Anwenderbericht Digitale Kreditakte - ratiodata

Anwenderbericht
Digitale Kreditakte
Prozessoptimierung bei der GENO BANK ESSEN eG.
Viele Banken planen unter dem Aspekt der Industrialisierung die Optimierung ihrer Backoffice-Prozesse. Abläufe sollen standardisiert
und automatisiert werden, um Kosten und Projektlaufzeiten zu reduzieren. Die GENO BANK ESSEN eG hat den Umzug
ihrer Hauptstelle in ein neues Gebäude genutzt, um die digitale Kreditakte einzuführen. Somit wird der gesamte Kreditprozess
künftig elektronisch abgewickelt und auf Papierarchive verzichtet.
Für den Einsatz einer elektronischen
Kreditakte gibt es vielfältige Gründe:
Die stetig steigende Papierflut und
damit verbundene größere Aufwendungen
für Personal, Räumlichkeiten
und Logistik spielen eine wichtige Rolle.
Papier muss sortiert und abgelegt
sowie bei Bedarf aufgefunden werden.
Bisweilen gehen Akten verloren,
wodurch zusätzlicher Arbeitsaufwand
entsteht. Auch der parallele Zugriff
auf Akten wird immer wichtiger.
Vor dem Umzug im April 2009 wurde
der gesamte Altbestand der GENO
BANK ESSEN an Kredit-, Firmenkunden-
und Baufinanzierungsakten durch
die Ratiodata digitalisiert. Da die Bank
bereits mit der elektronischen Kundenakte
unter bank21-Dokumenten-
Management arbeitet, sollte auch die
elektronische Kreditakte in diesem System
aufgebaut werden. „Schnellere
Durchlaufzeiten und die abteilungs-
übergreifende dezentrale Verfügbarkeit
von Informationen steigern die
Service-Qualität in unserer Kundenbetreuung
erheblich“, so Andreas Götze,
Bereichsleiter Kredit in der GENO BANK
ESSEN eG.
Andreas Götze
Bereichsleiter Kredit, GENO BANK ESSEN eG
„Daher haben wir uns recht schnell
für die elektronische Abwicklung von
Kreditprozessen entschieden. Im Vergleich
zur konventionellen Kreditak-
tenführung konnten wir den Ablauf
deutlich optimieren“.
Die entsprechenden Dokumente stehen
jetzt allen zugriffsberechtigten
Bankmitarbeitern für weitere Beratungsgespräche
zur Verfügung,
sodass auch während Urlaubs- und
Krankheitsvertretung eine qualitative
Ansprache des Kunden gewährleistet
ist. Der Zugriff auf die zentral im Rechenzentrum
der GAD revisionssicher
archivierten Dokumente erfolgt über
standardisierte Suchmasken.
Somit werden zeitaufwändige Recherche-
und Ablagearbeiten minimiert.
Auch der Zugriff auf Akten aus den
Filialen ist jederzeit auf Knopfdruck
möglich. Zukünftig erfolgt auch die
automatische Ablage von weiteren
elektronisch erzeugten Dokumenten
aus bank21-Prozessen.

Partnerschaftlicher Projektverlauf
Gemeinsam mit der Ratiodata hat die
GENO BANK ESSEN in einem Workshop
zunächst die für die Dokumente zu
vergebenden Ablageschlüssel besprochen
sowie die Belege identifiziert, bei
denen auch Bemerkungen erfasst werden
sollten. Eine Verfahrensbeschreibung
dokumentierte die wesentlichen
Projektpunkte, wie z. B.
Zeitliche Vorgaben
Transport und Logistik
Aufbau des Musterordners
Aufbau der Ablageschlüsseltabelle
Vorgaben für Aufbereitung
und Scannen
Vorgaben für die Indexdaten-
erfassung
Qualitätssicherung
Stichprobenkontrolle durch
die Bank
Aktenvernichtung
Über die GENO BANK ESSEN eG
Die GENO BANK ESSEN eG betreut rund
41.000 Kunden und hat über 19.000
genossenschaftliche Mitglieder an
zwölf Standorten. Der persönliche Service
und die individuelle Beratungsqualität
wurden vom TÜV Nord zerti-
Vor dem Scanvorgang wurden die Kreditakten
durch Bankmitarbeiter gesichtet
und nicht relevante Dokumente
entnommen. Bestimmte Belege wurden
mit einem Stempel gekennzeichnet,
auf dem wichtige Informationen,
wie z. B. Schlüssel, Kunden- oder Kontonummer,
das Engagement und die
zu erfassende Bemerkung aufgebracht
waren. Verpackt in Kartons wurden
die Akten per Kurier zum Ratiodata
Scan-Center nach Münster transportiert.
Hier erfolgten die Aufbereitung
der Dokumente sowie das Einscannen
und die Indexierung der Akten. Bei
der Indexdatenerfassung wurden die
Kunden- und Kontodaten automatisch
zugespielt. Dadurch ist eine schnelle
und qualitätsgesicherte Erfassung
der Indexdaten für das bank21-Dokumenten-Management
sichergestellt.
fiziert. Hinter einer Bilanzsumme von
über 800 Mio. Euro stehen bilanzielle
und außerbilanzielle Kundeneinlagen
von 900 Mio. Euro und bilanzielle und
außerbilanzielle Kundenkredite von
495 Mio. Euro.
Innerhalb von acht Monaten wurden
auf diesem Wege 695.000 Belege
digitalisiert. Auch die aktuell anfallenden
Dokumente aus dem Tagesgeschäft
werden bei Ratiodata eingescannt.
„Durch die Einführung der
elektronischen Kreditakte in Verbindung
mit bank21-Dokumenten-Management
konnten wir diesen Prozess
in unserem Hause kundenorientiert
optimieren“, beurteilt Andreas Götze
abschließend den erfolgreichen Projektverlauf.
Ihr Ansprechpartner:
Christoph Lohaus
Telefon 0251 7000-3138
E-Mail christoph.lohaus@ratiodata.de
Ratiodata IT-Lösungen &
Services GmbH
Gustav-Stresemann-Weg 29, 48155 Münster
Postfach 3029, 48016 Münster
Telefon 0251 7000-5210
Telefax 0251 7000-3201
Standorte in Mülheim-Kärlich, Köln,
Duisburg, Lindhorst und Frankfurt a. M.
E-Mail info@ratiodata.de
www.ratiodata.de
Stand: August 2012