Ausgabe 04/2001

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$TEX total verstrickt im Internet - Justus-Liebig-Universität Gießen$

S EITE 2 (Fortsetzung von Seite 1) Gesamtprojekts. Sie ist notwendig aufgrund der ressort- und standortübergreifenden Zusammenarbeit und hat den Vorteil, dass sämtliche Informationen den Projektmitgliedern zentral zur Verfügung stehen. Im BSCW Global stehen allgemeine Informationen für Projektmitglieder. Zu folgenden Themenbereichen können momentan dort Informationen abgerufen werden: 1. Informationen und Vorlagen der GPL NVS wie Formulare und Konzepte, Infos des AIM wie das Kommunikationspaket und die Foliensammlung sowie Infos zur Entwicklung (Entwicklungsprojekte) und zur Umsetzung (Umsetzungsprojekte). Der Anschluss ans BSCW wird nach und nach für produktiv gehende Dienststellen vorgenommen, sodass noch nicht jeder darauf zugreifen kann. Informations-CD zum Projekt NVS Diese CD enthält Hintergrundinformationen wie beispielsweise Kabinettbeschlüsse und Konzepte und kann wie die NVS aktuell bei dem AIM bestellt werden. Foliensammlung Die Foliensammlung finden Sie im BSCW Global unter NVS / Akzeptanzund Informationsmanagement / Folien und Folienmaster / thematische Foliensammlung. Dort sind allgemeine Informationen zur Neuen Verwaltungssteuerung, Informationen über SAP R/3 und über die Teilprojekte Hessisches Competence Center (HCC), Betriebswirtschaftliche Beratung (BB), Landesreferenzmodell Rechnungsund Personalwesen (LRM und LRM HR), Einführung und Schulung abgelegt. DAS AIM Die Foliensammlung wird ständig erweitert und aktualisiert. CeBit Um das Projekt auch über die Landesgrenzen hinaus zu präsentieren, waren Vertreter des Projektes auf der CeBit 2001 in Hannover vertreten. Dort konnte die Vorreiterrolle des Landes Hessen bei der Einführung der Neuen Verwaltungssteuerung eindrucksvoll dargestellt werden. Die Messe bietet Möglichkeiten, um mit anderen Bundesländern und Kommunen Erfahrungen über die Einführung und Umsetzung der NVS auszutauschen. Da die Darstellung des Projektes in 2001 erfolgreich verlaufen ist, wird das Projekt 2002 auch auf der CeBit vertreten sein. Kommunikationspaket: Ziel des Akzeptanzmanagements ist es, die Akzeptanz bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Hessischen Landesverwaltung bezüglich der Neuen Verwaltungssteuerung zu fördern. Zu diesem Zweck wurde das bereits oben erwähnte „Kommunikationspaket“ entwickelt. Dieser „Kommunikations- Baukasten“ enthält eine Reihe von Maßnahmen, die den betroffenen Dienststellen zur Verfügung gestellt werden, um diese bei der Förderung der Akzeptanz zu unterstützen. Das Kommunikationspaket ist ein Angebot des AIM an die einzelnen Umsetzungsprojekte. Die für die NVS Verantwortlichen in den Dienststellen (der Ressortbeauftragte, der Umsetzungsprojektleiter und der „Kommunikationsbeauftragte“ in den Dienststellen) werden vom AIM in die Struktur und die Methodik des Kommunikationspaketes eingeführt und erhalten detaillierte Erläuterungen zu den einzelnen Bestandteilen. Jede Maßnahme des Kom- Bezeichnung Zielgruppe Inhalte Ordner Projektorientierung für Umsetzungsprojekte • Umsetzungsprojektmitarbeiter Projektziele und -strukturen, Zeitplan Projektorientierung für UP Plakat • Dienststellenführungskräfte • Dienststellenmitarbeiter Kontaktinformation in der Dienststelle Plakat Projektinformationswand • Umsetzungsprojektmitarbeiter • Dienststellenleiter • Dienststellenführungskräfte • Dienststellenmitarbeiter Aktuelle Projektinfos, (Erreichtes, Status, Geplantes), Schulungs-plan, Projektorganisation, Themenbereich, Auslagen Projektinformationswand Projektticker • Umsetzungsprojektmitarbeiter • Dienststellenleiter • Dienststellenführungskräfte • Dienststellenmitarbeiter Status, Veränderungen auf dem Projekt, erreichte Meilensteine Projektticker Info-Veranstaltung I • Dienststellenführungskräfte • Dienststellenmitarbeiter Überblick über das Projekt (Projektziele & Methoden) & Meilensteine / Status Info-Veranstaltung I Info-Veranstaltung II (Info-Café) • Dienststellenleiter • Dienststellenführungskräfte • Dienststellenmitarbeiter Beantwortung von individuellen Fragen über das Projekt, Vorstellung der Teams, die am Umsetzungsprojekt beteiligt sind Info-Veranstaltung II (Info-Café) NVS aktuell munikationspaketes besteht aus einer Maßnahmenbeschreibung, einer Aktivitätenliste und einer Powerpoint- Präsentation, die mit Sprechernotizen versehen sind. Je nach Maßnahme sind auch weitere Unterlagen wie Handouts (Ausfertigungen für die Teilnehmer), Feedback-Bögen usw. enthalten. Das AIM ist für die Betreuung bei der Umsetzung des Baukastens zuständig und unterstützt bei Fragen. Das Kommunikationspaket wird vom AIM aktualisiert, sodass gewährleistet ist, dass immer die aktuelle Version zur Verfügung steht. Um den Kontakt zu den Dienststellen aufzubauen, steht das AIM in Verbindung mit den Umsetzungsprojektleitern (UPL; sie sind für die Einführung der NVS in ihrem Umsetzungsprojekt verantwortlich) und den Ressortbeauftragten (sie sind für die Einführung der NVS in ihrem Ressort verantwortlich). Es wäre wünschenswert, wenn in jeder Umsetzungsdienststelle dem AIM ein Ansprechpartner, also derjenige, der die Aufgaben eines Kommunikationsbeauftragten (mit)wahrnimmt, zur Verfügung stünde. Untenstehende Übersicht präsentiert die einzelnen Maßnahmen des Kommunikationspaketes. Die Spalte „Ordner“ gibt an, wo die Maßnahme im BSCW Global unter NVS / Akzeptanz– und Informationsmanagement / Kommunikationspaket zu finden sein wird. Die Projektinformationswand, der Projektticker, die Info-Veranstaltungen 1 und 2 (Info-Café) sowie die Orientierungsveranstaltung für Umsetzungsprojektmitarbeiter können bereits abgerufen werden. Andere Maßnahmen folgen demnächst, sobald sie freigegeben wurden. Sollten Sie noch Fragen bezüglich eines oben angesprochenen Themas haben, können Sie sich gerne jederzeit mit uns in Verbindung setzen. Entweder per eMail an NVSaktuell@hmdf. hessen.de oder unter den untenstehenden Telefonnummern. Diana Burgheim Von links: Name, Tel.-Nr. 0611/32- Durchwahl, eMail Sabine Pichl, 2536 PichlS@hmdf.hessen.de Angelika Blasche, 2568 BlascheA@hmdf.hessen.de Diana Burgheim, 2365 BurgheimD@hmdf.hessen.de Angela Oesterling, 2535 OesterlingA@hmdf.hessen.de Helga Schindewolf, 2373 SchindewolfH@hmdf.hessen. de
J AHRGANG 2, AUSGABE 4 HCC ANWENDUNGSMANAGEMENT - FUNKTIONALE SAP R/3 BETREUUNG UND WARTUNG Am 02. Juli 2001 haben fünf Pilotdienststellen der HSVV und ZBH mit dem Produktivstart von SAP R/3 begonnen. Gleichzeitig startete auch das HCC Anwendungsmanagements (HCC AM). Welche Aufgabe erfüllt das HCC Anwendungsmanagement ? Kernaufgabe des HCC AM ist es, die SAP R/3 Anwendung (aus funktionaler Sicht) zu betreuen. Mit diesem Ziel bearbeiten und beantworten die im HCC AM tätigen Anwendungsexperten alle Fragen und Probleme zur SAP R/3 Anwendung und übernehmen schrittweise die Umsetzung von Änderungen und Erweiterungen, die der direkten Beseitigung von funktionalen Problemen und Störungen dienen bzw. die SAP Anwendung komfortabler gestalten. HCC Anwendungsexperten in Aktion... Die schwierigen ersten Wochen nach Produktivstart mussten von vier noch nicht vollständig ausgebildeten sogenannten HCC Anwendungsexperten mit viel Engagement und Flexibilität gemeistert werden, was ohne die Unterstützung durch das Landesreferenzmodell (LRM)-Entwicklungsteam nicht möglich gewesen wäre. Die kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem LRM- Entwicklungsteam gewährleistet in dieser schwierigen Phase den reibungslosen Betrieb der SAP- Anwendung und ermöglicht den Anwendungsexperten, sich nach und nach tiefgehendes SAP-bezogenes Wissen anzueignen. Auch ein Erfahrungsaustausch in Form eines Workshops mit den Anwendungsbetreuern aus den Pilotdienststellen wurde bereits erfolgreich durchgeführt. (siehe Artikel Seite 4) In den ersten 4 Monaten hat das HCC Anwendungsmanagement von den Anwendungsbetreuern aus den Dienststellen insgesamt 281 Trouble- Tickets (Mitteilungen) mit Problemanfragen erhalten (Stand: 26.10.01). Die meisten Anfragen entfielen auf Berechtigungen (Zugang zum System (38 %) und die Finanz- und Anlagenbuchhaltung (26 %). 256 Anfragen konnten gelöst und beantwortet werden, 25 Anfragen sind derzeit entweder in Bearbeitung oder die Rückmeldung über die Zufriedenheit der Anwender mit der Lösung liegt noch nicht vor. Auch an der Umsetzung von Änderungsanträgen waren die Anwendungsexperten beteiligt: 45 Anträge wurden bis 26.10.01 erfolgreich abgeschlossen, an 20 Anträgen wird zur Zeit noch gearbeitet und 10 Anträge stehen zur Genehmigung an. Acht Änderungsanträge mussten abgelehnt werden, da sie den Anforderungen an die Landeseinheitlichkeit nicht entsprachen. Die dienststellenspezifischen Interessen konnten in diesen Fällen leider nicht berücksichtigt werden. Die Bearbeitungszeit für Änderungsanträge beträgt durchschnittlich 2 Wochen. Wie geht es jetzt weiter ? Das HCC AM Team ist zwischenzeitlich um weitere sieben Mitarbeiter/-innen verstärkt worden und besteht zur Zeit aus neun Anwendungsexperten/innen und zwei Mitarbeitern im Bereich des Auftrags- und Änderungsmanagements. Diese müssen die hohen fachlichen und persönlichen Anforderungen ihrer Ausbildung bei gleichzeitiger Sicherstellung des laufenden Tagesgeschäfts bewältigen. Alle Teammitglieder arbeiten mit viel Engagement daran, ihr Wissen anhand der eingehenden Anfragen und Anforderungen stetig zu erweitern. Trotzdem müssen auch weiterhin sowohl im Bereich der Personalgewinnung für das HCC AM als auch im Bereich der Ausbildung der Mitarbeiter noch einige Hürden überwunden werden, um für den Start der Staffel 1a zum 01.01.02 umfassend gerüstet zu sein. Auf- und ausbauen wird das HCC AM während der Pilotphase auch die Serviceberichterstattung für die einzelnen Dienststellen. Über Neuigkeiten, Dienstleistungsziele, Dienstleistungsqualität und – quantität wird das HCC AM aktuell weiter berichten. Sandra Harms REDAKTIONSSCHLUSS FÜR DIE NÄCHSTE AUSGABE: 30. NOVEMBER 2001 S EITE 3 GLOSSAR Bei den nachfolgenden Erklärungen sind mit Ressort die Ministerien und jeweils nachgeordneten Behörden gemeint. Projekte der Gesamtprojektleitung (GPL) sind Projekte, die sich mit der Entwicklung/Weiterentwicklung der fachlichen Anforderungen an das Gesamtprojekt NVS, zur Projektorganisation und Steuerung des Projektfortschrittes beschäftigen. Dazu gehören die Entwicklungsprojekte und konzeptionelle Arbeiten wie z.B. Ziel- und Produktdefinition und Haushaltsdarstellung. Entwicklungsprojekte sind Projekte, die sich mit der inhaltlichen Entwicklung bzw. dem Aufbau einer Infrastruktur für das Gesamtprojekt NVS beschäftigen und durch das Entwicklungsgremium (erarbeitet u.a. Richtlinien zur Vorgehensweise in den Entwicklungs- und Umsetzungsprojekten) bestätigt wurden: Schulung (förml. Abschluss 12/01), Landesreferenzmodell (LRM), Hessisches Competence Center (HCC) und Human Ressources (HR oder Personalverwaltung). Umsetzungsprojekte sind Projekte, die sich mit der Umsetzung der Entwicklungsprojekte in die Verwaltung (Ausrollen in der Fläche), also der Einführung der NVS, beschäftigen. Teilprojekte sind Unterprojekte von Entwicklungsprojekten oder Projekten der GPL (z.B.: Teilprojekt Controlling im Entwicklungsprojekt LRM) Teilprojektmitarbeiter/-innen im EntwicklungsprojektLandesreferenzmodell (LRM) Mitarbeiter/-innen in einem Teilprojekt legen die ressortübergreifende Funktionalität des jeweiligen LRM fest. Die festgelegte Funktionalität wird in SAP umgesetzt. Praktikanten/-innen werden im Rahmen von laufenden Umsetzungsprojekten in die Projektarbeit und Tätigkeit des Umsetzungsberaters/-in (späterer Einsatz) eingeführt. Sie bringen danach die gewonnen Erfahrungen als Umsetzungsprojektberater/innen in Umsetzungsprojekte ein (eigene und die anderer Ressorts) und ersetzen dadurch zukünftig die Mitarbeiter/-innen der beauftragten Beratungsfirma (externe Berater/innen). Umsetzungsprojektberater/-innen = Mitarbeiter/-innen in einem Umsetzungsprojekt (Fortsetzung auf Seite 4)
Seite 1: Das AIM stellt allen Interessierten
Seite 5 und 6: J AHRGANG 2, AUSGABE 4 (Fortsetzung
Seite 7 und 8: J AHRGANG 2, AUSGABE 4 S EITE 7 (Fo

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