Anwenderbericht Volksbank Dortmund-Nordwest eG - ratiodata

Outsourcing als Königsweg
in der Volksbank Dortmund-Nordwest eG
Kernkompetenzen stärken durch den Personalabrechnungsservice von Ratiodata.
„Wir wollen unsere Bank für die Zukunft stets innovativ aufstellen“, so formuliert Ralf Schildhauer, Leiter der Bereiche Personal
und Unternehmenssteuerung bei der Volksbank Dortmund-Nordwest eG, das Ziel seines Instituts. Seit dem Frühjahr 2010 ist
man der Zukunft wieder ein Stück näher gekommen: Durch Nutzung des Personalabrechnungsservices der Ratiodata hat die
Bank ihre Abläufe in der Marktfolge deutlich optimieren können. Personalprozesse laufen heute besser, schneller und vor allem
kostengünstiger ab.
Die Arbeit mit dem Abrechnungssystem
PAISY ist für die Beschäftigten
der Personalabteilung der Volksbank
Dortmund-Nordwest eG wahrlich nichts
Neues. Viele Jahre lang bedienten sie
selbst die von der Ratiodata zur Verfügung
gestellte und im Rechenzentrum
der Ratiodata gehostete Lösung. Alles,
was ein Lohn- und Gehaltsbüro erledigt,
übernahmen dabei die Personaler
der Bank, vom Einpflegen bei Neueinstellungen
oder Kündigungen über
Änderungen der Steuerklasse von Angestellten
bis zur Anpassung an neue
Tarifvereinbarungen oder Gesetzesvorschriften.
Das Ganze lief nach dem 4-Augen-Prinzip
ab: Eine Kollegin aus der Personalabteilung
pflegte die Daten über die
Eingabefunktion ein, es wurde ein Änderungsprotokoll
in Listenform erstellt,
welches Ralf Schildhauer nochmals über
die Anzeigefunktion kontrollierte und
mit den Eingabebelegen abglich. Oft
musste in unklaren Fällen auch noch
der telefonische Support von Ratiodata
bemüht werden, um zu klären, wie eine
bestimmte Eingabe zu tätigen oder eine
neue Gesetzesvorschrift zu berücksichtigen
ist. Regelmäßige Besuche der
PAISY-Schulungsseminare der Ratiodata
ergänzten die Aktivitäten der Angestellten
im Personalbereich.
Prozesse im Personalbereich
optimiert
Im Zuge einer Neuausrichtung hat die
Volksbank die Prozesse im Bereich der
Personalverwaltung einer kritischen
Prüfung unterzogen. Der Schluss: Im
Bereich der Personalprozesse ist ein
Outsourcing auf jeden Fall vorteilhaft.
„Die Lohnsachbearbeitung gehört definitiv
nicht zur Kernkompetenz einer
Bank“, sagt Ralf Schildhauer, „dies
sollte man getrost externen Spezialisten
überlassen, die dies schneller,
besser und vor allem kostengünstiger
erledigen können.“
So kam die Bank Ende November 2009
auf Ratiodata zu und bat um Unterstützung
bei der Gehaltsabrechnung.
„Für uns war es selbstverständlich,
als Mitglied der genossenschaftlichen
FinanzGruppe auch bei Ratiodata zu
bleiben. Schließlich hatten wir in den
Jahren zuvor bereits sehr gute Erfahrungen
mit dem Dienstleister beim
Hosting und Support unseres PAISY-
Systems gemacht.“ Und Ratiodata, so
wusste man, bietet zudem einen Personalabrechnungs-Service
(P-Service)
im Outsourcing-Betrieb an.
Dabei werden der Bank nicht nur
Anwendung und Serverplatz zur Verfügung
gestellt, sondern Ratiodata
erledigt zusätzlich die komplette
Abrechnung in PAISY. Der Vorteil für
die Personalmitarbeiter/innen in der
Bank: Das Vornehmen von Eingaben,
Starten der Gehaltsabrechnungsläufe
und Aneignen des erweiterten und
speziellen Know-hows ist nicht mehr
notwendig.

Outsourcing im temporären
Betrieb testen
Mitentscheidend für Ralf Schildhauer
war, dass er die Unterstützungsleistung
zunächst temporär testen konnte,
ohne sich gleich verbindlich auf ein
Outsourcing festzulegen. Eine Kollegin
von Ratiodata kümmerte sich dann
vier Monate lang intensiv um die Betreuung
der Bank. Ihr Arbeitseinsatz
und die fachkompetente Betreuung
überzeugten und so entschied man
sich zur Vertragsverlängerung auf unbestimmte
Zeit.
Heute gibt die Volksbank Dortmund-
Nordwest eG alle das Personalwesen
betreffenden Unterlagen sofort an
Ratiodata weiter – Gehaltsveränderungen
oder Lohnsteueränderungen
per Fax oder E-Mail. Bescheinigungen
für die Kranken- oder Familienkasse,
welche mit Angestellten-Daten aufgefüllt
und an den Versicherungsträger
weitergegeben werden müssen,
gehen per Post an die externe
Personalstelle. Das P-Service-Team
übernimmt dann die anfallenden
Routinearbeiten, trägt Lohnsteuerkarten-Änderungen
in PAISY ein, legt
neue Mitarbeiter an u. v. m.
Auch vertrackte Sozialversicherungsangelegenheiten
kann der Ratiodata
P-Service schneller bearbeiten als die
Bank, weil seine Mitarbeiter die jeweils
aktuelle Gesetzeslage kennen. Sie wissen
zum Beispiel ad hoc, wie die korrekte
Verschlüsselung, d. h. Zuordnung
der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile
der SV-Beiträge zu erfolgen hat.
Die Personalabteilung in der Bank hat
mit solchen Sachverhalten nicht ständig
zu tun und müsste die Neuheiten
jeweils neu und umständlich recherchieren
– ein zusätzlicher Zeitaufwand,
der den Bereich unnötig belastet.
Die Volksbank selbst hat die von der
Ratiodata getätigten Eingaben über
die Anzeigefunktion in PAISY@web
stetig im Blick. Der Zugriff erfolgt
über den bank21-Arbeitsplatz, und somit
über das GAD-Netz, auf das bei der
Ratiodata gehostete System.
Ein Viertel der Arbeitskapazitäten
wird frei
„Der Aufwand im Personalbereich hat
sich für uns durch das Outsourcing
massiv verringert“, freut sich Ralf
Schildhauer.
Ralf Schildhauer,
Bereichsleiter Personal- und Unternehmenssteuerung,
Volksbank Dotmund-Nordwest eG
Wir müssen uns mit der Pflege des Personalsystems
überhaupt nicht mehr
beschäftigen, gewinnen dadurch Zeit
und können uns besser um Kernaufgaben
kümmern wie etwa die Mitarbeiterbetreuung.“
25 Prozent seiner
Arbeitskraft spart jeder bisher mit
dem PAISY-System Beschäftigte der
Volksbank durch das Auslagern der
Tätigkeiten ein“, schätzt der Personalbereichsleiter.
Perspektivisch will die Volksbank auch
ihre bis jetzt noch in Papier geführten
Personalakten von Ratiodata digitalisieren
lassen. Bislang werden in die Papierakten
Kopien aller an den P-Service
verschickten Dokumente eingeheftet.
„Derzeit stehen noch andere Projekte
auf der Tagesordnung, aber auch darum
werden wir uns schon bald kümmern“,
kündigt Ralf Schildhauer an und skizziert
damit einen weiteren Schritt der
Volksbank Dortmund-Nordwest eG in
Richtung Zukunft.
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Ein Unternehmen der GAD-Gruppe
Stand: August 2012