Gewinner Poststelle d. Jahres Postmaster (Pdf) - Pitney Bowes ...

Strahlende Sieger: Der Wettbewerb „Poststelle des Jahres 2012“ ist entschieden.
Poststelle des Jahres 2012
Drei Preise auf augenhöhe und einer für besondere Leistungen
Die Poststellen in Deutschlands größter Kunsthochschule, bei einem
mobilfunk-anbieter und in einer großen Versicherung sind die Wettbewerbs-sieger.
Der Innovationspreis geht an ein mailroom-team, bei dem
professionell adressmanagement gemacht wird.
J
etzt ist es schon Tradition: Cebit-Zeit
ist Poststelle-des-Jahres-Zeit. Zum
vierten Mal wurden nach einem Eingangs-Referat
vom DVPT-Vorstand
Elmar Müller die begehrten Trophäen
im Radisson Blu Hannover verliehen,
dem Hotel direkt am Messegelände.
Wie immer war der Preisverleihung ein
intensiver Arbeitsprozess der Jury vorausgegangen.
Über den ersten Akt haben
wir mit der Veröffentlichung der Nominierungsliste
bereits in der vergangenen
POSTMASTER-Ausgabe berichtet; dort
konnte man auch schon nachlesen, wie
breit und vielseitig der Kreis der Bewerber
in diesem Jahr wieder war.
LKE — Global Mail Logistik
Die erste Wahl für Kurier-, Express- und Postdienste
Wie immer nimmt die Jury die Informationen
über Trends und Entwicklungen,
wie sie aus den Bewerbungsunterlagen
herauszulesen sind, in die Entwicklung
von Beurteilungskriterien mit hinein.
Nicht nur das einzelne Post- und Dokumentenlogistik-Ressort
ändert sich
ständig, sondern auch die ganze Branche
ist im Fluss. Da hat es sich für diesen
Wettbewerb als richtig erwiesen, den
schnellen Lauf der Dokumentenwelt auf
diese Weise mit einzubeziehen. Hier ist
die Laudatio, wie sie am 8. März in Hannover
vom POSTMASTER-Chefredakteur
Hans-Dieter Westhoff im Auftrag
der Jury vorgetragen wurde:
mailroom und mailing
Drei gleichrangige Preise
und ein Innovationspreis
In diesem Jahr hat die Jury, das sind
Bettina Eberhard von Kodak, Wolfgang
Meyer von Pitney Bowes, Mark Friedrich
von Friedrich-Postmöbel und Hans-
Dieter Westhoff vom POSTMASTER-
Magazin, einen Beschluss für diesen und
die zukünftigen Wettbewerbe gefasst:
Poststellen können in unterschiedlicher
Weise vorbildliche Entwicklungen
repräsentieren – als Netzwerker oder
Dokumentenmanager, als Infrastruktur-
Dienstleister und Druck- und Outputprofis,
und es hat keinen Zweck, diese
verschiedenen Konzepte zu bewerten.
Deshalb gibt es von jetzt an keinen
ersten, zweiten und dritten Preis für
die „Poststelle des Jahres“, sondern es
gibt drei gleichrangige Preise in diesem
Wettbewerb.
Pitney Bowes (5)
Leisung
Kompetenz
Erfolg
Innovative, individuelle
TransportBetriebsMittel-Lösungen
für die interne bzw. externe
Post- und Paketlogistik
LKE GmbH
Weserstr. 2-4
45768 Marl
Tel.: +49 2365 9100 0
Fax : +49 2365 9100 10
Info@LKE-Group.com
www.LKE-Group.com

mailroom und mailing
Ausgezeichnet: Regina Plehn von der Universität
der Künste in Berlin (links) mit
Heather Morrison (Pitney Bowes) und Hans-
Dieter Westhoff (POSTMASTER-Magazin)
Hinzu kommt – nach wie vor – der Innovationspreis,
mit dem eine Poststelle für
eine ganz spezifische Idee, Aktivität oder
Entwicklung ausgezeichnet wird.
Nach der Aufstellung einer Nominierungsliste,
die kommentiert im POST-
MASTER-Magazin vom März 2012
erschienen ist, ist die Jury zu folgenden
Ergebnissen gekommen:
Die Poststelle als integrierender
Faktor für gemeinsame Arbeit
Mit dem Preis „Poststelle des Jahres“
zeichnen wir das Postbüro einer Ausbildungsinstitution
aus, die mit 3600 Studenten
die größte ihrer Art in Deutschland
ist, bei der das Team täglich den Kontakt
zwischen 60 Ressorts in der Hauptstelle,
45 in benachbarten Gebäuden und 14 in
weiteren, über die ganze Stadt verteilten
Standorten zu halten hat.
Das Postbüro sorgt für Zustellung, Verarbeitung
und Einlieferung einer insgesamt
vierstelligen Zahl von Sendungen,
darunter eine große Anzahl Pakete und
Päckchen, betreibt so gleichzeitig den
Kurierdienst zwischen den Standorten
und organisiert damit die vielleicht
wichtigste Infrastruktur-Institution. Sie
sorgt für die Registratur und die Zustellung
zahlreicher amtlicher Dokumente,
verwaltet diverse Sonderkassen, verteilt
Büromaterialien, produziert und verteilt
Hausdrucke und managt das gesamte
Schlüsselsystem.
Wir zeichnen heute die Poststelle in
der Universität der Künste – UdK in
Berlin unter der Poststellenleiterin Regina
Plehn aus. In dieser Hochschule
wird eben nicht nur in Seminaren und
Hörsälen unterrichtet, sondern gemalt
und plastiziert, musiziert, gestaltet und
40 Postmaster-magazin 4/2012
aufgeführt. Mit ihrer Fülle von Ateliers
und Bühnen, Proben- und Werkräumen,
in denen viele tausend junge Menschen
und 900 Mitarbeiter jeglicher Art vom
Handwerker bis zum Kunstprofessor aktiv
sind, ist die Poststelle ein ganz wichtiger
integrierender Faktor für gemeinsame
Arbeit, Ausbildung und Organisation.
Diese beeindruckende Integrationsarbeit
war für die Jury ausschlaggebend, einen
der diesjährigen Preise nach Berlin zu
vergeben.
Die Rundum-Wohlfühl-Poststelle
aus Düsseldorf
Telekommunikationsfirmen und ganz
besonders die Mobilfunk-Betreiber sind
bekanntlich Meister bei papierlosen
Geschäftsabläufen – vom Onlineauftrag
bis zur eMail-Rechnung. Die Bewerbung
der Poststelle von E-Plus in Düsseldorf
kam deshalb für die Jury eher unerwartet.
Poststellenleiterin Martina Schultze und
ihr siebenköpfiges Team haben uns aber
eines Besseren belehrt.
Ausgezeichnet: Martina Schultze und Maxim
Karimow von E-Plus aus Düsseldorf (rechts)
mit Bettina Eberhard (Kodak), Ekkehard
Hahn (Mail Professionals)
Tatsächlich ist für ein Unternehmen mit
einer Millionenkundschaft der tägliche
Postein- und -ausgang im drei- bis vierstelligen
Bereich bemerkenswert gering.
Das Postbüro-Team zeigt aber eindrucksvoll,
wie man in einer weitgehend digital
funktionieren Organisation mit analogen
Services die Abläufe schmieren und die
Menschen glücklich machen kann. Wir
zählen auf: Die Poststelle
• beschafft und verteilt Büroprodukte und
„alles, was im Haus so benötigt wird“,
• führt darüber Bestandslisten und bestellt
nach,
• verwaltet und vergibt Diensthandys,
sorgt außerdem für Zubehör und Reparaturen,
• lagert, kommissioniert und vertreibt
Werbemittel,
• verwaltet Hauspost-Schlüsselfächer,
die zugehörigen Schlüssel sowie einen
Tresor,
• führt einen Service-Kiosk, wo es auch
Blumen, Torten und Briefmarken gibt,
außerdem einen Service für Textilreinigung
und
• einen Hausboten-Service, der nicht nur
Briefe und Pakete bringt, sondern auch
Druckerpapier und Geschäftsformulare,
außerdem die Konferenzzimmer-
Ausstattung pflegt. Es gibt außerdem
• einen Stadt-Kurierdienst,
• einen Archiv- und Registraturservice,
• eine Teeküche und
• einen Arbeitsbereich für Druck- und
Verarbeitung von Mailings, Dokumentationen
und anderen Papierprodukten.
Interessanterweise wird diese Poststelle
nicht vom Unternehmen selbst betrieben,
sondern vom Dienstleister Mail
Professionals. Vielleicht ist ja gerade ein
Dienstleistungs-Unternehmen besonders
gut geeignet, ein zukunftsweisendes,
serviceorientiertes Poststellenkonzept
zu entwickeln. Serviceorientierung als
Zukunftskonzept – diese Ausrichtung
des Teams aus Düsseldorf war für die
Jury ausschlaggebend, einen Preis für die
Poststelle des Jahres nach Düsseldorf zu
verleihen.
Leuchttürme sind wichtig
Die Poststellenleiter aller Branchen haben
sich daran gewöhnt, dass ihre Kollegen in
der Versicherungswirtschaft immer wieder
eine Vorreiterposition übernehmen. Große
Unternehmen, große Volumina und
ziemlich hohe Dokumentenkomplexität –
das ist in Versicherungs-Mailrooms sozusagen
der Normalfall und nicht direkt ein
Grund, einen Preis dafür zu vergeben.
Ausgezeichnet: Marco Eveslage und Michael
Fundke von der LVM-Versicherung in Münster
(2.u.3.v.l.) mit ihren Kollegen Werner
Schmidt und Thomas Horstmann. Rechts ist
Wolfgang Meyer von Pitney Bowes.

Bei der LVM-Versicherung in Münster
unter der Leitung von Marco Eveslage
und Michael Fundke haben wir allerdings
einen Mailroom von ganz besonderer Art
gefunden:
• Es wurde mit neuer ICR- und OCR-
Technik an der Entwicklung der „Serviceprozesse
2.0“ gearbeitet.
• Insbesondere wurde ein dreistufiger Ablauf
für die Automatisierung der problematischen
Krankenversicherungs-
Belege entwickelt.
• Die Output-Leistungsfähigkeit ist beträchtlich:
75 000 Briefe und 500 Pakete
täglich, Einlieferungs-Schluss erst um
17.00 Uhr.
• Das Gleiche gilt für den Input: Capturing
von 70 000 Dokumenten täglich,
außerdem gibt es eine Extra-Samstagsschicht
durch Schüler und Studenten
aus dem Kreis der Mitarbeiter-Familien.
• Es wird mit an der vollautomatischen
Dunkelverarbeitung von Vertragsdokumenten
gearbeitet, außerdem an
der Arbeitsvorbereitung für
die Integration aller „Non-
Voice-Informationen in die
Organisation, heute schon
36 Prozent per Mail und
Fax.
• Es gibt klare Zukunfts-
Konzepte für die weitere
Entwicklung der Poststelle
in der LVW-Gesamtorganisation.
Dokumentenmanagement
von Input bis Output im
größten Stil, Entwicklung
von innovativen Capturing-,
Informationslogistik- und
Verarbeitungskonzepten sowie
eine klare Zukunftsplanung
finden wir hier – alles
zusammen entscheidend dafür,
dass wir 2012 einen Preis
für die Poststelle des Jahres
nach Münster geben.
Adressmanagement – eine
strategische Zukunfts-Aufgabe
Hoch entwickeltes Capturing, fünfstellige
Ausgangspostmengen, Büromaterial-
Logistik, Betrieb einer Hausdruckerei und
einer Paket-Packstelle – gemeinsam mit
zahlreichen anderen hat sich hier eine
Poststelle beworben, die einen guten,
Innovationspreis: Jochen Herdecke, Kamran
Barbod, Peter Adler, Kornelia Augurzky,
Olaf Kleinemas von der VGH Hannover (v.l.)
mit Marc Friedrich von Friedrich-Postmöbel
(rechts)
sogar hochkarätigen Job macht – wiederum
in einer Versicherung. Hier gibt
es aber ein spezielles Viererteam, das
einen Arbeitsbereich bearbeitet, der in
Poststellen noch sehr selten ist, aber für
die Zukunftsentwicklung extrem wichtig:
das Adressclearing.
Im Postbereich der VGH/Landschaftliche
Brandkasse Hannover unter der
Leitung von Olaf Kleinemas und Kamrein
Barbod werden Adressen zielgerichtet
Hallo Poststellenleiter!
recherchiert, externe Umzugsdateien
und Sterbedaten verarbeitet, sonstige
postalische Prüfungen vorgenommen und
die gewonnenen Informationen in alle
Fachabteilungen, Partnerunternehmen
und den Außendienst weitergeleitet.
Viele Fachleute sind sich seit langem
einig, dass das Adressmanagement aus
den unterschiedlichsten Gründen – von
mailroom und mailing
der Zustell- und der Datensicherheit bis
zum Output-Qualitätsmanagement – ein
integ raler Bestandteil der Mailroom-
Arbeit sein soll. Das Beispiel eines vierköpfigen
Adressmanagement-Teams in
einer großen leistungsfähigen Poststelle
ist der Grund, dass der Innovationspreis
des Wettbewerbs zur Poststelle des Jahres
2012 zur VGH nach Hannover geht.
Fazit
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Schon bei den vorangegangenen Wettbewerben
zur Poststelle des Jahres ist der
Jury aufgefallen, dass es für diese zentralen
Informationslogistik-Institutionen
in Unternehmen und Organisationen
ein breites Spektrum von Entwicklungsmöglichkeiten
gibt. Einige übernehmen
mit immer neuen Ideen die Aufgabe des
Netzwerkers in sehr stark gegliederten
Institutionen: Sie sind das Rückgrat der
Organisation durch Dokumentenmanagement,
Kurier-, Liefer- und Botenservices,
sie helfen überall und schaf-
Anzeige
fen eine dichte Infrastruktur
aus Information, Registratur
und Postdienstleistung. Andere
Poststellen entwickeln
ein immer leistungsfähigeres
Dienstleistungs-Portfolio; sie
empfangen Gäste, erstellen
Werksausweise, verwalten die
Firmenparkplätze, sind erste
Ansprechpartner im Managed
Print Service, Hauptversorger
mit Büromaterial, sorgen für
Gastlichkeit und Ordnung in
den zentralen Besprechungs-
und Konferenzräumen. Und
dann gibt es noch die Postlogistik-Ressorts,
die in immer
größerem Maße als In- und
Outputmanager im großen
Workflow arbeitsteiliger Organisationen
unterwegs sind
– als Innovatoren im Digital
Mailroom, als Druck- und
Outputprofis mit Mailing- und
Multichannel-Kompetenz, nicht zuletzt
als Adressmanager. Das ist das Bild, das
wir durch die Bewerber zur Poststelle des
Jahres 2012 erhalten haben. Jetzt sind wir
auf die Zukunfts-Entwicklung gespannt,
und natürlich auch auf den nächsten
Wettbewerb – für die Poststellen des
Jahres 2013.
hdw
Postmaster-magazin 4/2012 41