Folder - Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren (pdf)
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<strong>SEPA</strong>-Umstellung<br />
01.02.2014<br />
Der Countdown läuft<br />
<strong>SEPA</strong> Lastschrift und<br />
<strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />
<strong>Leitfaden</strong> der neuen <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong><br />
www.rlbooe.at<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 1
März<br />
31<br />
<strong>SEPA</strong> Lastschrift und <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />
<strong>Leitfaden</strong><br />
Allgemein<br />
<strong>SEPA</strong> Zeitplan<br />
Merkmale<br />
Im Rahmen von <strong>SEPA</strong> (Single Euro Payments Area)<br />
wurde ein europaweit standardisiertes Einzugsverfahren<br />
– die <strong>SEPA</strong> Lastschrift – entwickelt. Die <strong>SEPA</strong><br />
Lastschrift löst ab 1. Februar 2014 die bisherigen<br />
nationalen Einzugsverfahren (Abbuchungs- bzw. Einzugsermächtigungsverfahren)<br />
vollständig ab.<br />
Damit können Sie fällige Forderungen in EUR einfach<br />
und sicher einziehen – wie Sie es bisher von<br />
Angabe von IBAN und BIC* des Empfängers<br />
Währung ist ausschließlich EUR<br />
Einzug an definiertem Fälligkeitstag<br />
Anlieferung im einheitlichen <strong>SEPA</strong>-Datenformat<br />
auf XML-Basis<br />
Creditor ID (= eindeutige Kennung des Zahlungsempfängers)<br />
der österreichischen Lastschrift kennen. Dabei ist<br />
es egal, ob der Zahlungspflichtige in Österreich<br />
oder in einem anderen EU-Land ansässig ist.<br />
<strong>SEPA</strong> Lastschriften sind im gesamten <strong>SEPA</strong>-Raum<br />
(EU-Staaten, Liechtenstein, Norwegen, Island,<br />
Schweiz und Monaco) in EUR möglich.<br />
Duale Phase „IBAN alleine“ im Inland „IBAN alleine“<br />
2012 2013 2014 2015 2016<br />
EU-Verordnung<br />
zur <strong>SEPA</strong>-Migration<br />
tritt in Kraft –<br />
der Countdown<br />
läuft<br />
Dezember<br />
31<br />
April<br />
1<br />
Verwendung der <strong>SEPA</strong><br />
Zahlungsanweisung<br />
nochmals forcieren<br />
Einführung der <strong>SEPA</strong><br />
Lastschrift mit verkürzter<br />
Vorlaufzeit von<br />
einem Tag (COR 1)<br />
Februar<br />
1<br />
- Ablöse der österreichischen EUR-Überweisungs-<br />
und <strong>Lastschriftverfahren</strong> durch die <strong>SEPA</strong> Produkte<br />
- Verwendung von „IBAN alleine“ in Österreich. Bei<br />
elektronischer Anlieferung ist die XML-Norm lt.<br />
STUZZA inkl. BIC zu berücksichtigen.<br />
- Ende Annahme alter österreichischer Zahlungsverkehrsbelege<br />
Einsatz der neuesten <strong>SEPA</strong>-Version<br />
für ELBA im Herbst 2013 (betrifft ELBA<br />
kompakt, ELBA business, Multicash)<br />
* BIC in Österreich ab 1.2.2014 nicht mehr erforderlich –<br />
grenzüberschreitend ab 1.2.2016 (unter Berücksichtigung der XML-Norm lt. STUZZA)<br />
Februar<br />
1<br />
Verwendung von<br />
„IBAN alleine“ im gesamten<br />
<strong>SEPA</strong> Raum<br />
Ablöse der EUR-Überweisungs-<br />
und <strong>Lastschriftverfahren</strong><br />
durch<br />
<strong>SEPA</strong> Produkte in<br />
NICHT-EURO-Länder<br />
Mandat (= Lastschriftsvereinbarung) zwischen<br />
Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem<br />
geregelte Rückgabefristen<br />
nur elektronische Anlieferung (keine Belege)<br />
möglich – rechtzeitige Beauftragung des Einzugs<br />
durch den Zahlungsempfänger<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 2<br />
Oktober<br />
31
Vorteile<br />
Voraussetzungen<br />
nationale und grenzüberschreitende Lastschriften<br />
möglich<br />
Für die Durchführung von Einzügen im <strong>SEPA</strong>-<br />
Raum benötigen Sie nur Ihr Raiffeisen-Konto.<br />
Die Bank des Zahlungspflichtigen nimmt am<br />
<strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> teil (in Österreich<br />
ohnehin gegeben).<br />
Abschluss der notwendigen Vereinbarungen mit<br />
Ihrer Raiffeisenbank<br />
Beantragung einer Creditor ID bei Ihrer Raiffeisenlandesbank<br />
OÖ<br />
Der Zahlungspflichtige ermächtigt den Zahlungsempfänger<br />
durch das Mandat, Zahlungen von<br />
seinem Konto einzuziehen.<br />
Varianten der <strong>SEPA</strong> Einzugsverfahren<br />
<strong>SEPA</strong> Lastschrift (<strong>SEPA</strong> Direct Debit Core)<br />
<strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift (<strong>SEPA</strong> Direct Debit B2B)<br />
Wahl des geeigneten Einzugsverfahrens:<br />
Analysieren Sie Ihre Debitorenstruktur (Unternehmer,<br />
Verbraucher).<br />
Prüfen Sie unter www.europeanpaymentscouncil.eu,<br />
ob die Bezogenenbanken für das gewählte<br />
Einzugsverfahren erreichbar sind.<br />
Sicherheit durch Verwendung der IBAN<br />
fixer Fälligkeitstag<br />
Abrechnung betragsunabhängig zu Inlandskonditionen<br />
für Einzüge innerhab EU/EWR<br />
Der Zahlungspflichtige muss mind. 14 Tage vor Einzug<br />
über die Lastschrift informiert werden (= Prenotification),<br />
sofern keine andere Frist vereinbart wurde.<br />
Bei der <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift muss das Mandat<br />
bzw. Mandatsänderungen rechtzeitig vor<br />
dem ersten Einzug bei der Bank des Zahlungspflichtigen<br />
vorliegen. Anlieferung unmittelbar<br />
durch den Zahlungspflichtigen!<br />
elektronische Anlieferung im einheitlichen <strong>SEPA</strong>-<br />
Dateiformat auf XML-Basis (Spezifikationen<br />
unter www.stuzza.at)<br />
In welcher Betragshöhe wird eingezogen?<br />
Ist die Finalität der Einzüge bei Firmenkunden<br />
von Bedeutung?<br />
Es ist auch die Nutzung beider Verfahren möglich.<br />
<strong>SEPA</strong> Lastschrift <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />
Geltungsbereich Verpflichtende Teilnahme der Banken,<br />
sofern nationale Einzugsverfahren für<br />
Verbraucher angeboten werden<br />
Optionale Teilnahme der Banken<br />
Zahlungspflichtiger Verbraucher und Unternehmer Unternehmer<br />
Fristen für<br />
- bei Erst- oder Einmal-Lastschrift: Generell 1 Tag vor Fälligkeit<br />
Auftragserteilung *<br />
5 Tage vor Fälligkeit<br />
- bei wiederkehrenden Lastschriften:<br />
2 Tage vor Fälligkeit<br />
- max. 14 Tage vor Fälligkeit - max. 14 Tage vor Fälligkeit<br />
Rückgaberecht des Zah- - mit gültigem Mandat: 56 Kalender- Kein Rückgaberecht für den Zahlungslungspflichtigen<br />
tage ohne Angabe von Gründen<br />
- ohne gültiges Mandat: 13 Monate<br />
ab Belastungstag (3 Monate bei<br />
Unternehmen)<br />
pflichtigen<br />
Widerrufsfristen der Bank<br />
des Zahlungspflichtigen<br />
5 Geschäftstage 2 Geschäftstage<br />
* Beachten Sie dazu auch die entsprechenden „Cut-Off“-Zeiten für die Anlieferung von <strong>SEPA</strong> Lastschriften/Firmenlastschriften<br />
Ihrer Raiffeisenlandesbank OÖ.<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 3
BLZ<br />
Valid thru Card-N°<br />
34000<br />
Gültig bis Kartennummer<br />
BLZ<br />
Valid thru Card-N°<br />
34999<br />
Gültig bis Kartennummer<br />
IBAN und BIC<br />
Ab 1.4.2013 steht Ihnen in Österreich zusätzlich<br />
das <strong>SEPA</strong> Direct Debit COR 1-Verfahren mit einer<br />
verkürzten Einreichfrist von einem Tag vor Fälligkeit<br />
Die IBAN ist eine international normierte und einheitliche<br />
Darstellung der Kontonummer und der<br />
Bankleitzahl. Sie wurde entwickelt, um die Auftragsabwicklung<br />
im europäischen Zahlungsverkehr zu<br />
vereinfachen.<br />
Mit der IBAN wird eine einheitlich strukturierte<br />
Angabe der Kontoverbindung erreicht.<br />
Mithilfe der in der IBAN enthaltenen Prüfziffer<br />
kann die Bankverbindung noch vor Durchführung<br />
des Zahlungsauftrages auf ihre Richtigkeit<br />
geprüft werden.<br />
Durch die IBAN werden Fehlleitungen vermieden<br />
und Aufträge ohne Verzögerung an den Zahlungsempfänger<br />
weitergeleitet.<br />
Die IBAN und BIC finden Sie auf Ihrem Kontoauszug,<br />
Ihrer Maestro Karte und in allen Electronic<br />
Banking Produkten.<br />
Für die Umrechnung von BLZ und Kontonummer<br />
Ihrer Kunden auf BIC und IBAN können Firmenkunden<br />
unser Konvertierungsservice auf<br />
www.rlbooe.at/sepa verwenden.<br />
BLZ<br />
Account-N° Valid thru Card-N°<br />
34000<br />
Konto-Nr. Gültig bis Kartennummer<br />
BIC BIC : : RZOOAT2L000<br />
RZOOAT2L000<br />
IBAN: IBAN: AT60 AT60 3400 3400 0132 0132 5490 5490 2136 2136<br />
BLZ<br />
Account-N° Valid thru Card-N°<br />
34999<br />
Konto-Nr. Gültig bis Kartennummer<br />
BIC : RZOOAT2L999<br />
IBAN: AT83 3499 9132 5490 2136<br />
(wie bei der <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift) zur Verfügung.<br />
Dieses Verfahren ist ein optionales Service und bis<br />
auf Weiteres nur innerhalb Österreichs möglich.<br />
IBAN – International Bank Account<br />
Number<br />
In Österreich ist die IBAN 20-stellig.<br />
Land: 2 Stellen, ISO-Code<br />
Bankleitzahl: 5 Stellen<br />
AT62 1234 5000 0123 4567<br />
Kontonummer: 11 Stellen<br />
Prüfziffer: 2 Stellen<br />
BIC – Business Identifier Code<br />
Durch den BIC (= SWIFT-Adresse) ist ein Kreditinstitut<br />
weltweit eindeutig identifizierbar.<br />
Der BIC ist 11-stellig.<br />
Bankbezeichnung: 4 Stellen<br />
Regionscode: 2 Stellen<br />
RZOOAT2LXXX<br />
BIC : RZOOAT2L000<br />
IBAN: AT60 3400 0132 5490 2136<br />
Filialkennung: 3 Stellen<br />
Land: 2 Stellen, ISO-Code<br />
Tipp:<br />
Geben Sie auf Ihrer gesamten Geschäftskorrespondenz<br />
IBAN und BIC anstatt Kontonummer und<br />
Bankleitzahl an.<br />
Um die Lesbarkeit der IBAN zu verbessern, empfehlen<br />
wir die Angabe in 4er-Blöcken.<br />
BIC : RZOOAT2L999<br />
IBAN: AT83 3499 9132 5490 2136<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 4
Creditor ID<br />
Die Creditor ID (Gläubiger- bzw. Zahlungsempfängerkennung)<br />
ist die eindeutige Kennung des<br />
Zahlungsempfängers und muss mit jeder <strong>SEPA</strong><br />
Lastschrift oder <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift mitgegeben<br />
werden.<br />
Die Creditor ID beantragen Sie ganz einfach über<br />
Ihre Raiffeisenlandesbank OÖ. Diese fordert die eindeutige<br />
Kennung bei der OeNB an.<br />
Der Business Area Code wird bei der Vergabe immer<br />
mit „ZZZ“ belegt und kann von Ihnen zur Kennzeichnung<br />
verschiedener Geschäftsbereiche beliebig<br />
durch alphanumerische Zeichen ersetzt werden<br />
(zB: KFZ für KFZ-Versicherung). Der Business Area<br />
Code wird in die Prüfziffernrechnung nicht miteinbezogen.<br />
Die Creditor ID kann zum Einzug im gesamten<br />
<strong>SEPA</strong>-Raum verwendet werden und ändert sich<br />
auch bei einem Wechsel Ihrer Bankverbindung nicht.<br />
Das <strong>SEPA</strong>-Mandat<br />
Die Voraussetzung für den Einzug einer <strong>SEPA</strong> Lastschrift<br />
oder <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift ist ein gültiges<br />
Mandat, das vom Zahlungspflichtigen unterschrieben<br />
wird. Das Mandat hat verpflichtende Inhalte<br />
(gesamte Aufstellung siehe Anlage 1 bzw. Anlage 2):<br />
„<strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandat“ oder<br />
„<strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat“<br />
Mandatsreferenz (Empfohlen)<br />
definierter Textbaustein zur Ermächtigung und<br />
Belastungsanweisung<br />
Name des Zahlungspflichtigen<br />
Adresse des Zahlungspflichtigen<br />
IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen<br />
Name des Zahlungsempfängers<br />
Adresse des Zahlungsempfängers<br />
Creditor ID<br />
Ort und Datum der Unterschrift(en)<br />
Unterschrift(en)<br />
Das Mandat ist derzeit nur in beleghafter Form gültig<br />
und muss vom Zahlungsempfänger im Original<br />
aufbewahrt werden. Auf Verlangen ist das Mandat<br />
Aufbau der Creditor ID:<br />
Creditor ID ist 18-stellig.<br />
ISO-Ländercode: 2 Stellen<br />
Business Area Code: 3 Stellen<br />
AT 05 ZZZ 00000001010<br />
Prüfziffer:<br />
2 Stellen<br />
Nationales Identifikationsmerkmal:<br />
11 Stellen<br />
Änderung Creditor-ID<br />
Sollte es zu einer Umfirmierung etc. kommen und<br />
die existierenden <strong>SEPA</strong> Mandate weiterhin bestehen<br />
bleiben, so ist die geänderte Creditor ID den<br />
Zahlungspflichtigen mitzuteilen.<br />
vorzulegen, da die Nachweispflicht bei Streitigkeiten<br />
beim Zahlungsempfänger liegt. Beachten Sie<br />
dazu die Aufbewahrungsfrist von mindestens 13<br />
Monaten nach dem Erlöschen des Mandats. Davon<br />
unberührt ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht<br />
für den Zahlungsempfänger.<br />
Das Mandat kann jederzeit vom Zahlungspflichtigen<br />
schriftlich gegenüber dem Zahlungsempfänger widerrufen<br />
werden. Weiters verliert das Mandat seine<br />
Gültigkeit nach 36 Monaten Nichtverwendung nach<br />
Fälligkeitsdatum des letzten Einzugs.<br />
Das Mandat für eine <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift muss<br />
zusätzlich vom Zahlungspflichtigen an seine Hausbank<br />
übermittelt werden, um die verpflichtende<br />
Prüfung bei der Durchführung der Lastschrift (Belastung)<br />
zu ermöglichen.<br />
Der Zahlungsempfänger hat den Zahlungspflichtigen<br />
unbedingt zu informieren, dass die Übermittlung<br />
an seine Hausbank erforderlich ist.<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 5
Das <strong>SEPA</strong>-Mandat<br />
Mandatsgestaltung<br />
Das Mandat kann im Layout frei gestaltet werden –<br />
Musterformulare finden Sie in Anlage 1 und 2.<br />
Auf jeden Fall müssen die definierten Bestandteile<br />
enthalten sein.<br />
Wird das Mandat im Rahmen eines Vertrags verwendet,<br />
so muss dies optisch getrennt und vom<br />
Zahlungspflichtigen separat unterschrieben werden,<br />
d.h. es sind mindestens 2 Unterschriften (1x Grundgeschäftsvertrag,<br />
1x Mandat) erforderlich.<br />
Das <strong>SEPA</strong>-Mandat muss für die Verwendung in Österreich<br />
zumindest in deutscher Sprache ausgestellt sein.<br />
Mandatsreferenz<br />
Die Mandatsreferenz ist vom Zahlungsempfänger<br />
frei wählbar (max. 35 Stellen alphanumerisch) und<br />
kennzeichnet das Mandat eindeutig. Sie muss bei<br />
jeder Lastschrift mitgeschickt werden, damit die<br />
Bank des Zahlungspflichtigen den Einzug auf Gültigkeit<br />
prüfen kann.<br />
Die Mandatsreferenz muss bei der Mandatsunterschrift<br />
noch nicht zwingend im Mandat enthalten<br />
sein, muss jedoch dem Zahlungspflichtigen vor dem<br />
ersten Einzug bekanntgegeben werden.<br />
Die Mandatsreferenz kann von Ihnen frei definiert<br />
werden. Prüfen Sie bei der Vergabe der Mandats-<br />
Für die Verwendung bei grenzüberschreitenden<br />
<strong>SEPA</strong> Lastschriften/Firmenlastschriften ist jeweils<br />
die Ausstellung in Landessprache erforderlich – falls<br />
die verwendete Sprache für den Zahlungsempfänger<br />
nicht eindeutig ist, ergänzt um Englisch.<br />
Die verpflichtenden <strong>SEPA</strong>-Mandatstexte sind unter<br />
www.europeanpaymentscouncil.eu auch in den<br />
Sprachen der verschiedenen <strong>SEPA</strong> Länder verfügbar.<br />
referenz, ob die bestehenden Referenzen (Kunden-<br />
oder Vertragsnummern) weiterverwendet werden<br />
können, ansonsten müssen neue Referenzen vergeben<br />
werden.<br />
Beispiele:<br />
Versandhandel Kundennummer<br />
Zeitschriftenverlag Abo- bzw. Vertragsnummer<br />
Versicherung Polizzennummer<br />
Empfehlung: Je Basisvertrag soll ein eigenes Mandat<br />
ausgestellt werden!<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 6
Das <strong>SEPA</strong>-Mandat<br />
Mandatsverwaltung in ELBA-business<br />
Mit der aktuellen ELBA-business-Version sind Sie<br />
schon bestens für <strong>SEPA</strong> Lastschriften/Firmenlastschriften<br />
gerüstet. Diese Version ermöglicht den<br />
Kurzanleitung zur Anlage eines Mandats in ELBA-business<br />
1a) Menü Stammdaten Mandat<br />
1b) ZV-Maske „<strong>SEPA</strong> Lastschrift“ Mandatsverwaltung<br />
Import bzw. auch die manuelle Erfassung von <strong>SEPA</strong><br />
Lastschriften/Firmenlastschriften.<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 7
Das <strong>SEPA</strong>-Mandat<br />
2. Mandatsanlage mittels „NEU“<br />
3. Befüllung der Mandatsfelder<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 8
Das <strong>SEPA</strong>-Mandat<br />
Mandatsmigration<br />
Bei Umstieg auf die <strong>SEPA</strong> Lastschrift (SDD Core)<br />
können bestehende, gültige Abbuchungsaufträge/<br />
Einzugsermächtigungen übernommen werden –<br />
eine Neuausstellung der bestehenden Mandate ist<br />
nicht erforderlich! Vor der ersten <strong>SEPA</strong> Lastschrift<br />
empfehlen wir eine schriftliche Information an den<br />
Zahlungspflichtigen über den Umstieg inkl. Bekanntgabe<br />
der Zahlungsempfängerkennung (Creditor<br />
ID) und der vergebenen Mandatsreferenz.<br />
Für die Information an den Zahlungspflichtigen über<br />
den Umstieg auf das <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong><br />
können Sie den in Anlage 3 befindlichen, rechtlich<br />
abgestimmten Musterbrief verwenden. Die Information<br />
kann aber auch im Rahmen der Prenotification<br />
(Vorabinformation) des ersten Einzugs bzw. im Rahmen<br />
der Jahresabrechnung erfolgen.<br />
Mandatsänderungen<br />
Ändern sich einzelne Daten eines Mandats, so ist<br />
kein neues Mandat auszustellen.<br />
Die Änderungsmeldung ist schriftlich an den Zahlungspflichtigen<br />
bzw. Zahlungsempfänger zu melden.<br />
Die Informationen zu den Mandatsänderungen sind<br />
vom Zahlungsempfänger beim Originalmandat aufzubewahren.<br />
Prenotification (Vorabinformation)<br />
Der Zahlungspflichtige muss mind. 14 Tage (sofern<br />
nicht eine kürzere Frist vereinbart wurde) vor der<br />
Fälligkeit einer <strong>SEPA</strong> Lastschrift/Firmenlastschrift<br />
über den Einzug informiert werden, damit er für<br />
die notwendige Deckung auf seinem Konto sorgen<br />
kann.<br />
Die Information kann im Rahmen eines Vertrages<br />
oder einer Rechnung erfolgen und muss das<br />
Fälligkeitsdatum den Betrag, die Creditor ID sowie<br />
Als Unterschriftsdatum gilt bei Migration von bestehendenAbbuchungsaufträgen/Einzugsermächtigungen<br />
das Datum der Verständigung des Zahlungspflichtigen<br />
über die <strong>SEPA</strong> Umstellung.<br />
Die schriftliche Information ist bei der Originaleinzugsermächtigung/beim<br />
Originalabbuchungsauftrag<br />
aufzubewahren (auch als <strong>pdf</strong>-Dokument möglich).<br />
Bei Umstieg auf die <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift (SDD<br />
B2B) können bestehende Abbuchungsaufträge /<br />
Einzugsermächtigungen nicht übernommen werden.<br />
Neue Mandate müssen (für <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift)<br />
auch bei bestehenden Vereinbarungen abgeschlossen<br />
werden.<br />
Die geänderten Mandatsdaten sind beim ersten<br />
Einzug auch elektronisch anzuliefern, wobei die<br />
Änderung der BIC für die Bank des Zahlungspflichtigen<br />
die Kennzeichnung als ERSTMALIGE <strong>SEPA</strong><br />
Lastschrift erfordert (inkl. Berücksichtigung der längeren<br />
Vorlauffrist).<br />
Änderungen zu <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift-Mandaten<br />
müssen durch den Zahlungspflichtigen der Bank<br />
des Zahlungspflichtigen übermittelt werden.<br />
die Mandatsreferenz beinhalten. Bei Einzügen mit<br />
gleichbleibenden Terminen, Intervallen und gleichbleibendem<br />
Betrag ist eine einmalige Prenotification<br />
ausreichend.<br />
Bei einer Zeitangabe z.B. „1. des Monats“ muss<br />
ein Zusatz enthalten sein, dass, wenn dieser Tag<br />
auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, der<br />
nächstmögliche Geschäftstag als Fälligkeitstag gilt.<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 9
XML Format<br />
Die Spezifikationen für die Erstellung bzw. Ausgabe<br />
von <strong>SEPA</strong> Lastschriften/Firmenlastschriften im<br />
XML-Format finden Sie im Download-Bereich auf<br />
www.stuzza.at.<br />
Bitte beachten Sie, dass XML-Datenträger mit der<br />
<strong>SEPA</strong> Rulebook-Version 6.0 erst ab dem Erscheinen<br />
der neuesten ELBA-Version im Herbst 2013<br />
über ELBA angeliefert werden können.<br />
Bis dahin verwenden Sie bitte die <strong>SEPA</strong> Rulebook-<br />
Version 3.2.<br />
XML-Datenträger nach der österreichischen<br />
STUZZA-Norm dürfen nur bei österreichischen<br />
Banken zur Verarbeitung eingereicht werden!<br />
Befüllung Referenz/Kundendaten<br />
Prüfen Sie, ob Ihr Finanzbuchhaltungsprogramm<br />
bereits XML-Datenträger ausgeben kann. Ansonsten<br />
kontaktieren Sie bitte Ihren Softwarelieferanten.<br />
Zur Prüfung von selbst erstellten XML-Datenträgern<br />
stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:<br />
XML-Checker auf www.stuzza.at (kostenlos)<br />
Datenträgerimport in ELBA-business oder Multi-<br />
Cash (kostenlos)<br />
externes XML-Prüfprogramm (z.B. Altova XML-<br />
Spy – lizenzpflichtig)<br />
Wir empfehlen Ihnen, die Referenzen/Kundendaten in der <strong>SEPA</strong> Lastschrift wie folgt zu verwenden:<br />
Referenz/Kundendaten Befüllung<br />
Verwendungszweck unstrukturiert<br />
(RmtInf/Ustrd)<br />
Mandatsreferenz<br />
(DrctDbtRx/MndRltdInf/MndtId)<br />
Referenz des Auftraggebers<br />
(PmtId/EndToEndId)<br />
Textzeilen<br />
Kundendaten<br />
(Mandats-ID)<br />
Optional dazu können Sie nach Abstimmung mit Ihren Zahlungspflichtigen die Referenzen/Kundendaten wie<br />
folgt befüllen (Nachteil: es können keine Textzeilen an den Zahlungspflichtigen mitgegeben werden):<br />
Referenz/Kundendaten Befüllung<br />
Verwendungszweck strukturiert<br />
(RmtInf/Strd/CdtrRefInf/Ref)<br />
Mandatsreferenz<br />
(DrctDbtRx/MndRltdInf/MndtId)<br />
Referenz des Auftraggebers<br />
(PmtId/EndToEndId)<br />
Auftraggeberreferenz<br />
Kundendaten<br />
Mandats-ID<br />
Auftraggeberreferenz<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 10
Ablauf <strong>SEPA</strong> Lastschrift (Core)<br />
- Empfohlener Termin für<br />
Unterzeichnung des Mandats<br />
- Benachrichtigung Empfänger<br />
an Zahlungspflichtigen<br />
(Prenotification), wenn<br />
nicht anders vereinbart<br />
Vertragsgrundlagen<br />
Zahlungsempfänger-<br />
Bank<br />
① Kundenvereinbarung<br />
- Berechtigung zur Erteilung<br />
von <strong>SEPA</strong> Lastschriften<br />
- Rückrechnungsinformationen<br />
(Fristen, Zinskompensation,<br />
etc.)<br />
② Mandatserteilung<br />
- physisch<br />
Zahlungspflichtiger-<br />
Bank<br />
Zahlungsempfänger Zahlungspflichtiger<br />
Späteste Übermittlung<br />
SDD an<br />
Bank des Zahlungspflichtigen<br />
bei Einmal- und<br />
Erstlastschriften *<br />
Späteste Übermittlung<br />
SDD an Bank<br />
des Zahlungspflichtigen<br />
bei<br />
wiederkehrenden<br />
Lastschriften *<br />
Mögliche Rückweisung<br />
-> Rückgabeverfahren vor Fälligkeit<br />
③ Prenotification - mindestens<br />
14 Tage vor Fälligkeitsdatum<br />
(wenn nicht anders vereinbart)<br />
- Belastung Zahlungspflichtiger**<br />
- Valuta Gutschrift<br />
Einreicher<br />
④ Einspruch<br />
- Einspruch innerhalb von 8 Wochen<br />
(56 Tagen) nach dem Belastungstag<br />
ohne Angabe von Gründen<br />
- Einspruch innerhalb von 13 Monaten<br />
bei unberechtigten Lastschriften (fehlendes<br />
Mandat)<br />
- Nach 13 Monaten nach dem Belastungstag<br />
kann gegen die <strong>SEPA</strong> Lastschrift<br />
kein Einspruch mehr erhoben<br />
werden. Allfällige Forderungen sind<br />
direkt vom Zahlungspflichtigen beim<br />
Zahlungsempfänger geltend zu machen.<br />
D-14 Tage D-5 Tage D-2 Tage Fälligkeitsdatum D+5 Tage D+8 Wochen D+13 Monate<br />
(Due Date)<br />
* Beachten Sie dazu auch die entsprechenden „Cut-Off“-Zeiten für die Anlieferung<br />
von <strong>SEPA</strong> Lastschriften/Firmenlastschriften Ihrer Raiffeisenlandesbank OÖ<br />
** wenn Due Date ein Geschäftstag bei der Bank des Zahlungspflichtigen ist.<br />
Mögliche Rückbelastung durch den Zahlungspflichtigen:<br />
- ohne Grund bis 8 Wochen<br />
- bei nicht autorisierten SDD (kein Mandat)<br />
bis 13 Monate nach Belastungstag<br />
Mögliche Rückbelastung durch die Zahlungspflichtigen-Bank:<br />
- 5 Tage<br />
-> Rückgabeverfahren nach Fälligkeit<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 11
Ablauf <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift (B2B)<br />
- Empfohlener Termin für Unterzeichnung<br />
des Mandats<br />
- Benachrichtigung Empfänger<br />
an Zahlungspflichtigen<br />
(Prenotification), wenn nicht<br />
anders vereinbart<br />
Vertragsgrundlagen<br />
Zahlungsempfänger-<br />
Bank<br />
① Kundenvereinbarung<br />
- Berechtigung für <strong>SEPA</strong><br />
Lastschriften<br />
- Rückrechnungsinformationen<br />
etc.<br />
④ <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />
(B2B)-Teilnehmer:<br />
beide Banken müssen am<br />
<strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong><br />
(B2B) teilnehmen.<br />
② a) <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat<br />
wird erteilt<br />
② b) Zahlungspflichtiger<br />
erteilt Mandat<br />
Er informiert seine Bank<br />
über das erteilte Mandat<br />
Zahlungspflichtiger-<br />
Bank<br />
⑤ Einspruch<br />
Debtorbank prüft unverzüglich:<br />
- ob Mandat vorliegt<br />
- auf Sperre und Deckung<br />
Debtor hat keine Rückrechnungsmöglichkeit<br />
Zahlungsempfänger Zahlungspflichtiger<br />
D-14 Tage D-1 Tag Fälligkeitsdatum<br />
D+2 Tage<br />
(Due Date)<br />
Späteste Übermittlung<br />
SDD an Bank des<br />
Zahlungspflichtigen bei<br />
Firmenlastschriften *<br />
- Belastung Zahlungspflichtiger**<br />
- Valuta Gutschrift Einreicher<br />
Mögliche Rückweisung Mögliche Rückbelastung durch<br />
-> Rückgabeverfahren vor Fälligkeit<br />
die Zahlungspflichtigen-Bank:<br />
- unverzüglich<br />
-> Rückgabeverfahren nach Fälligkeit<br />
* Beachten Sie dazu auch die entsprechenden „Cut-Off“-Zeiten für die Anlieferung<br />
von <strong>SEPA</strong> Lastschriften/Firmenlastschriften Ihrer Raiffeisenlandesbank OÖ<br />
** wenn Due Date ein Geschäftstag bei der Bank des Zahlungspflichtigen ist<br />
③ Prenotification - mindestens<br />
14 Tage vor Fälligkeitsdatum<br />
(wenn nicht anders vereinbart)<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 12
Rückgabeverfahren<br />
vor Fälligkeit:<br />
Reject: Rückleitung durch Bank des Zahlungspflichtigen<br />
vor Fälligkeit, weil der<br />
Einzug nicht verarbeitungsfähig ist (zB<br />
falsches Format, falsche Daten, Konto<br />
gelöscht).<br />
Refusal: Rückgabe vor Fälligkeit durch den<br />
Zahlungspflichtigen (zB Mandatslöschung).<br />
Revocation: Rückruf der Lastschrift durch den<br />
Zahlungsempfänger (zB irrtümlicher<br />
Einzug)<br />
Rückleitung einer <strong>SEPA</strong> Lastschrift innerhalb von 56 Tagen<br />
Zahlungsempfänger-<br />
Bank<br />
③ Rückbelastung<br />
- Belastung der Rücklastschrift.<br />
- Belastung einer allfälligen<br />
Zinskompensation.<br />
② Rückbelastung<br />
nach Fälligkeit:<br />
Refund: Rückleitung durch den Zahlungspflichtigen<br />
(zB Kundeneinspruch) bis zu 8<br />
Wochen nach Fälligkeit (später nur<br />
aufgrund fehlendem Mandat)<br />
Return: Rückgabe durch die Bank des Zahlungspflichtigen<br />
(zB Rückleitung wegen<br />
„IBAN nicht vorhanden“, Nichteinlösung)<br />
innerhalb von 2 (B2B) bzw.<br />
5 (Core) Tagen nach Fälligkeit<br />
Reversal: Stornoauftrag durch Zahlungsempfänger<br />
nach Durchführung (zB wegen<br />
doppeltem Einzug)<br />
① a) Kundeneinspruch<br />
- Vor Fälligkeit: „Refusal“<br />
- Nach Fälligkeit: „Refund“<br />
Zeithorizont:<br />
- innerhalb von 56 Kalendertagen<br />
nach Fälligkeit möglich<br />
- bei unautorisierten Lastschriften<br />
(ohne bzw. ungültiges Mandat)<br />
innerhalb von 13 Monaten möglich<br />
Zahlungspflichtiger-<br />
Bank<br />
① b) Bankeinspruch<br />
- Vor Fälligkeit: „Reject“<br />
- Nach Fälligkeit: „Return“<br />
Zeithorizont:<br />
- Rückrechnung spätestens<br />
2 (B2B) bzw. 5 (Core) Tage<br />
nach Fällligkeit<br />
- Rückrechnung aufgrund von:<br />
- fehlender Kontodeckung<br />
- falscher Kontodaten<br />
- etc.<br />
Zahlungsempfänger Zahlungspflichtiger<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 13
Rückgabeverfahren<br />
Rückleitung einer <strong>SEPA</strong> Lastschrift nach 56 Tagen<br />
Die Rückleitung ist nur möglich, wenn kein bzw. ein<br />
ungültiges Mandat vorhanden ist.<br />
Rückgabe einer <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />
Der Zahlungspflichtige hat bei der <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />
bei gültigem <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat<br />
keine Rückgabemöglichkeit (dh. die Einzüge sind final).<br />
Umstellungsplanung<br />
Beginnen Sie jetzt mit dem Umstieg auf die<br />
<strong>SEPA</strong> Lastschrift.<br />
Wir empfehlen Ihnen einen schrittweisen Umstieg<br />
mit wenigen Transaktionen (zB nur Neukunden).<br />
Die Bank des Zahlungspflichtigen muss unverzüglich<br />
den Einzug unter Angabe von Gründen (zB kein<br />
Mandat) rückleiten.<br />
Planen Sie entsprechende Testphasen ein.<br />
Verwenden Sie in der Übergangsphase noch<br />
beide Systeme – IZV- und <strong>SEPA</strong> Lastschriften<br />
Steigern Sie langsam die Anzahl der Transaktionen<br />
in mehreren Tranchen.<br />
Die wichtigsten Schritte für den Umstieg von Einzügen im Abbuchungs-/Einzugsermächtigungsverfah-<br />
ren auf <strong>SEPA</strong> Lastschriften:<br />
1. Anforderung Creditor ID bei Ihrer Raiffeisenlandesbank<br />
OÖ<br />
2. Wahl des entsprechenden <strong>SEPA</strong> Einzugsverfahrens<br />
3. Unterzeichnung der notwendigen Vereinbarungen<br />
mit Ihrer Raiffeisenlandesbank OÖ<br />
4. Freischaltung der entsprechenden Kennzeichen<br />
durch Ihre Raiffeisenlandesbank OÖ<br />
5. Prüfung der vorhandenen Mandate<br />
6. Erstellung der Mandatsverwaltung<br />
7. Information Ihrer Kunden über die neue Mandatsreferenz,<br />
Creditor ID und Umstellungsdatum<br />
8. Einholung neuer Mandate für Neukunden bzw.<br />
wenn keine bestehenden Einzugsermächtigungen/Abbucher<br />
vorhanden sind<br />
Eine detaillierte Ablaufbeschreibung zum <strong>SEPA</strong> Umstieg entnehmen Sie der Checkliste im Anhang<br />
(Anlage 4).<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 14
Anlage 1: <strong>SEPA</strong> Lastschrift-Mandat (Core)<br />
1. Bestandteile des Mandatsformulars<br />
Jedes <strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandat umfasst folgende Bestandteile, von denen einige verpflichtend anzugeben<br />
sind, andere optional verwendet werden können.<br />
Titel <strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandat Verpflichtend<br />
1 Mandatsreferenz Optional<br />
2 Name des Zahlungspflichtigen Verpflichtend<br />
3 Adresse des Zahlungspflichtigen<br />
Straße und Hausnummer<br />
Postleitzahl und Ort<br />
Land<br />
Verpflichtend<br />
4 IBAN des Zahlungspflichtigen Verpflichtend<br />
5 BIC der Bank des Zahlungspflichtigen Verpflichtend<br />
6 Name des Zahlungsempfängers Verpflichtend<br />
7 Creditor ID Verpflichtend<br />
8 Adresse des Zahlungsempfängers<br />
Straße und Hausnummer<br />
Postleitzahl und Ort<br />
Land<br />
Verpflichtend<br />
9 Art der Zahlung (Einmalig, Wiederkehrend) Optional<br />
10 Ort und Datum der Unterschrift(en) Verpflichtend<br />
11 Unterschrift(en) Verpflichtend<br />
12 Zahlungspflichtiger-Kennung Optional<br />
13 Ursprünglicher Zahlungspflichtiger Optional<br />
14 Ursprünglicher Zahlungspflichtiger-<br />
Kennung<br />
Optional<br />
15 Ursprünglicher Zahlungsempfänger Optional<br />
16 Ursprüngliche Zahlungsempfänger-<br />
Kennung<br />
Optional<br />
17 Vertragsnummer Optional<br />
18 Vertragsbeschreibung Optional<br />
2. Textierung des <strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandats<br />
Beim <strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandat ist folgende Textierung zu verwenden:<br />
===============================================================================<br />
Ich ermächtige/Wir ermächtigen [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem/unserem Konto<br />
mittels <strong>SEPA</strong> Lastschriften einzuziehen. Zugleich weise ich mein/weisen wir unser Kreditinstitut an, die von<br />
[Name des Zahlungsempfängers] auf mein/unser Konto gezogenen <strong>SEPA</strong> Lastschriften einzulösen.<br />
Ich kann/Wir können innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung<br />
des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem/unserem Kreditinstitut vereinbarten<br />
Bedingungen.<br />
===============================================================================<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 15
Anlage 1: <strong>SEPA</strong> Lastschrift-Mandat (Core)<br />
3. Mandatsmuster<br />
Muster unausgefüllt<br />
<strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandat<br />
Mandatsreferenz: ………………………………………..<br />
ZAHLUNGSEMPFÄNGER<br />
(Name, Anschrift)<br />
CREDITOR ID: …………………………..<br />
Ich ermächtige/ Wir ermächtigen [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem/<br />
unserem Konto mittels <strong>SEPA</strong> Lastschriften einzuziehen. Zugleich weise ich mein/ weisen wir<br />
unser Kreditinstitut an, die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein/ unser Konto<br />
gezogenen <strong>SEPA</strong> Lastschriften einzulösen.<br />
Ich kann/ Wir können innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die<br />
Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem/ unserem<br />
Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.<br />
Name ____________________________________________________<br />
Anschrift ____________________________________________________<br />
IBAN ________________________________ BIC ________<br />
Ort, Datum, Unterschrift ______________________________________<br />
Muster ausgefüllt<br />
<strong>SEPA</strong>-Lastschrift-Mandat<br />
Mandatsreferenz: ………………………………………..<br />
1-ZUGSVERSAND GMBH<br />
5020 Salzburg, Musterweg 4<br />
AT01XXX12345678910<br />
Name Carla Muster<br />
Anschrift Schneise 12, A-0047 Am Berg<br />
Mandatsreferenz 987654321<br />
Kundennummer 223344556<br />
IBAN* _________________________________________ BIC* _______________<br />
Ort, Datum, Unterschrift* _________________________________________________<br />
* Gekennzeichnete Daten bitte zu ergänzen<br />
LOGO<br />
Ich ermächtige/ Wir ermächtigen die 1-Zugsversand GMBH, Zahlungen von meinem/ unserem Konto<br />
mittels <strong>SEPA</strong> Lastschriften einzuziehen. Zugleich weise ich mein/ weisen wir unser Kreditinstitut an, die<br />
von 1-Zugsversand GMBH auf mein/ unser Konto gezogenen <strong>SEPA</strong> Lastschriften einzulösen.<br />
Ich kann/ Wir können innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung<br />
des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem/ unserem Kreditinstitut vereinbarten<br />
Bedingungen.<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 16
Anlage 2: <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift-Mandat (B2B)<br />
1. Bestandteile des Mandatsformulars<br />
Jedes <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat umfasst folgende Bestandteile, von denen einige verpflichtend anzugeben<br />
sind, andere optional verwendet werden können.<br />
Titel <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat Verpflichtend<br />
1 Mandatsreferenz Optional<br />
2 Name des Zahlungspflichtigen Verpflichtend<br />
3 Adresse des Zahlungspflichtigen<br />
Straße und Hausnummer<br />
Postleitzahl und Ort<br />
Land<br />
Verpflichtend<br />
4 IBAN des Zahlungspflichtigen Verpflichtend<br />
5 BIC der Bank des Zahlungspflichtigen Verpflichtend<br />
6 Name des Zahlungsempfängers Verpflichtend<br />
7 Creditor ID Verpflichtend<br />
8 Adresse des Zahlungsempfängers<br />
Straße und Hausnummer<br />
Postleitzahl und Ort<br />
Land<br />
Verpflichtend<br />
9 Art der Zahlung (Einmalig, Wiederkehrend) Optional<br />
10 Ort und Datum der Unterschrift(en) Verpflichtend<br />
11 Unterschrift(en) Verpflichtend<br />
12 Zahlungspflichtiger-Kennung Optional<br />
13 Ursprünglicher Zahlungspflichtiger Optional<br />
14 Ursprünglicher Zahlungspflichtiger-<br />
Kennung<br />
Optional<br />
15 Ursprünglicher Zahlungsempfänger Optional<br />
16 Ursprüngliche Zahlungsempfänger-<br />
Kennung<br />
Optional<br />
17 Vertragsnummer Optional<br />
18 Vertragsbeschreibung Optional<br />
2. Textierung des <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandats<br />
Beim <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat ist folgende Textierung zu verwenden:<br />
================================================================================<br />
Ich ermächtige/Wir ermächtigen [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem/unserem Konto<br />
mittels <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften einzuziehen. Zugleich weise ich mein/weisen wir unser Kreditinstitut an,<br />
die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein/unser Konto gezogenen <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften einzulösen.<br />
Hinweis: Dieses <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat dient nur dem Einzug von <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften, die<br />
auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin (wir sind) nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung<br />
eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin (Wir sind) berechtigt, mein (unser) Kreditinstitut<br />
bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften nicht einzulösen.<br />
================================================================================<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 17
Anlage 2: <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift-Mandat (B2B)<br />
Mandatsmuster<br />
Muster unausgefüllt<br />
<strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat<br />
Mandatsreferenz: ………………………………………..<br />
ZAHLUNGSEMPFÄNGER<br />
(Name, Anschrift)<br />
CREDITOR ID: …………………………..<br />
Ich ermächtige/ Wir ermächtigen [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem/ unserem<br />
Konto mittels <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften einzuziehen. Zugleich weise ich mein/ weisen wir unser<br />
Kreditinstitut an, die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein/ unser Konto gezogenen <strong>SEPA</strong><br />
Firmenlastschriften einzulösen.<br />
Hinweis: Dieses <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat dient nur dem Einzug von <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften, die<br />
auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin (wir sind) nicht berechtigt, nach der erfolgten<br />
Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin (Wir sind) berechtigt, mein<br />
(unser) Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften nicht einzulösen.<br />
Name ____________________________________________________<br />
Anschrift ____________________________________________________<br />
IBAN ________________________________ BIC ________<br />
Ort, Datum, Unterschrift ______________________________________<br />
Muster ausgefüllt<br />
<strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat<br />
1-ZUGSVERSAND GMBH<br />
5020 Salzburg, Musterweg 4<br />
AT01XXX12345678910<br />
Name Muster Ges.m.b.H.<br />
Anschrift Schneise 12, A-0047 Am Berg<br />
IBAN* _________________________________________<br />
BIC* _______________<br />
Ort, Datum, Unterschrift*<br />
_________________________________________________<br />
* Gekennzeichnete Daten bitte zu ergänzen<br />
LOGO<br />
Mandatsreferenz 987654321<br />
Kundennummer 223344556<br />
Ich ermächtige/ Wir ermächtigen die 1-Zugsversand GMBH, Zahlungen von meinem/ unserem Konto<br />
mittels <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften einzuziehen. Zugleich weise ich mein/ weisen wir unser Kreditinstitut an,<br />
die von 1-Zugsversand GMBH auf mein/ unser Konto gezogenen <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften einzulösen<br />
Hinweis: Dieses <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-Mandat dient nur dem Einzug von <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften, die<br />
auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin (wir sind) nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung<br />
eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin (Wir sind) berechtigt, mein (unser)<br />
Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, <strong>SEPA</strong> Firmenlastschriften nicht einzulösen.<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 18
Anlage 3: Musterbrief Mandatsmigration<br />
Anlage 3 Musterbrief Mandatsmigration:<br />
An<br />
Name<br />
Straße<br />
PLZ Ort<br />
Sehr geehrter Kunde!<br />
Wir stellen per Monat/Jahr den Einzug unserer fälligen Forderungen auf das neue <strong>SEPA</strong><br />
<strong>Lastschriftverfahren</strong> (<strong>SEPA</strong> Direct Debit Core) um.<br />
Für Sie entsteht dadurch kein Handlungsbedarf. Der Einzug erfolgt weiterhin automatisch von Ihrem Konto<br />
zu den gewohnten Fälligkeitsterminen.<br />
Ihr Widerspruchsrecht von 8 Wochen bleibt auch nach dem Umstieg unverändert und beginnt mit dem<br />
Datum der Belastung zu laufen. Es gelten dabei die mit Ihrer Bank vereinbarten Bedingungen.<br />
Unsere Creditor ID (=Zahlungsempfängerkennung) lautet: ATxxxxxxxxxxxxxxxxxx<br />
Ihre Mandatsreferenz lautet: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx<br />
Optional: Als Datum der Unterschrift auf dem Mandat werden wir mit Ihrem Einverständnis das auf diesem<br />
Schreiben angeführte Datum festlegen.<br />
Ihr Konto wird bei uns mit folgenden Daten geführt:<br />
Kreditinstitut: xxxxxxxxxxxxxx<br />
BIC: xxxxxxxxxxx<br />
IBAN: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx<br />
Sollten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um entsprechende Benachrichtigung.<br />
Ansonsten ergibt sich durch diese Umstellung für Sie kein Handlungsbedarf.<br />
Optional: Vorabinformation: Die Forderung [für Rechnungsnr., Monat, etc.] [in Höhe von EUR xxxx]<br />
wird per Fälligkeitstag TT.MM.JJJJ automatisch von Ihrem Konto abgebucht. Bitte sorgen Sie für<br />
ausreichende Kontodeckung.<br />
Vielen Dank für Ihr Vertrauen!<br />
Freundliche Grüße<br />
Unterschrift1 Unterschrift2<br />
Seite 22<br />
Unser Zeichen<br />
Zeichen<br />
Datum<br />
15. Juni 2012<br />
Bearbeiter/Durchwahl<br />
Bearbeiter/DW<br />
E-Mail<br />
E-Mail<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 19
Anlage 4: Checkliste für <strong>SEPA</strong> Umstieg<br />
Organisatorischer Bereich Notizen Erledigt<br />
Definieren Sie einen Verantwortlichen für die Umsetzung des <strong>SEPA</strong>-Umstiegs.<br />
Vereinbaren Sie einen eigenen Beratungstermin mit Ihrer Raiffeisenbank –<br />
Ihr Kundenbetreuer steht Ihnen gerne zur Verfügung.<br />
Erarbeiten Sie einen Aktionsplan, in dem Ziele und Zeitrahmen definiert sind.<br />
Stellen Sie ein gesondertes Budget für den <strong>SEPA</strong>-Umstieg bereit.<br />
Stellen Sie die nötigen zeitlichen und personellen Ressourcen für die <strong>SEPA</strong>-<br />
Umstellung zur Verfügung.<br />
Legen Sie fest, wann die einzelnen Bereiche des Zahlungsverkehrs auf <strong>SEPA</strong><br />
umgestellt werden.<br />
Wir empfehlen eine schrittweise Umstellung der verschiedenen Bereiche:<br />
n Lohn-/Gehaltszahlungen<br />
n Kreditorenzahlungen<br />
n Debitorenzahlungen<br />
n Sozialversicherungs- und Finanzamtabgaben<br />
Stellen Sie Ihre eigenen Stammdaten von Bankleitzahl und Kontonummer auf<br />
IBAN und BIC um.<br />
n Für österreichische Kontodaten steht Ihnen das IBAN-Konvertierungs-<br />
Service unter http://www.raiffeisen-ooe.at/sepa zur Verfügung.<br />
n Für deutsche Kontoverbindungen steht Ihnen das IBAN-Konvertierungs-<br />
Service des Bank-Verlag unter https://www.iban-service-portal.de zur<br />
Verfügung.<br />
n Die IBAN und BIC der sonstigen ausländischen Kunden müssen Sie direkt<br />
beim Zahlungsempfänger erfragen.<br />
Prüfen Sie Ihre bestehenden EUR-Kontoverbindungen, ob diese noch benötigt<br />
werden.<br />
Wenn Sie Konten im Ausland führen, können Sie im <strong>SEPA</strong>-Raum alle EUR-<br />
Zahlungen betragsunabhängig von Ihrem Raiffeisen-Konto beauftragen.<br />
Geben Sie IBAN und BIC anstatt BLZ und Kontonummer in Ihrer gesamten<br />
Geschäftskorrespondenz an:<br />
n Briefpapier<br />
n Rechnungen<br />
n Angebote<br />
n etc.<br />
Um die Lesbarkeit der IBAN zu verbessern, empfehlen wir die Angabe in 4er<br />
Blöcken: zB AT62 1234 5000 0123 4567<br />
Informieren Sie die betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter hinsichtlich der<br />
notwendigen Änderungen.<br />
Prüfen Sie die Auswirkungen auf die täglichen Arbeitsprozesse<br />
(zB Mandatsverwaltung bei <strong>SEPA</strong> Lastschrift, Neuanlage von Kundendaten,<br />
Mitarbeitern etc).<br />
Prüfen Sie, ob externe Partner (zB. Steuerberater) über etwaige<br />
Änderungen im Zuge der <strong>SEPA</strong> Umstellung informiert werden müssen.<br />
Checkliste <strong>SEPA</strong> 2<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 20
Technik & Systeme Notizen Erledigt<br />
Prüfen Sie, ob sämtliche Anwendungen (Finanzbuchhaltung, Lohnverrechnungs-<br />
und Treasurysystem, Stammdaten, interne Datenbanken) für <strong>SEPA</strong> gerüstet sind:<br />
n Ausgabe von XML-Format<br />
n Abbildung von IBAN und BIC<br />
n Mandatsreferenz<br />
n Mandatsverwaltung<br />
n Zahlungsreferenz<br />
n Creditor-ID<br />
Bei offenen Fragen kontaktieren Sie Ihren Softwarelieferanten.<br />
Planen Sie bei Systemupdates/-umstellungen eine entsprechende Testphase ein.<br />
Während der Umstellungsphase empfehlen wir Ihnen einen Parallelbetrieb Ihrer<br />
aktuellen Zahlungsverkehrslösung und des neuen <strong>SEPA</strong> Zahlungsverkehrs.<br />
Prüfen Sie, nach welchem <strong>SEPA</strong> Rulebook-Standard Ihre <strong>SEPA</strong>-XML-Datenträgernachrichten<br />
aus Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm ausgegeben werden.<br />
Derzeit unterstützen die aktuellen ELBA 5- bzw. MultiCash-Versionen das<br />
<strong>SEPA</strong> Rulebook-Version 3.2.<br />
Ab Herbst 2013 steht Ihnen die Rulebook-Version 6.0 zur Verfügung.<br />
Nutzen Sie die Testmöglichkeit (syntaktische Prüfung) von selbst erstellten<br />
XML-Nachrichten mittels<br />
n XML-Checker auf www.stuzza.at<br />
n Datenträgerimport in ELBA 5 oder MultiCash<br />
n XML Prüfprogramm (z.B. Altova XML-Spy)<br />
<strong>SEPA</strong> Überweisung Notizen Erledigt<br />
Laut <strong>SEPA</strong> Standard ist eine Weiterleitung von max. 35 Stellen Zahlungsreferenz<br />
ODER von max. 140 Stellen Verwendungszweck möglich.<br />
Bei Angabe einer Zahlungsreferenz ist daher keine zusätzliche Erfassung eines<br />
Verwendungszwecks notwendig.<br />
<strong>SEPA</strong> Zahlungsanweisung (beleghafte <strong>SEPA</strong> Überweisung) Notizen Erledigt<br />
Bestellen Sie die neue <strong>SEPA</strong>-Drucksorten.<br />
Die Annahme alter Zahlscheine durch die österreichischen Banken ist nur mehr<br />
bis 31.1. 2014 gewährleistet.<br />
Passen Sie Ihre Druckprogramme an:<br />
n Beachten Sie die technischen Spezifikationen auf www.stuzza.at<br />
n IBAN und BIC ersetzen Kontonummer und BLZ<br />
n Zahlungsreferenz (35 Stellen alphanumerisch) ersetzt Kundendaten (12<br />
Stellen numerisch)<br />
n Weiterleitung max. 35 Stellen Zahlungsreferenz ODER max. 140 Stellen<br />
Verwendungszweck möglich<br />
à Bei Eindruck Zahlungsreferenz keine zusätzlichen Daten im Verwendungszweck-Feld<br />
andrucken (Andruck auf Auftragsbestätigung oder Rechnung<br />
möglich)<br />
à Textvorschlag für Hinweis in Verwendungszweck-Feld:<br />
Bei Electronic Banking bitte nur im Feld Zahlungsreferenz/<br />
Kundendaten folgende Zahl eingeben:............<br />
Die zusätzliche Erfassung eines Verwendungszweckes ist<br />
nicht notwendig!<br />
Lassen Sie bedruckte Testbelege vor Ausgabe an Ihre Kunden unbedingt von<br />
Ihrer Raiffeisenbank prüfen.<br />
Checkliste <strong>SEPA</strong> 3<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 21
<strong>SEPA</strong> Truncation Notizen Erledigt<br />
Für die Änderungen beim Belegdruck beachten Sie auch die Punkte unter<br />
„<strong>SEPA</strong> Zahlungsanweisung“.<br />
Für <strong>SEPA</strong> Truncation verwenden Sie das neue Prüfziffernverfahren<br />
(ISO 7064 mod 97-10). Die Spezifikationen finden Sie unter www.stuzza.at.<br />
Schließen Sie mit Ihrer Raiffeisenbank die Vereinbarung zur Truncation<br />
Zahlungsanweisung ab (falls diese noch nicht unterzeichnet wurde).<br />
Lassen Sie bedruckte Testbelege vor Ausgabe an Ihre Kunden unbedingt von<br />
Ihrer Raiffeisenbank prüfen.<br />
<strong>SEPA</strong> Lastschrift/Firmenlastschrift Notizen Erledigt<br />
Wählen Sie das geeignete <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> aus:<br />
n <strong>SEPA</strong> Lastschrift<br />
- Einzug bei Verbraucher und Nicht-Verbraucher möglich<br />
- 56 Tage Rückgaberecht<br />
n <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />
- Einzug nur bei Nicht-Verbraucher möglich<br />
- kein Rückgaberecht (final)<br />
Es ist auch die Verwendung beider Verfahren möglich.<br />
Tipp: Analysieren Sie dazu Ihre Debitorenstruktur nach Verbraucher/Nicht-<br />
Verbraucher<br />
Prüfen Sie anhand des Teilnehmerverzeichnisses unter<br />
www.raiffeisen-ooe.at/sepa, ob die Bezogenenbanken für das<br />
gewählte Verfahren erreichbar sind.<br />
n Für <strong>SEPA</strong> Lastschrift besteht seit Nov. 2010 eine verpflichtende Erreichbarkeit<br />
im EURO-Raum, sofern auch national Einzüge für Verbraucher<br />
angeboten werden<br />
n Für <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift besteht keine generelle Verpflichtung zur<br />
Erreichbarkeit<br />
Beantragen Sie eine Creditor-ID (=Zahlungsempfängerkennung) über Ihre<br />
Raiffeisenbank bei der OeNB<br />
Unterfertigen Sie die Kundenvereinbarung für den Einzug von Forderungen<br />
mittels <strong>SEPA</strong> Lastschrift/Firmenlastschrift mit Ihrer Raiffeisenbank.<br />
Definieren Sie den Aufbau der Mandatsreferenz (max. 35 Stellen<br />
alphanumerisch):<br />
n Prüfung, ob bestehende Referenzen (z.B. Kundennummer, Vertragsnummer,<br />
Abo-Nummer, Versicherungsnummer, …) weiterverwendet werden<br />
können oder<br />
n ob die Vergabe neuer Mandatsreferenzen notwendig ist.<br />
n Verwenden Sie keine Sonderzeichen.<br />
Setzen Sie das Mandat auf:<br />
n Verwenden Sie Inhalte und Texte lt. Musterformular (Das Musterformular<br />
erhalten Sie mit der Vereinbarung für den Einzug von Forderungen mittels<br />
<strong>SEPA</strong> Lastschrift/Firmenlastschrift).<br />
n Das Format ist frei wählbar (z.B. in Ihre Rechnung integrierbar).<br />
n Wird das Mandat im Rahmen eines Vertrags verwendet, so ist eine<br />
zusätzliche Unterschrift des Mandats notwendig.<br />
Erstellen Sie eine interne Mandatsverwaltung:<br />
n Ablage der Originalmandate<br />
n Verwaltung in ELBA oder Buchhaltungsprogramm<br />
n Beachten Sie die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mind. 13 Monaten<br />
nach dem letztem Einzug<br />
Checkliste <strong>SEPA</strong> 4<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 22
<strong>SEPA</strong> Lastschrift/Firmenlastschrift Fortsetzung Notizen Erledigt<br />
Stellen Sie Ihre bestehenden österreichischen Abbuchungsaufträge/<br />
Einzugsermächtigungen auf <strong>SEPA</strong> Lastschrift-Mandate um:<br />
n bestehende Abbuchungsaufträge/Einzugsermächtigungen behalten Ihre<br />
Gültigkeit, sofern sie im Original mit Unterschrift des Zahlungspflichtigen<br />
vorliegen<br />
n schriftliche Information an Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf<br />
<strong>SEPA</strong> Lastschrift notwendig (Inhalt: Creditor-ID, Mandatsreferenz und<br />
Datum der Information)<br />
n Informationsschreiben (z.B. als <strong>pdf</strong>-Dokument) beim Originalmandat<br />
aufbewahren<br />
n Im Zuge dieser Information sollte den Zahlungspflichtigen auch deren IBAN<br />
und BIC mitgeteilt werden, um zu überprüfen, ob diese auch<br />
aktuell/korrekt sind.<br />
Stellen Sie Ihre bestehenden deutschen Einzugsermächtigungen auf <strong>SEPA</strong><br />
Lastschrift-Mandate um:<br />
n bestehende Einzugsermächtigungen behalten Ihre Gültigkeit, sofern sie im<br />
Original mit Unterschrift des Zahlungspflichtigen vorliegen<br />
n schriftliche Information an Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf<br />
<strong>SEPA</strong> Lastschrift notwendig (Inhalt: Creditor-ID, Mandatsreferenz und Datum<br />
der Information, wobei das Datum der Information nicht vor dem 9. Juli<br />
2012 liegen darf.)<br />
n Informationsschreiben (z.B. als <strong>pdf</strong>-Dokument) beim Originalmandat aufbewahren<br />
n Im Zuge dieser Information sollte den Zahlungspflichtigen auch deren IBAN und<br />
BIC mitgeteilt werden, um zu überprüfen, ob diese auch aktuell/korrekt sind.<br />
Für neue Zahlungspflichtige gilt:<br />
n neues Mandat bei <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift erforderlich<br />
n neues Mandat in Deutschland auch bei bestehendem Abbuchungsauftrag<br />
erforderlich<br />
n Bei <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift Info an Zahlungspflichtigen geben, dass dieser<br />
das Mandat an seine Hausbank übermittelt (in Deutschland ist eine Originalunterschrift<br />
erforderlich)<br />
Beachten Sie die Anlieferfristen für<br />
n <strong>SEPA</strong> Lastschrift<br />
- 5 Tage vor Fälligkeitsdatum bei Erst- und Einmallastschriften<br />
- 2 Tage vor Fälligkeitsdatum bei wiederkehrenden Lastschriften<br />
Ausblick: ab April 2013 ist eine Einreichung von österreichischen <strong>SEPA</strong> Lastschriften<br />
mit einer verkürzten Vorlauffrist von einem Tag vor dem Fälligkeitsdatum<br />
möglich (<strong>SEPA</strong> Lastschrift COR1)<br />
n <strong>SEPA</strong> Firmenlastschrift<br />
- 1 Tag vor Fälligkeitsdatum<br />
Bei Nichteinhaltung der Anlieferfristen erfolgt eine Weiterrollung des Fälligkeitsdatums<br />
auf den nächstmöglichen Geschäftstag.<br />
Beachten Sie dazu auch die entsprechenden „Cut-Off“-Zeiten für die Anlieferung<br />
von <strong>SEPA</strong> Lastschrift/Firmenlastschrift Ihrer Raiffeisenbank.<br />
Als Vorinformation des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen ist<br />
die sogenannte Prenotification erforderlich, damit der Zahlungspflichtige für<br />
entsprechende Deckung am Konto sorgen kann:<br />
n Information des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen über den<br />
Einzug inkl. Fälligkeitsdatum und Betrag<br />
n mind. 14 Tage vor Fälligkeit, wenn nicht anders vereinbart<br />
n Bei Einzug mit gleichbleibenden Terminen, Intervallen und gleichbleibendem<br />
Betrag reicht eine einmalige Prenotification aus (zB im Rahmen eines Vertrages).<br />
n Bei einmaliger Prenotification mit Zeitangabe zB. 1. des Monats muss ein Zusatz<br />
enthalten sein, dass wenn dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder<br />
Feiertag fällt, der nächstmögliche Geschäftstag als Fälligkeitstag gilt<br />
n Erfolgt der Einzug nach dem avisierten Datum laut Prenotification ist eine<br />
neuerliche Information an den Zahlungspflichtigen erforderlich<br />
Checkliste <strong>SEPA</strong> 5<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 23
www.rlbooe.at<br />
<strong>SEPA</strong> Lastschrift/Firmenlastschrift Fortsetzung Notizen Erledigt<br />
Mandatsänderungen (z.B. Änderung der Creditor-ID, Mandatsreferenz, …)<br />
müssen dem Zahlungspflichtigen inklusive dem Gültigkeitsdatum schriftlich<br />
mitgeteilt werden. Die Ausstellung eines neuen Mandats ist nicht verpflichtend.<br />
Die ursprünglichen Mandatsdaten müssen auch in elektronischer Form beim<br />
ersten neuen Einzug mitgegeben werden.<br />
Unsere Umstellungsempfehlung: langsamer Umstieg auf <strong>SEPA</strong> Lastschrift/<br />
Firmenlastschrift<br />
n Beginn mit wenigen Transaktionen<br />
n Steigerung der Transaktionen in mehreren Tranchen<br />
Kontoinformationen Notizen Erledigt<br />
Analysieren Sie die derzeit verwendeten Kontonachrichten:<br />
n MT940 (strukturiert oder unstrukturiert, <strong>SEPA</strong> Minimal- oder <strong>SEPA</strong><br />
Maximalvariante)<br />
n MT941/942<br />
n Retourdatenträger<br />
Prüfen Sie, ob aufgrund der angelieferten <strong>SEPA</strong>-Zahlungsverkehrsdaten ein<br />
Adaptierungsbedarf besteht:<br />
n Umstieg auf MT940 Maximal-Variante<br />
n Umstieg auf die neuen XML-camt-Nachrichten<br />
Prüfen Sie im Fall eines Umstiegs auf die camt-Nachrichten, ob Ihr Electronic-<br />
Banking-Programm diese Nachrichten im XML-Format transportieren kann.<br />
(ELBA ab Herbst 2013)<br />
Prüfen Sie im Fall eines Umstiegs auf die camt-Nachrichten, ob Ihr Buchhaltungssystem<br />
diese Nachrichten im XML-Format verarbeiten kann.<br />
Passen Sie die Ausbuchungs-/Zuordnungskriterien in Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm<br />
an die neuen Gegebenheiten an (strukturierte Empfängerreferenz<br />
etc.)<br />
Automatisierungsmöglichkeit/Zusatzprodukte Notizen Erledigt<br />
Nutzen Sie bereits die Electronic Banking Programme von Raiffeisen für Ihren<br />
Zahlungsverkehr?<br />
Können Sie im Zuge der <strong>SEPA</strong> Umstellung Zusatzprodukte kostengünstig<br />
implementieren?<br />
zB:<br />
n Ausbuchung der offenen Posten mittels Retourdatenträger<br />
n <strong>SEPA</strong> Truncation<br />
n Raiffeisen virtuelles Kontoservice<br />
Wir empfehlen einen Umstieg von Zahlungsanweisungen auf <strong>SEPA</strong> Lastschrift/<br />
Firmenlastschrift.<br />
Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Raiffeisen Berater.<br />
www.rlbooe.at<br />
<strong>Leitfaden</strong> <strong>SEPA</strong> <strong>Lastschriftverfahren</strong> 24