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Folder - Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren (pdf)

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<strong>SEPA</strong>-Umstellung<br />

01.02.2014<br />

Der Countdown läuft<br />

<strong>SEPA</strong> Lastschrift und<br />

<strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />

<strong>Leitfaden</strong> der neuen <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong><br />

www.rlbooe.at<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 1


März<br />

31<br />

<strong>SEPA</strong> Lastschrift und <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />

<strong>Leitfaden</strong><br />

Allgemein<br />

<strong>SEPA</strong> Zeitplan<br />

Merkmale<br />

Im Rahmen von <strong>SEPA</strong> (Single Euro Payments Area)<br />

wurde ein europaweit standardisiertes Einzugsverfahren<br />

– die <strong>SEPA</strong> Lastschrift – entwickelt. Die <strong>SEPA</strong><br />

Lastschrift löst ab 1. Februar 2014 die bisherigen<br />

nationalen Einzugsverfahren (Abbuchungs- bzw. Einzugsermächtigungsverfahren)<br />

vollständig ab.<br />

Damit können Sie fällige Forderungen in EUR einfach<br />

und sicher einziehen – wie Sie es bisher von<br />

Angabe von IBAN und BIC* des Empfängers<br />

Währung ist ausschließlich EUR<br />

Einzug an definiertem Fälligkeitstag<br />

Anlieferung im einheitlichen <strong>SEPA</strong>-Datenformat<br />

auf XML-Basis<br />

Creditor ID (= eindeutige Kennung des Zahlungsempfängers)<br />

der österreichischen Lastschrift kennen. Dabei ist<br />

es egal, ob der Zahlungspflichtige in Österreich<br />

oder in einem anderen EU-Land ansässig ist.<br />

<strong>SEPA</strong> Lastschriften sind im gesamten <strong>SEPA</strong>-Raum<br />

(EU-Staaten, Liechtenstein, Norwegen, Island,<br />

Schweiz und Monaco) in EUR möglich.<br />

Duale Phase „IBAN alleine“ im Inland „IBAN alleine“<br />

2012 2013 2014 2015 2016<br />

EU-Verordnung<br />

zur <strong>SEPA</strong>-Migration<br />

tritt in Kraft –<br />

der Countdown<br />

läuft<br />

Dezember<br />

31<br />

April<br />

1<br />

Verwendung der <strong>SEPA</strong><br />

Zahlungsanweisung<br />

nochmals forcieren<br />

Einführung der <strong>SEPA</strong><br />

Lastschrift mit verkürzter<br />

Vorlaufzeit von<br />

einem Tag (COR 1)<br />

Februar<br />

1<br />

- Ablöse der österreichischen EUR-Überweisungs-<br />

und <strong>Lastschriftverfahren</strong> durch die <strong>SEPA</strong> Produkte<br />

- Verwendung von „IBAN alleine“ in Österreich. Bei<br />

elektronischer Anlieferung ist die XML-Norm lt.<br />

STUZZA inkl. BIC zu berücksichtigen.<br />

- Ende Annahme alter österreichischer Zahlungsverkehrsbelege<br />

Einsatz der neuesten <strong>SEPA</strong>-Version<br />

für ELBA im Herbst 2013 (betrifft ELBA<br />

kompakt, ELBA business, Multicash)<br />

* BIC in Österreich ab 1.2.2014 nicht mehr erforderlich –<br />

grenzüberschreitend ab 1.2.2016 (unter Berücksichtigung der XML-Norm lt. STUZZA)<br />

Februar<br />

1<br />

Verwendung von<br />

„IBAN alleine“ im gesamten<br />

<strong>SEPA</strong> Raum<br />

Ablöse der EUR-Überweisungs-<br />

und <strong>Lastschriftverfahren</strong><br />

durch<br />

<strong>SEPA</strong> Produkte in<br />

NICHT-EURO-Länder<br />

Mandat (= Lastschriftsvereinbarung) zwischen<br />

Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem<br />

geregelte Rückgabefristen<br />

nur elektronische Anlieferung (keine Belege)<br />

möglich – rechtzeitige Beauftragung des Einzugs<br />

durch den Zahlungsempfänger<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 2<br />

Oktober<br />

31


Vorteile<br />

Voraussetzungen<br />

nationale und grenzüberschreitende Lastschriften<br />

möglich<br />

Für die Durchführung von Einzügen im <strong>SEPA</strong>-<br />

Raum benötigen Sie nur Ihr Raiffeisen-Konto.<br />

Die Bank des Zahlungspflichtigen nimmt am<br />

<strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> teil (in Österreich<br />

ohnehin gegeben).<br />

Abschluss der notwendigen Vereinbarungen mit<br />

Ihrer Raiffeisenbank<br />

Beantragung einer Creditor ID bei Ihrer Raiffeisenlandesbank<br />

OÖ<br />

Der Zahlungspflichtige ermächtigt den Zahlungsempfänger<br />

durch das Mandat, Zahlungen von<br />

seinem Konto einzuziehen.<br />

Varianten der <strong>SEPA</strong> Einzugsverfahren<br />

<strong>SEPA</strong> Lastschrift (<strong>SEPA</strong> Direct Debit Core)<br />

<strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift (<strong>SEPA</strong> Direct Debit B2B)<br />

Wahl des geeigneten Einzugsverfahrens:<br />

Analysieren Sie Ihre Debitorenstruktur (Unternehmer,<br />

Verbraucher).<br />

Prüfen Sie unter www.europeanpaymentscouncil.eu,<br />

ob die Bezogenenbanken für das gewählte<br />

Einzugsverfahren erreichbar sind.<br />

Sicherheit durch Verwendung der IBAN<br />

fixer Fälligkeitstag<br />

Abrechnung betragsunabhängig zu Inlandskonditionen<br />

für Einzüge innerhab EU/EWR<br />

Der Zahlungspflichtige muss mind. 14 Tage vor Einzug<br />

über die Lastschrift informiert werden (= Prenotification),<br />

sofern keine andere Frist vereinbart wurde.<br />

Bei der <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift muss das Mandat<br />

bzw. Mandatsänderungen rechtzeitig vor<br />

dem ersten Einzug bei der Bank des Zahlungspflichtigen<br />

vorliegen. Anlieferung unmittelbar<br />

durch den Zahlungspflichtigen!<br />

elektronische Anlieferung im einheitlichen <strong>SEPA</strong>-<br />

Dateiformat auf XML-Basis (Spezifikationen<br />

unter www.stuzza.at)<br />

In welcher Betragshöhe wird eingezogen?<br />

Ist die Finalität der Einzüge bei Firmenkunden<br />

von Bedeutung?<br />

Es ist auch die Nutzung beider Verfahren möglich.<br />

<strong>SEPA</strong> Lastschrift <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />

Geltungsbereich Verpflichtende Teilnahme der Banken,<br />

sofern nationale Einzugsverfahren für<br />

Verbraucher angeboten werden<br />

Optionale Teilnahme der Banken<br />

Zahlungspflichtiger Verbraucher und Unternehmer Unternehmer<br />

Fristen für<br />

- bei Erst- oder Einmal-Lastschrift: Generell 1 Tag vor Fälligkeit<br />

Auftragserteilung *<br />

5 Tage vor Fälligkeit<br />

- bei wiederkehrenden Lastschriften:<br />

2 Tage vor Fälligkeit<br />

- max. 14 Tage vor Fälligkeit - max. 14 Tage vor Fälligkeit<br />

Rückgaberecht des Zah- - mit gültigem Mandat: 56 Kalender- Kein Rückgaberecht für den Zahlungslungspflichtigen<br />

tage ohne Angabe von Gründen<br />

- ohne gültiges Mandat: 13 Monate<br />

ab Belastungstag (3 Monate bei<br />

Unternehmen)<br />

pflichtigen<br />

Widerrufsfristen der Bank<br />

des Zahlungspflichtigen<br />

5 Geschäftstage 2 Geschäftstage<br />

* Beachten Sie dazu auch die entsprechenden „Cut-Off“-Zeiten für die Anlieferung von <strong>SEPA</strong> Lastschriften/Firmenlastschriften<br />

Ihrer Raiffeisenlandesbank OÖ.<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 3


BLZ<br />

Valid thru Card-N°<br />

34000<br />

Gültig bis Kartennummer<br />

BLZ<br />

Valid thru Card-N°<br />

34999<br />

Gültig bis Kartennummer<br />

IBAN und BIC<br />

Ab 1.4.2013 steht Ihnen in Österreich zusätzlich<br />

das <strong>SEPA</strong> Direct Debit COR 1-Verfahren mit einer<br />

verkürzten Einreichfrist von einem Tag vor Fälligkeit<br />

Die IBAN ist eine international normierte und einheitliche<br />

Darstellung der Kontonummer und der<br />

Bankleitzahl. Sie wurde entwickelt, um die Auftragsabwicklung<br />

im europäischen Zahlungsverkehr zu<br />

vereinfachen.<br />

Mit der IBAN wird eine einheitlich strukturierte<br />

Angabe der Kontoverbindung erreicht.<br />

Mithilfe der in der IBAN enthaltenen Prüfziffer<br />

kann die Bankverbindung noch vor Durchführung<br />

des Zahlungsauftrages auf ihre Richtigkeit<br />

geprüft werden.<br />

Durch die IBAN werden Fehlleitungen vermieden<br />

und Aufträge ohne Verzögerung an den Zahlungsempfänger<br />

weitergeleitet.<br />

Die IBAN und BIC finden Sie auf Ihrem Kontoauszug,<br />

Ihrer Maestro Karte und in allen Electronic<br />

Banking Produkten.<br />

Für die Umrechnung von BLZ und Kontonummer<br />

Ihrer Kunden auf BIC und IBAN können Firmenkunden<br />

unser Konvertierungsservice auf<br />

www.rlbooe.at/sepa verwenden.<br />

BLZ<br />

Account-N° Valid thru Card-N°<br />

34000<br />

Konto-Nr. Gültig bis Kartennummer<br />

BIC BIC : : RZOOAT2L000<br />

RZOOAT2L000<br />

IBAN: IBAN: AT60 AT60 3400 3400 0132 0132 5490 5490 2136 2136<br />

BLZ<br />

Account-N° Valid thru Card-N°<br />

34999<br />

Konto-Nr. Gültig bis Kartennummer<br />

BIC : RZOOAT2L999<br />

IBAN: AT83 3499 9132 5490 2136<br />

(wie bei der <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift) zur Verfügung.<br />

Dieses Verfahren ist ein optionales Service und bis<br />

auf Weiteres nur innerhalb Österreichs möglich.<br />

IBAN – International Bank Account<br />

Number<br />

In Österreich ist die IBAN 20-stellig.<br />

Land: 2 Stellen, ISO-Code<br />

Bankleitzahl: 5 Stellen<br />

AT62 1234 5000 0123 4567<br />

Kontonummer: 11 Stellen<br />

Prüfziffer: 2 Stellen<br />

BIC – Business Identifier Code<br />

Durch den BIC (= SWIFT-Adresse) ist ein Kreditinstitut<br />

weltweit eindeutig identifizierbar.<br />

Der BIC ist 11-stellig.<br />

Bankbezeichnung: 4 Stellen<br />

Regionscode: 2 Stellen<br />

RZOOAT2LXXX<br />

BIC : RZOOAT2L000<br />

IBAN: AT60 3400 0132 5490 2136<br />

Filialkennung: 3 Stellen<br />

Land: 2 Stellen, ISO-Code<br />

Tipp:<br />

Geben Sie auf Ihrer gesamten Geschäftskorrespondenz<br />

IBAN und BIC anstatt Kontonummer und<br />

Bankleitzahl an.<br />

Um die Lesbarkeit der IBAN zu verbessern, empfehlen<br />

wir die Angabe in 4er-Blöcken.<br />

BIC : RZOOAT2L999<br />

IBAN: AT83 3499 9132 5490 2136<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 4


Creditor ID<br />

Die Creditor ID (Gläubiger- bzw. Zahlungsempfängerkennung)<br />

ist die eindeutige Kennung des<br />

Zahlungsempfängers und muss mit jeder <strong>SEPA</strong><br />

Lastschrift oder <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift mitgegeben<br />

werden.<br />

Die Creditor ID beantragen Sie ganz einfach über<br />

Ihre Raiffeisenlandesbank OÖ. Diese fordert die eindeutige<br />

Kennung bei der OeNB an.<br />

Der Business Area Code wird bei der Vergabe immer<br />

mit „ZZZ“ belegt und kann von Ihnen zur Kennzeichnung<br />

verschiedener Geschäftsbereiche beliebig<br />

durch alphanumerische Zeichen ersetzt werden<br />

(zB: KFZ für KFZ-Versicherung). Der Business Area<br />

Code wird in die Prüfziffernrechnung nicht miteinbezogen.<br />

Die Creditor ID kann zum Einzug im gesamten<br />

<strong>SEPA</strong>-Raum verwendet werden und ändert sich<br />

auch bei einem Wechsel Ihrer Bankverbindung nicht.<br />

Das <strong>SEPA</strong>-Mandat<br />

Die Voraussetzung für den Einzug einer <strong>SEPA</strong> Lastschrift<br />

oder <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift ist ein gültiges<br />

Mandat, das vom Zahlungspflichtigen unterschrieben<br />

wird. Das Mandat hat verpflichtende Inhalte<br />

(gesamte Aufstellung siehe Anlage 1 bzw. Anlage 2):<br />

„<strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandat“ oder<br />

„<strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat“<br />

Mandatsreferenz (Empfohlen)<br />

definierter Textbaustein zur Ermächtigung und<br />

Belastungsanweisung<br />

Name des Zahlungspflichtigen<br />

Adresse des Zahlungspflichtigen<br />

IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen<br />

Name des Zahlungsempfängers<br />

Adresse des Zahlungsempfängers<br />

Creditor ID<br />

Ort und Datum der Unterschrift(en)<br />

Unterschrift(en)<br />

Das Mandat ist derzeit nur in beleghafter Form gültig<br />

und muss vom Zahlungsempfänger im Original<br />

aufbewahrt werden. Auf Verlangen ist das Mandat<br />

Aufbau der Creditor ID:<br />

Creditor ID ist 18-stellig.<br />

ISO-Ländercode: 2 Stellen<br />

Business Area Code: 3 Stellen<br />

AT 05 ZZZ 00000001010<br />

Prüfziffer:<br />

2 Stellen<br />

Nationales Identifikationsmerkmal:<br />

11 Stellen<br />

Änderung Creditor-ID<br />

Sollte es zu einer Umfirmierung etc. kommen und<br />

die existierenden <strong>SEPA</strong> Mandate weiterhin bestehen<br />

bleiben, so ist die geänderte Creditor ID den<br />

Zahlungspflichtigen mitzuteilen.<br />

vorzulegen, da die Nachweispflicht bei Streitigkeiten<br />

beim Zahlungsempfänger liegt. Beachten Sie<br />

dazu die Aufbewahrungsfrist von mindestens 13<br />

Monaten nach dem Erlöschen des Mandats. Davon<br />

unberührt ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht<br />

für den Zahlungsempfänger.<br />

Das Mandat kann jederzeit vom Zahlungspflichtigen<br />

schriftlich gegenüber dem Zahlungsempfänger widerrufen<br />

werden. Weiters verliert das Mandat seine<br />

Gültigkeit nach 36 Monaten Nichtverwendung nach<br />

Fälligkeitsdatum des letzten Einzugs.<br />

Das Mandat für eine <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift muss<br />

zusätzlich vom Zahlungspflichtigen an seine Hausbank<br />

übermittelt werden, um die verpflichtende<br />

Prüfung bei der Durchführung der Lastschrift (Belastung)<br />

zu ermöglichen.<br />

Der Zahlungsempfänger hat den Zahlungspflichtigen<br />

unbedingt zu informieren, dass die Übermittlung<br />

an seine Hausbank erforderlich ist.<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 5


Das <strong>SEPA</strong>-Mandat<br />

Mandatsgestaltung<br />

Das Mandat kann im Layout frei gestaltet werden –<br />

Musterformulare finden Sie in Anlage 1 und 2.<br />

Auf jeden Fall müssen die definierten Bestandteile<br />

enthalten sein.<br />

Wird das Mandat im Rahmen eines Vertrags verwendet,<br />

so muss dies optisch getrennt und vom<br />

Zahlungspflichtigen separat unterschrieben werden,<br />

d.h. es sind mindestens 2 Unterschriften (1x Grundgeschäftsvertrag,<br />

1x Mandat) erforderlich.<br />

Das <strong>SEPA</strong>-Mandat muss für die Verwendung in Österreich<br />

zumindest in deutscher Sprache ausgestellt sein.<br />

Mandatsreferenz<br />

Die Mandatsreferenz ist vom Zahlungsempfänger<br />

frei wählbar (max. 35 Stellen alphanumerisch) und<br />

kennzeichnet das Mandat eindeutig. Sie muss bei<br />

jeder Lastschrift mitgeschickt werden, damit die<br />

Bank des Zahlungspflichtigen den Einzug auf Gültigkeit<br />

prüfen kann.<br />

Die Mandatsreferenz muss bei der Mandatsunterschrift<br />

noch nicht zwingend im Mandat enthalten<br />

sein, muss jedoch dem Zahlungspflichtigen vor dem<br />

ersten Einzug bekanntgegeben werden.<br />

Die Mandatsreferenz kann von Ihnen frei definiert<br />

werden. Prüfen Sie bei der Vergabe der Mandats-<br />

Für die Verwendung bei grenzüberschreitenden<br />

<strong>SEPA</strong> Lastschriften/Firmenlastschriften ist jeweils<br />

die Ausstellung in Landessprache erforderlich – falls<br />

die verwendete Sprache für den Zahlungsempfänger<br />

nicht eindeutig ist, ergänzt um Englisch.<br />

Die verpflichtenden <strong>SEPA</strong>-Mandatstexte sind unter<br />

www.europeanpaymentscouncil.eu auch in den<br />

Sprachen der verschiedenen <strong>SEPA</strong> Länder verfügbar.<br />

referenz, ob die bestehenden Referenzen (Kunden-<br />

oder Vertragsnummern) weiterverwendet werden<br />

können, ansonsten müssen neue Referenzen vergeben<br />

werden.<br />

Beispiele:<br />

Versandhandel Kundennummer<br />

Zeitschriftenverlag Abo- bzw. Vertragsnummer<br />

Versicherung Polizzennummer<br />

Empfehlung: Je Basisvertrag soll ein eigenes Mandat<br />

ausgestellt werden!<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 6


Das <strong>SEPA</strong>-Mandat<br />

Mandatsverwaltung in ELBA-business<br />

Mit der aktuellen ELBA-business-Version sind Sie<br />

schon bestens für <strong>SEPA</strong> Lastschriften/Firmenlastschriften<br />

gerüstet. Diese Version ermöglicht den<br />

Kurzanleitung zur Anlage eines Mandats in ELBA-business<br />

1a) Menü Stammdaten Mandat<br />

1b) ZV-Maske „<strong>SEPA</strong> Lastschrift“ Mandatsverwaltung<br />

Import bzw. auch die manuelle Erfassung von <strong>SEPA</strong><br />

Lastschriften/Firmenlastschriften.<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 7


Das <strong>SEPA</strong>-Mandat<br />

2. Mandatsanlage mittels „NEU“<br />

3. Befüllung der Mandatsfelder<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 8


Das <strong>SEPA</strong>-Mandat<br />

Mandatsmigration<br />

Bei Umstieg auf die <strong>SEPA</strong> Lastschrift (SDD Core)<br />

können bestehende, gültige Abbuchungsaufträge/<br />

Einzugsermächtigungen übernommen werden –<br />

eine Neuausstellung der bestehenden Mandate ist<br />

nicht erforderlich! Vor der ersten <strong>SEPA</strong> Lastschrift<br />

empfehlen wir eine schriftliche Information an den<br />

Zahlungspflichtigen über den Umstieg inkl. Bekanntgabe<br />

der Zahlungsempfängerkennung (Creditor<br />

ID) und der vergebenen Mandatsreferenz.<br />

Für die Information an den Zahlungspflichtigen über<br />

den Umstieg auf das <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong><br />

können Sie den in Anlage 3 befindlichen, rechtlich<br />

abgestimmten Musterbrief verwenden. Die Information<br />

kann aber auch im Rahmen der Prenotification<br />

(Vorabinformation) des ersten Einzugs bzw. im Rahmen<br />

der Jahresabrechnung erfolgen.<br />

Mandatsänderungen<br />

Ändern sich einzelne Daten eines Mandats, so ist<br />

kein neues Mandat auszustellen.<br />

Die Änderungsmeldung ist schriftlich an den Zahlungspflichtigen<br />

bzw. Zahlungsempfänger zu melden.<br />

Die Informationen zu den Mandatsänderungen sind<br />

vom Zahlungsempfänger beim Originalmandat aufzubewahren.<br />

Prenotification (Vorabinformation)<br />

Der Zahlungspflichtige muss mind. 14 Tage (sofern<br />

nicht eine kürzere Frist vereinbart wurde) vor der<br />

Fälligkeit einer <strong>SEPA</strong> Lastschrift/Firmenlastschrift<br />

über den Einzug informiert werden, damit er für<br />

die notwendige Deckung auf seinem Konto sorgen<br />

kann.<br />

Die Information kann im Rahmen eines Vertrages<br />

oder einer Rechnung erfolgen und muss das<br />

Fälligkeitsdatum den Betrag, die Creditor ID sowie<br />

Als Unterschriftsdatum gilt bei Migration von bestehendenAbbuchungsaufträgen/Einzugsermächtigungen<br />

das Datum der Verständigung des Zahlungspflichtigen<br />

über die <strong>SEPA</strong> Umstellung.<br />

Die schriftliche Information ist bei der Originaleinzugsermächtigung/beim<br />

Originalabbuchungsauftrag<br />

aufzubewahren (auch als <strong>pdf</strong>-Dokument möglich).<br />

Bei Umstieg auf die <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift (SDD<br />

B2B) können bestehende Abbuchungsaufträge /<br />

Einzugsermächtigungen nicht übernommen werden.<br />

Neue Mandate müssen (für <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift)<br />

auch bei bestehenden Vereinbarungen abgeschlossen<br />

werden.<br />

Die geänderten Mandatsdaten sind beim ersten<br />

Einzug auch elektronisch anzuliefern, wobei die<br />

Änderung der BIC für die Bank des Zahlungspflichtigen<br />

die Kennzeichnung als ERSTMALIGE <strong>SEPA</strong><br />

Lastschrift erfordert (inkl. Berücksichtigung der längeren<br />

Vorlauffrist).<br />

Änderungen zu <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift-Mandaten<br />

müssen durch den Zahlungspflichtigen der Bank<br />

des Zahlungspflichtigen übermittelt werden.<br />

die Mandatsreferenz beinhalten. Bei Einzügen mit<br />

gleichbleibenden Terminen, Intervallen und gleichbleibendem<br />

Betrag ist eine einmalige Prenotification<br />

ausreichend.<br />

Bei einer Zeitangabe z.B. „1. des Monats“ muss<br />

ein Zusatz enthalten sein, dass, wenn dieser Tag<br />

auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, der<br />

nächstmögliche Geschäftstag als Fälligkeitstag gilt.<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 9


XML Format<br />

Die Spezifikationen für die Erstellung bzw. Ausgabe<br />

von <strong>SEPA</strong> Lastschriften/Firmenlastschriften im<br />

XML-Format finden Sie im Download-Bereich auf<br />

www.stuzza.at.<br />

Bitte beachten Sie, dass XML-Datenträger mit der<br />

<strong>SEPA</strong> Rulebook-Version 6.0 erst ab dem Erscheinen<br />

der neuesten ELBA-Version im Herbst 2013<br />

über ELBA angeliefert werden können.<br />

Bis dahin verwenden Sie bitte die <strong>SEPA</strong> Rulebook-<br />

Version 3.2.<br />

XML-Datenträger nach der österreichischen<br />

STUZZA-Norm dürfen nur bei österreichischen<br />

Banken zur Verarbeitung eingereicht werden!<br />

Befüllung Referenz/Kundendaten<br />

Prüfen Sie, ob Ihr Finanzbuchhaltungsprogramm<br />

bereits XML-Datenträger ausgeben kann. Ansonsten<br />

kontaktieren Sie bitte Ihren Softwarelieferanten.<br />

Zur Prüfung von selbst erstellten XML-Datenträgern<br />

stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:<br />

XML-Checker auf www.stuzza.at (kostenlos)<br />

Datenträgerimport in ELBA-business oder Multi-<br />

Cash (kostenlos)<br />

externes XML-Prüfprogramm (z.B. Altova XML-<br />

Spy – lizenzpflichtig)<br />

Wir empfehlen Ihnen, die Referenzen/Kundendaten in der <strong>SEPA</strong> Lastschrift wie folgt zu verwenden:<br />

Referenz/Kundendaten Befüllung<br />

Verwendungszweck unstrukturiert<br />

(RmtInf/Ustrd)<br />

Mandatsreferenz<br />

(DrctDbtRx/MndRltdInf/MndtId)<br />

Referenz des Auftraggebers<br />

(PmtId/EndToEndId)<br />

Textzeilen<br />

Kundendaten<br />

(Mandats-ID)<br />

Optional dazu können Sie nach Abstimmung mit Ihren Zahlungspflichtigen die Referenzen/Kundendaten wie<br />

folgt befüllen (Nachteil: es können keine Textzeilen an den Zahlungspflichtigen mitgegeben werden):<br />

Referenz/Kundendaten Befüllung<br />

Verwendungszweck strukturiert<br />

(RmtInf/Strd/CdtrRefInf/Ref)<br />

Mandatsreferenz<br />

(DrctDbtRx/MndRltdInf/MndtId)<br />

Referenz des Auftraggebers<br />

(PmtId/EndToEndId)<br />

Auftraggeberreferenz<br />

Kundendaten<br />

Mandats-ID<br />

Auftraggeberreferenz<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 10


Ablauf <strong>SEPA</strong> Lastschrift (Core)<br />

- Empfohlener Termin für<br />

Unterzeichnung des Mandats<br />

- Benachrichtigung Empfänger<br />

an Zahlungspflichtigen<br />

(Prenotification), wenn<br />

nicht anders vereinbart<br />

Vertragsgrundlagen<br />

Zahlungsempfänger-<br />

Bank<br />

① Kundenvereinbarung<br />

- Berechtigung zur Erteilung<br />

von <strong>SEPA</strong> Lastschriften<br />

- Rückrechnungsinformationen<br />

(Fristen, Zinskompensation,<br />

etc.)<br />

② Mandatserteilung<br />

- physisch<br />

Zahlungspflichtiger-<br />

Bank<br />

Zahlungsempfänger Zahlungspflichtiger<br />

Späteste Übermittlung<br />

SDD an<br />

Bank des Zahlungspflichtigen<br />

bei Einmal- und<br />

Erstlastschriften *<br />

Späteste Übermittlung<br />

SDD an Bank<br />

des Zahlungspflichtigen<br />

bei<br />

wiederkehrenden<br />

Lastschriften *<br />

Mögliche Rückweisung<br />

-> Rückgabeverfahren vor Fälligkeit<br />

③ Prenotification - mindestens<br />

14 Tage vor Fälligkeitsdatum<br />

(wenn nicht anders vereinbart)<br />

- Belastung Zahlungspflichtiger**<br />

- Valuta Gutschrift<br />

Einreicher<br />

④ Einspruch<br />

- Einspruch innerhalb von 8 Wochen<br />

(56 Tagen) nach dem Belastungstag<br />

ohne Angabe von Gründen<br />

- Einspruch innerhalb von 13 Monaten<br />

bei unberechtigten Lastschriften (fehlendes<br />

Mandat)<br />

- Nach 13 Monaten nach dem Belastungstag<br />

kann gegen die <strong>SEPA</strong> Lastschrift<br />

kein Einspruch mehr erhoben<br />

werden. Allfällige Forderungen sind<br />

direkt vom Zahlungspflichtigen beim<br />

Zahlungsempfänger geltend zu machen.<br />

D-14 Tage D-5 Tage D-2 Tage Fälligkeitsdatum D+5 Tage D+8 Wochen D+13 Monate<br />

(Due Date)<br />

* Beachten Sie dazu auch die entsprechenden „Cut-Off“-Zeiten für die Anlieferung<br />

von <strong>SEPA</strong> Lastschriften/Firmenlastschriften Ihrer Raiffeisenlandesbank OÖ<br />

** wenn Due Date ein Geschäftstag bei der Bank des Zahlungspflichtigen ist.<br />

Mögliche Rückbelastung durch den Zahlungspflichtigen:<br />

- ohne Grund bis 8 Wochen<br />

- bei nicht autorisierten SDD (kein Mandat)<br />

bis 13 Monate nach Belastungstag<br />

Mögliche Rückbelastung durch die Zahlungspflichtigen-Bank:<br />

- 5 Tage<br />

-> Rückgabeverfahren nach Fälligkeit<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 11


Ablauf <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift (B2B)<br />

- Empfohlener Termin für Unterzeichnung<br />

des Mandats<br />

- Benachrichtigung Empfänger<br />

an Zahlungspflichtigen<br />

(Prenotification), wenn nicht<br />

anders vereinbart<br />

Vertragsgrundlagen<br />

Zahlungsempfänger-<br />

Bank<br />

① Kundenvereinbarung<br />

- Berechtigung für <strong>SEPA</strong><br />

Lastschriften<br />

- Rückrechnungsinformationen<br />

etc.<br />

④ <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />

(B2B)-Teilnehmer:<br />

beide Banken müssen am<br />

<strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong><br />

(B2B) teilnehmen.<br />

② a) <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat<br />

wird erteilt<br />

② b) Zahlungspflichtiger<br />

erteilt Mandat<br />

Er informiert seine Bank<br />

über das erteilte Mandat<br />

Zahlungspflichtiger-<br />

Bank<br />

⑤ Einspruch<br />

Debtorbank prüft unverzüglich:<br />

- ob Mandat vorliegt<br />

- auf Sperre und Deckung<br />

Debtor hat keine Rückrechnungsmöglichkeit<br />

Zahlungsempfänger Zahlungspflichtiger<br />

D-14 Tage D-1 Tag Fälligkeitsdatum<br />

D+2 Tage<br />

(Due Date)<br />

Späteste Übermittlung<br />

SDD an Bank des<br />

Zahlungspflichtigen bei<br />

Firmenlastschriften *<br />

- Belastung Zahlungspflichtiger**<br />

- Valuta Gutschrift Einreicher<br />

Mögliche Rückweisung Mögliche Rückbelastung durch<br />

-> Rückgabeverfahren vor Fälligkeit<br />

die Zahlungspflichtigen-Bank:<br />

- unverzüglich<br />

-> Rückgabeverfahren nach Fälligkeit<br />

* Beachten Sie dazu auch die entsprechenden „Cut-Off“-Zeiten für die Anlieferung<br />

von <strong>SEPA</strong> Lastschriften/Firmenlastschriften Ihrer Raiffeisenlandesbank OÖ<br />

** wenn Due Date ein Geschäftstag bei der Bank des Zahlungspflichtigen ist<br />

③ Prenotification - mindestens<br />

14 Tage vor Fälligkeitsdatum<br />

(wenn nicht anders vereinbart)<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 12


Rückgabeverfahren<br />

vor Fälligkeit:<br />

Reject: Rückleitung durch Bank des Zahlungspflichtigen<br />

vor Fälligkeit, weil der<br />

Einzug nicht verarbeitungsfähig ist (zB<br />

falsches Format, falsche Daten, Konto<br />

gelöscht).<br />

Refusal: Rückgabe vor Fälligkeit durch den<br />

Zahlungspflichtigen (zB Mandatslöschung).<br />

Revocation: Rückruf der Lastschrift durch den<br />

Zahlungsempfänger (zB irrtümlicher<br />

Einzug)<br />

Rückleitung einer <strong>SEPA</strong> Lastschrift innerhalb von 56 Tagen<br />

Zahlungsempfänger-<br />

Bank<br />

③ Rückbelastung<br />

- Belastung der Rücklastschrift.<br />

- Belastung einer allfälligen<br />

Zinskompensation.<br />

② Rückbelastung<br />

nach Fälligkeit:<br />

Refund: Rückleitung durch den Zahlungspflichtigen<br />

(zB Kundeneinspruch) bis zu 8<br />

Wochen nach Fälligkeit (später nur<br />

aufgrund fehlendem Mandat)<br />

Return: Rückgabe durch die Bank des Zahlungspflichtigen<br />

(zB Rückleitung wegen<br />

„IBAN nicht vorhanden“, Nichteinlösung)<br />

innerhalb von 2 (B2B) bzw.<br />

5 (Core) Tagen nach Fälligkeit<br />

Reversal: Stornoauftrag durch Zahlungsempfänger<br />

nach Durchführung (zB wegen<br />

doppeltem Einzug)<br />

① a) Kundeneinspruch<br />

- Vor Fälligkeit: „Refusal“<br />

- Nach Fälligkeit: „Refund“<br />

Zeithorizont:<br />

- innerhalb von 56 Kalendertagen<br />

nach Fälligkeit möglich<br />

- bei unautorisierten Lastschriften<br />

(ohne bzw. ungültiges Mandat)<br />

innerhalb von 13 Monaten möglich<br />

Zahlungspflichtiger-<br />

Bank<br />

① b) Bankeinspruch<br />

- Vor Fälligkeit: „Reject“<br />

- Nach Fälligkeit: „Return“<br />

Zeithorizont:<br />

- Rückrechnung spätestens<br />

2 (B2B) bzw. 5 (Core) Tage<br />

nach Fällligkeit<br />

- Rückrechnung aufgrund von:<br />

- fehlender Kontodeckung<br />

- falscher Kontodaten<br />

- etc.<br />

Zahlungsempfänger Zahlungspflichtiger<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 13


Rückgabeverfahren<br />

Rückleitung einer <strong>SEPA</strong> Lastschrift nach 56 Tagen<br />

Die Rückleitung ist nur möglich, wenn kein bzw. ein<br />

ungültiges Mandat vorhanden ist.<br />

Rückgabe einer <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />

Der Zahlungspflichtige hat bei der <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />

bei gültigem <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat<br />

keine Rückgabemöglichkeit (dh. die Einzüge sind final).<br />

Umstellungsplanung<br />

Beginnen Sie jetzt mit dem Umstieg auf die<br />

<strong>SEPA</strong> Lastschrift.<br />

Wir empfehlen Ihnen einen schrittweisen Umstieg<br />

mit wenigen Transaktionen (zB nur Neukunden).<br />

Die Bank des Zahlungspflichtigen muss unverzüglich<br />

den Einzug unter Angabe von Gründen (zB kein<br />

Mandat) rückleiten.<br />

Planen Sie entsprechende Testphasen ein.<br />

Verwenden Sie in der Übergangsphase noch<br />

beide Systeme – IZV- und <strong>SEPA</strong> Lastschriften<br />

Steigern Sie langsam die Anzahl der Transaktionen<br />

in mehreren Tranchen.<br />

Die wichtigsten Schritte für den Umstieg von Einzügen im Abbuchungs-/Einzugsermächtigungsverfah-<br />

ren auf <strong>SEPA</strong> Lastschriften:<br />

1. Anforderung Creditor ID bei Ihrer Raiffeisenlandesbank<br />

OÖ<br />

2. Wahl des entsprechenden <strong>SEPA</strong> Einzugsverfahrens<br />

3. Unterzeichnung der notwendigen Vereinbarungen<br />

mit Ihrer Raiffeisenlandesbank OÖ<br />

4. Freischaltung der entsprechenden Kennzeichen<br />

durch Ihre Raiffeisenlandesbank OÖ<br />

5. Prüfung der vorhandenen Mandate<br />

6. Erstellung der Mandatsverwaltung<br />

7. Information Ihrer Kunden über die neue Mandatsreferenz,<br />

Creditor ID und Umstellungsdatum<br />

8. Einholung neuer Mandate für Neukunden bzw.<br />

wenn keine bestehenden Einzugsermächtigungen/Abbucher<br />

vorhanden sind<br />

Eine detaillierte Ablaufbeschreibung zum <strong>SEPA</strong> Umstieg entnehmen Sie der Checkliste im Anhang<br />

(Anlage 4).<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 14


Anlage 1: <strong>SEPA</strong> Lastschrift-Mandat (Core)<br />

1. Bestandteile des Mandatsformulars<br />

Jedes <strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandat umfasst folgende Bestandteile, von denen einige verpflichtend anzugeben<br />

sind, andere optional verwendet werden können.<br />

Titel <strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandat Verpflichtend<br />

1 Mandatsreferenz Optional<br />

2 Name des Zahlungspflichtigen Verpflichtend<br />

3 Adresse des Zahlungspflichtigen<br />

Straße und Hausnummer<br />

Postleitzahl und Ort<br />

Land<br />

Verpflichtend<br />

4 IBAN des Zahlungspflichtigen Verpflichtend<br />

5 BIC der Bank des Zahlungspflichtigen Verpflichtend<br />

6 Name des Zahlungsempfängers Verpflichtend<br />

7 Creditor ID Verpflichtend<br />

8 Adresse des Zahlungsempfängers<br />

Straße und Hausnummer<br />

Postleitzahl und Ort<br />

Land<br />

Verpflichtend<br />

9 Art der Zahlung (Einmalig, Wiederkehrend) Optional<br />

10 Ort und Datum der Unterschrift(en) Verpflichtend<br />

11 Unterschrift(en) Verpflichtend<br />

12 Zahlungspflichtiger-Kennung Optional<br />

13 Ursprünglicher Zahlungspflichtiger Optional<br />

14 Ursprünglicher Zahlungspflichtiger-<br />

Kennung<br />

Optional<br />

15 Ursprünglicher Zahlungsempfänger Optional<br />

16 Ursprüngliche Zahlungsempfänger-<br />

Kennung<br />

Optional<br />

17 Vertragsnummer Optional<br />

18 Vertragsbeschreibung Optional<br />

2. Textierung des <strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandats<br />

Beim <strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandat ist folgende Textierung zu verwenden:<br />

===============================================================================<br />

Ich ermächtige/Wir ermächtigen [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem/unserem Konto<br />

mittels <strong>SEPA</strong> Lastschriften einzuziehen. Zugleich weise ich mein/weisen wir unser Kreditinstitut an, die von<br />

[Name des Zahlungsempfängers] auf mein/unser Konto gezogenen <strong>SEPA</strong> Lastschriften einzulösen.<br />

Ich kann/Wir können innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung<br />

des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem/unserem Kreditinstitut vereinbarten<br />

Bedingungen.<br />

===============================================================================<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 15


Anlage 1: <strong>SEPA</strong> Lastschrift-Mandat (Core)<br />

3. Mandatsmuster<br />

Muster unausgefüllt<br />

<strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandat<br />

Mandatsreferenz: ………………………………………..<br />

ZAHLUNGSEMPFÄNGER<br />

(Name, Anschrift)<br />

CREDITOR ID: …………………………..<br />

Ich ermächtige/ Wir ermächtigen [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem/<br />

unserem Konto mittels <strong>SEPA</strong> Lastschriften einzuziehen. Zugleich weise ich mein/ weisen wir<br />

unser Kreditinstitut an, die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein/ unser Konto<br />

gezogenen <strong>SEPA</strong> Lastschriften einzulösen.<br />

Ich kann/ Wir können innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die<br />

Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem/ unserem<br />

Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.<br />

Name ____________________________________________________<br />

Anschrift ____________________________________________________<br />

IBAN ________________________________ BIC ________<br />

Ort, Datum, Unterschrift ______________________________________<br />

Muster ausgefüllt<br />

<strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandat<br />

Mandatsreferenz: ………………………………………..<br />

1-ZUGSVERSAND GMBH<br />

5020 Salzburg, Musterweg 4<br />

AT01XXX12345678910<br />

Name Carla Muster<br />

Anschrift Schneise 12, A-0047 Am Berg<br />

Mandatsreferenz 987654321<br />

Kundennummer 223344556<br />

IBAN* _________________________________________ BIC* _______________<br />

Ort, Datum, Unterschrift* _________________________________________________<br />

* Gekennzeichnete Daten bitte zu ergänzen<br />

LOGO<br />

Ich ermächtige/ Wir ermächtigen die 1-Zugsversand GMBH, Zahlungen von meinem/ unserem Konto<br />

mittels <strong>SEPA</strong> Lastschriften einzuziehen. Zugleich weise ich mein/ weisen wir unser Kreditinstitut an, die<br />

von 1-Zugsversand GMBH auf mein/ unser Konto gezogenen <strong>SEPA</strong> Lastschriften einzulösen.<br />

Ich kann/ Wir können innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung<br />

des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem/ unserem Kreditinstitut vereinbarten<br />

Bedingungen.<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 16


Anlage 2: <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift-Mandat (B2B)<br />

1. Bestandteile des Mandatsformulars<br />

Jedes <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat umfasst folgende Bestandteile, von denen einige verpflichtend anzugeben<br />

sind, andere optional verwendet werden können.<br />

Titel <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat Verpflichtend<br />

1 Mandatsreferenz Optional<br />

2 Name des Zahlungspflichtigen Verpflichtend<br />

3 Adresse des Zahlungspflichtigen<br />

Straße und Hausnummer<br />

Postleitzahl und Ort<br />

Land<br />

Verpflichtend<br />

4 IBAN des Zahlungspflichtigen Verpflichtend<br />

5 BIC der Bank des Zahlungspflichtigen Verpflichtend<br />

6 Name des Zahlungsempfängers Verpflichtend<br />

7 Creditor ID Verpflichtend<br />

8 Adresse des Zahlungsempfängers<br />

Straße und Hausnummer<br />

Postleitzahl und Ort<br />

Land<br />

Verpflichtend<br />

9 Art der Zahlung (Einmalig, Wiederkehrend) Optional<br />

10 Ort und Datum der Unterschrift(en) Verpflichtend<br />

11 Unterschrift(en) Verpflichtend<br />

12 Zahlungspflichtiger-Kennung Optional<br />

13 Ursprünglicher Zahlungspflichtiger Optional<br />

14 Ursprünglicher Zahlungspflichtiger-<br />

Kennung<br />

Optional<br />

15 Ursprünglicher Zahlungsempfänger Optional<br />

16 Ursprüngliche Zahlungsempfänger-<br />

Kennung<br />

Optional<br />

17 Vertragsnummer Optional<br />

18 Vertragsbeschreibung Optional<br />

2. Textierung des <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandats<br />

Beim <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat ist folgende Textierung zu verwenden:<br />

================================================================================<br />

Ich ermächtige/Wir ermächtigen [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem/unserem Konto<br />

mittels <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften einzuziehen. Zugleich weise ich mein/weisen wir unser Kreditinstitut an,<br />

die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein/unser Konto gezogenen <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften einzulösen.<br />

Hinweis: Dieses <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat dient nur dem Einzug von <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften, die<br />

auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin (wir sind) nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung<br />

eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin (Wir sind) berechtigt, mein (unser) Kreditinstitut<br />

bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften nicht einzulösen.<br />

================================================================================<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 17


Anlage 2: <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift-Mandat (B2B)<br />

Mandatsmuster<br />

Muster unausgefüllt<br />

<strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat<br />

Mandatsreferenz: ………………………………………..<br />

ZAHLUNGSEMPFÄNGER<br />

(Name, Anschrift)<br />

CREDITOR ID: …………………………..<br />

Ich ermächtige/ Wir ermächtigen [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem/ unserem<br />

Konto mittels <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften einzuziehen. Zugleich weise ich mein/ weisen wir unser<br />

Kreditinstitut an, die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein/ unser Konto gezogenen <strong>SEPA</strong><br />

Firmenlastschriften einzulösen.<br />

Hinweis: Dieses <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat dient nur dem Einzug von <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften, die<br />

auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin (wir sind) nicht berechtigt, nach der erfolgten<br />

Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin (Wir sind) berechtigt, mein<br />

(unser) Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften nicht einzulösen.<br />

Name ____________________________________________________<br />

Anschrift ____________________________________________________<br />

IBAN ________________________________ BIC ________<br />

Ort, Datum, Unterschrift ______________________________________<br />

Muster ausgefüllt<br />

<strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat<br />

1-ZUGSVERSAND GMBH<br />

5020 Salzburg, Musterweg 4<br />

AT01XXX12345678910<br />

Name Muster Ges.m.b.H.<br />

Anschrift Schneise 12, A-0047 Am Berg<br />

IBAN* _________________________________________<br />

BIC* _______________<br />

Ort, Datum, Unterschrift*<br />

_________________________________________________<br />

* Gekennzeichnete Daten bitte zu ergänzen<br />

LOGO<br />

Mandatsreferenz 987654321<br />

Kundennummer 223344556<br />

Ich ermächtige/ Wir ermächtigen die 1-Zugsversand GMBH, Zahlungen von meinem/ unserem Konto<br />

mittels <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften einzuziehen. Zugleich weise ich mein/ weisen wir unser Kreditinstitut an,<br />

die von 1-Zugsversand GMBH auf mein/ unser Konto gezogenen <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften einzulösen<br />

Hinweis: Dieses <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat dient nur dem Einzug von <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften, die<br />

auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin (wir sind) nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung<br />

eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin (Wir sind) berechtigt, mein (unser)<br />

Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften nicht einzulösen.<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 18


Anlage 3: Musterbrief Mandatsmigration<br />

Anlage 3 Musterbrief Mandatsmigration:<br />

An<br />

Name<br />

Straße<br />

PLZ Ort<br />

Sehr geehrter Kunde!<br />

Wir stellen per Monat/Jahr den Einzug unserer fälligen Forderungen auf das neue <strong>SEPA</strong><br />

<strong>Lastschriftverfahren</strong> (<strong>SEPA</strong> Direct Debit Core) um.<br />

Für Sie entsteht dadurch kein Handlungsbedarf. Der Einzug erfolgt weiterhin automatisch von Ihrem Konto<br />

zu den gewohnten Fälligkeitsterminen.<br />

Ihr Widerspruchsrecht von 8 Wochen bleibt auch nach dem Umstieg unverändert und beginnt mit dem<br />

Datum der Belastung zu laufen. Es gelten dabei die mit Ihrer Bank vereinbarten Bedingungen.<br />

Unsere Creditor ID (=Zahlungsempfängerkennung) lautet: ATxxxxxxxxxxxxxxxxxx<br />

Ihre Mandatsreferenz lautet: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx<br />

Optional: Als Datum der Unterschrift auf dem Mandat werden wir mit Ihrem Einverständnis das auf diesem<br />

Schreiben angeführte Datum festlegen.<br />

Ihr Konto wird bei uns mit folgenden Daten geführt:<br />

Kreditinstitut: xxxxxxxxxxxxxx<br />

BIC: xxxxxxxxxxx<br />

IBAN: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx<br />

Sollten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um entsprechende Benachrichtigung.<br />

Ansonsten ergibt sich durch diese Umstellung für Sie kein Handlungsbedarf.<br />

Optional: Vorabinformation: Die Forderung [für Rechnungsnr., Monat, etc.] [in Höhe von EUR xxxx]<br />

wird per Fälligkeitstag TT.MM.JJJJ automatisch von Ihrem Konto abgebucht. Bitte sorgen Sie für<br />

ausreichende Kontodeckung.<br />

Vielen Dank für Ihr Vertrauen!<br />

Freundliche Grüße<br />

Unterschrift1 Unterschrift2<br />

Seite 22<br />

Unser Zeichen<br />

Zeichen<br />

Datum<br />

15. Juni 2012<br />

Bearbeiter/Durchwahl<br />

Bearbeiter/DW<br />

E-Mail<br />

E-Mail<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 19


Anlage 4: Checkliste für <strong>SEPA</strong> Umstieg<br />

Organisatorischer Bereich Notizen Erledigt<br />

Definieren Sie einen Verantwortlichen für die Umsetzung des <strong>SEPA</strong>-Umstiegs.<br />

Vereinbaren Sie einen eigenen Beratungstermin mit Ihrer Raiffeisenbank –<br />

Ihr Kundenbetreuer steht Ihnen gerne zur Verfügung.<br />

Erarbeiten Sie einen Aktionsplan, in dem Ziele und Zeitrahmen definiert sind.<br />

Stellen Sie ein gesondertes Budget für den <strong>SEPA</strong>-Umstieg bereit.<br />

Stellen Sie die nötigen zeitlichen und personellen Ressourcen für die <strong>SEPA</strong>-<br />

Umstellung zur Verfügung.<br />

Legen Sie fest, wann die einzelnen Bereiche des Zahlungsverkehrs auf <strong>SEPA</strong><br />

umgestellt werden.<br />

Wir empfehlen eine schrittweise Umstellung der verschiedenen Bereiche:<br />

n Lohn-/Gehaltszahlungen<br />

n Kreditorenzahlungen<br />

n Debitorenzahlungen<br />

n Sozialversicherungs- und Finanzamtabgaben<br />

Stellen Sie Ihre eigenen Stammdaten von Bankleitzahl und Kontonummer auf<br />

IBAN und BIC um.<br />

n Für österreichische Kontodaten steht Ihnen das IBAN-Konvertierungs-<br />

Service unter http://www.raiffeisen-ooe.at/sepa zur Verfügung.<br />

n Für deutsche Kontoverbindungen steht Ihnen das IBAN-Konvertierungs-<br />

Service des Bank-Verlag unter https://www.iban-service-portal.de zur<br />

Verfügung.<br />

n Die IBAN und BIC der sonstigen ausländischen Kunden müssen Sie direkt<br />

beim Zahlungsempfänger erfragen.<br />

Prüfen Sie Ihre bestehenden EUR-Kontoverbindungen, ob diese noch benötigt<br />

werden.<br />

Wenn Sie Konten im Ausland führen, können Sie im <strong>SEPA</strong>-Raum alle EUR-<br />

Zahlungen betragsunabhängig von Ihrem Raiffeisen-Konto beauftragen.<br />

Geben Sie IBAN und BIC anstatt BLZ und Kontonummer in Ihrer gesamten<br />

Geschäftskorrespondenz an:<br />

n Briefpapier<br />

n Rechnungen<br />

n Angebote<br />

n etc.<br />

Um die Lesbarkeit der IBAN zu verbessern, empfehlen wir die Angabe in 4er<br />

Blöcken: zB AT62 1234 5000 0123 4567<br />

Informieren Sie die betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter hinsichtlich der<br />

notwendigen Änderungen.<br />

Prüfen Sie die Auswirkungen auf die täglichen Arbeitsprozesse<br />

(zB Mandatsverwaltung bei <strong>SEPA</strong> Lastschrift, Neuanlage von Kundendaten,<br />

Mitarbeitern etc).<br />

Prüfen Sie, ob externe Partner (zB. Steuerberater) über etwaige<br />

Änderungen im Zuge der <strong>SEPA</strong> Umstellung informiert werden müssen.<br />

Checkliste <strong>SEPA</strong> 2<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 20


Technik & Systeme Notizen Erledigt<br />

Prüfen Sie, ob sämtliche Anwendungen (Finanzbuchhaltung, Lohnverrechnungs-<br />

und Treasurysystem, Stammdaten, interne Datenbanken) für <strong>SEPA</strong> gerüstet sind:<br />

n Ausgabe von XML-Format<br />

n Abbildung von IBAN und BIC<br />

n Mandatsreferenz<br />

n Mandatsverwaltung<br />

n Zahlungsreferenz<br />

n Creditor-ID<br />

Bei offenen Fragen kontaktieren Sie Ihren Softwarelieferanten.<br />

Planen Sie bei Systemupdates/-umstellungen eine entsprechende Testphase ein.<br />

Während der Umstellungsphase empfehlen wir Ihnen einen Parallelbetrieb Ihrer<br />

aktuellen Zahlungsverkehrslösung und des neuen <strong>SEPA</strong> Zahlungsverkehrs.<br />

Prüfen Sie, nach welchem <strong>SEPA</strong> Rulebook-Standard Ihre <strong>SEPA</strong>-XML-Datenträgernachrichten<br />

aus Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm ausgegeben werden.<br />

Derzeit unterstützen die aktuellen ELBA 5- bzw. MultiCash-Versionen das<br />

<strong>SEPA</strong> Rulebook-Version 3.2.<br />

Ab Herbst 2013 steht Ihnen die Rulebook-Version 6.0 zur Verfügung.<br />

Nutzen Sie die Testmöglichkeit (syntaktische Prüfung) von selbst erstellten<br />

XML-Nachrichten mittels<br />

n XML-Checker auf www.stuzza.at<br />

n Datenträgerimport in ELBA 5 oder MultiCash<br />

n XML Prüfprogramm (z.B. Altova XML-Spy)<br />

<strong>SEPA</strong> Überweisung Notizen Erledigt<br />

Laut <strong>SEPA</strong> Standard ist eine Weiterleitung von max. 35 Stellen Zahlungsreferenz<br />

ODER von max. 140 Stellen Verwendungszweck möglich.<br />

Bei Angabe einer Zahlungsreferenz ist daher keine zusätzliche Erfassung eines<br />

Verwendungszwecks notwendig.<br />

<strong>SEPA</strong> Zahlungsanweisung (beleghafte <strong>SEPA</strong> Überweisung) Notizen Erledigt<br />

Bestellen Sie die neue <strong>SEPA</strong>-Drucksorten.<br />

Die Annahme alter Zahlscheine durch die österreichischen Banken ist nur mehr<br />

bis 31.1. 2014 gewährleistet.<br />

Passen Sie Ihre Druckprogramme an:<br />

n Beachten Sie die technischen Spezifikationen auf www.stuzza.at<br />

n IBAN und BIC ersetzen Kontonummer und BLZ<br />

n Zahlungsreferenz (35 Stellen alphanumerisch) ersetzt Kundendaten (12<br />

Stellen numerisch)<br />

n Weiterleitung max. 35 Stellen Zahlungsreferenz ODER max. 140 Stellen<br />

Verwendungszweck möglich<br />

à Bei Eindruck Zahlungsreferenz keine zusätzlichen Daten im Verwendungszweck-Feld<br />

andrucken (Andruck auf Auftragsbestätigung oder Rechnung<br />

möglich)<br />

à Textvorschlag für Hinweis in Verwendungszweck-Feld:<br />

Bei Electronic Banking bitte nur im Feld Zahlungsreferenz/<br />

Kundendaten folgende Zahl eingeben:............<br />

Die zusätzliche Erfassung eines Verwendungszweckes ist<br />

nicht notwendig!<br />

Lassen Sie bedruckte Testbelege vor Ausgabe an Ihre Kunden unbedingt von<br />

Ihrer Raiffeisenbank prüfen.<br />

Checkliste <strong>SEPA</strong> 3<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 21


<strong>SEPA</strong> Truncation Notizen Erledigt<br />

Für die Änderungen beim Belegdruck beachten Sie auch die Punkte unter<br />

„<strong>SEPA</strong> Zahlungsanweisung“.<br />

Für <strong>SEPA</strong> Truncation verwenden Sie das neue Prüfziffernverfahren<br />

(ISO 7064 mod 97-10). Die Spezifikationen finden Sie unter www.stuzza.at.<br />

Schließen Sie mit Ihrer Raiffeisenbank die Vereinbarung zur Truncation<br />

Zahlungsanweisung ab (falls diese noch nicht unterzeichnet wurde).<br />

Lassen Sie bedruckte Testbelege vor Ausgabe an Ihre Kunden unbedingt von<br />

Ihrer Raiffeisenbank prüfen.<br />

<strong>SEPA</strong> Lastschrift/Firmenlastschrift Notizen Erledigt<br />

Wählen Sie das geeignete <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> aus:<br />

n <strong>SEPA</strong> Lastschrift<br />

- Einzug bei Verbraucher und Nicht-Verbraucher möglich<br />

- 56 Tage Rückgaberecht<br />

n <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />

- Einzug nur bei Nicht-Verbraucher möglich<br />

- kein Rückgaberecht (final)<br />

Es ist auch die Verwendung beider Verfahren möglich.<br />

Tipp: Analysieren Sie dazu Ihre Debitorenstruktur nach Verbraucher/Nicht-<br />

Verbraucher<br />

Prüfen Sie anhand des Teilnehmerverzeichnisses unter<br />

www.raiffeisen-ooe.at/sepa, ob die Bezogenenbanken für das<br />

gewählte Verfahren erreichbar sind.<br />

n Für <strong>SEPA</strong> Lastschrift besteht seit Nov. 2010 eine verpflichtende Erreichbarkeit<br />

im EURO-Raum, sofern auch national Einzüge für Verbraucher<br />

angeboten werden<br />

n Für <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift besteht keine generelle Verpflichtung zur<br />

Erreichbarkeit<br />

Beantragen Sie eine Creditor-ID (=Zahlungsempfängerkennung) über Ihre<br />

Raiffeisenbank bei der OeNB<br />

Unterfertigen Sie die Kundenvereinbarung für den Einzug von Forderungen<br />

mittels <strong>SEPA</strong> Lastschrift/Firmenlastschrift mit Ihrer Raiffeisenbank.<br />

Definieren Sie den Aufbau der Mandatsreferenz (max. 35 Stellen<br />

alphanumerisch):<br />

n Prüfung, ob bestehende Referenzen (z.B. Kundennummer, Vertragsnummer,<br />

Abo-Nummer, Versicherungsnummer, …) weiterverwendet werden<br />

können oder<br />

n ob die Vergabe neuer Mandatsreferenzen notwendig ist.<br />

n Verwenden Sie keine Sonderzeichen.<br />

Setzen Sie das Mandat auf:<br />

n Verwenden Sie Inhalte und Texte lt. Musterformular (Das Musterformular<br />

erhalten Sie mit der Vereinbarung für den Einzug von Forderungen mittels<br />

<strong>SEPA</strong> Lastschrift/Firmenlastschrift).<br />

n Das Format ist frei wählbar (z.B. in Ihre Rechnung integrierbar).<br />

n Wird das Mandat im Rahmen eines Vertrags verwendet, so ist eine<br />

zusätzliche Unterschrift des Mandats notwendig.<br />

Erstellen Sie eine interne Mandatsverwaltung:<br />

n Ablage der Originalmandate<br />

n Verwaltung in ELBA oder Buchhaltungsprogramm<br />

n Beachten Sie die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mind. 13 Monaten<br />

nach dem letztem Einzug<br />

Checkliste <strong>SEPA</strong> 4<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 22


<strong>SEPA</strong> Lastschrift/Firmenlastschrift Fortsetzung Notizen Erledigt<br />

Stellen Sie Ihre bestehenden österreichischen Abbuchungsaufträge/<br />

Einzugsermächtigungen auf <strong>SEPA</strong> Lastschrift-Mandate um:<br />

n bestehende Abbuchungsaufträge/Einzugsermächtigungen behalten Ihre<br />

Gültigkeit, sofern sie im Original mit Unterschrift des Zahlungspflichtigen<br />

vorliegen<br />

n schriftliche Information an Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf<br />

<strong>SEPA</strong> Lastschrift notwendig (Inhalt: Creditor-ID, Mandatsreferenz und<br />

Datum der Information)<br />

n Informationsschreiben (z.B. als <strong>pdf</strong>-Dokument) beim Originalmandat<br />

aufbewahren<br />

n Im Zuge dieser Information sollte den Zahlungspflichtigen auch deren IBAN<br />

und BIC mitgeteilt werden, um zu überprüfen, ob diese auch<br />

aktuell/korrekt sind.<br />

Stellen Sie Ihre bestehenden deutschen Einzugsermächtigungen auf <strong>SEPA</strong><br />

Lastschrift-Mandate um:<br />

n bestehende Einzugsermächtigungen behalten Ihre Gültigkeit, sofern sie im<br />

Original mit Unterschrift des Zahlungspflichtigen vorliegen<br />

n schriftliche Information an Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf<br />

<strong>SEPA</strong> Lastschrift notwendig (Inhalt: Creditor-ID, Mandatsreferenz und Datum<br />

der Information, wobei das Datum der Information nicht vor dem 9. Juli<br />

2012 liegen darf.)<br />

n Informationsschreiben (z.B. als <strong>pdf</strong>-Dokument) beim Originalmandat aufbewahren<br />

n Im Zuge dieser Information sollte den Zahlungspflichtigen auch deren IBAN und<br />

BIC mitgeteilt werden, um zu überprüfen, ob diese auch aktuell/korrekt sind.<br />

Für neue Zahlungspflichtige gilt:<br />

n neues Mandat bei <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift erforderlich<br />

n neues Mandat in Deutschland auch bei bestehendem Abbuchungsauftrag<br />

erforderlich<br />

n Bei <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift Info an Zahlungspflichtigen geben, dass dieser<br />

das Mandat an seine Hausbank übermittelt (in Deutschland ist eine Originalunterschrift<br />

erforderlich)<br />

Beachten Sie die Anlieferfristen für<br />

n <strong>SEPA</strong> Lastschrift<br />

- 5 Tage vor Fälligkeitsdatum bei Erst- und Einmallastschriften<br />

- 2 Tage vor Fälligkeitsdatum bei wiederkehrenden Lastschriften<br />

Ausblick: ab April 2013 ist eine Einreichung von österreichischen <strong>SEPA</strong> Lastschriften<br />

mit einer verkürzten Vorlauffrist von einem Tag vor dem Fälligkeitsdatum<br />

möglich (<strong>SEPA</strong> Lastschrift COR1)<br />

n <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />

- 1 Tag vor Fälligkeitsdatum<br />

Bei Nichteinhaltung der Anlieferfristen erfolgt eine Weiterrollung des Fälligkeitsdatums<br />

auf den nächstmöglichen Geschäftstag.<br />

Beachten Sie dazu auch die entsprechenden „Cut-Off“-Zeiten für die Anlieferung<br />

von <strong>SEPA</strong> Lastschrift/Firmenlastschrift Ihrer Raiffeisenbank.<br />

Als Vorinformation des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen ist<br />

die sogenannte Prenotification erforderlich, damit der Zahlungspflichtige für<br />

entsprechende Deckung am Konto sorgen kann:<br />

n Information des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen über den<br />

Einzug inkl. Fälligkeitsdatum und Betrag<br />

n mind. 14 Tage vor Fälligkeit, wenn nicht anders vereinbart<br />

n Bei Einzug mit gleichbleibenden Terminen, Intervallen und gleichbleibendem<br />

Betrag reicht eine einmalige Prenotification aus (zB im Rahmen eines Vertrages).<br />

n Bei einmaliger Prenotification mit Zeitangabe zB. 1. des Monats muss ein Zusatz<br />

enthalten sein, dass wenn dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder<br />

Feiertag fällt, der nächstmögliche Geschäftstag als Fälligkeitstag gilt<br />

n Erfolgt der Einzug nach dem avisierten Datum laut Prenotification ist eine<br />

neuerliche Information an den Zahlungspflichtigen erforderlich<br />

Checkliste <strong>SEPA</strong> 5<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 23


www.rlbooe.at<br />

<strong>SEPA</strong> Lastschrift/Firmenlastschrift Fortsetzung Notizen Erledigt<br />

Mandatsänderungen (z.B. Änderung der Creditor-ID, Mandatsreferenz, …)<br />

müssen dem Zahlungspflichtigen inklusive dem Gültigkeitsdatum schriftlich<br />

mitgeteilt werden. Die Ausstellung eines neuen Mandats ist nicht verpflichtend.<br />

Die ursprünglichen Mandatsdaten müssen auch in elektronischer Form beim<br />

ersten neuen Einzug mitgegeben werden.<br />

Unsere Umstellungsempfehlung: langsamer Umstieg auf <strong>SEPA</strong> Lastschrift/<br />

Firmenlastschrift<br />

n Beginn mit wenigen Transaktionen<br />

n Steigerung der Transaktionen in mehreren Tranchen<br />

Kontoinformationen Notizen Erledigt<br />

Analysieren Sie die derzeit verwendeten Kontonachrichten:<br />

n MT940 (strukturiert oder unstrukturiert, <strong>SEPA</strong> Minimal- oder <strong>SEPA</strong><br />

Maximalvariante)<br />

n MT941/942<br />

n Retourdatenträger<br />

Prüfen Sie, ob aufgrund der angelieferten <strong>SEPA</strong>-Zahlungsverkehrsdaten ein<br />

Adaptierungsbedarf besteht:<br />

n Umstieg auf MT940 Maximal-Variante<br />

n Umstieg auf die neuen XML-camt-Nachrichten<br />

Prüfen Sie im Fall eines Umstiegs auf die camt-Nachrichten, ob Ihr Electronic-<br />

Banking-Programm diese Nachrichten im XML-Format transportieren kann.<br />

(ELBA ab Herbst 2013)<br />

Prüfen Sie im Fall eines Umstiegs auf die camt-Nachrichten, ob Ihr Buchhaltungssystem<br />

diese Nachrichten im XML-Format verarbeiten kann.<br />

Passen Sie die Ausbuchungs-/Zuordnungskriterien in Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm<br />

an die neuen Gegebenheiten an (strukturierte Empfängerreferenz<br />

etc.)<br />

Automatisierungsmöglichkeit/Zusatzprodukte Notizen Erledigt<br />

Nutzen Sie bereits die Electronic Banking Programme von Raiffeisen für Ihren<br />

Zahlungsverkehr?<br />

Können Sie im Zuge der <strong>SEPA</strong> Umstellung Zusatzprodukte kostengünstig<br />

implementieren?<br />

zB:<br />

n Ausbuchung der offenen Posten mittels Retourdatenträger<br />

n <strong>SEPA</strong> Truncation<br />

n Raiffeisen virtuelles Kontoservice<br />

Wir empfehlen einen Umstieg von Zahlungsanweisungen auf <strong>SEPA</strong> Lastschrift/<br />

Firmenlastschrift.<br />

Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Raiffeisen Berater.<br />

www.rlbooe.at<br />

<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 24

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