Laufzettel ade! Mit elektronischer Signatur ... - secrypt GmbH

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Laufzettel ade! Mit elektronischer Signatur Freigabeprozesse
schneller, sicherer und übersichtlicher gestalten
Berlin, 04. Mai 2011. In großen Unternehmen und Institutionen verschlingen Freigabeprozesse für
wichtige Dokumente oft viel Zeit und Ressourcen. Sei es der gute alte Laufzettel oder die
Unterschriftenmappe: Oft werden Papierdokumente nach dem Unterzeichnen verzögert in die
nächste Abteilung weitergeleitet - oder verschwinden ganz. Fristen verstreichen,
Effizienzeinbußen sind die Folge. Daneben sind die Kosten für die Archivierung hoch.
Dokumentenfreigabe im digitalen Workflow: die elektronische Signatur macht`s möglich
Im Rahmen der Umstellung auf elektronische Freigabeprozesse lassen sich viele Nachteile der
papierbasierten Dokumentenfreigabe vermeiden und die Compliance spürbar erhöhen. Dabei
ersetzt die elektronische Signatur auf digitalen Dokumenten die handschriftliche Unterschrift, wie
zum Beispiel beim Abzeichnen einer Konstruktionszeichnung, beim Freizeichnen einer Bestellung,
beim Bestätigen einer Dienstanweisung oder beim Billigen eines Urlaubsantrags.
„Die Einbindung der Signaturkomponente in das dokumentenführende System erfolgt mittels einer
komfortablen Programmier-Schnittstelle“, erklärt Tatami Michalek, Geschäftsführer Marketing bei
der secrypt GmbH. „Das digitale Dokument durchläuft mehrere Bearbeitungsinstanzen und wird
von den Verantwortlichen nacheinander elektronisch signiert und freigegeben. So erfolgt die
vollständig digitale Prozessabwicklung ohne Medienbruch“, ergänzt Michalek. Die elektronische
Unterschrift kann dabei auch durch einen individuellen Signaturstempel im PDF abgebildet
werden, zum Beispiel als eingescannte Unterschrift des Unterzeichners. Dieser Prozess wird über
das Workflow-System gesteuert oder das Grafik-Signet wird manuell per Maus an der
gewünschten Stelle im Dokument platziert. So sind auf den ersten Blick Authentizität und
Integrität des Dokuments für jeden visuell erkennbar (www.secrypt.de).
Aufrufen, Kontrollieren, Signieren: transparente Freigabeprozesse bei der Salzburg AG
Die Salzburg AG, das führende regionale Versorgungsunternehmen im Bereich Energie,
Infrastruktur und Verkehr, hat mehr als 1.950 Mitarbeiter. Zahlreiche Dokumente mit internen
Arbeitsanweisungen oder technischen Direktiven kursieren pro Jahr durch das Unternehmen. Eine
digitale Lösung war gefragt. Die Signaturkomponente von secrypt wurde unkompliziert über

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die API (application programming interface) in das interne Workflow-System Syneris von
Technodat eingebunden. Dieses koppelt die unterschiedlichen Systeme (ERP, DMS, CMS) innerhalb
der IT-Infrastruktur der Salzburg AG und steuert die notwendigen Abläufe (www.technodat.co.at).
„Das Umstellen vom papierbasierten auf den digitalen Dokumentenfreigabe-Prozess mit Einsatz
von digiSeal ® office von secrypt hat vielerlei Vorteile für uns“, erklärt Harald Zeirzer, IT-Projektleiter
bei der Salzburg AG. „Wir beschleunigen den Ablauf und sparen damit Zeit und Kosten ein. Zudem
ist immer klar, wo sich das Dokument gerade befindet. Damit erfüllen wir interne Compliance-
Anforderungen. Für die Unterzeichner, die die Dienstanweisungen freigeben, ist dieser Prozess
eine enorme Erleichterung“, so Zeirzer weiter. Die Umstellung auf den elektronischen
Freigabeprozess wurde zunächst für die technischen Bereichsleiter eingerichtet. Die Ausweitung
des Verfahrens auf weitere Bereiche des Dokumentenflows innerhalb des Systems ist in Planung
(www.salzburg-ag.at).
Über secrypt
Die secrypt GmbH ist spezialisiert auf Lösungen zur Optimierung, Beschleunigung und Sicherung
digitaler Geschäftsprozesse mit gesetzeskonformer elektronischer Signatur, Zeitstempel und
Verschlüsselung. Mit seiner digiSeal ® -Produktfamilie sorgt das nach ISO 9001 zertifizierte
Unternehmen für Authentizität, Manipulationsschutz und Vertraulichkeit von sensiblen
elektronischen Daten und für ihre dauerhafte Beweiswerterhaltung im elektronischen Archiv.
Mit der Möglichkeit, elektronisch signierte Dokumente beweisbar rechtsverbindlich auf Papier
auszudrucken, verfügt secrypt über ein weltweit einzigartiges Alleinstellungsmerkmal.
Auf Basis seines digiSeal ® -Softwareportfolios bietet das Berliner Unternehmen individuelle
Lösungen und Technologien für verschiedene nationale und internationale Anwendungsszenarien
in den Bereichen Industrie, Handel, Dienstleistungen, Energie, Healthcare und für öffentliche
Auftraggeber an.
Geschäftsführung:
Rechtsanwalt Patrick Lieberkühn, Geschäftsführer Vertrieb und Geschäftsentwicklung
Dipl.-Ing. Tatami Michalek, Geschäftsführer Marketing, Finanzen und Professional Services
Dipl.-Math. Matthias Schlede, Geschäftsführer Forschung und Entwicklung
Für Rückfragen und Bildmaterial kontaktieren Sie uns bitte unter presse@secrypt.de. Weitere
Informationen und kostenfreier Download unter www.secrypt.de.