Die Wohnungswirtschaft (Januar 2010) - ViFlow
Die Wohnungswirtschaft (Januar 2010) - ViFlow Die Wohnungswirtschaft (Januar 2010) - ViFlow
MANAGEMENT Geschäftsprozesse optimieren Stuttgarter Genossenschaften als Pioniere – Prozessabläufe transparent darstellen Sechs Stuttgarter Baugenossenschaften haben sich entschlossen, in einem gemeinsamen Projekt ihre Geschäftsprozesse mit Hilfe einer Software zu dokumentieren und gleichzeitig zu optimieren. Von Anfang an war man dabei der Überzeugung, das Projekt mit Beteiligung aller Mitarbeiter durchzuführen: Einerseits, um eine größtmögliche Akzeptanz zu erreichen und anderseits, um das gesamte Wissen aller Mitarbeiter transparent zu machen. Die Vorstände der Genossenschaften waren sich bewusst, eine zeitintensive und große Herausforderung angenommen zu haben, und setzten das Projekt mit Unterstützung aller Mitarbeiter und eines erfahrenen Beraters erfolgreich in 15 Monaten um. Ziel des Projektes war es, die gesamten Prozesse der beteiligten Baugenossenschaften abzubilden. Durch die gemeinsame Erarbeitung wurden in diesem Zusammenhang die Prozesse optimiert, und alle beteiligten Mitarbeiter hatten die Möglichkeit, Einblick in die Prozesse der anderen Baugenossenschaften zu erhalten. Ein derartiges Geschäftsprozessmanagement (GPM) trägt zum Unternehmenserfolg bei, da Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt sind, Prozessabläufe und entsprechende Informationen transparent dargestellt werden, Prozesskennzahlen Rückschlüsse über die Prozesseffizienz zulassen, Doppelarbeit vermieden wird, der Pflegeaufwand für die Dokumentation des Managementsystems sich reduziert, sie Basis für die Detailoptimierung von Prozessen ist, die Anforderungen für die Jahresabschlussprüfung sichergestellt werden. Darüber hinaus fördert das GPM das Denken in Prozessen bei den Mitarbeitern. Das GPM schafft organisatorische Klarheit, und die Mitarbeiter können in wenigen Schritten alle erforderlichen Informationen eindeutig Projektverlauf und dem jeweiligen Prozess zugeordnet abrufen. Erarbeitung des Prozessmodells Februar 2008: Erarbeitung des gemeinsamen Prozessmodells, Zusammenstellung der Projektteams April 2008: Schulung der Prozesserhebung und Modellierung in ViFlow Mai 2008: Erste Prozessmodellierung bei den beteiligten Baugenossenschaften April 2009: Letzte Modellierung in ViFlow Juli 2009: Individualisierung der Prozesse August 2009: Beginn der unternehmensinternen Veröffentlichung und Schulung aller Mitarbeiter 42 Im Februar 2008 begann die Erarbeitung des gesamten Prozessmodells der beteiligtenBaugenossenschaften. Zu Beginn wurden in einer ersten Sammlung alle Prozesse aufgenommen und zu einem Prozessmodell SOFTWARE geordnet (siehe Abbildung 1 und 2). Im zweiten Schritt ging es um die Erstellung eines Projektplans mit detaillierter Zeitplanung und Zuordnung der jeweils beteiligten Mitarbeiter bei der Prozesserarbeitung. In einem dreitägigen Workshop führte ein Berater Schulungen zu dem Thema Prozesse, der Software ViFlow sowie der Erfassung der Prozesse durch. Grundsatz des Projektes war es, alle Mitarbeiter an der Prozesserfassung zu beteiligen sowie eine einfache Methode zur Prozesserarbeitung zu nutzen. Ziel dabei war es, dass alle Mitarbeiter diese Methode auch nach Projektende leicht anwenden können. Zur Visualisierung wurden die Prozesse mit Kärtchen, Pinnwänden und Flipcharts nach der Swimlane-Methode (funktionsübergreifendes Flussdiagramm) erar- beitet. Die Übertragung in ViFlow erfolgte durch die ausgewählten Moderatoren nach Abschluss der jeweiligen Prozesserarbeitung. Jeden Monat wurde in der Projektsitzung der aktuelle Status besprochen und die erarbeiteten Prozesse durch die Vorstände freigegeben. 1 2 6 Bauen 3 Führungsprozesse Wohnen Abb. 1: Gemeinsames Prozessmodell der Baugenossenschaften 4 Mitglieder Unterstützungsprozesse Modellieren mit dem Prozessmanagement-Tool ViFlow Die Bedienung der Software ist einfach. Jeder Modellierer, der mit Microsoft® Office arbeitet, fand sich innerhalb kürzester Zeit mit ViFlow zurecht. Aufwändige Schulungen waren daher nicht erforderlich. Microsoft® Visio® ist Bestandteil der Software und gibt durch die einfache Bedienung und die bekannte Microsoft- Oberfläche keine Rätsel auf. Durch die bereichsübergreifende Sichtweise, mit der deutlichen Trennung einzelner Bereiche beziehungsweise Abteilungen, ist die Prozessdarstellung von ViFlow sehr übersichtlich. Die klar gegliederte Benut- An dem Projekt beteiligten sich die Baugenossenschaften: Baugenossenschaft Bad Cannstatt eG Vereinigte Filderbaugenossenschaft eG GWF Wohnungsgenossenschaft eG VdK-Baugenossenschaft Baden- Württemberg eG Stuttgart Baugenossenschaft Feuerbach-Weilimdorf eG Baugenossenschaft Gartenstadt Luginsland eG 5 Service Die Wohnungswirtschaft 1/2010
- Seite 2: zeroberfläche mit der hierarchisch
MANAGEMENT<br />
Geschäftsprozesse optimieren<br />
Stuttgarter Genossenschaften als Pioniere –<br />
Prozessabläufe transparent darstellen<br />
Sechs Stuttgarter Baugenossenschaften haben sich entschlossen, in einem gemeinsamen Projekt ihre Geschäftsprozesse mit<br />
Hilfe einer Software zu dokumentieren und gleichzeitig zu optimieren. Von Anfang an war man dabei der Überzeugung,<br />
das Projekt mit Beteiligung aller Mitarbeiter durchzuführen: Einerseits, um eine größtmögliche Akzeptanz zu erreichen und<br />
anderseits, um das gesamte Wissen aller Mitarbeiter transparent zu machen. <strong>Die</strong> Vorstände der Genossenschaften waren<br />
sich bewusst, eine zeitintensive und große Herausforderung angenommen zu haben, und setzten das Projekt mit Unterstützung<br />
aller Mitarbeiter und eines erfahrenen Beraters erfolgreich in 15 Monaten um.<br />
Ziel des Projektes war es, die gesamten Prozesse<br />
der beteiligten Baugenossenschaften<br />
abzubilden. Durch die gemeinsame Erarbeitung<br />
wurden in diesem Zusammenhang<br />
die Prozesse optimiert, und alle beteiligten<br />
Mitarbeiter hatten die Möglichkeit, Einblick<br />
in die Prozesse der anderen Baugenossenschaften<br />
zu erhalten. Ein derartiges<br />
Geschäftsprozessmanagement (GPM) trägt<br />
zum Unternehmenserfolg bei, da<br />
Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt<br />
sind,<br />
Prozessabläufe und entsprechende<br />
Informationen transparent dargestellt<br />
werden,<br />
Prozesskennzahlen Rückschlüsse über<br />
die Prozesseffizienz zulassen,<br />
Doppelarbeit vermieden wird,<br />
der Pflegeaufwand für die Dokumentation<br />
des Managementsystems sich reduziert,<br />
sie Basis für die Detailoptimierung von<br />
Prozessen ist,<br />
die Anforderungen für die Jahresabschlussprüfung<br />
sichergestellt werden.<br />
Darüber hinaus fördert das GPM das Denken<br />
in Prozessen bei den Mitarbeitern. Das GPM<br />
schafft organisatorische Klarheit, und die<br />
Mitarbeiter können in wenigen Schritten<br />
alle erforderlichen Informationen eindeutig<br />
Projektverlauf<br />
und dem jeweiligen Prozess<br />
zugeordnet abrufen.<br />
Erarbeitung des<br />
Prozessmodells<br />
Februar 2008: Erarbeitung des gemeinsamen Prozessmodells,<br />
Zusammenstellung der Projektteams<br />
April 2008: Schulung der Prozesserhebung und Modellierung<br />
in <strong>ViFlow</strong><br />
Mai 2008: Erste Prozessmodellierung bei den beteiligten<br />
Baugenossenschaften<br />
April 2009: Letzte Modellierung in <strong>ViFlow</strong><br />
Juli 2009: Individualisierung der Prozesse<br />
August 2009: Beginn der unternehmensinternen Veröffentlichung<br />
und Schulung aller Mitarbeiter<br />
42<br />
Im Februar 2008 begann die<br />
Erarbeitung des gesamten<br />
Prozessmodells der beteiligtenBaugenossenschaften.<br />
Zu Beginn wurden<br />
in einer ersten Sammlung<br />
alle Prozesse aufgenommen<br />
und zu einem Prozessmodell<br />
SOFTWARE<br />
geordnet (siehe Abbildung 1 und 2). Im<br />
zweiten Schritt ging es um die Erstellung<br />
eines Projektplans mit detaillierter Zeitplanung<br />
und Zuordnung der jeweils beteiligten<br />
Mitarbeiter bei der Prozesserarbeitung. In<br />
einem dreitägigen Workshop führte ein<br />
Berater Schulungen zu dem Thema Prozesse,<br />
der Software <strong>ViFlow</strong> sowie der Erfassung der<br />
Prozesse durch. Grundsatz des Projektes war<br />
es, alle Mitarbeiter an der Prozesserfassung<br />
zu beteiligen sowie eine einfache Methode<br />
zur Prozesserarbeitung zu nutzen. Ziel dabei<br />
war es, dass alle Mitarbeiter diese Methode<br />
auch nach Projektende leicht anwenden<br />
können. Zur Visualisierung wurden die<br />
Prozesse mit Kärtchen, Pinnwänden und<br />
Flipcharts nach der Swimlane-Methode<br />
(funktionsübergreifendes<br />
Flussdiagramm) erar-<br />
beitet. <strong>Die</strong> Übertragung<br />
in <strong>ViFlow</strong> erfolgte durch<br />
die ausgewählten Moderatoren<br />
nach Abschluss<br />
der jeweiligen Prozesserarbeitung.<br />
Jeden Monat<br />
wurde in der Projektsitzung<br />
der aktuelle Status<br />
besprochen und die<br />
erarbeiteten Prozesse<br />
durch die Vorstände freigegeben.<br />
1<br />
2<br />
6<br />
Bauen<br />
3<br />
Führungsprozesse<br />
Wohnen<br />
Abb. 1: Gemeinsames Prozessmodell der Baugenossenschaften<br />
4<br />
Mitglieder<br />
Unterstützungsprozesse<br />
Modellieren mit dem<br />
Prozessmanagement-Tool <strong>ViFlow</strong><br />
<strong>Die</strong> Bedienung der Software ist einfach.<br />
Jeder Modellierer, der mit Microsoft®<br />
Office arbeitet, fand sich innerhalb kürzester<br />
Zeit mit <strong>ViFlow</strong> zurecht. Aufwändige<br />
Schulungen waren daher nicht erforderlich.<br />
Microsoft® Visio® ist Bestandteil der<br />
Software und gibt durch die einfache<br />
Bedienung und die bekannte Microsoft-<br />
Oberfläche keine Rätsel auf. Durch die<br />
bereichsübergreifende Sichtweise, mit der<br />
deutlichen Trennung einzelner Bereiche<br />
beziehungsweise Abteilungen, ist die<br />
Prozessdarstellung von <strong>ViFlow</strong> sehr übersichtlich.<br />
<strong>Die</strong> klar gegliederte Benut-<br />
An dem Projekt beteiligten sich<br />
die Baugenossenschaften:<br />
Baugenossenschaft Bad Cannstatt eG<br />
Vereinigte Filderbaugenossenschaft eG<br />
GWF Wohnungsgenossenschaft eG<br />
VdK-Baugenossenschaft Baden-<br />
Württemberg eG Stuttgart<br />
Baugenossenschaft<br />
Feuerbach-Weilimdorf eG<br />
Baugenossenschaft Gartenstadt<br />
Luginsland eG<br />
5<br />
Service<br />
<strong>Die</strong> <strong>Wohnungswirtschaft</strong> 1/<strong>2010</strong>
zeroberfläche mit der hierarchischen<br />
Anzeige von Prozessen und Dokumenten<br />
ermöglicht einfaches Zuordnen der im<br />
Unternehmen bestehenden Dokumente,<br />
wie beispielsweise Arbeitsanweisungen<br />
oder Formulare. Ein weiterer Vorteil der<br />
Software ist die schnelle und bequeme<br />
Veröffentlichung der Prozesse mit der vielfältig<br />
konfigurierbaren HTML-Ausgabe.<br />
Für die Betrachtung dieser Ausgabe<br />
genügt der kostenlose Internet Explorer<br />
von Microsoft®. Ein spezieller „Viewer“<br />
pro Arbeitsplatz ist nicht erforderlich. Das<br />
gesamte Prozessmodell inklusive Aufbauorganisation,<br />
per Hyperlink verknüpfter<br />
Dokumente und automatisch erzeugter<br />
Rollenbeschreibungen kann auf diese<br />
Weise in das bestehende Intranet der<br />
jeweiligen Baugenossenschaft implementiert<br />
beziehungsweise in die bestehende<br />
IT-Umgebung integriert werden.<br />
1<br />
Mitgliedschaft<br />
beantragen<br />
Mitgliedsantrag<br />
Mieterliste<br />
Kaufobjekt<br />
Info Mitgliedsaufnahme<br />
2<br />
Beitrittserklärungsformular<br />
verschicken<br />
1 6 11 16<br />
Neuvermietung<br />
Beschwerdemanagement Kleine Instandhaltung Mahn- und Klagewesen<br />
einer Wohnung<br />
2 7 Allgemeine<br />
12 17<br />
Schönheitsreparaturen<br />
Mieterstruktur<br />
Sachbearbeitung<br />
im laufenden Mietverhältnis<br />
(Mietbescheinigung)<br />
3 8<br />
13 Obkjektpflege<br />
18<br />
Mieterhöhung<br />
Wohnungsauflösung<br />
(tlw. Extern, Gartenpflege,<br />
Reinigung, Winterdienst, …)<br />
4<br />
5<br />
Mieterhöhung<br />
nach Modernisierung<br />
Objektkontrolle (Optik)<br />
Abb. 2: Prozesslandschaft Ebene 2, während der Erarbeitung (links) und in <strong>ViFlow</strong> (rechts)<br />
Info Neumitglied<br />
3<br />
Geldeingang<br />
überwachen<br />
9<br />
10<br />
Das Prozessmodell in der Praxis<br />
Der nächste Schritt war die Implementierung<br />
des Prozessmodells in der jeweiligen<br />
Baugenossenschaft. Hierzu wurden die<br />
unternehmensinternen Dokumente, Formulare<br />
und Anweisungen zu den jeweiligen<br />
Prozessen verlinkt. Das Design des Prozessmodells<br />
wurde vor der Veröffentlichung an<br />
das Unternehmen angepasst. Nach der Veröffentlichung<br />
erfolgte eine unternehmensindividuelle<br />
Einweisung der Mitarbeiter. <strong>Die</strong><br />
Einarbeitung neuer Mitarbeiter anhand des<br />
Prozessmodells erfolgte parallel. Durch die<br />
Auswertung der Tätigkeiten aus den Prozessen<br />
ist die Erarbeitung einer Stellenbeschreibung<br />
für die Suche neuer Mitarbeiter<br />
ein deutlich leichterer Vorgang geworden.<br />
Externe Prüfer, die das Prozessmodell bei<br />
einigen Baugenossenschaften zum ersten<br />
4<br />
Mitgliederkonto<br />
anlegen<br />
5<br />
Vorstandsbeschluss<br />
vorbereiten<br />
14<br />
Betriebskostenabrechnung<br />
15<br />
Betriebskosten (steuerbar)<br />
Mitgliedervorschlagsliste Beitrittserklärung<br />
6<br />
Mitgliedschaft<br />
beschließen<br />
Mal während der Jahresabschlussprüfung<br />
gesehen hatten, waren von der Art der Prozessdarstellung<br />
begeistert. <strong>Die</strong> Übersichtlichkeit<br />
aller Risiken und Kontrollpunkte<br />
sowie die Prozesse mit den Mitarbeitern<br />
besprechen zu können, erleichtern die<br />
Arbeit der Prüfer und ermöglichen eine effizientere<br />
Prüfung für alle Beteiligten.<br />
Autoren und Bilder<br />
Holger Widenmeyer, Alexandra Schäfer, Peter<br />
Hasmann, Gerhard Licht, Siegfried Lorenz, Klaus<br />
Kadner, Andreas Knoke, Axel Schaefenacker<br />
Weitere Informationen und eine kostenlose Testversion<br />
von <strong>ViFlow</strong> finden Sie unter: www.widenmeyer.<br />
com, Widenmeyer Unternehmensberatung GmbH,<br />
info@widenmeyer.com<br />
MITGLIEDSCHAFTSBEWERBER<br />
MITGLIEDERVERWALTUNG<br />
7<br />
Mitgliederliste<br />
ergänzen<br />
8<br />
Mitgliedsunterlagen<br />
versenden<br />
GESAMTVORSTAND<br />
Abb. 3: Der Prozess Mitgliedsaufnahme als Beispiel: <strong>Die</strong> Swimlanes stellen den Verantwortungsbereich dar (Blau: Intern, Rot: Extern). Tätigkeiten<br />
sind mittels Rechtecken dargestellt. <strong>Die</strong> Inputs und Outputs sind jeweils als Pfeile (Schwarz) und die Prozessverbinder (Input/Output) als gestrichelte<br />
Pfeile in Orange dargestellt. Tätigkeiten, die mit möglichen Risiken verbunden sind, werden in Rot mit Warnsymbol gekennzeichnet. <strong>Die</strong><br />
Formulare und Checklisten sind jeweils zu den Tätigkeiten verlinkt und direkt im Webmodell im Intranet für alle Mitarbeiter zu öffnen.<br />
Notdienst<br />
Reparaturen und<br />
-ausführung<br />
K<br />
Energieausweis<br />
Objekt-/<br />
Wohnungsbegehung<br />
<strong>Die</strong> <strong>Wohnungswirtschaft</strong> 1/<strong>2010</strong> 43
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