Gewinner Poststelle d. Jahres Postmaster (Pdf) - Pitney Bowes ...
Gewinner Poststelle d. Jahres Postmaster (Pdf) - Pitney Bowes ...
Gewinner Poststelle d. Jahres Postmaster (Pdf) - Pitney Bowes ...
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Strahlende Sieger: Der Wettbewerb „<strong>Poststelle</strong> des <strong>Jahres</strong> 2012“ ist entschieden.<br />
<strong>Poststelle</strong> des <strong>Jahres</strong> 2012<br />
Drei Preise auf augenhöhe und einer für besondere Leistungen<br />
Die <strong>Poststelle</strong>n in Deutschlands größter Kunsthochschule, bei einem<br />
mobilfunk-anbieter und in einer großen Versicherung sind die Wettbewerbs-sieger.<br />
Der Innovationspreis geht an ein mailroom-team, bei dem<br />
professionell adressmanagement gemacht wird.<br />
J<br />
etzt ist es schon Tradition: Cebit-Zeit<br />
ist <strong>Poststelle</strong>-des-<strong>Jahres</strong>-Zeit. Zum<br />
vierten Mal wurden nach einem Eingangs-Referat<br />
vom DVPT-Vorstand<br />
Elmar Müller die begehrten Trophäen<br />
im Radisson Blu Hannover verliehen,<br />
dem Hotel direkt am Messegelände.<br />
Wie immer war der Preisverleihung ein<br />
intensiver Arbeitsprozess der Jury vorausgegangen.<br />
Über den ersten Akt haben<br />
wir mit der Veröffentlichung der Nominierungsliste<br />
bereits in der vergangenen<br />
POSTMASTER-Ausgabe berichtet; dort<br />
konnte man auch schon nachlesen, wie<br />
breit und vielseitig der Kreis der Bewerber<br />
in diesem Jahr wieder war.<br />
LKE — Global Mail Logistik<br />
Die erste Wahl für Kurier-, Express- und Postdienste<br />
Wie immer nimmt die Jury die Informationen<br />
über Trends und Entwicklungen,<br />
wie sie aus den Bewerbungsunterlagen<br />
herauszulesen sind, in die Entwicklung<br />
von Beurteilungskriterien mit hinein.<br />
Nicht nur das einzelne Post- und Dokumentenlogistik-Ressort<br />
ändert sich<br />
ständig, sondern auch die ganze Branche<br />
ist im Fluss. Da hat es sich für diesen<br />
Wettbewerb als richtig erwiesen, den<br />
schnellen Lauf der Dokumentenwelt auf<br />
diese Weise mit einzubeziehen. Hier ist<br />
die Laudatio, wie sie am 8. März in Hannover<br />
vom POSTMASTER-Chefredakteur<br />
Hans-Dieter Westhoff im Auftrag<br />
der Jury vorgetragen wurde:<br />
mailroom und mailing<br />
Drei gleichrangige Preise<br />
und ein Innovationspreis<br />
In diesem Jahr hat die Jury, das sind<br />
Bettina Eberhard von Kodak, Wolfgang<br />
Meyer von <strong>Pitney</strong> <strong>Bowes</strong>, Mark Friedrich<br />
von Friedrich-Postmöbel und Hans-<br />
Dieter Westhoff vom POSTMASTER-<br />
Magazin, einen Beschluss für diesen und<br />
die zukünftigen Wettbewerbe gefasst:<br />
<strong>Poststelle</strong>n können in unterschiedlicher<br />
Weise vorbildliche Entwicklungen<br />
repräsentieren – als Netzwerker oder<br />
Dokumentenmanager, als Infrastruktur-<br />
Dienstleister und Druck- und Outputprofis,<br />
und es hat keinen Zweck, diese<br />
verschiedenen Konzepte zu bewerten.<br />
Deshalb gibt es von jetzt an keinen<br />
ersten, zweiten und dritten Preis für<br />
die „<strong>Poststelle</strong> des <strong>Jahres</strong>“, sondern es<br />
gibt drei gleichrangige Preise in diesem<br />
Wettbewerb.<br />
<strong>Pitney</strong> <strong>Bowes</strong> (5)<br />
Leisung<br />
Kompetenz<br />
Erfolg <br />
Innovative, individuelle<br />
TransportBetriebsMittel-Lösungen<br />
für die interne bzw. externe<br />
Post- und Paketlogistik<br />
LKE GmbH<br />
Weserstr. 2-4<br />
45768 Marl<br />
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mailroom und mailing<br />
Ausgezeichnet: Regina Plehn von der Universität<br />
der Künste in Berlin (links) mit<br />
Heather Morrison (<strong>Pitney</strong> <strong>Bowes</strong>) und Hans-<br />
Dieter Westhoff (POSTMASTER-Magazin)<br />
Hinzu kommt – nach wie vor – der Innovationspreis,<br />
mit dem eine <strong>Poststelle</strong> für<br />
eine ganz spezifische Idee, Aktivität oder<br />
Entwicklung ausgezeichnet wird.<br />
Nach der Aufstellung einer Nominierungsliste,<br />
die kommentiert im POST-<br />
MASTER-Magazin vom März 2012<br />
erschienen ist, ist die Jury zu folgenden<br />
Ergebnissen gekommen:<br />
Die <strong>Poststelle</strong> als integrierender<br />
Faktor für gemeinsame Arbeit<br />
Mit dem Preis „<strong>Poststelle</strong> des <strong>Jahres</strong>“<br />
zeichnen wir das Postbüro einer Ausbildungsinstitution<br />
aus, die mit 3600 Studenten<br />
die größte ihrer Art in Deutschland<br />
ist, bei der das Team täglich den Kontakt<br />
zwischen 60 Ressorts in der Hauptstelle,<br />
45 in benachbarten Gebäuden und 14 in<br />
weiteren, über die ganze Stadt verteilten<br />
Standorten zu halten hat.<br />
Das Postbüro sorgt für Zustellung, Verarbeitung<br />
und Einlieferung einer insgesamt<br />
vierstelligen Zahl von Sendungen,<br />
darunter eine große Anzahl Pakete und<br />
Päckchen, betreibt so gleichzeitig den<br />
Kurierdienst zwischen den Standorten<br />
und organisiert damit die vielleicht<br />
wichtigste Infrastruktur-Institution. Sie<br />
sorgt für die Registratur und die Zustellung<br />
zahlreicher amtlicher Dokumente,<br />
verwaltet diverse Sonderkassen, verteilt<br />
Büromaterialien, produziert und verteilt<br />
Hausdrucke und managt das gesamte<br />
Schlüsselsystem.<br />
Wir zeichnen heute die <strong>Poststelle</strong> in<br />
der Universität der Künste – UdK in<br />
Berlin unter der <strong>Poststelle</strong>nleiterin Regina<br />
Plehn aus. In dieser Hochschule<br />
wird eben nicht nur in Seminaren und<br />
Hörsälen unterrichtet, sondern gemalt<br />
und plastiziert, musiziert, gestaltet und<br />
40 <strong>Postmaster</strong>-magazin 4/2012<br />
aufgeführt. Mit ihrer Fülle von Ateliers<br />
und Bühnen, Proben- und Werkräumen,<br />
in denen viele tausend junge Menschen<br />
und 900 Mitarbeiter jeglicher Art vom<br />
Handwerker bis zum Kunstprofessor aktiv<br />
sind, ist die <strong>Poststelle</strong> ein ganz wichtiger<br />
integrierender Faktor für gemeinsame<br />
Arbeit, Ausbildung und Organisation.<br />
Diese beeindruckende Integrationsarbeit<br />
war für die Jury ausschlaggebend, einen<br />
der diesjährigen Preise nach Berlin zu<br />
vergeben.<br />
Die Rundum-Wohlfühl-<strong>Poststelle</strong><br />
aus Düsseldorf<br />
Telekommunikationsfirmen und ganz<br />
besonders die Mobilfunk-Betreiber sind<br />
bekanntlich Meister bei papierlosen<br />
Geschäftsabläufen – vom Onlineauftrag<br />
bis zur eMail-Rechnung. Die Bewerbung<br />
der <strong>Poststelle</strong> von E-Plus in Düsseldorf<br />
kam deshalb für die Jury eher unerwartet.<br />
<strong>Poststelle</strong>nleiterin Martina Schultze und<br />
ihr siebenköpfiges Team haben uns aber<br />
eines Besseren belehrt.<br />
Ausgezeichnet: Martina Schultze und Maxim<br />
Karimow von E-Plus aus Düsseldorf (rechts)<br />
mit Bettina Eberhard (Kodak), Ekkehard<br />
Hahn (Mail Professionals)<br />
Tatsächlich ist für ein Unternehmen mit<br />
einer Millionenkundschaft der tägliche<br />
Postein- und -ausgang im drei- bis vierstelligen<br />
Bereich bemerkenswert gering.<br />
Das Postbüro-Team zeigt aber eindrucksvoll,<br />
wie man in einer weitgehend digital<br />
funktionieren Organisation mit analogen<br />
Services die Abläufe schmieren und die<br />
Menschen glücklich machen kann. Wir<br />
zählen auf: Die <strong>Poststelle</strong><br />
• beschafft und verteilt Büroprodukte und<br />
„alles, was im Haus so benötigt wird“,<br />
• führt darüber Bestandslisten und bestellt<br />
nach,<br />
• verwaltet und vergibt Diensthandys,<br />
sorgt außerdem für Zubehör und Reparaturen,<br />
• lagert, kommissioniert und vertreibt<br />
Werbemittel,<br />
• verwaltet Hauspost-Schlüsselfächer,<br />
die zugehörigen Schlüssel sowie einen<br />
Tresor,<br />
• führt einen Service-Kiosk, wo es auch<br />
Blumen, Torten und Briefmarken gibt,<br />
außerdem einen Service für Textilreinigung<br />
und<br />
• einen Hausboten-Service, der nicht nur<br />
Briefe und Pakete bringt, sondern auch<br />
Druckerpapier und Geschäftsformulare,<br />
außerdem die Konferenzzimmer-<br />
Ausstattung pflegt. Es gibt außerdem<br />
• einen Stadt-Kurierdienst,<br />
• einen Archiv- und Registraturservice,<br />
• eine Teeküche und<br />
• einen Arbeitsbereich für Druck- und<br />
Verarbeitung von Mailings, Dokumentationen<br />
und anderen Papierprodukten.<br />
Interessanterweise wird diese <strong>Poststelle</strong><br />
nicht vom Unternehmen selbst betrieben,<br />
sondern vom Dienstleister Mail<br />
Professionals. Vielleicht ist ja gerade ein<br />
Dienstleistungs-Unternehmen besonders<br />
gut geeignet, ein zukunftsweisendes,<br />
serviceorientiertes <strong>Poststelle</strong>nkonzept<br />
zu entwickeln. Serviceorientierung als<br />
Zukunftskonzept – diese Ausrichtung<br />
des Teams aus Düsseldorf war für die<br />
Jury ausschlaggebend, einen Preis für die<br />
<strong>Poststelle</strong> des <strong>Jahres</strong> nach Düsseldorf zu<br />
verleihen.<br />
Leuchttürme sind wichtig<br />
Die <strong>Poststelle</strong>nleiter aller Branchen haben<br />
sich daran gewöhnt, dass ihre Kollegen in<br />
der Versicherungswirtschaft immer wieder<br />
eine Vorreiterposition übernehmen. Große<br />
Unternehmen, große Volumina und<br />
ziemlich hohe Dokumentenkomplexität –<br />
das ist in Versicherungs-Mailrooms sozusagen<br />
der Normalfall und nicht direkt ein<br />
Grund, einen Preis dafür zu vergeben.<br />
Ausgezeichnet: Marco Eveslage und Michael<br />
Fundke von der LVM-Versicherung in Münster<br />
(2.u.3.v.l.) mit ihren Kollegen Werner<br />
Schmidt und Thomas Horstmann. Rechts ist<br />
Wolfgang Meyer von <strong>Pitney</strong> <strong>Bowes</strong>.
Bei der LVM-Versicherung in Münster<br />
unter der Leitung von Marco Eveslage<br />
und Michael Fundke haben wir allerdings<br />
einen Mailroom von ganz besonderer Art<br />
gefunden:<br />
• Es wurde mit neuer ICR- und OCR-<br />
Technik an der Entwicklung der „Serviceprozesse<br />
2.0“ gearbeitet.<br />
• Insbesondere wurde ein dreistufiger Ablauf<br />
für die Automatisierung der problematischen<br />
Krankenversicherungs-<br />
Belege entwickelt.<br />
• Die Output-Leistungsfähigkeit ist beträchtlich:<br />
75 000 Briefe und 500 Pakete<br />
täglich, Einlieferungs-Schluss erst um<br />
17.00 Uhr.<br />
• Das Gleiche gilt für den Input: Capturing<br />
von 70 000 Dokumenten täglich,<br />
außerdem gibt es eine Extra-Samstagsschicht<br />
durch Schüler und Studenten<br />
aus dem Kreis der Mitarbeiter-Familien.<br />
• Es wird mit an der vollautomatischen<br />
Dunkelverarbeitung von Vertragsdokumenten<br />
gearbeitet, außerdem an<br />
der Arbeitsvorbereitung für<br />
die Integration aller „Non-<br />
Voice-Informationen in die<br />
Organisation, heute schon<br />
36 Prozent per Mail und<br />
Fax.<br />
• Es gibt klare Zukunfts-<br />
Konzepte für die weitere<br />
Entwicklung der <strong>Poststelle</strong><br />
in der LVW-Gesamtorganisation.<br />
Dokumentenmanagement<br />
von Input bis Output im<br />
größten Stil, Entwicklung<br />
von innovativen Capturing-,<br />
Informationslogistik- und<br />
Verarbeitungskonzepten sowie<br />
eine klare Zukunftsplanung<br />
finden wir hier – alles<br />
zusammen entscheidend dafür,<br />
dass wir 2012 einen Preis<br />
für die <strong>Poststelle</strong> des <strong>Jahres</strong><br />
nach Münster geben.<br />
Adressmanagement – eine<br />
strategische Zukunfts-Aufgabe<br />
Hoch entwickeltes Capturing, fünfstellige<br />
Ausgangspostmengen, Büromaterial-<br />
Logistik, Betrieb einer Hausdruckerei und<br />
einer Paket-Packstelle – gemeinsam mit<br />
zahlreichen anderen hat sich hier eine<br />
<strong>Poststelle</strong> beworben, die einen guten,<br />
Innovationspreis: Jochen Herdecke, Kamran<br />
Barbod, Peter Adler, Kornelia Augurzky,<br />
Olaf Kleinemas von der VGH Hannover (v.l.)<br />
mit Marc Friedrich von Friedrich-Postmöbel<br />
(rechts)<br />
sogar hochkarätigen Job macht – wiederum<br />
in einer Versicherung. Hier gibt<br />
es aber ein spezielles Viererteam, das<br />
einen Arbeitsbereich bearbeitet, der in<br />
<strong>Poststelle</strong>n noch sehr selten ist, aber für<br />
die Zukunftsentwicklung extrem wichtig:<br />
das Adressclearing.<br />
Im Postbereich der VGH/Landschaftliche<br />
Brandkasse Hannover unter der<br />
Leitung von Olaf Kleinemas und Kamrein<br />
Barbod werden Adressen zielgerichtet<br />
Hallo <strong>Poststelle</strong>nleiter!<br />
recherchiert, externe Umzugsdateien<br />
und Sterbedaten verarbeitet, sonstige<br />
postalische Prüfungen vorgenommen und<br />
die gewonnenen Informationen in alle<br />
Fachabteilungen, Partnerunternehmen<br />
und den Außendienst weitergeleitet.<br />
Viele Fachleute sind sich seit langem<br />
einig, dass das Adressmanagement aus<br />
den unterschiedlichsten Gründen – von<br />
mailroom und mailing<br />
der Zustell- und der Datensicherheit bis<br />
zum Output-Qualitätsmanagement – ein<br />
integ raler Bestandteil der Mailroom-<br />
Arbeit sein soll. Das Beispiel eines vierköpfigen<br />
Adressmanagement-Teams in<br />
einer großen leistungsfähigen <strong>Poststelle</strong><br />
ist der Grund, dass der Innovationspreis<br />
des Wettbewerbs zur <strong>Poststelle</strong> des <strong>Jahres</strong><br />
2012 zur VGH nach Hannover geht.<br />
Fazit<br />
Sie brauchen endlich<br />
eine komplette<br />
Transparenz der Kosten?<br />
Wir zeigen, wie‘s geht!<br />
Tel. 069/3399590 • info@mailprofessionals.de<br />
Schon bei den vorangegangenen Wettbewerben<br />
zur <strong>Poststelle</strong> des <strong>Jahres</strong> ist der<br />
Jury aufgefallen, dass es für diese zentralen<br />
Informationslogistik-Institutionen<br />
in Unternehmen und Organisationen<br />
ein breites Spektrum von Entwicklungsmöglichkeiten<br />
gibt. Einige übernehmen<br />
mit immer neuen Ideen die Aufgabe des<br />
Netzwerkers in sehr stark gegliederten<br />
Institutionen: Sie sind das Rückgrat der<br />
Organisation durch Dokumentenmanagement,<br />
Kurier-, Liefer- und Botenservices,<br />
sie helfen überall und schaf-<br />
Anzeige<br />
fen eine dichte Infrastruktur<br />
aus Information, Registratur<br />
und Postdienstleistung. Andere<br />
<strong>Poststelle</strong>n entwickeln<br />
ein immer leistungsfähigeres<br />
Dienstleistungs-Portfolio; sie<br />
empfangen Gäste, erstellen<br />
Werksausweise, verwalten die<br />
Firmenparkplätze, sind erste<br />
Ansprechpartner im Managed<br />
Print Service, Hauptversorger<br />
mit Büromaterial, sorgen für<br />
Gastlichkeit und Ordnung in<br />
den zentralen Besprechungs-<br />
und Konferenzräumen. Und<br />
dann gibt es noch die Postlogistik-Ressorts,<br />
die in immer<br />
größerem Maße als In- und<br />
Outputmanager im großen<br />
Workflow arbeitsteiliger Organisationen<br />
unterwegs sind<br />
– als Innovatoren im Digital<br />
Mailroom, als Druck- und<br />
Outputprofis mit Mailing- und<br />
Multichannel-Kompetenz, nicht zuletzt<br />
als Adressmanager. Das ist das Bild, das<br />
wir durch die Bewerber zur <strong>Poststelle</strong> des<br />
<strong>Jahres</strong> 2012 erhalten haben. Jetzt sind wir<br />
auf die Zukunfts-Entwicklung gespannt,<br />
und natürlich auch auf den nächsten<br />
Wettbewerb – für die <strong>Poststelle</strong>n des<br />
<strong>Jahres</strong> 2013.<br />
hdw<br />
<strong>Postmaster</strong>-magazin 4/2012 41