PDL praxis 03/2013: Die wichtigsten Kennzahlen erfassen, Teil 2. In

pdl-praxis 03-2013
[Betriebswirtschaft]
Die 10 wichtigsten Kennzahlen für einen ambulanten Pflegedienst
Beginnen Sie jetzt, alles neu zu erfassen
Ab Februar können Sie beginnen, die wichtigen monatlichen Zahlen systematisch zu
erfassen. Für bestimmte Auswertungen macht es durchaus Sinn, einen kompletten Monat in
grafischen Übersichten darzustellen. Es gibt sogar bestimmte Auswertungen, welche
sämtliche 12 Monate eines Jahres als Datenbasis erfassen. Bei der grundsätzlichen
Überlegung, welche Zahlen relevant sind für eine monatliche Betrachtung, sollten Sie
natürlich das Pflege-Neuausrichtungsgesetz [PNG] berücksichtigen, welches wiederum neue
Herausforderungen an das Controlling stellt.
Die Spitzenkennzahl, mit der alles beginnt, ist natürlich die Kostendeckung, also die Division
von Erlösen durch sämtliche Kosten (multipliziert mit 100%). Diese Zahl ist wie ein
Fieberthermometer. Sie zeigt an, wie es um sie steht, aber sie lässt noch keine Diagnose zu.
Diese Aufgabe erledigen die anderen Kennzahlen.
In der nachfolgenden Darstellung werden die Kennzahlen unterteilt in 5 Strukturkennzahlen,
die einmal jährlich erfasst werden, und in 5 Prozess-Kennzahlen, die eine monatliche
Erfassung erfordern.
5 wichtige Prozess-Kennzahlen
Kennzahlen mit Beispielen Erläuterzungen, Definition (Formeln) und Ermittlung
der Kennzahlen + Beispiele
1.) Die Organisationszeiten liegen
idealer Weise bei 8% +/-2%
2.) Der Durchschnitt des Anteils der
Fahrt- und Wegezeiten wird
wahrscheinlich 25% +/-15%
betragen.
Pflegefachkräfte haben ca. 30% bis
60% Fahrt- und Wegezeiten, da sie
überwiegend kurze Einsätze in der
Behandlungspflege haben.
Helferinnen haben ca. 10% bis 30%
Fahrt- und Wegezeiten, da ihre
Einsätze länger dauern.
Der Anteil der Organisationszeiten wird ermittelt durch die
Stunden für Organisation und Koordination*
d i v i d i e r t d u r c h .
die Anzahl der Anwesenheits-Std. aller Mitarbeiter**
* z.B. für Vorbereitung, Nachbereitung, Schlüssel holen, Auto waschen, Tanken,
Dienstbesprechungen, usw.
** ohne Leitung
Der Anteil der Fahrt- und Wegezeiten wird ermittelt durch die
Stunden für Fahrten und Wege*
d i v i d i e r t d u r c h .
die Anzahl der Anwesenheits-Std. aller Mitarbeiter**
* z.B. für die Fahrten mit den Autos, den Fahrrädern, oder die Wege zu Fuß durch die
Vorgärten oder in Hochhäusern usw.
** ohne Leitung
No 03 2013 pdl-praxis - 10 wichtige Kennzahlen Teil 2.doc © 2013 Thomas Sießegger Seite 1

Kennzahlen mit Beispielen Erläuterzungen, Definition (Formeln) und Ermittlung
der Kennzahlen + Beispiele
3.) Die Schnittmenge der
Hausbesuche mit SGB V und SGB
XI sollte mindestens > 25%
betragen.
4.) Die Korrelation der Entwicklung der
Pflege-Erträge und der IST-
Stunden (D) ist eine
Zeitreihenbetrachtung. Sie
vergleicht die Entwicklung der
Pflege-Erträge mit der Entwicklung
der reinen Netto-Zeit vor Ort beim
Kunden. Idealer Weise ergibt sich
eine Parallelität der beiden Kurven
in der Entwicklung der „Auf- und
Abs“ während des Jahres.
Idealer Weise ergibt sich ein Wert
von größer > + 0,95.
Die Schnittmenge der gemischten Hausbesuche wird ermittelt
durch die
Anzahl der gemischten Hausbesuche*
d i v i d i e r t d u r c h .
die Anzahl aller Hausbesuche
* bei denen sowohl SGB V- als auch SGB XI-Leistungen während des Hausbesuches
erbracht werden
Die Formel ist zu kompliziert, um sie hier darzustellen.
Dieser statistische Wert wird z.B. per EXCEL ermittelt.
So könnte eine Auswertung z.B. aussehen:
Berechnung des Zusammenhangs der Entwicklung der IST-Stunden der Mitarbeiter (auf der Ebene D) mit den
gesamten Erträgen aus Pflege [= die Korrelation]
Jan 13 Feb 13 Mrz 13 Apr 13 Mai 13 Jun 13 Jul 13 Aug 13 Sep 13 Okt 13 Nov 13 Dez 13
IST-Stunden der Mitarbeiter (D) 1.920 Std. 1.934 Std. 1.829 Std. 1.782 Std. 1.780 Std. 1.900 Std. 1.890 Std. 1.902 Std. 1.892 Std. 1.892 Std. 1.892 Std. 1.928 Std.
gesamte Erträge aus Pflege 79.000 € 80.000 € 74.538 € 73.462 € 73.654 € 78.291 € 77.982 € 78.392 € 78.202 € 78.200 € 78.354 € 79.483 €
+ 0,99 + 0,90
Korrelation = gewünschte Korrelation =
Das ist Ihr Zielwert.
Graphische Parallel-Darstellung [idealerweise müssten die Kurven parallel verlaufen]
1.950 Std.
1.900 Std.
1.850 Std.
1.800 Std.
1.750 Std.
1.700 Std.
1.650 Std.
Sensibilität in der Personal-Einsatz-Planung
gemessen durch die
Korrelation der geleisteten Stunden mit den Erträgen
Bitte tragen Sie nur die gelb
hinterlegten Felder ein.
Jan 13 Feb 13 Mrz 13 Apr 13 Mai 13 Jun 13 Jul 13 Aug 13 Sep 13 Okt 13 Nov 13 Dez 13
IST-Stunden der Mitarbeiter (D) gesamte Erträge aus Pflege
Den Download können Sie kostenlos unter www.siessegger.de/facebook/FB_Korrelation_2013.xls erhalten.
Der Wert kann zwischen -1,00 und +1,00 liegen. Je mehr der Wert gegen +1,00 tendiert, umso besser.
Dies bedeutet eine perfekte Steuerung der Arbeitszeiten, denn diese (Kosten) entwickeln sich in gleicher Richtung
und in gleicher Intensität wie die Erlöse. Optisch ist dies am Gleichlauf der Kurven ersichtlich.
Je näher der Wert sich der -1,00 nähert, umso schlechter. Es bedeutet, dass sich die Kosten (Arbeitszeiten) sich
in umgekehrter Richtung entwickeln wie die Erlöse. Optisch ist dies daran zu erkennen, dass die Kurve
unterschiedlich verlaufen.
No 03 2013 pdl-praxis - 10 wichtige Kennzahlen Teil 2.doc © 2013 Thomas Sießegger Seite 2
82.000 €
80.000 €
78.000 €
76.000 €
74.000 €
72.000 €
70.000 €
68.000 €

Kennzahlen mit Beispielen
5.) a) Das Ausschöpfen der
Sachleistungen (in Prozent) in den
Pflegestufen 0, I, II und III.
Dieser monatliche Prozentsatz
sollte in einer Kurve dargestellt
werden.
b) Weiterhin ist der „Umsatz pro
Patient“ eine sehr wichtige
Kennzahl, die eine deutliche
Aussage über das „Verkaufstalent“
der Beraterinnen, der Leitungen
und der Mitarbeiterinnen macht.
PDLpraxis-Tipp
Besprechen Sie die Zahlenentwicklung monatlich.
Gewöhnen Sie sich an, dafür einen festen Tag zu finden,
z.B. der dritte Donnerstag eines Monats von 14 bis 16
Uhr. Dieser Jour Fixe sollte verbindlich sein für die
Pflegedienstleitung, die Stellvertretung und für die
Geschäftsführung oder Fachbereichsleitung.
Dann werden die vereinbarten Zahlen angeschaut und
besprochen, nicht im Sinne einer Hitparade oder als
Rechtfertigung. Vielmehr macht es Sinn, zu „lernen“,
warum und wieso und aufgrund welcher Umstände und
Maßnahmen sich die Zahlen verändern.
Erläuterzungen, Definition (Formeln) und Ermittlung der
Kennzahlen + Beispiele
Pflegestufe 0 (nur für anerkannte Pflegekunden mit eingeschränkter
Alltagskompetenz): Der durchschnittliche Umsatz pro Patient in
Pflegestufe 0 wird in Prozent gemessen an dem Zuschuss der
Pflegekasse in Höhe von 225 Euro. Hier gibt es verständlicherweise
noch keine Anhaltswerte.
Pflegestufe 1:
Der durchschnittliche Umsatz pro Patient in Pflegestufe 1 wird in
Prozent gemessen am Zuschuss der Pflegekasse in Höhe von
450 Euro (mit EAK bei 665 Euro). Bezogen auf die 450 Euro sollte die
Ausschöpfung bei über 100% liegen.
Pflegestufe 2:
Der durchschnittliche Umsatz pro Patient in Pflegestufe 2 wird in
Prozent gemessen am Zuschuss der Pflegekasse in Höhe von
1.100 Euro (mit EAK bei 1.250 Euro). Bezogen auf die 1.100 Euro
sollte die Ausschöpfung bei ca. 60% bis 90% liegen.
Pflegestufe 3:
Der durchschnittliche Umsatz pro Patient in Pflegestufe 3 wird in
Prozent gemessen am Zuschuss der Pflegekasse in Höhe von
1.550 Euro (mit EAK ebenfalls bei 1.550 Euro).
Bezogen auf die 1.550 Euro gibt es keinen verlässlichen Anhaltswert.
Zeichnet man den Verlauf in einer Kurve, wird diese vermutlich „sehr
zackig“ verhalten – im Gegensatz zu den schwach schwankenden
Kurven in Pflegestufe I und II.
Die Kennzahl „Umsatz pro Patient“ gibt eine Aussage darüber „wie
gut verkauft“ wird. Im Bundesdurchschnitt liegt der Wert ca. bei
500 €uro pro Monat und Patient. In Großstädten wie Hamburg, Berlin,
Köln oder München werden ca. 250 Euro pro Monat mehr erlöst, also
750 Euro. In ländlichen Gebieten erreichen Pflegedienste der Wohlfahrt
knapp 500 Euro. Private Pflegedienste haben oft noch einmal ca. 200 –
300 Euro pro Monat mehr an Umsatz, egal ob in Stadt oder auf dem
Land.
Thomas Sießegger
Dipl. Kfm., Organisationsberater und Sachverständiger für
ambulante Pflegedienste
Internet: www.siessegger.de
Email: pdl-praxis@siessegger.de
No 03 2013 pdl-praxis - 10 wichtige Kennzahlen Teil 2.doc © 2013 Thomas Sießegger Seite 3