Checkliste zur Umstellung auf SEPA (PDF) - Volksbank Neckartal eG

Sie ziehen Ihre Mitgliedsbeiträge per Lastschrift mit Einzugsermächtigung ein? Damit Ihr Verein fit für SEPA wird, haben
wir für Sie eine Check- und Arbeitsliste entwickelt. Für Fragen steht Ihnen Ihr Berater gerne zur Verfügung und unterstützt
Sie.
Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA
Aufgaben Information Erledigt Datum
Voraussetzungen
1. Beantragen einer Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine □ Gläubiger-ID
Gläubiger- eindeutige ID. Diese wird über die Internetseite beantragt ____________
Identifikationsnummer der Deutschen Bundesbank
www.glaeubiger-id.bundesbank.de beantragt. □ Gläubiger-ID
Die Bundesbank teilt die Gläubiger-ID dann erhalten ____________
per Mail mit.
2. Abschluss einer neuen Im Zuge der SEPA-Umstellung muss auch die □ neue Inkasso-
Inkassovereinbarung mit "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen vereinbarung
uns durch Lastschriften" erneuert werden. Hierfür abgeschlossen ____________
benötigen wir o.g. Gläubiger-ID.
3. Nutzen Sie für neue Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine □ Aufnahmeantrag
Mitglieder die neuen Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. bzw. Beitritts-
Lastschriftmandate Unter SEPA spricht man von Mandaten. Häufig erklärung
wird die Einzugsermächtigung auf der Beitritts- angepasst ____________
erklärung bzw. dem Aufnahmeantrag erteilt,
achten Sie aber künftig darauf, dass das Mandat
immer separat zu unterschreiben ist.
Ändern Sie ggf. Ihre Formulare: □ es gibt kein
eigenes Beitritts-
›› Nennen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer formular -
Mandatsformulare
›› Verwenden Sie den Mandatstext gem. der wurden von der
offiziellen Vorlage Bank besorgt ____________
›› Erfragen Sie IBAN und BIC Ihres Mitglieds
Wenn Sie kein eigenes Formular für die Aufnahme □ Einsatztermin
eines neuen Mitglieds haben, stellen wir Ihnen für die neuen
alternativ gerne Mandatsformulare zur Verfügung. Formulare
Diese finden Sie auf unserer Homepage unter (vgl. Punkte 8
www.volksbank-neckartal.de/sepa-vereine und 11) ____________
4. Mandatsreferenz fest- Jedes Mandat wird durch eine eindeutige, □ Mandatsreferenz
legen einmalige Mandatsreferenz gekennzeichnet. entschieden ____________
Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummer in
Ihrem Verein gestaltet sein soll.
Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA (Stand 02/2013) 1

Fortsetzung Die Mandatsreferenz ist frei wählbar
(alphanumerisch, max. 35 Stellen).
Sie können z.B. die Mitgliedsnummer als □ Referenznummer
Referenznummer verwenden. wird wie folgt
Vergeben Sie zusätzlich noch eine Variable. festgelegt:
Wird ein neues Mandat benötigt (z.B. Änderung
der Bankverbindung des Mitglieds) ändern Sie ______________ ____________
nur die Variable und haben immer noch einen
Bezug zur Mitgliedsnummer.
5. Keine Lastschriftbelege Sie haben Ihren Beitragseinzug bisher □ Umstellung der
für SEPA beleghaft durchgeführt ? beleghaften Last-
schrifteinzüge
Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare mittels Online-
mehr. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit Banking wurde
ein Online-Banking-Zugang eingerichtet werden vereinbart ____________
kann.
6. SEPA-Fähigkeit Ihrer Die Software, mit der Sie Ihren Beitragseinzug □ Software ist auf
Software prüfen durchführen, muss künftig alle notwendigen aktuellem Stand/
SEPA-Daten verarbeiten können wie z.B. SEPA-fähig ____________
Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz,
IBAN, BIC usw.
›› Unsere Software ProfiCash ist ab der Version 10
fit für SEPA.
›› Unsere VR-NetWorld-Software ist ab der □ Software ist ver-
Version 4.2 fit für SEPA. altet/nicht SEPA-
fähig - Update
›› Unsere Zahlungsverkehrsprogramme unter- notwendig. ____________
stützen die automatische Konvertierung von Sprechen Sie uns
Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN an, wenn Sie eine
und BIC. ältere Version
›› Verwenden Sie die Software eines Drittan-
bieters, klären Sie bitte mit diesem, ob das
Programm SEPA-fähig ist.
einsetzen.
7. Keine Einreichung von Die Einreichung von DTA-Datenträgern wird □ Umstellung der
DTA-Disketten ( USB- spätestens zum 1. Februar 2014 nicht mehr Datenträger auf
Sticks, CDs usw.) möglich sein. Übertragen Sie uns den Beitrags- komfortable
einzug einfach online. Online-Übermitt-
lung wurde
8. Zeitpunkt für die Die Umstellung muss spätestens zum □ Zeitpunkt
Umstellung festlegen 1. Februar 2014 abgeschlossen sein. definiert
Legen Sie fest, ab wann Sie mit
vereinbart ____________
SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. ______________ ____________
Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA (Stand 02/2013) 2

9. Künftige Termine für Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Beiträge □ Beitragstermin
den Beitragseinzug innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa festgelegt auf:
festlegen (siehe Punkt "zum Jahresanfang" oder "Mitte November" -
13 ff.) eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen ______________ ____________
Umstellung
exakten Fälligkeitstermin vor, der den Mitgliedern
im Vorfeld mitgeteilt werden muss.
Prüfen Sie Ihre Vereins-/Beitragssatzung auf
evtl. Angaben zu Zahlungsarten und Fälligkeiten
der Beiträge.
10. Umwidmung/Wandlung Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich □ Einzugsermäch-
Ihrer bestehenden Ein- vorliegen, können Sie in ein sog. SEPA-Basis- tigungen liegen
zugsermächtigungen in Lastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit vor ____________
SEPA-Basis- nicht von jedem Mitglied eine Unterschrift auf
Lastschriftmandate einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Mitglieder
von der Wandlung schriftlich unterrichten und
dabei die relevanten Daten angeben.
Der Informationstext kann z.B. lauten:
"Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung
ab (Umstellungszeitpunkt siehe □ Benachrichtigung
Punkt 8) als SEPA-Lastschriftmandat. Unsere der Mitglieder
Gläubiger-Identifikationsnummer für den Last- über die Wand-
schrifteinzug lautet: DExxxxxxxx (siehe Punkt 1). lung ist erfolgt am /
Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Mitglieds- per:
nummer (siehe Punkt 4). Folgende IBAN und BIC
haben wir von Ihnen gespeichert: xxxxxx. Bitte ______________ ____________
überprüfen Sie diese und teilen uns evtl.
Unstimmigkeiten mit."
Bitte beachten Sie: Bei der Umwidmung wird als
Mandatsdatum das Datum der Umwidmung ge-
wählt, nicht das Datum der ursprünglichen Unter-
schrift auf der Einzugsermächtigung.
Abbuchungsaufträge können nicht - wie bei
Einzugsermächtigungen möglich - umgedeutet
werden.
11. Einholung neuer SEPA- Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt □ neue Formulare
Mandate (Punkt 8) nur noch SEPA-Mandate. Diese sind für sind im Einsatz ____________
alle neuen Mitglieder und auch für jene notwendig,
die nicht gewandelt werden können, weil die
Einzugsermächtigungen nicht vorliegen.
Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA (Stand 02/2013) 3

12. Aufbewahrung der Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die □ Ablage der
Mandate organisieren unterschriebenen SEPA-Mandate (bzw. umge- Mandatsformulare
widmeten Einzugsermächtigungen) im Original wurde geregelt ____________
vorzulegen. Bewahren Sie die Formulare dem-
entsprechend auf (Aufbewahrungsfrist 14 Monate
ab dem letzten Einzug).
Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit
verliert, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird.
Mitglieder, die austreten und nach mehr als 3
Jahren erneut beitreten, müssen ein neues
Mandat unterzeichnen.
13. Vorabinformation bzw. Sie sind verpflichtet, Ihre Mitglieder mit einem □ kürzere Vorlaufs-
Pre-Notification über die Vorlauf von min. 14 Tagen vor dem Fälligkeits- frist wurde be-
Beitragsbelastung termin (siehe Punkt 9) über die Belastung zu schlossen und
informieren. Eine kürzere Vorlauffrist kann mit zwar:
Ihren Mitgliedern beispielsweise in der Satzung
vereinbart werden. ______________ ____________
Eine bestimmte Form (Brief) ist nicht vorge- □ Vorabinformation
schrieben, allerdings muss die Information wurde geregelt.
den Betrag, den genauen Termin, die Mandats- Mitteilung erfolgt
referenz und die Gläubiger-ID beinhalten. am/per:
Es muss sichergestellt sein, dass alle Mitglieder ______________ ____________
informiert werden.
14. Einreichung/Vorlauf- SEPA-Lastschriten müssen mit einer Vorlauf- □ Zeitvorlauf
fristen frist eingereicht werden. Diese beträgt vom eingeplant ____________
Fälligkeitsdatum gerechnet:
□ Einreichung bei
›› Einreichung frühestens 14 Kalendertage der Bank erfolgt
vor Fälligkeitsdatum am
›› bei Erst- und Einmallastschriften spätestens ______________ ____________
6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin
›› Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeits-
tage vor dem Fälligkeitstermin
Achtung!
Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder
wiederholte Einreichung einer SEPA-Lastschrift
durch Sie als Verein. Vielmehr geht es um Ihr
Mitglied, bei dem erstmals oder zum wiederholten
Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine
SEPA-Lastschrift abgebucht wird.
Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA (Stand 02/2013) 4

Fortsetzung Beispiel: Sie haben 2013 für sämtliche Mitglieder
erstmalig SEPA-Lastschriften 6 Tage vor
Fälligkeitstermin bei uns eingereicht.
2014 führen Sie einen wiederholten Beitragseinzug
durch. Dabei sind auch neue Mitglieder zu be-
lasten.
Für jedes Mitglied, das bereits 2013 seinen Beitrag
per SEPA-Lastschrift abgebucht bekommen hat,
dürfen Sie "wiederholte" Lastschriften einreichen.
Diese müssen spätestens 3 Arbeitstage vor Fällig-
keit bei Ihrer Bank eingereicht werden. Für die
neuen Mitglieder ist es aber die "erstmalige" Be-
lastung. Deshalb müssen diese mit den vollen
6 Tagen vor Fälligkeit eingereicht werden.
Da dies in der Praxis schwer zu handhaben ist,
empfehlen wir Ihnen grundsätzlich,
Lastschriften 6 Bankarbeitstage vor dem Fällig-
keitstermin einzureichen.
15. Rücklastschriften Obwohl Sie Ihre Mitglieder per Vorabinformation □ Vorgehensweise
mangels Deckung/ über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe bei Rücklast-
erneute Einreichung informieren, wird es in der Praxis zu Rücklast- schriften geklärt ____________
weitere Informationen
schriften kommen.
Sie werden vermutlich mit dem Mitglied Rück-
sprache halten und den Beitrag erneut einziehen.
Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorab-
information erfolgen muss und die Fristen gem.
Punkt 13 und 14 gelten. Wenn Sie, wie oben
empfohlen, kürzere Fristen für die Vorabinfor-
mation festgelegt haben, können Sie den erneuten
Einzug zeitnah durchführen.
Bei Neueinreichung nach Rücklastschrift ist die
Einreichung wie eine Erstlastschrift zu behandeln.
16. Anpassung Brief- Ergänzen Sie Ihre Briefbögen, Anmeldeformulare □ Formulare
bögen und Formulare usw. mit IBAN und BIC des Vereins. angepasst ____________
Sie finden IBAN und BIC auf der Rückseite der
VR-BankCard zum Vereinskonto oder auf dem
Kontoauszug.
Aktuelle Informationen und Musteranschreiben finden Sie auch unter www.volksbank-neckartal.de/sepa-vereine
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