände, kirchl.<br />

A<br />

s. auch Arbeit<br />

Vereine<br />

10 J<br />

- Anmeldungen<br />

- Abmeldungen<br />

Vereine, kirchl.<br />

A<br />

s. auch Arbeit<br />

Vergütungslisten A<br />

Verhalten<br />

A<br />

- religiöses<br />

- sittliches<br />

- Fehl-<br />

Verhandlungen kirchl. Körperschaften<br />

A<br />

s. auch Niederschriften über<br />

Verlustrechnung A<br />

Vermietung<br />

s. Akten über<br />

Vermögen<br />

A<br />

s. auch Unterlagen über<br />

Vermögensangelegenheiten, Schriftwechsel<br />

5 J<br />

(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

Vermögensbücher<br />

- Lagerbücher<br />

- Inventarien<br />

- Corpora bonorum<br />

A<br />

vermögensrechtliche Auseinandersetzung<br />

Verpachtung<br />

s. Akten über<br />

A<br />

Verpflichtungserklärungen<br />

- Amtsverpflichtung<br />

- Bekenntnisverpflichtung<br />

- Erklärung zur Wahrung des Datenschutzes<br />

A<br />

Versicherungen<br />

s. auch Abwicklung<br />

30 J nach Schließung der Akte<br />

Versicherungspolicen<br />

30 J nach Beendigung des<br />

Versicherungsverhältnisses<br />

Verträge über Dienstbarkeiten an Gebäuden A<br />

Verträge über Dienstbarkeiten an Gr<strong>und</strong>besitz A<br />

Verträge über Erwerb A<br />

Verträge über Verkauf A<br />

Vertretung, kurzzeitige sofort<br />

Verzeichnisse<br />

- Abendmahlsgäste<br />

- Kirchenaustritte<br />

- Kircheneintritte<br />

A<br />

A


Visitationsakten A<br />

Volkstum A<br />

Vorgänge, personelle<br />

A<br />

W<br />

Wahl<br />

- von Kirchenältesten, Unterlagen u. Stimmzettel<br />

- von Synodalen, Unterlagen u. Stimmzettel<br />

Wahl<br />

A<br />

- Ausschüsse<br />

- kirchlicher Körperschaften<br />

- Organisationen<br />

- Musterstimmzettel<br />

- Einsprüche<br />

- Einführungsvermerk<br />

Wahlprotokolle A<br />

Wahlvorschläge A<br />

Wartungsverträge<br />

- Grabpflege<br />

- Dachinstanthaltung<br />

- technische Einrichtung<br />

Weltanschauungen<br />

s. auch Akten über<br />

Werbung <strong>für</strong><br />

- Spenden<br />

- Kollekten<br />

- Sponsoren<br />

- Sammelarbeiten<br />

Werkverträge<br />

Werkverträge (personengeb<strong>und</strong>en)<br />

Wirtschaftsführung<br />

Z<br />

Zahlungsbelege A<br />

Zeichnungen<br />

A<br />

s. kirchl. Gebäude<br />

Zeitungsausschnitte A<br />

Zivilprozesse<br />

s. Prozeßakten<br />

Zuständigkeitsurk<strong>und</strong>en A<br />

(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)<br />

10 J<br />

5 J nach Beendigung des<br />

Vertragsver-<br />

hältnisses<br />

A<br />

A<br />

10 J nach Beendigung <strong>und</strong><br />

Schließung der<br />

Akte<br />

10 J<br />

30 J


Abkürzungen<br />

A - archivwürdig, dauernde <strong>Aufbewahrung</strong><br />

allgem. - allgemein<br />

EKD - Evangelische Kirche Deutschlands<br />

hist. - historisch<br />

Kgm. - Kirchgemeinde<br />

kirchl. - kirchlich<br />

LKA - Landeskirchenamt<br />

o. - ohne<br />

techn. - technisch<br />

u. - <strong>und</strong><br />

vgl. - vergleiche<br />

z. - zur<br />

z.B. - zum Beispiel<br />

ect. - <strong>und</strong> so weiter<br />

TKM - Thüringer Kultusministerium<br />

u.ä. - <strong>und</strong> ähnlich<br />

J. - Jahr<br />

d. - der<br />

s. - siehe<br />

RU - Religionsunterricht<br />

(aus: Abl. der ELKTH Nr. 7 vom 15. Juli 2001, Seite 180ff)

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